Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 102, Fylkeshuset Dato: 10.04.2013 Tid: 10:30 Protokoll nr: 3/13 Faste medlemer som møtte: Namn Funksjon Representerer Knut Anders Oskarson Leiar H Ann Kristin Sørvik Nestleiar SP Trond Hansen Riise Medlem V Per Helge Nordstrand Medlem SL/TVP Rolf Bergmann Medlem FRP Frå administrasjonen møtte: Namn Finn Åge Ødegård Tonje Skarvøy Stene Heidi Nerland Nils Gunnar Solli Dag Lervik Gro Kosberg Rolf Arnesen Stilling Fylkesrevisjonssjef Rådgivar, Fylkesrevisjonen Rådgivar, Fylkesrevisjonen Administrasjonssjef (sak Ko-12/13 og 17/13) Personalsjef (sak Ko-12/13) Økonomisjef (sak Ko-15/13) Fylkeskasserar (sak Ko-15/13) Sekretariat: Namn Hans Blø Stilling Kontrollsjef Det var ikkje merknader til innkalling og sakliste, og leiaren sette møtet. Følgjande saker vart behandla i møtet: Saksnr Innhald Uoff KO-12/13 Forvaltningsrevisjonsprosjekt nr 1/2013: Omdømmebygging og identitet KO-13/13 Melding om gjennomsyn av fylkesutvalet og klagenemnda sine møtebøker for 2. halvår 2012 KO-14/13 Årsmelding 2012 for Sentrale kontrollorgan KO-15/13 Årsrekneskap 2012 for Møre og Romsdal fylkeskommune. Kontrollutvalets fråsegn. Revisjonsmelding. Tilråding om årsrekneskapen for
KO-16/13 KO-17/13 KO-18/13 KO-19/13 KO-20/13 KO-21/13 KO-22/13 KO-23/13 Sentrale kontrollorgan. Revisjonsmelding. Revisjonsordninga i Møre og Romsdal fylkeskommune, invitasjon til samarbeid med Kommunerevisjonsdistrikt 2 om revisjon. Etablering av fellessekretariat for folkevalte organ, ev. levering av tenester til kontrollutvalet Prosjektskisse Fråfall i vidaregåande opplæring Avslutning av rapport 01/2010: Språkopplæring for minoritetar Avslutning av rapport 02/2011: Status og utfordringar i trafikktryggingsarbeidet i Møre og Romsdal Tilbakemelding om oppfølging av rapporten Mindreforbruket av budsjetterte midlar innan vegformål Tilbakemelding om oppfølging av rapporten Spesialundervisning i vidaregåande opplæring Vurdering av uavhengigheit. KO 12-13 Forvaltningsrevisjonsprosjekt nr 1/2013: Arbeidsgivarpolitikken: Innsatsområdet identitet og omdømme - ei undervegsevaluering Administrasjonssjef Nils Gunnar Solli og personalsjef Dag Lervik kom til møtet. Fylkesrevisjonssjefen gav innleiingsvis nokre synspunkt på revisjonsprosessen, som vart kommentert av administrasjonssjefen og personalsjefen. Dei tilstadeverande frå fylkesrevisjonen og administrasjonen svara på spørsmål frå medlemene. Fylkestinget tar rapporten Arbeidsgivarpolitikken innsatsområdet identitet og omdømme til vitande og ber om at konklusjonar og anbefalingar i rapporten blir følgde opp. KO 15-13 Årsrekneskap 2012 for Møre og Romsdal fylkeskommune. Kontrollutvalets fråsegn. Revisjonsmelding.Tilråding om årsrekneskapen for Sentrale kontrollorgan. Revisjonsmelding. Økonomisjef Gro Kosberg og fylkeskassserar Rolf Arnesen kom til møtet. Fylkesrevisjonssjefen orienterte om hovudtala i årsrekneskapen og nokre sentrale trekk ved økonomien i fylkeskommunen. Representantane frå økonomiseksjonen og fylkesrevisjonssjefen svara elles på spørsmål frå medlemmene. Samrøystes fråsegn frå kontrollutvalet 10.04.2013: Kontrollutvalet har behandla årsrekneskapen 2012 for Møre og Romsdal fylkeskommune. Saman med årsrekneskapen låg føre finansrapport 2012 og årsrapport for 2012 for Møre
og Romsdal fylkeskommune frå fylkesrådmannen, samt revisjonsmelding 2012 frå fylkesrevisjonen, datert 18. mars 2013. Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av den samla årsrekneskapen med tilhøyrande spesifikasjonar og notar tilfredsstiller brukarane sitt informasjonsbehov og gir eit rett inntrykk av dei forholda som fylkesrådmannens årsrapport og finansrapport omtaler. Ut over dette og det som går fram av revisjonsmeldinga, har kontrollutvalet ingen ytterlegare merknader til årsrekneskapen 2012 for Møre og Romsdal fylkeskommune. Rekneskapen for Sentrale kontrollorgan for 2012 blir godkjent, jf. revisjonsmelding datert 8. mars 2013 frå Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal. KO 16-13 Revisjonsordninga i Møre og Romsdal fylkeskommune, invitasjon til samarbeid med Kommunerevisjonsdistrikt 2 om revisjon Kontrollsjefen opplyste om at det var kome ei skriftleg fråsegn frå fylkesrådmannen, i brev til kontrollutvalet datert 09.04.13. Fråsegna vart omdelt og følgjer saka vidare. Tillitsvald Ronny Rishaug, Akademikerforbundet, var til stades ved behandlinga av saka, og fekk høve til å uttale seg. Kontrollsjefen orienterte om vedtaka i styra for resp. Nordmøre Distriktsrevisjon IKS og Kommunerevisjonsdistrikt 3 Møre og Romsdal IKS om ønske om samarbeid om revisjonsordning, som formelt ikkje har blitt sendt til fylkeskommunen, men som kontrollsjefen har fått på førespurnad, jf. kontrollutvalets oppmoding om å sondere om revisjonseininga kunne utvidast ut over kommunane i distrikt 2. 1. Fylkestinget gir kontrollutvalet fullmakt til å greie ut alle sider ved å inngå i eit interkommunalt samarbeid med kommunane i Kommunerevisjonsdistrikt 2 om felles revisjonsordning. Kontrollutvalet kan framforhandle avtaleverk og andre tilhøve for å få etablert revisjonsordninga, og leggje resultatet fram for fylkestinget til godkjenning. 2. Dersom det er ønske frå andre kommunar/revisjonsdistrikt om å slutte seg til den interkommunale revisjonsordninga, gir fylkestinget kontrollutvalet fullmakt til å innlemme desse i forhandlingane. Kontrollutvalet vurderer i tilfelle på kva måte dette best kan skje, ev. ved ekstern hjelp, slik at prosessen kan ivaretakast på best mogleg måte. KO 17-13 Etablering av fellessekretariat for folkevalte organ, ev. levering av tenester til kontrollutvalet Administrasjonssjef Nils Gunnar Solli var til stades i møtet ved behandlinga av saka. Han orienterte om etableringa av eit fellessekretariat i sentraladministrasjonen for folkevalte
organ i fylkeskommunen, og opplyste om at ein tok sikte på at sekretariatet skal vere operativt i løpet av hausten. Han svara elles på spørsmål frå medlemene. Kontrollsjefen opplyste om at medlemene i neste møte 29. mai får utlevert ein ipad som skal brukast i samband med ordninga med papirlause møte. Kontrollutvalet godkjenner at fellessekretariatet i sentraladministrasjonen kan overta oppgåver knytt til møteførebuinga for møte i kontrollutvalet, konkret desse oppgåvene: 1. Bestille møtelokale, ev. ordne overnatting og servering. 2. Sette opp sakliste i samråd med kontrollsjefen. 3. Lage sakshefte (for papirlaus distribusjon). 4. Sende ut innkalling. 5. Ev. å sørge for innkalling av varamedlem. 6. Publisering av sakshefte og møteprotokoll (til mottakarar, web, einnsyn m.m.). Kontrollutvalet vil evaluere ordninga innan utgangen av valperioden. KO 13-13 Melding om gjennomsyn av fylkesutvalet og klagenemnda sine møtebøker for 2. halvår 2012 1. Fylkestinget tek meldinga om gjennomsynet av fylkesutvalet si møtebok for 2. halvår 2012 til vitande. 2. Fylkestinget tek meldinga om gjennomsynet av klagenemnda si møtebok for 2. halvår 2012 til vitande. KO 14-13 Årsmelding 2012 for Sentrale kontrollorgan Per-Helge Nordstrand bad om at det vart presisert nærare i årsmeldinga for kontrollutvalet korleis vikarordninga for kontrollsjefen var lagt opp. Medlemene hadde ikkje merknader til at opplysningar om dette vart innarbeidd. Fylkestinget tar årsmeldinga 2012 for Sentrale kontrollorgan til vitande. KO 18-13 Prosjektskisse Fråfall i vidaregåande opplæring Rådgivar Tonje Skarvøy Stene, fylkesrevisjonen, orienterte innleiingsvis om fråfallproblematikken innan vidaregåande opplæring, om omfanget av fråfall, og dei særlege utfordringane dette medførte. Vidare om målsettingane for å redusere omfanget av fråfall og om ulike ordningar og tiltak for å oppnå dette. Ho såg for seg at prosjektarbeidet ville bli omfattande, og dels falle i ferietida og elles i ei hektisk ved skolane. Revisjonen ønskte derfor at prosjektrapporten kunne leverast til novembermøtet i kontrollutvalet og fremjast til desembertinget, for å vere trygg på ei forsvarleg
behandling av problematikken (i staden for møtet/tinget før). Ho presenterte elles moglege innfallsvinklar og avgrensingar, og fekk synspunkt frå medlemene på dette. Leiaren foreslo at kontrollutvalet la opp til at prosjektrapporten vart behandla i desembertinget, og at det vart tatt inn i vedtaket som eit nytt pkt. 2. Medlemene slutta seg til forslaget. 1. Kontrollutvalet sluttar seg til fylkesrevisjonens presentasjon av skisse for prosjektet Fråfall i vidaregåande opplæring, jf. elles merknader i møtet. Kontrollsjefen får fullmakt til å ta stilling til mindre endringar i prosjektet, med tilbakemelding til kontrollutvalet. 2. Kontrollutvalet tar sikte på å legge rapporten fram for desembertinget 2013. KO 19-13 Avslutning av rapport 01/2010: Språkopplæring for minoritetar Kontrollutvalet tar til vitande at oppfølginga av rapporten Språkopplæring for minoritetar kan avsluttast. KO 20-13 Avslutning av rapport 02/2011: Status og utfordringar i trafikktryggingsarbeidet i Møre og Romsdal Kontrollutvalet tar til vitande at oppfølginga av rapporten Status og utfordringar i trafikktryggingsarbeidet i Møre og Romsdal kan avsluttast. KO 21-13 Tilbakemelding om oppfølging av rapporten Mindreforbruket av budsjetterte midlar innan vegformål Kontrollutvalet tar tilbakemeldinga frå samferdselsutvalet i sak Sa-3/13 om oppfølginga av rapporten Mindreforbruket av budsjetterte midlar innan vegformål til vitande. KO 22-13 Tilbakemelding om oppfølging av rapporten Spesialundervisning i vidaregåande opplæring Kontrollutvalet tar tilbakemeldinga frå utdanningsutvalet i sak Ud-8/13 om oppfølginga av rapporten Spesialundervisning i vidaregåande opplæring til vitande.
KO 23-13 Vurdering av uavhengigheit Kontrollutvalet tar til vitande fylkesrevisjonssjefens vurdering av eiga og fylkesrevisjonens uavhengigheit i 2013. Møteprotokollen frå møtet 13.02.2013 Eit utkast til møteprotokoll var utsendt til medlemene den 14. februar, og medlem Rolf Bergmann melde tilbake den 15. februar at han hadde bedt om i møtet at ei utgreiing som han la fram i møtet til sak Ko-8/13, vart lagt ved møteprotokollen. Kontrollsjefen melde tilbake at han ikkje hadde oppfatta det slik og at han fann dette uvanleg, og meinte kontrollutvalet ved godkjenning av protokollen i neste møte måtte ta stilling til dette. Rolf Bergmann sa at utgreiinga var meint som ein protokolltilførsel der han gjorde greie for bakgrunnen for sitt framlegg, og meinte det var høve til å få slike innført i møteboka. Etter drøftingar mellom medlemene vart det semje om at utgreiinga frå Bergmann skulle arkiverast på saka som eit saksdokument. Møteprotokollen frå møtet den 13.02.2013 vart etter dette godkjent. Invitasjon til deltaking på Forum for Kontroll og Tilsyn sin fagkonferanse/årsmøte den 5. 6. juni. Invitasjonen var utsendt til medlemene på førehand. Konferansen er mellom dei som er tatt inn i kontrollutvalet sin vedtatte aktivitetsplan for 2013. Medlemer som ønskjer å delta vart bedne om å melde frå til kontrollsjefen innan 18. april. Per-Helge Nordstrand melde frå om at han ønskjer å delta. Møtet slutt kl. 15.15.