Til medlemmer av fellesstyret Oslo, 15. juni Innkalling

Til medlemmer av fellesstyret Oslo, 15. juni 2012 Innkalling Det innkalles til møte tirsdag 26. juni 2012 kl. 10:30-15:00 for Fellesstyret for Norges veterinærhøgskole (NVH) og Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB). Styremøtet finner sted på Universitetet for miljø- og biovitenskap, Ås. Forslag til saksliste: FS-32/12 Godkjenning av innkalling og saksliste FS-33/12 Godkjenning av protokoll fra styremøte 24. april 2012 FS-34/12 Orienteringssaker fra styreleder fra sekretariatet fra rektorene fra OPAD-prosjektet FS-35/12 Referat fra IDF-møte deles ut på møtet FS-36/12 Konkretisering og justering av vedtak om styring, ledelse og faglig organisering FS-37/12 Første drøfting av grafisk og visuell profilering av det nye universitetet FS-38/12 OPAD revidert prosjektplan FS-39/12 Strategiplan for det nye universitetet statusrapport fra arbeidsgruppe FS-40/12 Fellesstyrets møteplan 2012/2013 FS-41/12 Presentasjon av forprosjekt for nybygg og status for SHF-prosjektet orientering ved Statsbygg FS-42/12 Eventuelt Eventuelt forfall til møtet sendes knut.moksnes@kd.dep.no. Med vennlig hilsen Siri Hatlen (sign.) styreleder Knut Moksnes (sign) sekretariatsleder

FS-33/12 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 24. april 2012 På bakgrunn av merknad fra Tor Einar Horsberg til utsendt utkast til protokoll, er det i innledningen til sak 10 nå føyd til at drøfting av status og framdrift for byggeprosjektet i lys av statsbudsjettet tas inn i handlingsplanen. Forslag til vedtak: Fellesstyret godkjenner vedlagt utkast til protokoll.

Vedlegg FELLESSTYRET FOR NORGES VETERINÆRHØGSKOLE (NVH) OG UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP (UMB) Dato: 24. april 2012 Tid: 10:30 13.40 Sted: NVH Utkast til PROTOKOLL 03/12 Til stede: Styremedlemmer: Finn Bergesen jr. (leder), Agneta Bladh, Karen Johanne Baalsrud, Vincent Eijsink, Bente Hagem, Turid Hegerstrøm, Frida Holand, Tor Einar Horsberg, Jon Grønli Olafsen, David Persson og Anne Britt Leifseth (vara for Camilla Røsjø). Forfall: Camilla Røsjø Observatører: Hans Fredrik Hoen (UMB), Siri Løksa (UMB), Yngvild Wasteson (NVH), Birger Kruse (NVH), Erik Antonsen (Statsbygg), Per Roar Nordby (Statsbygg), Gudmund Holstad (VI) og Bjørn Næss (VI). Fra sekretariatet: Knut Moksnes, Halvor Hektoen, Terje Holsen, Finn Hugo Markussen, Jan Henrik Martinsen, Andreas Stokseth, Paul Stray og Karina A. Vistven. Saksliste: FS-21/12 Godkjenning av innkalling og saksliste FS-22/12 Godkjenning av protokoll fra styremøte 13. mars 2012 FS-23/12 Orienteringssaker fra styreleder fra sekretariatet fra rektorene fra OPAD-prosjektet FS-24/12 Referat fra IDF-møte deles ut på møtet FS-25/12 Byggeprosjektet orientering ved Statsbygg FS-26/12 Visjon for det nye universitetet FS-27/12 Navn på det nye universitetet FS-28/12 Organisering av det nye universitetet FS-29/12 Akvariefunksjonene status for saltvannsakvarier FS-30/12 Fellesstyrets reviderte handlingsplan FS-31/12 Eventuelt

1. FS-21/12 Godkjenning av innkalling og saksliste Vedtak: Fellesstyret godkjenner innkalling og saksliste. 2. FS-22/12 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Det forelå ikke merknader i høringsrunden fra styrets medlemmer. I møtet ble det vist til et par språklige korrigeringer og nødvendig justering av tekst i vedtak sak FS-19/12 Budsjett for fellesstyret, tredje avsnitt for å inkludere også studentene i omtale av sommerarrangementet. Vedtak: Justert for merknadene i møtet, godkjenner fellesstyret vedlagt utkast til protokoll 02/12 fra fellesstyrets møte 13. mars 2012. 3. FS-23/12 Orienteringssaker Styreleder viste til at KD er igang med arbeidet for å få på plass ny styreleder etter hans fratreden. Sekretariatet viste til at det var gjennomført markedsundersøkelsen knyttet til framtidig pasientgrunnlag for klinikkene på Ås, vil bli lagt fram og behandlet i sak til neste styremøte. Fra NVH Yngvild Wasteson viste til politiske føringer om fortsatt aktivitet i Sandnes/Høyland, der også Mattilsynet og VI er lokalisert stort fagmiljø relatert til veterinærfag gjennom utvidet virksomhet fra Mattilsynet og faglig samarbeid med UiS/Universitetssykehuset. NVH er i dialog med kommunen for å overta den fraflyttede presteboligen som ligger inne på området. Dette vil bedre studentenes bosituasjonen under opphold på Høyland og samtidig vil man kunne tilby VI, Mattilsynet, UiS osv. enkle overnattingsmuligheter til kursdeltakere o.l. når det er ledig kapasitet. orienterte om søkertallene fra SO: fortsatt svært høye NVH har flest søkere per studieplass. Mannlige søkere utgjør 10% av søkerne til veterinærstudiet. Fra UMB Hans Fredrik Hoen viste til gode søkertall fra SO med økning på de fleste studier vel 12% totalt, samme økning som i fjor og kontinuerlig økning siden 2004 orienterte om arrangementer bl.a. deltakelse og profilering av UMB på Follorådets næringskonferanse og godt besøkte allmøter om OPAD og DnU-prosessen viste til kommende styresak om satsing på matområdet med tydeliggjøring av UMBs kompetanse her viste til dialog med Stiftelsen Norges landbruksmuseum med sikte på fornyet samarbeid behandles av universitetsstyret i juni? orienterte om at styringsdialogen med instituttene pågår, og at det er startet opp nyhetsbrev for UMB.

Fra OPAD-prosjektet Birger Kruse organisert prosjektgrupper for organisering og kommunikasjon prosjektplan med systemer, organisering og kommunikasjon ventes ferdig 27. april arbeidet med budsjettmodell har startet opp en ekspertgruppe med de to økonomisjefene som utarbeidet et første utkast etter avklaring av oppgaver FS-sekretariatet/OPAD, er arbeidsgrupper på ni områder etablert personal og organisering først det er stor interesse for info om prosjektet eget nyhetsbrev ut 22. april referansegruppe (inkl. tj.mannorg og eksterne fra NTNU og HiOA) til første møte 30. mai. Det vil bli redegjort for OPADs prosjektplan i neste styremøte. Det er viktig at arbeidet i OPAD-prosjektet koordineres mellom direktørene og sekretariats-leder. Vedtak: Fellesstyret tar orienteringene til etterretning. 4. FS-24/12 Referat fra IDF-møte Skriftlig utkast til referat fra IDF-møtet 20. april ble delt ut. Birger Kruse gjennomgikk behandlingen av de enkelte sakene, som fulgte saksliste til fellesstyrets møte. Gjennomgående understreker organisasjonene viktigheten av praktisering av medbestemmelse i prosessen. Vedtak: Fellesstyret tar referat og protokoll fra IDF-møte til orientering. 5. FS-25/12 Byggeprosjektet orientering ved Statsbygg Statsbygg ved Erik Antonsen orientert om utviklingen i byggeprosjektet siden forrige styremøte med gjennomgang av innsigelser til reguleringsplaner fra Statens vegvesen, Akershus fylkeskommune og Fylkesmannen i Akershus, status for SHF og justering av reguleringsplan i forhold til Syverudveien. Møtet understreket nødvendigheten av at tidsplanen holdes og behovet for løpende og god informasjon om prosjektet. SB leverer prosjektet til KD primo november og KD starter så KS2-prosessen. Vedtak: Fellesstyret tar Statsbyggs gjennomgang til orientering. 6. FS-26/12 Visjon for det nye universitetet Sekretariatsleder orienterte om saksgang og prosess. Møtet understreket sammenhengeng mellom visjon og det vedtatte samfunnsoppdraget. Vedtak: Fellesstyrets visjon for det nye universitetet er: Kunnskap for livet Knowledge for life

7. FS-27/12 Navn på det nye universitetet Fellesstyret har drøftet navnespørsmålet i flere runder. Mandatet til navneutvalget av 13. mars 2012 var å fremme flere begrunnede forslag til behandling i fellesstyret. Utvalget fremmet fire uprioriterte forslag, og sekretariatet la fram saken til fellesstyrets behandling uten tilråding om hvilket alternativ som bør anbefales overfor KD. I vurderingene var det enighet om prinsippet om ikke å bruke noen av de eksisterende institusjonsnavn på den nye institusjonen, og fellesstyret vedtok enstemmig å anbefale navneutvalgets alternativ 1 som navn på det nye universitetet. Det forutsettes at KD vil komme tilbake til fellesstyret med saken dersom navnet ikke kan aksepteres. Fellesstyret hadde ingen merknader til forslaget fra navneutvalget om Norwegian University of Life Sciences NMBU som engelsk navn for det nye universitetet. Vedtak: Fellesstyret anbefaler overfor Kunnskapsdepartementet at navnet på den nye fusjonerte institusajonen skal være Norges miljø- og biovitenskapelige universitet. Sekretariatet utformer en begrunnelse for navnet i tråd med navneutvalgets rapport og styrets drøftinger og oversender anbefaling om navn til Kunnskapsdepartementet. 8. FS-28/12 Organisering av det nye universitetet Fellesstyret vedtok i møtet 31. januar 2012 hovedrammene for faglig organisering av utdannings- og forskningsvirksomheten for det nye universitetet fra 2014. Instituttlederne ved NVH og UMB har fremmet forslag om instituttorganisering under de tre vedtatte fakultetene, og fellesstyret drøftet på dette grunnlag hvordan behandlingen av saken skulle tas videre. Vedtak: Fellesstyret ber om at ledelsen ved NVH og UMB sammen med sekretariatet til neste møte videreutvikler modell for instituttstrukturen og en grovskisse med arbeidsfordeling mellom de ulike nivåer ved det nye universitetet. Det foretas også en avklaring til dette arbeidet i forhold til OPAD. 9. FS-29/12 Akvariefunksjonene status for saltvannsakvarier Fellesstyret har nedsatt en arbeidsgruppe for å utrede interesser og behov knyttet til nødvendige akvariefasiliteter. I saksframlegget redegjør gruppa for status i arbeidet med etablering/finansiering av saltvannsakvarier. Vedtak: Fellesstyret viser til nødvendigheten av gode akvariefasiliteter for forskning og undervisning ved det nye universitetet. Fellesstyret tar statusgjennomgangen til orientering og ber om at de synspunkter som ble fremmet i møtet, tas med i det videre arbeidet. 10. FS-30/12 Fellesstyrets reviderte handlingsplan Fellesstyret gis orientering i styremøtene i forhold til oppdateringer i rullerende handlingsplan, og justert utgave vil bli lagt ut på nettet. Punkt om drøfting av status og framdrift for byggeprosjektet i lys av statsbudesjettet vil bli innarbeidet i handlingsplanen.

Vedtak: Fellesstyret godkjenner den reviderte handlingsplanen. 11. FS-31/12 Eventuelt Avtroppende styreleder ble takket av med gode ord fra Agneta.

FS-36/12 Konkretisering og justering av vedtak om styring, ledelse og faglig organisering Fellesstyret fattet i møte 31.01.12 vedtak om styring, ledelse og faglig organisering av det nye universitetet. I vedlegg til dette saksfremlegget er det utskrift av protokollen i sak FS-05/12 om faglig organisering, og FS-06/12 om styring og ledelse. Det er blitt klart for koordineringsgruppen at den vedtatte modellen har en rekke uklarheter som ikke ble godt nok belyst i beslutningsprosessen. Dette gjelder spesielt: - Rektors styringsspenn og personalansvar. - Fakultetenes og dekanenes rolle og myndighet. - Faren for økt byråkratisering. Styreleder inviterte 07.06.12 instituttlederne, avdelingsdirektører, tillitsvalgte og studentlederne ved NVH og UMB til en åpen dialog om mulige justeringer av den vedtatte modellen for å gjøre styring, ledelse og organsiering bedre.koordineringsgruppen har på en rekke møter drøftet hvordan den vedtatte modellen kan forbedres. Denne prosessen har ført frem til at styreleder i kortform foreslår disse justeringene og konkretiseringene av den vedtatte modellen: - Rektoratet får klarere faglig-strategisk ansvar for utviklingen av det nye universitetet. - Rektor oppretter en utvidet ledegruppe som består av rektoratet, dekanene og instituttlederne for å styrke koordineringen av den faglig-strategiske utviklingen. - Det opprettes ikke egne administrasjoner for de vedtatte fakultetene. - Instituttene under hvert fakultet får ett felles styre ledet av dekan. - Instituttene er resultatenheter med stor grad av selvstyre. - Medvirkning på alle nivåer skal sikres. I vedlagte saksfremlegg redegjøres det nærmere for forslagene. Forslag til vedtak: 1. Fellesstyret tar justeringene og konkretiseringene av den vedtatte modellen for styring, ledelse og faglig organisering av det nye universitetet til etterretning. 2. Fellesstyret legger til grunn for organiseringen at rektoratet og dekanatet har et sterkt faglig-strategisk fokus på utviklingen av det nye universitetet. 3. Fellesstyret vil at det etableres gode ordninger for medvirkning fra ansatte og studenter på alle relevante nivåer. 4. Sekretariatet utarbeider forslag til konkret organisasjonsmodell av det nye universitetet med utgangspunkt i justeringene og konkretiseringene. OPAD 2014 er saksforbereder for dette forslaget. Vedlegg

1 Vedlegg FS-36/12 V Konkretisering og justering av vedtak om styring, ledelse og faglig organisering Fellesstyret fattet i møte 31.01.12 vedtak om styring, ledelse og faglig organisering av det nye universitetet. Utskrift av møteboken for sakene FS 05/12 og FS 06/12 følger som vedlegg til dette saksfremlegget. Kort sammendrag av vedtak om styring, ledelse og faglig organisering I denne oversikten er vedtakene i sak 05/12 om faglig organisering og sak 06/12 om styring og ledelse sett i sammenheng. Fellesstyrets vedtak omtaler tre styrenivåer. Nivå 1 er lik det øverste styrenivå, universitetsstyret. Nivå 2 er lik fakultetsstyrene som får delegert fullmakt og myndighet fra universitetsstyret. Nivå 3 er lik instituttstyrer som ligger under fakultetene. Fellesstyret har vedtatt: Nivå 1: Universitetsstyret for perioden 2014 til 2018 - Ekstern styreleder - Valgt rektor og prorektor som tilsettes. - Universitetets ledergruppe består av rektoratet, dekanatet og asministrasjonsleder/universitetsdirektør. Nivå 2: Fakultetene - Tre fakulteter for områdene biovitenskap, miljø og samfunn (foreløpige betegnelser) - Tilsatte dekaner - Fakultetene skal ha egne styrer som skal koordinere, utvikle og lage fellessatsinger mellom instituttene. Nivå 3: Instituttene - Faglige enheter med stor grad av indre selvstyre - Avgjør selv om de vil ha styrer - Antall institutter under hvert fakultet avgjøres etter innstilling fra instituttene selv. - Budsjettenheter som fremmer budsjettforslag gjennom fakultetene til universitetsstyret. Fellesstyret vedtok i tilleggsdokumentet at denne modellen skal konkretiseres etter innspill fra fellesstyret og etter at prosjekt OPAD 2014 har avgitt sin innstilling. Oppfølging av vedtakene fra 31.01.12 Instituttlederne ved NVH og UMB anbefalte at NVH burde videreføres som ett institutt som kunne kalles Veterinærhøgskolen. Videre anbefalte instituttlederne at UMBs nåværende institutter ble videreført som egne institutter, men at nåværende Institutt for plante- og miljøvitenskap ble reorganisert. Koordineringsgruppen har vurdert mulighetene for å konkretisere fakultetenes oppgaver og myndighet i lys av tilleggsdokumentet til sak FS 05/12 og vedtaket om styring og ledelse. Det ble klart for koordineringsgruppen at den vedtatte modellen, som oppfattes som et kompromiss, hadde noen svakheter som ikke ble godt nok belyst i beslutningsprosessen:

2 - Rektors styringsspenn er så stort at det kan føre til at rektoratet må prioritere å ha internt, administrativt fokus. - Rektors personalansvar blir for stort dersom det skal omfatte dekaner, instituttleder og direktørgruppe. - Når rektor også får direkte budsjettansvar for alle institutter, medfører det både stor grad av sentralisering, høy arbeidsbelastning og at dekanenes rolle blir uklar. - Fakultetenes og dekanenes rolle er uklar i den vedtatte modellen, og de kan lett oppfattes som enheter uten myndighet og fullmakter. - Den vedtatte modellen vil sannsynligvis medføre styrer og staber (administrative ressurser) på tre nivåer, noe som fører til økt byråkrati og sen saksbehandling sammenlignet med modellen NVH og UMB har i dag. Styreleder Siri Hatlen inviterte 07.06.12 instituttlederne ved NVH og UMB til åpen dialog om modellvalg og hvordan det nye universitetet kan organiseres og ledes. På første del av dette møtet deltok også avdelingsledere, tillitsvalgte og studentleder ved de to institusjonene. Koordineringsgruppen har hatt en rekke møter for å komme frem til konkretisering og justering av vedtaket fra 31.01.12. Behov for konkretisering og justering Fellesstyrets vedtak 31.01.12 bygger på en modell hvor fakultetene ikke har tilsvarende oppgaver som ved de andre universitetene, men har fått koordinerende og strategiske oppgaver. Vedtaket innebærer at fakultetsstyret får begrensete fullmakter fra universitetsstyret mens instituttene fortsatt har hovedansvaret. Spørsmålet dreier seg om hvilke oppgaver, ansvar og myndighet som skal ligge til de faglige enhetene som skal opprettes ved det nye universitetet. Disse kan enten være fakulteter med underliggende institutter, eller de kan være institutter med egne styrer, slik UMB har det i dag. Etter universitets- og høyskoleloven er det universitetsstyret som fastsetter intern organisasjonsmodell, slik at begge modeller er mulige. Oppfølgingen av vedtakene fra 31.01.12 viser at det er behov for en avklaring av hvordan fakultetene og instituttene skal samhandle. Tilleggsdokumentet peker på mulighetene for at instituttene selv skal avgjøre om de vil ha egne instituttstyrer under fakultetsstyret. Uklarheten oppstår fordi fakultetsstyret ikke er tenkt som et ordinært, ansvarlig styre med alle fullmakter, men kun på noen utvalgte områder på den ene side, mens instituttene fortsatt skal være resultatenheter med betydelig selvstyre. Koordineringsgruppen har drøftet mulighetene av å få en faglig organisering med kun to styrenivåer. Det har vært enighet om at det nye universitetet ikke må øke administrasjonen. Det er også enighet om at rektors styringsspenn ikke må være for stort. Målet er å styrke det nye universitetets faglig-strategiske utvikling. Presisering av vedtaket av 31.01.12 I samråd med styreleder er det i dette saksfremlegget lagt vekt på å konkretisere en modell med to styrenivåer. Dette er en vesentlig presisering av det tidligere vedtaket fellesstyret vedtok i januar 2012. Det øverste nivået vil være universitetsstyret. Utfordringen er å finne et styre for de nåværende instituttene som forener flere hensyn. Instituttene er fortsatt tenkt som resultatenheter, men det er et ønske om å styrke den faglige koordineringen og utviklingen av faglig-strategisk synergi innenfor hvert fakultet og mellom disse.

3 Ved å gå inn for kun to styrenivåer i det nye universitetet, vil det ikke være behov for et fakultetsstyre. Utfordringen er å etablere et styre på nivå 2 som sikrer effektivitet og strategisk ledelse. Konkretisering og justering av nivå 1: Universitetsstyret og rektoratet Sekretariatet legger frem et forslag som i all hovedsak er basert på vedtaket i sak FS-06/12. Det har ikke vært vesentlig uenighet om styrets og rektoratets rolle og oppgave. Det har vært et ønske å styrke den sentrale faglig-strategiske ledelsen av det nye universitetet ved å opprette en ledergruppe. Sekretariatet bygger på «Styringsreglementet for Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU)» som NTNUs styre fastsatte i 2009 og ajourførte i 2010. Vedtaket om å ha tilsatt rektorat og ekstern styreleder i perioden 2014 til 2018 kan konkretiseres slik: Universitetsstyrets ansvar og oppgaver er fastsatt i U&H-lovens kap. 9.1 og 9.2. I perioden 2014 til 2018 skal styret ha sammensetning som fremgår av vedtaket i sak FS-06/12. Rektors ansvar og oppgaver er beskrevet i U&H-lovens 10-4. I tillegg til oppgavene nevnt i loven, skal rektor: - profilere og posisjonere Det nye universitetet som forsknings- og utdanningsinstitusjon - Konkretisere og utvikle det vedtatte samfunnsoppdraget. - Initiere og lede arbeidet med utvikling av ny faglig synergi. - Ha ansvar for sikker og stabil drift i perioden med todelt campus. - Forberede og gjennomføre flytteprosessen - Utvikle nye administrative tjenester for fakultetene. - Skape en positiv organisasjonskultur og et produktivt arbeidsmiljø. Prorektors oppgaver fastsettes gjennom delegasjon fra rektor. Prorektor er rektors stedfortreder. OPAD 2014 utarbeider forslag til myndighet og fullmakter. Stabsdirektør får oppgaver gjennom delegasjon fra rektor. I perioden 2014 til 2018 er tilsatt rektor både faglig og administrativ leder, og det vil derfor ikke være en universitetsdirektør slik ordningen er med valgt rektor som styreleder. Her er betegnelsen stabsdirektør benyttet for å vise til administrativ lederfunksjon, men som er forskjellig fra universitetsdirektørens. OPAD 2014 foreslår myndighet og oppgaver for denne stillingen. Rektors ledergruppe består av rektoratet, dekanene for de tre fakultetene og stabsdirektøren. Rektors utvidede ledergruppe består av rektoratet, dekanene og instituttlederne. Dette vil være et viktig forum for utvikling av det samlete universitetet og for faglig-strategiske spørsmål. Konkretisering og justering av nivå 2: Fakultet og et felles styre for instituttene: Som påpekt ovenfor, er det ulike oppfatninger av fakultetenes rolle og betydning. Oppfatningene spenner fra ikke å opprette slike fakulteter til å gjøre fakultetene til de nye «produksjonsenhetene». For sekretariatet har det vært avgjørende at det ikke åpnes for en «omkamp» som nullstiller vedtaket fra 31.01.12. Forslaget til fakultetenes rolle og betydning bygger på intensjonen og

4 målsetningen med tilleggsdokumentet. Det nye universitetet har fra 2014 tre fakulteter som møter de faglige utfordringene som samfunnsoppdraget innebærer. Instituttene som ligger under sine respektive fakulteter går sammen om å opprette ett felles styre som ledes av en dekan. Fakultetet er en faglig organisatorisk overbygning som har et felles instituttstyre under seg. Dekanen er styreleder for dette felles styret. Styret har samme prinsipielle sammensetning som universitetsstyret. Dette felles instituttstyre skal fastsette overordnete mål, strategier og prioriteringer på sitt område. Styret tar stilling til overordnete faglige prioriteringer og saker av stor strategisk og prinsipiell betydning. Universitetsstyret delegerer strategiske virkemidler til dette felles instituttstyret for å nå faglige prioriterte mål, slik som fordeling av stipendiater, post.doc er, strategiske budsjettmidler m.m. Fakultetene har ansettelsesmyndighet for faglig-vitenskapelige stillinger. Dekan tilsettes av universitetsstyret og inngår i rektors ledergruppe. Dekanens viktigste oppgaver er å lede og utvikle felles satsinger mellom instituttene innenfor fakultetet, koordinere faglig virksomhet med de andre fakultetene, lede felles tilsettingsutvalg for instituttene, ha strategisk ansvar for utdannings- og forskningsvirksomheten, bruk av strategiske midler til faglige satsinger, representere og posisjonere fagmiljøene under fakultetet. Dekanen kan utpeke prodekan. Det skal ikke opprettes en egen fakultetsadministrasjon, og dekanen henter sin administrative støtte fra den sentrale administrasjonen. Ledergruppe for fakultetet består av dekan og instituttledere. Medvirkning på instituttnivå skal sikres gjennom driftstråd eller andre organ. OPAD 2014 konkretiserer denne modellen. Instituttenes rolle Universitetsstyret forvalter strategiske budsjettmidler som fremmer satsinger på tvers av fakulteter og institutter med utgangspunkt i den vedtatte strategien. Fellesstyret for instituttene under hvert fakultet forvalter strategiske budsjettmidler innenfor hvert område for å fremme faglige strategiske satsinger. Dekanen og instituttlederne har ansvaret for dette. NVH går inn med sine institutter. Alle instituttene under de tre områdene oppretter et driftsråd. Disse driftsrådene er viktige for å sikre medvirkning. Instituttene vil fortsatt være «produksjonsenheter» med stor grad av selvstyre. Dette er universitetets faglige resultatenheter med forutsigbare budsjetter med utgangspunkt i Kunnskapsdepartementets styringsparametre. Administrative konsekvenser Opprettelsen av tre fellesstyrer for instituttene under fakultetene for bio,- miljø- og samfunnsvitenskap er en administrativ utfordring. Det er et krav at det ikke skal bli en økning av administrative årsverk ved samorganiseringen. Modellen som velges må derfor kunne iverksettes uten at nye administrative stillinger må opprettes.

Alle styrer krever en administrasjon som saksforbereder alle saker som skal vedtas. Alle enheter som har ansatte og får tildelt budsjettmidler er underlagt strenge forvaltningskrav. Det er derfor viktig at det er en nøye gjennomgang av mulighetene for å gi de nye fellesstyrene og dekanene nødvendig administrativ assistanse. 5

6 VEDLEGG: Utskrift av protokoll fra fellesstyrets møte 31.02.12 FS-05/12 Faglig organisering av det nye universitetet Vedtak: Det nye universitetets faglige innsats skal være basert på universitetets særskilte samfunnsoppdrag og konsentrert om bioproduksjon, miljø og samfunnsutvikling. Den faglige organiseringen skal være et viktig virkemiddel for å nå de ambisiøse målene som samfunnsoppdraget har formulert. Det nye universitetet skal organiseres i tre fakulteter der det åpnes for tre styringsnivåer. Arbeidstitlene for de tre fakultetene er: - Fakultet for biovitenskap - Fakultet for miljøvitenskap - Fakultet for samfunnsvitenskap Tilleggsdokumentet med tilføyelse inngår som integrert del av vedtaket om faglig organisering av det nye universitetet, og vedlegges protokollen. Vedlegg til protokoll Overordnet økonomistyring, HR funksjon, HMS rådgivning og informasjonsvirksomhet legges til universitetsadministrasjonen. Denne listen er ikke uttømmende. Funksjonene konkretiseres gjennom prosjektet OPAD 2014 som ledes av Siri Løksa og Birger Kruse. Stabspersoner kan plasseres ved fakultet eller institutt etter behov, men de er underlagt den overordnede ledelse. Overordnet økonomistyring legges til universitetsstyret (fellesadministrasjonen) som også foretar allokering av midler mellom fakultetene og instituttene. Fakultetene har nødvendig administrasjon tilpasset oppgavene, og funksjonene konsentreres om koordinering, utvikling og fellessatsing mellom instituttene. Det vil si at fakultetets budsjett er til egenadministrasjon, og et beløp til koordinering, utvikling og fellessatsing. Fellesstyret innplasserer instituttene i fakulteter. Dagens institutter ved NVH og UMB innenfor hvert fakultet samarbeider om en hensiktsmessig instituttstruktur for DnU. Det er ønskelig å redusere antall institutter. Instituttene fremmer forslag til fellesstyret innen 1. april 2012 om instituttstruktur. Det oppfordres til et aktivt engasjement. Yngvild Wasteson, Hans Fredrik Hoen og Finn Bergesen jr. utgjør en konsultasjonsgruppe som trekkes inn etter behov. Det legges opp til institutter med stor grad av indre selvstyre. Instituttene har rett, men ikke plikt til å etablere instituttstyrer. Instituttene fremmer budsjettforslag til rektor. Budsjettforslagene fremmes gjennom fakultetene. Dekanene og universitetsdirektør inngår i rektors ledergruppe, sammen med prorektor. Nærmere konkretisering av denne modellen vedtas av fellesstyret etter innspill fra instituttene og etter at prosjekt OPAD 2014 har avgitt sin innstilling. FS-06/12 Styring og ledelse av det nye universitetet Vedtak: 1. DnUs styre får fra 2018 en sammensetning som følger "normalmodellen" slik det fremgår av universitets- og høyskoleloven 9-1. 2. I overgangsperioden med todelt campus 2014-2018, har styret denne sammensetning: - Tre medlemmer fra gruppen fast vitenskapelige ansatte. Ett medlem velges av valgforsamling ved NVH og ett fra valgforsamling ved UMB. Det tredje medlemmet velges i felles valgforsamling. - To studenter som velges av en felles valgforsamling, en fra UMB og en fra NVH.

- Ett medlem valgt blant de teknisk-administrativt ansatte, valgt av en felles valgforsamling for NVH og UMB. - Ett medlem valgt blant midlertidige vitenskapelige ansatte, valgt av en felles valgforsamling for NVH og UMB. - Fire eksterne medlemmer oppnevnt av Kunnskapsdepartementet etter forslag fra fellesstyret. 3. Det utarbeides et spesielt valgreglement for denne overgangsperioden som omhandler representasjonen for midlertidig vitenskapelige ansatte og teknisk-administrativt ansatte. Det er viktig at en av institusjonene ikke blir representert med begge medlemmene fra disse to gruppene. 4. For perioden 2014-2018 foreslår sekretariatet følgende overgangsordning: - Rektor og prorektor velges. Til dette valget er det en felles valgforsamling. - Rektorkandidaten fra en institusjon må gå til valg i felleskap med en prorektorkandidat fra den andre institusjonen. Dermed sikrer man et lederteam hvor begge institusjoner er representert. - Valgt rektor og prorektor tilsettes av fellesstyret. - Fellesstyret foreslår eksterne styremedlemmer i overgangsperioden. Ett av disse blir styreleder. 5. DnUs fakulteter får egne styrer. Dekan ansettes av fellesstyret. Fellesstyret godkjenner valgreglementet for fakultetsstyrene. 7

FS-37/12 Første drøfting av grafisk og visuell profilering av det nye universitetet Sekretariatet ber fellesstyret ha en første drøfting av utformingen av grafisk og visuell profilering av det nye universitetet. I saksframlegget som følger som vedlegg i saken, er det redegjort for noen valgmuligheter og videre framdrift. Forslag til vedtak: Fellesstyret ber sekretariatet i samråd med styreleder om å utarbeide retningslinjer for OPADs videre arbeid med ny grafisk og visuell profilering på grunnlag av gjennomgangen i styremøtet. Vedlegg

Vedlegg FS-37/12 V Første drøfting av grafisk og visuell profilering av det nye universitetet Fellesstyret skal vedta ny grafisk og visuell profilering av det nye universitetet. Innen høsten 2013 skal denne profileringen etter nåværende planer være på plass. Den praktiske utforming og gjennomføring vil skje i regi av OPAD 2014. Sekretariatet legger frem saken til første drøfting i fellesstyret. På grunnlag av fellesstyrets behandling, utarbeider sekretariatet i samråd med styreleder retningslinjer for OPADs oppfølgingsarbeid. To profileringer NVH og UMB har to ulike grafiske og visuelle profileringer. UMB valgte å benytte temaet «Cyclus of Life» som profileringselement da Norges landbrukshøgskole (NLH) fikk status som universitet i 2005. Biogrammet uttrykker UMBs spesielle ansvar for miljø- og biovitenskapene. Biogrammet vant Norsk designråds pris for kreativ design i 2008. NVH har St. Blasius som profileringselement, en katolsk skyttshelgen for hester og husdyr. En kombinasjon av en katolsk skyttshelgen og et dynamisk biogram kan være en for stor utfordring selv for kreative profileringsbyråer. Sekretariatet anser det derfor som ikke realistisk å lage en sammensmeltning av disse to forskjellige elementene. Valgmuligheter Utarbeidelse av en samlet grafisk og visuell profilering er kostnadskrevende. Fellesstyret må gi nærmere retningslinjer for hvordan den grafiske utformingen skal gjennomføres. Valgmulighetene er: - Det nye universitetet kan utarbeide en ny grafisk og visuell profilering uavhengig av de to eksisterende profileringselementene nevnt ovenfor. - Det nye universitetet kan benytte seg av ett av profileringselementene og videreføre, bearbeide og utvikle et nytt konsept på grunnlag av ett av de eksisterende. - Det nye universitetet kan velge en av de to profileringene og benytte dette for det nye universitetet. Disse valgmulighetene må ha samfunnsoppdraget og visjonen for det nye universitetet som fundament. Profilering av samfunnsoppdraget Det er det nye universitetets samfunnsoppdrag og visjon som skal profileres gjennom logo og visuelt og grafisk uttrykk. Visjonen for det nye universitetet Kunnskap for livet må komme så tydelig frem som mulig i profileringen. Budsjettmessige konsekvenser Sekretariatet har avsatt kr 500.000 til OPADs arbeid med ny grafisk og visuell profil. Det er dermed muligheter for å starte opp arbeidet i 2012. Dersom fellesstyret går inn for å utarbeide

en profilering uavhengig av eksisterende profileringselementer, må denne kostnadsrammen bli vesentlig utvidet. Da NLH/UMB utarbeidet sin profilering basert på «Cyclus of Life» var totalbudsjettet på ca 2 mill kr. Fremdrift OPAD skal etter planen levere et forslag til ny profilering høsten 2012. På grunnlag av fellesstyrets drøftinger på møtet 26.06.12 utarbeider sekretariatet i samråd med styreleder retningslinjer for OPADs videre arbeid.

FS-38/12 OPAD revidert prosjektplan Styringsgruppen for administrasjonsprosjektet har utarbeidet en revidert prosjektplan for Operativ administrasjon 2014 (OPAD), datert 11.06.12., begrunnet i behov for å presisere prosjektets organisatoriske plassering og arbeidsdeling med sekretaiatet. Revidert prosjektplan følger som vedlegg i saken. Den reviderte planen erstatter prosjektplanen datert 18.11.11., som ble vedtatt av fellesstyret i november 2011, (FS-69/11). Forslag til vedtak: Fellesstyret tar den reviderte prosjektplanen til orientering Vedlegg

FS-39/12 Strategiplan for det nye universitetet statusrapport fra arbeidsgruppe I tråd med mandatet skal arbeidsgruppen som arbeider med forslag til strategiplan for det nye universitet orientere fellesstyret om sitt arbeid på styremøtet i juni. Orienteringen vil bli gitt muntlig av arbeidsgruppens leder Mari Sundlie Tvedt. Fellesstyret skal behandle et førsteutkast til strategiplan fra arbeidsagruppen på sitt møte i september. Forslag til vedtak: Fellesstyret tar orienteringen om status for arbeidet med strategiplan for det nye universitetet til orientering.

FS-40/12 Fellesstyrets møteplan 2012/2013 Fellesstyret har tidligere vedtatt følgende møtetidspunkt for høsten 2012: 04. september foreslås flyttet til 3. september på NVH 16.-17. oktober med styreseminar 04. desember på UMB Sekretariatet foreslår følgende møtedatoer for vårsemesteret 2013: 29. januar på NVH 05. mars på UMB 30. april på NVH 18. juni på UMB Forslag til vedtak: Fellesstyret slutter seg til forslag om møtedatoer med de endringer som framkom i møtet

FS-41/12 Presentasjon av forprosjekt for nybygg og status for SHF-prosjektet orientering ved Statsbygg Forprosjektet for nybygget er nå overlevert fra Statsbygg til Kunnskapsdepartementet, og forprosjektet for SHF er inne i en avgjørende fase for endelig utforming. For å sikre framdriften og unngå forsinkelser er det nødvendig at fellesstyret gir styreleder fullmakt til å fatte beslutninger fram til neste styremøte. Statsbygg vil gi fellesstyret en presentasjon av forprosjektet, status for SHF-prosjektet og orientere om videre prosesser. Forslag til vedtak: Fellesstyret tar presentasjonene fra Statsbygg til orientering. Fellesstyret gir styreleder fullmakt til å ta de nødvendige beslutningene på vegne av styret for å sikre framdriften i prosjektene.