DØNNA KOMMUNE Utvalg: ADMINISTRASJONSUTVALG Møtested: Dønnamann Møtedato: 26.09.2017 Tid: 08:15 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til servicekontoret eller ordfører tlf. 75 05 22 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 8/17 17/1154 OPPRETTELSE NY STILLINGSHJEMMEL SOM DRIFTSTEKNIKER TEKNISK ANLEGG 9/17 17/785 SYKEFRAVÆR 1.TERTIAL 2017 Dønna, 21.09.2017 John-Erik S. Johansen Ordfører Tor Henning Jørgensen Rådmann
Sak 8/17 OPPRETTELSE NY STILLINGSHJEMMEL SOM DRIFTSTEKNIKER TEKNISK ANLEGG Saksbehandler: Mette Anfindsen Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 17/1154 Saksnr.: Utvalg Møtedato 8/17 Administrasjonsutvalg 26.09.2017 82/17 Formannskap 26.09.2017 / Kommunestyre Rådmannens innstilling: 1) Kommunestyret vedtar opprettelse av en ny stillingshjemmel som driftstekniker teknisk anlegg i 100 % stilling fra 1.1.2018. 2) Utgiftene innarbeides i konsekvensjustert budsjett 2018 Bakgrunn: På grunn av flere sykevikariat ved teknisk drift ble det lyst ut et vikariat som driftstekniker ved uteseksjonen 7.10.2016. Stillingen ble lyst ut som et vikariat med mulighet for fast ansettelse. I tillegg til at en hadde behov for vikar i forbindelse med sykefravær, hadde enheten også behov for ny kompetanse. Dette da en har fått nye moderne bygg med tekniske installasjoner som krever en helt annen teknisk innsikt. Vikariatet går nå ut den 31.12.2017. Får å sikre kontinuitet og beholde den kompetansen enheten trenger, er det behov for å opprette en ny fast stilling som driftstekniker teknisk anlegg. Saksutredning: I notat fra teknisk sjef datert 18.9.2017 står det følgende: Dønna kommune har etterhvert mange og kompliserte anlegg for ventilasjon, avfukting og varmestyring med tilhørende driftskontrollanlegg. Disse anleggene krever daglig tilsyn/kontroll med etterfølgende service og reparasjon. Problemet er ofte å få tak i servicefolk når man trenger det, noe som dessverre har ført til problemer for driften og stengte rom og stengt basseng i kortere perioder. I 2017 er det ansatt en elektriker i et sykevikariat (til 31.12.2017), og dette har fungert svært godt både for Teknisk Drift og for bygningseiere/brukere. Den ansatte er godkjent av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) og Helgeland Kraft AS for drift og vedlikehold av kommunens egne elektriske lavspenningsanlegg godkjenningsbrev datert 22.4.2017. Side 2 av 5
Sak 8/17 Vi har to vaktmestere som nærmer seg pensjonsalderen, og en overlapping i en periode er fornuftig. Det er gitt innspill til budsjett/økonomiplan 2018 2021 (levert mai 2017) på forslag til en midlertidig stillingsutvidelse ved Teknisk Drift gjeldende for 2-3 år og med en ekstra utgift stipulert til kr. 300.000 pr. år i denne perioden. Øvrige utgifter finansieres ved mindre innleie av firma og noe ved refusjon sykepenger. Meningen er å gå tilbake til opprinnelig antall stillinger ved uteseksjonen når det blir aktuelt med pensjonering. Opprettelse av 100 % stilling vil utgjøre på helårsbasis: Lønn 497 000,- Pensjon 65 604,- Arbeidsgiveravgift 28 676,- Sum: 591 281,- Det legges inn som en forutsetning at deler av lønnsutgiftene dekkes av sykepengerefusjoner og mindre innleie av firma. Dette stipuleres av teknisk sjef til kr. 290.000,-. Det vil si at en legger inn kr.300.000,- i økte lønnsutgifter i konsekvensjustert budsjett 2018. Vurdering: Teknisk etat har de siste årene hatt høyt sykefravær. Dette er utfordrende i forhold til produksjon og kontinuitet i tjenesten. Det en også kan oppleve i den forbindelse er slitasje på den gjenværende arbeidstokken. Dette har vært varslet fra teknisk sjef gjennom tertialrapporteringen de siste årene. Den kommunale bygningsmassen byr på utfordringer. Nye bygg har moderne og mer avansert styring av blant annet ventilasjon og brannvarsling, noe som krever en egen kompetanse. I tillegg til at vi har gamle bygg som krever annen type opplæring og nesten lokalkunnskap for å kunne betjene. Det er derfor stort behov for overlapping i en periode. Stillingen ble lyst ut som et vikariat med mulighet for fast ansettelse. Det er viktig å videreføre stillingen slik at en sikrer den nødvendige kompetanse for en videre forsvarlig drift av kommunens bygningsmasse. Det vil bli gjennomført drøfting med fagforbundet i forkant av den politiske behandlingen. Vedlegg: Drøftingsprotokoll 26.9.2017 (elektronisk vedlegg) Side 3 av 5
Sak 9/17 SYKEFRAVÆR 1.TERTIAL 2017 Saksbehandler: Mette Anfindsen Arkiv: 461 &14 Arkivsaksnr.: 17/785 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/17 Arbeidsmiljøutvalg 19.09.2017 9/17 Administrasjonsutvalg 26.09.2017 85/17 Formannskap 26.09.2017 Rådmannens innstilling: AMU tar de fremlagte sykefraværsrapporter for 1.tertial 2017 til etterretning. Behandling/vedtak i Arbeidsmiljøutvalg den 19.09.2017 sak 5/17 Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: AMU tar de fremlagte sykefraværsrapporter for 1.tertial 2017 til etterretning. Bakgrunn: Som et ledd i arbeidet med å redusere sykefraværet blant kommunalt ansatte, har man valgt å innføre sykefraværsrapportering hvert tertial til formannskapet. Dette er et av flere tiltak for å nå målet om redusert sykefravær. Saksutredning: Det er i Dønna satt følgende mål for sykefraværet: Dønna kommune skal ikke ha et sykefravær som overstiger 5,6 %. I 2016 var sykefraværet for hele kommunen 8,9 %. Sum sykefravær 1.tertial 2017 er på 7,8 %. Enheter: 1.tertial 2017 2016 Landbruk 6,5 3,9 % Rådmannens stab 11,6 3,8 % Dønna barne- og ungdomsskole 7,7 6,6 % Løkta oppvekstsenter 1,8 1,7 % Dønna barnehage 2 6,1 % Legekontor- og helsestasjon 0,4 11,4 % Hjemmetjenesten 11,1 13,5 % Dønna omsorgssenter 8,4 8,3 % Teknisk 12,9 14,5 % Dønna voksenopplæring 2,4 32,5 % Side 4 av 5
Sak 9/17 Sykefraværet i Dønna kommune har hatt følgende utvikling de siste årene: 2016 2015 2014 2013 2012 2011 2010 2009 8,9 % 5,2 % 7,4 % 8,3 % 8,7 % 5,8 % 7,6 % 9,7 % Vurdering: Sykefraværet i 2016 var høyt (8,9 %). Sykefraværet for 1.tertial 2017 er på 7,8 %, noe som er en nedgang på 0,7 % fra 1.tertial 2016 (8,5 %). Sykefraværet skyldes i hovedsak langtidssykemeldinger. Enhetene rapporter om at det gjennomfører oppfølgingssamtaler og dialogmøter. Vi har også ansatte som i løpet av 2017 vil gå over i andre ytelser. Andre tiltak: Hjemmetjenesten: Rekruttere inn yngre arbeidskraft da enheten har en overvekt av ansatte i 50 pluss. Rådmannens stab: Styrket flyktningtjenesten fra 1.9.2017. Dønna omsorgssenter: Bytter ut gammelt og slitt gulvbelegg Teknisk etat: Viktig å sikre overlapping av ansatte slik at en unngår ytterligere sykemeldinger. Vedlegg: Saksmappevedlegg: Rapporter fra enhetene Side 5 av 5