Notat Til: AU Fra: Sissel Helen Hultgren Deres referanse: Vår referanse: 2012/691-39-030 Saksbehandler: Sissel Helen Hultgren Dato: 04.09.2013 Notat til AU vedrørende fremtidig politisk organisering Oppdraget Lokalstyret har bedt administrasjonssjefen komme med innspill til diskusjon rundt politisk organisering. Antatt hovedmål for politisk organisering kan oppsummeres i følgende punkter: Styrke legitimiteten til lokalstyret og AU Forenkle dagens modell Ivareta brukernes innflytelsesmulighet Styrke den politiske evnen til helhetstenkning Styrke den politiske muligheten for utviklingstenkning og strategiarbeid Styrke politisk og administrativ rolleforståelse og enhetlig forståelse av skillet strategi og drift Noen generelle betraktninger rundt politisk organisering Lokalstyret har bedt om en evaluering av sin organisering med fokus på demokratisk og administrativ ledelse og styring. Evalueringen er oppsummert i rapporten "organisasjonsanalyse" utarbeidet av KS konsulent, som også skulle lede frem til alternative forslag til organisering som er mer kostnadseffektiv og/eller vil gi bedre styring og ledelse av Longyearbyen lokalstyre. Dette ivaretas i prosjektet SNU 2. Rapporten belyser hvordan den politiske styringen blir ivaretatt, med fokus på demokratisk kontroll, styringseffektivitet, produktivitet, samspill mellom foretakene og LL, samspill politikk og administrasjon, kompleksitet samt politiske og administrative omkostninger. På bakgrunn av rapporten og bestilling fra lokalstyret, har administrasjonssjefen utarbeidet en prosjektplan for SNU 2, godkjent av Lokalstyret den 21.5.2013. Prosjektplanen inneholder følgende målformuleringer: Resultatmål: Ny organisasjonsmodell blir gjort gjeldende fra 1.1.2014 Effektmål: Etablere bedre redskap for politisk styring og styrke legitimiteten til lokalstyre En organisasjonsmodell som er åpen, enkel og mer effektiv Prosessmål: Prosjektet er politisk og administrativt forankret Hovedavtalens bestemmelser om medvirkning skal være maksimalt utnyttet
Disse målene har så langt resultert i et vedtak om å legge ned foretaksmodellen og å omorganisere driften til en to-nivå modell. Side 2 av 6 Det at vi går over til en to-nivå modell påvirker også diskusjonen om politisk organisering på noen områder: Erfaringer med to-nivå modell En to-nivå modell er en såkalt flat struktur. En flat struktur innebærer sterke fullmakter til enhetsleder (resultatenheter). Tiltak for koordinering, utvikling og politisk styring må ses i sammenheng med den vedtatte to-nivå modellen. Resultatrettet ledelse er en stor del av politisk styring. De skal sette klare mål for driften, delegere gjennomføringen til administrasjonen og få gode resultatrapporter tilbake. Det finnes ulike tiltak som er forsøkt i kommunene for godt samspill mellom administrasjon og politikk: 1. Sektorisert politisk ledelse: Utvalg og komiteer med sektoransvar bidrar til å gi politikerne den faglige kompetansen de trenger. For at lokalpolitikere skal kunne se på tvers av fagekspertenes fagfelt er det likevel viktig at folkevalgte har nok innsikt til å møte administrasjonen til diskusjon på et politisk plan. De folkevalgte må har tilstrekkelig detaljkunnskap til å lage gode målformuleringer og strategier. Helhetstenkningen er derfor viktig, og uten folkevalgte ville fag stått mot fag, virksomhet mot virksomhet, sektor mot sektor. Et viktig grunnprinsipp i demokratiet er at lekmann står over lærd. 2. Politisk målstyring: Det er politikerne som skal sette målene for kommunen. I kommunal sektor er det gjort undersøkelser som tilsier at lokalpolitikere i liten grad deltar i arbeidet med målformuleringer. 3. Valgmuligheter: For at politikere skal kunne bestemme, bør de, hvis mulig, få alternative løsninger å velge mellom. Noen kommuner har derfor pålagt sine saksbehandlere å utrede flere løsninger i sakene. I andre kommuner er dette mer unntaket enn regelen. I dette notatet brukes begrepet som fullført saksbehandling. 4. Bedre politikeropplæring Kompetansekravene til lokalpolitikere stiger i takt med "rikdommens dilemma", der de kommunale tjenestene blir stadig mer sammensatte, teknisk innviklet og regelstyrte. Trygghet i politikerrollen er et viktig tiltak. I tillegg kan nevnes alternativer som folkemøter der politikken møter innbyggere til dialog. Longyearbyens befolkning forandres hele tiden, og det er en kanskje mindre grad av "eierskap" til denne bygda, sammenlignet med tettsteder der de fleste innbyggerne har vokst opp. Det kan også tenkes at et møtested mellom politikere og ansatte kan bidra til mer demokrati, innsikt og innovativ samfunnsutvikling. I et arbeidshefte om de folkevalgte og administrasjonen utarbeidet av KS, er det nedfelt følgende påstand: "I rollen som arbeidsgiver er folkevalgte ansvarlig for at de tilsatte hele tiden utfordres til og gitt tillit til - å prøve ut nye arbeidsmetoder og at de er utviklingsorientert i sitt møte med innbyggerne. Dermed er det en direkte sammenheng mellom folkevalgtes arbeidsgiverrolle og samfunnsutviklerrollen".
Slik bestillingen vurderes fra administrasjonen, og uavhengig av valg av modell, legges følgende prinsipper legges til grunn: Side 3 av 6 1. En ny modell skal vitalisere AU og lokalstyret. 2. En organisasjonsmodell som er åpen, enkel og mer effektiv. 3. Helhetsperspektivet skal ivaretas, og sektortenkningen reduseres. 4. Modellen skal ivareta samfunnsutviklingsrollen gjennom helhetstenkning, arbeidsgiverrollen og innsyn i fagekspertenes fagfelt. 5. Den politiske organiseringen skal legge til rette for effektive vedtaksprosesser. 6. Demokratiaspektet skal ivaretas ved at de fleste politiske beslutninger fattes i den øverste politiske organ. 7. Et overordnet politisk organ kan når som helst trekke tilbake delegert myndighet, generelt eller for en eller flere saker. 8. Det tas i bruk fullført saksbehandling som prinsipp for å sikre helhetlig og forutsigbart forsvarlig beslutningsgrunnlag for lokalstyret og AU. 9. Gjennom den administrative to-nivå modellen flyttes påvirkningsmuligheten nærmere både brukere og ansatte. 10. En modell som er best mulig tilpasset det særegne ved Longyearbyen (turn-over etc.) Vedtatt to-nivå modell (administrativt)
Side 4 av 6 I forkant av å se på ulike modeller, og med bakgrunn i at dette notatet er ment som et utgangspunkt i en politisk diskusjon knyttet til politisk organisering, føles det viktig å definere noen begreper slik at man har en felles forståelse av disse. To nivå modell: En administrativ organisasjonsmodell som innebærer to myndighetsnivåer. To-nivå modellen innebærer at makt og myndighet på drift (innenfor gitte rammer) er stor på enhetsnivå og at dermed brukerne også har større innflytelse. Her kan det være stor eller liten grad av sektortenkning. Dette er en såkalt flat struktur. Utvalg: Utvalgsbegrepet blir brukt på mange ulike måter, med ulik betydning som følge av et delegasjonsreglement. Men utvalgsmodell er tradisjonelt forbundet med en administrativ etatsmodell, med politisk utvalg for sin etat. Utvalgene har vedtaksmyndighet innen for sine områder, og sakene går direkte til kommunestyret/lokalstyret etter behandlingen. Komite Finnes i flere ulike organisasjonsmodeller. Hovedtanken er at en komite er et saksforberedende organ som gir råd og innstiller i ulike saker. Problemstillingen er ofte at saksbehandlingen likevel skjer i administrasjonen og at det dermed ender opp med å fungere som et utvalg. Grensegangen mellom komite og et rent rådgivende organ kan være utydelig. Men dette lar seg løse gjennom tydelige delegasjoner. Ad hoc komité Opprettes av kommunestyret/lokalstyret til å utrede (det kan bety saksbehandle) spesielle oppgaver av stor politisk og prinsipiell betydning. Det vil også være lokalstyret som oppnevner medlemmene. Ad hoc komitéene kan variere i størrelse og medlemmene kan enten sitte i lokalstyret, andre politikere eller personer som har særskilt interesse eller innsikt i et tema. For at utredningsplikten og forvaltningsmessige hensyn skal ivaretas, bør sluttrapporter/utredninger fra ad hoc komiteer, sendes via administrasjonen før saken legges frem for ordinær politisk behandling. Gjennom å bruke ad hoc komiteer vil man kunne knytte til seg den spesielle fagkompetansen som til en hver tid måtte befinne seg i Longyearbyen. Brukerråd Kan være flere varianter av å systematisere dialog og direkte innflytelse fra brukere på viktige sider ved tjenesteproduksjonen. Vil være tilsvarende foreldreutvalget som i dag finnes i skolen/barnehager. Brukerråd er ikke satt inn i de politiske organisasjonsmodeller presentert under, fordi dette vil være en supplement for brukermedvirkning i en hvilken som helst modell. Folkemøter Et møtested mellom politikere og innbyggere med dialogform. Det er lett å tenke seg en positiv effekt av å systematisere slike møtesteder på et sted med både mye kompetanse og høy turn over. Det å engasjerer befolkningen kan inspirere til store og små handlinger i Longyearbyen lokalstyre som lokalsdemokratisk institusjon. Effekten på lengre sikt vil kanskje også være høyere valgdeltakelse. Fullført saksbehandling Betyr at når en sak kommer til lokalstyret så er saken ferdig utredet, og at flere alternativer og konsekvenser av disse er belyst. Det er ressurs- og tidkrevende at saker går tilbake til administrasjonen eller videre til nye politiske utvalg. Lokalstyret Det øverste politiske organ, kan sammenlignes med et kommunestyre. Administrasjonsutvalget Er et lovhjemlet økonomiutvalg (tilsvarende et formannskap) som vedtar årsbudsjett og økonomiplan. Avgjør eller innstiller til lokalstyret i økonomiske tildelingssaker, er valgstyre og klagenemd, og har ansvar for overordnet personal- og organisasjonspolitikk m.m.
Side 5 av 6 De presenterte modellene kan ha mange varianter og må ses på som startfase på diskusjoner knyttet til politisk organisering. Politisk organisering - utvalgsmodell 1 Lokalstyret kontrollutvalg Ad Hoc komité(er) AU + 2 repr. = PU + 2 repr. = TU + 2 repr. = OKU 1 2 FOLKEMØTER I LØPET AV ÅRET Fordeler. Modellen ivaretar i stor grad grunnprinsippene nevnt tidligere. Særlig nevnes at sektortenkningen reduseres og helhetsforståelsen øker, som igjen gir en godt grunnlag for sammfiunnsutvikling. Dette vil også bidra til korte beslutningsprosesser og vil kunne redusere antall politiske møter. Mulige ulemper med modellen: "For mye makt" til AU medlemmene til fordel for lokalstyret. Krever mye av AU sine medlemmer. Modellen kan kombineres/bygges i mange varianter, og med eller uten folkemøter og/eller brukerråd.
Side 6 av 6 Politisk organisering 2 utvalgsmodell 2 komitemodell lokalstyret kontrollutvalg Teknisk utvalg, komité 5 rep. AU 5 repr. (+ 2 = PU) Oppvekst- og kultur utvalg, komité 5 rep. Utvalgsmodell: Det vanligste er at slik modell følger en etatsmodell, og at et utvalg har vedtaksmyndighet (tilsvarende det MNU har i dag). I denne modellen er det flere varianter, både på utvalgstyper og størrelse på utvalgene. Utvalgene består vanligvis av folkevalgte. Komitemodell Saksforberedende organer som fremmer innstilling i saker, men som ikke har vedtaksmyndighet. Komiteer og råd kan bestå av folkevalgte eller andre, utpekt av lokalstyret. Fordeler: Makten fordeles på flere utvalgsmedlemmer. Utvalgene (eller komiteene) består gjerne av de med særskilt interesse for en sektor. Mulige ulemper til modellen: Modellen gir et vanskeligere utgangspunkt for helhetstenkning og dermed også utviklingsarbeidet. Mange politiske utvalg på en liten organisasjon, og utstrakt bruk av vara. Bidrar til sektortenkning. Denne modellen kan selvsagt også kombineres med ad hoc komiteer og med eller uten folkemøte og/eller brukerråd.