BDO AS. Prosjektplan. Forvaltningsrevisjon Hjemmetjenesten i Sandefjord kommune. Side 0 av 7

Transkript

1 Prosjektplan Forvaltningsrevisjon Hjemmetjenesten i Sandefjord kommune Side 0 av 7

2 1. Formål og avgrensning Sandefjord distriktsrevisjon har engasjert BDO AS (BDO) til å gjøre en forvaltningsrevisjon av hjemmetjenesten i Sandefjord kommune. Formålet er å vurdere måloppnåelse, regeletterlevelse og brukertilfredshet. Dette oppdraget innebærer en vurdering av kvaliteten på tjenesten. «Kvalitet» i denne sammenheng er forstått som samsvaret mellom de behov brukere har til hjemmetjenesten, hvilke forventninger de har til tjenesten, og hvordan kommunen gjennom sin organisering, forvaltning og iverksettelse av tjenesten imøtekommer disse behovene og forventningene. I denne planen vil vi konkretisere hvordan vi forstår kvalitetsbegrepet og hvordan vi har tenkt å operasjonalisere det innenfor de skisserte problemstillingene. Medisinske og helsefaglige vurderinger holdes utenfor revisjonen. Vi vil konkretisere hvordan vi forstår kvalitetsbegrepet og hvordan vi har tenkt å operasjonalisere det innenfor de tre skisserte problemstillingene. Kartleggingen og analysene vil i noen grad kunne omfatte brukerspesifikke opplysninger av taushetsbelagt karakter. Det forutsettes at det gis tilgang til slike opplysninger med hjemmel i revisors egen taushetsplikt og tilgang til slike opplysninger. Revisors tilgang til opplysninger framkommer direkte av forvaltningsloven 13b nr 4, se også kommunelovens 78 nr 6 og Problemstillinger Kontrollutvalget har vedtatt følgende tre problemstillinger: 1. Etterlever kommunen kravene til god saksbehandling for hjemmetjenesten? 2. Tilfredsstiller vedtakene brukernes behov på en god måte? 3. Får brukerne de tjenestene det er gjort vedtak om? Problemstillingene retter seg mot tre sentrale deler ved hjemmetjenesten: Saksbehandling (problemstilling 1), organisering (problemstilling 2) og iverksetting og utføring av vedtak (problemstilling 3). Figuren nedenfor illustrerer to idealtypiske perspektiver på kvalitet i hjemmetjenesten og som vi vil bruke som utgangspunkt for å besvare prosjektets problemstillinger: Figur 1 - Forenklet illustrasjon av to idealtypiske perspektiver på prosjektets problemstillinger Det ene kaller vi «forvaltningsperspektivet», og det viser til de mer formelle og deskriptive aspektene ved hjemmetjenesten, slik som eksempelvis antall ansatte med fagutdannelse, hvorvidt formkrav og tidsfrister i saksbehandlingen overholdes og hvorvidt det er samsvar mellom vedtak og Side 1 av 7

3 oppgavelister i saksbehandlingssystemet. Slike aspekter er enkle å fremskaffe informasjon om, og de er lett å revidere. Selv om disse formelle, forvaltningsmessige sidene unektelig har en kvalitativ dimensjon (eksempelvis er saksbehandlingstid et viktig kvalitetsparameter), kan det argumenteres for at mye kan være i orden rent formelt uten at det gjenspeiles i den opplevelsen brukeren og pårørende har. Vi inkluderer derfor et annet perspektiv på de samme problemstillingene, som vi kaller vi for «brukerperspektivet». Dette dreier seg om forhold som hvordan kommunen er i dialog med brukere, pårørende og andre aktører (eksempelvis fastlege) om brukerens behov, hvordan kommunen tilpasser opplæring av ansatte til å møte disse behovene, hvordan brukeren eller de pårørende involveres og har medbestemmelse i utformingen av tjenestetilbudet i saksbehandlingsprosessen, og til slutt hvordan tjenesten som leveres er i tråd med de lovnader som ble gitt i vedtak og/eller forutgående dialog. Disse to perspektivene er komplementære; og i den følgende operasjonaliseringen av problemstillingene vil de utfylle hverandre. Problemstilling 1: Etterlever kommunen kravene til god saksbehandling for hjemmetjenestene? Kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester, herunder hjemmetjenester til eldre, funksjonshemmede og andre med særlige behov for hjelp i hjemmet. For å oppfylle dette ansvaret, skal kommunen blant annet tilby helsetjenester i hjemmet, samt personlig assistanse, herunder praktisk bistand 1. Spesifikt for denne problemstillingen er forvaltningslovens overordnede krav til behandlingsmåten både i utrednings-, vedtaks- og klagebehandlingsfasen ved saksbehandling relevant. I tillegg er det krav i særlovene som er knyttet til hjemmetjenesten 2 som er gjeldende for saksbehandling. Ser vi spesifikt på lov og forskrift som berører vedtak innenfor hjemmetjenesten fremkommer det av fvl 23 at enkeltvedtak skal være skriftlig. I tillegg fremkommer det at partene skal gis en forklaring om vedtaket og det skal opplyses om klagefrist 3. Problemstillingen vil derfor belyses med en vurdering av blant annet om: Kommunen overholder frist for saksbehandling Vedtak er i tråd med regelverket Svarbrevet er forståelig for brukerne Kommunen har opplyst om klagefristen Saksbehandling fanger opp eventuelle behovsendringer Problemstilling 2: Tilfredsstiller vedtakene brukernes behov på en god måte? Prinsippet om klienters og pasienters medvirkning står sentralt i behandlings- og rådgivningsarbeid innen helse- og sosialsektoren. I følge Sosialhelsetjenesteloven 8-4 skal tjenestetilbudet så langt som mulig utformes i samarbeid med klienten, og det skal legges stor vekt på hva klienten mener. Brukermedvirkning være en sentral del av temaene i intervjuene med de ansatte i hjemmetjenesten. Videre vil vi analysere resultater fra brukerundersøkelser, klager til kommunen og fylkesmannen. 1 Helse- og omsorgstjenesteloven Sosialtjenesteloven og Kommunehelsetjenesteloven med tilhørende forskrifter 3 Kommunehelsetjenesteloven 2-4, tredje ledd eller Forvaltningsloven 29, første ledd Side 2 av 7

4 Problemstillingen vil belyses med en vurdering av: Hvorvidt kommunen sikrer styring og kontroll i planlegging, organisering, utførelse, vedlikehold og evaluering av hjemmetjenesten. Herunder hvorvidt kommunen har styrings- og ledelsesverktøy og tilrettelegger for rutiner som sikrer forbedrings- og læringsarbeid i tjenesten og som dermed sikrer et god tjenestetilbud til brukerne. Ressursbruk og bemanning, herunder hvordan kommunen sikrer at brukere får et begrenset antall personer som yter tjeneste å forholde seg til, for å bidra til forutsigbarhet og bedre sikkerhet for brukeren, og hvordan informasjonsflyten om forhold hos brukeren skjer. Hvordan kommunens ledelse har kartlagt behovet blant sine brukere, for på denne måten å planlegge en hjemmetjeneste tilpasset brukerens behov, eksempelvis gjennom rekruttering, kursing eller videreutdanning av ansatte for å møte brukere med spesielle behov. Problemstilling 3: Får brukerne de tjenester det er gjort vedtak om? Kommunen skal i henhold til forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene etablere et system som sikrer at den enkelte bruker får de tjenester vedkommende har behov for, til rett tid og i henhold til individuell plan 4. For å svare på denne problemstillingen legger vi kommunens avviksrapportering til grunn for å se på kvaliteten og den faktiske utførelsen av tjenester i hjemmet. Med utgangspunkt i relevante lover og forskrifter og kommunenes system for avviksrapportering vil følgende punkter belyse problemstillingen: Samsvarer innhold i vedtak, individuell plan og arbeidslister, aktivitetsjournal og/eller kvitteringsjournal? Blir avvik registrert i avvikssystem eller andre steder som berører mangelfull tjenesteleveranse eller medisinering? Grad av medbestemmelse i den daglige utførelsen av tjenesten. Grad av forutsigbarhet for brukeren med hensyn til å ha få pleiere/hjemmehjelpere å forholde seg til. 4 Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten 3. Side 3 av 7

5 3. Vårt forslag til gjennomføring Undersøkelsene vil bli gjennomført i henhold til krav fastsatt i kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Resultatene av forvaltningsrevisjonen vil bli rapportert skriftlig. Høringsuttalelser fra kommuneadministrasjonen vil bli inntatt og vurdert i endelig rapport. Prosjektets hovedleveranse er rapport til kontrollutvalget med foreslått frist 15. januar. Planlegging Kartlegging Vurdering Rapportering RSK 001, pkt RSK 001, pkt RSK 001, pkt RSK 001, pkt Formål og KOSTRA-statistikk Utarbeide Utarbeide eventuelle problemstillinger Organisering, interne revisjonsprogram anbefalinger Revisjonskriterier rutiner og styringsdok. Vurdere resultatene Lage utkast til rapport Kunnskap om Kunnskap om Vurdere annen Gjennomføre høring tjenesteområdet intensjoner, krav og informasjon Endelig rapport Utarbeide oversikt over forventninger til kvalitet Konkludere opp mot Presentasjon for informasjonsbehov Ressursbruk problemstillingene kontrollutvalget Identifisere Internkontroll Bearbeide resultater til samtaledeltakere Avviksrapportering rapport Bestemme metode Saksbehandling Prosjektplan Resultater fra evt. Avklare rapportering tidligere gjennomførte brukerundersøkelser Dokumentasjon (RSK 001, pkt 42-44) Kvalitetssikring og kvalitetskontroll (RSK 001, pkt 45-47) Figur 2 - Metode for gjennomføring av forvaltningsrevisjoner 3.1. Planleggingsfasen Formålet med forvaltningsrevisjonen framkommer av konkurransegrunnlaget. Dette sammen med generell kunnskap om Sandefjord kommune og organisering av hjemmetjenesten inngår som underliggende informasjon i planleggingsfasen. I den forbindelse vil det bli behov for å avtale nærmere hvilken ytterligere informasjon, dokumentasjon o.l. som vil inngå i våre undersøkelser, herunder hvilke personer i kommunen og andre aktører som vi må ha kontakt med. Som ledd i planleggingsfasen vil vi identifisere relevante revisjonskriterier i forhold til de respektive problemstillingene. Følgende revisjonskriterier vil være sentrale i vurderingen av hjemmetjenesten (listen er ment som eksempler, og er ikke nødvendigvis fullstendig): Lov Lov om kommunale helse og omsorgstjenester m.m. Lov Lov pasient- og brukerrettigheter Lov Lov om helsepersonell m.v. FOR Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten Side 4 av 7

6 Lov Lov om sosiale tjenester Veileder i lokalt psykisk helsearbeid for voksne Kommunens interne retningslinjer og instrukser Evt. andre planer og retningslinjer 3.2. Kartleggingsfasen Formålet med kartleggingsfasen er å fremskaffe nødvendig informasjon og dokumentasjon som grunnlag for kontroll. Det må sikres at denne informasjonen er tilstrekkelig både i omfang, detaljeringsnivå og kvalitet. Vi vil starte kartleggingsarbeidet i form av dokumentanalyser og intervjuer umiddelbart etter at kontrollutvalget har godkjent prosjektplanen. I forkant gjør vi oss kjent med dokumentasjonsmaterialet som vil være relevant for gjennomføring av oppdraget. Etter at disse er gjennomgått, vil vi ha et godt grunnlag for videre datainnsamling, slik som intervjuer med (1) seksjonsleder/avdelingsledere, (2) saksbehandlere og (3) hjemmehjelp/pleier. Vi vil også gjennomføre kontroller i form av stikkprøver for å kartlegge saksbehandling, avvikshåndtering og om det er samsvar mellom vedtatte tjenester og tilbudte tjenester Vurderingsfasen Det lages et revisjonsprogram som konkretiserer nærmere hvilke revisjonshandlinger som er relevante å gjennomføre. Det legges opp til en mest mulig objektiv vurdering av innsamlet informasjon om hjemmetjenesten i kommunen. De etablerte revisjonskriteriene vil være målestokken for hvor godt tjenestene er ivaretatt. Som nevnt vil problemstillingene bli vurdert opp mot kriteriene fastsatt i revisjonsprogrammet, og det gjøres en konklusjon for området/den reviderte tjenesten Rapporteringsfasen I rapporteringsfasen vil vi vurdere om våre konklusjoner burde lede til forbedringstiltak. Rapporten sendes til rådmannen på høring for administrativ verifisering og eventuelle kommentarer. Normalt sendes hele rapporten til høring selv om det i prinsippet er faktadelen i rapporten som skal verifiseres. Eventuelle høringskommentarer innarbeides i endelig rapport, og forvaltningsrevisor kan finne det riktig å kommentere disse. Endelig rapport oversendes kontrollutvalget, og det holdes en presentasjon av rapporten om ønskelig. Side 5 av 7

7 4. Framdriftsplan Nedenfor har vi angitt et forslag til milepælsplan. Det vil være naturlig at endelig dato for presentasjon av rapport vil sammenfalle med dato for første påfølgende møte i kontrollutvalget etter rapportoversendelse. Utarbeidelse og godkjenning av prosjektplan Øvrig planlegging, oppstartsmøte mm. Kartlegging (dokumentinnsamling, intervjuer, mm) Analysering og vurdering Rapportering Høringsutkast til rådmannen Endelig rapport til kontrollutvalget (15. jan) Presentasjon av rapport til kontrollutvalget (primo februar) Milepæl 5. Organisering og ressursstyring BDO AS er engasjert til å gjennomføre forvaltningsrevisjonen. Følgende revisjonsteam vil gjennomføre oppdraget Øyvind Sunde, oppdragsansvarlig direktør Inger-Johanne Weidel, prosjektleder Sindre Kristensen Grødem, prosjektmedarbeider Knut Kavli, prosjektmedarbeider Aktivitet Okt Nov Des Jan Oslo, 30. september 2015 Inger-Johanne Weidel (sign) Sett: 30. september 2015: Øyvind Sunde (sign) Side 6 av 7