VESTNES KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalet Innkalling til møte i Arbeidsmiljøutvalet Møtestad: Dato: Formannskapssalen, Rådhuset, 31.01.2008 Kl.14:00 Dei som er inhabile i ei sak vert bedne om å gje melding, slik at varamedlemar kan bli innkalla, - jf. 8, 3. ledd i forvaltningslova. Varamedlemar får særskilt melding når dei skal møte. Saksdokumenta ligg frå i dag til gjennomsyn i servicekontoret, biblioteket og på heimesidene til kommunen. Dersom du ikkje kan møte på grunn av lovleg forfall må du snarast melde frå til tone.roaldsnes@vestnes.kommune.no, eller tlf. 90 98 40 00. Laila Langvatn
Saksliste Saksnr Innhald Lukka PA 1/2008 PA 2/2008 PA 3/2008 Fordeling av midlar til HMS-tiltak Rutiner og tilrettelegging for varsling etter arbeidsmiljølova Sjukefråver 2007 - drøfting og oppfølgjing av framkomne resultat
VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 2008/539 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: 28.01.2008 Fordeling av midlar til HMS-tiltak Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalet 31.01.2008 1/2008 Administrasjonssjefen si innstilling Saka vert lagt fram utan innstilling til vedtak. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Tidlegare vedtak i saka : Kommunestyret vedtok den 10.mai 2007 å sette av 1 mill kroner til HMS-tiltak for tilsette. Midlane skulle disponerast av AMU. AMU vedtok den 13.september 2007 å sende ut brev til alle personalgrupper med førespørsel om korleis midlane kunne brukast. Forslagsfrist 15.november. AMU behandla forslaga den 11.desember 2007, i sak 8/2007, og gjorde følgjande vedtak : 1. Vestnes kommune melder seg som bedriftsmedlem i Holokleros, og dei tilsette får dei fordelane som dette gir. Det vert inngått avtale, og driftsleiarane organiserer ordninga saman med sentraladministrasjonen v/lønskontoret. 2. Dei driftseiningane som ber om det, skal få utlevert klippekort slik at tilsette gratis får bruke varmtvassbassenget innanfor dei ordinære opningstidene/arrangementa. Adm.sjef avtalar økonomisk kompensasjon med driftsleiar for Kulturskulen. (ca kr 30.000 pr år) Tilsette får i tillegg nytte tilbodet ved bassenget i Tomrefjord fredagar kl 14-16 3. Det vert sett av kr 100.000 til felles motivasjonskurs for alle tilsette i 2008. 4. Tomrefjord skule får tildelt kr 25.000 til etablering av felles trimrom. Kommunalt tilsette i vestre del av kommunen skal kunne nytte dette tilbodet.
5. Det vert utprøvd ulike ordningar for massasjestol og massasjematter i dei ulike driftseiningane. Greta Bjerke undersøkjer alternative måtar å gjere dette på til neste AMUmøte. 6. Andre tiltak vert sett opp i neste møte i januar/februar. 7. AMU forstår innspelet frå Vestnes sjukeheim om at betra grunnbemanning er det viktigaste HMS-tiltak. AMU påpeikar at spørsmål omkring pauseavvikling, og avtalefesta rettar knytta til dette, høyrer heime i det ordinære driftsbudsjettet. Vurdering: AMU må gå vidare i denne saka og avklare dei punkta som står att. Driftsleiar for kulturskulen møter i AMU for å avklare og avtale korleis AMU vil ha ordninga med klippekort til varmebassenget. Innkjøp/evt leige i forhold til pkt 5 må avklarast. Det bør opprettast ei gruppe som skal ha ansvar for framdrift når det gjeld pkt 3. Evt andre tiltak som AMU finn å ville drøfte. AMU må også legge ein plan for prosessen vidare når det gjeld fordeling av restmidlar. Kva tidsplan legg ein her? Særutskrift til:
VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 2008/462-1 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: 23.01.2008 Rutiner og tilrettelegging for varsling etter arbeidsmiljølova Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalet 31.01.2008 2/2008 Administrasjonssjefen si innstilling Saka vert lagt fram til drøfting og utan innstilling til vedtak. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Kontrollutvalet i Vestnes kommune viser i brev av 5.desember 2007 til dei nye reglane i Arbeidsmiljølova om varsling, og ber administrasjonssjefen om ei lita utgreiing i forhold til korleis situasjonen er i Vestnes kommune, og korleis forholda er lagt til rette for dei som måtte finne forhold så klanderverdige at varsling synast naudsynt. Er det utarbeidd interne uttalereglement i kommunen, eller finnast det andre retningslinjer som dekkjer behovet for dei som vil eller må varsle? Reglane om varsling er heimla i Arbeidsmiljølova 2-4 og 2-5. Reglane vart vedtekne i desember 2006 og vart gjort gjeldande frå 1.januar 2007. Reglane har slik ordlyd : 2-4. Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen. 2-5. Vern mot gjengjeldelse ved varsling (1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet.
(2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger. (3) Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Erstatning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler. Kva er varsling? Å varsle er å seie frå om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Tilfelle der arbeidstakar har PLIKT å varsle : Etter arbeidsmiljølova 2-3 skal arbeidstakar melde frå til arbeidsgjevar og verneombod om trakassering, diskriminering og feil eller manglar som kan medføre fare for liv eller helse. Døme på kritikkverdige forhold det kan vere aktuelt å varsle om: Svikt i sikkerheitsrutiner Arbeidsforhold i strid med arbeidsmiljølova sine krav Uforsvarleg saksbehandling Korrupsjon eller andre kritikkverdige forhold som t.d. gjeld økonomiske disposisjonar. I det store og heile kan det varslast om forhold som kan vere i strid med lov og regelverk, i strid med Vestnes kommune sine eigne reglement, eller i strid med vedtak fatta av kommunen sine eigne politiske organ. På kva måte kan ein varsle? 1. Intern varsling Det vanlegaste er å gå tenesteveg. Dvs at ein går til nærmaste leiar, at ein nyttar verneombod og hovudverneombod, eller at ein nyttar tillitsvalte. Så er det vanskelege spørsmålet : Er dette tilfredstillande? Arbeidsgjevar er pliktig å styrke ytringsklimaet og legge til rette for varsling på arbeidsplassen. Det vert også påpeika et der det er behov, skal det utarbeidast eigne rutiner for varsling slik at arbeidstakarane veit kva dei skal gjere når dei oppdagar eller opplever forhold dei meiner er kritikkverdige. Det må også vere kjent for arbeidstakarane korleis meldingar om kritikkverdige forhold blir behandla av leiinga For arbeidstakar er det viktig å vere merksam på at ein ved varsling ikkje må gå fram på ein måte som er trakasserande eller som vil vere ei unødig belastning for arbeidsmiljøet. Dette gjeld t.d. dersom arbeidstakar mot bedre vitande fremjer grunnlause påstandar retta mot kollegar eller gjentek påstandar etter at det er rydda opp i forholda. 2. Varsling til tilsynsinstansar Arbeidstakar har alltid rett til å varsle til tilsynsinstansar eller andre offentlige instansar som t.d. Arbeidstilsynet, Økokrim, Konkurransetilsynet, Datatilsynet, Helsetilsynet, Fylkesmannen eller Statens forurensningstilsyn. 3. Varsling til media Arbeidstakaren skal melde frå på ein forsvarleg måte; ifølgje lova. Dette betyr normalt at han varslar arbeidsgjever før han går ut i media. Slik vil han gi arbeidsgjevar muligheit til å handtere og rydde opp i saka. Ein må likevel merke seg at det i alle høve er arbeidsgjevar som må føre bevis for at ein arbeidstakar evt. har handla uforsvarleg. Vurdering: Ein open kommunikasjonskultur på arbeidsplassane vil legge til rette for å seie frå om kritikkverdige forhold.
Når forholda dessverre ikkje alltid er idèelle må ein ty til lovheimlar som denne ein finn om varsling i arbeidsmiljølova. For administrasjonssjefen ville det enklaste sjølvsagt vere å kunne hevde at våre vanlege kanalar for dei tilsette er tilstrekkelege. Desse kanalane er for det første ordninga med verneombod og hovudverneombod. Vi har pr. i dag skolerte verneombod på alle tenestestader, og vi har eit hovudverneombod som syner interesse og engasjement. Vi har også kanalen der tillitsvalte kan kontaktast av dei tilsette. Eg har inntrykk at dei tillitsvalte får henvendingar frå dei tilsette når det gjeld kritikkverdige forhold, og at dei har mot og vilje til å ta dette opp med leiinga når det krevst. I ein del tilfelle går den tilsette også direkte til leiar. Dette kan sjølvsagt vere vanskeleg i dei tilfella der det er kritikkverdige forhold hos leiar det gjeld. I nokre tilfelle har tilsette komt direkte til administrsjonssjefen. Forholdet har då blitt teke opp med den leiaren det gjeld. Dette har blitt gjort også når den tilsette vil vere anonym. Det er svært vanskeleg å vurdere om ein skal innføre eigne rutiner for varsling. Administrasjonssjefen kan tenkje seg å vente for å få evaluert rutiner som ein del større kommunar no har innført. I stor grad gjeld desse forsøka rutiner som gir muligheit for anonyme meldingar pr epost. Ei forholdsvis enkel rutine kunne vere å innføre at kontrollutvalet i Vestnes vert instansen som skal vere mottakar ved varsling; både opne og anonyme varslar. Det som kan bli ei utfordring i eit varslingssystem er rettsvernet og arbeidssituasjonen for leiarar. Somme har spissformulert varsling som ein enkel måte å kjeppjage ein leiar frå jobben. I alle høve må dei tilsette få informasjon om dei nye reglane for varsling. Dette er eit ansvar arbeidsgjevar har. Ei første tilnærming må vere å legge reglane om varsling inn på heimesida vår under organisasjon og informasjon for tilsette. Det er også på tide å fornye dei etiske retningslinjene for Vestnes kommune som vart vedtekne i 1996 (vedlagt saka). Det må gå fram av desse retningslinjene korleis ein skal varsle om kritikkverdige forhold. Særutskrift til: Vedlegg: 1 Brev frå kontrollutvalet i Vestnes kommune 2 Etiske retningslinjer for Vestnes kommune
VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 2008/540 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: 28.01.2008 Sjukefråver 2007 - drøfting og oppfølgjing av framkomne resultat Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalet 31.01.2008 3/2008 Administrasjonssjefen si innstilling Saka vert lagt fram utan innstilling til vedtak. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Sjukefråveret i Vestnes kommune har lege høgt i fleire år. I fjor tok vi ut ein del rapportar som viste fråveret på driftseiningsnivå. Kvar driftsleiar vurderte og analyserte fråveret. Det var forholdsvis stor skilnad mellom fråveret i einingane. Samstundes er nokre av einingane så små at det kan gå på personvernet laus dersom ein offentleg studerer fråveret på einingsnivå. For å starte med ein gjennomgang av fråveret i 2007, fekk administrasjonssjefen no lønskontoret til å gruppere og lage fråversrapport for driftseiningane på denne måten : Adm.sjefen, servicekontor, bibliotek, frivillighetssentral Skule, SFO og kulturskule Barnehagane Barne- og ungdomstenestene Institusjonane (PO) Tenester for utviklingshemma (PU) Legesenter Tekniske tenester Vedlagt følgjer eit oppsett i tabell-form der ein kan samanlikne fråveret. Vurdering:
Finn vi nokon samanheng i dette? Er fråveret som forventa? Administrasjonssjefen ber no AMU om å kome med framlegg om korleis ein skal følgje denne saka vidare opp. Bør vi be driftsleiarane hjelpe til med ei kartlegging av dei vanlegaste årsakene til langtidsfråver? Er det andre måtar å tilnærme seg utfordringane på? Saka har ikkje blitt lagt fram for andre organ enno, og det bør vurderast kven og kva organ som skal vere med å drøfte/behandle denne saka vidare. Særutskrift til: Vedlegg: 1 Sjukefråver 2007 - oversikt over fråver sektorvis
Sjukefråver 2007 - i prosent Adm.sjef, servicektr, bibl. Barns sjukdom Eigenmeld 1-24 d. Sjukemeld 1-9 d Sjukemeld 10-39 d Sjukemeld over 40d Totalt fråver i prosent, frivilighetssentr 0,1 0,6 0,4 1,6 1,4 4,1 Skule, SFO, kulturskule 0,3 0,6 0,4 0,9 6,5 8,7 Barnehagane 0,9 1,3 0,8 1,8 8,9 13 Barne- og ungdomstenestene 0,2 0,5 0,3 1,1 7,8 10 Heimetenestene 0,1 0,8 0,7 2,1 8,1 12 Institusjonane (PO) 0,1 0,9 0,4 1,8 7,8 11 Tenester for utv.hemma (PU) 0,1 0,9 0,5 1,5 9,3 12,2 Legesenter 1 0,4 0,4 1,5 5 7,3 Tekniske tenester 0,2 0,5 0,4 0,6 1,1 2,8