Trondheim kommunerevisjon Notat 1/2013 Tilleggsnotat om økonomien i Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum
Forord Trondheim kommunerevisjon oppsummerer med dette notatet resultatene fra arbeidet med en gjennomgang av økonomien i STPO. Arbeidet med notatet har pågått i perioden juni 2013 til september 2013. Rådmannen har hatt rapporten til høring i perioden 20. september til 30. september. Rådmannen har i denne perioden også innhentet høringsuttalelse fra STPO. Arbeidet er utført av Berit Juul (prosjektleder), Tale Baadsvik, Jørn Sundet, Anne Margit Eide Schjølberg og Elin Vassmo. Trondheim, 4. oktober 2013 Per Olav Nilsen revisjonsdirektør Berit Juul forvaltningsrevisor
Sammendrag Kontrollkomiteen ba i sitt vedtak 12. juni 2013 at revisjonen skulle gjennomgå STPOs regnskaper med bilag for å få fram alle fakta. I gjennomgang av regnskapet har revisjonen undersøkt om STPOs økonomiske aktivitet samsvarer med de forventninger som stilles til en virksomhet som i hovedsak er finansiert av kommunale midler og som retter seg mot kommunalt ansatte ledere. Revisjonen har hatt samarbeid med skatteetaten. Revisjonen har fått overlevert regnskapsmateriale fra perioden 2008-2012 og perioden 1.1 til 31.5 2013. Regnskapsmaterialet fra tiden før 2008 er kastet. Beslutningen om å makulere materialet ble fattet etter en diskusjon mellom tidligere kasserer, nåværende kasserer og styreleder. Vår gjennomgang viser at STPO sitt regnskap er satt opp på en enkel måte. Revisjonen mener at måten forumet har valgt å presentere inntekter og utgifter på, ikke gir et dekkende bilde av STPOs reelle inntekter og utgifter knyttet til forumets aktiviteter. Det gir ikke et riktig bilde å presentere overføringer til og fra høyrentekonto som utgifter og inntekter. Revisjonen mener det burde ha kommet klart fram at forumets resultat varierer betydelig, alt etter om det har vært utenlandsreise eller ikke. Deler av dokumentasjon/underdokumentasjon er kastet og ligger derfor ikke ved regnskapet. Dette mener revisjonen er kritikkverdig. Slik vi vurderer det er disse utgiftene sannsynliggjort med utskrift av bankoverføringer, men de er ikke dokumentert med originalbilag. Revisjonen registrer at forumets revisorer har godkjent regnskapet uten at alle utgiftene har vært godt nok dokumentert. Revisjonen registrerer også at kasserer ved ett tilfelle har utbetalt en høy sum for et utlegg som ikke var godt nok dokumentert. Notatet viser at 18 prosent av STPOs inntekter kommer fra utstillerne. For perioden 2008-2012 har forumet mottatt 793 000 fra utstillerne. Trondheim kommune har i samme periode betalt deltakeravgift med 1, 55 millioner kroner. Etter revisjonens vurdering bekrefter gjennomgangen av inntektene at STPO har hatt betydelige inntekter fra vår- og høstmøtene som har muliggjort finansiering av utenlandsturene. Undersøkelse viser at siden 2008 har åtte av tolv honorar til foredragsholdere på vår- og høstmøtene blitt utbetalt kontant. Av protokollen for årsmøtet i STPO 2010 framgår det at Revisorene hadde noen kommentarer til regnskapet. Kontantutbetalinger til foreleser er en uheldig praksis. Styret ble bedt om å endre denne praksisen. Etter årsmøtevedtaket i 2010 har likevel alle honorar, unntatt ett, blitt utbetalt kontant. Det er styreleder som har hatt dialogen med foredragsholderne. Alle styremedlemmene revisjonen har snakket med har vært inneforstått med at foredragsholderne har fått kontant utbetaling av honorar. STPO har ikke innberettet honorar til foredragsholdere til skattemyndighetene som næringsinntekt eller lønn. Revisjonen mener det er svært kritikkverdig at STPO har utbetalt honorarer til foredragsholdere kontant og at forumet fortsatte praksisen med kontant utbetaling til foredragsholdere etter årsmøtevedtaket om at praksisen skulle opphøre. Manglende innberetning til skattemyndighetene kombinert med kontant utbetaling av honoraret er svært uheldig, da dette kan legge til rette for at inntekter unndras beskatning. Gjennomgangen viser at ordningen med at styremedlemmer skal ha dekket sine utgifter på vår- og høstmøtene for noen av styremedlemmene også har omfattet barutgifter etter middagen. Revisjonen mener dette er en uheldig bruk av STPOs midler, som i hovedsak er opparbeidet fra kommunale innbetalinger av deltakeravgifter. Revisjonen er kritisk til at STPO har opparbeidet seg et overskudd på vår- og høstmøtene som de har brukt til å betale for utenlandsreiser til noen av deltakerne på disse møtene.
Innhold 1 Innledning... 5 2 Fakta og vurderinger... 6 2.1 Regnskapet i STPO... 6 2.2 STPOs inntekter og utgifter... 8 2.3 Revisjonens vurdering... 12 3 Rådmannens høringsuttalelse... 14
Innledning Regnskapet i STPO 5 1 Innledning Kontrollkomiteen vedtok 12. juni 2013 å utsette behandling av forvaltningsrevisjonsrapport Etterlevelse av etiske retningslinjer, Rapport 9/2013 F, etter at Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum (STPO) samme dag åpnet opp for at Trondheim kommunerevisjon skulle få innsyn i forumets regnskapsbilag. Kontrollkomiteen vedtok derfor at revisjonen skulle gå i ny dialog med STPO for å fremskaffe all nødvendig dokumentasjon i tilknytning til forumet, slik at alle fakta har kommet frem før saken behandles endelig i komiteen. Komiteen vedtok videre at revisjonen skulle, dersom det var nødvendig, samarbeide med eksterne aktører for å innhente og vurdere opplysningene. Det som gjensto av undersøkelser var en gjennomgang av STPOs regnskaper med bilag. Komiteen ønsket at dette skulle gjennomgås for å få alle fakta fram, slik at vi kan få belyst hva kommunenes innbetalinger av deltakeravgifter er blitt brukt til. I gjennomgang av regnskapet har vi undersøkt om STPOs økonomiske aktivitet samsvarer med de forventninger som stilles til en virksomhet som i hovedsak er finansiert av kommunale midler og som retter seg mot kommunalt ansatte ledere. Den 17. juni 2013 ble regnskapsmaterialet fra STPO overlevert til Trondheim kommunerevisjon. Styreleder og kasserer hadde med seg fem ringpermer med nummererte bilag, kassebok og kontoutskrifter fra bank for perioden 2008-2012. Det ble opplyst at det ikke foreligger bilag eller regnskapsmateriale for perioden før 2008. Kasserer utyper i et senere møte at regnskapsmaterialet ble makulert for to-tre år siden. Han tok vare på bilagene ei stund etter at han begynte som kasserer i 2008, for å se hvordan regnskapene ble ført av forrige kasserer. Beslutningen om å makulere materialet ble fattet etter en diskusjon mellom tidligere kasserer, nåværende kasserer og styreleder. De konkluderte med at det ikke var bruk for materialet siden regnskapet var godkjent av revisorene og årsmøtene, og at forumet ikke har regnskapsplikt. Etter Australia-turen ble de øvrige styremedlemmene kjent med at eldre regnskapsmateriale var blitt kastet. Et styremedlem minner i denne sammenhengen om at STPO som frivillig organisasjon ikke har regnskapsplikt, og at det derfor er unaturlig å ta vare på mye gammelt materiale. Etter møtet i juni har revisjonen fått oversendt regnskapsmaterialet for perioden 1.1 til 31.5 2013. I tillegg til at vi har gjennomgått regnskapsmaterialet fra perioden 2008-2012 har vi også gjennomført intervju med STPOs styreleder, kasserer, de tre styremedlemmene fra Trondheim kommune og STPO sine to revisorer. Det ble skrevet referat fra alle møtene og samtlige referat er verifisert. Revisjonen har også gjennomført telefonsamtaler med et utvalg av STPOs foredragsholdere. Revisjonen har hatt samarbeid med skatteetaten.
6 Fakta og vurderinger Regnskapet i STPO 2 Fakta og vurderinger 2.1 Regnskapet i STPO Vi har kontrollert at årsregnskapene for perioden 2008 til 2012 stemmer med kassebøkene som inneholder de detaljerte posteringene. Vi har også kontrollert at posteringene i kassebøkene stemmer med posteringene som er gjort på bankkonti. Dette ble funnet å være i overensstemmelse. Årsregnskapet har ikke blitt styrebehandlet. Styremedlemmene opplyser at kasserer har orientert om økonomien ( hovedpostene, bunnlinja ) på hvert styremøte. Årsregnskapet er så behandlet og vedtatt på årsmøtet. Styret har ikke behandlet mer detaljerte regnskaper eller kassedagbok. Styremedlemmene vi har snakket med opplyser at de ikke har vært involvert i detaljene rundt forumets økonomiforvaltning. 2.1.1 Utforming av regnskapet fra 2008 I henhold til STPOs statutter skal styret på årsmøtet legge fram årsmelding og revidert regnskap for foregående år. Ut over dette foreligger det ingen formelle lov- eller forskriftskrav til regnskapet for STPO. Dette gjelder både dokumentasjon, selve regnskapsføringen og hvordan årsregnskapet settes opp. Selv om det ikke finnes formelle krav til regnskapet vil STPO omfattes av regler om skattetrekk, arbeidsgiveravgift, innberetningsplikt, oppgaveplikt mv. Disse reglene forutsetter en viss kvalitet på regnskapsføring og dokumentasjon, slik at regnskapet blir etterprøvbart i forhold til ovennevnte regelverk. Ved regnskapsføringen har STPO benyttet kontantprinsippet. Dette innebærer at tidspunkt for innbetaling og utbetaling avgjør hvilket år inntekten og utgiften føres på. Regnskapsmessig resultat samsvarer med økning eller reduksjon på bankkonti. Ved bruk av kontantprinsippet regnskapsføres ikke nødvendigvis inntekter og utgifter samme året som aktiviteten er gjennomført. Det er relativt vanlig for lag, foreninger og frivillige organisasjoner å benytte kontantprinsippet. For STPO betyr dette for eksempel at enkelte utgifter vedrørende Australia-turen, som ble gjennomført i 2013, ble regnskapsført i 2012. Regnskapet som styret presenterer for årsmøtet inneholder informasjon om inntekter og utgifter på forumets driftskonto. Deretter viser regnskapet følgende hovedposter: en nærmere spesifikasjon av inntekter og utgifter, overføringer til og fra høyrentekonto og til slutt en oversikt over saldo på begge kontoene. I dette oppsettet framkommer overføring fra driftskonto til høyrentekonto som en utgift, mens overføringer fra høyrentekonto til driftskonto er inntektsført. I dette regnskapsoppsettet gir inntekts- og utgiftsposter inntrykk av at forumet hvert år går i balanse, jf tabell 1. I realiteten varierer imidlertid resultatene betydelig, alt etter om det er et år med utenlandstur eller ikke. For eksempel i 2008 viser STPOs årsregnskap inntekter på kr 977.990 og utgifter på 952.649, noe som gir et overskudd på kr 25.341. Reelt sett er inntekter på kr 976.544 og utgifter på kr 712.649, noe som gir et overskudd på kr 263.895. Dette på grunn av overføringer til og fra høyrentekonto, som er utgiftsført og inntekstført, samt renter på høyrentekonto. I tabellen under viser vi resultatet slik det framkommer av inntekter og utgifter i STPOs årsregnskap og ser vi et resultat som er korrigert for overføringer til høyrentekontoen og renter på høyrentekonto. Tabellen under gir en oversikt over oppgitt resultat og resultat korrigert etter overføringer til og fra høyrentekontoen. For 2013 vil det trolig bli et reelt underskudd bl.a. som følge av utgiftene med Australia-turen.
Fakta og vurderinger Regnskapet i STPO 7 Tabell 1 Endring på driftskonto og resultat inkl endring på høyrentekonto 2008-2012. Beløp i hele kr. 2008 2009 2010 2011 2012 Endring på driftskonto 25 341 28 318 49 386 268 181 582 Resultat inkl. endring på høyrentekonto 263 895 127 192-12 136 364 302 2 777 Kilde: STPOs årsregnskap. Reelt driftsresultat er beregnet av Trondheim kommunerevisjon, resultatet er basert på kontantprinsippet. 2.1.2 Revisjon av regnskapet STPO har to valgte revisorer. Nåværende revisorer har innehatt vervet åtte og tre år. Begge er enhetsledere i Trondheim kommune og de har ikke formell revisorkompetanse. Det er ikke utarbeidet noen funksjonsbeskrivelse for revisorrollen, og det er ikke gitt noen føringer fra styret. Revisorene opplyser at deres rolle har vært å kontrollere at alle bilag er nummerert og at inntekter og utgifter er oppført i henhold til dette. Jobben har blitt utført årlig i løpet av et par timer, og bestått av at en har lest opp en post i regnskapet, så har den andre funnet bilaget for dette og sjekket at summene stemmer. Det å vurdere innholdet, hva pengene er blitt brukt til, ble ikke oppfattet som å være deres rolle. Revisorene ga en kritisk merknad til manglende bilag på et oppgjør til en foredragsholder i 2010, noe som ble tatt opp på årsmøtet. Dette omtales nærmere nedenfor. Ut over dette har revisorene i den perioden vi har sett på, ikke hatt noen kritiske merknader til regnskapet. 2.1.3 Mangelfull dokumentasjon Regnskapsføringen i STPO er dokumentert med systematiske, enkle kassebøker satt opp i regneark, men det er ikke brukt dobbelt bokholderi. Bilagene er kronologisk satt i bilagsmapper, med entydig bilagsnummerering. Stort sett er kostnader dokumentert med originale fakturaer og kvitteringer, eksempelvis ferjebilletter, parkeringsavgift, kvittering fra styremiddager, kvitteringer for julegaver til styret mm. I flere tilfeller mangler imidlertid viktig dokumentasjon/underdokumentasjon av utgifter knyttet til hotell-, restaurant- og barutgifter. Dette forklarer kasserer med at underdokumentasjon har blitt kastet etter at revisorene har gått gjennom regnskapet. Dette fordi de ikke har sett det som nødvendig å ta vare på. I forbindelse med vår- og høstmøtene foreligger det for eksempel fakturaer fra hotellene. Det mangler imidlertid underdokumentasjon fra restaurant og bar. Ifølge kasserer har denne underdokumentasjonen ligget ved fakturaen, men blitt kastet etter at revisorene har revidert regnskapet. Et annet eksempel er manglende spesifisert regning fra restaurantbesøk på Malmø/København i 2010. Det er kun utskrift fra bankkonto som ligger med som bilag til regnskapet. I det ene tilfellet dreier det seg om kr 45 670 og i det andre tilfellet om kr 12 158. Ifølge kasserer lå disse med som bilag til regnskapet, men at de er kastet etter at revisorene har gått igjennom regnskapet. Det opplyses at årsaken til den store forskjellen på disse to middagene som hadde det samme antall deltakere (42 stk), var at den dyreste middagen, var en festmiddag fordi STPO var 30 år. Et annet eksempel på manglende dokumentasjon er en utbetaling på 230 964 til styreleder for utlegg til flyreise og hotell. Regnskapsbilaget til dette inneholder ikke fakturaer eller tilsvarende. Det er en liste med en linje for den enkelte deltagers flyreiser med pris og en linje hvor hotellet er angitt med pris for dette samlet. Listen ser ut til å være hentet fra bevegelser på et kreditkort, men kortselskapslogo eller lignende fremgår ikke. Revisjonen har i ettertid fått kopi av faktura fra hotellet som stemmer med beløpet og vi har fått kredittkortutskrift som bekrefter utbetalingene for flybillettene.
8 Fakta og vurderinger STPOs inntekter og utgifter 2.2 STPOs inntekter og utgifter 2.2.1 Samlet oppsett STPOs utgifter og inntekter, ekskl. utenlandsturene Et samlet oppsett av STPOs inntekter og utgifter, unntatt utenlandsturen i 2010, framkommer i tabellen under. Tabell 2. STPOs inntekter og utgifter unntatt utenlandsturen i 2010. Beløp i kr 2008 2009 2010 2011 2012 2008-2012 Inntekt eks. utenlandsturen 971 544 904 486 523 215 1 000 970 1 134 211 4 534 426 Utgifter eks. utenlandsturen 712 648 721 494 378 778 708 019 762 235 3 283 174 Inntekter minus utgifter ekskl. utenlandstur 258 896 182 992 144 437 292 951 371 976 1 251 252 Detaljene i tabellen vil bli gjennomgått nedenfor. 2.2.2 Inntekter STPO har fått sine inntekter fra utstilleravgifter og kommunenes innbetalinger av deltakeravgifter. Tabellen under viser inntektene i perioden 2008-2012. Tabell 3 STPOs inntekter 2008-2012 2008 2009 2010 2011 2012 2008-2012 % Utstillere 138 000 195 000 127 000 151 000 182 000 793 000 17 % Deltakeravgft eksklusiv Trondheim kommune 478 053 578 000 197 992 454 800 401 625 2 110 470 47 % Deltakeravgift Trondheim kommune 340 997 121 400 180 300 380 400 526 950 1 550 047 34 % Renteinntekter 14 494 10 086 8 823 14 770 23 636 71 809 2 % SUM 971 544 904 486 514 115 1 000 970 1 134 211 4 525 326 100 % Tabellen viser at 34 prosent av STPOs inntekter kommer fra Trondheim kommunes innbetalinger av deltakeravgift. Utstillerne har bidratt med 17 prosent, de andre kommunene med 47 prosent. Utstillere STPO har hatt fra 5 til 12 utstillere på hvert vår- og høstmøte. Disse har presentert produkter relatert til pleie- og omsorgstjenestene på utstillingsstand, i tillegg til at de har fått informere om produktene sine i plenum. De har betalt kr 7000 for inntil to utstillere. Noen har ønsket å ha med flere medutstillere, noe som kostet kr 5000 per ekstra medutstiller. STPO opplyser at enkelte utstillere har ønsket å dele fakturaen slik at de betalte kr 3500 hver. Noen av de største utstillerne hadde ofte med seg flere medutstillere, og da sendte man gjerne hele regningen til hovedutstilleren, slik at de fakturerte sine medutstillere selv. Påmeldingene fra utstillerne har ikke ligget ved regnskapet, og revisjonen har dermed ikke hatt mulighet til å kontrollere påmeldinger opp mot innbetalinger fra utstillerne. Revisjonen har imidlertid fått to eksempler på påmeldinger fra utstillere tilsendt. Antall utstillere per påmelding har i disse tilfellene stemt overens med de innbetalte beløpene til STPO. Inntektene fra utstillerne har variert fra møte til møte, fra kr 59 000 til 108 000. STPO har ikke hatt utgifter knyttet til utstillerne, de har selv betalt reise og opphold til vår- og høstmøtene.
Fakta og vurderinger STPOs inntekter og utgifter 9 Kommunenes deltakeravgifter Kommunene i Sør-Trøndelag som har sendt deltakere til STPO sine vår- og høstmøter har betalt en deltakeravgift som de siste årene har ligget på kr 3-4000, dette er inkludert én overnatting. Noen deltakere har hatt en ekstra overnatting mot et tillegg i prisen. STPOs inntekt fra deltakeravgiften har ligget mellom cirka kr 300 000 og 525 000 per møte. I tillegg har kommunene betalt en deltageravgift/egenandel for utenlandsreisene. Denne har variert fra kr 3500 for turen til Malmø/København i 2010, til kr 5000 for turen til Kina i 2007. Egenandelen for Australia-turen var kr 6800, som deltakerne fra Trondheim kommune betalte selv. Trondheim kommune har til sammen betalt deltakeravgifter på 3 163 205 kroner til STPO siden 2001. 1 Tabell 4 STPOs inntekter fra utstillere og deltakere vår- og høstmøter, utenlandstur 2010 holdt utenfor. Beløp i kr og utstilleravgift i prosent av kursinntekter Utstilleravgift Deltakeravgift Sum kursinntekter Utstilleravgift i % av kursinntekter 2008 138 000 819 050 957 050 14 % 2009 195 000 699 400 894 400 22 % 2010 127 000 387 392 514 392 25 % 2011 151 000 835 200 986 200 15 % 2012 182 000 928 575 1 110 575 16 % Tabell 4 viser inntektene fra vår- og høstmøtene 2008-2012. Utstillernes deltakeravgift har stått for mellom 14 og 25 prosent av inntektene. 2.2.3 STPOs utgifter Vår- og høstmøtene Tabellen nedenfor viser utgiftene STPO har hatt på vår- og høstmøtene. Tabell 5 STPO s utgifter til vår- og høstmøter, utenlandstur 2010 holdt utenfor. Beløp i kr. 2 2008 2009 2010 2011 2012 Opphold hotell 489 448 475 532 231 090 454 345 516 209 Restaurant middag 130 434 123 997 78 493 132 725 121 913 Honorar foredragsholdere 64 187 70 254 28 810 72 100 73 600 Bar/aperitiff 5 602 4 127 3 260 7 819 7 228 Annet 4 386 11 289 3.212 8 160 12 375 SUM 694 057 685 199 344 865 675 149 731 325 1 Jf Varslingssekretariatets notat av 18. mars 2013, s. 10 2 I notatet som ble oversendt Kontrollkomiteen 4. oktober ble det brukt noen feil tall i tabell 5. Årsaken til feilen skyldes misforståelser mht innhold i underliggende regneark. Det er kommunerevisjonen som selv har oppdaget denne feilen og vi presiserer at dette ikke fører til endringer i våre vurderinger. Tabellen over inneholder de riktige tallene.
10 Fakta og vurderinger STPOs inntekter og utgifter STPO sine utgifter til vår- og høstmøtene har hovedsakelig vært knyttet til hotellopphold og foredragsholdere. Utgiftene på hvert enkelt møte har ligget på cirka kr 270 000 til 400 000, avhengig av hvor mange deltakere som har vært med. Styremedlemmer skal ifølge STPO sine statutter få dekket utgifter knyttet til vår- og høstmøtene. Flere styremedlemmer har levert reiseregning til STPO i forbindelse med møtene, disse er ikke tatt med i tabell 4. Ingen av medlemmene fra Trondheim kommune har gjort det, men én har levert reiseregning til Trondheim kommune for noen vår- og høstmøter. På spørsmål fra revisjonen om hvorfor ikke alle leverer reiseregning svarte styremedlemmene at de enten har sittet på til andre, eller ikke levert reiseregning etter møtene. Honorar til foredragsholderne Honorarene til foredragholderne varierer i størrelse fra kr 10 000 til 32 000. Det har variert om oppdragene har gått over en eller to dager. Vår undersøkelse viser at siden 2008 har åtte av tolv honorar blitt utbetalt kontant. I noen av tilfellene er hele honoraret, inkludert reiseutgifter, utbetalt kontant. I andre tilfeller har honoraret blitt utbetalt kontant, mens reiseutgiftene har blitt fakturert i ettertid. Tabellen under viser dette. Tabell 6 Utbetaling til foredragsholdere etter kontant utbetaling og faktura/overføringer bank. Beløp i kr. Kontant Faktura/ Utbetaling bankoverføring 2008 0 64 187 64 187 2009 36 000 34 254 70 254 2010 24 100 4 710 28 810 2011 72 100 0 72 100 2012 52 000 21 600 73 600 SUM 184 200 124 751 308 951 Prosentandel 60 % 40 % 100 % SUM Det er styreleder som har hatt dialogen med foredragsholderne. På spørsmål om hvorfor honorarene er utbetalt kontant, svarte styreleder at oppgjørsform har skjedd i dialog med foredragsholderne og etter deres ønske. Penger har i hvert tilfelle blitt overført fra STPO sin konto til kasserer eller styreleder sin konto. Disse har deretter tatt ut pengene og gitt dem til foredragsholderne kontant. Årsaken til at det har blitt overført penger til kasserer eller styreleders konto, er ifølge STPO at deres bank ikke har tilgjengelige filialer der vår- og høstmøtene avholdes. Revisjonen har kontaktet fire av foredragsholderne som har fått honorar utbetalt kontant. En av disse opplyser at vedkommende valgte kontant betaling, fordi det var slik vedkommende brukte å få oppgjør fra frivillige organisasjoner. De tre andre opplyser at STPO sa at det var slik de brukte å gjøre det og at de derfor godtok å få honoraret utbetalt kontant. Disse foredragsholderne presiserte imidlertid at det ikke var de selv som ba om kontant utbetaling. STPO sine revisorer påpekte under årsmøtet i 2010 at det manglet bilag for en utbetaling til en foredragsholder i 2009-regnskapet. Av protokollen for årsmøtet i STPO 2010 framgår det at
Fakta og vurderinger STPOs inntekter og utgifter 11 Revisorene hadde noen kommentarer til regnskapet. Kontantutbetalinger til foreleser er en uheldig praksis. Styret ble bedt om å endre denne praksisen. Etter årsmøtevedtaket i 2010 har likevel alle honorar, unntatt ett, blitt utbetalt kontant. På spørsmål om hvorfor man har fortsatt praksisen med kontant utbetaling etter at årsmøtet ba styret om å endre praksisen, svarer styremedlemmene ulikt. Noen sier at det ikke ble diskutert, mens én sier at det ble tatt opp og at man var enig om å endre praksis. Noen sier at de trodde det var greit siden de fikk en skriftlig kvittering fra foredragsholderne på at de hadde mottatt honoraret. Alle styremedlemmene revisjonen har snakket med har vært inneforstått med at foredragsholderne har fått kontant utbetaling av honorar. Honorar skal innberettes til skattemyndighetene som næringsinntekt eller lønn. Utbetalinger næringsdrivende som driver virksomheten sin hjemmefra skal også innberettes, uten at det skal trekkes skatt eller beregnes arbeidsgiveravgift. Dette er ikke gjort, og på forespørsel svarer styremedlemmene at de ikke visste at dette skulle gjøres. Revisorene har ikke vært klar over at de kontante utbetalingene har fortsatt til tross for årsmøtevedtaket. De har ikke oppdaget dette fordi de kun har kontrollert bilag opp mot bankutskrifter. De har dermed sett kvitteringene fra foredragsholderne som bilag i regnskapet. Bar- og vinmonopolregninger Det har vært en etablert praksis at det i forkant av vår- og høstmøtene har blitt handlet inn varer fra Vinmonopolet på STPO sin regning for 1500-2000 kr. Dette har ifølge informantene blitt brukt til en aperitiff på rommet for styremedlemmene, foredragsholdere og andre inviterte. Ifølge kasserer har man ikke hatt noen diskusjon angående bruk av STPOs midler til denne type utgifter i styret så lenge han har sittet. Flere av styremedlemmene påpeker at det ikke er unaturlig med en aperitiff før maten på kurs og seminarer. På hotellregningene for hvert vår- og høstmøte er det oppført flere barregninger i noen av styremedlemmene sine navn. Vi får opplyst fra disse medlemmene at det var blitt etablert en ordning hvor styremedlemmer kan ta ut varer i minibar eller i baren, og sette det på STPO sin regning. Begrunnelsen er at det står i STPO sine statutter at styremedlemmer skal ha alle utgifter vedrørende vår- og høstmøter dekket. I tillegg opplyses det at man har spandert på foredragsholdere. To av styremedlemmene opplyser at de aldri har benyttet seg av denne ordningen. Vi får opplyst fra styret at det ved et par av møtene har vært andre som har benyttet seg av ordningen og signert for drinker i hans navn. Dette ble, ifølge styreleder, tatt opp med hotellet, uten at man fikk noen reduksjon i prisen. Siden underdokumentasjonen er fjernet fra regnskapet, har revisjonen ikke hatt mulighet til å kontrollere disse påstandene. Gaver STPO sitt regnskap viser at det har blitt kjøpt ulike former for gaver i årenes løp. Styret har kjøpt julegaver til seg selv i form av vinflasker, det er kjøpt bursdagsgaver til enkelte, avtakkingsgaver til styremedlemmer, og jubileumsgave til leder. De fleste gavene har vært fra Vinmonopolet, enten i form av vin eller gavekort. Prisen har variert fra 300 kr opp til i underkant av 2000 kroner. Jubileumsgave 3 til styreleder i 2010 besto for eksempel av 12 flasker vin til en verdi av til sammen kr 1800. På spørsmål om STPO har hatt retningslinjer for gaver, sier styremedlemmene at de ikke har hatt spesielle retningslinjer, men at de har vurdert det fra gang til gang. Styreleder sier at det har vært lagt vekt på at gavene skal være sømmelige, og at de har vært en erkjentlighetsgave for arbeid i 3 30 år i STPO
12 Fakta og vurderinger Revisjonens vurdering forumet over lang tid. To av de andre styremedlemmene mener STPO i mange tilfeller har vært rause i påskjønnelsene. Utenlandsturene Utenlandsturene har vært STPOs største utgift. Disse turene har vært delvis finansiert av overskuddet fra vår- og høstmøtene, det vil si kommunenes deltakeravgifter og utstilleravgiftene. Delvis har de også blitt finansiert av egenandeler til utenlandsturene som er betalt inn av kommunene, med unntak av Australia-turen. Ifølge STPO har kommunenes egenandeler dekket deler av den faglige delen av turen. Dette innebærer at feriedelen av utenlandsturene har blitt dekket av STPOs midler, som består av overskuddet av innbetalingene fra kommunene til vår- og høstmøtene og av innbetalingene fra utstillerne. Det står ingen ting i statuttene til STPO om utenlandsturer. Tabell 8 Kostnader utenlandsturene til Australia og Malmø/København. Beløp i kr Faktura fra turoperatør/reisebyrå for flyreise, opphold og utflukter 877 160 Australia 2013 Malmø / København 2010 Flyreise 77 163 Hotellovernatting 153 801 Middag/lunsj 58 151 57 893 Kamera/gaver/drikke mv 26 859 3 793 Honorar guide 15 000 Andre transportutgifter 4 515 14 466 Sum kostnader utenlandsturer 981 685 307 116 STPO har oppgitt til Varslingssekretariatet at turen til Australia kostet 26 000 per deltaker. Tabellen over viser at turen kostet 981 685. Turen hadde 30 deltakere, noe som gir en kostnad per deltaker på 32 722. STPO opplyser at årsaken til dette var de ikke hadde den fulle oversikten på alle kostnadene da møte med varslingssekretariatet var 3 dager etter hjemkomsten. Kostnaden per deltaker på turen til Malmø/København, hvor 42 deltok, var 7 312. STPO har oppgitt til Varslingssekretariatet at kostnadene per deltaker var 6 450 på denne turen. 2.3 Revisjonens vurdering STPO skal avlegge et revidert regnskap til årsmøte. Revisjonen registrerer at revisorene ikke har hatt merknader til årsregnskapet bortsett fra i 2010. Regnskapet til STPO er satt opp på en enkel måte. Revisjonen mener at måten forumet har valgt å presentere inntekter og utgifter på, ikke gir et dekkende bilde av STPOs reelle inntekter og utgifter knyttet til forumets aktiviteter. Vi mener det ikke gir et riktig bilde å presentere overføringer til og fra høyrentekonto som utgifter og inntekter. Revisjonen mener det burde ha kommet klart fram at forumets resultat varierer betydelig, alt etter om det har vært utenlandsreise eller ikke.
Fakta og vurderinger Revisjonens vurdering 13 Revisjonen mener det er kritikkverdig at deler av dokumentasjon/underdokumentasjon er kastet og ikke ligger ved regnskapet. Slik vi vurderer det er disse utgiftene sannsynliggjort med utskrift av bankoverføringer, men de er ikke dokumentert med originalbilag. Revisjonen registrer at forumets revisorer har godkjent regnskapet uten at alle utgiftene har vært godt nok dokumentert. Revisjonen registrerer også at kasserer ved ett tilfelle har utbetalt en høy sum for et utlegg som ikke var godt nok dokumentert. Revisjonen registrerer at 17 prosent av STPOs inntekter kommer fra utstillerne. For perioden 2008-2012 har forumet mottatt 793 000 fra utstillerne. Trondheim kommune har i samme periode betalt deltakeravgift med 1, 55 millioner kroner. Etter vår vurdering bekrefter gjennomgangen av inntektene at STPO har hatt betydelige inntekter fra vår- og høstmøtene som har muliggjort finansiering av utenlandsturene. Revisjonen mener det er svært kritikkverdig at STPO har utbetalt honorarer til foredragsholdere kontant og at forumet fortsatte praksisen med kontant utbetaling til foredragsholdere etter årsmøtevedtaket om at praksisen skulle opphøre. Manglende innberetning til skattemyndighetene kombinert med kontant utbetaling av honoraret er svært uheldig, da dette kan legge til rette for at inntekter unndras beskatning. Revisjonen registrerer at ordningen med at styremedlemmer skal ha dekket sine utgifter på vår- og høstmøtene for noen av styremedlemmene også har omfattet barutgifter etter middagen. Revisjonen mener dette er en uheldig bruk av STPOs midler, som i hovedsak er opparbeidet fra kommunale innbetalinger av deltakeravgifter. Revisjonen er kritisk til at STPO har opparbeidet seg et overskudd på vår- og høstmøtene som de har brukt til å betale for utenlandsreiser til noen av deltakerne på disse møtene.
14 Rådmannens høringsuttalelse Høring 3 Rådmannens høringsuttalelse 3.1 Høring
Rådmannens høringsuttalelse Høring 15
16 Rådmannens høringsuttalelse Høring
Rådmannens høringsuttalelse Høring 17
18 Rådmannens høringsuttalelse Høring
20 Rådmannens høringsuttalelse Høring