Sakliste STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEROM: MØTEDATO: KL. Arbeidsmiljøutvalget Kommunestyresalen 21.03.2017 08:00 Det innkalles med dette til møte i Arbeidsmiljøutvalget. Merk. Møterom kommunestyresalen SAKER TIL BEHANDLING: Sak 1/17 REFERATSAKER TIL AMU Sak 2/17 ANALYSE AV NÆRVÆRET I GAUSDAL KOMMUNE FOR 2016 Sak 3/17 ARBEIDSMILJØUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2016 Habilitet og interessekonflikter: Medlemmer og varamedlemmer til politiske utvalg kan være inhabile i enkeltsaker til politisk behandling. Se derfor nøye gjennom saklisten. For at det skal være mulig å innkalle varamedlem i slike tilfeller, må medlem eller innkalt varamedlem i god tid før møtet ta opp spørsmål om egen habilitet med utvalgets leder. Ved behov kontaktes rådmannen for vurdering av habiliteten. Kommer man til at det kan foreligge inhabilitet, må melding gis til servicetorget så raskt som mulig for innkalling av varamedlem til den aktuelle saken. Det er organet selv som formelt avgjør habilitetsspørsmålet ved votering. Eventuelle forfall meldes til servicetorget på e-post: servicetorget@gausdal.kommune.no, evt. på tlf. 61 22 44 00. Vararepresentanter møter bare etter nærmere innkalling. Gausdal, 15.3.2017 Hans Oddvar Høistad Ordfører Frode Frydenlund Personalkonsulent
Gausdal kommune 2 Ark.: 440 Arkivsaksnr.: 17/513 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 1/17 Arbeidsmiljøutvalget 21.03.2017 Saksbehandler: Frode Frydenlund REFERATSAKER TIL AMU Vedlegg: BHT Frisk, aktivitetsplan Gausdal kommune 2017. BHT Frisk, årsrapport for arbeidet i Gausdal kommune 2016. Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Rapport fra Frisk HMS. SAKSOPPLYSNINGER: - Rapport fra Frisk HMS etter arbeidshelseundersøkelse ved Teknisk drift. - Medarbeiderundersøkelsen 10-faktor, orientering om framdrift. - BHT Frisk, aktivitetsplan Gausdal kommune 2017. - BHT Frisk, årsrapport for arbeidet i Gausdal kommune 2016. - BHT sine 5 minutter. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende Referatsakene tas til etterretning. vedtak: Side 2 av 10
Gausdal kommune 3 Ark.: 461 Arkivsaksnr.: 17/514 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 2/17 Arbeidsmiljøutvalget 21.03.2017 Saksbehandler: Frode Frydenlund ANALYSE AV NÆRVÆRET I GAUSDAL KOMMUNE FOR 2016 Vedlegg: ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): ingen SAMMENDRAG: Kommunens nærværstall for 2016 er noe bedre enn i 2015. Vi har dessverre ikke nådd styringskortets måltallet for nærværet i 2016 som er 93,1%, men vi nærmer oss. Et gjennomsnitt betyr at det er noen enheter og avdelinger som har et nærvær som er bedre mens andre har nærvær dårligere enn snittet. I 2017 tar vi i bruk ny medarbeiderundersøkelse, 10-faktor som vi mener skal gi oss et nytt redskap i arbeidet med å utvikle gode arbeidsplasser. Vi er i omstilling og i en slik situasjon er det viktig å ha de lange linjene inne og trygge de ansatte slik at omstillingen i seg selv ikke skaper negativt fokus. SAKSOPPLYSNINGER: Kommunen har fokus på nærvær, dette synliggjøres ved å se på nærværet, ikke på sykefraværet. Tekstlig vil nærvær benyttes i størst mulig grad, men i noen sammenhenger blir det referert til sykefraværet. Nærværet for 2016 var samlet for kommunen på 92,9%. Samlet nærværsprosent for 2014, og tidligere år 2015 2014 2013 2012 2011 2010 2009 2008 2007 2006 Gausdal 92,9% 92,4% 93,22% 94,02% 94,35% 94,46% 94% 93,9% 93,35% 92,94% 93,95% Landsgjennomsnitt 90,20% 90,36% 90,52% 90,60% 90,50% 90,60% 90,8% 91,8% 93% 93,2% 93,20% Landsgjennomsnittet, her bruker vi KS sitt tall for kommunene. De henter sine tall fra 4 kvartal 2015 3 kvartal 2016, men vi måler kalenderåret 2016. Dette er likt fra år til år, dermed mener vi sammenligningen lar seg gjøre. Landsgjennomsnittet har variert lite de siste årene, mens nærværstallene for Gausdal har variert noe mere. Gausdal sitt nærværet i 2016 var i forhold til landsgjennomsnittet noe bedre enn året før. Tabell 2 Nærværsprosent fordelt på områder År Administrasjonshuset med hele teknisk enhet Skoler, SFO og barnehage PLO med psykiatri, og tjenesten psykisk utv.hemmede Forset- og Follebu omsorgssenter 2016 95,75% 94,59% 89,34% 91,11% Side 3 av 10
Sak 2/17 2015 93,80% 92,82% 90,76% 92,22% 2014 93,61% 92,74% 92,80% 93% 2013 96,01% 95,44% 90,92% 91,16% 2012 95,90% 95,65% 91,70% 90,62% 2011 94,57% 95,18% 93,41% 94,08% 2010 94,36% 95,17% 92,55% 91,49% 2009 95,49% 94,59% 92,11% 90,30% 2008 93,28% 94,03% 92,55% 91,86% 2007 94,23% 95,11% 89,11% 87,45% Tabell 2 viser nærværet fordelt på områder. Innenfor administrasjonen, teknisk, skoler og barnehager har nærværet gått noe opp. For omsorgstjenestene var nærværet en del lavere i 2016 enn året før. Det kan være til dels betydelig variasjon i nærværet mellom sammenlignbare virksomheter. Tabell 3 Hvor stor andel av fraværet har de ulike fraværskategoriene År 1-8 dg. egenm >16 dager sykmeld 17-56 dg. fravær Over 56 dager 2016 16,12% 11,27% 13,82% 58,79% 2015 12,04% 9,87% 18,53% 59,56% 2014 12,39% 9,10% 15,24% 63,26% 2013 13,83% 10,95% 20,93% 54,29% 2012 14,01% 10,72% 20,65% 54,62% 2011 12,51% 10,53% 24,07% 52,90% 2010 9,00% 11,05% 18,90% 61,05% 2009 12,20% 11,97% 16,21% 59,61% 2008 9,54% 10,34% 17,21% 62,90% 2007 11,28% 11,44% 15,43% 61,87% Fordelinga i 2016 har i forhold til 2015 en økning i andelen av fraværet på det korte fraværet. Tabell 4 Fordeling av fraværet på lengde innen tjenesteområdene 1 8 dg. Sykmeld. 4-16 dg. Syk- meld.17- Adm.Tekn Skole BHG PLO PU 2016 12,93% 13,58% 30,26% 19,20% 7,98% 2015 8,99% 11,80% 16,70% 15,70% 6,58% 2014 12,66% 10,22% 9,29% 16,37% 17,73% 2013 12,51% 22,41% 11,07% 15,10% 6,27% 2012 15,37% 21,84% 13,12% 11,58% 10,14% 2011 12,10% 11,89% 11,48% 15,74% 10,55% 2010 9,36% 11,20% 12,92% 6,24% 12,74% 2009 13,50% 13,16% 27,10% 7,14% 13,31% 2016 8,04% 13,00% 12,90% 12,29% 10,47% 2015 7,66% 9,21% 7,56% 16,86% 4,18% 2014 9,94% 4,21% 9,28% 11,6% 13,51% 2013 10,51% 13,86% 4,79% 12,30% 13,00% 2012 13,79% 7,28% 8,07% 10,18% 15,49 2011 10,62% 9,75% 9,43% 13,74% 9,85% 2010 10,66% 8,09% 12,23% 12,68% 12,62% 2009 18,11% 9,95% 13,31% 11,01% 4,71% 2016 9,72% 7,45% 11,04% 17,60% 20,33% 2015 23,60% 14,45% 14,45% 23,55% 13,46% 2014 12,03% 12,35% 10,38% 22,74% 17,86% Side 4 av 10
Sak 2/17 56 dg. 2013 20,80% 29,81% 18,36% 20,60% 15,16% 2012 20,56% 17,59% 24,75% 20,07% 18,05% 2011 23,57% 16,35% 23,67% 32,56% 24,52% 2010 20,78% 16,63% 14,64% 21,68% 16,72% 2009 17,43% 9,91% 13,83% 18,36% 31,81% Sykmeld. over 56 dg. 2016 69,31% 65,97% 45,80% 50,90% 61,22% 2015 59,76% 64,54% 61,29% 43,907% 75,78% 2014 65,37% 73,22% 71,05% 49,28% 50,90% 2013 56,19% 33,91% 65,78% 51,90% 65,57% 2012 50,28% 53,29% 54,06% 58,17% 56,32% 2011 53,71% 62,02% 55,42% 37,96% 55,08% 2010 59,20% 64,09% 60,20% 59,40% 57,91% 2009 50,96% 66,99% 45,76% 63,49% 50,51% Adm.Tekn Skole Bhg PLO PU Andelen av fraværet på egenmelding har økt for alle, men særlig barnehagene og PLO har mye av sitt fravær på det korte, og vi ser at de tilsvarende har mindre på det helt lange fraværet. Langtidssykemeldte Definisjonen på langtidssykemeldt er sykmeldte med ett sammenhengende fravær som til sammen utgjør 20 dagsverk eller mer. Om de er helt eller gradert sykmeldt skiller vi ikke på, bare det er en sammenhengende sykmelding. I 2016 var det 76 ansatte som kom under definisjonen langtidssykemeldt, 65 kvinner og 11 menn. Tabell 5 Langtidssykemeldte, antall personer, hvor stor andel av det totale sykefraværet de står for, og gjennomsnittlig lengde på fraværet. År Antall Andel av totale Gj.snittlig fravær Totalt Kv i % Menn i % fraværet 2016 76 65 85,5% 11 14,5% 63,18% 63,86 dagsverk 2015 82 68 83% 14 17% 63,53% 67,50 dagsverk 2014 70 63 90 7 10 72,43% 67,98 dagsverk 2013 68 59 78 9 22 67,13% 63,28 dagsverk 2012 58 48 82,8 10 17,2 65,33% 64,00 dagsverk 2011 69 56 81,1 13 18,9 69,11% 55,07 dagsverk 2010 64 49 76,6 15 24,4 59,85% 58,17 dagsverk 2009 93 78 83,9 15 16,1 76,41% 54,49 dagsverk 2008 83 67 80,7 16 19,3 74,31% 62,87 dagsverk 2007 82 70 85,4 12 14,6 72,44% 64,16 dagsverk De langtidssykemeldte står for litt over 63% av det totale fraværet. Deres gjennomsnittlige fravær har gått noe ned fra 2015. Ser vi på de ansattes kjønnsfordelingen så har mannlige ansatte sin andel av de lange fraværet gått noe ned fra 2015. Tabell 6 Langtidssykemeldte, fordelt på kjønn og aldersgrupper. Kvinner Gj.snittlig fravær Menn Gj.snittlig fravær 60 år > 6 68,5 4 57,5 51 60 år 20 68,4 4 61,4 Side 5 av 10
Sak 2/17 41 50 år 19 66,8 31 40 år 16 53,6 30 år 4 48,8 3 88,9 I tabell 6 er langtidsfraværet fordelt på kjønn og aldersgrupper. For menn er noen aldersgrupper slått sammen på grunn få langtidssykemeldte. Tabellen viser at langtidssykemeldte menn under 50 år i snitt har flere dagsverk fravær enn kvinner, men dette endrer seg for de over 50 år De helt langtidssykemeldte, de med over 100 dagsverk fravær i 2016 var 12 ansatte, og de sto for 21,13% av fraværet i kommunen mot 27,92% og 36,13%, de forutgående år. VURDERING: Ved å bruke begrepet nærvær og ikke sykefravær, er det tilstedeværelsen og hva som gjør at ansatte møter på arbeid vi har fokus på. Vi arbeider for å ha sunne og gode arbeidsplasser som fremmer trivsel og helse, det til beste for ansatte og de tjenestene vi produserer for kommunens innbyggere. I 2017 tar vi i bruk et nytt virkemiddel i dette arbeidet, innfører den nye medarbeiderundersøkelsen til KS, 10-faktor. Dette er en forskningsbasert medarbeiderundersøkelse som har fått veldig god mottakelse i norske kommuner. Vi har forhåpninger til at 10-faktor skal være et godt verktøy for ansatte og ledere, ikke minst ved å hjelpe de til å arbeide med det de opplever er utfordrende ved arbeidsplassen og arbeidsmiljøet. Nærværet samlet for kommunesektoren varierer fra år til år men det er ikke store endringer. I 2016 var det for kommunal samlet en liten nedgang i forhold til året før, mens i Gausdal hadde vi en liten bedring fra 2015 til 2016. Dermed ligger Gausdal noe over bedre an i forhold til landsgjennomsnittet enn hva tilfellet var i 2015. Vi må ha høy bevissthet rundt kommunens nærværstall, det både i forhold til gode og mindre gode nærværstall. Vi registrerer at det er variasjoner i nærværet, mange arbeidssteder har et godt nærværstall, mens andre har et lavere nærvær enn ønsket. Vi har avdelinger innen for samme planområde som varierer med over 14 prosentpoeng, og vi har arbeidssteder med et nærvær på under 80 %. Administrasjonen, tekniske, skoler og barnehager har bedre nærværstall i 2016 enn året før, mens pleie- og omsorg, rehabilitering og habilitering har hatt en dårligere utvikling i sitt nærvær. Fordeling på type fravær så skiller barnehagene seg ut med mye av fraværet på korttidsfraværet og tilsvarende lite på det lange fraværet. PLO har noe av den samme fordelinga. Administrasjonen og teknisk er de som i 2016 hadde den største andelen av fraværet på det helt lange, over 56 dagsverk fravær. Antall ansatte som vi definerer som langtidssykemeldte har hatt en nedgang i 2016. I snitt har Side 6 av 10
Sak 2/17 de et fravær på nesten 64 dagsverk. Et eksempel på hva langtidsfraværet utgjør. Hadde de 12 langtidssykemeldte med over 100 dagsverk fravær halvert sitt fravær ville nærværet vært på rundt 93,7%, hadde disse ikke hatt fravær i det hele så var nærværet rundt 94,5%. Vi konstaterer at i forhold til måltallet i styringskortet så går utviklinga riktig vei, og vi er ikke langt fra å nå måltallet i styringskortet for 2016 som er på 93,1%. Evner vi å bedre nærværet noe i 2017 så ligger vi an til å nå måltallet i 20187. Det viktigste arbeidet for å få til et godt nærvær er det daglige arbeidet våre ansatte, tillitsvalgte, verneombud og ledere gjør. Vi har også gode samarbeidspartnere som bistår oss på ulike måter. Det er i første rekke Bedriftshelsetjenesten Frisk, Arbeidslivssenteret/NAV og fastlegene. Arbeidslivssenteret er inne ved flere enheter, holder kurs, temamøter og bistår arbeidsgiver og ansatte i konkrete saker, det samme gjør BHT samt at de bistår i større arbeidsmiljøprosesser. I vårt IA-arbeid har vi en handlingsplan som viser bredden av tiltak som vi mener bidrar til å holde et godt nærvær. Det er summen av tiltak og ikke et enkelt virkemiddel som gjør nærværet vårt. Vi er i omstilling, og ved omstilling kan det fort bli et negativt fokus i organisasjonen. I omstillingsarbeidet har vi sagt at vi må ha en felles forståelse for utfordringene, vi må se helheten versus enkeltsaker og arbeide for å skape oppslutning om de store linjene. Det er viktig å ha fokus på arbeidsmiljø og trivsel, og vi må trygge fast ansatte, men være ærlige på at det blir endringer. Videre unngå «enkle», men urealistiske løsninger. Endringen i nærværet utfordrer oss, fokuset må være på en positiv bedriftskultur og tro på at vi kan få en positiv utvikling av nærværet i Gausdal kommune. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende AMU tar analysen til etterretning. vedtak: Side 7 av 10
Gausdal kommune 8 Ark.: 440 Arkivsaksnr.: 17/515 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 3/17 Arbeidsmiljøutvalget 21.03.2017 Saksbehandler: Frode Frydenlund ARBEIDSMILJØUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2016 Vedlegg: ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): ingen SAMMENDRAG: Årsrapporten viser at på 3 møter og gjennom 8 saker har utvalget vært innom mange forhold som berører ansattes arbeidsmiljø. SAKSOPPLYSNINGER: Arbeidsmiljøutvalgets årsrapport for 2016 med henvisning til Aml 7-2 (6) 1. Gausdal kommune omfatter om lag 419 årsverk og 524 personer på fast lønn. 2. Om AMU sitt arbeid i 2016. - Utvalget har 8 medlemmer; 4 fra arbeidstakersida og 4 fra arbeidsgiversida. I tillegg møter Bedriftshelsetjenesten Frisk og personalrådgiver. - Arbeidsgiver har hatt leder og nestledervervet i 2016. - Kommunens øverste politiske og administrative leder møter i utvalget. - Utvalget har hatt 3 møter og behandlet 8 saker. 3. Saker utvalget har behandlet, det i forhold til Aml. 7. - Arbeidsmiljøutvalgets årsrapport for 2015. - Valg av leder og nestleder for 2016 og 2017. - Analyse av nærværet i Gausdal kommune 2015. - Verneområdene/enhetenes handlingsplaner for 2016. - Strategiplan med økonomiplan og årsbudsjett Har blitt forelagt: - BHT sin årsrapport for 2016. - BHT sin aktivitetsplan for 2016. - IA-handlingsplan for 2016. - At BHT Innlandet fusjonerte med BHT Frisk 01.07.2016. - Ny medarbeiderundersøkelse, 10-faktor. - Løpende informasjon fra BHT (BHT sine 5 min.) Side 8 av 10
Sak 3/17 Rådmannen foreslår at det gjøres følgende vedtak: Arbeidsmiljøutvalgets årsrapport for 2016 vedtas. Side 9 av 10
Side 10 av 10 Sak 3/17