Blindern, 3.10.2014 Referat Møte i styret for CRIStin 3. oktober 2014 Deltagere: Leder Curt Rice Nestleder Ernst Kristiansen Styremedlemmer Tove Klæboe Nilsen Anne Lise Fimreite Susanne Sundnes Reidar Thorstensen Rune R. Schjølberg Knut Kalgraff Skjåk Fra UiO Gudleik Grimstad (observatør fra vertsinstitusjonen) Fra CRIStin Katrine Weisteen Bjerde (Daglig leder) Forfall Referat fra styremote 3.10.2014.docx 1
Dagsorden Forklaring: B = Beslutningssak D = Diskusjonssak O = Orienteringssak Sak 34 2014 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 35 2014 B Godkjenning av referat fra styremøte 18. juni 2014 Sak 36 2014 O Driftsrapport for CRIStin pr 26.9.2014 Sak 37 2014 B Møteplan første halvår 2015 Sak 38 2014 O Status for videreutvikling av CRIStin-systemet Demo av prototypen Sak 39 2014 B Forslag til innspill til KD/HOD om satsinger 2016 Sak 40 2014 B Strategi og mål for CRIStin 2015-2017 Sak 41 2014 D Budsjett 2015 Første utkast Sak 42 2014 B Mandat for og sammensetning av Strategigruppen for konsortieavtaler Sak 43 2014 O Orientering fra møte i UHRs publiseringsutvalg Sak 44 2014 Eventuelt Referat fra styremote 3.10.2014.docx 2
Sak 34 2014 Godkjenning av innkalling og dagsorden En sak ble tatt opp under eventuelt: Tema bibliometri Oppsummering fra daglig leder av to viktige møter denne uken Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes med tillegg av en sak under eventuelt. Sak 35 2014 Godkjenning av referat fra styremøte 18. juni 2014 Det var ingen kommentarer til referatet. Vedtak: Referatet godkjennes. Sak 36 2014 Driftsrapport for CRIStin pr 26.9.2014 Daglig leder utdypet rapporten og besvarte spørsmål fra styret. Styret ber daglig leder ta en gjennomgang med Felles Studieadministrativt Tjenestesenter (FSAT) knyttet til problemene med å få på plass import av data fra Scopus. Styret ønsker også at arbeidet som utføres av FSAT blir mer prosjektrettet med hensyn til planlegging, gjennomføring og oppnåelse av resultater. Gode og regelmessige statusrapporter er nødvendig, samt mer jevnlig oppfølging av leverte timer. Det er uheldig at et så stort avvik som ett årsverk reduksjon i leveransene oppdages så sent på året. Fra helsesektoren meldes at det er klare forventninger til at prosjektkatalogen og kobling til SPREK (de regionale etiske komiteenes saksportal) fungerer godt når det lanseres. Styret ba om at utgifter knyttet til utviklingen av CRIStin-systemet synliggjøres spesielt i regnskapet. Daglig leder informerte om at arbeid med å skille dette ut er i gang og vil være på plass til neste regnskapsrapport. Vedtak: Styret tar driftsrapporten til orientering. Sak 37 2014 Møteplan for første halvår 2015 Følgende møter avtales for første halvår 2015: 28. januar 10. april 11. juni Tidspunkter fastsettes, avhengig av flyruter, når møtedatoene nærmer seg. Vedtak: Møteplan for første halvår fastsettes som avtalt i møtet. Sak 38 2014 Status for videreutvikling av CRIStin-systemet Demo av prototypen Referat fra styremote 3.10.2014.docx 3
Daglig leder presenterte status for prosjektet, samt viste prototypen på det som tenkes lansert sommeren 2015 og de utfordringer man står overfor fremover for å nå dette målet. Styret opplevde presentasjonen som oppmuntrende og syns det har skjedd mye positivt den siste tiden. Vedtak: Styret tar presentasjonen til orientering. Sak 39 2014 Forslag til innspill til KD/HOD om satsinger 2016 Daglig leder gjennomgikk det utsendte utkastet til notat. Styret støtter at de to områdene skal prioriteres er CRIStin-systemet og Open Access. Av disse to er CRIStinsystemet høyest prioritert. Det er mye viktig som kan gjøres rundt konsortieavtalene også, men de nærmeste årene må eventuelle økte behov på dette området finansieres av institusjonene. Styret ber om at det i det ferdige notatet skilles tydeligere mellom det som er del av allerede planlagte leveranser og det man er avhengig av tilleggsfinansiering for å levere. Vedtak: Styret ber daglig leder ferdigstille innspill til satsinger for 2016 på basis av diskusjonen i møtet.. Sak 40 2014 Strategi og mål for CRIStin 2015-2017 Styret kommenterte det fremlagte forslaget. Følgende endringer gjøres før ferdigstilling: Beskrivelsen av rammebetingelser flyttes til et vedlegg Tydeliggjøre at målbeskrivelsene er slik man ser for seg at situasjonen er blitt i 2017 Diverse justeringer i overskrifter og tekst Vedtak: «Strategi 2015-2017» vedtas med de justeringer som fremkom i møtet. Daglig leder ferdigstiller og besørger distribusjon. Sak 41 2014 Budsjett 2015 Første utkast Daglig leder gjennomgikk hovedtrekkene i den fremlagte skissen. Kommentarer fra styret: Synliggjør kobling til målene i strategien i budsjetteksten Synliggjør kostnader knyttet til utvikling av CRIStin 2.0 tydeligere. Vedtak: Styret ber daglig leder arbeide videre med budsjett for 2015 på basis av diskusjonen i møtet. Revidert versjon fremlegges i styremøtet i desember og vedtas endelig i første styremøte i 2015. Sak 42 2014 Mandat for og sammensetning av Strategigruppen for konsortieavtaler Daglig leder oppsummerte fra diskusjonen rundt mandatet i første møte i strategigruppen. Styret er fornøyd med sammensetningen av gruppen og mener det er spesielt viktig at også helsesektoren og instituttene er representert. Det bes om at man i mandatet tydeliggjør at CRIStins oppdrag er å betjene alle tre Referat fra styremote 3.10.2014.docx 4
sektorer. Styret støtter også forslag fra UHRs bibliotekutvalg om at UH-sektoren selv velger hvor mange av deres representanter som kommer fra henholdsvis universiteter og høgskoler. Vedtak: Mandat for og sammensetning av strategigruppen vedtas med justering som angitt over. Sak 43 2014 Orientering fra møte i UHRs publiseringsutvalg Daglig leder orienterte om to saker i møtet som var viktige for CRIStin. Rapporteringsinstruksen for NVI-rapportering av 2014-publikasjoner ble godkjent. Publiseringsutvalget ba i et tidligere møte CRIStin om å utrede mulighetene for å tillate etterrapportering av poster som burde gitt uttelling ett år, men som det av gode grunner ikke var mulig å rapportere det året. CRIStin anbefalte en to-trinns modell for dette. Fra rapportering av 2014-publikasjoner presiseres det i instruksen at konferansepublikasjoner kan rapporteres det året proceedings ble utgitt (såfremt utgivelsesåret er angitt) istedenfor det året konferansen ble avholdt. Det er også mulig å rapportere en «online last»-versjon av en publikasjon dersom ikke papirversjonen har vært rapportert tidligere. Ytterligere muligheter for å tillate etterrapportering vil bli vurdert som del av utviklingen av NVI-rapportering i nytt CRIStin-system. Styret uttrykker at det er viktig å finne klare grenser for hvilken type etterrapportering som tillates. Retningslinjer som i for stor grad åpner for skjønnsmessige vurderinger vil påføre institusjonene mye arbeid og åpner for uheldig ulikhet i praksis mellom institusjonene. Vedtak: Styret tar saken til orientering. Sak 44 2014 Eventuelt Møter om bibliometri. Daglig leder orienterte om to møter denne uken knyttet til temaet bibliometri og bruk av data fra CRIStin. Møte hos NIFU om mulig etablering av «Nasjonal infrastruktur for bibliometri». NIFU har lagt frem et forslag om etablering av en slik nasjonal infrastruktur. Målet er å utvikle et fag- og forskningsmiljø i Norge på området bibliometri og å sikre at et slikt miljø har stabil tilgang til bibliometriske verdensdata (data fra Scopus eller Web of Science) for å kunne sammenligne norske institusjoner og data i CRIStin med data for andre land. Som brukerinstitusjoner og bestillere var de fire breddeuniversitetene og universitetssykehusene invitert. I tillegg deltok blant annet Forskningsrådet, KD, HOD og CRIStin. I møtet ble det gitt presentasjoner fra både deltagere i møtet og fra de to store leverandørene av verdensdata og analyseverktøy for disse, Elsevier og Thomson Reuters. Diskusjonene viste stor støtte til å ta et slikt forslag videre, og Forskningsrådet tar ansvar for dette. Møte i Bergen mellom personer som driver analyse av CRIStin-data ved de fire breddeuniversitetene og representanter fra CRIStin. UiB inviterte til møte for å diskutere mulig samarbeid om indikatorer og rapporter basert på data fra CRIStin. Initiativet er uavhengig av forslaget fra NIFU, men passer svært godt inn i den samme settingen. Det var enighet om at det ligger muligheter for forenkling og større grad av sammenlignbarhet i et slikt samarbeid, og at det videre arbeidet bør samkjøres både med prosessen for Nasjonal infrastruktur for bibliometri og med videreutviklingen av statistikk og rapporter i CRIStin. Vedtak: Styret tar saken til orientering. Referat fra styremote 3.10.2014.docx 5
Referat fra styremote 3.10.2014.docx 6