Konkurransegrunnlag Senter for internasjonalisering av utdanning Rammeavtale kursog konferansetjenester Tilbudsfrist: 30.9.2015, kl. 12:00. Ref. 2015/223 SENTER FOR INTERNASJONALISERING AV UTDANNING TLF: +47 55 30 38 00 FAKS: + 47 55 30 38 01 E-POST: SIU@SIU.NO POSTADRESSE: PB 1093 SENTRUM, 5809 BERGEN BESØKSADRESSE: VASKERELVEN 39 INTERNETT: WWW.SIU.NO
Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.2.1 Anskaffelsens formål... 3 1.2.2 Anskaffelsens omfang... 3 1.3 Rammeavtale, oppdrag og varighet... 4 1.4 Tilbud på hele eller deler av leveransen... 4 1.5 Forbehold og avvik... 5 2 Administrative bestemmelser... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 5 2.3 Om vedlegg 4 tilbudsmappen... 6 2.4 Språk... 6 2.5 Fremdriftsplan... 6 2.6 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget... 6 2.7 Spørsmål til konkurransegrunnlaget... 6 2.8 Oppdragsgivers kontaktperson... 6 3 Lønns- og arbeidsvilkår... 7 4 Offentlighet og taushetsplikt... 7 5 Krav til tilbudet... 7 5.1 Tilbudsformat... 7 5.1.1 Innbinding, pakking og merking... 7 5.1.2 Antall kopier... 7 5.2 Vedståelsesfrist... 7 6 Tilbudslevering... 8 6.1 Tilbudsfrist... 8 6.2 Leveringsmåte og leveringsadresse... 8 6.3 Åpning og håndtering av tilbud... 8 7 Kvalifikasjonskrav... 9 7.1 Om kvalifikasjonskravene... 9 8 Tildelingskriterier og evaluering... 9 8.1 Tildelingskriterier... 9 9 Avslutning av konkurransen... 9 9.1 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode... 9 Konkurransegrunnlag rammeavtale kurs- og konferansetjenester Side 2 av 9
1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Senter for internasjonalisering av utdanning (SIU) er et forvaltningsorgan under Kunnskapsdepartementet (KD). SIU holder til i Bergen og har ca 90 fast ansatte. SIU er Norges kompetansesenter for internasjonalisering av utdanning. Vi samarbeider med utdanningsinstitusjoner og norske styresmakter, og skal bidra til å øke kunnskapen om internasjonalt utdanningssamarbeid i Norge. SIU forvalter internasjonale utdanningsprogram og har ansvar for å profilere Norge som et attraktivt samarbeids- og studieland, drive informasjonsarbeid, rådgivning og utredning. For mer informasjon om SIU se www.siu.no 1.2 Anskaffelsens formål og omfang 1.2.1 Anskaffelsens formål Leveransen skal dekke oppdragsgiver sitt behov for kurs- og konferansetjenester i Bergen og på Gardermoen. SIU ønsker å inngå rammeavtale med 2-3 leverandører i nærområde rundt Gardermoen, 1-2 i nærområdet rundt Bergen lufthavn Flesland og 3-4 leverandører i Bergen sentrum. Kurs- og konferanseleveransen skal dekke: Konferansepakke uten overnatting (dagpakke) Konferansepakke med overnatting Døgnovernatting med frokost for eksterne gjester (grupper over 9) på arrangement i regi av SIU Overnatting ved tjenestereiser og enkeltbesøk i regi av SIU, omfattes ikke av denne rammeavtalen. Se for øvrig bilag 1 til kontrakten kravspesifikasjonen. 1.2.2 Anskaffelsens omfang Anskaffelsen omfatter konferansepakke med overnatting og dagpakke uten overnatting, samt døgnovernatting inkl frokost når konferanser ikke avholdes på hotellet. Det samlede volum for hele anskaffelsen i kroner er ca 1,5 til 2 mill. kr i Bergen, ca 0,3 mill kr på Bergen Lufthavn og ca 0,7 mill. kr på Gardermoen. Anskaffelsens omfang er nedenfor angitt med et estimat for antall konferansepakker/ dagpakker per år. Omfanget er utelukkende et estimat og er ikke bindende for oppdragsgiver. Oppdragsgivers behov vil kunne variere betydelig fra år til år. Faktisk volum vil kunne variere på bakgrunn av endringer i bevilgninger, aktiviteter og andre rammevilkår. Konkurransegrunnlag rammeavtale kurs- og konferansetjenester Side 3 av 9
For ytterligere informasjon om anskaffelsens omfang og innhold vises det til kravspesifikasjonen, se kontraktens bilag 1. Estimat for konferansepakker Bergen sentrum Del Estimert antall pakker per år I) Dagpakke uten overnatting Ca 350 II) Konferansepakke med overnatting Ca 60 Bergen Flesland Del Estimert antall pakker per år I) Dagpakke uten overnatting Ca 100 II) Konferansepakke med overnatting Ca 20 Gardermoen Del Estimert antall pakker per år I) Dagpakke uten overnatting Ca 250 II) Konferansepakke med overnatting Ca 40 Estimatet er basert på historiske tall og er ikke bindende for oppdragsgiver. 1.3 Rammeavtale, oppdrag og varighet Det skal inngås parallelle rammeavtaler med 2-3 leverandører på Gardermoen, 1-2 leverandører ved Bergen Flesland og 3-4 leverandører i Bergen, forutsatt at det foreligger et tilstrekkelig antall egnede tilbud. Tildeling av oppdrag mellom rammeavtalepartene skjer i henhold til tildelingsmekanismen beskrevet i rammeavtalen. Rammeavtalens varighet er 2 år. Oppdragsgiver skal ha opsjon på forlengelse av rammeavtalen i inntil 2 år (1+1). 1.4 Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er anledning til å gi tilbud på deler av leveransen: Kurs og konferanser i Bergen sentrum Kurs og konferanser på/nær Bergen lufthavn Flesland Kurs og konferanser på/nær Gardemoen Konkurransegrunnlag rammeavtale kurs- og konferansetjenester Side 4 av 9
1.5 Forbehold og avvik SIU oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter kan medføre avvisning. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold/ avvik skal være presise og entydige, slik at SIU kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av SIU, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og avtalebestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises. På generelt grunnlag vil vi minne om at leverandørene ved åpne anbudskonkurranser, der det ikke er anledning til å forhandle, bør være varsomme med å ta forbehold til konkurransegrunnlaget da det må avvises dersom det ikke er mulig å evaluere hva forbeholdene vil innebære for leveransen. 2 Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og II. Denne prosedyren tillater alle interesserte leverandører å levere tilbud. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen 14.8.2015. 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Del 1: Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med følgende vedlegg: Vedlegg 1: HMS egenerklæringsskjema Vedlegg 2: Egenerklæringsskjema lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 3: Egenerklæring om ILO-konvensjoner Vedlegg 4: Tilbudsmappe med kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier med mer. Del 2: Rammeavtalen/kontrakten med bilag nevnt i bilagslisten i kontrakten: Bilag 1: Oppdragsgivers kravspesifikasjon Bilag 2: Kundens løsningsforslag Bilag 3: Prisbilag Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Endringer til avtalen Konkurransegrunnlag rammeavtale kurs- og konferansetjenester Side 5 av 9
2.3 Om vedlegg 4 tilbudsmappen Vedlegg 4 Tilbudsmappe skal fylles ut og signeres av tilbyder. Dokumentet er ment å gi en oversiktlig fremstilling over all dokumentasjon og informasjon som må være inkludert i tilbudet. Les derfor dette dokumentet nøye. 2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. 2.5 Fremdriftsplan For anskaffelsen er det lagt opp til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin 14.08.2015 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 19.09.2015 kl. 12:00 Tilbudsfrist 30.09.2015 kl. 12:00 Tilbudsåpning 30.09.2015 kl. 13:00 Tilbudsevaluering Uke 40-41 Meddelelse om kontraktstildeling Uke 42 Karensperiode Uke 43 NB Minimum 10 dager Kontraktsignering Uke 44 Datoer etter tilbudsfrist er tentative. 2.6 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget kunngjøres på Doffin. 2.7 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver oppfordrer Leverandøren til å sette seg tidlig inn i konkurransedokumentene og stille spørsmål dersom noe er uklart. Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt. 2.5. Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig på Doffin. 2.8 Oppdragsgivers kontaktperson Navn: E-post: Svanhild Solhaug post@siu.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Konkurransegrunnlag rammeavtale kurs- og konferansetjenester Side 6 av 9
3 Lønns- og arbeidsvilkår For dette oppdraget gjelder Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (Forskrift 8.februar 2008 nr. 112). Egne krav og beføyelser knyttet til dette er omhandlet i del 2 rammeavtalen. 4 Offentlighet og taushetsplikt Etter at valg av leverandør er foretatt er tilbud og anskaffelsesprotokoll offentlige dokumenter åpent for innsyn. Imidlertid plikter oppdragsgiver å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde jf. FOA 3-6 jf. Forvaltningsloven. 5 Krav til tilbudet 5.1 Tilbudsformat 5.1.1 Innbinding, pakking og merking Tilbudet innbindes, pakkes og merkes på følgende måte: Tilbudets disposisjon og innhold skal følge strukturen angitt i tilbudsmappen, vedlegg 4 dvs. - Signert tilbudsbrev (tilbudsmappen, vedlegg 4) - Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav - Dokumentasjon i forhold til tildelingskriterier - Prisbilag Det er ønsket med skilleark for hvert punkt. Tilbudet skal pakkes i lukket (forseglet) konvolutt/innpakning. Tilbudets konvolutt/innpakning skal merkes med følgende informasjon: o Tilbud 2015/223 Rammeavtale for kurs- og konferansetjenester o Adresse som nevnt i pkt. 6.2, og navn på kontaktperson, jf. pkt. 2.8. 5.1.2 Antall kopier Tilbudet skal leveres i to eksemplarer på papir, og i tillegg en komplett elektronisk versjon på minnepinne/cd eller tilsvarende lagringsmedium. Den elektroniske versjonen skal være i PDF-format og/eller et format kompatibelt med Microsoft Office. I tilfelle avvik og/eller motstrid, har papirversjonen forrang foran den elektroniske versjonen. I tilfelle en eventuell begjæring om innsyn ønsker oppdragsgiver at forhold leverandør mener er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde sladdes i en egen elektronisk versjon. Se for øvrig punktet Taushetsbelagte opplysninger i Tilbudsmappen, vedlegg 4. 5.2 Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud i henhold til den fristen som fremkommer av side 2 i Tilbudsmappen. Konkurransegrunnlag rammeavtale kurs- og konferansetjenester Side 7 av 9
6 Tilbudslevering 6.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen som er angitt i pkt. 2.5. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Tilbyder bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. 6.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudet skal leveres i det formatet som er angitt under pkt. 5.1. Tilbud som leveres pr. post skal sendes til følgende adresse: Senter for internasjonalisering av utdanning (SIU) Postboks 1093 5809 Bergen Att Svanhild Solhaug Tilbud kan også leveres innenfor kontortiden (kl.09:00 15:00) til følgende adresse: Vaskerelven 39, Bergen, Norge Att Svanhild Solhaug Tilbudet skal være fysisk mottatt hos oppdragsgiver før tilbudsfristens utløp. Det er ikke tilstrekkelig at tilbudet er datert med fristdato. Tilbud som sendes med post og ikke senest blir levert med den daglige postleveringen (ca kl 0900) på fristdagen, er ikke å anse som levert i tide, selv om tilbudet skulle være kommet fram til oppdragsgivers postboks. Ansvar for forsinkelser i postgangen påhviler tilbyderen. Tilbudsfristen er 30.9.2015 kl 12.00. 6.3 Åpning og håndtering av tilbud Tilbudene blir registrert og påført tidspunkt for mottak idet de mottas av oppdragsgiver. Tilbudene åpnes like etter tilbudsfristen. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Leverandører har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Tilbudsdokumentene vil ikke bli returnert. Ved åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger etter tilbudsfrist. Avklaringer kan imidlertid foretas, jf. FOA 12-1 (2). Konkurransegrunnlag rammeavtale kurs- og konferansetjenester Side 8 av 9
7 Kvalifikasjonskrav 7.1 Om kvalifikasjonskravene For å være kvalifisert deltakelse i konkurransen må Leverandøren oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav oppgitt i tilbudsmappen, konkurransegrunnlagets vedlegg 4. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. 8 Tildelingskriterier og evaluering 8.1 Tildelingskriterier Rammeavtale tildeles de leverandørene som har de økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på tildelingskriteriene oppgitt i tilbudsmappen, se vedlegg 4. Leverandøren har selvstendig ansvar for å levere tilstrekkelig dokumentasjon i forhold til tildelingskriteriene. 9 Avslutning av konkurransen 9.1 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiveren har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi en karensperiode fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen). Dersom oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. Konkurransegrunnlag rammeavtale kurs- og konferansetjenester Side 9 av 9