Utvalg: Representantskapet for Fosen Helse IKS Møtested: Møterom Kvisten, P arken Kjøpesenter, Åfjord Møtedato: Tid: 09: 30 -

Transkript

1 Møteinnkalling Interkommunalt Fosen Helse selskap Utvalg: Representantskapet for Fosen Helse IKS Møtested: Møterom Kvisten, P arken Kjøpesenter, Åfjord Møtedato: Tid: 09: 30 - Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Vibeke Stjern Ogne Undertun Hallgeir Grøntvedt Ove Vollan Einar Strøm Jan Helge Grydeland L eder Nestleder Medlem Medlem Medlem Medlem ÅFJORD BJUGN ØRLAND RISSA LEKSVIK ROAN Forfall meldes til Berit G. Wiklund, daglig leder F osen Helse IKS. Velkommen!

2 Saksnr Sakstittel Lukket Saker til behandling Godkjenning av innkalling og sak s liste Valg av representanter til å underskrive protokolle n ST 15/1 Årsmelding og regnskap 2014 for Fosen Helse IKS o g Fosen DM S, vertskommunetjenester i regi av Ørland kommune ST 15/2 Valg av nytt styremedlem fra Leksvik kommune til Styret i Fosen Helse IKS for perioden Eventuelt Orienteringssaker 1. Revisjon av «Overordnet samarbeidsavtale» inngåt t mellom komm uner og helseforetak Det arbeides nå med revidering av «Overordnet samar beidsavtale» mellom St. Olavs Hospital H F og kommunene i Sør Trøndelag. Ved inngåelse av avtalene i 2012 ble det etablert et forhandlingsutvalg beståen de av representanter fra hver kommunegruppe. KS ved Rådmannsutvalget og Fylkessty ret har anmodet om at samme forhandlingsutvalg bistår i reforhandlingene. Tor Langvold representerer dermed Fosen i reforhand lingene. Forhandlingsutvalget har nå gjennomført sitt første møte og Tor Langvold, styreleder, vil orientere om utviklingen og fremdri ften i forhandlingene. 2. Tilsetting av Prosjektleder ved administrasjonen i Fosen Helse IKS Viser til sak behandlet både i Styret og Representa ntskapet i fbm. budsjettprosess Det ble i 2014 ikke funnet ro m for å øke budsjettrammen for å ansette ny medarbeider ved adm inistrasjonen i Selskapet. Med bakgrunn i dette ble det tatt kontak t med Fylkesmannen i Sør- Trøndelag for å undersøke mulighet for å søke om sk jønnsmidler for 2015 til å skaffe del finansiering til prosjektlederstilling. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag så behovet og innvilge t skjønnsmidler for 2015 til del finansiering (50%) av prosjektlederstilling ved administrasjonen i Fosen Helse IKS. Finansiering av den øvrige stillingsande len vil være gjennom driftsfond. Viser også til sak 1/2015, Årsmelding o g regnskap for Fosen Helse IKS Tilsetting er nå foretatt, og driftssjef og daglig leder vil orientere Representantskapet om prosessen.

3 SAKSFRAM LEGG Saksbehandler: Berit G. Wiklund Saksnr Utvalg Møtedato 15/6 Styret for Fosen Helse IKS /1 Representantskapet for Fosen Helse IKS Årsmelding og regnskap Fosen Helse IKS og Fo sen DMS vertskommunetjenester i regi av Ørland kommune Vedlegg: 1. Årsmelding og regnskap 2014 for Fosen Helse IKS og Fosen DM S, vertskommunetjenester i regi av Ørland 2. kommune. Revisjonsberetning fra Fosen Kommunerevisjon IKS. Sakens bakgrunn og innhold: Årsmelding og regnskap Fosen DM S IKS og vert skommunetjenester Ørland kommune i Sakens bakgrunn og innhold: Regnskap for 2014 er nå lukket. Selskapsavtalen for Fosen Helse IKS kapittel 12 omh andler selskapets regnskap, utdeling med videre. Selskapsavtalen bestemmer følg ende: 12.1: Selskapets regnskap skal avle gges etter kommunale regnskapsprinsipper. 12.2: Regnskapet fastsettes av representantskapet og fore legges sammen med årsmelding og revisjonsrapporten for den enkelte de ltaker (kommunestyre) som melding. 12.3: Etter at regnskapet for siste regnskapsår er fastsa tt, kan representantskapet etter forslag fra styret foreta utdeling av selskapets midler, jfr. lov om IKS : Selskapet skal ha revisor som velges av representan tskapet, jfr. lov om IKS 28. Styrets myndighet i forhold til selskapets drift fr amgår av Lov om interkommunale selskaper 13: Forvaltningen av selskapet hører under styret, som har ansvar for en tilfredsstillende organisasjon av selskapets virkso mhet. Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, selskapets års budsjett og andre vedtak og retnings linjer fastsatt av representantskapet, og skal sørge for at bokføringe n og formuesforvaltningen er

4 gjenstand for betryggende kontroll. Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse a v virksomheten. Fosen Kommunerevisjon IKS er valgt som selskapets r evisor. Regnskapet blir forelagt til Fosen Kommunerevisjon IKS for utarbeidelse av revisjonsberetning etter styrebehandling av Årsmeld ing og regnskap 2014 er foretatt. Årsmelding og regnskap 2014samt revisjons beretning oversendes Representantskapet i Fosen Helse IKS til endelig go dkjenning. KOM M ENTARER TIL REGNSKAPET: Regnskapet for 2014 viser et mindre forbruk på kr ,-. Mindre forbruket fordeles med kr ,- for Fosen Helse IKS og kr ,- for vertskommunetjenestene. Viser til regnskapets note 1. og 2. Vertskommunetjenestene budsjett. i Fosen DM S viser et sluttre sultat i balanse i hht. Mindre forbruket i Fosen Helse IKS skyldes bl. anne t: Avvik er knyttet til premieavvik KLP kr ,- Ansvar Administrasjon - ikke budsjetterte ren teinntekter kr ,- Ansvar 100 Administrasjonen redusert innleie me rkantil funksjon kr ,- For nærmere forklaringer til budsjettavvik på enkel tposter for de ulike ansvar vises det til årsmeldingens kapittel 8. Premieavvik er differansen mellom beregnet og betal t pensjonskostnad, og i 2014 er det betalt kr mer enn det som er ut giftsført. Dette premieavviket skal utgiftsføres over de neste 7 åre ne. Det foreslås derfor at det settes av et eget disposisjonsfond som merkes premi eavvik, og som øremerkes til å møte disse kostnadene. Samhandlingsreformen ble implementert for fullt fra Det er fortsatt knyttet usikkerhet rundt oppgaver og ansvar som kommunene ø nskes overført og etablert i regi av Fosen Helse IKS/Fosen DM S. Kompetanseheving og kompetanseoverføring samt FoU e r viktige oppgaver og et satsningsområde. Det er i driftsbudsjettene satt av små beløp til å ivareta dette området. Så langt har Fosen Helse IKS finansiert kjøp av bis tand fra forskningsmiljøene gjennom prosjektmidler. Dette er uforutsigbar finan siering og knyttet til definerte områder. Det er flere områder i Fosen Helse IKS sin virksomhet hvor det er ønskelig med følgeforskning som krever kjøp av pros jektledelse og veiledning.

5 Fosen Helse IKS har gjennom sin visjon store ambisj oner om å være en nasjonal helseaktør. Dette krever en strategisk og visjonær organisasjon som har mulighet for å videreutvikle Selskapet i tråd med e iernes ambisjoner. Administrasjonen er liten i forhold til organisasjo nens vekst de senere år. Ressurser for å ivareta løpende drift bidrar til at det er lite ressurser til utviklingsarbeid. Aktivitet knyttet til søknader og oppfølging av til delte prosjekter er tidkrevende og avhengig av kontinuerlig oppfølging. Fosen Helse IKS er tillagt de samme krav til rapportering og oppfølging innen sine områder s om en hver kommune pålegges. For å kunne nå de mål eierne har for Selskapet har Styret vedtatt å utvide administrasjonen med en 100 % prosjektlederstilling fra Fylkesmannen i Sør- Trøndelag har innvilget Skjønnsmidler til del finansiering av stillingen tilsvarende 50 % i Det vil være behov for opp finansiering av den rest erende 50 % stilling. Styret har tidligere besluttet at finansiering skjer ved b ruk av fond. Administrasjonen anbefaler med bakgrunn i ovennevnt e at mindre forbruket i 2014 avsettes til disposisjonsfond, og brukes til f inansiering av prosjektlederstilling i Styret behandlet i sak 17/12 i møte av di sponering av driftsfond knyttet til investeringsbehov og kompetanseheving i hht. plan. Styret vedtok å bevilge totalt kr ,-. Representantskapet be handlet og vedtok dette i sak 1/13 i møte av Bevilgning ble ikke brukt i Representantskape t vedtok at de bevilgende midler ble overført til 2014 for disponering til in vesteringsbehov og kompetanseheving i hht. plan. Dette er ikke gjennom ført i hht. plan i 2014, men vil effektueres i Administrasjonen ber derfor om at vedtak i sak 17/12 gjøres gjeldende for Daglig leders innstilling: 1. Styret godkjenner årsmelding og regnskap Mindre forbruk innenfor Fosen Helse IKS og Fosen DM S pålydende kr avsettes med: Kr til disposisjonsfond Kr til disposisjonsfond for premieavvik 3. Styret vedtar at vedtak i sak 17/12 gjøres gjeldend e i 2015: Kr brukes til investeringsbehov plan Dette finansieres med bruk av disposisjonsfond og kompetan seheving i hht 4. Årsmelding og Regnskap 2014 samt revisjonsberetning oversendes Representantskapet i Fosen Helse IKS til endelig go dkjenning

6 Styrets behandling av sak 15/6 i møte av : Saksprotokoll i Styret for Fosen Helse IKS av Styret blir presentert årsmelding og regnskap 2014 av økonomisjef Gaute Krogfjord, daglig leder og driftssjef. Det kommente res årsaksforhold til regnskapsresultat. Foreløpig revisjonsberetning fra Fosen Kommunerevisjon IKS fremlegges. Endelig revisjonsberetning vil bli utst edt når protokoll fra styrebehandling forelegges Fosen Kommunerevisjon IK S. Regnskapet for 2014 viser et mindre forbruk på kr ,-. Mindre forbruket fordeles med kr ,- for Fosen Helse IKS og kr ,- for vertskommunetjenestene. Viser til regnskapets note 1. og 2. Vertskommunetjenestene budsjett. i Fosen DMS viser et sluttre sultat i balanse i hht. Mindre forbruket i Fosen Helse IKS skyldes bl. anne t: Avvik er knyttet til premieavvik KLP kr ,- Ansvar Administrasjon - ikke budsjetterte ren teinntekter Kr ,- Ansvar 100 Administrasjonen redusert innleie me rkantil funksjon kr ,- Premieavvik er differansen mellom beregnet og betal t pensjonskostnad, og i 2014 er det betalt kr mer enn det som er ut giftsført. Dette premie avviket skal utgiftsføres over de neste 7 årene. Ad ministrasjonen foreslår med bakgrunn i dette at det settes av et eget disposisj onsfond som merkes premieavvik, og som øremerkes til å møte disse kost nadene. Styret behandlet i sak 17/12 i møte av di sponering av driftsfond knyttet til investeringsbehov og kompetanseheving i hht. plan. Styret vedtok å bevilge totalt kr ,-. Representantskapet be handlet og vedtok dette i sak 1/13 i møte av Bevilgning ble ikke brukt i Representantskape t vedtok at de bevilgende midler ble overført til 2014 for disponering til in vesteringsbehov og kompetanseheving i hht. plan. Dette er ikke gjennom ført i hht. plan i 2014, men vil effektueres i Administrasjonen ber derfor om at vedtak i sak 17/12 gjøres gjeldende for Styret gir tilbakemelding på at årsmelding og regns kap 2014 er informativ og gir et godt bilde av hvilke tjenester og aktiviteter so m finnes i Fosen Helse IKS regi. Fra Rissa kommune etterspørres det en kontinuerlig orientering om aktiviteter i Fosen Helse IKS. Er det Fosen Helse IKS sitt ansvar, eller har den enkelte eierkommunene et selvstendig ansvar for å sørge for å invitere Fosen Helse IKS inn på aktuelle arena for å informere om aktivitete n i selskapet? Styreleder er av den oppfatning at den enkelte eier selv bør være en pådriver for å etterspørre informasjon/orientering fra selskapet. Han ønsker s elv å delta sammen med daglig ledelse i møter med eierne. Det er ønskelig at tabeller og statistikk har mere utfyllende opplysninger enn det som foreligger i årsrapporten

7 Styret ønsker også en tydeligere analytisk tilnærmi ng i årsmeldingen. Eierkommunene ønsker å benytte årsrapporten som et informasjonsdokument. De har ofte behov for å benytte enkelte tema i egen saksbehandling eller presentasjoner. Slik årsrapporten nå er bygd opp er dette mulig. Styrets endelige vedtak: 1. Styret godkjenner årsmelding og regnskap Mindre forbruk innenfor Fosen Helse IKS og Fosen DM S pålydende kr avsettes med: Kr til disposisjonsfond Kr til disposisjonsfond for premieavvik 3. Styret vedtar at vedtak i sak 17/12 gjøres gjeldend e i 2015: Kr brukes til investeringsbehov og kompetan seheving i hht plan Dette finansieres med bruk av disposisjonsfond 4. Årsmelding og Regnskap 2014 samt revisjonsberetning oversendes Representantskapet i Fosen Helse IKS til endelig go dkjenning Endelig vedtak i Representantskapets:

8 SAKSFRAM LEGG Saksbehandler: Berit G. Wiklund Saksnr Utvalg Møtedato 15 / 2 Representantskapet for Fosen Helse IKS Vedlegg: Ingen Valg av nytt styremedlem fra Leksvik kommune til Styret i Fosen Helse IKS for perioden Sakens bakgrunn og innhold: I selskapsavtalen Kapittel 8 står det følgende om s tyresammensetning: Styret har 6 - seks faste medlemmer med administr ativ faglig kompetanse. Det skal være 4 - fire - varamedlemmer i rekkefølge. Varamedlemmer skal ha samme bakgrunn som de faste medlemmene. Forut for valget kan representantskapet oppnevne en valgkomite som får i mandat å foreslå medlemmer og varamedlemmer til sty ret Styrets faste medlemmer og varamedlemmer velges for en periode på 4 fire år og som følger kommunestyrets valgperiode. Valg f oretas i starten av hver valgperiode. Styrets leder og nestleder velges for 2 år ad gange n. Alle valg til styret foretas av representantskapet. Styrets sammensetning for perioden : Bjugn kommune: Tor Langvold Åfjord kommune: Eli Braseth Ørland kommune: Snorre Glørstad Rissa kommune: Vigdis Bolås Leksvik kommune: Reidun Hindrum Roan kommune: Roy Bjarne Hemmingsen Varamedlemmer: Det velges 4 vararepresentanter i re kkefølge: 1.vara: 2.vara: 3.vara: 4.vara: Kjell Inge Skaldebø, Åfjord Siv Iren Stormo Andersson, Bjugn Eva Støbakk, Rissa Arnfinn Brasø, Ørland

9 Reidun Hindrum har i forbindelse med skifte av jobb bedt om å få fratre styret i Fosen Helse IKS. Det er naturlig å imøtekomme ønske t fra Reidun Hindrum da hun ikke lenger har noen rolle i Leksvik kommune. D et ble foretatt valg av ny representant fra Leksvik i Representantskapets møte av , sak 3/2014. Kai Terje Dretvik, rådmann, ble enstemmig valgt. Et ter valget ble det det oversendt en oppdatering til Brønnøysundregistrene på styresammensetning. De godtok ikke styresammensetningen pga. for få kvinne r representert i Styret. Det var behov for kvinnelig representant fra Leksvik. Valgkomiteen er bedt om å legge fram forslag til ny tt styremedlem som erstatter Reidun Hindrum/Kai Terje Dretvik. Valgkomiteen best år av Vibeke Stjern, Ogne Undertun og Kjell Inge Skaldebø. Valgkomiteens fremmer følgende forslag overfor Repr esentantskapet: Valgkomiteen i samarbeid med Leksvik kommune fremme r forslag på at Sol Five Sæther velges som ny representant fra Leksvik kommu ne i Styret for Fosen Helse IKS for resterende del av perioden Styrets sammensetning for perioden : Bjugn kommune: Tor Langvold, leder Åfjord kommune: Eli Braseth, nestleder Ørland kommune: Snorre Glørstad Rissa kommune: Vigdis Bolås Leksvik kommune: Sol Five Sæther Roan kommune: Roy Bjarne Hemmingsen Varamedlemmer: Det velges 4 vararepresentanter i re kkefølge: 1.vara: 2.vara: 3.vara: 4.vara: Kjell Inge Skaldebø, Åfjord Siv Iren Stormo Andersson, Bjugn Eva Støbakk, Rissa Arnfinn Brasø, Ørland Valg av leder og nestleder for perioden ble behandlet i Representantskapets møte av , sak 5/2014. Både Tor Langvold, leder og Eli Braseth, nestleder gjenvalgt. Representantskapets endelige vedtak: