Reference Manager 12 Oktober 2010

Reference Manager 12 Oktober 2010

2

HVA ER REFERENCE MANAGER?... 5 Et personlig artikkelarkiv... 5 Publiseringsverktøy... 5 Generell informasjon... 6 Hvordan skaffe programmet... 6 Support... 6 Nytt i Reference Manager 12... 6 Konvertering fra Reference Manager 11 til 12... 6 KOMME I GANG... 7 Åpne eksisterende database... 9 EN STOR BASE ELLER FLERE MINDRE BASER?... 10 Standard Innstillinger 1 (General)... 11 Standard Innstillinger 2 (General)... 11 Standard Innstillinger 3 (Retrieval)... 12 Standard Innstillinger 4 (Import)... 12 Standard Innstillinger 5 (Reference Edit)... 13 IMPORTERE EKSISTERENDE TERMLISTER OVER NAVN PÅ TIDSSKRIFTER FRA REFMAN... 14 Tidsskrifter fullt navn og standard forkortet... 14 Tidsskrifter som ikke finnes i listen... 15 IMPORT AV REFERANSER... 16 OvidSP-basene (Medline, Embase, PsycInfo, AMED, BNI, Ovid Nursing):... 16 Import fra PubMed til RefMan... 17 ISI Web of Science... 18 Alternativt:... 19 Cochrane Library... 19 Cinahl... 20 BIBSYS Ask... 21 Overføre referanse fra elektronisk tidsskrift... 23 Manuell inntasting av referanser... 23 Laste inn referanser ved søk fra Reference Manager... 24 Kopiere søkeresultat inn i din RefMan-base... 25 Kopiere innhold fra en database til en annen... 25 Slette referanser fra basen... 26 3

Lenking til lokalt lagrede fulltekstartikler... 27 Lage lenke til fulltekst dokument fra RefMan-basen... 28 Søk i egen RefMan-base... 29 Søke i egen RefMan-base 1... 29 Søke i egen RefMan-base 2... 30 Søke i egen RefMan-base 3... 30 Sette opp faste søk... 31 MANUSKRIPTBEHANDLING... 32 Definisjoner og forkortelser:... 32 Cite While You Write - CWYW... 32 Output Style OS (se også s. 34)... 32 Reference Manager RM... 32 Verktøylinjen i Word... 32 Sette inn referanser i løpende tekst... 33 Insert Citation:... 33 Slik lages en litteraturliste tilpasset et tidsskrift vha Output Style... 34 Generate bibliography:... 34 Hva gjør jeg om jeg ikke finner Output Style til tidsskriftet jeg skal publisere i?... 34 Forskjellige arbeidsmåter i Word... 35 Uformatert tekst:... 35 Formatert tekst:... 35 Fjerne feltkoder før publisering... 35 De resterende funksjonene... 36 4

HVA ER REFERENCE MANAGER? Et personlig artikkelarkiv Verktøy for gjenfinning og lagring av interessante referanser. Muliggjør nedlasting av referanser fra litteratursøk (Medline, Embase, andre OVID-baser, Bibsys Ask, ISI Web of Science, PubMed, elektroniske tidsskrifter med mer). Publiseringsverktøy Samhandler med tekstbehandlingsprogram (Microsoft Word) og forenkler arbeidet med siteringer og referanselister i manuskripter. Brukermanual til Reference Manager ligger gratis tilgjengelig her: http://www.refman.com/support/rmsupport.asp 5

Generell informasjon Hvordan skaffe programmet Medisinsk fag- og forskningsbibliotek (MFFB) har kjøpt inn nettverkslisens på Reference Manager 12 og programmet kan fås på din maskin ved henvendelse til Kontaktsenteret på telefon 62000 eller e-post it-kontaktsenter@ahus.no. Dette gjelder også for installasjon på bærbare Ahus-maskiner. Vår lisens inneholder også mulighet for installasjon på privat datamaskin til hjemmebruk. Vi har installasjonsdisker i biblioteket og disse kan lånes for installasjon på egen maskin. Support Biblioteket er systemeier og er ansvarlige for support og opplæring i bruk av programvaren. Vi setter opp veiledninger individuelt og i grupper på forespørsel ved henvendelse til biblioteket@ahus.no, telefon 68550. Hjelp kan også bestilles via vårt skjema Bestill en bibliotekar på våre Intranettsider eller ved å ringe. Vi tar i mot små og store problemer og forsøker å løse disse for deg etter beste evne. Nytt i Reference Manager 12 Følgende nyheter er å finne i Reference Manager 12 Flere sorteringsmuligheter ved utarbeidelse av bibliografi Bedre mulighet for lenking til fulltekstartikler lagret på eget (hjemme)område Flere referansetyper Enklere duplikatsjekk i databasen Den engelske stavekontrollen kan sjekke hele basen på en gang Konvertering fra Reference Manager 11 til 12 Dersom du har arbeidet med en database i Reference Manager 11 må denne konverteres for bruk i versjon 12. Konverteringen vil skje automatisk første gang basen åpnes i Reference Manager 12 og vi anbefaler at du lager en sikkerhetskopi av databasen din før den åpnes i versjon 12 første gang. 6

KOMME I GANG Åpne programmet ved å gå på Start-menyen -> Administrative applikasjoner -> Reference Manager 12 Network Opprette en ny database 1. File 2. New database Unngå særnorske tegn. Vær nøye hvor du lagrer databasen din, best er å lagre på nettverk hvor det blir tatt ofte backup som ditt hjemmeområde og ikke på C:\ 3. Gi databasen et navn Alle databaser består av 2 filer: RMD-datafil og RMXindeksfil. Begge filene må ligge i samme mappe for at databasen skal være tilgjengelig. Pass på hvis du flytter basen at du har med begge filer. 4. Ordne innstillinger ved å klikke på Advanced 7

Her kan du endre sorteringsinnstillinger og kopiere inn liste med tidsskriftsforkortelser. Det siste er veldig viktig og må gjøres hver gang det lages en ny base. 5. Velg Medical i nedtrekksmenyen Copy From 6. Skriv gjerne også inn ditt navn i Database Author og beskrivelse av basen i Database Subject 7. Klikk OK 8. Klikk New En ny dialogboks åpnes og tidsskriftforkortelsene kopieres inn i din database. Dette kan ta noe tid men ikke gjør noe før denne er ferdig. 8

Når prosessen er ferdig får du opp dette bildet og databasen er nesten klar til bruk, men først skal vi se litt på innstillinger. Åpne eksisterende database Finn igjen plassen i filstrukturen hvor du har lagret databasen din. Dobbelklikk på filnavnet eller merk filen og klikk på Open. 9

EN STOR BASE ELLER FLERE MINDRE BASER? Det anbefales å ha en stor database, der hver referanse får hvert sitt løpenummer. Hvis man skal bygge opp et arkiv av papirkopier kan hver artikkel få samme nummer som i basen. Dette for å lette arkiveringen. Da kan man bruke RefMan-basen for å finne fram til papirkopien. Et annet argument er at om man bruker flere mindre baser kan flere referanser få samme løpenummer og dette kan skape forvirring når man siden skal benytte referansene i et dokument. Er man i ferd med å få en stor og uoversiktlig base kan man legge inn egne emneord i User def. Programmet gir mulighet til å legge inn egne opplysninger i 5 felt for lettere gjenfinning. Det er også mulig å legge flere ord i hvert User Def-felt og alle disse vil være søkbare (se s. 28) Det er også mulig å lagre faste søk for å gjøre det lettere å finne frem til flere referanser som hører til samme prosjekt. 10

Standard Innstillinger 1 (General) Når man oppretter en base i RefMan for første gang, kan en del faste verdier defineres i basen. 1. Tools 2. Options 3. General Her kan du spesifisere hvordan informasjonen ønskes vist i programmet. Velg skrifttype (font) du ønsker å se på din skjerm. (Dette valget har ingenting å gjøre med hvordan et ferdig manuskript vil se ut). Standard Innstillinger 2 (General) Neste skritt blir å velge bibliografisk format (output style), for eksempel Vancouver Standard som er vanlig i biomedisinske tidsskrifter (dette valget har ingenting å gjøre med hvordan et ferdig manuskript vil se ut). Klikk på og velg Vancouver.os Bibliografisk format kan endres når som helst senere når man arbeider med manuskripter. Får du ikke opp listen over output styles? Prøv å finne listen via denne filbanen: My Computer - Applikasjoner i intern sone (O:) - Reference Manager 12 Network \Styles\ 11

Standard Innstillinger 3 (Retrieval) Alle felter i referansen blir søkbare når Complete velges. Default Sort lar deg velge hvordan resultatet av et søk skal sorteres. Her kan det sorteres på de forskjellige feltene, forfatter, tittel osv. Standard Innstillinger 4 (Import) Hak av for Confirm import of each reference Etter hver import legges alle referanser i en egen innboks i tillegg til at de lagres i basen. For at denne innboksen skal slettes mellom hver import, må du velge Clear existing Imported tab Duplicate References: Velg hvorvidt dubletter skal avvises eller legges i egen database. Vi anbefaler å velge Do not import 12

Standard Innstillinger 5 (Reference Edit) Check for duplicate references - sjekke dubletter ved import i basen Scan Titles, Notes, and Abstract for Keywords - hvis man krysser av for dette kan det fort skape unødvendig støy når basen blir av en viss størrelse. Ta vekk denne haken dersom den er aktiv. Hver referanse i basen skal ha en unik ID som programmet kan sette automatisk. Velg mellom numerisk eller første forfatter + publikasjonsår. Numerisk anbefales Standardinnstillingene er nå ferdig definert. Klikk OK for å fortsette 13

IMPORTERE EKSISTERENDE TERMLISTER OVER NAVN PÅ TIDSSKRIFTER FRA REFMAN Det anbefales å gjøre dette i det du lager en ny database (se s. 7-9). Dersom du hoppet over dette punktet tidligere viser vi nå hvordan det skal gjøres. Vi anbefaler å importere listen Medical, men dersom du henter referanser fra andre emneområder som f.eks humaniora (Humanities), biovitenskap (BioScience) etc. kan du importere disse listene nå. Tidsskrifter fullt navn og standard forkortet I programmet følger det med elleve lister over tidsskriftnavn og forkortelser. Kopier tidsskriftnavnene med respektive forkortelser inn i nyopprettet base før den tas i bruk. Det vil spare mye arbeid, og RefMan sørger for å velge riktig variant av tidsskriftnavnet når litteraturliste skal genereres 1. Tools 2. Term Manager 3. Activate 4. Periodicals 5. Tools 6. Term Manager 7. Copy Periodicals NB! Velg databasen du ønsker å kopiere tidsskriftlisten til før du velger hvilken liste med forkortelser du ønsker. Velg f.eks Bioscience og trykk OK. Hele tidsskriftlisten pakker seg ut med fullt navn og forkortelse. NB! Om du kopierer inn flere lister kan det være at du får spørsmål om tittelen finnes fra før. Velg i disse tilfellene Skip. 14

Tidsskrifter som ikke finnes i listen Listene over tidsskriftnavn med forkortelser er ikke komplett, og noen ganger er det nødvendig å legge inn nye innførsler manuelt. Dersom tidsskriftet krever forkortet tittel i referanselisten, vil ikke referanselistene formateres på riktig måte hvis det er manglende informasjon om fullstendig og forkortet tittel. Vi anbefaler derfor å se nøye gjennom referanselisten før du sender inn ditt manuskript. Riktig tidsskriftnavn og forkortelse finnes i PubMed Journals http://www.ncbi.nlm.nih.gov/journals?itool=sidebar Tidsskrifter som ikke finnes i listen kan tastes inn manuelt. Sjekk at fanekortet Periodicals er valgt. 1. Tools 2. Term Manager 3. Activate 4. Add term 15

IMPORT AV REFERANSER OvidSP-basene (Medline, Embase, PsycINFO, AMED, BNI, Ovid Nursing): Åpne en av de ovennevnte OVID-basene og RefMan. Foreta et søk. Merk hvilke referanser som skal importeres og velg Export over trefflisten. Da dukker denne dialogboksen opp: 1. Export To: Velg Reference Manager 2. Select Fields to Display: Velg Complete Reference 3. Klikk på Export Citation(s) 4. I dialogboksen som kommer opp, velg Åpne/Open. Velg hvilken database du vil legge referansene i. Om basen din ikke dukker direkte opp må du finne den igjen i ditt eget filarkiv. Referansene er nå importert. De importerte referansene vises i eget importvindu, samt i basen du valgte. Alternativt, hvis direkte eksport ikke fungerer: Lagre referanser til fil. Gjenta trinn 1 3 men velg Export to.txt i stedet for Reference Manager. Lagre filen på et sted du finner tilbake til. Gå til RefMan og følg denne anvisningen: 1. File 2. Import Text File 3. Velg base som det skal importeres til 4. Filter: Ovid(Online)Ovid.cap 5. Text File: Let fram filen som ble lagret i Ovidsøket 6. Import 16

Import fra PubMed til RefMan Import fra PubMed krever mellomlagring: 1. Foreta et søk i PubMed og merk av artikler du ønsker 2. I nedtrekksmenyen Send to, velg File (NB! Hvis Pop-up blocker er aktivert må du aktivt tillate nedlasting av filen. Pop-up blockeren vises under adressefeltet i nettleseren). 3. Velg MEDLINE format 4. Klikk på Create File. Lagre filen med et gjenkjennelig navn og endelsen.txt på en gjenfinnbar plass Gå til Reference Manager og følg denne anvisningen: 7. File 8. Import Text File 9. Velg base som det skal importeres til 10. Filter: PubMed.cap 11. Text File: Let fram filen som ble lagret i PubMed-søket 12. Import 17

ISI Web of Science Referanser fra ISI WoS kan overføres direkte til en RefManbase uten mellomlagring. Det er to alternative måter å foreta direkte eksport på: 1. Foreta et søk i basen 2. Velg ut hvilke referanser som skal overføres 3. Trykk på knappen Add to Marked List over trefflista (NB! Husk å gjøre dette på alle sider du blar deg inn på, hvis ikke kan du risikere at valgene forsvinner) 4. Gå til toppen av siden og klikk på Marked List 5. Fyll ut informasjonen du ønsker å ha med i importen din. Abstract og Keywords anbefales 6. La valget for Field Tagged stå. Velg Save to EndNote, RefMan, ProCite 18

7. Følgende informasjonsside dukker opp. Dersom dialogboksen i neste rad ikke dukker opp kan du trykke Export 8. Velg hvilken base du ønsker å importere til og klikk Open Alternativt: 1. Gå til Output Records nederst på siden og velg hvilke referanser som skal overføres 2. Velg informasjonen du ønsker å ha med i importen din. Hak av på Full Record for å ta med emneordene! 3. Klikk på Save to EndNote, RefMan, ProCite 4. Følg anvisningene og velg hvilken base du ønsker å importere til Cochrane Library RefMan mestrer ikke import fra Cochrane-basene på en god måte. Cochranes systematiske oversikter er søkbare i PubMed - importér referansene derfra (se framgangsmåte på s. 17). 19

Cinahl 1. Foreta et søk i basen 2. Velg ut hvilke referanser som skal overføres 3. Klikk på Add to Folder 4. Når alle referansene er valgt ut klikker du på Folder View 5. I Folder List velger du Select All 6. Klikk på Export 7. Klikk på Save 8. Velg Direct Export to EndNote, ProCite, CITAVI, or Reference Manager 9. Velg hvilken base du ønsker å importere til og klikk Open 20

BIBSYS Ask Direkte eksport fra BIBSYS Ask: Ask - Treffliste 1. Foreta et søk i BIBSYS Ask 2. Merk av de ønskede dokumentene 3. Hvis du skal ha med flere referanser må de legges i samlekurv 4. Klikk på Samlekurv Ask - Samlekurv 5. I feltet Send til velg Ref.Manager 6. Klikk OK og velg hvilken base du ønsker å importere til. Vær obs på at denne metoden kan gi feil i tegnsettet i referansene, som må rettes manuelt i RefMan 21

Eksport av enkeltvise referanser fra Bibsys Ask med mellomlagring: 1. Velg visningsformat RIS 2. Gå til Fil > Lagre som i nettleseren og lagre referansen din på et gjenfinnbart sted som en.txt-fil. 3. Velg Vesteuropeisk (Windows) i feltet for Encoding, for at særnorske tegn skal bli forstått Gå til Reference Manager og følg denne anvisningen: 4. File 5. Import Text File 6. Velg base som det skal importeres til. 7. Filter: Ris.cap 8. Text File: Let fram filen som ble lagret i BIBSYS Asksøket 9. Import 22

Overføre referanse fra elektronisk tidsskrift Søk opp en artikkel i fulltekst fra en leverandør. Søk opp abstract/summary og finn en knapp som utfører nedlasting av referanse, for eksempel: Export Citation eller Download to citation manager NB! Denne fremgangsmåten er forskjellig fra en leverandør til en annen. Vær klar over at du ikke får med like mange opplysninger som fra databaser, for eksempel emneord. Er det spørsmål om importfilter er det RIS som brukes. Manuell inntasting av referanser Manuell inntasting av referanser bør alltid være siste utvei. Det er tidsbesparende og mye enklere å importere dataene fra bibliografisk database men ikke alt finnes elektronisk tilgjengelig. 1. References 2. New Velg først RefType dvs. artikkel, bokkapittel osv. Følg det selvinstruerende inntastingskjemaet. Gå fra felt til felt med Tab NB! Skriv inn tittel uten avsluttende punktum (RefMan ordner tegnsettingen) Skriv arkivkortet ferdig, og lagre posten ved å klikke på diskett knappen (lagre). Hvis flere referanser skal legges inn manuelt samtidig: 1. File 2. Save/Save and new Lukk lagringsmodus ved å trykke - og referansen vises i kortform over en linje. 23

Laste inn referanser ved søk fra Reference Manager I Reference Manager finnes det mulighet for å hente inn referanser ved søk direkte fra applikasjonen. Det er bl.a mulig å søke i PubMed, ISI Web of Science og BIBSYS Ask direkte fra Reference Manager. Dette er en framgangsmåte vi anbefaler KUN i de tilfeller du vet hva du er ute etter og bør ikke erstatte et vanlig litteratursøk. Denne typen søk er spesielt egnet dersom du har en trykt artikkelkopi eller bok som du ønsker å enkelt innlemme i din database. Søket gjennomføres på følgende måte: 1. Gå til References 2. Velg Search References 3. Hak av for Internet Search 4. Her kan du velge PubMed, ISI Web of Science eller Z39.50 sites (bl.a BIBSYS Ask) 5. Klikk på Kikkerten for søk 6. Denne boksen som viser antall treff i PubMed dukker opp. Klikk OK 7. En ny fane som heter Search 4 er nå synlig nederst i Reference Manager 24

Kopiere søkeresultat inn i din RefMan-base 8. Merk av de referansene du ønsker å kopiere fra Search 4 9. Velg References fra menyen 10. Klikk på Copy Between Databases 11. Velg Source Reference List=Search4 12. Velg Destination Database=Din RefMan-base 13. Velg Marked References eller Highlighted References ettersom hva du har gjort 14. Klikk Copy Kopiere innhold fra en database til en annen 1. Åpne databasen du skal kopiere til 2. Åpne databasen du skal kopiere fra 3. Velg References fra menyen 4. Klikk på Copy Between Databases 5. Velg Source Reference List=Din RefMan-base 6. Velg Destination Database=Din RefMan-base 7. Velg Marked References/ Highlighted References/ All Reference(s) ettersom hva du har gjort. 8. Klikk Copy 25

Slette referanser fra basen Merk referansene som skal slettes ved å hake av i boksen til venstre for referansen, eller velg flere referanser ved å holde inne Shift. Trykk deretter 1. References 2. Delete 3. Marked reference(s) / Highlighted reference(s) 26

Lenking til lokalt lagrede fulltekstartikler En ny og nyttig funksjon i versjon 12 er muligheten for å lage lenker som tilgjengeliggjør dine lagrede fulltekstartikler i en forhåndsvalgt mappe, uavhengig av om du sletter originalen av artikkelen. I prinsippet betyr dette at artikkelen vil være tilgjengelig fra RefMan selv om du sletter eller flytter originaldokumentet. NB: Vær forsiktig hvis du må flytte din RefMan-base med vedleggsmappe se s. 28. Vi skal nå vise hvordan du lagrer en fulltekstartikkel og lager en relativ lenke til en forhåndsvalgt mappe i Reference Manager. Følg denne oppskriften før du begynner å legge inn fulltekstdokumenter i referansene: 1. Tools 2. Options 3. Velg arkfanen Attachments 4. Hak av for Copy new file 5. Klikk på de tre prikkene til høyre for filstien og velg hvor du ønsker å lagre dine (lenkede) artikler. 6. Velg mappen hvor du har lagret din RefMan-base 7. Klikk OK På den plassen du valgte vil det bli opprettet en ny mappe med samme navn som din database. Her legges det kopier av alle filer du lenker til i din database. Dette betyr at du kan hente originalfilen fra f.eks en minnepinne, mens kopien av filen legges inn i en ny mappe under D:\Refman\kursbase. 27

Lage lenke til fulltekst dokument fra RefMan-basen Søk opp artikkelen f. eks via Bibsys Tyr (http://tyr.bibsys.no). Klikk på hyperlenken til leverandøren for å komme til tidsskriftet. Finn fram artikkelen du ønsker og kopier pdffilen 1. Marker referansen i RefMan 2. Gå på References > File Attachments > Attach file 3. Hent fram artikkelen det skal lenkes til i dialogboksen og klikk Attach 4. I referansen legger det seg et pdf-ikon med lenke til fulltekst 5. Husk å lagre referansen På denne måten får du rask tilgang til dokumentet i fulltekst fra basen din (krever tilgang til tidsskriftet). NB: Hvis du flytter din RefMan-base, brytes dessverre lenkene mellom vedleggsmappen og vedleggsfilene. Dette på grunn av en mangel ved selve programmet. En løsning kan være å flytte vedleggsmappen til eksakt samme plass på en annen maskin. Dette betyr at dersom vedleggsmappen legges på f.eks C:\MineDokumenter\RefMan\RefMan vedlegg, så må den samme mappen legges med akkurat samme bane på den nye maskinen. Derfor anbefales å lage en mappe på lokaldisk C: i roten som heter f.eks RefMan vedlegg. Når du senere ønsker å flytte databasen til en ny maskin kan du legge databasen hvor du måtte ønske, mens vedleggsmappen må legges på samme sted, altså i roten til lokaldisk C (noe som er det samme for stort sett alle maskiner). 28

Søk i egen RefMan-base Slik ser verktøylinjen for søk i RefMan ut: Velg database Start søking Logiske operat. Lagrete søkestrategier Nullstill Tidligere søkeord Sett inn/stryk parameter Browse Søke i egen RefMan-base 1 Alle felt som inneholder data er søkbare. Hent søkeskjemaet ved å klikke på kikkert-knappen eller velg: 1. References 2. Search References Fyll ut. Kopier eksisterende Authors og Keywords der det er mulig. Forfatter- og emneordslistene er stedsspesifikke og kommer automatisk opp når man begynner å taste i feltene. Dobbelklikk på søkeordet som ønskes, og det legges inn i det valgte feltet. 29

Søke i egen RefMan-base 2 Det er raskere å søke på Keywords enn på ord i tittel. Trunkering: Ordstammen etterfulgt av * gir ordstammen pluss alle varianter. Eks. nurs* gir treff på nurses, nursing osv. Når søkekriteriene er satt, settes søkeprosessen i gang ved å trykke F12 eller kikkert-knappen. Resultatet angis i antall treff til høyre på hver søkelinje. Klikk på disse for å se resultatet. Søke i egen RefMan-base 3 For å komme ut av søke-modus og tilbake til hele basen, klikk på aktuelt fanekort nederst i skjermen, eller høyre museklikk i trefflisten: 1.Close retrieved reference list. 30

Sette opp faste søk Dersom et søk gjentas regelmessig, kan søket lagres slik at man slipper å taste det inn fra gang til gang. Lagre strategi ved å gjøre følgende: 1. Strategy files 2. Save 3. Gi et søkenavn 4. Klikk OK Lagrede søk kjøres med Strategy files -> Load 31

MANUSKRIPTBEHANDLING Definisjoner og forkortelser: Cite While You Write - CWYW - Reference Manager kan brukes sammen Word i artikkelskriving/manuskriptbehandling. Det er enkelt å sette inn siteringer fra referanser i din egen database og lage referanseliste basert på disse. Output Style OS (se også s. 34) - OS er formatet et gitt tidsskrift vil at du skal sette opp din referanseliste. - Det ligger en mengde predefinerte OS inne i Reference Manager som gjør det enkelt å lage en referanseliste for et enkelt tidsskrift og dets standarder iflg. Instructions to authors. Dersom du ikke finner OS til den tittelen du skal publisere i kan du kontakte Medisinsk fag- og forskningsbibliotek på e-post: biblioteket@ahus.no eller sjekke ut våre hjemmesider. Reference Manager RM Verktøylinjen i Word Åpne Word og aktiver CWYW-verktøylinjen med Vis : Verktøylinjer : Reference Manager 12 32

Sette inn referanser i løpende tekst For at dette skal fungere må basen din i Reference Manager og Word være åpnet samtidig. Det er to måter å sette inn siteringer i en tekst. Nedenfor har vi illustrert disse to måtene. Fig. 1 Insert Citation: Vha denne funksjonen kan du søke opp referanse fra din base direkte fra Word. Søk i fritekst på forfatternavn, tittelord, emneord eller annet. Velg flere referanser ved å holde inne Shift+Museklikk Insert Marked References: 1. Gå tilbake til din egen base ved å trykke Go To Reference Manager. 2. Velg 1 eller flere referanser du vil lime inn ved å hake av. 3. Gå tilbake til Word og velg hvor i teksten du vil plassere siteringene. Klikk deretter Insert Marked References 4. Gjenta disse stegene for hver gang du vil sette inn en sitering 5. NB! For hver gang du setter inn nye referanser er det viktig at du velger Edit: Clear All Marks i Reference Manager. 33

Slik lages en litteraturliste tilpasset et tidsskrift vha Output Style Fig. 2 Generate bibliography: Etter at du har satt inn ønskede siteringer skal det lages en litteraturliste og det gjøres på denne måten. 1. Velg riktig Output style* 2. NB! Når du har valgt en Output style er det viktig at du ikke gjør forandringer på denne skjermen. Forandringer som gjøres her overstyrer Output style og kan være nyttig dersom et Output style har byttet format ift den predefinerte standarden. *Får du ikke opp listen over Output Styles? Prøv å finne listen via denne filbanen: My Computer - Applikasjoner i intern sone (O:) - Reference Manager 12 Network \Styles\ Når man arbeider med et dokument, har man gjerne behov for å sitere (henvise til) referanser i løpende tekst. Man sparer mye tid ved å ta RefMan aktivt i bruk når man begynner å arbeide med et manuskript. Det gjelder ikke minst ved generering av litteraturliste når manuskriptet klargjøres for publikasjon. Mens man jobber med et manuskript anbefales Uformatert sitering (Revert to original text, se s. 35). Når man så endrer manuskriptet til Formatert (Generert litteraturliste, se s. 35), endrer manuskriptet utseende og litteraturliste genereres. Utseende på siteringen og litteraturlisten vil være avhengig av hvilken Output style som er valgt. Hva gjør jeg om jeg ikke finner Output Style til tidsskriftet jeg skal publisere i? Om du ikke finner Output style til tidsskriftet du skal publisere i kan du kontakte biblioteket@ahus.no for hjelp. Se også våre hjemmesider for mer informasjon. Vi kan hjelpe deg med å finne den ønskede stilen eller lage en ny stil basert på informasjon i tidsskriftets Instructions to authors. 34

Forskjellige arbeidsmåter i Word Fig. 3 Uformatert tekst: Vi anbefaler at det jobbes på denne måten med uthevet tekst (gjøres manuelt Revert to original text) når du arbeider i Word. Uformatert tekst er oversiktlig og det er mulig å se førsteforfatter og årstall, som gjør det lett å sjekke om rett referanse er på rett sted. Formatert tekst: Her har vi generert en bibliografi vha Generate Bibliography. Det er fullt mulig å jobbe på denne måten når man arbeider med et manuskript. Listen vil oppdatere seg automatisk dersom Instant Formatting er valgt under CWYW Preferences. Fjerne feltkoder før publisering Feltkodene gjør at RefMan og tekstbehandleren kan samhandle, slik at det lages riktig litteraturliste ut i fra henvisningene som er satt inn i dokumentet. Hvis et manuskript skal sendes i elektronisk versjon til publisering må feltkoder fjernes. De fleste utgivere krever at de får tilsendt et rent dokument uten feltkoder. For å gjøre dette brukes Remove field codes på verktøylinjen. Da lages automatisk en kopi av manuskriptet ditt uten feltkoder og dette manuskriptet kan sendes til publisering. Det originale manuskriptet er det viktig å TA VARE PÅ i tilfelle du får behov for å endre manuskriptet ditt. Dette er viktig om du får manuskriptet i retur fra utgiver med pålegg om forandringer eller om du skal lage en ny litteraturliste i en annen Output style. Vær oppmerksom på at endringene må gjøres i det originale manuskriptet med feltkoder og at det ikke er mulig å reformatere et manuskript hvor feltkodene er fjernet. 35

De resterende funksjonene Insert Citation: Se Fig. 1. Sett inn referanse uten å forlate Word (RM må være åpen). Bruk Search for og søk på forfatternavn, tittel, keywords, utgivelsesår, ID og sett referansen direkte inn i manuskriptet. Insert Marked References: Se Fig. 1. Kryss av ønskede referanser i RM og lim inn i manuskriptet med denne knappen. Bruk Edit : Clear all marks I RM hver gang nye referanser skal inn. Instant formatting: Oppdaterer bibliografien etter hvert som du setter inn nye siteringer. Denne er automatisk aktivert og referanseliste genereres etter valgt OS. Generate Bibliography: Se Fig. 2. Edit Citation(s): 1. Bruk denne ved sletting av referanser. Merk referanse du vil ha bort, deretter Remove : OK. 2. Denne kan også brukes til å redigere referanser i en tekst ift standard format, f.eks skjule årstall eller forfatter fordi det fremgår i teksten (gjelder kun varianter som bygger på Harvard-standarden, forfatter+år i løpende tekst) Export Traveling Library: Brukes for å lage en liste over benyttede referanser i arbeidsdokumentet. Remove Field Codes: Når manuskriptet er dobbel- og trippelsjekket og er klar til innsending/deling med kollega er det viktig å fjerne CWYW-feltkoder fra dokumentet. Velg Remove Field Codes for å opprette kopi av dokumentet uten feltkoder. Revert to Original Text: Se Fig. 3 Bytt mellom å jobbe i kladdemodus og listemodus. Denne funksjonen setter formaterte siteringer tilbake til uformaterte siteringer, fjerner litteraturlisten og deaktiverer Instant Formatting Edit Database Reference(s): Rett opp en referansefeil i din egen base direkte fra Word. Merk referansen og gjør de ønskede forandringer. Insert Note: Benyttes for å sette inn noter. Dette gir kun mening hvis man benytter en stil som nummererer siteringer/noter og litteraturlisten. CWYW Preferences: Endrer egenskaper i CWYW-modus. Her kan man aktivere/deaktivere forskjellige innstillinger, bl.a Instant Formatting, lage snarveier til ofte brukte funksjoner med mer. 36