Interesserte tilbydere Fra: Horten Havnevesen KF Dato: 21.06.2012 Emne: Konkurranseregler - utlysning 1 INNLEDNING - GENERELT 1.1 Innbydelse Horten Havn KF innbyr med dette til konkurranse om rammeavtale innenfor fagområdet prosjektledelse. 1.2 Om oppdragsgiver Oppdragsgiver for rammeavtalen er Horten Havn KF. Oppdragsgiver for det enkelte avrop vil være henholdsvis Moss Havn KF, Borg Havn IKS og Horten Havn KF avhengig av hvor prosjektet blir plassert. 1.3 Orientering om ytelsen i kontrakten Rammeavtalen gjelder inngåelse av rammeavtale med ett firma om engasjement av en bestemt person som skal fylle rollen som prosjektleder på små og store byggeprosjekter for de tre havnene Moss Havn KF, Borg Havn IKS og Horten Havn KF. Havnene står overfor mange utfordrende prosjekter de nærmeste årene. Type prosjekter vil kunne være alle typer havneprosjekter slik som utfylling i sjø, bygging av nye kaier og bygg, rehabilitering av eksisterende kaier, utarbeidelse av reguleringsplaner etc. Det er derfor viktig at prosjektlederen har bred kompetanse innenfor mange fagområder, se tildelingskriteriene gitt i kap. 4. Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år med mulighet for utvidelse med ett pluss ett år. Prosjektleders arbeidsmengde vil variere mye over tid. I perioder vil det ikke foregå aktivitet, mens det i andre perioder må forventes at arbeidsmengden vil utgjøre full arbeidsuke. 1.4 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består kun av dette dokumentet. 1.5 Generelle og spesielle konkurranseregler Som generelle konkurranseregler gjelder Lov 16. juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser med tilhørende Forskrift om offentlige anskaffelser del 3, fastsatt ved kgl res. 15.juni 2001, revidert 7. april 2006. Som spesielle tilbudsregler for denne konkurransen gjelder dette dokument. Disse konkurransereglene supplerer forskriftens bestemmelser. Postadresse: Besøksadresse Telefon: 33 08 64 00 Bank: 1594.30.31239 Postboks 167 Tollbugata 2 Telefaks: 33 08 63 91 Org.nr.: 986.497.625 3192 HORTEN 3187 HORTEN Vakttelefon: 33 08 64 18 E-postadresse: postmottak@hortenhavn.no
1.6 Prosedyreform og kunngjøring Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del III, Anskaffelser over terskelverdiene. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED. 1.7 Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt innenfor rammeavtalen gjøres direkte med det valgte firma på grunnlag av vilkårene som er fastsatt i rammeavtalen. 1.8 Kontraktsbestemmelser «NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid»(siste utgave som er trådt i kraft på signeringstidspunktet) skal gjelde med de tillegg og endringer som er angitt nedenfor. NS 8402 pkt. 12.2 Tillegg Timesatsene reguleres 1. juli hvert år ihht. økning i Tekna's lønnsstatistikk for privat sektor i forhold til foregående år. 1.9 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson 1 er: Navn: E-post Hans Christian Gunneng postmottak@hortenhavn.no adresse: Tollbugt. 2, Horten Telefon: +47 33086400 Oppdragsgivers kontaktperson 2 er: Navn: E-post Bente Levin postmottak@hortenhavn.no adresse: Tollbugt. 2, Horten Telefon: +47 33086400 1.10 Avklaringer i tilbudsperioden Spørsmål i tilbudsperioden skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson 1 og 2. Samtlige spørsmål og svar vil bli distribuert til alle tilbydere som har fått utlevert konkurransegrunnlaget. Spørsmål som stilles senere enn 5 dager før tilbudsfristens utløp vil normalt ikke bli besvart. Side 2 av 8
2 TILBUDET 2.1 Innhold og organisering Leverandøren skal ved utarbeidelse av sitt tilbud organisere innholdet på følgende måte: 1 Tilbudsbrev 2 Dokumentasjon vedrørende kvalifikasjonskravene, jfr kap 3 3 Dokumentasjon vedrørende tildelingskriteriene, jfr kap 4 Tilbudsbrevet legges som første dokument i ringpermen. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskriteriene og tildelingskriteriene skal settes inn som vedlegg til tilbudsbrevet i henhold til vedleggsnummereringen angitt i tabellene i pkt. 3 og 4 nedenfor. Det skal være skilleark mellom hvert vedlegg. Tilbudet skal innleveres i ett originaleksemplar i papir, satt i ringperm og strukturert som angitt i ovenfor. Det gjøres spesielt oppmerksom på at tilbudsbrevet skal være signert. Alternative tilbud aksepteres ikke. Tilbud på andre løsninger enn de spesifiserte eller tilbud som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget vil derfor anses som tilbud med avvik eller forbehold, jfr. pkt 2.8. Tilbudet og alle innleverte vedlegg skal utformes på norsk. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbyder skal avvises. 2.2 Leveringsadresse bud Tilbudet leveres til: Horten Havn KF Tollbugt. 2 Horten Att: Hans Christian Gunneng 2.3 Leveringsadresse post Alternativt kan tilbudet oversendes med post: Horten Havn KF Postboks 167 3192 Horten Att: Hans Christian Gunneng Oversendelse med post forutsetter at tilbudet sendes i god tid. For å unngå at tilbudet kommer for sent anbefales det imidlertid at tilbudet leveres med bud. 2.4 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er: Onsdag 22.08.2012 kl. 11.00 Innen tilbudsfristen må tilbudet være overlevert til adresse nevnt over. Side 3 av 8
To representanter fra oppdragsgiver vil gjennomføre tilbudsåpningen. Det vil bli ført protokoll fra åpningen. Konkurransedeltagere vil ikke ha adgang. Tilbud som må avvises som følge av oversittelse av tilbudsfristen vil bli returnert uåpnet. Hvis ikke nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten, vil likevel tilbudet bli åpnet før tilbakesendelse. 2.5 Tilbudskonvolutt eller -pakke Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. En lukket forsendelse skal det ikke være mulig å få tilgang til uten at forseglingen brytes, slik at det lar seg konstatere uten videre om forsendelsen har vært åpnet før tilbudsåpning. Tilbud skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Tilbudet skal merkes: Rammeavtale prosjektleder Åpnes kun av adressaten 2.6 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 60 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 2.7 Avvik og forbehold Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik vil føre til avvisning. Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at også ikke vesentlige forbehold eller avvik kan føre til at oppdragsgiver avviser tilbudet, jf forskrift om offentlige anskaffelser. 2.8 Alternative tilbud Det er ikke tillatt å gi alternative tilbud 2.9 Valuta Tilbudsprisene skal gis i norske kroner (NOK). 2.10 Kostnader Alle kostnader ved å utarbeide og levere tilbud må bæres av tilbyder. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Generelt Tilbyder må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i konkurransen. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravnene er altså minimumskrav for å kunne delta i konkurransen, og skal sikre at tilbyder er egnet til å kunne oppfylle Side 4 av 8
kontraktsforpliktelsene. Tilbydere som ikke fyller kvalifikasjonskravene vil bli avvist fra konkurransen. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 2 om tilbudet. Følgende kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Side 5 av 8
A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal være lovlig registrert Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Tilbyder skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Foretaket skal inneha gode tekniske og faglige kvalifikasjoner innenfor havnerettede anleggsprosjekter. Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt i det land hvor leverandøren er etablert Norsk firma: Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser (www.lovdata.no) En liste over de viktigste havneoppdrag de siste 5 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. Vedlegg 1.1 Vedlegg 1.2 Vedlegg 1.3 Vedlegg 1.4 Vedlegg 1.5 Side 6 av 8
4 TILDELING AV KONTRAKT Kontrakten skal tildeles den tilbyderen som har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på kriterier som angitt nedenfor. A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag D: Del av tilbud Pris Det skal oppgis følgende priser: 1. Timepris 2. Reisetid for en reise tur/retur Moss Havn KF. 3. Øvrige reisekostnader tur/retur Moss Havn KF. 30% Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik skal gis i tilbudsbrevet. I evalueringen av pris vil reisekostnader og timepris multiplisert med reisetid for en reise bli lagt til timeprisen. Det legges til grunn ved utregningen en tilstedeværelse hver tredje dag hos byggherren. ( Eksempel: timepris kr. 1000, reisekostnader kr. 500, reisetid 1,5 time: Pris = (3*8*1000+500+1,5*1000)/(3*8)=1083 ). Ved tildeling av kontrakt faktureres reisetid og øvrige reisekostnader som en fastpris. Tilbudsbrev Kompetanse og erfaring For tilbudt prosjektleder skal det dokumenteres kompetanse og erfaring fra de siste 10 år for havneprosjekter for følgende fagområder: Prosjektledelse Prosjektering Byggeledelse I tillegg skal det dokumenteres kompetanse innen: Offentlige anskaffelser Økonomisk oppfølging Kontraktshåndtering SØK-rollen (ifht. Planog bygningloven og andre relevante lover som man må forholde seg til i en havneutbygging) 70% - CV for tilbudt prosjektleder. CV-en skal inneholde opplysninger om utdannelse og tidligere utførte havneoppdrag (byggherre, størrelse, prosjektverdi og type/art og den tilbudte prosjektleders rolle i prosjektet skal være angitt). - Annen dokumentasjon som dokumenterer tilbudt prosjektleders kompetanse for kriteriene gitt i kolonne A. Vedlegg 2.1 Vedlegg 2.2 Evaluering av pris: Det benyttes en skala fra 0-10 hvor laveste pris gis 10 poeng. Laveste pris + 50 % gir 0 poeng. Evaluering av kompetanse og erfaring er basert på en helhetsvurdering. Det gis poeng på en skala fra 0-10, der 10 er best. Det tilbud som vurderes som best for dette kriteriet oppnår den Side 7 av 8
høyeste poengsummen. De øvrige tilbud får poeng ut fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet. Side 8 av 8