Resultatrapport Sykehuspartner HF Februar 2015
1 Sammendrag og målkort Økonomi og kostnadseffektivitet Måleindikator Resultat Budsjett Akk.resultat Akk.budsjett Trend Regnskapsresultat mot budsjett 12 727 7 502 25 357 20 793 Måleindikator Baseline Mål Januar Februar Trend Påløpte Investeringer - - 1 792 5 439 Andel interne prosjektressurser i Digital Fornying / PNØ - 55 % 43 % 46 % Produserte lønns-/trekkoppgaver pr lønnsmedarbeider 915 970 910 892 Tjenesteleveranser Måleindikator Baseline Mål Januar Februar Trend Kritiske driftshendelser IKT 33,25-43 45 Månedsverk levert til Digital Fornying / PNØ - - 305 344 Leverte mot bestilte prosjektressurser totalt - 95 % 95 % 94 % Tjenesteendringer 657-569 609 Leveransepresisjon Forsyningssenteret - 96 % 91,7 % #IT SLA brudd HR, Økonomi og Regnskap (A-/ B-saker) 0 % / 1 % - 0 % / 0 % 0 % / 1 % Kundetilfredshet Måleindikator Baseline Mål Januar Februar Trend Kundetilfredshetsindikator 76,7 % 80 % 75,1 % 75,1 % Brukertilfredshet i Temperaturmålingen - 75 % 71 % 70 % Medarbeidere Måleindikator Baseline Mål Januar Februar Trend Bemanningsutvikling - - 1 346 1 358 Turnover - - 6,9 % 7,1 % Sykefravær - 5,0 % 5,8 % 5,2 % Økonomi og kostnadseffektivisering: Resultatet pr februar viser et akkumulert resultat med 25,3 MNOK som er 4,5 MNOK bedre enn budsjett hittil i år. Akkumulerte inntekter fra prosjekter er 8 MNOK lavere enn budsjett. Det er foreløpig et lavere forbruk av ekstern bistand hittil i år, og personalkostnader ligger lavere enn budsjettert. Det er noe risiko knyttet til fremtidig ressursbehov i Digital Fornying, som i betydelig grad kan påvirke resultatet negativt. Tjenesteleveranser: Sykehuspartner leverer til regionale prosjekter som forventet av Digital Fornying og PNØ (94 %). Sykehuspartner leverer 46 % av egne ressurser i prosjekter (målsetting er 55 %), og prognoser knyttet til innmeldt ressursbehov fra programmene for april og utover er lavere enn forventet, men og det er forventet at registrert behov vil øke. LAB PNØ gikk i produksjon og ble levert den 27. februar på området generell kjemi. Det er fortsatt en utfordring med å få ressurser til fremtidig forvaltning. Tjenesteendringer knyttet til IKT-tjenester kjennetegnes av en høy stabil backlogg. Dette har to hovedårsaker: Antall innkommende forespørsler øker samtidig som prioriteringsmekanismer internt fortsatt er under implementering. I tillegg er ressurser i noen grad omprioritert fra tjenesteendringer til regionale prosjekter. Antallet kritiske hendelser har økt betydelig (over 30 % over de to første måneder) i 2015 sammenlignet med gjennomsnitt for 2014. Ahus, OUS og SØHF er de meste berørte helseforetakene. Hovedårsakene er aldrende plattform hos Ahus og langt flere endringer i løsningene hos OUS og SØHF enn det som har vært tidligere. Kundetilfredshet: Kundetilfredshet og brukertilfredshet er begge pr februar lavere enn målsettingen. Sykehuspartner arbeider konkret med styrking av kundeundersøkelser, brukerundersøkelser og tilbakemeldingskanaler ved å samle ressurser og kompetanse på ett sted, og videreføre systematisering og analyse av kunde- og brukertilbakemeldinger. Dette vil styrke kunnskapen om helseforetakenes behov og tilfredshet, og forbedre grunnlaget for ledelsesbeslutninger og styringsinformasjon. Medarbeidere: Medarbeiderutvikling, turnover og sykefravær er pr februar på normale nivåer. Ressursbehovet mot Digital Fornying vil imidlertid vurderes løpende, og vil kunne medføre endringer i rekrutteringstakten. Sykehuspartner HF 1
2 Økonomi Sykehuspartner HF inkl Forsyningssenteret Februar Hittil i år (tall i tusen) Regnskap Budsjett Budsjettavvik Regnskap Budsjett Budsjettavvik Basisramme 17 378 19 188-1 810 34 757 38 376-3 619 Driftsinntekter 260 584 256 263 4 321 502 070 501 358 712 Konsulentinntekter 31 725 31 464 261 56 381 64 005-7 624 Inntekter periferiutstyr og telekom 7 968 8 575-607 15 021 17 002-1 981 Andre inntekter 1 435 1 435 1 481 1 481 Sum driftsinntekter 319 091 315 489 3 602 609 710 620 741-11 030 Personalkostnader 91 618 93 103-1 485 180 120 185 619 5 499 Varekostnader 2 581 2 239 342 3 816 4 478 662 Avskrivningskostnader 109 672 104 150-3 868 195 361 197 383 2 022 Service og vedlikeholdskostnader 76 536 77 561-1 025 151 515 152 187 672 Ekstern bistandskostnader 7 316 9 781-2 465 17 539 19 382 1 844 Andre driftskostnader 20 426 21 018 2 520 40 287 40 630 344 Sum driftskostnader 308 149 307 853-5 980 588 638 599 680 11 042 Driftsresultat før viderefakturering 10 942 7 636-2 379 21 073 21 061 12 Netto Viderefakturerbare kostnader - 178-178 - 57-57 Nettofinans - 164-134 - 30-169 - 267 98 Resultat 10 600 7 502-2 587 20 847 20 793 54 Herav økte pensjonskostnader utover forutsetninger 2 127 2 127 4 510 4 510 Resultat etter endringer pensjonsforutsetninger 12 727 7 502-460 25 357 20 793 4 564 Akkumulert resultat er 4,5 MNOK bedre enn budsjett. Sykehuspartner har god kontroll på driftskostnader, samt et foreløpig lavere forbruk av ekstern bistand. Det pågår et arbeid knyttet til åpningsbalansen for Sykehuspartner HF og det er sannsynlig at Sykehuspartner får en økt rentekostnad som følge av at Sykehuspartner HF blir kapitalisert med rentebærende gjeld. Inntil videre har Sykehuspartner opprettholdt tjenesteprisen fra budsjettversjon vedtatt i driftsstyret 5.desember og fakturert helseforetakene den rentekostnaden (30 MNOK) som forelå i dette budsjettet. Pr februar utgjør dette 4,6 MNOK som er avsatt i balansen. Endret ressursbehov i Digital Fornying kan gi negativ resultateffekt For Sykehuspartner innebærer dagens praksis vedrørende omsetning av prosjekttimer en økonomisk risiko. Dersom Digital Fornying kan si opp prosjektmedarbeideren fra SP uten oppsigelsestid eller kreve at kun leverte timer skal faktureres (ikke bestilte), vil Sykehuspartner belastes for både lønnskostnaden til SP ansatte og for den innleide konsulenten som er under kontraktfestet oppsigelsestid. Tett dialog med Digital Fornying for å kunne tidligst mulig kunne tilpasse ressursplanlegging og kostnadsnivå. Februar viser tilfredsstillende kostnadsstyring, men det er svært viktig med stram økonomistyring fremover for å sikre et resultat i budsjettbalanse For å sikre gode rammebetingelser for god økonomistyring i Sykehuspartner, fordeling av økonomisk risiko mellom Helse Sør-Øst RHF avdeling Digital Fornying og Sykehuspartner HF ønskes formelle retningslinjer som regulerer slike spørsmål. Sykehuspartner HF 2
2.1 Økonomiske nøkkeltall Rød linje viser budsjett. Sykehuspartner HF 3
3 Tjenesteleveranser 3.1 Prosjektleveranser Andelen leverte ressurser sett opp imot bestilte ressurser i februar er 94 % totalt. Ressurser fra Sykehuspartner står for 46 % av ressursene som leverte timer inn i Digital fornying. Ressurstilgangen til Digital fornying og SØK vurderes samlet som tilfredsstillende. Samtlige programmer med unntak av LAB PNØ melder grønt. For de fleste prosjektene tilsvarer leverte timer det som ble bestilt. Prosjektene som har fått levert færre timer enn det de har bestilt melder at gapene ikke har hatt konsekvenser for fremdriften. LAB PNØ gikk i produksjon og ble levert den 27. februar på området generell kjemi. Det er fortsatt en utfordring med å få ressurser til fremtidig forvaltning. Prosjektet og linjen samarbeider om en løsning. Fra april og utover er det meldte en betydelig redusert ressursbehovet som er langt under forventning. Det er sendt ut brev til programmene om justering og det er forventet at registrert behov vil øke. 3.2 Tjenesteendringer og driftsleveranser Utvikling i Leveransebacklog for Tjenesteendringer for IKT-tjenester Tjenesteendringer i Sykehuspartner defineres som fakturerbare leveranser som bestilles av kunden i tillegg til årlig avtale og som krever et godkjent tilbud før leveranse iverksettes. Generelt er backlogen for avtalte tjenesteendringer knyttet til IKT-tjenester stabilt høy. 41 % av de avtalte leveranser er i tilbudsfasen og 59 % Sykehuspartner HF 4
under gjennomføring i februar. Den nye regionale forvaltningsmodellen og vårt nye leveransestyringsapparat er i tidlig implementeringsfase. Dermed har disse tiltakene enda ikke hatt en vesentlig effekt på siling og prioritering av forespørsler, eller på effektivisering av kapasitetsutnyttelse. Totalt forespørselsnivå har økt noe og parallelt har vi avgitt mer ressurser til regionale prosjekter, men det leveres stort sett like mye saker som det mottas. Det antas at samlet backlog består av en del døde -saker og denne dermed gir et noe pessimistisk bilde på hvor mye som er utestående mot foretakene. Det vil gradvis bli ryddet i denne backloggen. Kritiske hendelser I forbindelse med gjennomsnitt antall kritiske hendelser pr. måned i 2014 har antallet kritiske hendelser økt betydelig etter nytt år. Vi ser en økning på 30 % i januar og ytterligere 6% i februar. SØHF står for 13% av hendelsene hittil i år. De to universitetssykehusene i HSØ er de meste berørte med 29,5% av total antall hendelser for Ahus og 28% for OUS hittil i år. Dette korresponderer andelsmessig med det som ble observert i 2014. Hovedårsaken bak økningen er det så langt i 2015 har vært en vesentlig høyere endringstakt enn tidligere, noe som for øvrig forvente å vedvare utover i året. For OUS og SØHF pågår det en betydelig utvikling og endring gjennom 2015. Spesielt for Ahus er hendelsene spredt ut over mange tjenester og skylder oftest kjente svakheter i systemer som er mot slutten av sin levetid, og som ikke løses permanent før tjenester og infrastruktur fornyes. I påvente av leveranser fra digital fornying vil situasjonen for Ahus være svært krevende. Det er foretatt en analyse av mulige tiltak. Noe av disse er allerede påbegynt og øvrige vil bli prioritert i en dialog med Ahus. For øvrig bemerkes det at når nivået på driftsinvesteringer holdes nede til fordel for digital fornying over flere år, så vil dette etter hvert påvirke evnen til å levere sikker og stabil drift. Det legges derfor spesielt vekt på dokumentasjon av kjente feil og gode rutiner for å forbedre løsningstid på disse kjente hendelsene. Prognoser for ressursbestilling fra Digital Fornying/PNØ er betydelig under forventninger fra og med april Høy stabil backlog i tjenesteendringer Økende antall kritiske hendelser Brev til programmene om justering som skal gi bedre prognoser for Digital Fornying og PNØ slik at linjen i Sykehuspartner bedre klarer å vurdere eventuelle økonomiske risikoer for resten av året og effektiv bruk av ressurser. Fokus på implementering av regional forvaltningsmodell og leveranse-/ressursstyring prosesser i Sykehuspartner Fokus på dokumentasjon av kjente feil, forbedring av løsningstid og forsterkning av overvåking Sykehuspartner HF 5
4 Kundetilfredshet 4.1 Kunderapport Tabellen viser helseforetakenes oppfatning av Sykehuspartner HF, videreformidlet gjennom kundeansvarlig: Det er i perioden en økning i antall kritiske hendelser, spesielt Ahus og OUS Det er flere utfordringer knyttet til IKT-leveranser hos mange foretak over tid, blant annet overskridelse av tidsfrister på tjenesteleveranser Det pågår arbeid med omforente kundeplaner for hvert helseforetak Fokus på systematisering og forbedring av kunnskap om helseforetakenes behov og tilfredshet styrkes Fokus styrkes på videreutvikling av kundeteamene Sykehuspartner HF 6
4.2 Brukertilfredshet / temperaturmåling Generelt lavere brukertilfredshet enn ønskelig Samling av ressurser og kompetanse ett sted i organisasjonen for å styrke og videreutvikle kundeog brukertilfredshets-undersøkelser Systematisering og dypere analyse av kunde- og brukertilbakemeldinger som grunnlag for ledelsesbeslutninger og videreutvikling av tjenester Sykehuspartner HF 7
5 Medarbeidere Ingen betydelige avvik Det foreligger noe usikkerhet rundt ressursplan for Digital Fornying Bemanningsutviklingen er i samsvar med ønsket utvikling. Ressursbehovet mot Digital Fornying vil imidlertid vurderes løpende, og vil kunne medføre endringer i rekrutteringstakten. Rutiner for gjennomføring av sluttsamtaler i forbindelse med endt arbeidsforhold skal gjennomgås, og sikre at denne kunnskapen systematiseres og nyttegjøres. Sykehuspartner HF 8