Gjerstad kommune Møteinnkalling

Gjerstad kommune Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret - 2015-2019 Møtested: kommunestyresalen, Almuestaua Dato: 10.12.2015 Tid: 16:00 Evt lovlige forfall meldes til utvalgssekretær, Kai Høgbråt, tlf.: 37119750, eller som e-post; kai.hogbrat@gjerstad.kommune.no, som sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Fra Senterpartiet har Kjell Trygve Grunnsvoll og Kåre Dalane meldt forfall. I deres sted innkalles Anna Marie Brokeland Hagelia og Rolf Inge Haugholt til å møte. OBS: Møtet starter kl 16:00. Etter at kommunestyrets ordinære møte er over, inviteres kommunestyremedlemmene og inviterte gjester til juleavslutning i 2. etasje i Almuestaua. Det er planlagt at dette starter ca. kl 19:30. Her vil noen kommunalt ansatte bli markert for 25-års tjeneste i kommunen. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Inger Haldis Løite Ordfører AP Knut Erik Ulltveit Varaordfører SP Egil Nicolay Haugland Medlem AP Bård Nylund Medlem AP Håkon Sundsli Medlem AP Knut Hagelia Medlem AP Albert Nævestad Medlem AP Kjell Trygve Grunnsvoll Medlem SP Marie Bakka Medlem SP Gro C. Eskeland Medlem SP Kåre Dalane Medlem SP Rune Hagestrand Medlem H Steinar Pedersen Medlem H May Yvonne Hjellvik Medlem H Morten Sverre Presthagen Medlem H Eddny Øybekk Medlem KRF Halvard Skaaland Medlem FRP

Saksliste Saksnr PS 15/17 PS 15/18 RS 15/15 RS 15/16 RS 15/17 PS 15/19 Innhold Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Ordfører: Gjøremål mv. siden forrige møte Rådmannen: Orienteringer fra administrasjonen Visedal barnehage: Referat fra samarbeidsutvalget i i barnehagen den 24.11.15 (deles ut i møtet) Rammevedtak for bosetting av flyktninger i Gjerstad 2016 19 - jfr. utsatt sak 15/14 PS 15/20 HMS handlingsplan 2016 PS 15/21 PS 15/22 PS 15/23 Handlingsprogram 2016-2019, årsplan 2016 og avgiftsfastsettelse for 2016 Søknad om permisjon fra politiske verv Eventuelt:

PS15/17Godkjenningavprotokollfraforrigemøte

PS15/18Referatsaker RS15/15Ordfører:Gjøremålmv.sidenforrigemøte RS15/16Rådmannen:Orienteringerfraadministrasjonen RS15/17Visedalbarnehage:Referatfrasamarbeidsutvalgetiibarnehagen den24.11.15(delesutimøtet)

Gjerstad kommune Rådmannen Saksfremlegg Dato: Arkivref: 2.12.2015 2015/1171-3 / F30 Torill Neset 37119731 torill.neset@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 15/14 Kommunestyret - 2015-2019 26.11.2015 15/19 Kommunestyret - 2015-2019 10.12.2015 Rammevedtak for bosetting av flyktninger i Gjerstad 2016 19 Rådmannens innstilling: 1. Gjerstad kommunestyre ønsker å ta imot inntil 65 flyktninger fordelt over årene 2016 til og med 2019. Innenfor dette totalantallet vedtar Gjerstad kommunestyre fra og med 2016 å opprette et bofellesskap for å bosette inntil 7 enslige mindreårige i alderen 15-18 år. Bofellesskapet forutsettes opprettholdt over hele perioden slik at man kan ha stabil bemanning og drift. Da forutsetter man at når noen flytter ut av bofellesskapet så vil det komme nye enslige mindreårige i tilsvarende antall så man jevnlig har inntil 7 beboere. 2. Kommunestyret forutsetter at rådmannen sørger for revisjon av boligsosial handlingsplan og forbedring av kompetanse og ansvarsforhold angående arbeid med boliger. Øvrige tiltak i henhold til kommunestyresak PS 15/72 Evaluering og tiltaksplan for mottak av flyktninger skal følges opp og kommunestyret skal jevnlig holdes orientert om iverksettelse og fremdrift. Saksprotokoll i Kommunestyret - 2015 2019-26.11.2015 Ordfører fremmet følgende forslag: Saken utsettes. Dette ble enstemmig vedtatt. Vedlegg: Brev fra IMDi 16.08.15: Anmodning om bosetting av flyktninger i Gjerstad kommune 2016, samt plantall for 2017 19. Brev fra IMDi 17.11.15 Anmodning om bosetting av flyktninger i 2016

Saksdokumenter: Saksopplysninger: Forrige rammevedtak om mottak av flyktninger ble behandlet i kommunestyret 17.11.11. Det utgår i 2015 og omhandlet 40 flyktninger i perioden. Bosetting av flyktninger er en permanent kommunal oppgave på lik linje med andre kommunale oppgaver. Det er politiske vedtak som legger føringene for dette arbeidet i Gjerstad. Kommunene gjør en stadig bedre jobb med bosetting og kvalifisering av flyktninger uttaler IMDi. Det er viktig å få oppgavene inn i faste planlagte former, basert på flerårige vedtak og plantall. Situasjonen i 2015 er ekstrem med de mengder personer som søker asyl i Norge og andre land nå. Det er en beredskapssituasjon. De siste tallene viser at i 2016 trenger over 18 000 flyktninger bosettingsplass. Med kommunevedtakene som foreligger er det realistisk å bosette 10 000. Stortinget har vedtatt at Norge skal ta imot 8 000 syriske overføringsflyktninger i perioden 2015-2017. Samlet sett er det behov for å bosette i alt 50 000 flyktninger i 4-årsperioden 2016-2019, går det frem av anmodningsbrevet fra IMDi datert august, dette tallet er vesentlig oppjustert i løpet av høsten. På bakgrunn av behovet og målet om å bosette 18 000 flyktninger i 2016 (ihht anmodningsbrevet), ber IMDi Gjerstad kommune om å fatte vedtak om bosetting av 30 flyktninger i 2016, hvorav 10 enslige barn og unge. Kommunestyret tok i september saken om Evaluering av arbeidet med flyktninger i Gjerstad til etterretning og skal nå ha et grunnlag for å fatte et nytt rammevedtak. Bosettingsbehov i Gjerstad kommune for planperioden 2017-2019 slik IMDi ser det: Behovet tilsier et nasjonalt plantall på 21 000 i 2017. Dette gir følgende plantall for kommunen: minst 40 nyankomne flyktninger i 2017, hvorav minst 15 enslige barn og unge. I det nyeste anmodningsbrevet datert 17.11.15 er det ikke angitt nye plantall for 2018 og 2019, men iflg forrige anmodningsbrev datert 16.8.15 er plantallet for disse årene 12 000 per år. Dette gir følgende plantall for kommunen: minst 20 nyankomne flyktninger pr år. Familiegjenforening kommer i tillegg. IMDi legger til grunn 110 personer i planperioden mens rådmannen legger til grunn 65 personer. Slik var det også i forrige planperiode, Gjerstad gjorde da vedtak om 20 færre enn det kommunen ble anmodet om av IMDi. Spesielt om bosetting av enslige mindreårige (15-18 år): Alle våre nabokommuner som inngår i den interkommunale barneverntjenesten har fått tilsvarende anmodning fra IMDi. Det er kun Risør som har erfaring med å bosette enslige mindreårig i bofelleskap, de blir nå anmodet om å bosette yngre barn enn de øvrige kommunene. For første gang er flesteparten av kommunene spurt om å ta imot enslige mindreårige flyktninger. Av det totale bosettingsbehov på 18 000 flyktninger neste år vil 4 400 være enslige mindreårige. Hittil i år er 8 262 flyktninger bosatt, over halvparten av dem fra Syria og Eritrea. 5 140 flyktninger venter på å bli bosatt, 2 851 av dem har ennå ikke fått kommune. Enslige mindreårige asylsøkere og flyktninger er en fellesbetegnelse på barn og unge under 18 år som er kommet til landet uten foreldre eller andre voksne med foreldreansvar. 68 % av de som venter på mottak er enslig mindreårige

En stor andel av gruppen enslige mindreårige får innvilget opphold (ca 90 %) Denne gruppen er blitt yngre ca 50 % er yngre enn 15 år Den yngste gruppen prioriteres ved bosetting Hvordan bosette enslig mindreårige: Det er opp til kommunene selv å bestemme hvilken enhet i kommunen som skal ha ansvaret for enslige mindreårige. Mange kommuner har lagt ansvaret til barneverntjenesten, mens andre har lagt ansvaret til flyktningetjenesten. Den absolutt mest brukte bosettingshjemmel er 3-4 i barnevernloven. I de aller fleste kommuner som bosetter enslige mindreårige bor det mellom 1 og 9 enslige mindreårige. Kommunene mottar et særskilt tilskudd for enslige mindreårige, som skal dekke deres utgifter med bosetting, og sikre et godt bo- og omsorgstilbud. En mulig organisering av bosetting av enslige mindreårige i Gjerstad kommune: Kommunen ser for seg et bokollektiv med 5-10 personer i et egnet hus. Aldersgruppa vil være fra 15 18 år, det er kun Risør som er anmodet om å ta imot yngre barn. Gjerstad kommune vil med dette ha omsorgen for barnet/ungdommen til de er 18 år. Ved å skape et hjem for en gruppe ungdom så livskvalifiseres disse. En slik måte å organisere et omsorgstilbud for denne gruppen flyktninger på støttes av Bufetat regionalt. Fosterhjem og barnevernsinstitusjoner nyttes for yngre barn. Barneverntjenesten kan da gjøre vedtak etter 3-4 og arbeidet utøves av en annen enhet i kommunen. Slik har dette vært organisert i Risør i noen år allerede. Det må bygges opp et personale som kan gi disse ungdommene en stabil omsorg. Det kan enten ansettes personale som går i en tre-delt turnus eller det kan velges en medleverturnus. Det må 8 årsverk til for å mestre en heldøgns drift. Medleverturnus eller langvaktturnus betyr at to faste personer er på jobb kontinuerlig et visst antall dager og så har lengre friperioder hvor et annet sett av personalet jobber sammen. Ordningen brukes med gode erfaringer både i bosetting av flyktninger, i barnevernstiltak og innen psykiatriske institusjoner. Det gir større mulighet for knytte nære relasjoner til få voksne. Det er viktig for traumatiserte barns videre utvikling. En medleverturnus kan gi bedre muligheter til å skaffe kompetanse fra et større geografisk område. Om man velger den ene eller andre turnusordningen vil gi noen forskjell i kostnader er det foreløpig ikke sett spesifikt på. Ved å bygge opp et bokollektiv i kommunen prioriteres de mest sårbare flyktningene og de vil få en tilhørighet i bygda ved å delta på aktiviteter og bo her i flere år mens de går på grunnskole og på videregående skole. En god skolehverdag er en suksessfaktor i inkluderingsarbeidet. For aldersgruppen under 16 år skal de ha sitt skoleopplegg på ordinær grunnskole. Det vil altså ta en del år før de skal i arbeid i Gjerstad. Rammevedtaket må gi mulighet til en kontinuitet fordi det skal bygges opp kompetanse i driften av et bokollektiv og det må være forutsigbart i en periode. Når ungdommene blir 18 år flytter de videre ut i egne boliger eller i hybelbygg og det er da naturlig å holde kontakten med bokollektivet i en periode mens de blir mer selvstendige, de har noen å komme hjem til. Rådmannen er kjent med at det kan forefinnes egnede boliger til et bokollektiv for enslige mindreårige tilgjengelig i Gjerstad, som enten eies av kommunen og må bygges om eller eventuelt ved kjøp hvor det søkes tilskudd fra Husbanken. Økonomiske konsekvenser: Hvert år kartlegger Beregningsutvalget kommunenes gjennomsnittlige utgifter til bosetting og integrering av flyktninger og personer med opphold på humanitært grunnlag. Kartleggingen dekker perioden kommunene mottar integreringstilskudd og tilskudd til norskopplæring det vil si året personene bosettes, samt de fire påfølgende årene. Formålet med kartleggingen er å se om faktiske utgifter til bosetting og integrering stemmer overens med hvor mye kommunene mottar i støtte fra staten. Siden det er vanskelig å hente ut nøyaktige regnskapstall for alle

utgiftene, beregner utvalget hvor stor andel som går til å dekke behovene til personene som bosettes. Det beregnes en gjennomsnittsutgift per person, så veldig mange kommuner vil i realiteten ha utgifter som er høyere eller lavere enn det kartleggingen viser. Kommunen får integreringstilskudd samt tilskudd til enslige mindreårige og delvis refusjon av driftsutgifter. Det kan påregnes 80 % refusjon på lønn til ansatte i et eventuelt bokollektiv for enslige mindreårige. Ved opprettelse av et nytt bokollektiv kan kommunen få refundert noen lønnsmidler i planleggingsfasen ifølge Bufetat, gjelder lønn til leder og til andre ansatte i en nødvendig tid for å planlegge driften før beboerne ankommer. I tilleggsproposisjonen til statsbudsjettet er det lagt inn et ekstra tilskudd på kr 100 000,- pr enslige mindreårige som blir bosatt i løpet av 2016. Integreringstilskuddet skal nyttes til utgifter til investering i forbindelse med huskjøp, ombygging samt inventar. Det økonomiske bildet når det gjelder bosetting av 7 enslige mindreårige i bokollektiv vil se slik ut i h t tilgjengelige opplysninger kommunen har pr i dag: Enslige mindreårige flyktninger Antall: 7 Pr Sum 2016 Sum 2017 Integreringstilskudd 184 000-1 288 000-1470 000 Særskilt tilskudd EM forutsetn 6mnd 103 500-724 500-1449 000 Økn særskilt tilskudd 2016 100 000-700 000 - Sum tilskudd -2 712 500-2919 000 Boutgifter mv (tall fra Risør) 200 083 1 400 583 1 400 583 Tilsvarer ca egenandel 16600/mnd 199 200 Boutgifter minus egenandel ca 0 Lønnskostnader 8 årsverk 700 000 5 600 000 5 600 000 Herav ca 80% refusjon 80 % -4 480 000-4480 000 Gjerstad kommunes andel drift 2 520 583 2 520 583 Netto til andre utgifter -191 917-398 417 Samhandling internt Det er Gjerstad kommune som bosetter og god samhandling på tvers av fag og enheter for å løse utfordringen er en forutsetning for å lykkes. Gjerstad kommune må inngå i faglige nettverk med nabokommunene og kommunestyret må få jevnlig tilbakemeldinger om hvordan det går med bosetting og integrering. Saksfremstilling: Bosetting i kommunene er basert på frivillighetsmodell der den enkelte kommune solidarisk følger opp de anmodningene som kommer fra IMDi, men også får anledning til å planlegge egen virksomhet og tjenestetilbud. Nå har bosettingsklare flyktninger i mottak økt. I 2016 trenger 18 000 flyktninger bosettingsplass. Dette minner om situasjonen på 90-tallet. Det påhviler kommunen et stort ansvar å ta imot flyktninger, og oppfølgingen av de som kommer, krever et målrettet arbeid. Rådmannen vil innstille på at Gjerstad kommune tar i mot totalt 65 flyktninger i fireårsperioden 2016-19, herav til enhver tid 7 enslige mindreårige i bokollektivet: 20 flyktninger i 2016 (herav inntil 7 enslige mindreårige), og 15 flyktninger hvert år i 2017-19. Familiegjenforening må ses i lys av rammevedtakets totale antall.

Forutsetningen for mottak av flyktninger er at Introduksjonsloven følges opp. Dette innebærer et toårig løp der den enkelte voksne flyktning får nødvendig opplæring i norsk og samfunnskunnskap, samtidig som vedkommende får språk- og arbeidstrening på en arbeidsplass. Dette organiseres av VIRK (Voksenopplæring i Risør kommune) som Gjerstad kommune har inngått avtale med. Introduksjonsprogrammet stiller klare krav til flyktningene som kommer til kommunen. Målet er at de fleste skal være i et utdanningsløp etter 3 4 år i kommunen, og som kvalifiserer for jobbmarkedet. Erfaringer viser at myndighetenes målsetting har vært for optimistisk, og det er et tankekors at det nå er fremsatt et forslag som innebærer mindre antall timer språkopplæring. Norskkunnskaper er en forutsetning for jobb og utdanning. Per 1.1.16 har Gjerstad kommune 26 personer på introduksjonsprogram, i løpet av 2016 går 19 av disse ut av det toårige programmet, 6 personer er ferdig allerede i januar. Hvis Gjerstad kommune tar imot 20 nye kan det tilsi opptil 27 på introduksjonsprogram i 2016. Av rådmannens foreslåtte antall bosettinger for 2016 vil flyktningetjenesten planlegge å ta imot inntil to familier med små barn. Vi vil da anmode IMDi om dette ut fra informasjon at det sitter mange barn for lenge i mottak. Gjerstad kommunes satsing på tidlig innsats tilsier at vi nå kan ta imot familier. Vi vet jo ikke hvorvidt vi får det eller hvilken alder barna er i, noe som er utfordrende for barnehage og skole. Flyktningetjenesten vil så raskt den har informasjon fra IMDi dele den. Dette må også sees i sammenheng med tilgjengelige boliger. Gjerstad kommune har tatt imot mange unge voksne enslige menn de siste åra og det er fremdeles hovedandelen av de som skal bosettes. Flyktningetjenesten har gode erfaringer med disse i forhold til både skolegang, sertifikat og småjobber som på sikt gjør dem selvstendige. Gjerstad kommune har utfordringer når det gjelder å fremskaffe boliger, både kommunale og private. Ved å bosette en familie trenger vi færre antall boliger enn å bosette enslige, selv om enslige får tilbud om bosetting under forutsetningen å dele leilighet med en annen. Rulleringen av boligsosial handlingsplan har tidligere vært utsatt, men arbeidet er planlagt startet opp i desember 2015. Ønske om organisering av arbeidet med boliger i et boligkontor har kommet opp flere ganger. Det er et godt samarbeid mellom enheter, men det hviler mye arbeid på flyktningetjenesten med å finne boliger på det private markedet. Utfordringene knyttet til bolig og bosetting kan tilsi at vi bør organisere dette med en bosettingsansvarlig slik at det blir klare roller. Dette vil ses på når arbeidet med boligsosial handlingsplan kommer i gang. Flyktningetjenesten får jevnlig henvendelser fra private som ønsker å leie ut og ved en større mobilisering tror vi det lar seg gjøre å øke antallet tilbydere av private utleieboliger. Gjerstad kommune mestrer å ta imot 15-20 flyktninger i året under forutsetning at vi justerer stillinger i henhold til dette. Innsatsen må til enhver tid tilpasses de flyktninger som bosettes. IMDi opererer med rådgivende normer på 20 flyktninger per programrådgiver. I rådmannens budsjettforslag er det forutsatt inntak av 10 flyktninger for 2016. Det er lagt inn en bemanningsøkning ut fra dagens nivå. Rådmannen er av den oppfatning av at flyktningkontoret kan håndtere 13 flyktninger med planlagt bemanning, slik at økte utgifter til større kvote ikke vil kreve bemanningsøkning på flyktningkontoret og økte utgifter vil således bestå av etablering mv. Utgifter til språkopplæring dekkes av eget tilskudd. Når det fattes rammevedtak er det slik at det antallet som kommunen tar i mot det enkelte år i vedtaksperioden kan variere, i takt med kapasitet i boligmarked og introduksjonsprogram. Gjennom året ankommer flyktningene puljevis i takt med at kommunen har gitt melding til IMDi om at man er klar til å ta i mot neste pulje, dvs når bolig og plass på introduksjonsprogram er klart, ved mottak av familier også at barnehage og skole er forberedt. Integreringstilskudd utgjør, sammen med tilskudd til opplæring i norsk og samfunnsfag, i stor grad det økonomiske grunnlaget for kommunenes bosettings- og integreringsarbeid. Tilskuddet

skal dekke kommunenes gjennomsnittlige utgifter ved bosetting og integrering i bosettingsåret og de fire neste årene. Stortinget har fastsatt følgende satser for integreringstilskudd i 2015: Integreringstilskudd Bosettingsår Sats År-1 (2015) År-2 kr. 210 000 År-3 kr. 152 000 År-4 kr. 82 200 År-5 kr. 70 000 Særskilt tilskudd enslig mindreårig Kr. 191 300 kr. 184 000 (voksen) kr. 184 000 (barn) kr. 232 000 (enslig voksen) kr. 184 000 (enslig mindreårig) Reduksjonen i tilskuddet i år 3, 4 og 5 gjenspeiles i lavere utgifter i disse årene, da introduksjonsprogrammet har begrenset varighet, og kommunene får følgelig lavere tilskudd fra staten. Utfordringen for vår region for tiden er reduserte arbeidsmuligheter for alle, og særlig for de som har lite utdanning. Ved å prøve ut kommunale tiltaksprosjekt i NAV-regi vil det bedre integrering og senere jobb muligheter, her henvises til tiltaksplan. Rådmannens vurdering/merknader: For nyankomne flyktningene er det viktig at de raskt finner sin plass i lokalsamfunnet i Gjerstad, føler seg velkommen i bygda vår og møter inkluderende fellesskap. Gjerstad kommune har utfordringer fremover med å få til en bærekraftig utvikling, blant annet opprettholde og helst øke innbyggertallet. Bosetting av flyktninger kan representere en viktig ressurs for kommunen i den sammenheng. Kompetanse omkring arbeid med flyktninger er bygget opp, men det er fremdeles utfordrende å koordinere arbeidet på tvers av enheter. Dette er noe rådmannen har fokus på i 2016. Et rammevedtak gir administrasjonen mulighet til å planlegge for perioden både praktisk og økonomisk. Ansvarlig for oppfølging av nyankomne flyktninger iht. introduksjonsloven er flyktningetjenesten i Familiehuset, mens NAV har ansvar for å bistå flyktninger ut i aktivitet og arbeid samt for bistand iht. lov om sosialtjenester i NAV. Arbeidsmarkedet og erfaringene med å få flyktninger ut i ordinært arbeid er krevende. Unge flyktninger som tar utdanning vil ha bedre mulighet til å få jobb etter hvert. Evaluerings- og planarbeidet for arbeidet med flyktninger i Gjerstad resulterte i en rapport som skisserte en del tiltak innen disse områdene: 1. Boliger 2. Introduksjonsprogram 3. Arbeid 4. Barnehage og skole 5. Helse 6. Fritid

En er godt i gang med oppfølging og konkretisering av tiltakene, igangsetting av tiltak og kontinuerlig forbedring vil foregå i 2016-19. Boliger: Rådmannen vil gi en arbeidsgruppe på tvers av enheter et mandat til å jobbe med boligspørsmål for ulike grupper i kommunen. Videre må Gjerstad kommune inngå leieavtaler med private som klargjør hus til utleie. Introduksjonsprogram: Enhetene i Gjerstad kommune må oppfordres ta imot 10 personer i språk- og arbeidspraksis. Enhetene skriver da forpliktende avtale med VIRK om å ta imot språkpraksiselev, dette koordineres og følges opp av VIRK. Arbeid: Det må vurderes om det i løpet av rammevedtaksperioden er behov for å etablere et kommunalt finansiert kvalifiseringsprosjekt. Dette for de som trenger bistand til å komme ut i arbeid og hvordan dette evt kan organiseres i NAVs regi. Behov for et slikt prosjekt vil avhenge av hvor mange arbeidssøkende flyktninger som kommer, og hvordan arbeidsmarkedet vil bli fremover. Barnehage og skole: holdes informert om hvem kommunen får forespørsel om å bosette. Helse: I den ekstraordinære situasjon med asylmottak i kommunen og en økt etterspørsel av helsetjenester bør enkelte tjenester skaleres opp ved hjelp av vertskommunemidler. Fritid: Organisering av fadder-familier for å gi flyktninger en mulighet til å praktisere nyervervede norskferdigheter, bli kjent og få tilhørighet i bygda er oppgaver som egner seg godt til å løse i samarbeid med frivilligsentralen og lokale lag og foreninger. Kommunen vil i de jevnlige møtene som holdes med lag og foreninger ha dialog om og spille inn ideer til hvordan de ulike organisasjoner kan medvirke til bedre deltakelse og integrering av flyktningene i de ulike aktivitetene. Det er forskjell mellom kommunene hvor godt man får til integrering i praksis i samarbeid med frivillige. Gjerstad kommune vil i 2016 og fremover legge vekt på å lære av andre kommuner som har gode erfaringer på dette feltet. Melding om vedtak sendes til: Skriftlig til IMDi Sør og på e-post til post@imdi.no med kopi til KS v/nina Gran; nina.gran@ks.no

Postadresse: Postboks 8059 Dep. 0031 OSLO lntegrerings- og mangfoldsdirektoratet Gjerstad kommune 4980 GJERSTAD Besøksadresse: Tordenskjoldsgat e 65, Fylkeshuset Internett: www.imdi.no E-post: post@imdi.no Sentralbord: 24 16 88 00 Brevet bes distribuert til: Rådmann Ordfører DERES REF VÅR REF DATO 09-00471-23.ISA 16.8.2015 Telefaks: 24 16 88 01 Org.nr: 987 879 696 Bankkonto: 7694.05.12693 Anmodning om bosetting av flyktninger i Gjerstad kommune 2016, samt plantall for 2017-19 Kommunene gjør en stadig bedre jobb med bosetting og kvalifisering av flyktninger. Samtidig øker bosettingsbehovet. I 2015 trenger over 13 000 flyktninger bosettingsplass, men med kommunevedtakene som foreligger er det realistisk å bosette 10 000. Stortinget har vedtatt at Norge skal ta imot 8 000 syriske overføringsflyktninger i perioden 2015-2017. Samlet sett er det behov for å bosette i alt 50 000 flyktninger i 4-årsperioden 2016-2019. Det vises til at IMDi tidligere har anmodet Gjerstad kommune om bosetting av 15 flyktninger pr. år for 2015 og 2016 og til kommunens positive vedtak som imøtekommer IMDis anmodning. Det vises videre til brev datert 23.april fra statsråd Solveig Horne til alle landets kommuner om økt bosetting. Vi kan ikke se at Gjerstad kommune har svart på henvendelsen fra Barne- likestillings- og inkluderingsdepartementet pt. På bakgrunn av behovet og målet om å bosette 13 200 flyktninger i 2016, ber vi Gjerstad kommune om å fatte vedtak om bosetting av 25 flyktninger i 2016. Bosettingsbehov i Gjerstad kommune for planperioden 2017-2019 Behovet tilsier et nasjonalt plantall på 13 200 også i 2017. Dette gir følgende plantall for kommunen: minst 25 nyankomne flyktninger i 2017. For 2018 og 2019 er plantallet 12 000 per år. Dette gir følgende plantall for kommunen:

minst 20 nyankomne flyktninger per år. Vi ber kommunen fatte vedtak for årene 2017, 2018 og 2019 i tråd med plantallene. Det er ønskelig at dette gjøres i form av et rammevedtak for perioden 2017-2019, og at administrasjonen får fullmakt fra kommunestyret til å disponere plassene for det enkelte år innenfor denne rammen, i samråd med IMDi. Det er usikkerhet knyttet til plantallene som følge av eventuelle svingninger i antall flyktninger som skal bosettes. IMDi sender årlig et tilsvarende anmodningsbrev til kommunene for å bekrefte eller eventuelt justere plantallene for kommende år på bakgrunn av eventuelle endringer i behovet for bosetting av flyktninger. Kommunens vedtak om bosetting av et tallfestet antall flyktninger bør fattes uten forbehold. Anmodningen inkluderer ikke familiegjenforente. IMDi oppfatter at vedtak basert på anmodningen er bindende for begge parter. Skulle det av spesielle grunner ikke la seg gjøre å realisere alle plassene, ber vi om at ubenyttede plasser overføres til neste års bosetting. Denne anmodningen om bosetting av flyktninger i Gjerstad kommune er basert på oppdaterte prognoser og plantall for årene 2015 2019, og på samarbeidsavtalen mellom staten og KS. Anmodningen er utarbeidet i samarbeid med KS. Svarfrist på anmodningen er 30. november 2015. Vedtaket bes sendt skriftlig til IMDi Sør og på e-post til post@imdi.no med kopi til KS v/nina Gran; nina.gran@ks.no Økonomi og rammebetingelser Bosettingsmodellen er basert på at kommunene tar sin del av ansvaret ved å si ja til anmodningen, som er utarbeidet i samarbeid med KS. Tilskuddene som utløses ved bosetting av flyktninger er økt. Stortinget har i revidert nasjonalbudsjett for 2015 vedtatt et ekstra tilskudd og har økt tilskuddsrammen for utleieboliger. IMDi ber om at kommunen vurderer hvordan bedre finansieringsordninger kan brukes til å dimensjonere kommunens introduksjonsprogram og anskaffe flere boliger til nyankomne flyktningene. Ekstratilskudd ved bosetting i 2015 Stortinget har besluttet å innføre et ekstratilskudd ved bosetting av flyktninger i 2015. Målgruppen for ekstratilskuddet er todelt: - Kommuner som bosetter flere flyktninger enn anmodningen fra IMDi for 2015 og samtidig flere enn folketallet i kommunen tilsier, vil motta et ekstratilskudd på 50 000 kroner per person som bosettes utover IMDis anmodning. - Kommuner som bosetter flere flyktninger enn anmodningen fra IMDi for 2015, vil motta et ekstratilskudd på 25 000 kroner per person som bosettes utover IMDis anmodning. 2

Gjerstad kommune kan derfor motta et ekstratilskudd på 50 000 pr. person for alle flyktninger kommunen bosetter utover 15 personer i 2015. Les mer om dette ekstratilskuddet i vedleggsdelen, samt at rundskriv foreligger på www.imdi.no Kontakt med IMDi om anmodningen IMDi deltar gjerne på møter med ledelsen i kommunen, eventuelt sammen med andre statlige etater. IMDi vil samarbeide med fylkesmannen om oppfølgingen av dette brevet. I vedlegget til dette brevet er det redegjort nærmere for bakgrunnen for anmodningen og hvilke tilskudd som utløses ved bosetting. Ta kontakt med undertegnede på tlf. 90249548, isa@imdi.no hvis dere ønsker mer informasjon om anmodningen eller bosetting av flyktninger generelt. Vi ser fram til et fortsatt godt samarbeid med Gjerstad kommune! Med vennlig hilsen for lntegrerings- og mangfoldsdirektoratet Ingrid Sætre Regiondirektør Kopi: KS, fylkesmannen Vedlegg: Nærmere informasjon om anmodningen Dokumentet er elektronisk godkjent. 3

Nærmere informasjon om anmodningen Permanent kommunal oppgave Bosetting av flyktninger er en permanent kommunal oppgave på lik linje med andre kommunale oppgaver. Bosettingsarbeidet må i likhet med andre kommunale oppgaver inn i faste og planlagte former, basert på flerårige vedtak og plantall. Antall flyktninger det er behov for å bosette i den enkelte kommune de kommende årene, skal fremgå av prognoser og plantall som gir kommunene best mulig forutsigbarhet. IMDi sender et årlig brev til kommunene med oppdaterte prognoser for inneværende år og neste år og rullerte plantall for de tre påfølgende år. Antall flyktninger som kommunene er anmodet om å bosette per år de fire neste årene (2016-2019) er basert på dagens prognoser og plantall. Anmodningstallene kan bli justert opp eller ned ved neste års rullering, dersom prognosene over antall nye flyktninger endres eller hvis kommunene ikke vedtar det forventede antall plasser. Bakgrunnen for anmodningen Kommunene har økt bosetting av flyktninger betydelig de siste årene, men behovet for å bosette flyktninger øker enda mere. For å få bosatt både det årlige antallet nye flyktninger og det store antallet bosettingsklare flyktninger som allerede venter i mottakene, er det nødvendig å øke kommunenes kapasitet til et høyere nivå. Kommunene ble våren 2013 bedt om å bosette omlag 10 000 flyktninger både i 2014, 2015 og 2016. Kommunene ble våren 2014 anmodet om å bosette 10 804 flyktninger i 2015, og per 30.06.2015 var det registrert vedtak om å bosette 9 262 flyktninger i år. IMDis prognose basert på siste signaler er at kommunene vil bosette 10 000 flyktninger i 2015. Dette er 800 færre enn det antallet kommunene ble anmodet om i år, og kommer i tillegg til en manko på 2 200 plasser fra 2014. Etterslepet er derfor stort. På bakgrunn av dagens flyktningkrise ble alle landets kommuner i brev av 23. april fra statsråd Solveig Horne bedt om å gi tilbakemelding på hvor mange flyktninger de kan bosette i løpet av 2015 og 2016. Foreløpige signaler fra kommunene per 9.juli på ekstra plasser i 2015 anslås til å være 2 164, og antall ekstra plasser i 2016 anslås til å være 1 782, dvs. 3 964 ekstra plasser totalt i 2015 og 2016. Dette inkluderer både foreløpige og endelige vedtak, med og uten forbehold. IMDi er i dialog med kommunene om forståelsen og rask iverksetting av vedtakene. Målet i samarbeidsavtalen mellom staten og kommunesektoren er at ved utgangen av året skal alle være bosatt i samsvar med behovet. Bosettingsbehovet i 2015 har nå økt til 13 200, og behovet vil også være 13 200 i 2016, hvis kommunene bosetter 10 000 flyktninger i 2015. Økningen i bosettingsbehovet skyldes delvis at en høyere andel asylsøkere har beskyttelsesbehov som gjør at de får innvilget oppholdstillatelse. Samtidig øker antallet overføringsflyktninger som kommer til Norge etter at Stortinget har vedtatt å 4

ta imot 8 000 syrere over 3 år, fordelt på 2 000 i 2015 og 3 000 i hvert av årene 2016 og 2017. Ved utgangen av juni i år ventet 5 228 flyktninger med oppholdstillatelse på å flytte fra asylmottak til en kommune. En femtedel av dem har ventet i mer enn ett år etter innvilget opphold. Lang ventetid er spesielt belastende for barn. 645 av de som venter på bosetting er barn i familier, hvorav 410 har bodd på asylmottak i mer enn ett år fra de søkte om oppholdstillatelse. For å få bosatt både det store antallet flyktninger som nå venter i mottakene og det økte antallet syriske flyktninger, er det behov for en særlig innsats fra alle landets kommuner. Dersom kommunene ikke bosetter flere flyktninger i tråd med IMDis anmodning, vil køene og ventetiden i mottakene fortsette å øke. Det er behov for å bosette så mange som mulig av dem som venter i løpet av 2015 og 2016. Dersom det bosettes 10 000 flyktninger i 2015, vil bosettingsbehovet bli 13 200 både i 2016 og 2017 og 12000 i 2018 og 2019. Kommuner som de siste årene har bosatt få flyktninger i forhold til folketallet i kommunen, oppfordres særskilt om å øke antallet. Dette kan gi grunnlag for flere deltakere i introduksjonsprogrammet, noe som vil medføre økt tilskudd til kommunene og samtidig gi mer hensiktsmessige klassestørrelser. IMDi oppfordrer disse og andre kommuner til å inngå interkommunalt samarbeid om introduksjonsordningen der dette kan værehensiktsmessig. Enslige barn og unge (mindreårige) I 2014 bosatte kommunene 536 enslige barn og unge (mindreårige under 18 år). Bosettingsbehovet for denne gruppen øker kraftig til 750 i 2015 og 750 i 2016, og plantallene er på samme nivå også i 2017, 2018 og 2019. Anslagsvis 40% av de enslige barna er under 15 år, mens 60% er over 15 år. Den store økningen i antallet har sammenheng med økningen av bosettingsbehovet generelt. Enslige barn og unge under 18 år er en prioritert gruppe ved bosetting. Det er derfor avgjørende at kommunene i sine vedtak prioriterer bosetting av denne gruppen, og om nødvendig omgjør vedtatte plasser til bruk for denne gruppen. Det er et særlig behov for flere plasser til den andelen som er under 15 år. Økonomiske virkemidler Kommunene mottar flere tilskudd fra staten for å dekke utgifter ved bosetting og integrering av flyktninger. IMDi forvalter i 2015 tilskudd for om lag 9 milliarder kroner. Over 99 prosent av midlene går til kommunene, mens resten går til frivillig sektor og til virksomheter og organisasjoner i privat og offentlig sektor i kommunene. Ordinære overføringer til kommunene kommer i tillegg til tilskuddene fra IMDi. Stortinget har besluttet et ekstratilskudd på til sammen 50 millioner kroner som skal fordeles til kommuner som i løpet av 2015 bosetter flere flyktninger enn de er anmodet om og det folketallet i kommunene tilsier. Ekstratilskuddet skal fordeles på følgende måte: 5

Kommuner som bosetter flere flyktninger enn anmodningen fra IMDi for 2015 og samtidig flere enn folketallet i kommunen tilsier, vil motta et ekstratilskudd på 50 000 kroner per person som bosettes utover IMDis anmodning. Kommuner som bosetter flere flyktninger enn anmodningen fra IMDi for 2015, vil motta et ekstratilskudd på 25 000 kroner per person som bosettes utover IMDis anmodning. Nærmere informasjon vil fremgå av eget rundskriv på www.imdi.no. Vedlagt rundskrivet følger en oversikt som viser hvor mange flyktninger hver kommune må bosette i 2015 for å innfri kravet om bosetting utover IMDis anmodning og det folketallet i kommunen tilsier. Stortinget har også besluttet å øke tilskuddet til utleieboliger med 80 millioner kroner. 50 av de 80 millionene er en varig økning av tilskuddsrammen, mens 30 millionene gjelder 2015. Nærmere informasjon om tilskuddsrammen for utleieboliger vil være tilgjengelig på www.husbanken.no Nærmere informasjon om de ulike økonomiske virkemidlene ved bosetting av flyktninger, finnes på IMDis hjemmesider http://www.imdi.no/tilskudd/. I tillegg vises til www.bufetat.no for informasjon om statlig refusjon av utgifter til kommunale barneverntiltak for enslige mindreårige asylsøkere og flyktninger (Rundskriv Q-05/2015). «Solidaritetsmodell» Dagens bosettingsmodell er basert på samarbeidsavtalen mellom staten og KS. Modellen er en solidaritetsmodell. Med dette menes at dersom én kommune som blir anmodet om å bosette flyktninger svarer nei eller fatter vedtak som er lavere enn IMDis anmodning, må antallet flyktninger fordeles på de øvrige kommunene. Derfor er det viktig at kommunene bosetter flyktninger i tråd med IMDis anmodning for å sikre en jevn fordeling av ansvar for denne viktige samfunnsoppgaven. Norges internasjonale forpliktelser innebærer å ta imot mennesker som er utsatt for forfølgelse i sine hjemland. Flyktninger - en ressurs Bosetting av flyktninger er ikke bare en humanitær oppgave. Flyktninger utgjør også en ressurs. Det er et prinsipp at flyktninger skal bosettes i kommuner over hele landet. Kommunen må ha et tilpasset tjenestetilbud til de som bosettes, herunder introduksjonsprogram og opplæring i norsk og samfunnskunnskap, slik at de kan komme i arbeid eller gå videre til kvalifisering og utdanning. Både privat og offentlig sektor vil ha behov for mer arbeidskraft i årene fremover. Gjennom gode kvalifiseringsprogram kan kommuner i samarbeid med NAV og lokalt næringsliv skreddersy kompetanse som arbeidslivet trenger. Stadig flere kommuner ser bosetting av flyktninger i sammenheng med sysselsetting og befolkningsutvikling. Det er potensiale for økt bosetting når kvalifisering av flyktninger i større grad knyttes til lokalt næringsliv. Dette gjelder spesielt i de kommuner hvor næringslivet 6

ellers må hente arbeidskraft utenfra gjennom arbeidsinnvandring, og når bosetting av flyktninger også kan bidra positivt til den demografiske utviklingen i kommunene. Bolig Å finne egnet bolig til flyktninger kan være en utfordring. Det er avgjørende at kommunenes vedtak om bosetting følges opp gjennom boligplan og aktiv bruk av Husbankens ordninger. Husbankens regionkontor kan kontaktes. Det vises til nærmere informasjon på Husbankens hjemmesider http://www.husbanken.no/. Dersom kommunen har vansker med å finne boliger, er et aktuelt alternativ at flyktninger selv finner bolig. IMDi oppfordrer kommunene til å åpne for at personer kan finne bolig selv innenfor rammer som kommunene fastsetter. Dette kan skje innenfor kommunenes vedtak om bosetting. Mange kommuner bruker denne løsningen fordi den bidrar til rask og effektiv utnyttelse av plassene i kommunen. Ordningen kan også bidra til at det kan bli mulig for kommunen å bosette flere flyktninger. Ta gjerne kontakt med IMDi Sør for mer informasjon om dette. Familieinnvandring En betydelig andel av de voksne flyktningene er enslige ved bosettingstidspunktet, men en del har familie i hjemlandet som kan forventes å komme til Norge etter hvert. At flyktninger får familien sin til landet vil være positivt for integreringen og kan bidra til befolkningsutvikling, men kan også innebære utfordringer med boliger og annen tjenestekapasitet i kommunene. Det anbefales derfor at kommunen har fokus på at det kan komme familieinnvandrede i tillegg til de som bosettes. Familieinnvandrede til personer i målgruppen for integreringstilskudd, utløser også tilskuddet. Se www.imdi.no for mer informasjon om tilskuddsordningene. Råd og veiledning fra IMDi IMDi bistår gjerne med ulike tiltak sammen med Husbanken, fylkesmannen, KS, NAV og øvrige samarbeidspartnere for å legge til rette for bosetting. Dette inkluderer: Langsiktig planlegging av bosettings- og kvalifiseringsarbeidet; derunder samarbeidsavtaler med IMDi og Husbanken, flerårige vedtak og jevn bosetting. Tilgjengelige tilskudd fra staten som er ment å dekke kommunale utgifter ved bosetting og integrering av flyktninger (integreringstilskudd, norsktilskudd, særskilt tilskudd for enslige mindreårige, tilskudd ved bosetting av personer med alvorlig, kjente funksjonshemminger og/eller adferdsvansker, Husbankens boligfinansieringsordninger mv). Prioritering av tilskudd til utleieboliger innenfor dagens budsjett. Større og mer fleksibel bruk av Husbankens startlån. Profesjonell bruk av det private leiemarkedet, hvor dette ses som en parallell løsning til bruk av kommunale boliger ved bosetting av flyktninger. Tilrettelegging for erfaringsutveksling kommuner imellom, som kan styrke planlegging av bosetting, øke kapasitet og kompetanse, og bedre overgang til arbeidsliv og utdanning for flyktninger 7

Mer utfyllende informasjon om tilskuddsordninger, rundskriv med mer i forbindelse med bosetting av flyktninger, finnes på IMDi sine hjemmesider www.imdi.no Ta gjerne kontakt med IMDi Sør hvis dere ønsker mer informasjon om anmodningen eller bosetting av flyktninger generelt. 8

Postadresse: Postboks 8059 Dep. 0031 OSLO lntegrerings- og mangfoldsdirektoratet Gjerstad kommune 4980 GJERSTAD Besøksadresse: Tordenskjoldsgate 65, Fylkeshuset Internett: www.imdi.no E-post: post@imdi.no Brevet bes distribuert til: Rådmann Ordfører Sentralbord: 24 16 88 00 Telefaks: 24 16 88 01 Org.nr: 987 879 696 DERES REF VÅR REF DATO 09-00471-25.THE 17.11.2015 Bankkonto: 7694.05.12693 Anmodning om bosetting av flyktninger i 2016 IMDi viser til tidligere anmodning/planbrev om bosetting av flyktninger i 2016 sendt juni/aug 2015. Her ble Gjerstad kommune bedt om å bosette 25 flyktninger i 2016. I dette brevet oppdateres anmodningen til kommunen for 2016 etter at bosettingsbehovet for 2016 har økt. Flyktningkrisen og det store antallet asylsøkere som ankommer Norge, medfører økt behov for bosetting av flyktninger generelt og enslige barn og unge flyktninger spesielt. Derfor må det bosettes langt flere flyktninger enn det antallet IMDi tidligere har anmodet kommunene om. Nasjonalt utvalg, som er sammensatt av representanter fra kommune og stat, har oppjustert tidligere bosettingsbehov og fastsatt at det vil være behov for å bosette minst 18 000 flyktninger i 2016. Det er økning på nær 30 prosent sammenlignet med tidligere anmodning på 14 000 for 2016. Foreløpig plantall for 2017 er oppjustert til minst 21 000 flykninger, som er en økning på nær 60 prosent sammenlignet med tidligere plantall på 13 200. For mer informasjon om behovet for bosetting av flyktninger, se IMDi sine hjemmesider www.imdi.no/bosettingsbehov. Det er en særlig stor økning i antallet enslige barn og unge under 18 år (enslige mindreårige) som skal bosettes i 2016. Oppdaterte prognoser viser at det er behov for å bosette minst 4 400 enslige mindreårige i 2016. Foreløpig plantall for 2017 er oppjustert til minst 7 000 enslige mindreårige. Om lag 20 prosent av de enslige mindreårige er under 15 år. På denne bakgrunn går IMDi ut med en anmodning til alle bosettingskommuner om også å bosette enslige mindreårige.

På bakgrunn av det økte behovet for bosettingsplasser, anmodes Gjerstad kommune om å ta imot 30 flyktninger i 2016, hvorav 10 enslige barn og unge. I tillegg ber vi Gjerstad kommune om å legge til grunn følgende foreløpige plantall for 2017: Minst 40 flyktninger i 2017, hvorav minst 15 enslige barn og unge. Plantallet inkluderer også disse. Det er stor usikkerhet knyttet til ankomster av asylsøkere i 2016 og 2017. IMDi vil i løpet av 2016 oppdatere kommunen på bosettingsbehovet for 2017 i det årlige anmodningsbrevet, og så langt som mulig gi foreløpige plantall for 2018 og 2019. IMDi ønsker å understreke betydningen av forutsigbare vedtak for antallet flyktninger som kommunen skal bosette. Vedtaket må inneholde et konkret antall personer som skal bosettes i 2016. Vi ber om at det ikke fattes vedtak som inkluderer familiegjenforente. Skulle det av ulike grunner ikke la seg gjøre å realisere bosettingsplassene inneværende år, ber vi om at ubenyttede plasser overføres til neste års bosetting. Økonomi og rammevilkår I statsbudsjettet for 2016 og i tilleggsnummer om økte asylankomster foreslår regjeringen å øke det særskilte tilskuddet med 100 000 kroner per enslige, mindreårige flyktning som blir bosatt i 2016, og et ekstratilskudd på kr. 50 000 per flyktning som kommunen bosetter i 2016 utover det antallet kommunen ble anmodet om for 2015. For mer informasjon om de ulike tilskuddsordningene som følger med bosetting av flyktninger, se IMDi sine hjemmesider (www.imdi.no). Kontakt med IMDi om anmodningen IMDi deltar gjerne på møter med kommunene om bosetting av flyktninger. Dersom kommunen ønsker mer informasjon om anmodningen eller om bosetting av flyktninger generelt, ta gjerne kontakt med IMDi regionkontor Sør. For å legge til rette for en mest mulig forutsigbar bosetting i 2016, ber vi om kommunens svar innen 31.12.2016. Vedtaket bes sendt skriftlig og på e-post til IMDi post@imdi.no med kopi til KS v/nina Gran nina.gran@ks.no. Vi ser frem til et fortsatt godt samarbeid med Gjerstad kommune! 2

Med vennlig hilsen for lntegrerings- og mangfoldsdirektoratet Ingrid Sætre Torhild Helgesen Regiondirektør IMDi Sør Seniorrådgiver Dokumentet er godkjent elektronisk Kopi: Fylkesmannen i Aust-Agder, KS - Kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon 3

Gjerstad kommune Administrasjonsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: 10.11.2015 2015/1006-17 / 442 Lasse Fosse 37119733 lasse.fosse@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 15/17 Arbeidsmiljøutvalg 17.11.2015 15/3 Administrasjonsutvalg 24.11.2015 15/20 Kommunestyret - 2015-2019 10.12.2015 HMS handlingsplan 2016 Rådmannens innstilling: Kommunestyret i Gjerstad tar vernerunden for 2015, og forslag til HMS tiltak med prioriteringer for 2016 til etterretning. Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalg - 17.11.2015 Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Saksprotokoll i Administrasjonsutvalg - 24.11.2015 Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedlegg: Forslag til gjennomføring av større HMS tiltak i Gjerstad kommune for år 2016. Saksopplysninger: HMS - handlingsplan utarbeides med bakgrunn i gjennomført vernerunde i hver av kommunens enheter. Enhetsleder og verneombud skal iht. HMS-kvalitetsbok generell del, gjennomføre årlige vernerunder innenfor sitt verneområde. Hver av kommunens enheter er et eget verneområde eller flere små enheter er slått sammen med et eget verneombud. Administrasjonsenheten/Plan, næring og kultur og Teknisk drift (kontor) er slått sammen til et verneområde (kommunehuset), mens Visedal barnehage har to verneombud. Det er også valgt et felles hovedverneombud for hele kommunen. Listen nedenfor viser

hvem som fungerer som hovedverneombud og verneombud høsten 2015. Hovedverneombud for Gjerstad kommune: Astrid Haukenes Bråten Verneombud Visedal barnehage: Helena Øygarden (Renstøl) og Hege Aasbø (Alvheim) Verneombud Fiane skole: Thomas Christensen Verneombud Gjerstad skole: Marit Lohne Presthagen Verneombud Abel ungdomsskole: Olav Enhg Verneombud Pleie og omsorg: Anne Jorunn Moen Verneombud Kommunehuset: Tom Jacobsen Verneombud Familiehuset: Hege Holthe Ausland Verneombud Teknisk drift (uteseksjonen/renhold): Henning Eng Verneombud NAV Gjerstad: Darren Frey Tiltaksplan HMS for 2016 er utarbeidet på grunnlag av vernerunder og tilbakemeldinger fra enhetene. Verneombudene har i eget møte 27. oktober 2015 gjennomgått rapportene fra vernerundene og gitt innspill på hva som bør iverksettes av tiltak. Disse tiltakene er presentert for Teknisk drift og prioriteringer er gjort i kommunens handlingsprogram 2016-2019 og årsplan 2016. Utgifter til tiltak under kr. 100.000,- forutsettes gjennomført over ordinært driftsbudsjett. Enkelte avvik som enhetene har rapportert er alt utført og lukket i etterkant av vernerunden. Noen tiltak løses også innenfor ordinær drift i enhetene i år, eventuelt i samarbeid med enhet for samfunn og teknikk. Avtalen som Gjerstad kommune har med Vestmar bedriftshelsetjeneste ivaretar kommunens behov for råd og veiledning innen: - Konflikthåndtering - Dialogmøter - Funksjonsvurdering - Utvikling av forebyggende tiltak - Fysisk arbeidsmiljø og ergonomi - Kvalitetssystem iht. intern kontrollforskrift HMS

Rådmannens vurdering/merknader: Det har over flere år vært gjennomført et godt og systematisk arbeid med arbeidsmiljøtiltak i Gjerstad kommune. For kommunens ansatte viser dette seg i et gjennomgående høyt jobbnærvær og god trivsel på jobb. Men det vil alltid være forbedringspunkter, noe som tas på alvor når den årlige vernerunden gjennomføres. Kommunen har i tillegg etablert et web basert HMS og kvalitetssystem, QM+, som alle ansatte skal benytte til å sende melding om uønskede hendelser, men også forslag til tiltak som er positivt for arbeidsmiljøet. Møteplassen er et forum som møtes ca. én gang i måneden der fokus er IA arbeid og jobbnærvær. Her møter Vestmar bedriftshelsetjeneste, Arbeidslivsenteret i Aust Agder, aktuelle representanter fra NAV og kommunal IA-rådgiver som faste deltakere. På møteplassen kan tillitsvalgte, verneombud, enhetsledere eller andre med delegert fullmakt, ta opp saker man har behov/ønske om å drøfte med noen, få innspill, veiledning i hva en gjør videre og lignende. Sakene diskuteres i utgangspunktet på generelt grunnlag og behandles konfidensielt. Møteplassen er et lavterskeltilbud. Møteplassen blitt et innarbeidet begrep som oppleves nyttig i arbeidet med HMS og jobbnærvær. Fra mai 2011 ble det inngått avtale med Vestmar BHT om kjøp av bedriftshelsetjenester. Gjennom året har alle enhetene og arbeidsplassene hatt tilbud om besøk av Vestmar BHT. De har fokus på psykososialt arbeidsmiljø, tilbud om funksjonsvurderinger, foretar kartlegging av arbeidsmiljø ved behov, gir råd og veiledning om fysisk arbeidsmiljø, ergonomi, konflikthåndtering m.v. Ny avtale om kjøp av bedriftshelsetjenester skal nå ut på anbud. Det meste som kommer frem i vernerundene blir håndtert på den enkelte enhet, evt. i samarbeid med enhet for Teknisk drift som har ansvar for det bygningsmessige. Større HMS tiltak blir vurdert gjennomført som investering eller vedlikehold. Rådmannen har prioritert disse i eget vedlegg til saken. Melding om vedtak sendes til:

Med bakgrunn i vernerunden 2015 er det kommet inn følgende forslag til større HMS tiltak i Gjerstad kommune for året 2016: Verneområde Beskrevet avvik Forslag til tiltak/kommentar Kommentar vedrørende budsjett 2016 Visedal barnehage Renstøl: Stabburet-låvebru-skråning ved inngangsparti må sikres. Området er inntil videre stengt. Alvheim: Stabburet må ha nye fundamenter. Det er satt av investeringsmidler i 2016. Gjerstad skole Fiane skole Solavskjerming. Støy, manglende isolering mellom rom. Defekte markiser mot P-plass. Dårlig luftkvalitet. Nytt ventilasjonsanlegg fungerer ikke. Ødelagte markiser. For høy temperatur i klasserom og arbeidsrom pga. utslitte markiser. Støy på skolekjøkken, da denne brukes daglig av SFO. Solavskjerming gjelder en ende av bygget. Støyreduserende vegger og dører. Nye markiser må settes opp. Reparere ventilasjonsanlegg. Bytte ødelagte markiser. Innkjøp av nye markiser. Montere lydmatter i taket. Det er satt av investeringsmidler i 2017. Det er ikke satt av investeringsmidler. Det er satt av investeringsmidler til klimaanlegg i perioden 2016-2018. Det er satt av investeringsmidler til klimaanlegg i perioden 2016-2018. Det er satt av investeringsmidler til klimaanlegg i perioden 2016-2018. Det er ikke satt av investeringsmidler. Familiehuset PLO Manglende ventilasjon, solavskjerming. Reparere ventilasjonsanlegg. Det er satt av investeringsmidler til klimaanlegg i perioden 2016-2018. NAV Varmt om sommeren, kaldt om vinteren. Tett inneklima. Reparere ventilasjonsanlegg. Det er satt av investeringsmidler til klimaanlegg i perioden 2016-2018. Administrasjonsenheten Dårlig inneklima. Ventilasjonsanlegg starter for sent på morgenen. Reparere ventilasjonsanlegg. Det er satt av investeringsmidler til klimaanlegg i perioden 2016-2018. Teknisk driftutedrift Høy temperatur på kontorer i lagerbygg. Kjøling nødvendig. Det er satt av investeringsmidler til klimaanlegg i perioden 2016-2018. Teknisk driftrenhold Online stoffkartotek. Innkjøp av WEB-basert stoffkartotek. Det er ikke satt av investeringsmidler. Letter å oppdatere og mer korrekt. Teknisk driftkontor Høy temperatur. Reparere ventilasjonsanlegg. Det er satt av investeringsmidler til klimaanlegg i perioden 2016-2018. Abel ungdomsskole Solavskjerming i flere klasserom. Innkjøp av markiser. Det er satt av investeringsmidler i 2017. Kommentarene vedrørende budsjett 2016 er basert på midler fra investeringsprogrammet i Handlingsprogram 2016-2019 Årsplan 2016. Midlene som er satt av til klimaanlegg i perioden er ikke satt opp prioritert rekkefølge.

Gjerstad kommune Administrasjonsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: 05.11.2015 2015/619-12 / 145 Kai Høgbråt 37 11 97 50 kai.hogbrat@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 15/44 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 12.11.2015 15/46 Eldreråd 17.11.2015 15/18 Arbeidsmiljøutvalg 17.11.2015 15/5 Administrasjonsutvalg 24.11.2015 15/10 Formannskapet 24.11.2015 15/21 Kommunestyret - 2015-2019 10.12.2015 Handlingsprogram 2016-2019, årsplan 2016 og avgiftsfastsettelse for 2016 Formannskapets tilråding (identisk med rådmannens innstilling) til V e d t a k: 1. Kommunestyret vedtar rådmannens forslag til handlingsprogram for 2016-2019 og årsplan for 2016 slik det foreligger. 2. Kommunestyret vedtar rådmannens forslag til avgifter, gebyrer og egenandeler for 2016 slik det foreligger. 3. I medhold av eigedomsskattelova 2 og 3 skrives eiendomsskatt ut med 5,5 promille i hele kommunen i 2016. Saksprotokoll i Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne - 12.11.2015 Rådet hadde følgende kommentarer til Handlingsprogrammet: På side 9, siste setning under pkt. 2.4:.. Inkludert de som er funksjonshemmet. Teksten kunne med fordel erstattes med som er tilrettelagt for alle. På side 30 Tjenester til funksjonshemmede. Rådet mener denne tittelen med fordel kunne erstattes med Tjenester til mennesker med spesielle behov. Med disse kommentarene ble rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Saksprotokoll i Eldreråd - 17.11.2015 Eldrerådet fattet slik enstemmige uttale:

Eldrerådet vil berømme rådmannen for et godt og grundig dokument som gir god oversikt over kommunens situasjon. Eldrerådet vil uttrykke bekymring for utviklingen i pleie og omsorg. Rådet vil særlig peke på at det må være en god balanse mellom institusjonspleie og åpen omsorg. Rådet håper budsjettet vil sette pleie og omsorg i stand til å utføre tjenestene på en god og forsvarlig måte. Eldrerådet er skeptisk til økning av eiendomsskatten. En slik økning vil forverre den økonomiske situasjonen for mange eldre. Eldrerådet mener at de kommunale husleiene ikke skal være prisdrivende i forhold til private. Vedlikeholdet av kommunale utleieleiligheter bør prioriteres. Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalg - 17.11.2015 Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Saksprotokoll i Administrasjonsutvalg - 24.11.2015 Behandlinger i eldreråd, råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne og arbeidsmiljøutvalget ble referert. Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Saksprotokoll i Formannskapet - 24.11.2015 Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedlegg: Rådmannens forslag til handlingsprogram og årsplan, inklusiv forslag til avgiftsfastsettelse for 2016. Saksdokumenter: Saksopplysninger: Rådmannen legger med dette fram forslag til handlingsprogram 2016-2019 (økonomiplan) og årsplan for 2016 (årsbudsjett) framstilt i ett dokument. Som vedlegg til handlingsprogrammet legger rådmannen også fram forslag til avgiftsfastsettelse for 2016.

Rådmannens vurdering/merknader: Rådmannen viser til sine kommentarer i handlingsprogrammet. Melding om vedtak sendes til:

Gjerstad kommune Administrasjonsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: 01.12.2015 2015/1652-2 / 033 Kai Høgbråt 37 11 97 50 kai.hogbrat@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 15/22 Kommunestyret - 2015-2019 10.12.2015 Søknad om permisjon fra politiske verv Rådmannens innstilling: 1. Kjell Trygve Grunnsvoll innvilges permisjon fra vervene som medlem av kommunestyret og siste varamedlem for AP/SP til formannskapet inntil videre. 2. Anna Marie Brokeland Hagelia tiltrer som fast medlem i perioden. Rolf Inge Haugholt rykker opp som 1. varamedlem og de andre varamedlemmene rykker opp tilsvarende. 3. Som nytt varamedlem til formannskapet velges Vedlegg: Ingen vedlegg. Saksdokumenter: Legeattest Kommunelova Saksopplysninger: Kjell Trygve Grunnsvoll ble valgt til kommunestyrerepresentant for Senterpartiet under kommunestyre- og fylkestingsvalget i høst. I kommunestyrets konstituerende møte ble han også valgt som siste varamedlem til formannskapet for AP/SP. Grunnsvoll har nå levert legeattest der det fremgår at han må fritas fra politiske verv av helsemessige årsaker. Det opplyses at fritaket i første omgang gjelder ut februar 2016. I henhold til kommunelovens 15, 2, kan kommunestyret frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet.