Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Frøya kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Frøya kommune Arkivsak: 12/84 Møtedato/tid: 07.05.2012, kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, kommunestyresalen Deltagere: Johan G. Foss, leder Kirsten Dragsnes Johan Eldar Wingan Lars Nordgård Lisa Fillingsnes Grytvik (vara for Jarl Arthur Dyrvik) Arve Gausen, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Kjell Næssvold, RMN Rådmannen og /eller representanter for rådmannen Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Jarl Arthur Dyrvik Forfall: Kopi: Ordfører, kontrollutvalgets varamedlemmer, Jarl Arthur Dyrvik, postmottak RMN og postmottak Frøya kommune. Sakliste 010/12 011/12 012/12 013/12 014/12 015/12 016/12 017/12 018/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 29.02.2012 Forvaltningsrevisjonsrapport - Plan-, delings- og byggesaksbehandling Regnskap 2011 Frøya kommune - kontrollutvalgets uttalelse Forslag til avtaler 2012 - forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon Orientering om lederutviklingsprosjektet i Frøya kommune. Retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune. Referatsaker til kontrollutvalgets møte 07.05.2012 Nytt fra utvalgene - innspill fra kontrollutvalget medlemmer Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/arvid Hanssen på telefon 915 82 102, eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer, ut over Lisa F. Grytvik som er innkalt, møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 30.04.2012 Johan G. Foss (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek Side 1 av1 1

Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 29.02.2012 Saken behandles i Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 07.05.2012 Saksnr 010/12 Gunn Kari Skavhaug 033, &17, 12/84-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget og ligger på www.konsek.no kontrollutvalgene/frøya. 2

Forvaltningsrevisjonsrapport - Plan-, delings- og byggesaksbehandling Saken behandles i Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 07.05.2012 Saksnr 011/12 Arvid Hanssen 216, &58 11/217-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig redegjørelse, innen utgangen av 2012, om hvordan alle anbefalingene i rapporten er fulgt opp. 3. Kvalitetssikring av rutiner og praktisk gjennomføring av tilsyn med byggesaker prioriteres. Fysisk kontroll må gjennomføres i løpet av høsten 2012 og rapporteres senest sammen med oppfølgingen av øvrige anbefalinger innen utgangen av året. Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport: Plan-, delings- og byggesaksbehandling. Rapporten er sendt ut fra KonSek til kontrollutvalgets medlemmer per post 27.04.12 Saksutredning Kontrollutvalget har på vegne av kommunestyret ansvar for å påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. I tillegg til en tilbakemelding til politisk nivå bør forvaltningsrevisjoner gi impulser i prosesser internt for å kunne bidra i videreutviklingen av kommunen. Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon vedtok kontrollutvalget i juni 2011, sak 12/11, at det skulle iverksettes et forvaltningsrevisjonsprosjekt med hovedvekt på saksbehandling på plan- og byggesaksområdet. Brukerundersøkelser skulle være en viktig del av prosjektet. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført undersøkelsen og resultatene presenteres i rapport datert 19.04.2012. Revisjonens konklusjoner og anbefalinger fremgår av rapportens kapittel 6, sidene 42-45. Rådmannen har avgitt høringsuttalelse gjennom et høringsmøte. Dette fremgår av vedlegg 4 på side 53 i rapporten. Revisors konklusjoner og anbefalinger: Kontrollutvalgets sekretariat gjengir nedenfor deler av revisjonens konklusjoner, samt revisors anbefalinger som følge av revisjonsrapporten. Gjennom prosjektet skulle revisjonen besvare om Frøya kommune driver god saksbehandling innen plan-, delings- og byggesaksområdet. For å komme frem til sin konklusjon overfor har revisjonen belyst følgende 3 delproblemstillinger:

Delproblemstilling 1: Er det lagt til rette for god saksbehandling? Ifølge revisjonen tyder det på at de ansatte har relevant kompetanse med tilfredsstillende muligheter for kompetanseutvikling. I rapporten pekes det på flere områder hvor Frøya kommune ikke oppfyller krav til rapportering. Revisjonen mener dette er rapporteringsdata som kunne gitt et mer utfyllende bilde av situasjon vedrørende ressurssituasjon. Revisor har funnet områder som ser ut til å være mangelfullt fulgt opp. Dette kan ifølge revisor tyde på manglende ressurser, men revisor peker også på at andre forhold kan spille inn her som eksempelvis rutiner, system med mer. Det avgjørende for om kommunen har gode nok rutiner for kvalitetssikring, er ifølge revisor hva slags rutiner saksbehandlerne har seg i mellom. Revisor mener dagens rutiner kan være bra, men etterlyser likevel skrevne rutiner for hvordan saker kvalitetssikres. At virksomhetsleder til tider er lite tilgjengelig, underbygger ifølge rapporten dette behovet. Dette for å sikre likebehandling av sakene og at disse er i samsvar med lovkrav. Saksbehandlerne mangler ifølge revisor ferdigstilte interne rutiner og retningslinjer for sitt arbeidet utover gjeldende lov og regelverk. Med tanke på utskiftinger blant saksbehandlerne gir dette grunn til å anta at risikoen for ulik behandling av saker er tilstede. Intervjuene tyder ifølge revisor på at saksbehandlerne har en utfordring i å få saksbehandlingssystemet ESA til å fungere. Revisor mener det er grunn til å spørre seg om dette får betydning for kvalitetssikringen, og dermed potensielt for kvaliteten på saksbehandlingen. Revisor mener Kommunens areal- og reguleringsplaner er viktige faktorer i byggesaksbehandlingen, og at det er viktig at byggesaksbehandlerne har gode og forståelige planer å forholde seg til i sin saksbehandling. Byggesaksbehandlerne uttrykker i intervju misnøye med de kommunale planene. Kritikken går særlig på at eiendomsforhold bør være avklart og at noen reguleringsplaner ikke er digitalisert og gjennomgått på nytt. Dette kan ifølge revisor innebære at behandlingstiden for byggesaker forlenges. Revisjonens inntrykk er at noe av saksbehandlernes misnøye skyldes at de ikke har tid og ressurser til å prioritere å gjøre noe med manglene i reguleringsplanene, og det blir vist til et savn etter et større fagmiljø for plansaker i kommunen. Det er viktig med kompetanseutvikling, spesielt i et lite fagmiljø. Samarbeid med andre fagfelleskap kan ifølge revisor være en mulighet i så måte. Delproblemstilling 2: Er saksbehandlingen i tråd med god forvaltningsskikk? Revisor mener at også når det gjelder saksbehandlingstid er statistisk materiale fra KOSTRA mangelfull for Frøya kommune. Mangelfull rapportering gjør det vanskelig å tolke tallene. I intervju bekreftes det ifølge revisor at kurante plan-, delings- og byggesaker i dag behandles innenfor gitte frister, men at man tidligere har hatt utfordringer med å holde frister i noen saker. Det er i rapporten stilt spørsmål ved om kommunen tidligere har gitt foreløpig svar, noe som er et krav i forvaltningsloven 11. Revisor presiserer viktigheten av dette og at kommunen må sikre at kommunens saksbehandling ivaretar lovkravet om foreløpig svar i saksbehandlingen. Revisor har merket seg vanskeligheter i tiknytning til interne postrutiner både ift at interne postrutiner tar lang tid, og at posten noen ganger blir sendt til feil saksbehandler. Det er ifølge revisor viktig at kommunen tar en gjennomgang av rutinene for intern post slik at denne er i samsvar med krav og for å sikre at lovpålagte saksbehandlings- og klagefrister blir overholdt. Revisor har inntrykk av at alle ansatte ved plan-, delings- og byggesaksavdelingen ser på service, kundeveiledning, habilitetsbestemmelser og etikk som en viktig del av sin jobb, og at de legger stor vekt på å behandle kunder på en best mulig måte. 4

Antall saker som er opphevet av fylkesmannen tyder ifølge revisor på at saksbehandlingen i hovedsak er i tråd med god forvaltningsskikk. Revisor kan ikke se at kommunen utfører tilsyn i dag. Kommunens praksis for tilsyn i byggesaker er ifølge revisjonen ikke samsvar med tilsynskrav i plan- og bygningsloven. Resultantene fra brukerundersøkelsene viser at jevnt over er brukerne i Frøya kommune mindre fornøyd enn brukerne i Malvik kommune, og mer på nivå med gjennomsnittet for 20 kommuner Revisjonens konklusjon: Hovedproblemstillingen for undersøkelsen har vært om Frøya kommune driver god saksbehandling på plan-, delings- og byggesaksområdet. Revisjonens konklusjon er at Frøya kommune til en viss grad driver god saksbehandling på plan- og byggesaksområdet og at kommunen har noen utfordringer. Anbefalinger: Revisjonen anbefaler at rådmannen oppfyller krav til rapportering. Revisjonene anbefaler at rådmannen fører tilsyn med byggesaker Revisjonen anbefaler at rådmannen legger til rette for effektiv saksbehandling ved å: - utarbeide rutiner for kvalitetssikring sørge for at saksbehandlingssystemet fungerer etter hensikten oppgradere og oppdatere kommunale planer ta en gjennomgang av rutinene for intern post vurdere skjermet saksbehandlingstid ta en gjennomgang av hvilke tjenester servicekontoret og kommunens hjemmeside kan yte Kontrollutvalgssekretariatets vurderinger Etter kontrollutvalgets sekretariat sine vurderinger har Revisjon Midt-Norge IKS gjennomført en relevant undersøkelse ut fra avgrensningene av prosjektet som ble gjort i bestillingsprosessen. Prosjektet omhandler et område som på mange måter er lovregulert og hvor mange innbyggere kommer i direkte kontakt med kommunen. Nedenfor gir kontrollutvalgets sekretariat noen vurderinger knyttet til områder hvor det er gitt anbefalinger, samt til resultatet av brukerundersøkelsen. Rapportering: Rapporten viser at Frøya kommune ikke har fulgt formelle krav til rapportering. Revisjonens anbefaling på dette område må, slik sekretariatet ser det, oppfylles årlig. Det er positivt at KOSTRA-rapporteringen i forhold til byggesaker, ifølge rådmannen, er på plass for 2011. Tilsyn med byggesaker: Dette er et område som er lovregulert. Sekretariatet mener at revisjonens anbefaling på dette feltet må følges opp raskt. Det er derfor positivt at rådmannen i sin høringsuttalelse signaliserer at lovkravene skal være ivaretatt innen høsten 2012. Både kontrollutvalget og kommunestyret i forrige valgperiode ble gjennom saker og protokoller fra kontrollutvalget gjort kjent med manglende tilsyn. Våren 2011 mottok kontrollutvalget brev og oppdaterte rutiner for byggesaksbehandling fra administrasjonen, hvor også tilsyn er berørt. Kontrollutvalget hadde forståelse for at administrasjonen meldte om knapphet på ressurser og trengte tid for å etablere tilsyn. 5

Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 15/11 i sitt møte 12.05.11: 1. Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding til etterretning og er tilfreds med at kommunen har endret rutiner og retningslinjer knyttet til byggesaksbehandling. 2. Kontrollutvalget ber, gjennom en skriftlig tilbakemelding til KonSek innen1.juni 2012, om erfaringer knyttet til tilsyn og ulovlighetsoppfølging. 3. KonSek legger frem tilbakemeldingen i egen sak til kontrollutvalget i juni 2012. Rapporten og rådmannens høringsuttalelse kan tyde på at det fortsatt gjenstår noe før rutiner er på plass og fungerer. Kontrollutvalget bør derfor fortsatt ha fokus på området. Legge til rette for effektiv saksbehandling: Som det fremgår av rapporten og anbefalingene er det her en rekke forhold å ta tak i. Beskrevne rutiner for kvalitetssikring, fungerende saksbehandlingssystem, oppdaterte kommunale planer, sikrere rutiner for intern post generelt i kommunen, samt en mer brukervennlig hjemmeside er samlet sett krevende å få på plass. Sekretariatet mener like fullt at det her må gjennomføres nødvendige tiltak. Rapporten kan tyde på at manglende ressurser er en utfordring. Dersom dette er tilfellet er det viktig at rådmannen synliggjør dette overfor politisk nivå. Brukerundersøkelser: Brukerundersøkelser samlet viser at Frøya kommune på de fleste områder som omfattes av spørsmålene kommer ut på linje med gjennomsnittet for kommuner som har deltatt i tilsvarende undersøkelser. I motsetning til for Frøya, hvor det har vært telefonintervju, har innbyggerne i de 20 kommunene i KS-undersøkelsene besvart per post og anonymt. Anonymitet kan ifølge revisjonen føre til at det svares mindre positivt. I forhold til resultatet av brukerundersøkelse, gjennomført på samme måte og av Revisjons Midt-Norge IKS, er resultatet samlet merkbart dårligere for Frøya kommune enn for Malvik kommune. Sekretariatet har merket seg at rådmannen i sin høringsuttalelse har uttrykt at han er fornøyd med resultatene i brukerundersøkelsen. Sekretariatet mener resultatene samlet sett og spesielt på enkelte områder viser at det er et forbedringspotensial, som kommunen bør vurdere ta tak i på ulike måter. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Plan-, delings- og byggesaksbehandling for å gi en relevant og god tilbakemelding på områdene kontrollutvalget ønsket å få belyst. Sekretariatet mener at rapporten tyder på at Frøya kommune har utfordringer på flere områder. Flere av disse må løses før situasjonen kan sies å være tilfredsstillende. Selv om ressurssituasjonen kan være utfordrende er noen av anbefalingene av en slik art at det bør være mulig å følge opp relativt raskt. Sekretariater mener rapporten bør gi politikerne en god tilbakemelding om situasjonen på et område som er av stor viktighet for innbyggerne. Videre bør rapporten, etter sekretariatets mening, gjøres kjent og brukes internt som et ledd i kvalitetssikringsarbeidet. Det er viktig at kommunen raskt får på plass rutiner for å føre tilsyn med byggesaker i et slikt omfang at eventuelle regelbrudd kan avdekkes og ikke minst sørger for at formell rapportering skjer ihht gjeldende regleverk. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med innstillingen som følger saken. 6

Regnskap 2011 Frøya kommune - kontrollutvalgets uttalelse Saken behandles i Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 07.05.2012 Saksnr 012/12 Arvid Hanssen 216 11/156-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Frøya kommunes årsregnskap for 2011 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Vedlegg Revisors beretning Krav til dokumentasjon av intern kontroll etter kommunelovens 23 og krav til dokumentasjon av balanseposter etter bokføringsloven KU uttalelse til regnskap 2011 Frøya kommune Saksdokumenter 1. Årsregnskap 2011 for Frøya kommune (Utsendt direkte fra kommunen). 2. Årsberetning 2011 for Frøya kommune (Utsendt direkte fra kommunen). 3. Revisjonsberetning for 2011 for Frøya kommune, datert 16.04.12. (Vedlagt) 4. Nummerert brev 3 av 16.04.12 fra Revisjon Midt-Norge IKS til kontrollutvalget i Frøya kommune vedrørende krav til dokumentasjon av intern kontroll etter kommunelovens 23 og krav til dokumentasjon av balanseposter etter bokføringsloven. (Vedlagt) 5. Kontrollutvalgets uttalelse til regnskap 2011 Frøya kommune. Saksutredning Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om revisjon avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret før regnskapet vedtas av kommunestyret. Videre skal kopi av uttalelsen være formannskapet i hende før det avgir sin innstilling om regnskapet til kommunestyret. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Frøya kommune for 2011 i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Oppdragsansvarlig revisor har avgitt revisjonsberetning datert 16. april 2012. Revisor har påpekt at det mangler dokumentasjon av intern kontroll på noen områder, enkelte balanseposter er ikke avstemt og utlån ikke er dokumentert. Bortsett fra disse områdene konkluderer revisor med at regnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk og gir uttrykk for kommunens drift gjennom året og kommunens økonomiske stilling pr. 31.12.2011. Kontrollutvalgets sekretariat vil under henvisning til vedlagte nummererte brev og revisjonsberetningen be kontrollutvalget merke seg revisors forbehold i forhold til om den 7

interne kontrollen fungerer og også i forhold til betydelige balanseposter. Forbehold av denne type er relativt sterke signaler fra revisor, som kommunen må ta tak i raskt. Sekretariatet merker seg spesielt at revisor ikke har fått tilbakemelding på alle kartleggingsskjemaer som er sendt ut. I tillegg til usikkerhet knyttet til tallmaterialet vil mangler av denne type kunne føre til mer behov for kontroll og dermed økte kostnader til regnskapsrevisjonsarbeidet for Frøya kommune. Driftsregnskapet for Frøya kommune viser et regnskapsmessig mindreforbruk på 7,3 mill kr. Det er positivt at kommunen de siste 3 år har kommet ut med et mindreforbruk. Avkastningen på finansielle plasseringer er i likhet med foregående år positiv, men mindre enn budsjettert. Lånegjelden er økende og er nå større enn kommunens årlige driftsinntekter.. Selve driften i kommunen, utrykt ved brutto driftsresultat, viser et mindreforbruk på ca 22,3 mill kr. Det vil si at aktivitetsnivået er innenfor det kommunens inntekter tilsier. Kapitalkostnadene er betydelige, så kommunen er avhengig av finansavkastning i årene fremover. Frøya kommune må fortsatt ha et sterkt fokus på nøkternhet, økonomistyring og budsjettdisiplin. Ved sekretariatets saksbehandling foreligger ikke kommunens årsmelding, men kun den lovpålagte årsberetningen. Dette medfører at kun avvikene på overordnet nivå er kommentert i årsberetningen og ikke eventuelle avvik på enhetsnivå. Sekretariatet har imidlertid merket seg at det er store avvik mellom regnskap og budsjett på enkeltområder, som delvis skyldes manglende budsjettering og manglende budsjettkorrigeringer. Administrasjonen har selv påpekt dette i årsberetningen. Sekretariatet mener kommunen i større grad bør følge opp med budsjettkorrigeringer på sentrale områder, når avvik oppstår. Fristene for avleggelse av regnskap og årsberetning er overholdt for 2011. Dette er positivt, da Frøya kommune i de 2 foregående år først har mottatt negative revisjonsberetninger på grunn av vesentlige overskridelser av formelle frister. Rettidige, fullstendige og oversiktlig regnskapsdata, samt årsberetning er viktig, ikke minst for at kommunestyret skal ha tilgang til oppdaterte regnskapsdata i sin styring av kommunen. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og årsregnskap og årsberetning for Frøya kommune for 2011. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Det er viktig av kommunen i 2012 tar grep som sikrer og dokumenterer at interne kontrollrutiner er på plass og fungerer. Sekretariatet mener at usikkerheten knyttet til revisors forbehold til regnskapet må tas inn i uttalelsen fra kontrollutvalget. Videre er det også aktuelt å omtale at budsjettkorrigeringer og budsjettering av større poster som sykelønnsrefusjoner og avskrivninger gir bedre styringsinformasjon enn at avvik kommenteres i ettertid.. Med henvisning til revisors revisjonsberetning mener kontrollutvalgets sekretariat at årsregnskapet og årsberetningen for Frøya kommune, med unntak av usikkerheten som ligger i revisors forbehold, gir uttrykk for kommunen sin økonomiske virksomhet i 2011 og Frøya kommunes økonomiske stilling pr. 31.12.2011. Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Frøya kommunes årsregnskap for 2011 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. 8

9

10

11

(Administrativt utkast) FRØYA KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Til kommunestyret i Frøya kommune KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM FRØYA KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2011. Kontrollutvalget har i møte 07.05.2012, sak 13/2012, behandlet Frøya kommunes årsregnskap for 2011. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonsberetning datert 16.april 2012. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Årsregnskapet som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter, er datert av rådmannen og økonomisjef den 15. februar 2012. Årsberetningen er datert 19.mars 2012. Dette er innen gjeldende frister. Etter flere år med betydelige overskridelser av formelle frister er det positivt at viktige styringsdokumenter er på plass rettidig. Kontrollutvalget har merket seg revisors forbehold i forhold til om den interne kontrollen fungerer. Det er også tatt forbehold i forhold til betydelige balanseposter. Forbehold av denne type er relativt sterke signaler fra revisor, som rådmannen må følge opp. Kontrollutvalget vil spesielt peke på at revisor ikke har fått tilbakemelding på alle kartleggingsskjemaer som er sendt ut. I tillegg til usikkerhet knyttet til tallmaterialet, vil mangler av denne type kunne føre til mer behov for kontroll og dermed økte kostnader til regnskapsrevisjonsarbeidet for Frøya kommune. Ved kontrollutvalgets behandling av regnskapet forelå ikke kommunens årsmelding, men kun den lovpålagte årsberetningen. Dette medfører at kun avvikene på overordnet nivå er kommentert i årsberetningen og ikke eventuelle avvik på enhetsnivå. Kontrollutvalget har imidlertid merket seg at det er store avvik mellom regnskap og budsjett på enkeltområder, som delvis skyldes manglende budsjettering og manglende budsjettkorrigeringer. Kontrollutvalget anbefaler at kommunen i større grad bør følge opp med budsjettkorrigeringer på sentrale områder, når avvik oppstår. Frøya kommunes driftsregnskap for 2011 er gjort opp med et mindreforbruk (overskudd) på 7,3 mill kr. Årsaken til dette fremgår av årsberetningen. Det er positivt at kommunen i de 3 siste år har hatt et mindreforbruk. 12

Selve driften i kommunen, utrykt ved brutto driftsresultat, viser et mindreforbruk på ca 22,3 mill kr. Det vil si at aktivitetsnivået er innenfor det kommunens inntekter tilsier. Kapitalkostnadene er imidlertid betydelige, så kommunens finansavkastning er viktig i årene fremover. Frøya kommune må fortsatt ha et sterkt fokus på nøkternhet, økonomistyring og budsjettdisiplin. Kontrollutvalget mener at regnskapet, sammen med årsberetningen, gir informasjon om kommunens økonomiske drift i 2011 og den økonomiske stillingen pr 31.12.2011. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader eller kommentarer til Frøya kommunes årsregnskap for 2011 og anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Frøya den 07.05.12. Johan G. Foss Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet. 13

Forslag til avtaler 2012 - forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon Saken behandles i Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 07.05.2012 Saksnr 013/12 Arvid Hanssen 216 12/78-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til forslagene til avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon. 2. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene. Vedlegg Avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon Avtale om gjennomføring av finansiell revisjon Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften. Vedrørende regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 122. Vedrørende forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 92. 14

Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Kommunens kontrollutvalg er opptatt av dialogen mellom utvalg og revisjonsselskap. Avtalene angir hvilke dokumenter som skal oversendes kontrollutvalget stor frihet for kontrollutvalget til å be om opplysninger i møter gjennom året. Det har etter hvert i stor grad utviklet seg en felles forståelse mellom utvalget og Revisjon Midt-Norge IKS, og dermed et godt grunnlag for dialog og samarbeid. For kontrollutvalget er det vært viktig å forsikre seg om at de har tilstrekkelig informasjonsgrunnlag til å utføre sitt arbeid på en god måte, herunder å påse at kommunens revisjonsordning fungerer på en tilfredsstillende måte. Rapportering på ressursbruken har vært diskutert. Revisjonen har gjort det klart at de ikke vil rapportere dette til kontrollutvalget på prosjektnivå, og at samlet forbruk for kommunen rapporteres årlig til selskapets representantskap. Timetall for 2012 For 2012 er ramme til regnskapsrevisjon satt til 330 timer, som er en økning på 40 timer fra 2011. Samlet ramme til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2012 er satt til 246 timer, en reduksjon på 38 timer fra 2011. Det legges derfor opp til et revisjonsomfang på nivå med 2011, men flere ressurser går til regnskapsrevisjon. Dette kan ha sammenheng med at revisjonen må utføre mer regnskapsrevisjon for å kunne avgi revisjonsberetning. Viser i den forbindelse til sak vedrørende regnskapet for Frøya kommune 2011, hvor det er opplyst at revisjonen ikke har fått tilbakemelding fra administrasjonen på interne kontrollrutiner. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Avtalene er i tråd med de som kontrollutvalget gav sin tilslutning til for 2011. Kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for 2012. 15

16

17

18

19

Orientering om lederutviklingsprosjektet i Frøya kommune. Saken behandles i Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 07.05.2012 Saksnr 014/12 Arvid Hanssen 090 11/33-10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget er kjent med at det er satt i gang et større lederutviklingsprosjekt i Frøya kommune. Under sak 9/12 Eventuelt i kontrollutvalgets møte den 29.02.2012 ble det protokollert følgende under punkt 2: Lederutvikling for kommunale ledere i Frøya kommune. Som et ledd i å holde seg orientert ønsker kontrollutvalget å invitere rådmannen til møte 9.mai for å orientere om lederutviklingsprogrammet. Kontrollutvalgets møte er senere omberammet fra 9.mai til 7.mai for at rådmannen skal få muligheten til å delta i møtet. Rådmannen vil orientere om prosjektet og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Orienteringer av denne type bidrar til økt kunnskap om kommunens aktivitet og dermed et bidrag til kontrollutvalgets muligheter til å ivareta sin tilsynsoppgave. 20

Retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune. Saken behandles i Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 07.05.2012 Saksnr 015/12 Arvid Hanssen 033 11/277-17 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar utkast til retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling. 1. Kommunestyret vedtar Retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune. 2. Kontrollutvalget vurderer retningslinjene og legger frem sak for kommunestyret minimum en gang i hver valgperiode. Vedlegg Utkast til retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune. Saksutredning Kommunestyret har det øverste ansvar for kontroll og tilsyn i Frøya kommune. For å klargjøre rammene for, og innholdet i, kontrollutvalgets oppgaver kan det være aktuelt at kommunestyret fastsetter egne retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget drøftet behovet for egne retningslinjer i sitt møte den 29.02.12. Sekretariatet hadde på forhånd utarbeidet en skisse til retningslinjer som ble drøftet. Utvalget vedtok følgende i sak 6/12. 1. Kontrollutvalget ønsker å utarbeide egne retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å utarbeide forslag til retningslinjer i tråd med signaler fra kontrollutvalget. 3. Saken legges frem for kontrollutvalget i mai 2012 og oversendes kommunestyret for sluttbehandling. I Kontrollutvalgsboken, som alle faste medlemmer av kontrollutvalget har fått utdelt (ligger også på KonSek sine hjemmesider www.konsek.no), er det sagt noe om aktuelle punkter å ha med i reglement/retningslinjer for kontrollutvalg. Der nevnes bl.a. retningslinjer for valg, sammensetning av utvalget, retningslinjer for saksbehandlingen i utvalget og en angivelse av utvalgets oppgaver. Videre kan reglementet omfatte krav til møtehyppighet, rutiner knyttet til budsjettbehandling, og retningslinjer for evaluering av kontrollutvalgets virksomhet. Dette fremgår av side 21 i kontrollutvalgsboka. Kontrollutvalget berørte mange av disse punktene i sitt møte 29.02.12 og ønsker å innarbeide noe av dette i fremtidige retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune. Retningslinjene kan ikke inneholde bestemmelser som begrenser, eller som er i strid med, gjeldende regelverk for kontrollutvalget. Retningslinjer for kontrollutvalget må vedtas i kommunestyret på tilsvarende måte som reglement for andre politiske utvalg. For å sikre at 21

retningslinjene holdes oppdatert bør de gjennomgås, og eventuelt revideres, minimum en gang i valgperioden. Sekretariatet har oppdatert retningslinjene med synspunkter som kom frem under forrige møte, men forutsetter at det endelige forslaget blir utarbeidet i kontrollutvalget 07.05.12. Kommunestyret fikk under behandlingen av kontrollutvalgets årsmelding for 2011 en innføring i kontrollutvalgets oppgaver og ansvar og har dermed et bra utgangspunkt for å behandle retningslinjene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget og legger frem saken for kommunestyret og innstiller på at det vedtas egne retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune. 22

FRØYA KOMMUNE Retningslinjer for kontrollutvalget. (Utkast til KU-møte 09.05.12) Vedtatt i kommunestyret xx.xx..xxxx 23

Retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune 1 Formål Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Utvalget skal gjennom sitt arbeid sørge for at innbyggerne og øvrige interessenter har tillit til Frøya kommune, og at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyrets intensjoner og vedtak. Kontrollutvalget skal arbeide for å sikre god produktivitet og en effektiv utnyttelse av de ressurser som er stilt til disposisjon for å sikre en best mulig kvalitet på kommunens tjenester å ivareta innbyggernes rettsikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Frøya kommune følges opp 2 Organisering av kontroll- og tilsynsfunksjonen Kontrollutvalget i Frøya kommune som består av 5 medlemmer velges på det konstituerende kommunestyremøte.. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst et av utvalgets medlemmer velges blant kommunestyrets medlemmer. Lederen velges fra ett av de partiene som ikke utgjør flertallskonstellasjonen i kommunestyret. Til å bistå seg i arbeidet har kontrollutvalget et uavhengig og sakkyndig sekretariat som forbereder saksbehandlingen i utvalget, ivaretar sekretariatsfunksjonen i utvalgets møter og følger opp saker på vegne av utvalget. Revisjonsfunksjonen for kommunen og eventuelt tilknyttede selskaper ivaretas av egen revisor / revisjonsselskap som kommunestyret velger etter innstilling fra kontrollutvalget. 3 Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven, men kommunestyret kan be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon; som omfatter bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunens årsregnskap og å påse at revisors og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon; som er systematiske vurderinger av kommunens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet skal kontrollutvalget utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon som identifiserer behovet for og prioriterer forvaltningsrevisjonsarbeidet i kommunen. Videre skal utvalget bestille og følge opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Kontrollutvalget rapporterer resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. Selskapskontroll; som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget utarbeider en plan for gjennomføring av selskapskontroll og bestiller selskapskontroller i henhold til planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll. 24

Granskninger eller undersøkelser; kontrollutvalget kan enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskninger eller undersøkelser av kommunens virksomhet. 4 Kontrollutvalgets ressurser og rammebetingelser Kontrollutvalget fremmer eget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Frøya kommune til kommunestyret. Utvalget må ha et ressursgrunnlag som er tilpasset utvalgets oppgaver og ansvarsområde og må sikres en sekretariatsordning som er tilpasset utvalgets behov. Kontrollutvalget legger opp til en revisjonsordning som er tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behovet for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. 5 Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll fra møtene. Utvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til vedtatt møteplan. Møteinnkalling, med sakliste og sakspapirer, sendes utvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordføreren, rådmannen og revisor en uke før møtet finner sted. Ordfører har møte og talerett i kontrollutvalget. 6 Kontrollutvalgets arbeidsmåte Kontrollutvalget skal holde seg orientert om den administrative og politiske virksomheten i Frøya kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalget legge vekt på samarbeid og opptre på en uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalget vil særlig legge vekt på å følge opp kommunens beslutningssystemer, rutiner og organisasjonens egen kvalitetssikring. Gjennom sin arbeidsmåte skal kontrollutvalget bidra til at feil og uregelmessigheter forebygges, men i den grad slike forhold skulle forekomme, vil utvalget påpeke dette. 7 Informasjon og rapportering Utvalget skal legge vekt på å være løsningsorientert og bidra til læring i organisasjonen. Kontrollutvalget skal ha en aktiv og nær dialog med kommunestyret som kommunens øverste tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret ved behov. Kontrollutvalgets leder, eller den utvalget måtte bemyndige, ivaretar kontakten med media. 8 Ikrafttredelse Retningslinjene for kontrollutvalget i Frøya kommune trer i kraft etter vedtak i Frøya kommunestyre i sak xx/xx den xx.xx.xxxx.. 25

Referatsaker til kontrollutvalgets møte 07.05.2012 Saken behandles i Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 07.05.2012 Saksnr 016/12 Arvid Hanssen 033, &17, 12/84-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Foreløpig forvaltningsrevisjonsrapport til kontrollutvalget Sykefraværet gikk opp igjen i fjor. Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av sak 33/12 Kontrollutvalgets årsmelding for 2011, behandlet 29.03.12. Leder og sekretær for kontrollutvalget orienterte om tilsyn og kontroll og svarte på spørsmål fra kommunestyret. 2. Brev datert 30.03.12 fra Revisjon Midt-Norge IKS til kontrollutvalgene i eierkommunene, vedrørende status og bruks av foreløpige rapporter av forvaltningsrevisjon på høring. (Vedlagt) 3. Konferanse for kontrollutvalgsmedlemmer i Trondheim 6. og 7. juni. Arrangør er Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT), hvor kontrollutvalget i Frøya kommune er medlem. Johan G. Foss deltar. FKT gjennomfører sitt årsmøte den 6.juni. 4. Utdrag fra Kommunal rapport 22.03.12: Sykefraværet gikk opp igjen i 2011. 26

27

28

Sykefraværet gikk opp igjen i fjor Kommunale arbeidstakere hadde marginalt høyere sykefravær i 2011 enn året før. Her ser du hvor stort legemeldt fravær var i din kommune. 22. mars 2012-8:49 Av Ole Petter Pedersen Det legemeldte sykefraværet var på 7,6 prosent blant kommunale arbeidstakere i fjor, viser tall Statistisk sentralbyrå har utarbeidet for kommunal-rapport.no. Det er en liten oppgang fra 7,5 prosent året før - en reell endring på 1,9 prosent. Oppgangen kommer etter at det var et kraftig fall i sykefraværet fra 2009 til 2010. Nederst i saken finner du oversikt over legemeldt sykefravær i din kommune. Legemeldt sykefravær Sykefraværsdagsverk for arbeidstakere i kommunal sektor med legemeldt sykefravær etter arbeidsstedskommune. Kilde: Statistisk sentralbyrå. SSB har utarbeidet den samme statistikken i åtte år. Den viser at det legemeldte fraværet i sju av åtte år vaker mellom 7,4 og 7,9 prosent. Et lyspunkt er imidlertid at fraværet i 2. halvår var det laveste SSB har målt siden Kommunal Rapport begynte å få halvårstall i 2005. Fraværet i årets siste seks måneder var 7,4 prosent, ned fra 7,6 prosent i 2010. Som tidligere år er fraværet i 2. halvår litt lavere enn i 1. halvår. Tallene viser at fraværet i fjor økte i 232 kommuner. Om vi ser bort fra kommuner med under 2.000 innbyggere, der tilfeldigheter kan gi svært store prosentvise utslag, har 34 kommuner fått en økning i sykefraværet på over 20 prosent fra 2010 til 2011, inkludert kommuner som Sunndal, Stord, Vestby, Re og Voss. I motsatt ende er det 14 kommuner som har redusert sykefraværet med over 20 prosent på ett år. Av større kommer har Grimstad den kraftigste nedgangen i fraværet, med knapt 19 prosent. 29

Sykefravær 2011 Knr 1601 1612 1613 1617 1620 1621 1622 1624 1627 1630 1632 1633 1634 1635 1636 1638 1640 1644 1648 1653 1657 1662 1663 1664 1665 Kommune Trondheim Hemne Snillfjord Hitra Frøya Ørland Agdenes Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Oppdal Rennebu Meldal Orkdal Røros Holtålen Midtre Gauldal Melhus Skaun Klæbu Malvik Selbu Tydal Fylke Fravær 2011 8.5 7.7 7.5 9.7 7.1 6.2 5 8.5 9.3 4.6 9.7 6.3 8.1 6.4 7.7 6.5 6.7 5.5 7.5 7.2 8.4 8.9 8.8 8.3 5.3 Endring i % fra 2010-2.8-0.9 8.8 9.1-5 -24.3-10.9 4.9-5 28.2-6.2-8.4 0-26.2-5.7-5.8-5.2 26.9-1.1 2 7.9-0.9 5.2 0.2 37.4 Rang fravær Rang endring 350 263 235 414 182 86 22 350 402 15 414 99 311 111 263 118 134 39 235 192 342 377 371 333 32 159 181 299 303 129 14 69 264 129 402 109 91 198 11 117 113 124 396 179 222 296 181 266 200 416 Kilde: Statistisk sentralbyrå, sykefraværsdagsverk for arbeidstakere i kommunal sektor med legemeldt sykefravær etter arbeidsstedskommune. Utarbeidet på oppdrag fra Kommunal Rapport. 30

Nytt fra utvalgene - innspill fra kontrollutvalget medlemmer Saken behandles i Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 07.05.2012 Saksnr 017/12 Arvid Hanssen 033 12/93-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Under sak 8/12 Kontrollutvalgets arbeidsform foreløpig drøfting, som ble behandlet i møte den 29.02.12, ble kontrollutvalget enige om å fordele ansvaret for å se gjennom saksdokumentene for øvrige politiske utvalg i Frøya kommune. Følgende fordeling ble foretatt: Kommunestyret: Formannskap: Driftsutvalg: Forvaltningsutvalg: Jarl Arthur Dyrvik og Lars Nordgård Johan G. Foss Kirsten Dragsnes Johan E. Wingan Da kontrollutvalget får opplæring i bruk av lesebrett samme dag som kontrollutvalgets møte kan det være at medlemmene ikke har hatt nødvendig tilgang til dokumenter fra andre utvalg. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets medlemmer orienterer. Utvalget vurderer om det er behov for videre oppfølging av enkeltsaker. 31

Eventuelt Saken behandles i Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 07.05.2012 Gunn Kari Skavhaug 033, &17, 12/84-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 32 Saksnr 018/12