Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 08/12/10 SAK NR 065-2010 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 27.10.10 Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 27.10.10. Skien, 1. desember 2010 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 8
Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Møtedato 27.10.10 Møtested Tid: Nordlandssykehuset HF, Gravdal Kl 12.00-16.15 Styreleder Steinar Marthinsen Referent Eirik Andersen Referatdato 27.10.10 Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Tor Arne Haug, nestleder, Helse Nord RHF Per Karlsen, styremedlem, Helse Vest RHF Per Holger Broch, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Marit Brokke, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Heidi Sønstebø, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Initialer SM TAH PK PHB MB HS Fra brukerutvalg deltok: Brit Haugdahl, observatør fra brukerutvalg Signe Ramberg, observatør brukerutvalg Forfall: Liv Marit Sundstøl, styremedlem, Sykehuset Østfold Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, adm. direktør, Pasientreiser ANS Øystein Næss, økonomisjef, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS MK ØN EA Innkalling og saksliste ble godkjent. Ingen saker ble innmeldt til eventuelt. Side 2 av 8
Saker som ble behandlet: Sak 057-2010: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 10. september 2010 Protokoll fra styremøtet 10.09.10 fremlegges. Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 10.09.10. Sak 058-2010: Virksomhetsrapportering pr 30.09.10 Det høye aktivitetsnivået fortsetter og i perioden august/september har det vært en saksinngang som er 26 % høyere enn budsjettert. Det har hittil i år blitt produsert 24 % flere saker sammenlignet med budsjett. Det har vært en betydelig etterspørsel etter saksbehandlings- og telefonitjenester for å bistå pasientreisekontorene med å redusere saksbehandlingstiden. Denne bistanden har bidratt til betydelig reduksjon av køen og har gjort det mulig å gjennomføre ferieavvikling på pasientreisekontorene. Det er gjennomført en betydelig nedbemanning i september for å tilpasse kapasiteten til etterspørselen. Den økte aktiviteten i driftsavdelingen har medført kostnader utover budsjett i størrelsesorden 4,7 millioner kroner (25 %). I samme periode har det imidlertid vært mindreforbruk på andre kostnadsposter som gjør at regnskapet pr 30.9. viser et negativt avvik på 0,2 mill kr. Det er sannsynlig at saksinngangen vil ligge høyere enn budsjettert resten av 2010 og det vil i så fall medføre ytterligere avvik på driftsavdelingen. I vinter har det vært en positiv utvikling i kostnadseffektiviteten i driftsavdelingen, mens det i sommer har vært en viss reduksjon i effektiviteten. Det skyldes flere forhold, bl.a. var det forventet en noe høyere saksinngang i juli/august og som følge av dette ble produksjonskapasiteten dimensjonert noe for høyt i forhold til reelt behov. Det forventes en bedring i effektiviteten siste tertial. September viser en positiv utvikling. Tilstedeværelsen i august var på 93 % og hittil i år er den på 96,5 %. Det er en økning i sykefraværet og det er i hovedsak knyttet til langtidssykmeldinger som ikke er arbeidsrelaterte. Administrerende direktør iverksetter flere ulike tiltak for å forebygge en videre økning i sykefraværet. Oppetiden for programvaren PRO er for august og september i rød sone, det vil si en oppetid på 99,8 % eller mindre. Det er iverksatt tiltak for å bedre oppetiden. Selskapets likviditetssituasjon er tilfredsstillende. 1. Styret tar virksomhetsrapporteringen per 30.september 2010 til etterretning. 2. Styret ber om at adm. direktør i samarbeid med RHF-ene følger opp kontorer med økt saksbehandlingstid og iverksetter tiltak som gjør at saksbehandlingstiden holdes innenfor avtalt tid. Side 3 av 8
3. Styret tar til etterretning at administrerende direktør kommer tilbake med en grundig redegjørelse vedr IKT- området i neste styremøte. 4. Styret tar til etterretning at det arbeides videre med klagebehandlingen, og ber administrerende direktør gå nærmere gjennom mulige bakenforliggende årsaker og komme tilbake til styret med dette temaet. Sak 059-2010: Foreløpig budsjett 2011 Budsjettet for Pasientreiser ANS øker i 2011 med ca ti millioner sammenlignet med revidert budsjett for 2010. Dette skyldes i all hovedsak: Volumøkning innenfor transaksjonstunge oppgaver Helårseffekt av blant annet lønn, avskrivninger og utvidede vedlikeholdsavtaler innenfor direkteoppgjør Tilførsel av nye oppgaver telefonistøtte og registrering av egenandelskort Tolv nye årsverk knyttet til driftsavdelingen, samt to årsverk knyttet til nye oppgaver innenfor direkteoppgjør Beredskapskostnader saksbehandlingstjenester Lønnsvekst og økning i lønnsrelaterte poster grunnet flere faste ansatte kontra innleide Denne moderate økningen i forhold til omfang skyldes blant annet effektiviseringsgevinster ved driftsavdelingen. Utover økningen nevnt over, vil det totale budsjettet for 2011 inkludere ytterligere ca 36 millioner grunnet overtagelsen av systemeierskapet for Nissy og PRO. I tillegg inkluderer det totale budsjettet 7-9 millioner til prosessoptimaliseringsprosjektet, forutsatt at dette godkjennes av styret. Det totale budsjettet utgjør 120-122 millioner. Budsjettestimatet inkluderer ikke investeringsbehov for 2011 eller avskrivninger og driftskostnader knyttet til nye investeringer. Antall årsverk vil øke med 14, fra 68 til 82. Økningen skyldes hovedsakelig økt bemanning på driftsavdelingen. Administrerende direktør vurderer det fremlagte budsjettestimatet som et nøkternt og realistisk anslag for ressursbehovet i 2011 sett i forhold til de oppgaver selskapet er satt til å løse. Det vil bli foretatt ytterligere detaljering og kvalitetssikring frem mot endelig budsjettforslag, som vil bli forelagt styret i desember. Styret tar saken til orientering. Sak 060-2010: Datoer for styremøter og årsplan styresaker 2011 Saken legger frem forslag til datoer og sted for styremøtene i 2011. Foreløpig årsplan styresaker inngår også i saken. Side 4 av 8
Styret slutter seg til forslag til datoer for styremøter og årsplan 2011 med endringer gjort i møtet. Sak 061-2010: Utviklingen i saksbehandlingstid Utviklingen i saksbehandlingstid gjennom sommeren har, som styret er kjent med, vært meget positiv. Effekten av de iverksatte tiltak har vært som forventet og saksbehandlingstiden er kommet ned på de to ukene som var helse- og omsorgsministerens målsetting overfor Stortinget. Imidlertid viser utviklingen utover høsten ny økning i saker som ikke er behandlet. Administrerende direktør vurderer det som avgjørende å unngå nye, lange saksbehandlingstider og foreslår derfor i foreliggende sak flere tiltak for å sikre fortsatt lav saksbehandlingstid. Overordnet er det viktig at man enes om etablering av en nasjonal målsetting om maksimalt tre ukers saksbehandlingstid innenfor området enkeltoppgjør. 1. Styret vedtar målsetting om maksimalt tre ukers saksbehandlingstid innenfor området enkeltoppgjør. 2. Pasientreiser ANS må sikre en bemanningsmessig beredskap som understøtter pasientreisekontorenes ansvar for gjennomføring av saksbehandlingen. 3. Styret tar til etterretning pågående arbeid for effektivisering av arbeidsprosessene og vil følge dette nøye. Sak 062-2010: Status for gjennomføring av tidligere styresaker Saken inneholder en oversikt som viser status og oppfølging av styresaker som har vært til behandling siden første styremøte i 2009. Tidligere utkvitterte saker (kfr sak 027-2010 i aprilmøtet) tas ikke med på nytt. Orienteringssaker og driftsorientering fra administrerende direktør er ikke tatt med i oversikten. Styret tar den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak frem til september 2010 til orientering. Sak 063-2010: Risikovurdering Pasientreiser ANS pr 01.10.10 Med utgangspunkt i styresak 006-2010 og hva som følger av denne saken er det gjennomført en risikovurdering for Pasientreiser ANS pr oktober 2010. Første gangs risikovurdering ble lagt frem for styret i aprilmøtet (sak 31-2010.) Det har vært en vesentlig forbedring i risikobildet siden april, og iverksatte tiltak har hatt god effekt på måloppnåelsen. Pr oktober er det særlig Side 5 av 8
kommunikasjonsutfordringen rundt ny rekvisisjonspraksis og usikkerhet relatert til Norsk helsenetts leveranser som vurderes som de mest kritiske områdene. Det er utarbeidet egen tiltaksliste i tilknytning til risikovurderingen. Tiltakene vil bli fulgt opp suksessivt fremover. Styret vil få seg forelagt en ny risikovurdering i april 2011. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende risikovurdering til orientering og at risikovurderingen inngår i grunnlaget for å utarbeide internrevisjonsplan for selskapet for 2011. 1. Styret tar fremlagte risikovurdering til etterretning med endringer foretatt i møtet. 2. Styret tar til etterretning at det er initiert tiltak for å redusere risikobildet og forutsetter tett oppfølging av disse tiltakene. Styret ber spesielt om at administrasjonen utarbeider en handlingsplan for ny rekvisisjonspraksis, samt leveransekvalitet fra Sykehuspartner og Norsk helsenett som styret ber om blir fremlagt i desembermøtet. 3. Risikovurderingen legges til grunn for utarbeiding av internrevisjonsplan for Pasientreiser ANS for 2011. Sak 064-2010: Internrevisjonsløsning for selskapet Det er gjennom vedtak i AD-møtet lagt til rette for at konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst skal forestå internrevisjonsarbeidet i Pasientreiser ANS. Det etableres ingen egen revisjonskomite for selskapet, det er styret som skal vedta revisjonsplanen. Instruks for konsernrevisjonen, avtale mellom selskapet og revisjonen og plan for internrevisjonen i 2011 vil nå bli utarbeidet og lagt frem for styret i desembermøtet. 1. Styret tar fremlagte sak om innretning av internrevisjonsarbeidet i Pasientreiser ANS til orientering. 2. Styrt ber om at instruks for revisjonsarbeidet, avtale med konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst og revisjonsplan for 2011 legges frem i styremøtet i desember. Temasak - Prosessoptimaliseringsprosjektet Administrerende direktør orienterte om status og fremdrift i prosjektet. Orienteringen gjaldt midtveisrapportering for prosjektet før sluttrapporten skal behandles i styret 08.12.10. Temasak pasientreiser, direkteoppgjør og enkeltoppgjør. Utfordringer og nye roller. Administrerende direktør orienterte om nye oppgaver innen direkteoppgjør som nå er tillagt selskapets og styrets ansvarsområde. Kommenterte også oppgaver som til nå er ivaretatt av det nasjonale prosjektet som anbefales overført RHF-ene og selskapet ved avvikling av prosjektet. Oppfølging av enkelte oppgaver vurderes å ville være i behov av prosjektorganisering også i 2011. Side 6 av 8
Temasak Nye/reviderte KPI-er Administrerende direktør orienterte om forslag til nye/reviderte indikatorer som tenkes innført fra og med kommende styremøte i desember. Styret kom med innspill til presiseringer som administrasjonen vil innarbeide. Styreleders orientering Styreleder orienterte kort om møter om pasientreiseområdet i Helse- og omsorgsdepartementet og det positive synet som HOD tilkjennegir i forhold til Pasientreiser ANS og pasientreisekontorene. Administrerende direktørs orientering Administrerende direktør orienterte om status for arbeidet med ny SLA-avtale med RHF-ene, avholdt halvårlig driftsmøte vedr tjenesteleveranseavtalen og gjennomført flytteprosess i selskapet. Tor-Arne Haug Nestleder Per Karlsen Per Holger Broch Liv Marit Sundstøl Marit Brokke Heidi Sønstebø Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær Side 7 av 8
Side 8 av 8