Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, Møterom Tidspunkt: kl. 14:00

Like dokumenter
Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, 211 Tidspunkt: kl. 14:00

Møteinnkalling Kontrollutvalget i ØFK

Møteinnkalling Kontrollutvalget i AFK

Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Terje Granerud Leder AP Hallstein Flesland Nestleder H Ingunn Ulfsten Medlem KRF

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Fylkeshuset, Sarpsborg, Møterom Kongsten Tidspunkt: kl. 10:00

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, Møterom Tidspunkt: kl. 14:00

Møteinnkalling Kontrollutvalget

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, 211 Tidspunkt: kl. 14:00

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, Møterom Tidspunkt: kl. 14:00

Møteinnkalling Kontrollutvalget

Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Hulda Tronstad MEDL V

Møteinnkalling Kontrollutvalget

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, Møterom Tidspunkt: kl. 15:00

Møteprotokoll. Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Møterom - 275, Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo Dato: Tid: 14:00

Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Ingunn Ulfsten Medlem KRF

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, 211 Tidspunkt: kl. 14:00

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, Glassrom 1, 7 etasje Tidspunkt: kl.

Møteprotokoll. Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: 211, Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo Dato: Tid: 14:00

Møteinnkalling Kontrollutvalget i AFK

Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Møterom - Rånåsfoss, Akershus Energi AS, Pausvegen Rånåsfoss Dato: Tid: 12:00

Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Terje Granerud Leder AP Hallstein Flesland Nestleder H Hulda Tronstad Medlem V

Møteinnkalling Kontrollutvalget i AFK

Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Kjersti Marie Stensrud MEDL SV

Møteinnkalling Kontrollutvalget i ØFK

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Fylkeshuset, Sarpsborg, Møterom Kongsten Tidspunkt: kl. 10:00

Møteinnkalling Kontrollutvalget i AFK

Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Møterom - 211, Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo Dato: Tid: 15:00

Møteinnkalling Kontrollutvalget Skiptvet

Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Hulda Tronstad Medlem V

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, 212 Tidspunkt: kl. 14:00

Møteinnkalling Kontrollutvalget i AFK

Møteinnkalling Kontrollutvalget Rakkestad

LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Møteinnkalling Kontrollutvalget Marker

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Møteprotokoll. Utvalg: Kontrollutvalget i AFK Møtested: Møterom 211, Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo Dato: Tid: 14:30 16:15

Møteinnkalling Kontrollutvalget Aremark

STRAND KONTROLLUTVALG ÅRSPLAN 2019

STRAND KONTROLLUTVALG ÅRSPLAN 2018

RANDABERG KONTROLLUTVALG ÅRSPLAN 2018

Møteinnkalling Kontrollutvalget Aremark

Møteprotokoll. Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Akerø, Fylkeshuset, Sarpsborg Dato: Tid: 10:00

Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Terje Granerud Leder AP Hallstein Flesland Nestleder H Hulda Tronstad Medlem V

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 016/09 Referatsaker 017/09 Selskapskontroll Valg av utfører og rullering av plan

Møteinnkalling Kontrollutvalget Våler

NAMDALSEID KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING. Paul Stenstuen

Orienteringer fra revisor gis i lukket møte, jf. kontrollutvalget den sak 1/10.

MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Onsdag 17. september 2014 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Fjergen

AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Møteinnkalling Kontrollutvalget Rakkestad

ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK. REFERATER Ref. 04/12 Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor

MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Onsdag 15. februar 2012 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Funnsjøen

Først i møtet vil utvalget få informasjon om kommunens års- og skatteregnskap for 2011, samt en kort opplæring i bruk av ipad.

Svein-Arne Myrvold Kontrollsekretær Telefon / E-post:

SAK NR. M.DATO SAKSBEHANDLER KONTROLLUTVALGET 25/ Øivind Nyhus

RANDABERG KONTROLLUTVALG ÅRSPLAN 2015

Møteinnkalling Kontrollutvalget

Møteinnkalling Kontrollutvalget Aremark

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Fylkeshuset, Sarpsborg, Akerø Tidspunkt: kl. 10:00

INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget

Møteinnkalling Kontrollutvalget Rømskog

KONTROLLUTVALGET I LØRENSKOG KOMMUNE

Møteinnkalling Kontrollutvalget Rakkestad

Møteinnkalling. LIERNE KOMMUNE Kontrollutvalget. TID: kl STED: Liss-salen Nordli Samfunnshus

Vegårshei kontrollutvalg

LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Årsmelding 2017 Kontrollutvalget i Os Sekretariatets utkast Torill Bakken

Møteinnkalling Kontrollutvalget Spydeberg

SAKNR. SAKSTITTEL TID TYPE

INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget

LUND KONTROLLUTVALG ÅRSPLAN 2018

Oppfølging KU-saker Våler-2009 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ Behandlet Oppfølging Ferdig

Møteinnkalling Kontrollutvalget Aremark

Møteinnkalling Kontrollutvalget Rømskog

Møteinnkalling Kontrollutvalget Skiptvet

FOSNES KOMMUNE Kontrollutvalget

Møteinnkalling Kontrollutvalget Marker

SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

ÅRSMELDING 2013 KONTROLLUTVALGET I ALVDAL

Årsmelding 2015 Kontrollutvalget i Os Sekretariatets utkast

Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 021/ Kommunestyret

Eventuelle forfall meldes til kontrollutvalgssekretær Lars Haugen på telefon eller e-post:

ÅRSPLAN KONTROLLUTVALGET EIGERSUND KOMMUNE 2017

Møteinnkalling Kontrollutvalget Rakkestad

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

SAKNR. SAKSTITTEL. EVENTUELT/ORIENTERINGER: -Informasjon om foranalyse av Eidsiva Energi AS, fra kontrollutvalgene i de 7 største eierkommunene.

Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8.

KONTROLLUTVALGET I VADSØ KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2012 KONTROLLUTVALGET I VADSØ KOMMUNE

Møtedato: 29. november 2011 Møtetid: Kl Møtested: Røyrvik kommune, møterom på kommunehuset

GRIMSTAD KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET

ÅRSRAPPORT 2017 KONTROLLUTVALGET I LØRENSKOG KOMMUNE. Utarbeidet av ROKUS IKS

LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Mandag 14. februar 2011 Tid: Kl. 10:00 Sted: Levanger rådhus, møterom 1065

SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 019/10 Referatsaker

Johnny Deisz (leder), Elisabeth Stølen (nestleder), Richard Ivar Buch (meldt forfall vara Thales Torkildsen innkalles), Martin Reinertsen, Randi Eik

SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

Å R S R A P P O R T F O R K O N T R O L L U T V A L G E T I H O R T E N

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Namdal samkommune

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 003/17 Referatsaker

MØTEINNKALLING. Møtedato: Møtetid: Møtested: Hudiksvall, Namsos Rådhus

Transkript:

Møteinnkalling Kontrollutvalget Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, Møterom - 275 Tidspunkt: 19.09.2017 kl. 14:00 Eventuelle forfall meldes til Hans-Olaf Lunder, telefon 98204870 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Terje Granerud LEDER AP Hallstein Flesland NESTL H Kjersti Marie Stensrud MEDL SV Ingunn Ulfsten MEDL KRF Hulda Tronstad MEDL V Oslo, 12.09.2017 Terje Granerud Leder

Saksliste Saksnr. Sakstittel Side Saker til behandling PS 24/2017 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 19. september 2017 PS 25/2017 Forvaltningsrevisjon "Rutiner for opplæring i bruk av farlig utstyr i Akershus fylkeskommune" PS 26/2017 Forvaltningsrevisjon "etterlevelse av rutiner innen kulturminnevernet i Akershus fylkeskommune" PS 27/2017 Budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i AFK 2018 PS 28/2017 Invitasjon til å delta i felles selskapskontroll i VIGO IKS PS 29/2017 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 19. september 2017

Saker til behandling PS 24/2017 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 19. september 2017

Saksfremlegg Dato: Arkivref: 08.09.2017 2017/3-4 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 19.09.2017 24/2017 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 19. september 2017 Sekretariatslederens forslag til vedtak Informasjonen tas til orientering. Fakta 1. Orientering om hovedtrekkene i ansvarlig revisors plan for regnskapsrevisjon 2017 Det fremgår av avtale om levering av regnskapsrevisjon 2016 at den valgte revisor skal gi en orientering om hovedtrekkene i årsplanen for gjennomføringen av regnskapsrevisjonen (regnskapsåret 2017) i første møte etter sommerferien. Det vil bli gitt en orientering fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon i møtet. 2. Virksomhetsplan for Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF) for 2017 Brev fra AØF av 23.08.2017 vedlegg 1 AØFs virksomhetsplan for 2017 vedlegg 2 Vedlegg 1 og 2 til virksomhetsplanen vedlegg 3 NB unntatt offentlighet Oslo, 8. september 2017

Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg: 1 Brev fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon av 23.08.2017 2 Virksomhetsplan for Akershus og Østfold fylkesrevisjon 2017 3 Vedlegg 1 og 2 til virksomhetsplanen NB Untatt offentlighet

Saksfremlegg Dato: Arkivref: 11.09.2017 2016/44-8 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 19.09.2017 25/2017 Forvaltningsrevisjon "Rutiner for opplæring i bruk av farlig utstyr i Akershus fylkeskommune" Sekretariatslederens forslag til innstilling Forvaltningsrapport 7/2017 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere tilbake innen utgangen av november 2018 hvilke tiltak utbedringer som er gjort i forhold til rapportens anbefalinger. Fylkestinget ber rådmannen vurdere tiltakene og prioritere tiltakene som gjelder de ansatte og elevenes sikkerhet først. Fylkestinget tar rapporten til orientering. Bakgrunn for saken Fylkeskommunens rutiner for opplæring med farlig utstyr inngår som et forvaltningsrevisjons-prosjekt i Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2018 i Akershus fylkeskommune. Av planen fremgår det at det på yrkesfaglige studieretninger foregår mye opplæring med farlig utstyr, men det rapporteres sjelden om ulykker. Tilbake til 2012 rapporterte Arbeidstilsynet om at elever og ansatte hvert år skader seg på arbeidsutstyr i den videregående skolen på bakgrunn av gjennomførte tilsyn på skoler i hele landet. Arbeidstilsynet mente den gang at resultatet etter tilsynene var nedslående. Mange av de videregående skolene i Akershus (25 skoler) hadde tilsyn fra Arbeidstilsynet i 2012 i forbindelse med Arbeidstilsynets tilsynsprosjekt der de så spesielt på kjemisk og biologisk helsefare. Forvaltningsrevisjonsprosjektet ble innledet med en foranalyse som ble behandlet på møte i kontrollutvalget 21. mars 2017. Her ble det besluttet å videreføre foranalysen til et hovedprosjekt. Problemstillingene for hovedprosjektet ble vedtatt på møte i kontrollutvalget 25. april 2017 (PS 18/2017) ved behandling av prosjektplan.

Problemstillinger Problemstillingene retter fokus mot de elevene og lærerne som bruker farlig utstyr i forbindelse med opplæringen. Finnes det oversikt over farlig utstyr, er utstyret i forsvarlig stand, foreligger det nødvendig godkjenning og er det gitt tilstrekkelig opplæring i bruken av utstyret? Det er også undersøkt i hvilken grad leddet over har oversikt og kontroll innenfor det nevnte temaet. Det er lagt inn kontrollspørsmål vedrørende håndtering av kjemikalier. Følgende problemstillinger er besvart: Blir elevenes og lærernes/ansattes sikkerhet ved bruk av farlig utstyr i opplæringen tilstrekkelig ivaretatt? Har fylkeskommunen tilstrekkelig oversikt og kontroll med skolenes ivaretakelse av sikkerheten ved bruk av farlig utstyr? Det er også innhentet informasjon om virksomhetene håndterer og oppbevarer kjemikalier på en forsvarlig måte, samt i hvilken grad fylkeskommunen sentralt er kjent med dette. Revisjonens sammendrag I dette revisjonsprosjektet har revisjonen rettet fokus mot ivaretakelse av sikkerheten for de elevene og lærerne som bruker farlig utstyr i forbindelse med opplæringen. Finnes det oversikt over farlig utstyr, er utstyret i forsvarlig stand, foreligger det nødvendig godkjenning og er det gitt tilstrekkelig opplæring i bruken av utstyret? Det er også undersøkt i hvilken grad fylkeskommunen har tilstrekkelig oversikt og kontroll innenfor det nevnte temaet. I tillegg er det også innhentet informasjon om virksomhetenes håndtering og oppbevaring av kjemikalier. Det ble gjennomført skolebesøk ved fem videregående skoler. Fylkeskommunen sentralt deltok som observatør ved noen av skolebesøkene. Skolene deltok med personer fra ledelsen, fagpersoner og hovedverneombud. Revisjonen fikk en positiv og konstruktiv mottakelse og fikk inntrykk av at økt oppmerksomhet rundt helse, miljø og sikkerhet (HMS) har bidratt indirekte til å igangsette forbedringstiltak innenfor HMS-området. Revisjonen innhentet informasjon om skadeomfang i 2016 ved 18 utvalgte videregående skoler som gjennomfører opplæring ved bruk av farlig utstyr. Det var totalt rapportert inn 202 skader blant ansatte og elever. Disse skadene fordelte seg med 30 skader blant ansatte og 172 skader blant elevene. Den største andelen skader oppsto i forbindelse med kroppsøving. Skader i forbindelse med bruk av farlig utstyr utgjorde totalt 48 skader, hvorav 4 skader var på ansatte og de resterende på elever. Det største antallet skader skyldtes kutt i hånd. Gjennom revisjonsrapporten er det avdekket at det finnes forbedringsmuligheter både i den overordnede styringen av HMS-arbeidet og i hvordan elevene og ansattes sikkerhet ivaretas i forbindelse med bruken av farlig utstyr. Noen videregående skoler har gode rutiner og praksis, mens andre skoler bør gjennomføre forbedringer. I rapportens punkt 8.2 er det anbefalt 20 forbedringstiltak som er inndelt i sentrale tiltak og tiltak som bør vurderes gjennomført ved aktuelle skoler. Revisjonen forutsetter at eventuelle

forbedringstiltak vurderes og eventuelt iverksettes i nært samarbeid mellom fylkeskommunens ledelse, virksomhetsledere, hovedverneombudet og de ansatte. Revisjonen anbefaler at fylkesrådmannen rapporterer status i gjennomføringen av de anbefalte forbedringstiltak til fylkestinget ved utgangen av 2018. Det er innhentet høringskommentarer fra fylkesrådmannen og fylkeshovedverneombudet som fremgår i vedlegg B. Begge høringsinstanser gir sin tilslutning til revisjonsrapporten. Rådmannens svar til revisjonen Fylkesrådmannens brev ligger som vedlegg B-1 side 52 56 i rapporten. Oslo, 11. september 2017 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg: 1 Oversendelsesbrev fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon 31.08.2017 2 Forvaltningsrevisjon "Rutiner for opplæring i bruk av farlig utstyr i Akershus fylkeskommune"

Saksfremlegg Dato: Arkivref: 11.09.2017 2017/18-4 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 19.09.2017 26/2017 Forvaltningsrevisjon "etterlevelse av rutiner innen kulturminnevernet i Akershus fylkeskommune" Sekretariatslederens forslag til innstilling Forvaltningsrapport 6/2017 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: Fylkestinget tar forvaltningsrapport- Etterlevelse av rutiner innen kulturminnevernet i Akershus fylkeskommune til orientering. Fylkestinget ser med tilfredshet på at det er arbeidet systematisk og målrettet siden fylkestinget i 2012 ga kulturminnevernet i Akershus 9 punkter til forbedringer. Bakgrunn for saken Forvaltningsrevisjonsprosjektet innen kulturminnevernet i Akershus er gjennomført i henhold til kontrollutvalgets bestillinger av prosjekter for 2017. Problemstillinger Formålet med prosjektet har vært å undersøke hvorvidt fylkeskommunen har etablert et system og rutiner som ivaretar etterlevelse av regelverk, retningslinjer og rutiner innen kulturminnevernet/feltenheten. Videre har revisjonen påsett at rutiner som er innført i etterkant av fylkesrevisjonens kartlegging av området i 2012, blir etterlevd. Problemstillingene som er besvart er som følger: Hvilke rutiner / retningslinjer foreligger for saksbehandling og økonomistyring? I hvilken grad etterleves rutinene vedrørende saksbehandling og økonomistyring? Er det etablert internkontroll knyttet til saksbehandling, økonomistyring og rapportering av arkeologiske registreringer?

Revisjonens sammendrag Formålet med prosjektet har vært å undersøke hvorvidt fylkeskommunen har etablert et system og rutiner som ivaretar etterlevelse av regelverk, retningslinjer og rutiner innen kulturminnevernet/feltenheten. I prosjektet har revisjonen undersøkt dokumentasjon i saksog arkivsystemet ephorte vedrørende 20 arkeologiske registreringer. Revisjonen har tatt utgangspunkt i fem sentrale aktiviteter/-handlinger slik de fremgår av planprosessen (flytskjema) i seksjon kulturminnevern / feltenheten. Revisjonen har redegjort for tre problem-stillinger knyttet til etterlevelse av rutiner for saksbehandling og økonomistyring innen seksjon for kulturminnevern og i feltenheten. Nedenfor følger et sammendrag av revisjonens undersøkelse av disse problemstillingene. Hvilke rutiner / retningslinjer foreligger for saksbehandling og økonomistyring? Revisjonen viser til faktabeskrivelsen i kapittel 2 og 3 og den pågående organisasjonsprosessen innen avdeling for kultur, frivillighet og folkehelse (KFF). På bakgrunn av revisjonens vurderinger i kapittel 3.4 mener revisjonen at det foreligger tilstrekkelig rutiner og retnings-linjer innen seksjonen / feltenheten og at disse er godt kjent innen seksjonen/ feltenheten. I hvilken grad etterleves rutinene vedrørende saksbehandling og økonomistyring? Revisjonen viser til faktabeskrivelsen i kapittel 4 og de undersøkelsene som revisjonen har gjennomført vedrørende etterlevelsen av rutiner for saksbehandling, økonomistyring og internkontroll ved arkeologiske registreringer. På bakgrunn av revisjonens vurderinger i kapittel 4.4 mener revisjonen at kulturminne-vernet i Akershus etterlever disse på en god måte. I den forbindelse viser revisjonen til at: det er utarbeidet skriftlige rutiner og interne retningslinjer innen seksjonen/-feltenheten. det er etablert rutiner for arbeidsdeling og faglige vurderinger/sidemannskontroll. det foreligger varsel fra tiltakshaver i forbindelse med igangsettelse av arbeid. det foreligger uttalelser fra seksjonen i forbindelse med tiltakshavers varsel om arbeid. det foreligger budsjett før registrering starter opp. det foreligger skriftlig bestilling/avtale (e-post eller brev) fra tiltakshaver, herunder godkjenning av budsjett. det foreligger journalføring og arkivering av saksdokumenter i ephorte. det foreligger fakturering innen rimelig tid etter avsluttet registrering. det er gjennomført anordning av ikke utfakturerte opptjente inntekter ved årsskiftet 2016 for å sikre at alle kjente inntekter for vedkommende år blir tatt med i årsregnskapet. det er redegjort for praksis for bokføring og oppfølging av utestående beløp på egne balansekonti som er tilknyttet kundereskontro. det er redegjort for vurdering av ressursbruken mht. antall registreringer per år. det foreligger sluttrapport til tiltakshaver innen seks måneders fristen i retnings-linjene. Er det etablert internkontroll knyttet til saksbehandling, økonomistyring og rapportering av arkeologiske registreringer?

På bakgrunn av revisjonens vurderinger i kapittel 4.4 mener revisjonen at kulturminnevernet / feltenheten har etablert god internkontroll i forbindelse med saksbehandling, økonomistyring og rapportering av arkeologiske registreringer. Rådmannens svar til revisjonen Fylkesrådmannens brev ligger som vedlegg 4 på side 27 og 28 i rapporten. Oslo, 11. september 2017 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Oversendelsesbrev fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon 18.08.2017 2 Forvaltningsrevisjon "etterlevelse av rutiner innen kulturminnevernet i Akershus fylkeskommune"

Saksfremlegg Dato: Arkivref: 11.09.2017 2017/33-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 19.09.2017 27/2017 Budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i AFK 2018 Sekretariatslederens forslag til vedtak Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for årsbudsjett 2018 for kontroll- og tilsynsarbeidet er på 7 578 000,-. Kontrollutvalgets budsjettforslag innarbeides i Akershus fylkeskommunes budsjettdokumenter og legges fram for fylkestinget til behandling. Generelt Fra 18 Budsjettbehandlingen i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner gjengis følgende: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjettet for revisjonen. Departementets merknader til 18: Bestemmelsen fastsetter fremgangsmåten ved behandlingen av budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Når kommunen/fylkeskommunen har egne ansatte revisorer, skal revisjonen ved ansvarlig revisor avgi innstilling til kontrollutvalget om budsjett for sin virksomhet i budsjettåret.

I interkommunale revisjonsselskaper organisert som interkommunale selskaper, er det representantskapet som vedtar budsjettet, jf. lov om interkommunale selskaper 18, noe som forutsetter at deltakerkommunenes/fylkeskommunenes budsjetter må være vedtatt før slikt budsjett kan vedtas. Budsjettbehandlingen ved 27 samarbeid om revisjonen og KU-sekretariatet Verken kontrollutvalgsforskriften eller departementets kommentarer til denne tar for seg budsjettbehandlingen ved 27 samarbeid om revisjonsarbeidet o l. Det må likevel antas at fremgangsmåten bør legges tett opp til den som er beskrevet for interkommunale selskaper. Ettersom kontrollutvalget i forskriften er gitt en sentral rolle ved budsjetteringen av kommunens/fylkeskommunens samlede kontrollvirksomhet, synes det formelt korrekt at kontrollutvalget (ene) gis anledning til å uttale seg om styret i AØFs og AØKS forslag til budsjetter før budsjettforslagene oversendes fylkesrådmennene. Som kjent er det kontrollutvalget (ene) som sitter med det forskriftsmessige ansvaret for at blant annet regnskapsrevisjonen blir utført på en betryggende måte, jf. kontrollutvalgsforskriftens 6. Budsjettforslag for kontrollutvalgets egen virksomhet i 2018 Generelt Det er lagt til grunn de forutsetninger som er opplyst fra administrasjonen. Budsjettforslaget for 2018 Av vedlegg 1 fremgår fordelingen på de enkelte regnskapsarter. Forslaget er utarbeidet innenfor de forutsetninger som er gitt fra administrasjonen, og foreløpige tildelte rammer. Kontrollutvalgets ramme er regulert for lønns- og prisvekst. Den foreslåtte rammen gir, etter de kjente forutsetningene, rom for samme aktivitet for utvalget som i 2017. Kontrollutvalgets forslag til budsjett blir innarbeidet i fylkeskommunens samlede budsjettdokument for 2018 under Politisk styring og kontrollorganer. Spesielle forhold Det må understrekes at de gitte rammene for 2018 er foreløpige og kan bli endret når endelige økonomiske rammer er kjent. Selv om fylkesrådmannen i prinsippet ikke uten videre kan beskjære budsjettet til kontrollutvalget, har det vært praksis at også kontrollutvalget tar sin del av kuttene dersom slike situasjoner oppstår. Akershus og Østfold fylkesrevisjons (AØFs) budsjettforslag for 2018 Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF) har egne vedtekter for sin virksomhet. Disse er vedtatt av de to samarbeidende fylkeskommunene. Av punktet Saksbehandlingen i styret

i vedtektene, fremgår av bokstav b at styret skal behandle Budsjett, regnskap og årsmelding. Revisjonsdirektørens forslag til budsjett for 2018, som ble behandlet på møtet i styret for AØF 22. august 2017, følger som vedlegg 2. Budsjettet dekker utgifter til fylkesrevisjonens stillingshjemler, herunder nødvendige utgifter til daglig drift mv. Revisjonsdirektøren mener at den foreslåtte totale brutto budsjettramme for 2018 på kr 12 008 000,-, er tilstrekkelig til å gjennomføre både den lovpålagte regnskapsrevisjonen og kontrollutvalgets bestillinger av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Budsjettrammen gjelder den samlede aktiviteten for AØF i Akershus og Østfold fylkeskommuner, og medfører et tilskudd fra hver av fylkeskommunene på kr 5 744 000,-. Det er tatt hensyn til forventet lønns- og prisvekst i 2018. Etter kontrollutvalgssekretærens vurdering bør det fremlagte forslag til budsjett 2018 for Akershus og Østfold fylkesrevisjon være tilstrekkelig til at kontrollutvalget i Akershus fylkeskommune kan gjennomføre sin kontroll- og tilsynsrolle i 2018 på en tilfredsstillende måte. Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariats (AØKS ) budsjettforslag for 2018 Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat (AØKS) har egne vedtekter for sin virksomhet. I punktet Saksbehandlingen i styret i vedtektene, fremgår av bokstav b at styret skal behandle Budsjett, regnskap og årsmelding. Sekretariatslederens forslag til budsjett for 2018, som legges fram for styret i møte i september 2017, følger som vedlegg 3. Budsjettet dekker utgifter til sekretariatets 1,5 stillingshjemler, herunder nødvendige utgifter til daglig drift. Sekretariatslederen mener at den foreslåtte samlede budsjettrammen for 2018 på kr 1 928 000,- er tilstrekkelig til å betjene kontrollutvalget(ene) på en tilfredsstillende måte i 2018. Samlet budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet Forslag til årsbudsjett 2018 for: Kontrollutvalget i Akershus kr 870 000,- Akershus og Østfold fylkesrevisjon, AFKs del kr 5 744 000,- Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat, AFKs del kr 964 000,- Samlet ramme for kontroll- og tilsynsarbeidet kr 7 578 000,- Det er tatt hensyn til forventet lønns- og prisvekst i 2018.

Oslo, 11. september 2017 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i AFK 2018 2 Budsjettforslag 2018 for AØF 3 Budsjettforslag 2018 for AØKS

Saksfremlegg Dato: Arkivref: 11.09.2017 2017/32-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 19.09.2017 28/2017 Invitasjon til å delta i felles selskapskontroll i VIGO IKS Sekretariatslederens forslag til vedtak Kontrollutvalget i Akershus fylkeskommune stiller seg positiv til å delta i felles selskapskontroll utført som forvaltningsrevisjon av Vigo IKS, i samsvar med prosjektnotat fra Revisjon Midt- Norge IKS. Kontrollutvalgets bidrag vil være dekning av revisjonsressurser fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon til utførelse av eierskapskontroll. Kontrollutvalget forutsetter å få forslag til prosjektplan til godkjennelse. Når det gjelder utførelsen av forvaltningsrevisjonen ser kontrollutvalget det mer hensiktsmessig å gjennomføre denne med få aktører og at de øvrige fylkene bidrar med økonomisk kompensasjon. Bakgrunn for saken Kontrollutvalget i Sør Trøndelag Fylkeskommune (SSTFK) vedtok i møte 11. januar d.å., sak 4/17, å bestille en selskapskontroll av Vigo IKS, gjennomført som en forvaltningsrevisjon. Vigo IKS er et interkommunalt selskap som eies av alle fylkeskommunene og Oslo kommune. Selskapet ble etablert i 2012 i forlengelsen av et langvarig samarbeid om å koordinere utviklingen av viktige IT- systemer for videregående opplæring. Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS har henvendt seg til kontrollutvalgene i de øvrige eierkommunene, og forespurt om det er interesse for å samarbeide om en felles selskapskontroll. Tanken er at det enkelte kontrollutvalg skyter inn egne revisjonsressurser i samarbeidet. Sekretariatet har konferert med Akershus og Østfold fylkesrevisjon som ikke ser noe problematikk i å delta i det foreslåtte opplegget om eierskapskontroll. Revisjonens jobb vil iht. prosjektbeskrivelsen være å foreta selve eierskapskontrollen i forhold til Akershus fylkeskommune. Mesteparten av arbeidet vil bli utført i 2018.

Sekretariatet tilrår at kontrollutvalget stiller seg positive til forespørselen. Det foreslås imidlertid at forslag til prosjektplan skal godkjennes av kontrollutvalget. Oslo, 11. september 2017 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Invitasjon til å delta i felles selskapskontroll i VIGO IKS 2 Prosjektnotat - selskapskontroll av Vigo 3 Kontrollutvalget i Sør- Trøndelag - bestilling av selskapskontroll av Vigo IKS

Saksfremlegg Dato: Arkivref: 11.09.2017 2017/4-5 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 19.09.2017 29/2017 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 19. september 2017 Det er foreløpig ikke fremmet saker under eventuelt Oslo, 11. september 2017 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder