Forprosjektplan Nye Namsos i 04.11.2016
Forprosjekt Nye Namsos 1 Mål og rammer 1.1 Bakgrunn Kommunene Fosnes Namdalseid og Namsos har fremforhandlet en intensjonsavtale om kommunesammenslåing datert 16.06.16 som ble behandlet og godkjent i Fosnes kommune 30.06.16, Namdalseid kommunestyre 24.06.16 og i Namsos kommunestyre 30.06.16. Stortinget skal behandle søknadene om kommunesammenslåing våren 2017. Fylkesmannen vil da innkalle til felles kommunestyremøte der bl.a. fellesnemnd vil bli valgt. Intensjonsavtalens pk. 5, siste ledd beskriver hvordan kommunene skal arbeid med kommunesammenslåingen fram til Stortingsvedtaket foreligger og fellesnemnda er valgt: Et arbeidsutvalg valgt av kommunestyrene med sammensetning tilsvarende fellesnemnda skal, inntil fellesnemnda er formelt etablert i 2017, fungere som et interimsstyre for arbeidet med etablering av den nye kommunen. Rådmennene er ansvarlige for gjennomføringen. Det midlertidige fellesutvalget skal bestå av 3 medlemmer fra Fosnes kommune, 4 medlemmer fra Namdalseid kommune og 7 medlemmer fra Namsos kommune. Forprosjektplanen skal vedtas av kommunestyrene. 1.2 Prosjektmål Forprosjekt Nye Namsos skal følge opp og iverksette oppgavene som kommunestyrene i Fosnes, Namdalseid og Namsos har gitt det midlertidige fellesutvalget for Nye Namsos. Forprosjekt Nye Namsos skal: Være en kontaktarena for kommunene der informasjon deles og kommunesammenslåingsprosessen forberedes. Starte opp forberedelsene til kommunesammenslåingen mellom kommunene. Det skal identifisere og gjennomføre forberedelser og gode tiltak for at energi og kontinuitet ikke går tapt i påvente av Stortingets behandling av kommunesammenslåingene og opprettelsen av Fellesnemnda våren 2017. Sørge for at arbeidet med kompetansedeling, kompetanseutvikling, koordinering av rekruttering og nyansettelser kommer i gang, jfr. pk. 4.3.2. i intensjonsavtalen. Sørge for at det blir gjennomført kartlegging av stillinger som er parallelle i kommunene for å ivareta best mulige stillingsinnplasseringer.
Identifisere administrative og politiske oppgaver som krever mye tid og sette i gang prosesser for å løse disse oppgavene og utarbeide forslag til hvordan disse oppgavene skal løses. Forslagene skal ligge klar til behandling når fellesnemnda er valgt. Forberede grensejustering med Nærøy kommune for Lund herunder også informasjon til og involvering av innbyggerne i Lund. Utarbeide en felles planstrategi i den nye kommunen og starte med det forberedende arbeidet med en felles samfunnsdel. Drøfte kommunenes deltakelse i interkommunale samarbeid og avklare felles holdning til dette. Planlegge og iverksette arbeidet med infrastrukturtiltak som det er gitt statsstøtte til i 2016 (Jøa-brua) og utarbeide ny søknad for 2017. Forberede felles kommunestyremøte våren 2017 gjennom blant annet følgende: o Foreslå mandat for arbeidet i fellesnemnda. o Lage forslag til den administrative og politiske organiseringen i den nye kommunen på basis av intensjonsavtalen. o Sørge for at det utarbeides prosjektplan for sammenslåingsprosessen. Prosjektplanen skal inneholde: Skisse til prosess og framdriftsplan fra opprettelsen av fellesnemnda og fram til ny sammenslått kommune 1.1.2020 Forslag til prosjektorganisering, inkludert prosjektleder Forslag til budsjett for sammenslåingsprosessen Forslag til kommunikasjonsplan 2 Organisering 2.1 Midlertidig fellesnemnd Midlertidig fellesnemnd for Nye Namsos er styringsgruppe for prosjektet og består av: Fosnes: Medlemmer: 1. Trygve Jonny Sandvik, Sp/KrF 2. Rune Wik, Sp/KrF 3. Baard Kristiansen, Ap Namdalseid Medlemmer: 1. Steinar Lyngstad, Sp 2. Kristine Altin, Sp 3. Bjørn Dag Derås, Sp 4. Arne Magnar Bratberg, Ap Vara: 1. Sissel Thorsen, Grønt Forum 2. Gunn Ågot Leite, Sp/KrF 3. Silje Leirbekk, Ap Vara: 1. Grete Oksdøl Lervik, Ap 2. Olav Johan Mork, KrF 3. Agnar Forbord, V 4. Iren Halbostad, H
Namsos Medlemmer: 1. Arnhild Holstad, Ap 2. Amund Lein, H 3. Olav Skaret, Ap 4. Gunn Holvik, Sp 5. Per Olav Mork, KrF 6. Kjersti Tommelstad, Sv 7. Geir Olav Knappe, V 8. (Nytt medlem) Vara: 1. Frode Båtnes, Ap 2. Hilmar Klingen, Ap 3. Stein Tore Wolff, FrP 4. Siv Grav, Ap 5. Lisa Gamst Aglen, H 6. Kåre Kvåle, Sp 7. Siri Andreassen Devik, SV 8. (Nytt varamedlem) Nærøy kommune er anmodes om å oppnevne en representant fra Lund til den midlertidige fellesnemnda. Nærøy har oppnevnt følgende representant og vararepresentant: Bjørnar Smines Harald Grøtting (vara) Nemnda konstituerer seg selv. Reglement for folkevalgte organ og folkevalgtes arbeidsvilkår i MNS benyttes som reglement for nemnda. Fellesnemnda registres som folkevalgt organ på ordinær måte i ephorte for at offentlig innsyn sikres. 2.2 Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe for midlertidig fellesnemnd: Ordfører i Forsnes. Trygve Johnny Sandvik Ordfører i Namdalseid: Steinar Lyngstad Ordfører i Namsos: Arnhild Holstad 2.3 Prosjektgruppe Prosjektgruppe: Rådmann i Fosnes Rønnaug Aaring Rådmann i Namdalseid Kjell Einvik Rådmann i Namsos Gunnar Lien To tillitsvalgtrepresentanter oppnevnt at tillitsvalgforum Prosjekt Nye Namsos kan opprette arbeidsgrupper etter behov. 2.4 Prosjektleder Prosjektleder: Tor Brenne
3 Gjennomføring 3.1 Aktivitet og framdriftsplan Aktivitet Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Valg av medlemmer til X Midlertidig fellesnemnd Møte midlertidig X X X X X fellesnemnd Prosjektplan for midlertidig X fellesnemnd i kommunestyrene Prosjektgruppemøte X X X X X X X X X Felles ledermøte X X X Arbeidsgrupper kartlegging Intern kulturbygging, kompetansedeling og rekruttering Utarbeide prosjektplan for kommune-sammenslåingen 2017 2019 Kunnskapsinnhenting, erfaringsutveksling Igangsetting av kommuneplanprosess. Planstrategi og felles samfunnsdel Felles kommunestyremøte valg av fellesnemnd X 3.2 Arbeidsgrupper og involvering 3.2.1 Tillitsvalgtforum Nye Namsos vil ta initiativ til at det etableres et tillitsvalgtforum som bl.a. får i oppgave å: Etablere kontakt mellom tillitsvalgte på tvers av kommunegrensene Forum for drøfting av aktuelle problemstillinger på tvers av fagforeningene og kommunene. Være informasjonskanal for informasjon om «Nye Namsos» Oppnevne representanter i prosjektgruppe og arbeidsgrupper. 3.2.2 Arbeidsgrupper Ledelse og ansatte via tillitsmannsapparatet i kommunene involveres i en bli-kjent og kartleggingsfase som skal se på status, utfordringer og muligheter og komme med innspill til prosjektplanen for kommunesammenslåingen.
Arbeidsgrupper: 1. Teknisk, næring, plan, landbruk og miljø 2. Oppvekst 3. Helse, omsorg og velferd 4. Kultur 5. Personal 6. Administrasjon, økonomi og interne tjenester 7. Kommunikasjon Oppdraget til arbeidsgruppene: 1. Bli kjent med hverandre 2. Skaffe oversikt over a. Organisering av tjenester og fagområder. b. Gjeldende planer, lokale forskrifter og interne reglement c. Avtaler med eksterne samarbeidspartnere (statlige etater, fylkeskommune, kommuner, IKS, KF, kommunale AS, vertskommuneavtaler osv.) d. Avtaler med eksterne leverandører av varer og tjenester. 3. Avklare kritiske områder i gjennomføringsfasen der det blir behov for å a. Etablere delprosjekter, b. Avsette ressurser (personell og budsjett), c. Politiske avklaringer d. Personellmessige avklaringer på områder der lederstrukturer eller spesialstillinger kan bety omstillingsbehov. 4. Beskrive mulig gevinstrealisering (økonomi, effektivitet, kvalitet, samfunnsutvikling). 5. Forslag på tiltak og aktivitet som kan iverksettes fram til etablering av fellesnemnda, herunder tiltak som kan bygge samhørighet, identifikasjon og lojalitet til Nye Namsos blant de ansatte spesielt og innbyggerne generelt. Arbeidsgruppene kan opprette ad-hoc-grupper på bestemte tema.
3.3 Budsjett og finansiering Budsjett 2016 2017 Sum Utgifter til møter 50 000 100 000 150 000 Prosjektleder/prosjektsekretær 200 000 300 000 500 000 Kunnskap- og erfaringsinnhenting 100 000 250 000 350 000 Samfunnsplanlegger og kommuneplanprosess 100 000 500 000 600 000 Forprosjekt Jøa-brua 500 000 500 000 1 000 000 Diverse kostnader 100 000 100 000 200 000 Sum 1 050 000 1 750 000 2 800 000 Finansiering 2016 2017 Sum Fosnes kommune 200 000 200 000 Namdalseid kommune 200 000 200 000 Namsos kommune 200 000 200 000 Namsos kommune (byregionmidler) 100 000 500 000 600 000 Skjønnsmidler 600 000 600 000 Statstilskudd infrastruktur 1 000 000 1 000 000 Reformstøtte 0 Til/fra bundet driftsfond -650 000 650 000 0 Sum 1 050 000 1 750 000 2 800 000 Regnskap for prosjektet føres av MNS som prosjektregnskap.