VEDLEGG TIL AVTALE OM GJENSIDIG HOSPITERING DEL 1: ROLLE OG FUNKSJONSBESKRIVELSE Hospitanter Målet er aktive og engasjerte hospitanter som gir og tar. Det forventes at den enkelte hospitant i samarbeid med sin leder, tilrettelegger for en best mulig både forberedelse av inklusive konkret opplegg for tilbakelevering av informasjon, kunnskap og erfaringer til egen enhet. Kontaktpersoner ved det enkelte hospiteringssted Alle kontaktpersonene skal være kjent med og følge rutinebeskrivelsen nedenfor. Se spesielt del 3: Oppgaveoversikt kontaktpersoner ved det enkelte hospiteringssted Kontaktpersonene har i samarbeid med leder på det enkelte hospiteringssted et spesielt ansvar for at det legges til rette for at hospitantene kan bidra med erfaringer, innspill og informasjon fra egen virksomhet, eksempelvis orientere om eget arbeidssted, tjeneste- og behandlingstilbud under Leder med personalansvar ved det enkelte hospiteringssted Den enkelte leder ved de aktuelle hospiteringsstedene har et overordnet ansvar for å gjøre seg kjent med og følge denne avtalen med tilhørende vedlegg/rutinebeskrivelser. Det er et lederansvar å legge til rette for en best mulig planlegging og oppfølging av denne hospiteringsordningen i egen enhet. Dette både i forhold til å motivere og legge til rette for at egne ansatte kan hospitere, og nødvendig bistand og tilrettelegging i arbeidet med å motta hospitanter fra annen virksomhet. Lederen utnevner kontaktperson(er) ved egen enhet og tilrettelegger rammer og arbeidsforhold for denne funksjonen. Lederen gir innspill om antall hospitanter som kan tas imot i egen enhet pr. halvår/år. Den enkelte leder har et spesielt ansvar for håndtering av taushetsplikt og konfidensialitet i forbindelse med gjennomføring av denne hospiteringsordningen. Hospiteringsansvarlige Den enkelte kommune/bydel skal minimum ha en navngitt hospiteringsansvarlig i egen organisasjon. Denne personen skal være kjent ved avtaleinngåelse. Den organisatoriske plasseringen av denne funksjonen bestemmes av den enkelte avtalepart. Hensikten er å ivareta behovet for et felles kontaktpunkt og koordineringsansvar både internt og eksternt, inklusive nødvendig koordinering og oppfølging av kontaktpersoner i egen virksomhet. Divisjon psykisk helsevern, Ahus HF har et særskilt ansvar for å ivareta behovet for planlegging, koordinering og evaluering både internt ved Divisjon psykisk helsevern ved Ahus og mellom Ahus og avtalepartnerne.
DEL 2: RUTINEBESKRIVELSE GJENSIDIG HOSPITERING PSYKISK HELSE OG RUS 1 Divisjon psykisk helsevern og aktuelle kommuner og bydeler avklarer rammer og ambisjonsnivå for neste hospiteringsperiode (hvilke avdelinger/seksjoner/enheter skal delta, antall hospitanter totalt hver veg, dekning av kostnader som vikarutgifter etc.) NB! Ambisjonsnivået skal gjenspeiles i budsjettsammenheng og opplæringsplaner. 2 Følgende spørsmål avklares: 1. Hvilke uker kan de ulike seksjoner/enheter ta imot hospitanter (må blant koordineres med mottak av studenter, ferieavvikling med mer) 2. Hvor mange hospitanter kan den enkelte seksjon/enhet ta imot. 3 Hvert enkelt hospiteringssted lager evt. oppdaterer presentasjon av eget arbeidssted. 4 Hvert enkelt hospiteringssted lager en oversikt over hovedaktivitetene i sitt hospiteringsprogram, evt. ved bruk av forslag til programmal og/eller mal for utarbeidelse av ukeplan for hospitanten(e). 5 Presentasjoner av hospiteringsstedene inkl. tidspunkt for hospitering, antall hospitantplasser, programoversikter, søknadsskjema, evalueringsskjema og annet informasjonsmateriell publiseres iht. rutiner i egen organisasjon. (Intranett, internett mm) 6 Informasjonsmateriell som brosjyrer og plakater til oppslag og utdeling leveres/sendes til det enkelte hospiteringssted. Ledergruppen i Divisjon psykisk helsevern, i samarbeid med hospiteringsansvarlig i divisjonen. Aktuelt ledernivå i kommune/bydel i samarbeid med hospiteringsansvarlig i den enkelte kommune og bydel. Divisjon psykisk helsevern i samarbeid med den enkelte avdelingssjef og seksjonssjef. Aktuelt ledernivå i kommune/bydel i samarbeid med hospiteringsansvarlig i den enkelte kommune og bydel. Kontaktperson og leder ved hvert enkelt hospiteringssted. Kontaktperson og leder ved hvert enkelt hospiteringssted. Divisjon psykisk helsevern og den Arbeidet gjøres i samarbeid med egen Kommunikasjonsavdeling/kommunikasjonsansv arlig. Divisjon psykisk helsevern, og den Egen e-post til alle ansatte i divisjonen. 7 Søknad om hospitering fylles ut og sendes nærmeste leder med personalansvar. 8 Søknad om hospitering behandles (anbefales/avslås) med tilbakemelding til søker. Den enkelte ansatt/søker. Innen to uker. Nærmeste leder med personalansvar. Anbefalt søknad sendes pr. e-post til hospiteringsansvarlig i aktuell virksomhet. Søknad som avslås returneres til ansatt. 9 Søknadene samles/registreres fortløpende i egen Fortløpende Divisjon
virksomhet. PS. Den enkelte virksomhet lager et håndterlig system for registrering og oppfølging av innkomne søknader. 10 Det avklares med ønsket hospiteringssted hvor vidt hospiteringen(e) lar seg gjennomføre og evt. individuelle tilpasninger. 11 Ferdigbehandlede søknader returneres til søkerne med kopi til deres nærmeste leder. Ved innvilget søknad oversendes brev og aktuelle vedlegg til søker. Aktuelle vedlegg er: 1. Hospiteringsavtalen inklusive hospiteringsrutinen. 2. Andre skjema iht. rutiner ved hospiteringsstedet (eks. helseopplysningsskjema, taushetserklæringer med mer) 3. Dags- og ukeplan hvis dette allerede er utarbeidet. Husk info om aktiviteter, dato, klokkeslett, oppmøtested(er), parkering, lunsj mm 12 Den enkelte virksomhet lager en hospiteringsoversikt/dokumentasjon over mottatte søknader, godkjent søknader, avtalt tidsperiode for hospiteringen, kontaktpersoner med mer psykisk helsevern, og den PS. Husk å sende ut Ahus sitt skjema for Taushets- og lojalitetserklæring for ikke ansatte, egenerklæring for MRSA og tuberkulose. Denne søknads/hospiteringsoversikten lagres og arkiveres iht. organisasjonens lagrings- og arkiveringsrutiner. 13 Opplegg for tilbakemelding til egen arbeidsplass planlegges. 14 Hospiteringsperioden planlegges slik at alle praktiske forhold er avklart og sendt ut pr. e-post til hospitanten 15 Alle hospitanter fra kommunehelsetjenesten som skal hospitere ved Ahus HF skal i tillegg fylle ut Taushets- og lojalitetserklæring for ikke ansatte, samt egenerklæringsskjema for MRSA og tuberkulose. 16 Avtalt hospiteringsperiode gjennomføres iht. hospiteringsavtale, hospiteringsprogram og avtalt individuelle tilpasninger. 17 Evt. fravær i meldes fra til kontaktperson ved hospiteringsstedet og egen Før hospiteringen Senest 14 dager før hospitering Senest 14 dager før hospitering Iht. avtalt hospiteringsp eriode Fortløpende Den enkelte hospitant i samarbeid med egen leder Hovedkontaktperson. (Dersom en velger å ha flere kontaktpersoner skal det utpekes en med hovedansvar) Den enkelte hospitant sender utfylte skjema til??? Hovedkontaktperson i samarbeid med leder og ansatte ved hospiteringsstedet(ene) Den enkelte hospitant
leder iht. rutine på eget arbeidssted 18 Pasientene skal til enhver tid være kjent med navn og arbeidssted til hospitanter og gis mulighet til å reservere seg mot at vedkommende får innsikt i taushetsbelagte opplysninger. Det bør videre vurderes hvor vidt det er behov for spesielle tiltak i forhold til enkelte pasienter. 19 Hovedoppsummering og evaluering av for den enkelte hospitant gjennomføres som hovedregel siste dag ved siste hospiteringssted i. 1. Besvare evalueringsskjema for hospitant 2. Gjennomgå og samtale rundt de enkelte deler av evalueringsskjemaet 3. Informasjon og evt. innspill til personalet ved hospiteringsstedene Fortløpende Siste dag i hospiteringen for den enkelte hospitant Leder ved det enkelte hospiteringssted. Den enkelte hospitant i / evt. hovedkontaktperson og hospiteringsansvarlig i virksomheten. Hospiteringsansvarlig. PS. Det anbefales også at det avslutningsvis gjennomføres en kort evaluering ved alle hospiteringsstedene/enhetene som deltar i programmet. 20 Hospiteringsstedene oppsummerer og evaluerer de gjennomførte hospiteringene i. Evalueringene sendes hospiteringsansvarlig i egen virksomhet, med kopi til hospiteringsansvarlig i Divisjon psykisk helsevern, Ahus. 21 Divisjon psykisk helsevern, Ahus HF mottar evalueringsskjema fra hospitanter og hospiteringssteder i aktuelle kommuner og enheter, sammenstiller svar og presenterer disse på det halvårlige evt. årlige fellesmøtet. 22 Det gjennomføres et felles evaluerings- og planleggingsmøte for kommende hospiteringsperiode mellom Divisjon psykisk helsevern og aktuelle kommuner og bydeler Kontaktperson i samarbeid med leder og de ansatte ved det enkelte hospiteringssted. Se eget evalueringsskjema for hospiteringsstedene. Hospiteringsansvarlig ved Divisjon psykisk helsevern i samarbeid med hospiteringsansvarlige i den Hospiteringsansvarlig ved Divisjon psykisk helsevern i samarbeid med hospiteringsansvarlige i den
DEL 3: OPPGAVEOVERSIKT KONTAKTPERSONER VED DET ENKELTE HOSPITERINGSSTED Arbeidsoppgave Når Kommentarer 1 Gjøre seg kjent med hospiteringsprogrammets formål og rammer inklusive retningslinjene for hospitantene i hospiteringsavtalen, hospiteringsrutinen, evalueringsopplegg 2 Sende ut nødvendig tilleggsinformasjon om oppmøte, lunsj, parkeringsforhold, arbeidstøy/kleskodeks og annen praktisk informasjon til den enkelte hospitant 3 Gjøre seg kjent med den enkelte hospitants hospiteringssøknad inkl. læringsmål 4 Kartlegge/forberede og hvilke behandlingsaktiviteter den enkelte hospitant kan være med på 5 Informere og forberede egne ansatte og evt. pasienter i forkant før hospitantene kommer 6 Sørge for et hyggelig og informativt mottak av hver enkelte hospitant iht. enhetens hospiteringsprogram 7 Sørge for at det på hver vakt er en kontaktperson for hospitanten(e) 8 Være en god representant for både egen enhet og hospiteringsprosjektets målsettinger mht. likeverd, tillit og god samhandling og kommunikasjon til beste for felles pasient/bruker 9 Legge til rette at din enhet kan nyttiggjøre seg den enkelte hospitantens kompetanse, erfaringer, og innspill på en god måte i. 10 Fange opp og evt. å videreformidle aktuelle problematiske grenseoppganger/gråsoner mht. taushetsplikt, konfidensialitet eller andre pasient- og personalmessige problemstillinger 11 Sørge for at det gjennomføres en oppsummering og gjensidig tilbakemelding til hver enkelt hospitant iht. eget hospiteringsprogram og hospiteringsrutine 12 Planlegge å gjennomføre evaluering for hospiteringsstedene (se eget evalueringsskjema for hospiteringsstedene) 13 Sende ferdig utfylt evalueringsskjema for hospiteringsstedene til hospiteringsansvarlig ved Ahus. I god tid før hospiteringen Skal være sendt til den enkelte hospitant senest 14 dager før hospiteringen I god tid før hospitanten(e ) kommer. Før hospitantenes oppmøtedag Oppmøtedag for hospitanten(e) Siste dag ved egen enhet Så fort som mulig etter at er ferdig. Så fort som mulig etter at er ferdig. Se hospiteringsavtale, brev til hospitantene, evalueringsskjema for hospitantene og evalueringsskjema for hospiteringsstedene Spesielt viktig å sikre info til ekspedisjoner med mer. og ansatte ved enheten Felles fokus på dette i hele personalgruppa og ansatte ved enheten Videreformidles til egen leder som er ansvarlig for å håndtere dette videre iht. hospiteringsavtalen. og evt. andre kontaktpersoner/ansatte ved egen enhet Sendes som vedlegg i e-post til hospiteringsansvarlig i egen virksomhet.