Økonomimelding nr 02/2014 Regnskapet for 1. tertial 2014 for UNIVERSITETET I BERGEN Regnskapet for 1. tertial 2014 (1.01.-30.04.2014) skal avlegges i mai 2014. For å oppnå et korrekt regnskap er det viktig at periodeavslutningen planlegges godt. I den forbindelse vil vi omtale noen viktige forhold og gi noen tidsfrister. Vi ber fakulteter og institutter/avdelinger planlegge sin egen periodeavslutning slik at datoene kan overholdes og slik at regnskapet får god kvalitet og gir et korrekt bilde av den økonomiske situasjonen for Universitetet i Bergen pr. 30.04.2014. Frister for levering av bilag: Vi henstiller til at alle regnskapsbilag som er mottatt hos dere og som gjelder 1.tertal 2014 ferdigstilles (attestert og anvist) så raskt som mulig og senest den frist som er oppgitt i denne meldingen. Alle bilag som vedrører kostnader/inntekter for 1. tertial 2014 må merkes tydelig med 1.tertial 2014. Økonomimelding 02/2014, Side 1
Frist Bilagstype Ompostering av lønns- og reisekostnader Paga/PA 14. april GL 23.april Omposteringer som gjelder lønns- og reisekostnader, og som skal omposteres i Paga/PA må være mottatt ved Lønnskontoret innen 14. april 2014. Omposteringer som leveres etter denne fristen vil bli ført i Oracle GL. Dette innebærer at alle avsetninger (arbeidsgiveravgift, pensjon og feriepenger) må være spesifisert på omposteringsbilaget. Elektronisk omposteringsbilag sendes pr. e-post til post@lonnskontoret.uib.no. Bilaget merkes med 1. tertial 2014. Anvist original sendes pr. post til Lønnskontoret. Frist for innlevering av bilag som skal føres i Oracle GL er 23.04.14. Prosjektavsluttingsskjema GL og PA Prosjekter 23. april BOA prosjekter der kontraktsperioden er ferdig, skal avsluttes iht. rutinene for dette. Prosjektavslutningsskjema for prosjekter som er ferdige pr 31.12.2013, skal avsluttes før regnskapet for april måned lukkes. 23. april 29.april Omposteringer i GL og PA Alle omposteringer skal i utgangspunktet gjøres via e-omposteringsløsningen. Dersom det er behov for manuelle omposteringsbilag må disse være mottatt regnskapskontoret innen 23.04.2014. Regnskapskontoret må ha mottatt både original på papir som er attestert/anvist og elektroniske via issue-tracker innen 23.april. Bilagene merkes Omposteringer GL /PA. E-omposteringer Alle omposteringer skal i utgangspunktet gjøres via e-omposteringsløsningen. Disse må være attestert/anvist i Basware innen 29.04.14 kl 14.30 Aktivering og utstyrsregistrering 23.april Alle endringer i anleggsregisteret, bla salg og avhending av gammelt utstyr må rapporters på endringsskjema 5.32 fortløpende. For utrangering og evt. salg av utstyr benyttes skjemaene 5.51 og 5.52. Skjemaene må være mottatt regnskap innen 23.04.2014 Evt. spørsmål kan rettes til Tove Leganger, tlf 82039 e-post: tove.leganger@adm.uib.no Økonomimelding nr 02/2014, Side 2
Frist Bilagstype Inngående faktura med fakturadato 30.04.14 eller tidligere (BASWARE) 29.april Fakturaer vedr 1. tertial 2014 som er attestert og anvist i BasWare og videresendt Regnskap innen 29.04.2014 kl 14.30 vil komme med i regnskapet pr 30.04.2014. Kostnader som er påløpt, men ikke kommet med i perioden må periodiseres. Det samme gjelder forskuddsbetalte kostnader. Frist for periodiseringer er 5.mai. Utgående faktura 29.april Kundefakturaer registrert av institutt/avdeling innen 29.04.2014 vil bli skrevet ut på vanlig måte: Kundefaktura og kreditnota som skal registreres av regnskap må være mottatt av regnskap 29.04.2014. Bilagene merkes 1. tertial 2014. Fakturaer som blir registrert etter 29.04.2014 vil bli godskrevet neste periode (mai 14) 5.mai Varebeholdinger Dette berører kun de enheter som har varer for videresalg. Varetellingslister må være mottatt regnskap innen 05.05.14. 5. mai Periodiseringer Periodiseringer må være mottatt av regnskap innen 05.05.14 både original papir m/vedlegg som er attestert/anvist og elektroniske via issue-tracker. Økonomimelding nr 02/2014, Side 3
1) Vedr. periodiseringsprinsipp og periodisering Det skal foretas periodiseringer i regnskapet i tråd med reglene i regnskapslovgivningen. Periodisering innebærer at kostnader skal regnskapsføres i den perioden hvor de er påløpt i forhold til tredjepart dvs at det er pådratt eller det er identifisert en forpliktelse. Inntekter skal resultatføres i den perioden hvor de er opptjent. Det vil være enhetene selv som må gjøre disse vurderingene pr. 30.04.2014 Periodisering gjøres for å plassere inntekter og kostnader i riktig periode. Regnskapet skal føres slik at vi i resultatberegningen tar med de kostnader og inntekter som gjelder for vedkommende periode. For 1. tertial 2014 skal regnskapet gjenspeile forbruk og inntekter pr 30.04.2014. Prinsippet innebærer at bestillings- og eller betalingstidspunktet for henholdsvis inntekter og kostnader ikke er styrende for når de skal registreres i regnskapet. En kostnad er påløpt og en inntekt er opptjent i det en vare er levert eller en tjeneste er utført. Det må være fokus på vesentlighet for enheten når det periodiseres. Periodisering av inntekter Alle vesentlige inntekter som enheten har opptjent i perioden skal være gjenstand for vurdering knyttet til periodisering. Dersom det eksisterer vesentlige inntekter fra perioden som ikke er bokført, skal disse periodiseres inn i regnskapet med periodiseringsbilag. I motsatt tilfelle, dersom det er inntekter i perioden som er bokført i regnskapet men som ikke er opptjent på rapporteringstidspunktet, skal dette periodiseres sånn at inntekten ikke blir overvurdert. Periodisering av inntekter fra KD, NFR, EU og andre departement innenfor bevilgningsfinansiert virksomhet, blir håndtert av økonomiavdelingen. Periodisering av kostnader Alle vesentlige driftskostnader som er påløpt i form av at varen og/eller tjenesten er levert, men tilhørende kostnad/faktura ikke er bokført, skal det foretas avsetning for. Det er med andre ord ikke tidspunkt for mottak av faktura, fakturadato eller betalingstidspunkt som er avgjørende. Fakturaer som ikke er anvist i Basware pr 29.april etter kl.14.30 må periodiseres. Vedr. periodisering av lønns- reisekostnader Når det gjelder periodisering av lønns- og reisekostnader vil lønnskontoret beregne kostnadene på grunnlag av etterbetaling og variable bilag som utbetales 12. mai 2014. Periodiseringen vil bli belastet detaljert på prosjekt, analyse og kostnadssted på konto 5091 (lønn) og 7199 (reise). Andre vesentlige lønns- og reisekostnader i rapporteringsperioden som ikke er bokført, eller utbetales 12. mai, må periodiseres av institutter og avdelinger. Økonomimelding nr 02/2014, Side 4
Har du spørsmål rundt periodisering av lønns- og reisekostnader, ta kontakt med Anne-Karin Sulen, tlf 82660 Skjema/dokumentasjon av periodiseringer Bruk skjemaet regnskapskorreksjoner (elektronisk). Det er viktig at det i beskrivelsesfeltet i skjemaet vises til f.eks bilagsnr/fakturanr/kundenavn/leverandørnavn. I tillegg til god merking i beskrivelsesfeltet skal det legges ved dokumentasjon på hva som periodiseres. Dette skal gjøres for at det skal være sporbarhet i regnskapet jf økonomireglementet. Eksempel på dokumentasjon er utskrifter fra Basware/kopi av avtale/pakkseddel/annen dokumentasjon. Enheten fører opp de kostnader/inntekter som skal periodiseres på art/prosjekt/sted/analyse. Regnskapskontoret ferdigstiller bilaget med å føre på motpost, (balansekonto). Vi oppfordrer enhetene/institutt etc. til å samle periodiseringene i ett bilag hvis mulig. Bilaget merkes med «PERIODISERING» og «ISSUE nr» og sendes til regnskapskontoret. I tillegg til at attestert/anvist skjema med vedlegg sendes til regnskapskontoret, skal skjemaet sendes i excelformat via issue-tracker. Regnskapskontoret må ha mottatt original på papir og elektronisk via issuetracker innen 05.05.2014. NB! Periodiseringer kan ikke gjøres via e-omposteringsløsningen. Regnskapskontoret registrer bilaget i april 2014 og tilbakefører i mai 2014 dersom ikke annet er oppgitt. Har du spørsmål rundt periodisering, ta kontakt med Kathrine Levin, tlf. 82026, e-post: kathrine.levin@adm.uib.no eller Knut Are Haveland, tlf 82136, e-post: knut.haveland@adm.uib.no. 2) Leverandørfakturaer, forskuddsbetalinger med mer Det er viktig at attestanter og anvisere ferdigstiller alle fakturaer i BasWare fortløpende, og senest 29.04.2014 kl. 14.30 for fakturaer med fakturadato t.o.m. april 2014. For å vurdere i hvilken periode en kostnad skal regnskapsføres må en se på tidspunktet for når risikoen overføres fra selger til kjøper. Ved kjøp av varer og tjenester skal det ikke kostnadsføres noe i resultatregnskapet før risikoen er overført til UiB. Risikoen overføres først til UiB når leveransen er mottatt og akseptert. Dette betyr at forskuddsbetalinger IKKE skal kostnadsføres i regnskapet. En evt. Forskuddsbetaling/proformafaktura til en leverandør skal periodiseres som en avsetning i balansen. Se punkt 1 vedrørende periodisering. Dersom dere er usikre på dette, ta kontakt med Sjur Nordal, tlf 83255, e-post: sjur.nordal@adm.uib.no Økonomimelding nr 02/2014, Side 5
3) Varebeholdninger Dette berører bare de enheter som har lager av varer for videresalg. Slike beholdninger skal telles i forhold til reell anskaffelsespris og -verdi, og innrapporteres pr 30.04.2014. Eventuell ukurans skal spesifiseres. Enheten må påse at en har tilfredsstillende dokumentasjon av tellingen i forhold til revisjonen. Oversikten må dateres og signeres av enhetens leder og skal være mottatt av regnskapskontoret innen 05.05.14. Bilaget merkes med VARELAGER og sendes via Issuetracker. Beholdningene vil stå i balansen til neste rapportering, 31.08.14. Da blir beholdningene 30.04.14 tilbakeført og nye beholdninger ført for 2. tertial 2014. Evt. spørsmål vedr. varelager rettes til Kathrine Levin, tlf. 82026, e-post: kathrine.levin@adm.uib.no eller Knut Are Haveland, tlf 82136, e-post: knut.haveland@adm.uib.no. 4) Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet BOA Innbetalinger/fakturering NFR restinnbetalinger 2013, innbetalinger 1. tertial 2014, og innbetalinger fra Kreftforeningen for 1. kvartal blir fakturert på prosjektene deres sentralt, og vil være à-jour i regnskapet pr. april (1. tertial). Avslutning av prosjekter i GL og PA der prosjektperioden er utløpt Som vanlig ber vi om at alle prosjekter der prosjektperioden er utløpt, blir avsluttet og regnskapsført i henhold til regnskapsreglene. Dvs at BOA-prosjekt skal avsluttes innen første tertial etter utløpsdato for prosjektet (kontraktsperiode til). Vi ber om at alle prosjekt som har en utløpsdato (prosjektperiode til) tidligere enn 30.12.2013, avsluttes i regnskapet senest innen 1. tertial stenges. I noen tilfeller kan det være naturlige årsaker til at eldre prosjekt ikke skal regnskapsmessig avsluttes. Dette kan være EU-prosjekt eller prosjekt finansiert av andre bidragsytere, som venter på siste innbetaling, eller avventer siste faglige rapport. Vi ber om at instituttene melder ifra dersom eldre prosjekt (kontraktsperiode eldre enn 31.12.2013) skal stå åpne i regnskapet vårt etter 30.04.2014. Avslutningsskjema sendes til Regnskapskontoret innen 23.04.2014. For spørsmål, ta kontakt via Issue-tracker. Økonomimelding nr 02/2014, Side 6
5) Merking av bilag Alle bilag som vedrører kostnader/inntekter for 1. tertial 2014 må merkes tydelig med 1. tertial 2014. Mvh Kathrine Levin Økonomiavd/regnskap Økonomimelding nr 02/2014, Side 7