Praksis i IPLOS Fredrikstad kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 23. november 2011
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 4 2.1 Bakgrunn... 4 2.2 Problemstilling og avgrensing... 4 2.3 Metode og gjennomføring... 4 2.4 Revisjonskriterier... 5 3 PRAKSIS FOR REGISTRERING I IPLOS... 6 3.1 Revisjonskriterier... 6 3.2 Fakta... 7 3.3 Vurderinger og konklusjon... 9 4 RÅDMANNENS KOMMENTARER... 11 østfold kommunerevisjon iks 2
1 SAMMENDRAG Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet sett på Fredrikstad kommunes praksis for IPLOS-registrering. Vi har benyttet intervjuer, spørreskjema og gjennomgang av fagsystemet Gerica for å besvare følgende problemstilling: Er kommunens praksis for registrering i IPLOS i tråd med krav i regelverket og interne systemer og rutiner? Prosjektet er avgrenset til kommunens praksis for registrering i IPLOS i Åpen omsorg Kråkerøy og Åpen omsorg Onsøy, innen tjenestene hjemmesykepleie og praktisk bistand daglige gjøremål. Praksis for IPLOS-registreringen viser at kommunen følger regelverk og interne systemer i stor grad. IPLOS er registrert i nær alle sakene vi har sett på, og det er registrert funksjonsnivå med oppgitt skår i hovedvekten av de sakene vi undersøkte. Etter regelverket skal det foretas ny registrering i IPLOS ved informasjon om endringer i tjenestemottakers behov. Dette fant vi var dokumentert utført i halvparten av sakene. I tillegg blir det informert om at opplysninger innhentes i samarbeid med søker/tjenestemottaker. østfold kommunerevisjon iks 3
2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jfr. kommunelovens 78 og forskrift om revisjon kapittel 3. Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet å kontrollere at forvaltningens aktiviteter foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og kommunestyrets vedtak. Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i henhold til god kommunal revisjonsskikk. 2.2 Problemstilling og avgrensing Rapporten omhandler følgende problemstilling: Er kommunens praksis for registrering i IPLOS i tråd med krav i regelverk og interne systemer og rutiner? Prosjektet er avgrenset til kommunens praksis for registrering i IPLOS i Åpen omsorg Kråkerøy og Åpen omsorg Onsøy, innen tjenestene hjemmesykepleie og praktisk bistanddaglige gjøremål. 2.3 Metode og gjennomføring Østfold kommunerevisjon IKS gjennomfører all forvaltningsrevisjon i tråd med Standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). For å svare på problemstillingen har vi foretatt vedtaksgjennomgang i fagsystemet Gerica. Vi har undersøkt 10 % av de som mottar hjemmesykepleie i Åpen omsorg Onsøy og Åpen omsorg Kråkerøy, og 10 % av de som mottar praktisk bistand - daglige gjøremål, i samme virksomheter. Totalt har vi gjennomgått 88 saker i Gerica. Revisjonen har i tidligere forvaltningsrevisjonsprosjekt sett på kommunens systemer og rutiner for IPLOS. Rapporten ble lagt frem for Kontrollutvalget i Fredrikstad i mars 2010. Konklusjonen i denne rapporten var at Fredrikstad kommune hadde utarbeidet systemer og rutiner for registreringen i IPLOS som sammenfaller med kravene i regelverket. Vi har lagt resultatet fra denne rapporten til grunn for den gjennomgangen vi nå har hatt. I tillegg til vedtaksgjennomgang har vi intervjuet virksomhetslederne ved Åpen omsorg Onsøy og Åpen omsorg Kråkerøy. I etterkant av hvert intervju er det utarbeidet referat, som så er verifisert av informanten. Det følger av revisjonens metodikk at verifiserte referater er å anse som fakta på lik linje med annen skriftlig dokumentasjon. Vi har også sendt ut spørreskjema til 13 ansatte ved de to virksomhetene. Spørreskjemaet omhandlet den praktiske registreringen i IPLOS. Totalt var det ni ansatte som besvarte spørreskjemaet. Undersøkelsen er gjennomført av forvaltningsrevisor Bente Wik Kristiansen i perioden juni til november 2011. østfold kommunerevisjon iks 4
2.4 Revisjonskriterier Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Med autoritative kilder menes normalt lovverk, politiske vedtak og føringer, men også kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og/ eller andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater kan danne basis for revisjonskriterier. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriteriene: LOV 2001-05-18 nr 24: Lov om helseregistre og behandling av helseopplysninger. FOR 2006-02-17 nr 204: Forskrift om pseudonymt register for individbasert pleie- og omsorgsstatistikk. IS-1112 IPLOS Veileder for personell i kommunale helse- og sosialtjenester, Helsedirektoratet 03/2009. Utledning av revisjonskriteriene følger under problemstillingen. østfold kommunerevisjon iks 5
3 PRAKSIS FOR REGISTRERING I IPLOS 3.1 Revisjonskriterier Etter IPLOS-forskriften skal IPLOS-registeret på individnivå inneholde: tildelt pseudonym bakgrunnsopplysninger opplysninger av betydning for vurdering av tjenestebehov opplysninger om tjenester Registeret skal kun inneholde opplysninger som er nødvendig og relevante for å kunne tildele tjenester og gjøre endring i vedtak. Det skal gis informasjon om: IPLOS-registeret til de som registreres eller nærmeste pårørende innsynsretten reservasjonsretten til at diagnoseopplysninger sendes IPLOS-registeret. Veilederen beskriver hvilke tjenester som omfattes av IPLOS-registeret. Dette er tjenester som fremgår av sosialtjenesteloven 4-2, bokstav a-e og kommunehelsetjenesteloven 1-3 første ledd nr. 3 og 4, med de tjenester som er beskrevet i lovens 1-3 annet ledd, nr. 4 og 6. Dette er blant annet: praktisk bistand: daglige gjøremål hjemmesykepleie Der en eller flere av tjenestene nevnt i loven er aktuelle, skal IPLOS benyttes. Veilederen har videre en beskrivelse for selve registreringen i IPLOS. Det skal registreres inn opplysninger om person og boforhold, om vedkommende bor alene eller sammen med andre, om vedkommende får privat ikke betalt hjelp og om bolig er egnet for søker/mottaker. Etter veileder skal blant annet: opplysninger om bistands-/assistansebehov registreres og ajourføres av saksbehandlere og dokumentasjonspliktige det være en individuell vurdering av ressurser og behov for bistand/assistanse og det er ressurser og behov ved registreringsbehovet som skal dokumenteres respekt for den enkelte søker/mottakers selvbestemmelsesrett, egenverdi og livsførsel, sammen med faglig vurdering av ressurser og behov for assistanse gi grunnlag for fastsetting av skår tjenesteyter/saksbehandler og søker/mottaker sammen komme frem til hvilke av bistandsopplysningene som er relevante i tilfeller hvor det er nødvendig, be om opplysninger fra pårørende eller hjelpeverge kun være én gyldig registrering for hver søker/mottaker ny vurdering og registrering foretas ved informasjon om endring i mottakers situasjon, ressurser og bistands-/assistansebehov østfold kommunerevisjon iks 6
Bistandsbehovet skal registreres med skår på en skala fra 1-5, eventuelt skår 9 hvis opplysningen ikke er relevant for å kartlegge ressurser og vurdere behov for personbistand. Skårene skal benyttes til: Alminnelig husarbeid Skaffe seg varer og tjenester Personlig hygiene På- og avkledning Toalett Spise Bevege seg innendørs og utendørs Ivareta egen helse Hukommelse Kommunikasjon Beslutninger i dagliglivet Sosial deltakelse Styre atferd Syn Hørsel Opplysninger om kommunale tjenester skal også registreres. Dette er informasjon om hvilke vedtak/beslutninger som er fattet, hvilke tjenester som mottas, omfanget av tjenestene og eventuelt klage. Enkelte av tjenestene skal registreres med timer per uke direkte brukerrettet tid i henhold til vedtak/beslutning. Dette er blant annet tjenester som praktisk bistand og hjemmesykepleie. 3.2 Fakta IPLOS skal registreres og ajourføres av saksbehandlere og dokumentasjonspliktige i tjenesten. De ansatte i Åpen omsorg Kråkerøy og Åpen omsorg Onsøy informerer om at det er flere som registrerer i IPLOS. Det er primær- og sekundærkontakter, avdelingssykepleiere, assisterende avdelingssykepleiere og oversykepleiere. I følge virksomhetslederne er det avdelingssykepleier eller assisterende avdelingssykepleier som foretar den første registreringen i IPLOS. Dette gjøres i forbindelse med førstegangssamtale/kartleggingssamtale etter mottatt søknad eller henvendelse. Etter innvilget tjeneste er det primær- og sekundærkontakter som gjør endringer etter behov. Erfaringsmessig blir det gjort endringer i IPLOS etter at tjenesten har blitt ytt i noen uker. Man har da blitt kjent med tjenestemottaker og sett behovene. Gjennomgangen i fagsystemet Gerica, viste at IPLOS var registrert i 85 av 87 tilfeller. Til bruk i registreringen opplyser de ansatte at de benytter veileder fra Helsedirektoratet, interne rutiner i Fredrikstad kommune, samt dokumenter fra lege og sykehus. Dette bekreftes av virksomhetslederne. østfold kommunerevisjon iks 7
Opplysningene innhentes i samarbeid med søker/tjenestemottaker. Brukers vurdering av egen situasjon tillegges stor vekt. Det bekreftes av de ansatte i Åpen omsorg Kråkerøy og Åpen omsorg Onsøy at opplysninger blir innhentet i samarbeid med bruker/tjenestemottaker. Samtykkeskjema blir undertegnet av søker før det blir innhentet opplysninger fra eksterne samarbeidsparter. I førstegangssamtalen hvor kartlegging av behov foregår, skjer dette i samarbeid med søker. Kartleggingssamtalen foregår som regel ved et hjemmebesøk, og det er avdelingssykepleier som utfører dette besøket. Ved behov blir også pårørende kontaktet. Det blir opplyst fra virksomhetslederne at brukermedvirkning har stort fokus i Åpen omsorg. Det blir brukt mye tid til førstegangssamtalen, hvor aktuelle tjenester og behov blir kartlagt i samarbeid med søker. Det legges også vekt på at brukers egne ressurser både blir sett og ivaretatt. Det er det faktiske funksjonsnivå ved registreringstidspunktet som registreres. De ansatte sier at de prøver å registrere faktisk funksjonsnivå. Under førstegangssamtalen blir funksjonsnivået kartlagt. I følge virksomhetslederne brukes det mye tid for å få registrert riktig funksjonsnivå i IPLOS. Det opplyses at det ofte er faglige diskusjoner mellom avdelingssykepleierne for å få en felles forståelse av funksjonsnivået. Ny registrering foretas ved informasjon om endring i tjenestemottakers situasjon om bistands/assistansebehov. I følge de ansatte skal IPLOS oppdateres ved endring i mottakers funksjonsnivå. Det er beskrevet rutiner for dette i en egen brukerhåndbok. I tillegg sier de at IPLOS skal gjennomgås hver fjerde måned uavhengig av endringer i funksjonsnivå. Virksomhetslederne sier at ved endring i tjenestemottakers situasjon for mottakere av hjemmesykepleie, endres IPLOS av primær- eller sekundærkontakt. I følge virksomhetslederne er man ikke like flinke til å oppdatere IPLOS og registrere endringer i funksjonsnivå for de som kun mottar hjemmehjelp. Funn i Gerica viser at av 42 saker hvor mottaker har innvilget hjemmehjelp, var det dokumentert oppdatering i IPLOS i 21 saker per september 2011. Av mottakere av hjemmesykepleie var det dokumentert oppdatering per september 2011 i 24 av 46 saker. Det innhentes kun opplysninger som er relevante for å vurdere bistands/assistansebehovet og gi godt tilpassede tjenester. De ansatte sier at de innhenter relevante opplysninger, men at det kan være vanskelig å vurdere hva som er relevant før man blir kjent med søker/mottaker. Det blir understreket at det er viktig å innhente nok opplysninger, slik at bruker får godt tilpassede tjenester. De ansatte opplyser at de har et godt samarbeid med fysio- og ergoterapitjenesten i de tilfeller hvor søker har behov for sammensatte tjenester. Det er opprettet faste, tverrfaglig møter hvor blant annet IPLOS diskuteres for felles brukere. I tillegg opplyser de ansatte at de tar kontakt med andre samarbeidspartnere per telefon ved behov. Virksomhetslederne sier at det er et fast samarbeid med fysio- og ergoterapitjenesten. Med rustjenesten og psykiatritjenesten er det lite fast samarbeid, og det oppleves at samarbeidet kunne vært bedre. Det tas kontakt ved behov, men samarbeidet oppleves som personavhengig. Det informeres imidlertid at man får til en løsning i de fleste tilfeller. østfold kommunerevisjon iks 8
IPLOS-registrering skal alltid foreligge ved nytt vedtak. IPLOS-registrering dokumenteres med dato og signatur. Etter innkommet søknad om tjenester, reiser avdelingssykepleier ut til søker på et kartleggingsbesøk. Her blir funksjonsnivå vurdert og registrert. I enkelte hastetilfeller kan tjenesten blir igangsatt før søknaden er ferdig behandlet. Dette i følge informasjon fra virksomhetslederne. De ansatte sier at det foreligger IPLOS-registrering ved nytt vedtak. Gjennomgangen i Gerica viste at i 45 saker var IPLOS registrert ved nytt vedtak. 16 vedtak var fattet før IPLOS ble innført i 2006, mens det i 10 vedtak var IPLOS-registrering i etterkant av vedtak. I de resterende sakene fant revisjonen ingen endring i IPLOS ved nytt vedtak. I følge virksomhetslederne innvilges hjemmesykepleie i utgangspunktet uten sluttdato i vedtaket. Behovet blir fortløpende vurdert av tjenesteyter, og ved endringer i behovet blir vedtaket revurdert. Bistandsbehov skal registreres med skår for gitte tjenester. Vedtaksgjennomgangen viste at det var registrert bistandsbehov med skår i 87 av 88 tilfeller. I gjennomgangen fant vi også at det var registrert tid i 83 tilfeller. De ansatte sier at de benytter tidsestimatet for registrering av tid i IPLOS. I tiltaksplanen i Gerica er det reell tid som benyttes. Virksomhetslederne opplyser at tidsestimatet benyttes som et utgangspunkt, og at det gjøres individuelle tilpasninger. I vedtakene om hjemmesykepleie oppgis det ikke tid, men de tjenestene som er innvilget. I hjemmehjelpsvedtakene angis det tid per måned til utførelse av tjenesten. Virksomhetslederne opplever at de ansatte har fokus på å få riktig nivå på registreringene. Gjennomgangen i Gerica viste at alle saker hadde en eller flere tjenester knyttet til seg. De ansattes syn på opplæring i IPLOS varierer. Enkelte mener opplæringen har vært tilstrekkelig, mens andre mener det har vært for lite opplæring og at de savner en oppdatering på emnet. Noen sier også at de ikke har fått opplæring i dette, kun fått utlevert veilederen. Virksomhetslederne mener at det er variabelt hvor mye opplæring som har blitt gitt, og at det ikke har vært noen opplæring fra sentralt hold i kommunen siden IPLOS ble innført i 2006. De nevner også at det har vært gjennomført intern opplæring i egen virksomhet vedrørende IPLOS. Blant annet har de ansatte i Åpen omsorg Onsøy fått frigjort tid til å sitte og jobbe med IPLOS-registreringer. Åpen omsorg Kråkerøy har i sin virksomhetsplan at det skal gjennomføres opplæring innen IPLOS. All opplæring i virksomheten er frivillig å delta på for de ansatte. 3.3 Vurderinger og konklusjon Det er revisjonens vurdering at både Åpen omsorg Kråkerøy og Åpen omsorg Onsøy følger IPLOS-veileder når det gjelder registreringer i IPLOS. Vi bygger vurderingen på at det blir opplyst at det er sykepleiere i ulike funksjoner som registrerer i IPLOS, at opplysninger blir innhentet i samarbeid med søker/tjenestemottaker og at det er faktisk funksjonsnivå på søknadstidspunktet som registreres. I tillegg blir det opplyst at det er relevante opplysninger som blir innhentet. østfold kommunerevisjon iks 9
I følge veileder skal det foretas ny registrering ved informasjon om endringer i tjenestemottakers behov. Gjennom vår gjennomgang av fagsystemet, fant vi at dette var dokumentert gjort i halvparten av sakene, både når det gjelder hjemmesykepleie og hjemmehjelp. Videre har vi funnet at IPLOS er registrert i nær alle sakene vi har sett på. Bistandsbehov skal etter veileder registreres med skår for gitt tjeneste. Revisjonen har funnet at dette gjøres i hovedvekten av de sakene vi har undersøkt. Revisjonen har funnet at praksis i Åpen omsorg Kråkerøy og Åpen omsorg Onsøy når det gjelder IPLOS-registrering følger regelverket i stor grad. Rolvsøy, 23.11.2011 Bente Wik Kristiansen (sign.) Forvaltningsrevisor Anders Svarholt (sign.) Oppdragsansvarlig revisor østfold kommunerevisjon iks 10
4 RÅDMANNENS KOMMENTARER Rådmannen har valgt å ikke avgi høringsuttalelse til denne forvaltningsrevisjonen. østfold kommunerevisjon iks 11