Oslo, 17. mars 2011 TIL SAMEIERENE INNKALLING TIL SAMEIERMØTE Det innkalles til sameiermøte mandag 28. mars 2011 kl. 19.00 i hovedsalen, Ellingsrud kirke. Dagsorden: 1. Konstituering 2. Styrets årsberetning for 2010 3. Regnskap for 2010 4. Kontrollkomitéens beretning for 2010 5. Revisjonsberetning for 2010 6. Endring av vedtekter 5, 8, 12, 13 og 14 7. Innkomne saker 8. Valg Antall styremedlemmer Styreleder Styremedlemmer Kontrollkomité Valgkomité Revisor Vedlegg: Årsberetning for 2010 Regnskap for 2010 Kontrollkomitéens beretning for 2010 Revisjonsberetning for 2010 Forslag til endring av vedtekter 5, 8, 12, 13 og 14 Innkomne saker Valg, valgkomiteens innstilling Etter den formelle delen av sameiermøtet vil styret orientere om langtidsplan vedlikehold, samt besvare spørsmål som angår driften av sameiet. s. 1
Årsberetning 2010 Sammendrag Sameiet består av gnr. 109, bnr. 37 i Oslo kommune og omfatter Edvard Munchs vei 59-99. I sameiet er det 292 leiligheter, med 291 sameiere. Den siste leiligheten tilhører sameiet og er pr. 31.12.2010 utleid. Av de 292 leilighetene er det 275 som disponerer egen parkeringsplass i garasjeanleggene og 17 har egen parkeringsplass ute. Krav til vedlikehold av bygningsmassen øker med alder. Betongkonstruksjoner som forringes utgjør i all hovedsak kostnadene til det som må utbedres. Vedlikehold omfatter videre teglforblendinger, treverk, plater, taktekke, terrasser mv. Kontinuerlig fokus på forebyggende bygningsmessig vedlikehold, og kompetanse på dette arbeidet, er en forutsetning for å opprettholde god bygningsmessig standard og verdi. Sameiet benytter eksterne leverandører i vedlikeholdsarbeid som utføres, og erfaringsoverføring fra leverandører til sameiet vektlegges. Tilrettelegging for å møte sameiernes interesser krever oppmerksomhet, mest for å bistå med råd med hensyn til sameiernes ansvar for vedlikehold i eierseksjonen. Eksempler på dette er elektriske anlegg, sluk, beredere og vannrør. Uteområdene krever løpende oppfølging og er viktig for trivsel og for sameiets uttrykk. Grøntgruppen bistår sameiet med et sterkt bidrag av ideell innsats som er av stor betydning. Økonomi og kompetanse i sameiets ledelse må reflektere dagens og fremtidens behov. De viktigste aktivitetene gjennom 2010 har vært; Rehabilitering av garasjeanlegg blokk 8 øvre plan. Utbedring som resultat av feil i utførelse fra prosjekt gjennomført i 2004. Fasader sørtunet; rengjøring, vedlikehold, maling, beising Utbedringer etter brann 5. mai garasjeanlegget blokk 1 og blokk 2, forsikringssak Rehabilitering av betong og noe rør i garasjeanlegget blokk 1 og blokk 2 Opparbeide nye gjesteparkeringsplasser Isolere tak over oppgang 99. Tiltak for å hindre fuktgjennomtrengning til leiligheter Tilbud til sameierne for å få byttet sluk og vannrør i leiligheter Tilbud til sameierne for å bytte sikringsskap og beredere Brannsikkerhet herunder tiltaksplan samt å utbedre to el-hovedtavler Fokus på skadesaker og årsaken til at skaden skjer, samt ansvar for skaden Utbedring av uteområder og sikring av lekeapparater Styrke økonomi og organisasjon for fremtidig forebyggende vedlikehold Videreutvikle langtidsplan for forebyggende vedlikehold Sameiets kapasitet i 2010 for gjennomføring av aktiviteter ble styrket med innleie av daglig leder som i hovedsak fokuserer på planlegging, gjennomføring, oppfølging og kontroll av prosjekt, inklusive økonomioppfølging. Forbruk i 2010 var 536 timer som er under budsjett. Sameiets sekretær sluttet 31. oktober, og de siste to månedene ble administrative aktiviteter gjennomført av styret. Avtale med ny sekretær ble inngått, med oppstart 7.2.2011. Sameiets regnskap for 2010 viser et negativt årsresultat på kr. 2.266.180,- mot budsjettert underskudd på kr 2.423.898,-. Resultatet er gunstigere enn budsjettert fordi utbedring av garasjeanlegget i blokk 8 nedre plan (reklamasjonssaken etter 2004 utbedringen) ble budsjettert til antatt markedspris. Forhandlingene med leverandør resulterte i en lavere kostnad. Prosjektet ble videre utsatt til 2011 som resultat av omprioriteringer etter brannen 5.mai i garasjeanlegget under blokk 1 og 2. Sameiet har pr. 31.12.2010 en negativ egenkapital på kr 1.771.289,-. s. 2
1. Valg på sameiermøtet 22. mars 2010: Styrets sammensetning: Sissel Rindalsholt oppgang 79 - styreleder - valgt til 2011 Rannveig Mathiesen oppgang 77 - styremedlem - valgt til 2012 Thomas Johannesen oppgang 59 - styremedlem - valgt til 2012 Jørn Hareide oppgang 91 - styremedlem - valgt til 2011 Øystein Mogensen oppgang 95 - styremedlem - valgt til 2012 Nina H. Listerud oppgang 83 - varamedlem - valgt til 2012 Sven Tore Grimstad oppgang 75 - varamedlem - valgt til 2011 Valgkomité: Bjørg Stigum oppgang 61 - gjenvalgt - valgt til 2011 Ingrid Skjølsvik oppgang 75 - ny - valgt til 2011 Hanne Grøstad oppgang 97 - ny - valgt til 2011 Kontrollkomité: Aud Sandnes oppgang 67 - ny - valgt til 2011 Per Nymoen oppgang 85 - gjenvalgt - valgt til 2011 Roar Torsethaugen oppgang 79 - gjenvalgt - valgt til 2011 Tillitsvalgte og kontaktpersoner Styret har gjennom året ikke fulgt opp tillitsvalgte/kontaktpersoner for de enkelte oppganger. 2. Sameiermøter Det har i 2010 vært avholdt 2 ordinære sameiermøter og ett ekstraordinært sameiermøte: Sameiermøtet 22. mars 2010. Konstituering Styrets årsberetning for 2009 Regnskap for 2009 Kontrollkomiteens beretning for 2009 Revisjonsberetning for 2009 Innkomne saker Valg Sameiermøtet 8. november 2010. Konstituering Budsjett 2011 Endring av vedtekter 5, 8, 12, 13 og 14 Innkomne saker Ekstraordinært sameiermøtet 24. november 2010. Konstituering Budsjett 2011 Herunder redegjørelse med fokus på behov for bygningsmessig vedlikehold, kostnader forbundet med dette, og ressursbehov. s. 3
3. Administrasjon Styret utfører administrasjonen av sameiet. Den administrative ledelse utføres av styrets leder. Operativ daglig ledelse utføres av daglig leder. I styret er fordelingen 40 % kvinner og 60 % menn. Virksomheten forurenser ikke det ytre miljø. Styremedlem Thomas Johannesen trådte av private grunner ut av styrearbeidet i september. Nina H. Listerud gikk inn i styret som styremedlem. Sekretær ivaretar administrative sekretæroppgaver. Ansatt sekretær i 60 % stilling var Ivar Arne Pedersen (beboer i sameiet). Han sa høsten 2010 opp sin stilling i sameiet. Styret jobbet med rekruttering av ny sekretær og valgte å ansette Heidi Martinsen (beboer i sameiet) i 80 % stilling fra og med 7.2.2011. Vaktmester Tronn Grøndahl var i 2010 engasjert i ca 70 % stilling (3-4 dager i uken). Henry Ulvenes (beboer i sameiet) har fungert i 20 % stilling som vikar og assistent engasjert av styret. Styrets vurdering er at sameiet er best tjent med praktisk operative vaktmestertjenester. Sameiets kapasitet i 2010 for gjennomføring av aktiviteter ble styrket med innleie av daglig leder. Daglig leder fokuserer i hovedsak på planlegging, gjennomføring, oppfølging og kontroll av prosjekt, inklusiv økonomioppfølging og informasjon. Daglig leders timeforbruk i 2010 var 536 timer, som er under budsjett. Styret foretar kontinuerlig prioritering av aktiviteter begrunnet i hvor viktig en sak er for fellesskapet. Enkelte henvendelser fra sameiere har ikke fått den oppfølging som kanskje forventet. Det har dog vært søkt å gi utfyllende status og informasjon på de oppgaver styret har prioritert. Regnskap ble i 2010 utført av Økonomibistand Regnskap as. Budsjettprosess for 2010 ble utført etter tidligere opparbeidet modellgrunnlag av styret med støtte fra innleid daglig leder og sekretær. Sykefravær i 2010 er 0 dager. Vi har hatt 0 arbeidsskader. Det har i perioden vært avholdt årsmøte, halvårsmøte og ekstraordinært halvårsmøte, 13 styremøter og ett møte med kontrollkomiteen. Det er søkt å gi sameierne hyppigere oppdateringer gjennom informasjonsskriv: Tidlig i januar 2010 informerte styret om justeringer i ressurstilgang fra 1,5 til 2 årsverk (som budsjettert). Formålet er å styrke operativ kapasitet for å gjøre sameiet rustet til å løse de oppgaver som ligger foran oss i 2010 og videre. Skrivet informerte videre kort om prosjekt som blir utført innenfor fellesskapets ansvar, samt tilbud på vegne av fellesskapet som den enkelte kan benytte. I månedsskiftet januar/februar gikk det ut informasjonsskriv hvor styret søker å øke sameiernes bevissthet om, og interesse for rehabilitering av bad, sluk og rør, slik at den enkelte sameier selv gjør kloke valg i samråd med autoriserte fagfolk. s. 4
I begynnelsen av februar ble det gitt informasjon om, og tilbud på, rehabilitering av sikringsskap tilhørende eierseksjonen. Dette ble fulgt opp med informasjon om praktisk gjennomføring i begynnelsen av april. Tidlig mars søkte styret å få til en felles innsats for måking av snø fra terrasser. I begynnelsen av april startet informasjon om rengjøring, vedlikehold, maling og beising av fasader på sørtunet. Videre utover våren og sommeren ble det regelmessig informert om den praktiske gjennomføringen, samt hva sameiet ønsket av egeninnsats fra sameierne. Natt til 5. mai brant det i garasjeanlegget under blokk 2 og med skader også i anlegget under blokk 1. Styret fulgte samme dag opp med informasjon om umiddelbare tiltak. Det ble videre søkt å gi riktig informasjon til beboerne om tiltak som ble iverksatt, og med forslag til tiltak for den enkelte sameier. Arbeidene med utbedring av skadene kom raskt i gang, og informasjon distribuert om hva som skulle gjøres, samt organisering av parkering. Parkering ble fulgt opp i juni med oppfordring til den enkelte sameier/beboer om å være bevisst sitt ansvar. Informasjon om omprioritering av betongrehabilitering som følge av utbedringer etter brannskadene gikk ut i begynnelsen av juni. Informasjonen fortalte kort om hva som skulle gjøres, årsaken til dette, samt tilgjengelighet til garasjen under blokk 1 og 2 og midlertidig parkering mens arbeidene pågår. I slutten av mai ble det informert om arbeidet med å forbedre isoleringen av takflaten over oppgang 99 blokk 8 på nordtunet. I begynnelsen av august informerte styret om ny endring av prioriteringene som konsekvens av rehabiliteringen av betongen i garasjeanlegget under blokk 1 og 2. I stedet for å kjøre bort større mengder masse til en kostnad, ble massen benyttet til å etablere flere gjesteparkeringsplasser. Brannsikkerhet ble informert om i skriv i oktober, hvor sameierne ble oppfordret til egensjekk basert på skjema for internkontroll. I begynnelsen av november ble det informert om skifte av forsikringsselskap til Profinans/NEMI samt nytt avtalenummer. I perioden er det behandlet 6 skriftlige klager vedrørende alvorlige brudd på sameiets regler for godt bomiljø. Advokat Annie Krefting hos Hartsang Advokatfirma DA er benyttet når det har vært nødvendig å bruke juridisk ekspertise. Egil F. Jensen (beboer i sameiet) har bistått styret med objektive og uforpliktende betraktninger hvor juridisk kompetanse har vært hensiktsmessig for saksunderlaget. Sameiets rutiner for purringer og inkassooppfølging av utestående fordringer er ivaretatt av Økonomibistand regnskap as. Sameiets revisor har vært registrert revisor Harald Bjartan. Sameiets hjemmesider er på www.ellingbo.no. Styret utsatte lanseringen av ny hjemmeside tilpasset dagens behov til etter at ny sekretær er på plass i 2011. Hjemmesidene inneholder informasjon og faktaopplysninger om sameiet. s. 5
5. Overdragelser og utleie Salg og utleie skal forelegges styret for godkjenning. Etter vedtektene skal både salg og utleie av seksjoner godkjennes av styret. Prosedyrene har ikke fungert tilfredsstillende i 2010 fordi enkelte endringer ikke meldes av sameier. Sameiet må til enhver tid ha et oppdatert seksjonseier-/beboerregister. I 2010 ble det godkjent 19 salg samt 3 overdragelser. Sameiet har 55 utleieforhold ved utgangen av 2010, som er det samme som ved utgangen av 2009. Ingen søknader om salg eller utleie er avslått. 6. Bygningsmessig vedlikehold Sameiet ble ferdigstilt i perioden 1981-1983. Kontinuitet og kompetanse er en nøkkelfaktor i arbeidet med ledelse og drift av sameiet, og for å ivareta sameiernes interesser. Bygningsmessig vedlikehold både av det som er sameiets fellesanlegg, og av den enkelte eierseksjon som er den enkelte sameiers ansvar, krever løpende planlegging og oppfølging. Styret mener at sameierne i større grad vil trenge hjelp for å øke bevisstheten om, og interessen for, vedlikehold innen egen eierseksjon. Det er de siste årene arbeidet med å finne et sunt nivå på vedlikeholdstakten, et arbeid som krever at planer kontinuerlig forbedres. Bygningsmassen har en forsikringsverdi på ca. ½ milliard, med 292 eierseksjoner som huser mange hundre mennesker, samt omfattende uteområder. Det kreves økonomi for å utføre forebyggende vedlikehold. Strategien som er fulgt de siste 10 årene er at kostnader løpende skal dekkes inn gjennom fellesutgiftene, og i noen grad gjennom låneopptak med sikkerhet i leilighet som sameierne eier i fellesskap. De viktigste aktivitetene gjennom 2010 har vært; Rehabilitering av garasjeanlegg blokk 8 øvre plan. Utbedringen kommer som resultat av feil i utførelse fra prosjekt gjennomført i 2004. Arbeidene ble utført for å etablere vanntett løsning fra øvre plan ned til nedre plan. Belegg på hver side av vibrasjonsbryterene langsgående begge sider av kjøreplanet i øvre plan ble utbedret. Nye vanntette løsninger ble satt inn, med installasjonen for katodisk beskyttelse av armeringen i dekket. Belegg og hulkiler på dekket i enden av veggskivene ved vibrasjonsbryterene ble utbedret. Det ble montert sluk for avløp i områder hvor det ansamles mye vann. Prosjektet ble gjennomført i henhold til plan og på budsjett. Fasader sørtunet; rengjøring, vedlikehold, maling, beising Andre kvartal ble dette prosjektet gjennomført. Det viste seg hensiktsmessig at leverandøren besørget alle flater fra toppen av fasadene og nedover rengjort. I oppstarten var tanken at sameierne skulle involveres i rengjøringen inne på egen terrasse/balkong. En del treverk på fasadefrontene, håndløpere på rekkverk og noen bord i rekkverkene på balkonger ble byttet. Rundt enkelte vinduer ble det etterisolert. Maling og beising ble utført uten forsinkelser eller spesielle utfordringer. Utfordringen i oppstarten av prosjektet var leverandørens prosjektledelse hvor deres ressurser ikke var samkjørte. Dette løste seg raskt. Prosjektet ble gjennomført litt under budsjett og på tidsplan. Utbedringer etter brann 5. mai garasjeanlegget blokk 1 og blokk 2, forsikringssak Arbeider som er utført som knyttes til forsikringen er: Rengjøring utvendig av blokk 1 og blokk 2 samt maling av blokk 1. Sanere (rive) skadet s. 6
himling mv i garasjeanlegget. Rengjøring inne i garasjeanlegget. Reparasjon av kabel tv. Montere himling, lys og nødlys, trevegg i tre felt beiset med netting mellom. Innvendig maling av vegger ble besluttet utsatt til varmere vær våren 2011. Rehabilitering av betong og noe rør i garasjeanlegget blokk 1 og blokk 2 Styret valgte midtsommer å endre prioriteringene på grunn av brannen i garasjeanlegget under blokk 2 og blokk 1. Videre arbeid med reklamasjonsarbeidene i garasjeanlegg i nedre plan blokk 8 ble utsatt til 2011. Det ble besluttet at rehabilitering av betong i garasjeanlegget under blokk 1 og 2 var hensiktsmessig å gjennomføre nå, fordi anlegget stod nakent etter brannen, og tiltaket uansett ville komme i løpet av noen år. Endringene ville også kunne inndekkes innenfor budsjett med låneopptak. Prosess for låneopptak ble igangsatt. Elektrokjemisk avsalting som er en etablert metode for rehabilitering av betong, en anerkjent metode for dekke som er fundamentert på berggrunn, ble valgt. Prosjektet ble gjennomført på budsjett og i henhold til tidsplan. Opparbeide nye gjesteparkeringsplasser Styret har tidligere gjentagende ganger diskutert behov for flere gjesteparkeringsplasser. I og med at rehabiliteringen av betong i garasjeanlegget under blokk 1 og 2 kom som resultat av brannskadene, så fant styret det hensiktsmessig å endre prioriteringene. I stedet for å kjøre bort større mengder masse til en kostnad, ble det besluttet å benytte denne massen til å etablere flere gjesteparkeringsplasser. Prosjektet ble gjennomført på budsjett og i henhold til plan. Isolere tak over oppgang 99 Tiltaket ble utført i hovedsak for å hindre fuktgjennomtrengning til de øverste leiligheter i oppgang 99. En av seksjonene har over mange år vært utsatt for fuktbobler i tak. Undersøkelser viste at isolasjon var 10 cm og mindre, samt at det manglet dampsperre. Arbeidet startet med riving av eksisterende beslag og oppforing av gesims, samt utbedring av dampsperre mot gesims. Eksisterende tak ble benyttet som dampsperre. Isolasjon (200mm) ble lagt ut og nytt tekke lagt over. Sluk ble utbedret, og nye beslag satt på plass. Prosjektet ble gjennomført på budsjett og i henhold til plan. Tilbud til sameierne for å få byttet sluk og vannrør i leiligheter Sluk som ikke er byttet, eller er mangelfullt vedlikeholdt, er en mulig årsak til vanninntrenging i badegulvet med påfølgende skader. Fortsatt er en del rør nedstøpt i betongen, og disse er et kjent problemområde i forhold til vannlekkasje. Sameiet støtter den enkelte seksjon med inntil kr 8000,- inkl mva til bytte av sluk, og inntil kr 3000,- inkl mva til utbedring av innstøpte rør. Interessen for disse tiltakene blant sameierne var økende i 2010. Tilbud til sameierne for å bytte sikringsskap Informasjon om bytte av gamle UZ sikringer og sikringsskap ble delt ut tidlig på året. Det ble så fulgt opp med tilbud til beboerne om å bytte ut gammelt sikringsskap med innhold, med nytt. Ca 160 eierseksjoner valgte å gjennomføre tiltaket. Brannsikkerhet, Det ble høsten gjennomført tilsyn fra Oslo Brann- og Redningsetaten. Hovedtiltak etter tilsynsrapport var: - Dokumentere skriftlig rask og sikker rømning fra 5. og 6. etasje i oppgang 97. - Innføre rutiner for sjekk/vedlikehold av røykvarslere og slukkeutstyr - Utarbeide HMS instruks og innføre dette. Tiltakene ble påbegynt 4 kvartal. Våren 2010 ble to el-hovedtavler utbedret med bakgrunn i brannsikkerhet. s. 7
Det er kontinuerlig fokus på og oppfølging av skadesaker som følge av vannlekkasje og vanninntrenging, årsaken til at skaden skjer, samt ansvar for skaden. Styret har arbeidet videre med å søke å bringe ytterligere klarhet i forhold til hvilket ansvar den enkelte sameier har for vedlikehold, og hva som er sameiets ansvar i forbindelse med en skade. Gjennom året ble det arbeidet med vedtektene blant annet med forslag som skulle bevisstgjøre sameierne på ansvar ved ulike type skader. Forslag ble presentert i sameiermøtet høsten 2010. Videreutvikling av langtidsplan for forebyggende vedlikehold er en kontinuerlig aktivitet. Budsjettmøtet sist høst etterspurte mer informasjon om langsiktigheten i arbeidet med vedlikehold. Planen videreutvikles slik at langsiktighet, prioriteringer og økonomi blir mer tydelig. Dokumentasjon av erfaringsdata utføres både fra skadesaker og arbeid som utføres av eksterne leverandører. Takstrapporter fra forsikringsselskapet der skaden er en forsikringssak som angår sameiets byggforsikring innhentes. Styret er pliktig til å innhente en egenerklæring hvert år fra sameierne gjeldende eget sikringsskap. Egenmelding fra sameierne ble utført høsten 2010. Søppelkasser og søppelrom er rengjort. 7. Tjenesteleveranser til Sameiet. Sameiets forsikringsselskap er Profinans/Nemi. Avtalenummer er 25627.2 Vår bankforbindelse er Bien Sparebank AS Strømleverandør for sameiets fellesstrøm er Hurum Kraft AS. ØkonomiBistand Regnskap as brukes som regnskapskontor, herunder oppfølgingen av utestående fordringer. GET leverer fastlinje kabel TV. Juridisk bistand utføres av Hartsang Advokatfirma DA. MILLAB Consult as har seneste år vært sameiets rådgiver på betong konstruksjonene. Gårdpass og RagnSells leverer containere. Vi kjøper strøsand av Oslo Vei. Sameiet har en avtale med Maxbo Hauger som gir gunstig rabatt både for sameiet og for den enkelte beboer. Diamante Stor-Re rengjøring utfører skuring/boning og renhold av oppgangene samt renhold av vaktmesterkontor og styrerom. Vedlikehold av heisen i oppgang 97 utføres av Thyssen Elevator. Vedlikehold av elektriske installasjoner utføres i hovedsak av Leithe Elektro AS. Rossing Industrier AS utfører vedlikehold av garasjeporter og bom. s. 8
Icopal as utfører vedlikehold av tak. Jan Slydal utfører snekkerarbeid for sameiet. Rørleggerarbeid utføres av flere rørleggere. VVV as, Grønbekk VVS as og Rørleggervakta benyttes i noen grad ved akutte problemer. Åpning av tette avløp utføres av Oslo Høytrykk inne i eierseksjoner. TT-teknikk utfører større avløpsjobber. Rengjøring av søppelkasser gjøres av NIWI miljøtiltak AS 8. Forsikringssaker og skader Sameiet hadde 3 forsikringsskader i 2010. Dette var 8 mindre enn i 2009. Ved forsikringsoppgjør er egenandel p.t. kr 6.000,-. 9. Uteområder Vårdugnaden ble gjennomført 27. april på sørtunet og 28. april på nordtunet. Det ble henstilt til de som ikke deltok på dugnaden å betale et beløp på kr. 200,-. 69 sameiere valgte denne løsningen. Vedlikehold og opparbeiding av grøntområdene er i all hovedsak utført av Grøntgruppen som er sammensatt av beboere i sameiet med Bjarne Dokken som leder. Innsatsen fra Grøntgruppen var i 2010 av stor betydning for oppgraderingen av grøntområdene. Tidligere utarbeidet plan for grøntområdene, dvs. for planter, busker og plener, er oppgradert for videreføring i 2011. Merkede trær er felt med unntak av 2 trær som står vanskelig til og må avventes til parkeringsbehovet er normalisert. Arbeidet med utarbeidelse av en forvaltningsplan for våre uteområder er gjenopptatt med ferdigstillelse våren 2011. Vedlikehold og utbedring av lekeapparater er utført av vaktmester. Oppfølging av feilparkerte biler er vanskeliggjort på grunn av behov for midlertidig parkering mens rehabilitering av garasjeanleggene pågår. 10. Miljøtiltak Sameiet er medlem i Ellingsrud Velforening. 11. Sameiets økonomi - regnskap 2010 Vurderingsprinsipper i regnskapet er i samsvar med bestemmelser i regnskapsloven for små selskaper. Inntekter og kostnader er medtatt i det år de vedrører. Utestående fordringer er vurdert til bokført verdi. Det er ikke foretatt avsetninger til tap. Det vises ellers til regnskapet med noter som kommenterer de enkelte regnskapsposter. s. 9
Styret har valgt å presentere regnskapet for 2010 sammen med regnskapstallene for 2009 og budsjettet for 2010. Årsregnskapet er utarbeidet i samsvar med regnskapsloven av 1998, bestemmelsen om små foretak og god regnskapsskikk. Forutsetningen for fortsatt drift er lagt til grunn ved utarbeidelsen av årsregnskapet. Styret er tilfreds med årets resultat målt mot budsjettet, og mener det fremlagte årsregnskap gir et rettvisende bilde av sameiets drift og stilling i 2010. Sameiets regnskap for 2010 viser et negativt årsresultat på kr. 2.266.180,- mot budsjettert underskudd på kr 2.423.898,-. Underskuddet foreslås fremført. Sameiet har pr. 31.12.2010 en negativ egenkapital på kr 1.771.289,-. Styret har gjort følgende tiltak i 2010 og 2011 for å dekke inn underskuddet; Låneopptak i Bien Sparebank på kr 1.500.000,- og for 2011 er de fellesutgifter som fordeles etter fellesbrøken økt med 28 %. Styret mener at det ikke er fare for fortsatt drift da likviditeten er god og inntektene er forutsigbare og stabile. Ellingsrud 8. mars 2011 Sissel Rindalsholt Rannveig Mathiesen Nina H. Listerud Leder, sign Nestleder, sign Styremedlem, sign Jørn Hareide Styremedlem, sign Øystein Mogensen Styremedlem, sign s. 10
RESULTATREGNSKAP Noter Regnskap Budsjett Resultat 2 010 2 010 2 009 Driftsinntekter Fellesutgifter 8 251 472 8 251 565 6 479 882 Øvrige driftsinntekter 189 686 188 458 214 644 Sum driftsinntekter 8 441 158 8 440 023 6 694 526 Driftskostnader Lønnskostnader 472 954 959 725 476 865 Styrehonorar 118 114 150 000 300 000 Administrasjon 756 134 1 029 275 419 411 Forsikringer 466 575 500 000 421 151 Kommunale avgifter 1 273 215 1 263 575 1 232 178 Vedlikehold 5 995 176 5 622 300 3 341 892 Felles strøm 326 247 418 100 292 345 Drift 1 224 418 819 947 1 298 667 Avskrivninger 2 104 374 81 000 80 934 Anskaffelser -9 598 40 000 - Diverse 52 Sum driftskostnader 10 727 093 10 883 922 7 863 443 Driftsresultat -2 285 935-2 443 898-1 168 917 Renteinntekter/-kostnader 19 753 20 000 94 570 Årsresultat -2 266 182-2 423 898-1 074 347 Som dekkes slik Fri egenkapital 494 891 1 074 347 Udekket tap fremføres 1 771 290 s. 11
Balanse pr. 31.12 Noter 2010 2 009 Eiendeler Anleggsmidler Anleggsmidler 2 67 084 58 958 Omløpsmidler Utestående fellesutgifter 1,3 2 375 95 796 Andre fordringer 4 126 761 219 146 Bankinnskudd 5 2 194 635 2 837 389 Sum omløpsmidler 2 323 771 3 152 331 Sum eiendeler 2 390 855 3 211 289 Egenkapital og gjeld Opptjent egenkapital Fri egenkapital 6-1 771 289 494 892 Sum egenkapital -1 771 289 494 892 Gjeld 9 1 500 000 Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld 7 803 832 113 922 Forskudd fellesutgifter 7 1 154 048 1 125 937 Skyldig skattetrekk 6 300 29 274 Skyldig arbeidsgiveravgift 33 523 41 684 Skyldige feriepenger 50 222 66 575 Andre periodiseringer 8 614 220 1 339 005 Sum kortsiktig gjeld 2 662 145 2 716 397 Sum egenkapital og gjeld 2 390 855 3 211 289 Ellingsrud 8. mars 2011 Sissel Rindalsholt Rannveig Mathiesen Nina H. Listerud Leder, sign Nestleder, sign Styremedlem, sign Jørn Hareide Styremedlem, sign Øystein Mogensen Styremedlem, sign s. 12
Noter og Spesifikasjoner Noter til regnskapet for 2010 Note 1 - Vurderingsprinsipper Regnskapet er satt opp i samsvar med bestemmelsene i regnskapsloven for små selskaper. Inntekter og kostnader er medtatt i det år de er påløpt. Utestående fordringer er vurdert til antatt verdi. Det er ikke foretatt avsetninger til tap Det vises ellers til etterfølgende noter som kommenterer de enkelte regnskapsposter. Styret har valgt å presentere regnskapet for 2010 sammen med regnskapstallene for 2009 og budsjettet for 2010. Regnskap Note 2 - Avskrivninger 2 010 Innkjøpspris 323 738 Tilgang 2010 112 250 Innkjøpspris 436 238 Akkumulert avskrivninger -369 154 Bokført verdi 31.12 67 084 Årets avskrivning 104 374 Avskrivning 25 % årlig Note 3 - Utestående fellesutgifter m.v. Ordinære fellesutgifter 2 375 Andre krav på sameierne - Sum utestående fellesutgifter m.v. 2 375 Note 4 - Andre fordringer, tidsavgrensninger Posten inneholder følgende beløp: Forskuddsbetalte forsikringer 123 852 Pågående forsikringskader - Forskudd til leverandør skadedyrkontroll 2 908 Sum andre fordringer, tidsavgrensninger 126 760 Note 5 - Bankinnskudd Av bankinnskudd gjelder kr. 14.973 innskudd på bankkonto for skattetrekk. Innskuddet dekker skyldig skattetrekk pr. 31.12.09 Note 6 - Opptjent egenkapital/udekket underskudd Regnskap Regnskap Posten fremkommer slik: 2 010 2 009 Udekket tap/fri egenkapital 01.01 494 891 1 569 238 Årets underskudd -2 266 181-1 074 347 Sum fri egenkapital 31.12-1 771 290 494 891 Egenkapitalen er tapt, men styret anser at fortsatt drift er forsvarlig grunnet at s. 13
vaktmester leiligheten er bokført til kr 0 samt at regnskapet har godt bedre enn budsjettert. Note 7 - Leverandørgjeld Gjelder løpende gjeld til sameiets leverandører. Fakturaene er ikke forfalt pr. 31.12.10 Forskudd fellesutgifter Gjelder forskuddsbetalte fellesutgifter fra sameierne for 1. kvartal 2011 Note 8 - Andre periodiseringer Regnskap Regnskap Posten fremkommer slik: 2 010 2 009 Rest skyldig strøm 4. kvartal 36 254 60 936 Skyldig styrehonorar 150 000 196 125 Skyldig lønn - 5 760 Skyldig revisjons og regnskapshonorar 40 000 20 000 2. avdrag øvre garasjeplan utført pr. 31.12 381 966 925 046 Reklamasjonsak terrasser - 50 000 Andre avsetninger 6 000 81 139 Sum andre periodiseringer 614 220 1 339 006 Andre avsetninger er utgifter som vedrører 2010, hvor regning først er mottatt i 2011 Note 9 - Pantsettelser, sikkerhetsstillelser Regnskap 2 010 Gjeld som forfaller mer enn fem år etter regnskapsåret slutt: Gjeld til kredittinstitusjoner 1 500 000 Pantstillelser og garantier m.v. Gjeld som er sikret med pant: Gjeld til kredittinstitusjoner 1 500 000 Balanse ført verdi av eiendeler pantsatt Vaktmesterbolig Andre spesifikasjoner til regnskapet for 2010 Øvrige driftsinntekter Regnskap Budsjett Regnskap 2 010 2 010 2 009 Inntekter Get 523 264 523 215 0 Inntekter vaktmesterleilighet 138 760 136 630 134 280 Trappevask 146 000 146 000 Inntekter garasje 4 788 4 790 Inntekter parkeringsplass 3 628 3 628 Fryseboks avgift 290 290 Strøm Motorvarmer 12 400 12 400 Salg nøkler 550 320 Salg portåpner 7 430 7 000 s. 14
Utleiegebyr 5 040 10 800 Gebyr sameieskifte 15 000 10 000 17 460 Diverse inntekter 3 000 49 079 Diverse viderefakturering 0 Dugnadspenger 11 200 15 000 13 825 Sum øvrige driftsinntekter 871 350 870 073 214 644 Lønnskostnader Regnskap Budsjett Regnskap Lønnskostnadene kan spesifiseres som følger: 2 010 2 010 2 009 Lønn ansatte 402 756 798 067 374 420 Arbeidsgiveravgift 72 551 133 678 99 658 Pensjonsordning ansatte OTP -2 922 1 072 Andre personalkostnader 569 27 980 1 715 Sum lønnskostnader 472 954 959 725 476 865 Vi har hatt ansatt ca ett (1) årsverk i snitt gjennom året. Underforbruk skyldes at det var planlagt ansatt vaktmester, men resultatet ble videre innleie. Styrehonorar 150 000 150 000 300 000 Administrasjon Regnskap Budsjett Regnskap Posten kan spesifiseres som følger 2 010 2 010 2 009 Revisjonshonorar 18 375 20 000 20 000 Regnskapsførsel 256 698 150 000 237 717 Advokathonorarer 11 663 200 000 65 431 Andre konsulenthonorarer 2 584 5 000 Innleid daglig leder 354 750 511 875 Kontorrekvisita 12 840 15 000 Trykking, kopiering 21 488 15 000 9 500 Kontorutstyr 7 366 15 000 24 217 Telefon og Internett 41 704 36 600 38 149 Velforeningen medlemskap 14 600 Øvrige adm kostnader 28 666 46 200 24 397 Sum administrasjon 756 134 1 029 275 419 411 Forsikringer Regnskap Budsjett Regnskap 2 010 2 010 2 009 Sum forsikringer 466 575 500 000 421 151 Sameiet er fullverdiforsikret i NEMI forsikring AS. Forsikringssum kr. 560.752.293 Reduksjonen i forsikringssummen skyldes at vi avsluttet avtalen med Tryg og gikk til Profinans/NEMI Kommunale avgifter Regnskap Budsjett Regnskap Posten kan spesifiseres som følger 2 010 2 010 2 009 Renovasjon 896 197 905 160 896 197 Vannavgift 377 018 358 415 335 981 Sum kommunale avgifter 1 273 215 1 263 575 s. 15
Vedlikehold Regnskap Budsjett Regnskap Posten kan spesifiseres som følger 2 010 2 010 2 009 Egenandel forsikringsskader 34 391 18 000 33 000 Vedlikehold bygninger 5 388 136 5 070 000 2 906 802 Vedlikehold bygninger innvendig 171 968 70 000 69 312 Trappevask 134 750 146 000 140 950 Vedlikehold hage, vei, sti 176 727 201 300 127 140 Vedlikehold lekeapparater 1 713 39 000 52 641 Vedlikehold garasje 26 456 52 000 28 194 Vedlikehold heis 22 598 23 500 18 553 Kontormateriell 938 2 500 Byggledelse prosjekt 37 500 0 106 250 Sum vedlikehold 5 995 176 5 622 300 3 341 892 De største utgiftspostene på vedlikehold bygninger kan spesifiseres som følger: Garasjeanlegg blokk 1 og 2, betong mv 2 234 137 Oppgradering fasader sørtunet 1 550 000 Påkrev vedlikehold bygninger 505 225 Forebyggende IK elektrisk anlegg 110 000 Isolere over tak oppgang 99 323 000 Garasjeanlegg blokk 8 øvre plan 318 000 Bytte av sluk og rør, støtte til sameierne 97 600 Terrasser 26 375 Diverse vedlikehold bygninger 223 799 Sum spesifisert 5 388 136 Felles strøm Regnskap Budsjett Regnskap Posten fellesstrøm kan spesifiseres som følger: 2 010 2 010 2 009 Fellesstrøm 326 648 390 000 282 785 Strøm gatelys -401 8 500 9 559 Sum felles strøm 326 247 398 500 292 344 Drift Regnskap Budsjett Regnskap Posten drift kan spesifiseres som følger: 2 010 2 010 2 009 Innleid vaktmester 388 732 0 365 140 Konteinertømming 64 266 84 000 69 082 Fellesutgifter vaktmesterleilighet 41 423 36 000 35 918 Kabel TV 524 647 523 215 503 094 Serviceavtale heis 51 175 51 676 49 687 Traktor, maskiner 45 394 24 056 7 883 Driftsmateriell 84 465 70 000 92 193 Vedlikehold kontor og styrerom 15 988 20 000 20 700 Tilstelninger/dugnader 8 328 11 000 14 020 Sum drift 1 224 418 819 947 1 157 717 s. 16
Fellesutgifter Regnskap Budsjett Regnskap Fellesutgiftene kan spesifiseres som følger: 2 010 2 010 2 009 Fellesutgifter over fellesbrøk 7 569 808 7 569 950 6 325 128 GET 523 264 523 215 Trappevask 146 000 146 000 142 371 Strøm motorvarmere 12 400 12 400 12 380 Sum fellesutgifter 8 251 472 8 251 565 6 479 879 Finanskostnader Regnskap Posten kan spesifiseres slik: 2 010 Renteinntekter 59 345 Purregebyr 2 459 Renter lån 35 376 Provisjon kassekreditt 6 660 Renter leverandørgjeld 16 Sum finanskostnader 19 753 s. 17
ELLINGSRUD BOLIGSAMEIE KONTROLLKOMITEEN BERETNING FOR PERIODEN 2010 2011 I henhold til instruks for kontrollkomiteen - 8 vedtatt på sameiets årsmøte 14. april 1994 avgir herved kontrollkomiteen sin årlige beretning til sameiets årsmøte. Kontrollkomiteen har i 2010 2011 bestått av Aud Sandnes, Per Nymoen og Roar Torsethaugen. I perioden har kontrollkomiteen gjennomgått dokumenter fra innkallelser og referater fra styremøter. Det er fulgt opp at sameiets drift har vært i henhold til sameiets vedtekter, at årsregnskapet er i samsvar med vedtatt budsjett samt at vedtak gjort på sameiermøtene er gjennomført. Kontrollkomiteen har avholdt fire møter samt to møter med representanter fra styret i perioden. For øvrig er henvendelser til styret blitt tilfredsstillende fulgt opp. Oslo, 1. mars 2011 Aud Sandnes Per Nymoen Roar Torsethaugen Sign Sign Sign s. 18
INNKOMNE SAKER s. 19
Styrets innstilling: Ad 6 forslag: Styret støtter forslaget med foreslår at dette legges til halvårsmøtet sammen med budsjettet. Blir dette vedtatt endres 9 i vedtektene. Ad 13 forslag: Sameiet må ha tillit til valgt styre i henhold til første avsnitt 13. Ad parkering: Styret ønsker å vurdere forslaget etter at pågående prosjekt som berører parkering er avsluttet. Styret mener forslaget bør vurderes sammen med oppdatering av regler for godt bomiljø. VALG Valgkomiteen har i 2011 bestått av: Hanne Grøstad, oppgang 97 Bjørg Stigum, oppgang 63 Ingrid Skjølsvik, oppgang 75 Valg av nytt styre: Etter sameiermøtet våren 2010 hadde styret følgende sammensetning: Sissel Rindalsholt, leder (til 2011) oppgang 79 Rannveig Mathiesen (til 2012) oppgang 77 Thomas Johannesen (til 2012) oppgang 59 Jørn Hareide (til 2011) oppgang 91 Øystein Mogensen (til 2012) oppgang 95 Sven Tore Grimstad, varamedlem (til 2011) oppgang 75 Nina H Listerud, varamedlem (til 2011) oppgang 83 Valgkomiteens innstilling er etter dette: Valgkomiteen foreslår at styret for 2011 i henhold til vedtektenes 12 fortsatt skal bestå av 5 medlemmer samt to varamedlemmer. Til styre for 2011: Styrets leder velges særskilt: Øystein Mogensen, oppgang 95, (velges for et år til 2012) Styret for øvrig: Rannveig Mathiesen, styremedlem Oppgang 77 (ikke på valg, er valgt til 2012) Anne Schatten, styremedlem Oppgang 91 (ny, velges til 2013) Eivind M. Pedersen, styremedlem Oppgang 85 (ny, velges til 2013) Stig O. Skamo, styremedlem s. 20
Oppgang 99 (ny, velges til 2013) Nina H. Listerud, varamedlem Oppgang 83 (ikke på valg, er valgt til 2012) Jan Larsen, varamedlem Oppgang 97 (ny, velges til 2013) Alle kandidatene er forespurt og har sagt seg villige til å sitte i styret i den aktuelle perioden. Valg av kontrollkomite: Valgkomiteens forslag er (alle velges for 1 år, til 2012): Per Nymoen, oppgang 85, gjenvalg Roar Torsethaugen, oppgang 79, gjenvalg Aud Sandnes, oppgang 67, gjenvalg Kandidatene er forespurt og har bekreftet at de stiller til valg. Valg av valgkomite: Alle velges for 1 år (til 2012): Benkeforslag, ny Ingrid Skjølsvik, oppg. 75, gjenvalg Hanne Grøstad, oppg. 97, gjenvalg Kandidatene er forespurt og er villige til å sitte i Valgkomiteen fram til 2012. Oslo, 9. februar 2011 Valgkomiteen, Ellingsrud Boligsameie Ingrid Skjølsvik Bjørg Stigum Hanne Grøstad VALG AV REVISOR Forslag til vedtak Sameiermøtet vedtar gjenvalg av registrert revisor Harald Bjartan. s. 21