VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG OG BETINGELSER Side 1 av 8 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG OG BETINGELSER
VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG OG BETINGELSER Side 2 av 8 Innhold 1 Leveringsomfang... 3 1.1 Generelt... 3 1.2 Leveringskategorier... 3 2 Sikkerhetsklarering, autorisasjon og taushetsplikt... 5 2.1 Opplysningsplikt... 5 2.2 Sikkerhetsklarering... 5 2.3 Autorisasjon... 5 2.4 Taushetsplikt... 6 3 Arbeidsgiveransvar/vikarbyrådirektivet... 6 3.1 Likebehandling... 6 3.2 Likebehandlingsprinsippets anvendelse på Avtalen... 6 4 Samarbeid... 6 5 Arbeidstid... 6 5.1 Normal arbeidstid... 6 5.2 Overtid... 7 6 Elektronisk timeregistreringssystem... 7 7 Servicetelefon... 7 8 Kunderegister... 7 9 Statistikk og rapportering... 8 10 Møteplan for kvartals/årsmøter... 8
VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG OG BETINGELSER Side 3 av 8 1 Leveringsomfang 1.1 Generelt Rammeavtalen skal dekke Kjøpers behov for kvalifisert personell ved korttidsfravær, ved avvikling av ferie og ved ekstraordinære situasjoner hvor det er påkrevd å gå inn med mer ressurser enn det Kjøper selv har til rådighet. Behovet er definert i fire (4) forskjellige hovedkategorier: 1. Administrative vikartjenester, 2. Kantine, storhusholdning og renhold, 3. Bygg og anlegg, teknisk/produksjon og lager/logistikk, 4. IT brukerstøtte og drift. Leverandør skal kunne levere tjenesten i hele Norge, se nærmere Vedlegg C Leveringstid og betingelser. 1.2 Leveringskategorier Kategori 1 Administrative vikartjenester Stillingskategori 1.1 Økonomi, regnskap og lønn Stillingsbeskrivelse/arbeidsoppgaver (ikke uttømmende) Regnskapsmedarbeider, registreringsarbeid og enkelt regnskapsarbeid for eksempel bilagsbehandling, arkivering, dokumentkontroll og lignende Regnskapskonsulent, avstemninger, periode avslutninger, årsavslutning og lignende, kompetanse innenfor økonomisystemet SAP Lønnsmedarbeider, registreringsarbeid, lønnskjøring, avstemminger og tilhørende arbeidsoppgaver tilknyttet lønn. Kompetanse innenfor lønnssystem, kompetanse om nødvendig regelverk Økonomikonsulent, budsjettarbeid, og andre merkantile selvstendige oppgaver. Excel kunnskaper. Regnskapsforståelse er en forutsetning Controller, budsjettering, risiko- og økonomistyring. Gode excel kunnskaper er en forutsetning 1.2 Kontor, administrasjon og arkiv Sentralbord/resepsjon, enklere, forefallende kontorarbeid Sekretær/kontor assistent uten fagbrev, enklere tekstbehandling, kopiering, enkel arkivering, enklere koordineringsoppgaver og lignende Sekretær med fagbrev, arbeid med varierte oppgaver, tekstbehandling, enkel referatskriving, informasjonsformidling
VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG OG BETINGELSER Side 4 av 8 Seniorsekretær/prosjektsekretær, kontorstøtteverktøy, forberede møter og presentasjonsmateriell, referatskriving, selvstendige arbeidsoppgaver, prosjektkoordinering, fakturaoppfølgning/godkjenning kontoradministrasjon Saksbehandler, selvstendig saksbehandling, krav til fagkompetanse Kundeservice/kundekonsulent, på telefon, direkte kunde/bruker kontakt Arkivmedarbeider, postbehandling, registrering, arkivering, dokumentkontroll, informasjonsformidling Arkivar, arkivoppbygging, selvstendig ansvar for arkiv og postbehandling. Rapportering. Kunnskap til elektronisk arkiv- og saksbehandlingssystem Informasjonsarbeid/-konsulent Kategori 2 Kantine, storhusholdning og renhold Stillingskategori 2.1 Kantine og storhusholdning Stillingsbeskrivelse/arbeidsoppgaver (ikke uttømmende) Kantine, kjøkken produksjon av mat, oppvask, kassefunksjon, servering Kokk u/ fagbrev, produksjon av varm og kald mat, medarbeider, alene. Kokk m/fagbrev, produksjon av varm og kald mat, bestyrer, medarbeider, alene. 2.2 Renhold Renhold Kategori 3 Bygg og anlegg, teknisk/produksjon og lager/logistikk Stillingskategori 3.1Teknisk og produksjon, samt bygg og anlegg Stillingsbeskrivelse/arbeidsoppgaver (ikke uttømmende) Mekaniker kjøretøy Tekniker/ingeniør Delvis selvstendige oppgaver som fagarbeider/saksbehandler. Arbeider etter klarlagte prosedyrer. Minimum 1-2 årig teknisk utdannelse eller realkompetanse på samme nivå 3.2 Lager og logistikk Lager- og logistikkmedarbeider, kompetanse innenfor IT. Bud/sjåfør, transport av post, varer, personer etc. Driftsassistent, sjauing, flytting, rydding og enklere forefallende vedlikehold Vaktmester/driftsansvarlig
VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG OG BETINGELSER Side 5 av 8 Kategori 4 Stillingskategori 4.1 Administrativ IT støtte og lisensadministrasjon IT brukerstøtte og drift Stillingsbeskrivelse/arbeidsoppgaver (ikke uttømmende) Saksbehandling i forbindelse med realisering, drift, utvikling og lisensforvaltning. Omfatter støtte til planlegging, innsamling og behandling av data og sammenstilling av rapporter, videreutvikling og optimalisering av arbeidsmetoder- og prosesser, samt annen enklere saksbehandling 4.2 Brukerstøtte 1./2. linje Omfatter servicedesk med telefonbetjening og brukerstøtte/feilretting av 1. og 2. linjes support vedrørende klienter og periferiutstyr, applikasjoner, brukeradministrasjon og omstilling 4.3 Brukerstøtte 3./4. linje og teknisk drift Omfatter servicedesk med 3. linje feilsøking og brukerstøtte/feilretting vedrørende klienter og periferiutstyr, applikasjoner, brukeradministrasjon og omstilling. Teknisk drift omfatter 4. linje support, systemadministrasjon, serverdrift (NT/Unix), LAN drift, backup, overvåkning og databasedrift. I tillegg prosjektarbeid/ledelse og arbeid med videreutvikling og optimalisering av arbeidsmetoder- og prosesser 2 Sikkerhetsklarering, autorisasjon og taushetsplikt 2.1 Opplysningsplikt Leverandør må på forhånd informere aktuell vikar om Kjøpers krav til sikkerhetsklarering. Kjøper stiller videre krav til at vikaren signerer en taushetserklæring, samt sikkerhetsskjema, før oppstart. Det henvises til Vedlegg i Personopplysningsblankett, som skal fylles ut av vikaren (dersom vikaren ikke allerede innehar sikkerhetsklarering). Vikaren sender skjema til avroper (eller annen person anvist av Kjøper). 2.2 Sikkerhetsklarering Kvalifisert personell skal sikkerhetsklareres i henhold til gjeldende krav innenfor ulike vikarkategorier og behov. Personell som mottar en ikke-klarering, skal straks erstattes med sikkerhetsklarert kvalifisert personell. 2.3 Autorisasjon Kjøper vil autorisere sikkerhetsklarert kvalifisert personell fra Leverandøren.
VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG OG BETINGELSER Side 6 av 8 2.4 Taushetsplikt Forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt i saksbehandlingen ( 13 flg.) gjelder for Leverandørens personell under hele kontraktsperioden. Bestemmelsene gjelder også for personell som avslutter sitt arbeid i kontraktsperioden. Personellet er videre forpliktet til å rette seg etter enhver taushetsplikt som pålegges av Kjøper, eller som er særskilt meddelt Leverandørene. 3 Arbeidsgiveransvar/vikarbyrådirektivet 3.1 Likebehandling I henhold til tjenestemannsloven av 4. mars 1983 nr. 3 3B skal Leverandøren, som arbeidsgiver, sørge for at utleid arbeidstaker (vikaren) minst sikres de vilkår som ville kommet til anvendelse dersom arbeidstaker hadde vært tilsatt hos innleier når det gjelder arbeidstidens lengde og plassering, overtidsarbeid, varighet og plassering av pauser og hvileperioder, nattarbeid, ferietid, feriepenger, fridager og godtgjøring på slike dager, og lønn og utgiftsdekking. Videre skal vikaren ha samme tilgang til felles goder og tjenester hos innleier som virksomhetens egne arbeidstakere, med mindre objektive grunner tilsier noe annet. 3.2 Likebehandlingsprinsippets anvendelse på Avtalen Kjøper har en rekke goder som tilkommer de tilsatte hos Kjøper. Blant disse er mulighet for trening inntil 2 timer per uke (såfremt tjenesten tillater det), skidager, kurs o.l. Slike aktiviteter vil under Rammeavtalen dekkes av Kjøper (dvs. at Leverandøren kan fakturere Kjøper for den tiden vikaren utfører slike aktiviteter innenfor den normale arbeidstiden). Videre har Forsvarssjefen vanligvis bevilget de ansatte et begrenset antall fridager i forbindelse med juleferien (normalt 1 dag (7,5 timer) + juleaften eller nyttårsaften (4 timer)). Slike bevilgede fridager vil ikke bli dekket av Kjøper (dvs. at Leverandøren ikke kan fakturere Kjøper for slike dager). Sosiale kostnader, som for eksempel sykefravær (og annet fravær), skal ikke faktureres Kjøper. 4 Samarbeid Det skal være tett samarbeid mellom Leverandøren og avroper for å sikre god gjennomføring av Avrop. Rammeavtalens brukere er variert gruppe, med stor geografisk utspredning, og det er således nødvendig med god kompetanse og kjennskap til Rammeavtalens innhold og praktiske gjennomføring hos Leverandørens kontaktpersoner. Godt samarbeid mellom Partene er videre nødvendig for å få på plass vikarens sikkerhetsklarering (for de tilfelle hvor dette ikke allerede er på plass) og for å sikre vikarens rett til likebehandling i henhold til tjenestemannsloven av 4. mars 1983 nr. 3. 5 Arbeidstid 5.1 Normal arbeidstid Normal arbeidsdag er 8 timer, inkludert 30 minutters ubetalt lunsj. Det vil si at det for en normal arbeidsdag skal faktureres for 7,5 time.
VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG OG BETINGELSER Side 7 av 8 5.2 Overtid Overtid skal avtales direkte mellom Kjøper og den enkelte vikar. Overtid beregnes etter full arbeidsdag på 8 timer og etter full arbeidsuke på 37,5 timer. Se for øvrig Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser. 6 Elektronisk timeregistreringssystem Leverandør skal tilgjengeliggjøre et elektronisk timeregistreringssystem for Kjøpers arbeidsledere. Arbeidsleder for den enkelte vikar skal ha tilgang til dette systemet for å godkjenne/avslå timer registrert av den innleide. Godkjente timer fremsendes Leverandøren i samme system. Ordningen må kun omfatte elektronisk godkjenning av timer, uten behov for ytterligere krav til signert papirdokumentasjon. Kjøpers arbeidsleder må ha tilgang til å hente ut rapporter for de ressurser vedkommende godkjenner timer for, eller kunne be om å få tilsendt disse elektronisk fra leverandøren. Rapportene må minimum kunne hentes ut for de siste 6 måneder. 7 Servicetelefon Leverandøren skal ha kostnadsfri servicetelefon tilgjengelig for brukerne av Avtalen i forbindelse med bestilling, og andre henvendelser vedrørende Avtalen. Leverandøren skal også håndtere henvendelser vedrørende reklamasjon, fakturabehandling o.l. via servicetelefonen. Servicefunksjonen skal motta og raskt behandle henvendelser som krever mindre innsats. For øvrige saker forventes det at servicefunksjonen administrerer og eier saken inntil den kan lukkes etter videre saksbehandling. Servicetelefonen skal som et minimum være tilgjengelig virkedager i tidsrommet 08:00-16:00, og bemannes av personell som har god kjennskap til Avtalen. Kontaktdetaljer for servicetelefonen skal fremgå av Avtalens Vedlegg D Kontaktinformasjon. 8 Kunderegister Leverandøren skal administrere et kunderegister som omfatter registrering og vedlikehold av kundeinformasjonen. Leverandøren skal: Sikre enhetlig kunderegistrering i henhold til Kjøpers inndeling/klassifikasjon. (Hver avdeling/enhet skal ha eget kundenummer. Kjøper vil anvise dette nærmere) Registrering av nye kunder Endring av kunder Rapportere kunderegister All samhandling mellom Partene forutsetter at Kjøpers avropere har opprettet kundeforhold hos Leverandøren. Ved opprettelse av kundeforhold skal Kjøper alltid oppgi: Entydig identitet på avroper (avdeling, enhet mv) Leveringsadresse Fakturadresse Kontaktinformasjon på kontaktpunkt i avdeling
VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG OG BETINGELSER Side 8 av 8 9 Statistikk og rapportering Senest 14 dager etter hvert kvartal skal Leverandøren ha utarbeidet og oversendt Kjøper en rapport over aktivitetene for forrige kvartal ("kvartalsrapport"). Rapporten skal minimum inneholde: 1. Samlet omsetning under denne Kontrakten, brukket ned på hensiktsmessige nivåer, 2. en gjennomgang av egen kontraktsoppfyllelse, samt 3. oversikt og status på avvik i perioden. Leverandør skal innen 1.februar legge frem en sammenstilt årsrapport med samme innhold. Leverandør skal på forespørsel kunne fremlegge oversikt over transaksjoner. De ulike etater/kontraktsparter kan i samråd med Leverandøren avtale annen rapporteringsrutine. 10 Møteplan for kvartals/årsmøter 1. Gjennomgang av rapportert materiale. 2. Oppfølging av saker fra tidligere møter. 3. Saker eller planer i kommende kvartal.