Møtereferat 8. februar 2017 Møtested: Bytorget, Erling Skakkes gate 14, Trondheim Deltaker Deltaker Ikke tilstede Gjest Hansen, Trine (TH) X Danielsen, Karina (KD) X Fjerdingen, Maj-Britt (MBF) X Haugen, Åse Furunes (ÅFH) X Lehtonen, Marianne (ML) X Naversen, Rut (RN) X Nordberg, Marion (MN) X Nyborg, Grete (GN) X Overvik, Frode (FO) X Sundstrøm, Berit (BS) X Svenning, Aslaug (AS) X Welve, Heidi Selboe (HSW) X Ålberg, Bjørn Ståle (BSÅ) X Øverås, Marit (MØ) X Orienteringssaker Navn på fagrådet: Ønske fra HNT om at navnet skal være «Fagråd digital samhandling Sør- Trøndelag», akseptert på samling i regionalt fagråd. Må godkjennes i Administrativt samarbeidsutvalg eller tilsvarende i alle tre fylkene. Aslaug Skarsaune Svenning er nytilsatt Regional koordinator for e-meldinger i Midt-Norge (50 %) og Tjenesteansvarlig e-meldinger i HEMIT (50 %). Kommer som systemansvarlig fra Malvik kommune. Deltar som observatør i alle tre fagrådene. Maj-Britt Fjerdingen er oppnevnt som representant fra Fjellregionen, rådgiver, Organisasjonsavd Røros kommune, men fikk beskjed så seint at hun ikke hadde anledning til å delta på møtet Elektroniske epikrisemeldinger til fysioterapi og ergoterapitjenesten i kommunene. Med unntak av to kommuner som ikke har tjenesten, har alle nå publisert tjenestene, og testing er omtrent ferdig. Da vil helsepersonell (Leger, fysioterapeuter og andre) kunne sende epikriser fra opphold og poliklinisk kontakt til fysioterapeuttjenesten i kommunen. 1. Dialogmeldinger 1) Fødeavdeling helsestasjon: Erfaringer fra pilot og plan for innføring: Pilotert mellom Fødeavdelingen ved St. Olav og Helsestasjonstjenesten i Trondheim (HsPro) høsten 2016. Erstatter faks og SMS til helsestasjon som varsel om nyfødt. Fødselsepikrise/rapport sendes på papir per post som før. Innført ved alle helsestasjoner som bruker HsPro i Sør-Trøndelag nå, Holtålen helsestasjon sist ut nå i januar i år. Alle helsestasjonene med HsPro mottar papirløse basismeldinger (epikriser, labsvar og røntgensvar), samt kan motta/sende dialogmelding. Helsestasjonene kan også sende avviksmelding på feilsendt epikrise. Innføring ved HsPro-kommuner i Nord-Trøndelag og Møre og Romsdal pågår. Pilotering av mottak av epikrise til CGM helsestasjon prøves ut i Ålesund. Mer informasjon om dette etter
hvert. Fellesmøter for kommuner som bruker samme journalsystem ønskes i løpet av våren. Vedlegg: Rutinebeskrivelser 2) Lege lege/legetjeneste: Erfaringer fra pilot og plan for innføring. Pilotert mellom tre fastlegekontor og Klinikk for hjertesykdommer høsten 2016. Informasjon sendes til klinikkene ved St. Olav og legekontorene i Sør-Trøndelag denne uke, teknisk åpning av adressene for dialogmeldinger og legekontorene i dag (8. feb). Gradvis innføring etter hvert som informasjonen når ut. Vil gå brev til kommunene om dette. Innføring av henvisning og bruk av dialogmelding for legetjenesten i kommunene blir styrt av KomUt-koordinator i Sør-Trøndelag pga det er henvisningsadresser som må konfigureres i PLO-systemene og meldingstjenerne for at dette skal fungere. Vedlegg: Rutinebeskrivelser 3) Fysioterapi fysioterapi: Plan for pilot: Opprinnelig skulle piloten gå i MR, men de fikk problem nå i høst pga omorganisering. Fysioterapeuttjenesten både i Trondheim kommune og ved St. Olav er ivrige etter å ta i bruk dette. Vi ber om representanter til en arbeidsgruppe fra tjenestene som kan lage og prøve ut rutinebeskrivelse for bruk. Legges fram fagråd og KomUT, må være likt i regionen. 2. Midt-Norsk adressekatalog Oversikt ble delt ut på møtet og gjennomgått. Revidert oversikt over tjenesteadresser er vedlagt referatet. 3. Spørsmål i meldingstypen Helseopplysninger - rutiner Sak meldt inn fra Oppdal: De har i opplæringen av de ansatte lagt vekt på at Helseopplysninger om ny pasient og oppdatert kun skal inneholde en status med helseopplysninger om pasienten og ingen spørsmål. Opplever imidlertid at de får spørsmål. Dette skaper usikkerhet, blant annet til responstid. Kan bli uheldig dialog, at noen svarer at det ikke skal stilles spørsmål i slike meldinger. Kan man det? Hva gjøres i andre kommuner? Diskusjon: Samarbeidsavtalen har responstid knyttet til to meldinger: Melding om innlagt pasient og Melding om utskrivningsklar pasient: 3 timer. St.Olav har også observert at det også stilles spørsmål fra kommunen til sykehuset knyttet til mottatte Helseopplysninger. Både fra Profil, CosDoc og Gerica kan det stilles spørsmål til Helseopplysninger dersom meldingens innhold er uklar eller det mangler informasjon. Det er teknisk mulig å svare på en Helseopplysningsmelding. Dette bør også fungere likt regionalt, vil løfter saken til regionalt KomUtmøte. 4. Bruk av PLO-meldingene innen Psykisk helsevern Innføring av meldingene mellom Psykisk helsevern og Psykisk kommunehelsetjeneste i kommunene skjedde høsten 2016. Det er samme avtale som regulerer samhandlingen, og det vil komme medfinansieringskrav også for disse pasientene. Store uklarheter knyttet til når en pasient er definert som utskrivningsklar i Psykisk helsevern. Dessuten fortsatt mange som kun svarer Mottatt eller ikke svarer i det hele tatt Vi setter saken på dagsorden på neste møte og ønsker å diskutere og belyse følgende problemstillinger: Erfaringer fra innføring i PH.
Krav til innhold i meldingene behov for ekstra innholdselementer som er viktige i samhandlingen om disse pasientene. Felles regional veiledning trengs. PH presenterer den de bruker på Østmarka i dag. Svar på Melding om utskrivingsklar pasient - innholdskrav Langtidspasienter versus akuttpasientene, inkludert selvutskrivning. I møte utskrivningsklare i Trondheimsområdet ble det nedsatt en arbeidsgruppe ifb med endring i forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter og innføring av betalingsplikt for utskrivningsklare pasienter i psykisk helsevern. Tilsted i møte var Arild Carlsen, rådgiver, Divisjon psykisk helsevern og Eirik Roos rådgiver, fagstab Trondheim, ansvar samhandling med psykisk helsevern. Arbeidsgruppen er helt i stargropen og før gruppen møtes samlet vil det foregå en kartlegging internt. Representant i Fagråd for PH er meldt inn og vil være deltager i arbeidsgruppen framover. PH må krysse av for at pasienten har gitt samtykke. Hva betyr dette. Hva må til for å sette kryss må man ha gjennomgått meldingen sammen med pasienten? Psykologtjeneste i kommunen. Trondheim kommune publiserte, men fikk mange feilhenvisninger og har valgt å deaktivere. Hva tenker helsepersonell i PH om dette? Hva tenker de andre kommunene? 5. Eventuelt Epikrise feilsendt til Jordmortjenesten fra St. Olav: Helsestasjon ønsker å svare på meldingen med avviksmelding, men fikk dokumentet på papir i stedet. I overvåkingsverktøyet MTM som St. Olav bruker, gjøres avviksmeldingen om til en Avvistkvittering. I avvistkvitteringer fra legekontor er det enkelt å se om epikrisen er avvist pga pasienten ikke er kjent (som i dette tilfellet). Overvåker kan lese årsaken, men må da åpne selve meldingen for å se dette. Dette blir tatt opp med HF-overvåkere at de må huske å sjekke årsaken når avvisningen kommer fra helsestasjonstjenesten. Henvisning fra helsestasjon til St. Olav: Trondheim kommune har aktivert alle henvisningsadressene, har testet at man kan sende henvisning til St. Olav, men har problem pga de ikke får Akseptertkvittering. Har gitt beskjed til legene om at henvisninger ikke skal benyttes ennå, men noen gjør det likevel. To alternativer: Deaktiver henvisningsadressene (mye arbeid) eller ring til Felles skrivetjeneste på tel 72 82 19 50 (kl 07-22 alle dager) og få bekreftet at henvisningen er mottatt. Rut orienterer overvåkerne med kopi til Berit Sundstrøm. Dialogmelding til helsestasjon fra System X: Når dialogmelding sendes til helsestasjonstjenesten fra System X går den i stedet inn i PLO-systemet Gerica i Trondheim kommune. Feilsituasjon mellom Trh kommune og leverandør. System X kan ikke sende Sysvak-meldinger fra Smitteverntjenste eller Fylkeshelsetjeneste. Må jobbes mot leverandørene med dette. Tilbakemelding om feilsendte meldinger for Profil: De ikke kan sende melding for pasienter de ikke har opprettet journal for: Epikriser: Meld fra til Felles skrivetjeneste tel 72 82 19 50 (kl 07-22 alle dager), da det er de som håndterer overvåking og korrigerende tiltak for epikriser. Alle PLOmeldinger unntatt avviksmeldingen automatisk skal sette inn Forfatters navn, enhet og direkte telefonnummer. Dette kan brukes for å melde om avvik for PLO-meldinger. Dette er vel det enkleste? Hvis man ikke når fram, kan kommunen ringe Felles skrivetjeneste, så kan de formidle videre internt. Dessuten jobbe mot leverandøren!
Oppfølging av kommunene og fagsystemene man representerer : Det er etablert egne nettverkssamarbeid for fagsystem som kan formidle og følge opp hva Fagråd jobber med. Gerica samarbeid i fjellregionen (Røros, Holtålen og Os). CosDoc samarbeid (Oppdal, Meldal og Rindal). Profil samarbeid (Melhus, Malvik, Hitra, Frøya) som sammen med Åfjord og Rissa møter og er representant for Profil samarbeidet i Fosen (Åfjord, Bjugn, Rissa, Leksvik, Roan og Osen) Gerica samarbeid i SiO (Orkdal, Klæbu, Skaun, Midtre Gauldal, Rennebu, Snillfjord, Hemne, Agdenes, Ørland og Trondheim) Fagråd har medlemmer som representerer alle fagsystemnettverket
6. Aksjonslista status og framdrift Nummer i tabellen svarer til nummer i aksjonslista Nr Referat 1 Innføring henvisning fra kommune til sykehus 08.02.17: Første henvisning sendt 17. januar, siden det mottatt 12, nå er det sendt ut informasjon til alle legene. Trine har styringen her, hjelper Gericakommunene med å konfigurere henvisningsadressene. KomUt-koordinator MR Atle Betten bistår Profilkommunene (skal være enklere oppsett der). De som kommer først til mølla osv. Mål å være ferdig innen 1. juni for å unngå ferien. 11.01.17: Et viktig fokus i 2017. Mest jobb å gjøre for kommunene her: Det må tilrettelegges henvisningsadresser (jf punktet om Midt-norsk adressekatalog), og gjennomføre opplæring av de som skal henvise. Sykehusene har henvisningspostkasser og mottak som fungerer for fastlegene allerede. Mange klinikker er knyttet til Felles postmottak, som skanner papirhenvisninger og sender dem elektronisk til klinikkene. 2 Avklare bruk og registrering av e-postadresse til meldingsansvarlig 08.02.17 Alle kommuner har disse adressene i ST. Lage regional veiledning om bruk. Noen stikkord: Presis angivelse av mottaker som systemadministrator, IT-ansvarlig eller begge. Kunne bruke dem både til varsling og gi relevant informasjon eller beskjeder. Også kunne brukes ved antatt tekniske problem som at sykehuset ikke mottar kvitteringsmeldinger fra kommunen etc. 11.01.17 Nasjonalt har alle kommuner opprettet epostadresser som heter meldingsansvarlig@navn.kommune.no. Adressene er opprettet for alle kommuner i Sør-Trøndelag, men det er ikke gjennomført registrering i NHN-adresseregister. 3 Midt-norsk adressekatalog 08.02.17 Revidert oversikt er laget. To kommuner ønsker ikke å publisere fysioterapei og ergoterapi pga de ikke har disse tjenestene. Øvrige kommuner har fått dette på stell nå. Ellers er det noen tjenester som noen men ikke alle kommuner har som Flyktningehelsetjeneste for eksempel. 11.01.17: Hvilke tjenester skal publiseres for kommunene, og hvilke av sykehusets tjenester trenger kommunene å abonnere på/aktivere? 4 Melding av samhandlingsavvik mellom kommune og foretak i forhold til avtaler. 08.02.17: Hører til Fagråd for kvalitetsforbedring. Utgår fra vår aksjonsliste. 11.01.17: HSW opptatt av dette. Skjer i dag per papir. Kunne dette vært gjort enklere? Felles portal? 5 Samhandlingsavtalen som er laget er ikke helt tilpasset psykisk helsevern. 08.02.17: Hører til reforhandling av tjenesteavtale. Utgår fra vår aksjonsliste. 11.01.17: Bør suppleres med avvik. Tema ved reforhandling av avtalene. 6 Direkte telefonnummer mangler i noen av meldingene. 08.02.17 RN har ikke fått noen meldinger. Man kan ringe disse numrene for å gi beskjed ved avvik, RN skal sjekke om kommunen kan ringe Felles skrivetjeneste hvis de ikke får respons på direktenummeret som er angitt. 11.01.17 Noen som mangler telefonnummer, sier FO. Dette er informasjon som skal ligge i Doculivesystemet. Send melding til Rut Naversen når dere oppdager slike, så sjekker vi det opp og får det lagt inn i vår EPJ.
Nr Referat 7 Helseopplysninger (24-timersvarsel) og (oppdatert) blir brukt til å stille spørsmål. 08.02.17 Løftes regionalt pga ulik praksis. Jf egen sak i dagens referat. 11.01.17 Ønsker at den kun skal inneholde status og helseopplysninger. Bruke forespørselsmeldinger til spørsmål. Har med rutiner å gjøre. Tema for St. Olavs Samhandlings- og superbrukernettverk? 8 Audiogram: Trondheim helsestasjon. Opplever at audiogram sendes som vedlegg til elektronisk epikrise. 08.02.17 RN har avklart at det er Felles skrivetjeneste som gjør denne jobben for Høresentralen. De tar utskrift av audiogrammet fra det tekniske utstyret. Tror de bruker epikrisen for å adressere. Har bedt dem finne ut om de kan forenkle sin rutine og bare legge audiogram i en konvolutt de har forhåndsadressert eller noe liknende. 11.01.17: Risiko at vedlegget makuleres fordi man ser at epikrisen er mottatt allerede: Hvorfor ikke bare sende audiogrammet, spør BS. RN følger opp overfor Høresentralen og ser om vi kan finne noen bedre forsendelsesmetode. 9 Økende tendens om at flere avsendere sender dokumenter både til legetjenesten og sykepleietjenesten. 08.02.17 RN har gjennom overvåking av ukvitterte mottatte og sendte meldinger observert et par som har gjort dette og sendt melding til dem. Den ene forklarte at pasienten først skulle på korttidsrehabilitering døgnopphold, deretter hjem med hjemmesykepleie. Trodde hun måtte sende til begge da. Den andre var usikker og sendte til begge for sikkerhets skyld. Begge glad for avklaring. RN ønsker også å ta opp riktig adressering på fagdag for sekretærene i mars. Ellers må det være konkrete tilbakemeldinger til de som har gjort feil. 11.01.17: Det blir smør på flesk. Noen kommunesystemer håndterer dette med duplikater, mens andre ikke gjør det. Plunder og heft fordi man sjekker begge epikriser for å finne ut om det er forskjell mellom dem. 10 Rekvirering av laboratoriesvar. IHR-modul innføres i Midt-Norge brukes også av sykehus i Helse Sør-Øst. Legekontor tar det i bruk nå. 08.02.17 ML Dette er fortsatt i prosjekt og piloteres. Når det er klart vil hun formidle informasjon om hvordan det har gått, og hvordan innføringen skal skje, og hvordan kommunene kan koble seg på 11.01.17 ÅFH forteller at det kommer laboratorierekvirering til Fürst i ny versjon av CosDoc. Det er ikke lurt med tanke på samhandling mellom sykehus og kommune. Hvordan få kommunesystemene integrert med IHR-modulen? Lettere å gi kopi av svar osv. 11 Rutiner når sykehuset har sendt melding til feil kommune 08.02.17 Jf også aksjon 6 om direkte telefonnummer. Alt henger sammen med alt. Profilkommuner må ringe inn om mottatte meldinger om pasienter de ikke har til Felles skrivetjeneste (epikriser) og direktenummer for PLO-meldingene. Ta opp problem med nummer med RN. Anser saken som avklart. 11.01.17: Dette håndteres ulikt i de forskjellige systemer. Noen kan sende avviksmelding (Gerica, CosDoc og HsPro) på personer som ikke har journal, andre (Profil) kan ikke det. Avviksmeldingene blir oppfattet som en avvisningdet betyr at rutinene må være ulike for håndtering av slike ting (sende elektronisk melding vs ringe). Avtaler, tidsfrister og brudd på disse.