Saksfremlegg Dato: 12. juni 2013 Saksbehandler: Frode Instanes Mandat for idéfasen for nytt sykehus i Vestre Viken Møte Saksnr. Møtedato Styret i Vestre Viken HF 37/2013 19.06. 2013 Vedlegg: Ingen. Ingress I saken legges det fram forslag til mandat for gjennomføring av Idèfasearbeidet for nytt sykehus i Vestre Viken HF. Forslag til vedtak 1. Styret godkjenner mandatet for Idèfasearbeidet for nytt sykehus i Vestre Viken HF. 2. Godkjent mandat for idèfasen oversendes til Helse Sør-Øst RHF for videre behandling. Drammen, 12. juni 2013 Nils Fr. Wisløff Administrerende direktør 1
Bakgrunn I fortaksmøte den 28. mars 2012 ble det forutsatt at Vestre Viken HF skulle igangsette utredning av en utviklingsplan for hele helseforetaket. Dette arbeidet ble sluttført i desember 2012. Utviklingsplanen har vært til høring hos fylkes kommunene, kommunene, interesseorganisasjoner og enkeltpersoner i Vestre Viken gjennom våren 2013. Styret i Vestre Viken HF har i sak 36/ 2013 i dag behandlet utviklingsplanen og vedtaket er førende for denne sak. Hovedmålsetningen for Idèfasen er: I Helsedirektoratet sin veileder for Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter er det definert innholdet for idèfasearbeidet. I veilederen står det at grunnlaget for idèfasen er en utviklingsplan. Utviklingsplanen viser prioritet for tiltaket som kan gjennomføres innenfor det finansielle handlingsrommet. I idèfasen skal tiltaket presiseres og avgrenses i forhold til andre tiltak, både når det gjelder økonomisk bæreevne og tid for gjennomføring. I idèfasen skal det utarbeides et mandat for utredningsarbeidet i konseptfasen. Dette mandatet skal vise hvilke alternative, prinsipielle løsninger (konsepter) som skal utredes, samt rammene for tiltaket. Mål for idèfasen: På grunnlag av utviklingsplan for Vestre Viken HF, skal idèfasearbeidet identifisere mulige, prinsipielle løsninger / alternativer for behovet for sykehustjenester i helseforetaket og videreutvikle og identifisere de alternativene som best understøtter visjoner og målsetninger for helsetjenester i hele opptaksområdet i Vestre Viken. Grunnlag for oppstart av idèfasen: På grunnlag av utviklingsplanen, og forutsatt at det finnes et finansielt handlingsrom, vil helseforetaket kunne beslutte at det igangsettes en tidligfase for prioriterte prosjekter. Forut for denne beslutningen må helseforetaket ha valgt ut det prosjektet som har høyest prioritet. Beslutningen om oppstart av idèfasen skal inneholde et mandat for oppgaven som omfatter: Mål for idèfasen Mål, forutsetninger og rammer for prosjektet Idèsøk, identifisering av prinsipielle alternative løsninger (konsepter) Ressurser for gjennomføring av idèfasen Plan for gjennomføringen av idèfasen Innhold i idèfasearbeidet: I idèfasearbeidet skal det presiseres behovet og identifisere mulige, prinsipielle løsningsalternativer. Det omfatter både virksomhetsmessig løsninger og fysiske byggløsninger (investeringsprosjektet). Første aktivitet i idèfasen blir å presisere og avgrense de valgte alternativene/løsningene som er fremkommet i utviklingsplanen i forhold til andre mulige tiltak. Idèfasearbeidet omfatter følgende aktiviteter: 2
Gjennomgå utviklingsplanen og eventuelle underlag for denne. Nødvendige oppdateringer og suppleringer av nåsituasjonen, datagrunnlag og de aktuelle prosjektene i utviklingsplanen. Alle aktivitetsdata for Vestre Viken HF som er benyttet i utarbeidelsen av utviklingsplanen, var fra 2011. Det skal i Idèfasen sammenlignes tall for 2011 med tall for 2012, og foretas justeringer om det er nødvendig. Det skal da være forholdsvis store avvik i tallgrunnlaget, slik at størrelser som areal, investering, driftsbesparelser må beregnes på nytt. Avgrense prosjektene fra andre prosjekter i utviklingsplanen. Dette kan omfatte kapasiteter, arealer, investeringer og tid. Gjennomføre et idèsøk som viser bredden i mulige alternative løsninger som er anbefalt i utviklingsplanen og eventuelle andre alternativer som kan fremkomme. I idèfasen skal det presiseres hvilke alternative løsninger som skal videreføres og utredes i konseptfasen. Alternativene skal være reelle og kunne skilles klart fra hverandre. Utarbeide mandat for konseptfasen. Utarbeide følsomhetsanalyse på et overordnet nivå. Beslutninger i sluttfasen av idèfasen: Idèfasen skal avklare hvilke prosjekter / alternativer som er liv laga. At et prosjekt / alternativ er liv laga innebærer at det er: Relevant. Oppfyller de overordnese målene som gjelder for helseforetaket. Gjennomførbart. Kan gjennomføres innenfor helseforetakets finansielle handlingsrom. Levedyktig. Helseforetakets økonomisk bæreevne kan opprettholdes gjennom prosjektets levetid. Det står i veilederen for Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter at det skal utredes 3 til 4 alternativer inklusiv nullalternativet i idèfasen. Alternativene skal være reelle. Nullalternativet skal utredes for det krever veilederen. Hvis utviklingsplanen gir entydig avklaringer på hvilke og hvor mange alternativer som bør utredes, kan antallet alternativer reduseres. Oppbyggingen av rapporten fra idèfasen: Idèfasen avsluttes med en idèfaserapport. Den skal omfatte bearbeidet informasjon fra utviklingsplanen om de aktuelle prosjektene/alternativene, samt oppsummere og presisere med bakgrunn i utredningene og analysene i idèfasen. Idèfaserapporten skal innholde en plan for konseptfasen. Mandat for konseptfasen skal utredes i idèfasen: Mandatet skal inneholde: Mål for konseptfasen, suksesskriterier. Mål, forutsetninger og rammer for prosjektet Grunnlag for sammenligning av alternativene. Kriterier for vurdering og valg. Ressurser og plan for gjennomføringen av konseptfasen. 3
Plan for konseptfasen skal utredes i idèfasen: Idèfaserapporten skal omfatte en plan for arbeidet med konseptfasen som skal inneholde: Hovedleveranser i konseptfasen. Suksessfaktorer. Organisering, roller / ansvar, forhold mellom prosjekt og driftsorganisasjon. Aktiviteter og milepeler. Tidsplan. Ressursbehov, kostnader. Vurdering og oppfølging av krav til bygningsvern. Opplegg og styring og kvalitetsstyring. Spesiell utredning som skal inngå i idèfasen uten det som er angitt i veileder: 1 Samhandlingsreformen: Samhandlingsreformen innvirkning på dimensjoneringsgrunnlaget skal utredes videre i idèfasen. Det er lagt inn i utviklingsplanen at 10 % av pasientene som i dag får behandling i sykehus, skal i forbindelse med samhandlingsreformen få behandling lokalt i kommunene. I idèfasen skal spesielt dimensjoneringsgrunnlaget på 10 % kvalitetssikres. Det er viktig at kommunene og pasientene får en forståelse for hva samhandlingsreformen innebærer, da spesielt for pasienter med lidelser som alders sykdommer, kroniker og lignende og som de tidligere måtet på sykehus for behandling, men som nå etter reformen skal få medisinsk behandling i nærmiljøet, i kommunene. 2 Standardisering av prosjekteringen og byggeprosessen: Det skal i idèfasen utredes hvilke tiltak som bør gjennomføres for å oppnå en forenkling av prosjekteringen og selve byggeprosessen. Det er et ønske om å standardisere prosjekttegningene og byggeprosessen mest mulig. Dette gjelder de elementene som gjentar seg for eksempel behandlingsrom, sengerom, skyllerom, medisinrom, resepsjoner og tilsvarende. Ved å standardisere disse elementene vil vi oppnå god kvalitet på løsningene, sikre god og rask gjennomføring av brukerbehandlingen, detaljprosjekteringen, samt byggeprosessen. Utover nevnte skal det i idèfasen utredes hvilke bygningselementer som kan med fordel prefabrikkeres før de tilføres byggeplassen. Utredningen i idèfasen skal gi anbefalinger om hvilke delprosjekter som det skal arbeides videre med i konseptfasen, og videre i forprosjektet og i detaljprosjekteringen fram mot byggeprosessen for å oppnå den nødvendige effekten som vi vil oppnå. 3 Lokalisering og tomtevalg: I protokollen fra foretaksmøte i Vestre Viken HF den 16. februar 2012 og gjengitt i foretaksprotokollen fra møtet den 28. mars 2012, heter det vedrørende lokalisering av nytt sykehus: Foretaksmøtet la til grunn at arbeidet med utviklingsplanen skal faglig og økonomiske konsekvenser av en mulig sammenslåing av sykehusene som er plassert i hhv. Drammen og Kongsberg vurderes nærmere. Slik vurdering skal sees i forhold til opprettholdelse av dagens sykehusstruktur i Vestre Viken HF. I arbeidet skal det legges til grunn at tilbud innenfor somatikk og psykiatri skal samlokaliseres. 4
Mulig investeringstiltak for sammenslåingen av sykehusene som er plassert i Drammen og Kongsberg forutsetter en plassering som gir tilstrekkelig nærhet til både Drammen og Kongsberg. I protokollen fra foretaksmøte i Vestre Viken HF den 28. mars heter det videre vedrørende lokalisering av et nytt sykehus: Foretaksmøtet forutsetter at det i utviklingsplanen gjøres reelle vurderinger av lokalisering både i forhold til pasientenes behov, tilgjenglig, brukbar eksisterende bygningsmasse, klima og miljømessige aspekter og i forhold til økonomi, og Det er viktig å få dokumentert hvilke lokaliseringsmessige alternativer som best understøtter målsetningene i utviklingsplanen, slik at det identifiseres hvilke alternativer som skal videreføres i en idèfase. De aktuelle lokaliseringsmessige alternativene skal således følge utviklingsplanen, men på en slik måte at ulike lokaliseringsmuligheter kan være med videre i idè- og konseptfase, i den grad utviklingsplanen ikke gir entydig avklaring på hvilke alternativ som det er aktuelt å gjennomføre. Vestre Viken har fått oversendt et brev fra Helse- og omsorgsdepartementet datert 7. juni 2013. Brevet er vedlagt sak om utviklingsplan, sak 36 / 2013. I brevet står det blant annet følgende: Det kan synes som om det i noen sammenhenger har oppstått ulike tolkninger av forutsetningen i foretaksmøtet om at plasseringen av et nytt, sammenslått sykehus til erstatning av de to sykehusene i Drammen og Kongsberg skal gi tilstrekkelig nærhet til begge de to byene. Kravet i foretaksmøtet innebærer at verken Kongsberg eller Drammen sykehus skal avvikles til fordel for det andre sykehuset, men at vi åpner for et nytt felles sykehus for de to byene. Det betyr at foretaksmøtet forutsetter at et eventuelt nytt felles sykehus som erstatningssykehus for både Drammen og Kongsberg skal plasseres i aksen mellom de to byene. Dette legges nå til grunn for det videre arbeidet med lokaliserings- og tomtevalg for det nye sykehuset. Lokalisering og valg av tomt for et nytt sykehus ble tatt ut av utviklingsplanarbeidet. Lokalisering av hvor et nytt sykehus eventuelt skal bygges, ble lagt inn i idèfasearbeidet. Det vil si at lokaliseringen og tomtevalget for det nye sykehuset skal foreligge samtidig som idèfasearbeidet avsluttes. Det menes at det i idèfasen skal det utredes og vurderes flere mulige lokaliserings- og tomtealternativer. I utredningene og vurderingene skal det hensyntas de anvisningene gitt i foretaksmøtet 16. februar 2012 og 28. mars 2012 samt i brev til HSØ fra Helse- og omsorgdepartementet datert 7. juni 2013, og som bygget opp under visjonen og strategiplanen for valg av tomt for nytt sykehus i Vestre Viken HF, som er: Et robust og fremtidsrettet sykehustilbud for hele befolkningen i hele Vestre Viken HF og Strategi for valg av tomt til nytt områdesykehus i Vestre Viken HF, datert 27. august 2012. I strategiplan for valg av tomt er det 11 punkter som skal undersøkes. Disse er: 1. Tomtens størrelse bør være på 250 mål 5
2. Tomtens beliggenhet bør være i nærheten av jernbane og hovedvei som riksvei eller europavei 3. Reiseavstander skal være kortest mulig for akuttransport, pasienter og ansatte 4. Tomten bør være topografisk uten sterk skrånende terreng eller sterkt kupert terreng 5. Tomtens byggbarhet og grunnforhold må være akseptable 6. Tomtens utforming må egne seg for formålet. En smal og lang tomt kan ikke benyttes 7. Miljøhensyn av hensyn til nærmiljø og samfunn for øvrig 8. Helikopterlandingsplass for akuttransport 9. Avklare med reguleringsmyndighet, tomteeiere, vegvesen og jernbaneverket før endelig valg 10. Avklaring vedrørende eventuelle fredninger av bygninger, arkeologiske funn på tomten 11. Avklaring vedrørende tilgang til energi, vann og avløp Den faglige vurderingen av hvilke lokalisering og tomt som best understøtter målsetningene, vil bli foretatt etter vektig av alle de angitte 11 punktene og føringene fra foretaksmøtet og brevet fra Helse- og omsorgdepartementet. Det alternativet som får høyeste skår, vil bli anbefalt som lokalisering for ny tomt til det nye sykehuset. Administrerende direktør er av den oppfatning at de 11 kriteriene, spesielt kriteriet 3 om kortest mulig reiseavstand for akuttransport, pasienter og ansatte, tilsier en lokalisering nær Drammen. Dette må ivaretas innenfor rammen av Helse- og omsorgdepartementets presisering. Mandat for idèfasearbeidet: Idèfasearbeidet skal gjennomføres i henhold til veilederen for Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter. Prosjekter som skal gjennomføres: Alternative prosjekter som skal videre utredes i idèfasen er alternativene: 1. Sammenslåing av sykehusene som er plassert i Drammen og Kongsberg, samt samlokalisert av all sykehuspsykiatri, kalt Buskerudsykehuset 2 A 2. Sammenslåing av sykehusene som er plassert i Drammen og Kongsberg, samt samlokalisert av sykehuspsykiatrien og deler av sykehuspsykiatrien lagt til Blakstad sykehus eller Bærum sykehus, kalt Buskerudsykehuset 2 B 3. Nullalternativet som skal vise konsekvensene av å opprettholde akseptabel ytelse for virksomheten og bygg over byggets resterende levetid, med minst mulig kostnad. I nullalternativet skal det utredes hvilke økonomisk konsekvens er det blir for helseforetaket med en 5 til 10 år utsettelse av etablering av et nytt sykehus. Tilleggsutredningen som er gjennomført for mulig etterbruk av Kongsberg sykehus, når en samlokalisering med Drammen sykehus er foretatt, skal videreutredes, inklusiv eierforholdene av de ledige lokalene på sykehuset. Samhandlingsreformens påvirkning av behandlingskapasiteter og organisering av helsetjenestene i Vestre Viken og i kommunene skal utredes videre. Det skal i utredningen etterprøve om pasientstrømmen blir redusert med mer eller mindre enn 10 % som det er lagt inn i utviklingsplanen. 6
Utrede endret egendekningen i Vestre Viken fra 80 % til 75 % egendekning, herunder bruk av Martina Hansens Hospital i et langtidsperspektiv. Utrede en større effektivisering i framtiden utover de 5 % som er lagt inn i utviklingsplanen, ved å forlenge åpningstider for eksempel i poliklinikker, operasjonsstuer, bildediagnostikk senter mv. og endringer i den medisinske behandlingen, medisinsk teknologisk utvikling med mer. Helseforetakene har fått i oppdrag å utvide sykehusenes åpningstid for planlagt virksomhet (bedre bruk av sykehusdøgnet), ref. Foretaksprotokoll for Helse Sør-Øst torsdag 23. mai 2013, Sak 6. Dette oppdraget skal være en del av utredningen Det skal utredes hvilke standardliseringer som bør gjennomføres i programmeringsfasen, prosjekteringen og byggeprosessen for å sikre god kvalitet og rasjonell gjennomføring av prosjektet. Det skal utredes lokaliseringsforslag som hensyntar vedtatte strategi for krav til tomt, og at tomtens plassering som best understøtter målsetningene til lokalisering og føringene angitt i foretaksmøtet 28. mars 2012. Utrede Vestre Viken HFs økonomisk bæreevne og at investeringstiltaket kan gjennomføres innenfor Vestre Viken HFs og Helse Sør-Øst RHFs samlede finansielle handlingsrom. Ressurser for gjennomføring av idèfasen: Idèfasen vil bli gjennomført innenfor et budsjett på 5 millioner kroner. Arbeidet ledes av innleid rådgiver fra Helse Sør- Øst RHF og utføres engasjerte av rådgivere etter tilbudskonkurranse. Plan for gjennomføring av idèfasen: Idèfasearbeidet skal avsluttes i oktober 2013. Styreseminar om idèfaserapporten i november 2013. Første gang styrebehandling i desember 2013. Forankringsprosess i januar og februar 2014. Styrebehandling i mars 2014. Styrebehandling i HSØ i april 2014. Oppstart av konseptfasen i mai 2014. Vurderinger Foreliggende utviklingsplan er en gjennomarbeidet plan som viser hvilke sykehusstruktur som gjør helseforetaket best rustet til å møte morgendagens behov for å yte helsetjenester i Vestre Viken HF. Det er nå behov for å fornye sykehusene i Drammen og Kongsberg så raskt som mulig, da disse sykehusene har eldre og til dels ubrukelige lokaler og at sykehusene til sammen har for liten kapasitet i framtiden. Det er viktig at investeringen kan finansieres og sikre økonomisk bærekraft i foretaket. Det er viktig å holde investeringene på et nivå i samsvar med dette. Som det er angitt i mandatet for idèfasen, er det ønskelig å gjennomgå de plantall som fremgår i Utviklingsplan med sikte på en 7
mulig reduksjon av arealbehovet. Dette kan blant annet være faglig forsvarlig ved å redusere egendekning til 75 % ved blant annet å se videre på Martina Hansens Hospital i et langtidsperspektiv. Helseforetakene har fått i oppdrag, Foretaksprotokoll HSØ 23. mai 2013 å utvide sykehusenes åpningstid for planlagt virksomhet (bedre bruk av sykehusdøgnet). Dette gir også rom for å redusere utbyggingsbehovet. Fremdriften er viktig i det videre arbeidet. Derfor er det lagt opp til en komprimert fremdrift, der det starter opp forberedende arbeider for konseptfasen, med forbehold om endelig godkjennelser for å gå videre med konseptfasen, før idèfaserapporten er behandlet i styret i Vestre Viken HF og i Helse Sør-Øst RHF sitt styre. Administrerende direktør viser videre til foregående sak, sak 36 / 2013 om Utviklingsplanen, hvor det anbefales å gå videre i idèfasen med styrets vedtak. Konklusjon Administrerende direktør anbefaler at styret godkjenner det foreliggende mandatet for arbeidet i idèfasen for nytt sykehus i Vestre Viken HF. Mandatet for idèfasen oversendes til Helse Sør-Øst RHF for videre behandling. 8