Revisjon av fylkeskommunens innkjøpsstrategi og innkjøpspolitikk Endring av styringsdokumenter knyttet til etikk og innkjøp Eiendomssjef Arne Schei 18.2.2014
Konkurranse fungerer! 5 Grunnleggende krav En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse Status Vi oppnår vanligvis konkurranse (mer enn ett tilbud) Det gir stort sett gode betingelser I 2012 fikk HFK sin første rammeavtale på trykkeritjenester. Trykkeritjenester var tidligere kjøpt litt her og der, men ble nå samlet hos en leverandør. Kjøpet ble gjort i samarbeid med Hedmark Trafikk. Til sammen hadde HFK og Hedmark Trafikk årlig brukt NOK 1.200.000 på ulike trykksaker. De to beste tilbudene lå godt under NOK 500.000 for tilsvarende oppdragsmengde.
Ønsket situasjon oppfylle innkjøpspolitikken Anskaffe de varer, tjenester, bygg og anlegg det er behov for med best mulig økonomisk resultat over tid Opptre som ansvarlig samfunnsaktør: ILOs kjernekonvensjoner Sosial dumping Universell utforming Ytre miljø Ihht lover og regler Regional og lokal leverandørutvikling Gjøre innkjøp enkelt for brukerne Frigjøre ressurser
Innkjøpsstrategi 2014 Presentasjon
Revisjon av innkjøpsstrategien Dagens innkjøpsstrategi er fra 2008 Tiltakene er stort sett gjennomført Behov for nye mål/tiltak med fokus på dagens utfordringer
Enkel oppbygning Innkjøpsstrategien: Beskriver nåsituasjonen Beskriver ønsket situasjon Anbefaler tiltak for å komme fra nåsituasjonen til ønsket situasjon Ressursramme: 4 heltidsansatte (som i dag)
Nåsituasjon Mye bra konkurranse fungerer Mange fallgruver kompetansekrevende arbeid Få KOFA-saker (2 stk siste 6 år) Fokus på solide leverandører som oppfyller brukernes forventninger Samarbeider med OFK og andre = markedsmakt/fordeler arbeidet Innkjøpspolitikken har fokus både på økonomi og samfunnsansvar
Desentral organisasjon Stort ansvar påhviler den enkelte fagenhet/virksomhet Hver virksomhet har eget budsjett 700 medarbeidere med bestillingsfullmakt Innkjøpskontakt etablert på hver virksomhet
HFKs innkjøp fra KOSTRA Tall fra KOSTRA i hele 1000 År 2012 Sum driftsinntekter: 2 848 155 Lønnsutgifter: 897 858 Sosiale utgifter: 240 231 Overføringer: 353 781 Avskrivninger: 75 695 Kjøp av varer og tjenester som inngår i fylkeskommunal tjenesteproduksjon: 785 356 Kjøp av tjenester som erstatter fylkeskommunal tjenesteproduksjon: 337 028 Brutto driftsresultat: 158 206 Totale kjøp: 1 122 384 Ikke konkurranseutsatte tjenester (Internfakturering, skolekjøring, elevplasser, pensjoner, kommunale avgifter etc.): 696 307 Driftsarter 12704-12999 og Investeringsarter 02704-02999 (Ikke egnet for offentlige anskaffelser): 15 905 Konkurranseutsatte kjøp: 410 172 Investeringer: 176 096 Driftskjøp: 234 076
Geografisk fordelinger 2012 Investeringsskjøp geografisk fordelt: Omsetning Andel av omsetning Antall leverand. Antall fakturaer Hedmark: 20 086 979 11 % 2 29 Oppland: 2 803 034 2 % 1 9 Nasjonalt: 138 333 667 79 % 4 59 Internasjonalt: 14 872 640 8 % 1 15 Driftskjøp geografisk fordelt: Omsetning Andel av omsetning Antall leverand. Antall fakturaer Hedmark: 146 964 580 63 % 1 444 20 007 Oppland: 9 173 233 4 % 135 1 430 Nasjonalt: 75 367 311 32 % 1 398 11 561 Internasjonalt: 2 569 048 1 % 109 217
Rammeavtaler Pt ca 160 rammeavtaler øker stadig Rammeavtaler er en hensiktsmessig måte å organisere gjentatte, ensartede kjøp Enkelt for bruker God lojalitet er viktig
Bruk av Database for offentlige innkjøp (Doffin) Eiendom og innkjøp stod for 88 % av alle kunngjøringer
Ehandel Pilotering ehandel gjennomført i perioden 2011-13 (ehandelsplattformen, IBX) En rekke utfordringer identifisert Sluttrapport er utarbeidet Konklusjon: Satsingen legges på is Fremover: Fokus på leverandørens egen nettbutikk
Forbedringspotensial Følgende områder anses å ha et forbedringspotensial: Lojalitet til inngåtte avtaler/sikre at anskaffelsesreglementet følges Leverandørutvikling/næringsutvikling Avtaleoppfølging God behovsvurdering før bestilling Enda bedre avtaler Flere rammeavtaler
Tiltak I lojalitet/lovlighet 1. Oppdatere relevante reglement, slik at det kommer klart frem at alle ansatte er pålagt å bruke rammeavtalene 2. Innføre interne rutiner som sikrer at rammeavtaler følges 3. Sikre at bestiller- og attestasjonsrollen foretas av medarbeidere med nødvendig kompetanse 4. Forbedre bestillerkurset 5. Enkelt å finne frem til rammeavtalene på nye intranett 6. I Visma: Vurdere å legge inn en selvangivelse hvor konterer bekrefter at rammeavtale er benyttet 7. Gjennomføre stikkprøvekontroller fra regnskapet 8. Gjøre avtalelojalitet og overholdelse av lov og forskrift til tema på styrings- og utviklingsdialogmøtene (evnt inkluderes i Corporater)
Tiltak II leverandørutvikling 1. Årlige leverandørkonferanser for innlandet i samarbeid med NHO innlandet og andre 2. Søke å identifisere utviklingsprosesser sammen med næringslivet 3. Gjennomføre markedskonferanser på utvalgte anskaffelsesprosesser, spesielt der det er et potensial for å få med lokale leverandører 4. Invitere bortvalgte lokale leverandører til et møte for å gjennomgå evalueringen av eget tilbud 5. Prioritere lokale leverandører ved utvelgelse av hvilke leverandører som skal inviteres til oppfølgingsmøter i avtaleperioden
Tiltak III avtaleoppfølging 1. Foruten å følge opp problemavtaler; gjennomføre 30-40 møter i året med rammeavtaleleverandører Hvilke leverandører som er aktuelle vurderes fra år til år Lokale leverandører gis prioritet
Tiltak IV behovsvurdering 1. Forbedre bestillerkurset 2. Tilby innkjøpskontaktene støtte til lokal gjennomføring av bestillerkurs 3. Gjøre bruk av oppstartsnotatet (sjekkliste) obligatorisk for alle kjøp over NOK 100.000
Tiltak V bedre avtaler 1. Øke bruk av markedskonferanser på utvalgte anskaffelsesprosesser i forkant av utlysningen 2. Øke antall oppfølgingsmøter med eksisterende avtaleparter og derigjennom få innspill til utforming av fremtidige konkurransegrunnlag 3. Søke å beholde innkjøpsrådgivere over tid slik at den nødvendige erfaringen opparbeides og stadig bedre konkurransegrunnlag/avtaler utformes
Tiltak VI flere avtaler 1. Lage avtaler på nye områder på bakgrunn av brukerønsker 2. Samordne likeartede anskaffelser og inngå rammeavtaler
Nytte/kostnad Tiltakene skal bringe HFKs innkjøpsfunksjon opp på et høyere nivå Dette er tenkt å skje innenfor dagens ressursramme Det forventes totalt sett positive økonomiske effekter Lykkes leverandørutviklingen forblir flere innkjøpskroner lokalt God kompetanse som sikrer overholdelse av lov og forskrift
Etisk regelverk innen innkjøp
Hvor trykker skoen? Ting er på stell Opplever aldri forsøk på korrupsjon/smøring ifm anbudsrunder Opplever stor grad av tillit til de avgjørelser som fattes Det kan dukke opp mindre gaver til jul og invitasjoner til messer, seminarer, julelunsjer o.l. Dette er av lite omfang.
Det ryddes Etiske regler for innkjøp fra 2006 utgår Erstattes av: Etiske retningslinjer for ledere og medarbeidere i HFK av 2013 Innkjøpspolitikk 2014 Substansielle og språkmessig forbedringer
Viktigste etiske kjøreregler innen innkjøp Essensen i 2006- versjonen: Habilitet/Integritet/ Profesjonell oppførsel Følge regelverk/ Konkurranse Ikke personlig gevinst Ikke gaver Ikke leverandørbetalte reiser Fra Innkjøpspolitikk 2014: Tilbydere og leverandører skal likebehandles og all samhandling skje forutberegnelig, gjennomsiktig og etterprøvbart samtidig som tilbyders forretningshemmeligheter beskyttes All opptreden skal skje på en slik måte at Hedmark fylkeskommunes integritet og troverdighet ikke kan trekkes i tvil, herunder mottak av gaver, leverandørbetalte reiser etc. Fra Etiske retningslinjer for ledere og medarbeidere i HFK av 2013: Innkjøp: Vi skal overholde regelverket for offentlige anskaffelser og benytte fylkeskommunens rammeavtaler. Rammeavtaler skal ikke brukes for å dekke private behov. Habilitet og interessekonflikter: Vi skal opptre slik at tilliten til at vi alltid er upartiske ikke blir svekket, og unngå uheldige dobbeltroller.