Møteprotokoll Fosen Helse Interkommunalt selskap Utvalg: Styret for Fosen Helse IKS Møtested: 2. etg., Fosen Legevaktsenter, Brekstad Dato: 16.09.2013 Tid: 10:00-15:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Tor Langvold LEDER BJUGN Eli Braseth NESTL ÅFJORD Vigdis Bolås MEDL RISSA Michael Momyr MEDL ROAN Svanhild Jenssen MEDL HELMID Kjell Inge Skaldebø MEDL ÅFJORD Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Tor Åm MEDL STOLAV Erlend Myking/Reidun MEDL LEKSVIK Hindrum Snorre Glørstad MEDL Ørland Vigleik Jessen VARA STOLAV Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Kjell Inge Skaldebø Snorre Glørstad ÅFJORD Siv Iren S. Andersson Erlend Myking/Reidun Hindrum BJUGN Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Berit G. Wiklund Daglig leder Liz Raaken Driftssjef Grete K. Sand Sekretær Merknader: Svanhild Jenssen, Eli Braseth og Kjell Inge Skaldebø deltok på møtet via videokonferanse. Vigdis Bolås deltok frem til kl 13:00. Deltok i behandling av alle saker unntatt 13/13 og 14/13. Svanhild Jenssen deltok frem til kl 14:00. Deltok i behandling av alle saker unntatt 13/13.
Saksnr Sakstittel Lukket Saker til behandling ST 13/11 Godkjenning av møteprotokoller fra styremøte 3.6.13 ST 13/12 Budsjett 2014 ST 13/13 Prosjekter i regi av Fosen Helse IKS - prosess for videreføring til eventuelt permanent drift! ST 13/14 Forespørsel fra Åfjord kommune om legevakt utover kontortid i sin helhet kan ivaretas av Fosen Legevaktsenter Orienteringssaker a. Avtaleverk - særavtaler og tjenesteavtaler mellom helseforetak og kommuner Der pågår fortsatt avtaleinngåelser mellom kommuner og helseforetak i hht. Samhandlingsreformen. Tor Langvold, leder av forhandlingsutvalget/styreleder og Berit Wiklund, daglig leder gir en kort orientering om status i arbeidet. Avtale mellom St. Olavs Hospital HF og Ørland kommune om fortsatt drift av 6 senger medisinsk etterbehandling ble undertegnet den 28.8.2013. Avtalen behandles i Kommunestyret på Ørland i løpet av oktober 2013. Det gjenstår nå forhandlinger og avtaleinngåelse om fortsatt drift av senger for spesialistrehabilitering. Det gjennomføres en evaluering av tilbudet i regi av St. Olavs Hospital HF høsten 2013. Signaler Fosen Helse IKS har mottatt er at administrasjonen i selskapet skal inviteres inn i arbeidsgruppen. b. Øyeblikkelig hjelp tilbud for pasienter i Leksvik og Rissa kommune Viser til tidligere orienteringer til Styret for Fosen Helse IKS fra de to kommuner om saken ved Erlend Myking, rådmann Leksvik kommune og Vigdis Bolås, rådmann Rissa kommune. Vigdis Bolås, rådmann Rissa kommune orienterte om status og videre prosess for etablering av øyeblikkelig hjelp tilbud for pasienter i disse to kommuner. Det fremkommer under orienteringer at det fra begge kommuner ønsker å etablere et øyeblikkelig hjelp tilbud under paraplyen til Fosen Helse IKS.
Vigdis Bolås tilkjennegir at det for øyeblikket byr på utfordringer med å enes om, et felles tilbud i en av de to kommunene. Leksvik kommune ønsker ikke å flytte legevakttilbud til Rissa. Leksvik kommune ønsker å se videre på mulighet for å etablere en modell lik den som Overhalla kommune nå drifter. Rissa kommune ønsker nå å se på andre løsninger. Det er ønskelig at den etablerte arbeidsgruppen arbeider videre med å se på mulighetsrommet. Det oppfattes at St. Olavs Hospital HF og Helse Nord-Trøndelag HF har noe forskjellig oppfatning av innhold og organisering av tilbudet. Helse Nord-Trøndelag viser til Overhalla modellen hvor avstand til legevakt er tilsvarende 25-30 minutter. St. Olavs Hospital HF uttrykker bekymring for etablering av øyeblikkelig hjelp tilbud hvor legens base ikke er nært tilbudet. De uttrykker også bekymring for sengetilbud bestående av en-to senger. Helseforetakene er begge opptatt av et tilbud med god kvalitet som reelt kan bidra til reduserte antall innleggelser. Det er besluttet at driftssjef og daglig leder inngår i arbeidsgruppen og at det gjennomføres en ROS-analyse. Arbeidsgruppen bør også se på kostnader og andre utfordringer knyttet til å drifte eventuelt 3 lokasjoner (Ørland, Leksvik og Rissa). Helse Midt - Norge RHF ved Svanhild Jenssen orienterer om at de ønsker ø- hjelpstilbud som fullfinansieres etablert som interkommunalt samarbeid. Andre tiltak som etableres og finansieres av kommunen selv, er det selvfølgelig opp til hver enkelt kommune å avgjøre. Administrasjonen i Fosen Helse IKS er opptatt av at det i selskapets regi er etablert/etableres et øyeblikkelig hjelp tilbud som dekker alle behov for Fosens befolkning. Med bakgrunn i orienteringen til Vigdis Bolås og drøftingen under behandling av saken ønsker Styret at det innen søknadsfrist 1. mars 2014 søkes om fullfinansiering av en 4. øyeblikkelig hjelp seng for "østsiden" under paraplyen Fosen Helse IKS. Rissa kommune signaliserer at de er interessert i dette. Styret ber Leksvik kommune komme med en bestilling opp mot Fosen Helse IKS sin rolle i forbindelse med etablering av øyeblikkelig hjelp tilbud. Styret uttrykker ønske om at Leksvik kommune også legger øyeblikkelig hjelp tilbudet under paraplyen til Fosen Helse IKS. Fosen Helse IKS vil med bekgrunn i bestillingen fra Rissa kommune utarbeide søknad for en finansiering av øyelikkelig hjelp tilbud basert på folketallet i Rissa kommune. Helseforetakene er part i diskusjonen. c. Økonomirapportering 2 tertial 2013 Økonomisjef, driftssjef og daglig leder legger frem økonomirapport for 2. tertial 2013 for både IKS og vertskommunetjenester. Tertialrapporten viser en prognose med regnskap i henhold til budsjett ved årsavslutning 2013.
Når det gjelder vertskommunetjenester i Ørland kommune - Fosen DMS viser prognosen så langt et merforbruk som er knyttet til investeringer i fbm. innflytting i nye lokaler for Fosen Legevaktsenter på kr. 400 000. Investeringene omfatter medisinsk teknisk utstyr. Viser til tidligere styrebehandling sak 17/12 og 2/13 om bruk av disposisjonsfond ved innvesteringer av denne type utstyr. Med bakgrunn i ovennevnte viser tertialrapporten en prognose med regnskap i henhold til budsjett ved årsavslutning 2013, når fondsmidler benyttes til oppfinansiering av kostnader til innkjøp av medisinsk teknisk utstyr. Sykefravær er for tjenestene lavt. For Fosen Helse IKS er det i 2. tertial 0 % og for vertskommunetjenestene - Fosen DMS er det i samme periode registrert et sykefravær på 4 %. Styret tilkjennegir tilfredshet over det lave sykefraværet i tjenester som tradisjonelt har et høyere sykefravær. d. Orientering om følge- og beredskapstjeneste jordmor Fosen Driftssjef og daglig leder i Fosen Helse IKS orienterte Styret om drift av Følge og beredskapstjenesten på Fosen. Jordmødrene i Fosen kommunene har en relativt stor vaktbelastning, for å dekke en døgnkontinuerlig vaktturnus kombinert med sine opprinnelige dag stilinger. Fosenkommunene ønsker et møte med ledelsen ved Kvinneklinikken for å avklare situasjonen i forhold til ubesatt stillingsbrøk. Det foreligger pr. dato ikke avtale med Kvinneklinikken ved St. Olavs Hospital HF vedrørende drift av Følge- og beredskapstjeneste for jordmor for 2013. Årsaken til at avtale ikke foreligger er økonomi knyttet til tilbudet som skal finansieres i sin helhet av spesialisthelsetjenesten. Administrasjonen følger opp saken og håper på en snarlig avklaring. e. Utredning av felles fagprogram og server for legetjeneste/legevaktstjeneste på Fosen. Statusrapport fra arbeidsgruppen Orientering om prosjekt videokonferanse mellom pasient, fastlege og spesialist ved St. Olavs Hospital HF. Statusrapport fra arbeidsgruppen Liz Raaken, driftssjef i Fosen Helse IKS orienterer styret om status i arbeidet pr. dato. Rapport på arbeidsgruppens arbeid fremlegges for Styret i neste styremøte.
f. Orientering om prosjektet "utprøving av ny modell for behandling og oppfølging av alvorlig syke pasienter i nærmiljøet, ved tett samhandling mellom lokal legetjeneste, relevante fagmiljøer lokalt og spesialisthelsetjenesten" Et prosjekt gjennomført i Leksvik og Rissa kommune. Prosjektleder Terje Engan, spesialist i onkologi vil orientere om prosjektet. Prosjektet er nå avsluttet, men oppleves å være i tråd med intensjonen om økt samhandling og bidra til helhetlige pasientforløp. Styret ser verdien av å bygge videre på den kompetansen som nå er ervervet innen fagområdet på Fosen. Utfordringen for kommunene er stram økonomi som gir lite rom for å etablere nye tiltak på nåværende tidspunkt. g. Orientering om Administrativt samarbeidsutvalg (ASU) og Faglige samarbeidsutvalg (FSU) funksjon som samarbeidsarena mellom kommuner og sykehus. Gjennomgang av enighetsprotokoll mellom sykehus og kommuner Det er nå foretatt et skifte av leder i ASU. Kristian Rolstad, rådmann i Malvik erstatter Tor Åm. Det er også diskutert hvordan involvere og forankre ASU og FSU`s arbeid inn til kommunene på Fosen. Styret ser behov for å legge en møtestruktur i forhold til både styrets møter og lederforum Fosens møter i forkant av ASU`s møteplan. Det er ønskelig at Fosen Helse IKS kan bidra med å være en koordinator knyttet til involvering og forankring av saker i både ASU og FSU`s arbeid inn til eierkommunene. h. Orientering vedrørende prosjektet som etableres i Divisjon Psykisk Helsevern, St. Olavs Hospital HF - "Langsiktig plan for forbedringsarbeidet i Psykisk Helsevern" Kommunene er anmodet om å stille med representanter inn i utviklingsarbeidet. Styreleder og nestleder orienterte Styret om prosjektet. Dette er en relativt stor og ressurskrevende pasientgruppe i kommunene, 80 % av psykiatriske pasienter er langtidsinnlagt. Fosen ser behovet for å stille med en representant i arbeidsgruppen. Det er ønskelig at denne representanten kjenner fagområdet godt og med bakgrunn i det foreslås det å oppnevne John Martin Teigen fra Rissa kommune som representant inn i arbeidsgruppen, med Hanne Renolen som vararepresentant. Administrasjonen i Fosen Helse IKS får tilbakemelding fra Vigdis Bolås, rådmann i Rissa kommune med hensyn til om Teigen kan delta i arbeidsgruppen. Endelig vedtak: Orienteringssak B: Styret ber administrasjonen starte prosess med å utarbeide søknad for fullfinansiering av øyelikkelig hjelp tilbud basert på folketallet i Rissa kommune. Leksvik kommune blir bedt om å komme med en bestilling opp mot Fosen Helse IKS sin rolle i forbindelse etablering av sitt øyeblikklig hjelp tilbud. Orienteringsak A, C, D, E, F, G og H: Styret tar orienteringene til etterretning.
Styremøte i november 2013: Neste styremøte i henhold til møteplanen avvikles 13. november. Styret ønsker at dette møtet benyttes til strategisamling og at møtet utvides til heldagsmøte. Tema for strategisamlingen er samhandling. Styret ønsker å invitere administrerende direktør og samhandlingsdirektør i Helse Midt-Norge RHF og St. Olavs Hospial HF til møtet.
Saker til behandling ST 13/11 Godkjenning av møteprotokoller fra styremøte 3.6.13 Daglig leders innstilling: Møtebok fra styremøte 3.6.2013 godkjennes. Saksprotokoll i Styret for Fosen Helse IKS - 16.09.2013 Behandling: Møtebok fra styremøte 3.6.2013 godkjennes. Endelig vedtak: Møtebok fra styremøte 3.6.2013 enstemmig godkjent. ST 13/12 Budsjett 2014 Daglig leders innstilling: Styret vedtar forelagt forslag til budsjett for 2014 og handlingsplan for perioden 2014-2017 Saksprotokoll i Styret for Fosen Helse IKS - 16.09.2013 Behandling: Budsjett 2014: Styret får forelagt og gjennomgått budsjettforslag 2014 for Fosen Helse IKS og vertskommunetjenester i Ørland kommune - Fosen DMS fra økonomisjef, driftssjef og daglig leder. Administrasjonen har i utarbeidelsen av budsjettforslag forholdt seg til bestillingen fra Styret i sak 11/13 i møte av 3.6.2013. Styret har bedt administrasjonen legge til grunn forutsetning av videreføring av dagens drift. Det skal tas høyde for den økonomiske situasjonen som kommuner og helseforetak har. Med bakgrunn i dette presenteres et nøkternt og stramt budsjett, for IKS`et på nivå med 2013 og for vertskommunetjenestene med en liten økning i forhold til 2013-budsjett. I budsjett for Fosen Helse IKS presenteres et budsjett med null vekst. Dersom en ser på budsjettering for Fosen Helse IKS og vertskommunetjenestene - Fosen DMS for perioden 2013 og 2014 foreligger det totalt en reduksjon på 6 % i driftsbudsjettet (2,5 % i 2013 og 3,5 % i 2014). Administrasjonen har i budsjettforslag for IKS`et foreslått å redusere kostnader i to tjenesteområder for å kunne presentere et budsjett med null vekst.
For vertskommunetjenestene har en ikke sett mulighet for å presentere et budsjett med nullvekst med bakgrunn i at det i 2014 vil være et lønnsoppgjør - hovedoppgjør. Styrets representanter ønsker å avklare mulighet for økt inntekt blant annet gjennom prosjektfinansiering og oppgavefordeling mellom spesialist - og kommunehelsetjeneste. Prosjektfinansiering er det knyttet stor usikkerhet rundt. Erfaringsvis foregår tildelingen sent på året, dersom prosjektfinansiering innvilges. Med bakgrunn i dette anbefales det ikke å budsjettere i et driftsbudsjett med inntekt knyttet til prosjektmidler. Når det gjelder oppgavefordeling mellom spesialist - kommunehelsetjeneste vil en være avhengig av en prosess mellom foretak og Fosen Helse IKS for å avklare mulighetsrommet for etablering av denne type virksomhet. Representantene fra Rissa og Roan kommune ber om avklaring på konsekvensene av en ytterligere reduksjon av driftsbudsjett. Konsekvensen for reduksjon i driftsbudsjett for Fosen Helse IKS vil være å redusere ytterligere aktivitet, eventuelt avvikle tjenesten i Fosen Helsekompetanse. Med utgangspunkt i situasjonen som Fosenkommunene står ovenfor med hensyn til å rekruttere, samt beholde viktig og riktig kompetanse, for å løse de oppgaver kommunene og Fosen Helse IKS har, ser Styret at det ikke er ønskelig å redusere ytterligere innenfor dette tjenesteområdet. Det er ikke mulig å redusere ytterligere innenfor andre tjenesteområder uten oppsigelse av personell, noe som vil kreve bortfall av tilbud. Representantene fra Bjugn og Åfjord kommune tilkjennegir at det presenteres et realistisk budsjett, som en ønsker å vedta uten ytterligere innsparing. En ser at det vil være vanskelig å drifte tjenestetilbudene forsvarlig, dersom en reduserer driftsrammen ytterligere. Det er ikke ønskelig at kommunene presenteres for ekstrakostnader i regnskap for 2014 med bakgrunn i urealistisk budsjettering. Styrets medlemmer er omforrent om at midler fra driftsfond ikke skal benyttes for å redusere kommunenes kostnader i ordinær drift. Kommunene sammen med administrasjonen i Fosen Helse IKS og vertskommunetjenestene - Fosen DMS skal gjennom 2014 se på muligheten for økt bruk av sengetilbudet i avdeling for øyeblikkelig hjelp, medisinsk etterbehandling og spesialistrehabilitering. Dette vil føre til redusert kostnad for kommunene med hensyn til medfinansiering i spesialisthelsetjenesten. Økonomi og handlingsplan 2014-2017: For første gang i selskapets historie presenteres nå en økonomi og handlingsplan med et fire års perspektiv. Planen tar utgangspunkt i eksiterende tjenesteområder og utvikling av disse. Styret er godt fornøyd med planens innhold og forslag til langtidsbudsjett. Det registreres at det er lagt opp til nøktern bruk av disposisjonsfond og bakgrunnen for dette er mulighet for å finansiere innkjøp av tyngre medisinsk utstyr dersom avstedkommer behov for dette. Det foregår for tiden en diskusjon med St. Olavs Hospital HF om mulighet for å øke røntgentilbudet på Fosen. Dersom dette blir en realitet vil det være behov for en investering i nytt og mer avanserte røntgenutstyr. St. Olavs Hospital HF har ikke mulighet for å finansiere en
slik investering gjennom sitt investeringsbudsjett. Dersom Fosen Helse IKS foretar investeringen har St. Olavs Hospital HF mulighet for en nedbetaling gjennom økning i det årlige driftsbudsjett. Fosen Helse IKS ønsker derfor å holde muligheten åpen for bruk av driftfond til eventuelt en slik investering dersom det blir aktuelt. Med tanke på bekymringen en har med hensyn til å rekruttere samt beholde viktig og nødvendig kompetanse på Fosen ønsker Styret at en ser ytterligere på behovet for bruk av disposisjonsfond til kompetanseheving utover det som økonomiplanen har lagt opp til. Endelig vedtak: 1. Styret vedtar enstemmig forelagt budsjett 2014. 2. Styret vedtar enstemmig forelagt økonomi og handlingsplan for perioden 2014-2017. Styret anbefaler at Representantskapet vedtar foreslått budsjett for 2014 og økonomi og handlingsplan for perioden 2014-2017. ST 13/13 Prosjekter i regi av Fosen Helse IKS - prosess for videreføring til eventuelt permanent drift! Daglig leders innstilling: Det forligger ingen innstilling fra daglig leder Saksprotokoll i Styret for Fosen Helse IKS - 16.09.2013 Behandling: Driftssjef og daglig leder orienterte om de største prosjekter som driftes i regi av Fosen Helse IKS. To av disse er: 1. Rask psykisk helsehjelp i kommunene 2. Kreftkoordinator Fosen Prosjektet Rask psykisk helsehjelp i kommunene er i utgangspunktet et 3. årig prosjekt fullfinansiert av Helsedirektoratet. Dette er et nasjonalt pilotprosjekt med 12 piloter hvorav Fosen er den eneste interkommunale. Fra Fosen deltar kommunene Bjugn, Roan Ørland og Åfjord. Oppstart for prosjektet var 2012. Tilsagnsbrevet kom 2. halvår 2012 og prosjektet kom først i drift fra januar 2013. Prosjektets eksterne finansiering skal i utgangspunktet vare ut 2014. Prosjektets mål og føringer er å utvikle et lavterskel behandlingstilbud for personer med lett til moderat angst og depresjon. Personellet som deltar har forpliktet seg til å delta i videreutdanning innen kognitiv terapi. Kognitiv terapi skal benyttes som et verktøy i behandlingen. Prosjektet forutsetter at psykolog er ansatt og deltar i prosjektet sammen med det øvrige personellet. Psykologen som deltar kombinerer for tiden stillingen i
prosjektet med stilling i Fosen Teamet. Dette gir en unik mulighet for samarbeid mellom spesialist- og kommunehelsetjeneste. Administrasjonen har behov for å drøfte med Styret ønske om å søke prosjektfinansiering for å etablere kommunepsykologtjeneste for de fire ovennevnte kommuner. Søknadsfrist er i utgangspunktet 15.9.2013. Det er avklart med Helsedirektoratet som prosjekteier at Fosen Helse IKS kan få utvidet frist til 19.9.2013, med innsending av eventuell søknad. Helsedirektoratet ønsker å se dette prosjektet i sammenheng med prosjektet rask psykisk helsehjelp. Styrets medlemmer er positiv til en slik søknad. De ønsker fokus på styrking av tjenestetilbudet også til barn og unge, da rask psykisk helsehjelp er et tilbud til voksne. Ved eventuelt innvilget prosjektstøtte vil en kunne tilby et tilbud til alle aldersgrupper. Kommunene Bjugn, Roan og Åfjord gir sin tilslutning til at det søkes om prosjektfinansiering for etablering av kommunepsykologtjeneste. Ørland kommune ønsker å søke separat. Kreftkoordinator Fosen er et prosjekt finansiert med 75 % fra den Norske Kreftforening til lønnsmidler for 1 årsverk kreftkoordinator. De øvrige 25 % forutsettes finansiert av Fosen kommunene. Alle de 6 eierkommunene i Fosen Helse IKS deltar i prosjektet. Fosen har valgt å ansette i 2 x 50 % stilling. De to som er ansatt er begge sykepleiere med spesialutdanning i kreftsykepleie. Fosen regionen er geografisk delt i to, hvor de to koordinatorene har ansvar for hvert sitt område. Med bakgrunn i at prosjektperioden nærmer seg slutten er det ønskelig med en drøfting av veien videre. Er det mulighet for og ønsker om å overføre tiltakene til permanent drift etter endt prosjektperiode. Styret ønsker at disse to store prosjektene skal evalueres før prosjektperioden er omme, med tanke på effekt som er viktig for eventuell overføring til permanent drift. Rask psykisk helsehjelp er et prosjekt som benytter prosjektmedarbeidere tilknyttet psykisk helsearbeid i kommunene, bortsett fra psykologstillingen. Personellet som deltar har gjennom prosjektperioden tilegnet seg en spesialkompetanse som kommunene har god nytte av og bør opprettholde. Det er derfor ønskelig å arbeide med målsetting om permanent drift av tjenesten fra 2015. Dersom en får innvilget prosjektstøtte for oppstart av kommunepsykolog prosjekt vil en ha mulighet for psykologkompetanse til å bistå inn i arbeidet. Når det gjelder prosjektet kreftkoordinatorer Fosen ønsker Styrets representanter, at en kartlegger overføringsverdi til en eventuell pasientkoordinator funksjon for alle tjenesteområder innen helse og omsorgssektoren på Fosen. Det er ønskelig å se på muligheten for å involvere forskningsmiljøene til å bistå i kartleggingen av dette. Endelig vedtak: Styret vedtar enstemmig at begge prosjekter videreføres ut planlagt prosjektperiode, som er ut 2014. Det søkes om finansiering av kommunepsykolog for kommunene Bjugn, Roan og Åfjord.
ST 13/14 Forespørsel fra Åfjord kommune om legevakt utover kontortid i sin helhet kan ivaretas av Fosen Legevaktsenter Daglig leders innstilling: Det forligger ingen innstilling fra daglig leder Saksprotokoll i Styret for Fosen Helse IKS - 16.09.2013 Behandling: Eli Braseth, sektorsjef Helse og Sosial Åfjord kommune orienterte Styret med bakgrunn i oversendt brev til Fosen Helse IKS. Styrets medlemmer ser positivt på henvendelsen fra Åfjord kommune og ønsker å utrede mulighetene for å imøtekomme Åfjord kommunes ønsker om å ivareta legevaktsfunksjonen utenom kontortid. Styret ber administrasjonen utrede økonomiske og administrative/praktiske konsekvenser knyttet til eventuell oppstart fra 1.1.2014. Endelig vedtak: Styrets medlemmer ser positivt på henvendelsen fra Åfjord kommune og ønsker å utrede mulighetene for å imøtekomme Åfjord kommunes ønsker om å ivareta legevaktsfunksjonen utenom kontortid. Styret ber administrasjonen utrede økonomiske og administrative/praktiske konsekvenser knyttet til eventuell oppstart fra 1.1.2014.