Referat fra møte i LOSAM

Det medisinske fakultet 17.06.2013 Deres dato «REFDATO» Deres referanse «REF» 1 av 4 Referat fra møte i LOSAM 30.09.13 Til stede: Forfall: Møte i Det lokale samarbeidsutvalget ved DMF, LOSAM Stig A Slørdahl, (FF), Sissel Skarra (NITO), Ingerid Arbo (FF), Jannicke Eriksen (NTL), Øystein Risa (Tekna), Knut Grøn (Hovedverneombud), Albert Verhagen, Anne Jønland Turid Nilsen (Tekna), Helge Bjørnstad Pettersen (LVS), Tove Opdal (NTL), Gunnar Hansen (Hovedverneombud), Møtetid: 30.09.13 Møtested: BM35 Bevegelsessenteret Signatur: AJ 35/13 Godkjenning av referat fra 17.06.13 Endringer fra NITO tas inn i referatet. Korrigert referat vedlagt. 36/13 Medvirkning ved instituttene ved DMF NTNU-styret vedtok i møte 19. mars følgende (S-sak 15/13): Etter en grundig og dokumentert prosess ved instituttet, kan fakultetsstyret godkjenne følgende alternative ordninger for medvirkning og medbestemmelse: Utvidet ledergruppe Instituttstyre Instituttråd NTNUs styrevedtak har bakgrunn i at det fra 2013 er innført tilsatte instituttledere ved samtlige fakultet. Ved DMF ble dette innført allerede fra 2009. Modellen ble evaluert i 2012. På grunn av at DMF har kommet lengre i prosessen enn det som ligger til grunn for de veiledende retningslinjer som er sendt til fakultetene, har DMF fått anledning til å gjennomføre en forenklet prosess så lenge denne ivaretar styrets føringer om medvirkning. Instituttlederne får mulighet til å legge fram behov for lokale tilpasninger og synspunkter fra egne (eksisterende) ledergrupper. Det forutsettes at medvirkning fra ansatte og studenter ivaretas og dokumenteres i drøfting av saken på instituttene. LOSAM skal drøfte tilbakemeldingene fra instituttene. Fra NTL ble det i møtet stilt spørsmål om operativ ledergruppe kan bestå både av en teknisk og en administrativ ansatte representant. Slik det er tenkt i dag, er det kontorsjefen som representerer de administrative ansatte. Dette spørsmålet må man Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Saksbehandler Postboks 8905 7491 Trondheim E-post: dmf-post@medisin.ntnu.no Medisinsk teknisk forskningssenter, Olav Kyrres gt 9 +47 73 59 88 59 Anne Jønland Telefaks http://www.ntnu.no +47 73 59 88 65 Tlf: +47 73 59 87 24 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 av 4 komme tilbake til. NITO mener det kan være utfordrende som representant for teknisk/administrative ansatte å nå fram med saker som gjelder denne gruppen fordi det ofte er fokus på de faglige temaene. Kanskje kan egne møter mellom instituttledelsen og tillitsvalgte ved hvert institutt være et supplement i enkelte saker? Dekanus redegjorde for at når det gjelder representanter i operativ ledergruppe, så er han enig i at det kan oppleves som skjevfordeling mellom ledere og ansattrepresentanter nå når ledergruppen er utvidet med to nestledere i tillegg til instituttleder og fem faggruppeledere, mens de ansatte er representert av to ansatte representanter pluss kontorsjefen. Det er en utfordring at medvirkningsprosesser ofte kommer for sent i gang. LOSAM blir bedt om bidra til at vi får en medvirkningsordning som fungerer - der de ansatte opplever at de har reell medvirkning, og kommer med tilbakemelding om nåværende modell fungerer. Det kan være behov for å evaluere ordningen en gang i semestret. For å få til god medvirkning, er man avhengig av at man blir mer likeverdige parter, og at man har et godt fungerende nivå 4. 37/13 Institutt tilhørighet for fagmiljøet Bevegelsesvitenskap Styret ved NTNU vedtok i sak 42/13 at Institutt for bevegelsesvitenskap (BEV) overføres fra Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse (SVT) til det medisinske fakultet (DMF), med virkning fra 1. januar 2014. Studentene overføres neste høst. Når det gjelder institutt tilhørighet, vil hoved tilknyttingen av fagmiljøet Bevegelsesvitenskap og medfølgende studieportefølje i utgangspunkt være Institutt for nevromedisin. Det åpnes for at ansatte med profil innenfor epidemiologi tilknyttes epidemiologimiljøet ved Institutt for samfunnsmedisin. Det er satt i gang ulikeprosesser for å få det organisatoriske på plass. Den største utfordringen er kontorplasser for de som kommer hit. NITO er opptatt av at de berørte miljøer (den enkelte ansatte)blir orientert om de konsekvenser denne overføringen vil få, og at de får en mulighet til å komme med innspill før endringene blir gjennomført. Forskerforbundet håper man bruker erfaring fra andre prosjekter for å få best mulig samarbeid på tvers. 38/13 Nye representanter til rådgivende gruppe oppnevnt av fagforeningene Unni S Iversen, Eli Johannesen og Nils Hagen går ut av lista. Nye representanter: Førstekonsulent Anne-Britt Hofstad, ISB Førstekonsulent Marianne Storset, Økonomi- og planseksjonen Seniorkonsulent Sigrid Wold, Studieseksjonen Førstekonsulent Ida Brun Jacobsen Studieseksjonen Seniorkonsulent Mona Stormo Studieseksjonen Førstekonsulent Elin Skjærvik Fakultetsadministrasjonen Rådgiver Irene Sumstad Arealforvaltning Overingeniør Eivind Wang ISB Rådgiver Janne Østvang Strategi og forskning Seniorkonsulent Yngve Sommervoll IKM

3 av 4 Overingeniør Linh Hoang LBK Overingeniør Kirsti Løseth LBK Overingeniør Hilde Lysvand LBK NITO bemerker at det har vært for få administrativt representanter fra instituttene. Ber om at de nye representantene inviteres til et informasjonsmøte. 39/13 Tilsettingsprosessen ved DMF Orienteringen er laget for det nye ansettelsesutvalget/ansettelsesrådet for å synliggjøre tilsettingsprosessen. Denne orienteringen blir også en del av instituttleder opplæringen, og det tydeliggjør hvem kan opprette en stilling. LOSAM tar saken som orientering. 40/13 DMFs tilpasning til Lokal lønnspolitikk for NTNU LOSAM tar saken til orientering. 41/13 Møteplan for høsten 2013 Tatt til orientering. 42/13 Eventuelt St. Olav har offentliggjort at de vil bygge et psykologisenter på Øya. Dekanus tror at et slikt senter også vil inngå som en del av campusdiskusjonen. Det kan ikke utelukkes at Institutt for at psykologi vil komme med i diskusjonen om et felles senter. Ved DMF er det nå 140 ledige stillinger som skal lyses ut før jul. Det er derfor sendt ut melding fra HR-seksjonene til instituttene om at det kan bli vanskelig å få behandlet flere tilsettingssaker enn de som allerede er innmeldt dette året. Det er behov for å forenkle tilsettingsrutinene for å få en bedre og mer effektiv tilsettingsprosess. NITO ønsker at arbeidet i LOSAM blir evaluert på neste møte, og at fleksitidsavtalen blir tatt opp igjen.

4 av 4

Det medisinske fakultet 17.06.2013 Deres dato «REFDATO» Deres referanse «REF» 1 av 3 Referat fra møte i LOSAM 17.06.13 Møte i Det lokale samarbeidsutvalget ved DMF, LOSAM Til stede: Forfall: Stig A Slørdahl, Asbjørn Nilsen (FF), Turid Nilsen (Tekna), Sissel Skarra (NITO), Cicilie Fostervoll (Parat), Jannicke Eriksen (NTL), Gunnar Hansen (Hovedverneombud), Albert Verhagen, Anne Jønland Kjartan Egeberg (FF), Helge Bjørnstad Pettersen (LVS), Tove Opdal (NTL), Møtetid: 17.06.13 Møtested: BM35 Bevegelsessenteret Signatur: AJ Sak 27/13 Godkjenning av referat fra 29.05.13 Referatet ble godkjent. Sak 28/13 Fordeling av velferdsmidler Vedtak: Velferdsmidlene tildelt DMF for 2013 fordeles slik: 75 % (kr 160.033) tildeles enhetene i forhold til antall ansatte. Bruken av midlene bestemmes på allmøte eller lignende. 25 % (kr 53.344)fordeles på fellestiltak etter søknad til LOSAM. Instituttene rapporterer til LOSAM om bruk av midlene. Alle ansatte kan søke om penger til sosiale tiltak/velferd, og LOSAM's oppgave er å vurdere disse søknadene og eventuelt tildele. Sak 29/13 Overføring av Institutt for bevegelsesvitenskap Styret ved NTNU har vedtatt at Institutt for bevegelsesvitenskap skal overføres fra SVT til DMF. Dekanus har informert LOSAM om status i saken flere ganger. SESAM fikk en første orientering i mars 2013, og personalsjefen ved NTNU orienterte SESAM kort om saken og tilrådningen i forkant av behandling i NTNUs styre 12.juni 2013. NITO etterspør om det har vært medvirkning ved de instituttene ved DMF som er berørte. Rapportene fra de 6 arbeidsgruppene kunne vært et godt grunnlag for drøftinger dersom de hadde blitt gjort kjent i LOSAM før saken ble fremmet for NTNUs styre. Rapportene forelå i februar. LOSAM må være trygg på at medvirkning fra de ansatte blir ivaretatt på de berørte instituttene ved DMF.. Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Saksbehandler Postboks 8905 7491 Trondheim E-post: dmf-post@medisin.ntnu.no Medisinsk teknisk forskningssenter, Olav Kyrres gt 9 +47 73 59 88 59 Anne Jønland Telefaks http://www.ntnu.no +47 73 59 88 65 Tlf: +47 73 59 87 24 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 av 3 Dekanus viste til at informasjon om bakgrunnen for overføringen har vært tilgjengelig i forbindelse for fakultetsstyresakene. Alle motforestillinger som har kommet fram ved DMF i saken, har blitt videreformidlet. Nå når NTNU-styret har fattet vedtak om overføring, starter prosessen med intern organisering, kartleggingssamtaler og virksomhetsoverdragelse. I arbeidsgruppene som ble nedsatt var det ingen representanter fra IKM. Forskerforbundet er opptatt av at overføring av BVF ikke må gå på bekostning av behovet for kontorplasser ved CEMIR og dette senterets forventede utvikling. Sak 30/13 Sak 31/13 Sak 32/13 Retningslinjer for lønnssamtale Endring av nest siste punkt: Instituttleder tar med seg disse signalene ved prioriteringer av lønn etter bestemmelsene i Hovedtariffavtalens pkt. 2.3.3, 2.3.4 og 2.3.8. Nye representanter til Rådgivende gruppe oppnevnt av fagforeningene Saken utsettes til høsten. Ledelsens informasjonsplikt i forbindelse med ledige stillinger NTL hadde etterlyst informasjon i forbindelse med ledige interne stillinger som ikke har blitt utlyst internt. På grunn av at det har vært behov for å sette inn vikarer på kort varsel, har det blitt tilsatt personer uten kunngjøring for å få dekt det akutte behovet. Ledige stillinger har vært diskutert med de administrative lederne for å få en oversikt over ansatte som har gitt signaler om at de eventuelt er interessert i andre stillinger. Informasjonen har ofte kommet i ettertid. LOSAM vil at ledige vikariater legges ut på Innsida slik at alle kan søke. Alle skal ha samme rett til å søke på ledige stillinger internt. Det er ønskelig med mest mulig åpenhet. Sak 33/13 Nestlederfunksjonene på instituttene ved DMF I det tilsendte notatet er hovedbudskapet: Dekanus ønsker å signalisere at det bør være nestledere innen forskning og undervisning ved instituttene. Det ble foreslått at det gis tid for diskusjon ved instituttene før behandling i LOSAM. Kommer tilbake med nytt notat om Ny ledelsesmodell ved instituttene som skal diskuteres og debatteres i LOSAM. Det legges opp til en åpen

3 av 3 prosess både ved instituttene og i LOSAM. For å ha et best mulig beslutningsgrunnlag, ber LOSAM om at styrevedtaket fra NTNU-styret og notat fra Rektor sendes ut. Sak 34/13 Eventuelt Møteplan for høsten ettersendes