Vår ref: Deres ref: - Dato: onsdag, 11. desember 2013 Åsgårdstrand Vel Strandparken Vel Petter Kirkeby Granly Vel Til stede Dag Karlsen Falkensten Vel Borre Vel åpnet med å ønske velkommen. Strandparken Vel hadde satt sine lokaler til disposisjon for dette møtet. 1. Gjennomgang av referat fra 26. september 2013 gikk igjennom referatet fra forrige styremøte, og et av punktene som der ble fremhevet med kommentarer var punktet om «kontakt med befolkningen». I forrige møte ble det diskutert hvordan de ulike velforeninger forholdt seg til å ha kontakt med sin medlemsmasse; og her var det da ulike løsninger. Petter Kirkeby kom da med et forslag om en mulig SMS-løsning. Hva om det ble lagt til rette for systemer hvor da HVS sine medlemsforeninger har mulighet til å administrere SMS-grupper. Her kan man da si at hele Åsgårdstrand er en SMS-gruppe, eventuelt at man deler opp i ulike SMS-grupper for ulike områder i Åsgårdstrand og ved medlemskapet i HVS har da Åsgårdstrand Velforening mulighet til å bruke løsningen til å sende ut informasjon til sine medlemmer over SMS. Herunder kan det da være invitasjon til årsmøte, informasjon om at referat nå er tilgjengelig på nettside eller andre viktige temaer. Dette føres da inn som et prosjekt for HVS neste år; da med en utredning for å se på hva slags muligheter vi har og om dette da er gjennomførbart. I forrige møte hadde vi med oss Helge Etnestad fra Horten kommune, og i kjølvannet av dette har det da blitt avholdt en fagkveld (mer om dette nedenfor), samt at vi i Horten Velsamarbeid har blitt innlemmet referansegruppene både for arealdelen så vel som samfunnsdelen. Dette anser vi som fornuftig og bra; og vi mener at dette vil da være til stor nytte for alle våre medlemsforeninger etter hvert som informasjon da kommer inn på et tidligere stadium. Forslaget for presentasjon er da som følger; blir representant fra HVS i arealdelen. blir representant fra HVS i samfunnsdelen. og Dag Karlsen deler representantoppgaven mot «Drømmen om Horten». Side 1 av 6
Vår ref: Deres ref: - Dato: onsdag, 11. desember 2013 2. Gjennomgang av referat fra fagkvelden 13. november 2013 Punkt 2 på agendaen i kveld var da gjennomgang av referatet fra fagkvelden. tok da en gjennomgang av dette. Ingen store merknader, det kom dog noe dårlig frem at Tore Rolf Lund var positiv til å stille hos de enkelte velforeninger om dette var et behov og ønske. Da fortrinnsvis på årsmøte hvor han da hadde en klar agenda på hva han kunne bidra med. I etterkant av møtet så ble det gjort noen uformelle samtaler med representanter fra kommunen., Petter Kirkeby og Petter Winge diskuterte med Helge Etnestad om muligheten for å kunne integrere seg mot kommunens saks- og dokumentsystem. På denne måten kan HVS selv utvikle automatiserte løsninger for uttrekk og utsending av dokumenter da fortrinnsvis basert på postnummer. Etnestad syntes dette hørtes interessant ut, og med tanke på den skjøre økonomien i kommunen bør det da poengteres at dette har da ingen kostnad for kommunen. Det tekniske aspektet rundt dette, og oppfølging av dette vil da skje ved og Petter Kirkeby neste år. Får man dette på plass vil det gjøre jobben til de ulike velforeninger langt enklere. Litt senere var man også i prat med Arild Michelsen, han stilte seg positiv til at man kunne, fortrinnsvis ved at man stilte henvendelsen igjennom HVS få uttrekk på det datagrunnlaget som kommunen satt på. Være seg miljø-, trafikk- eller annen GIS-data (geografisk data) som de da har tilgjengelig. Enn så lenge har de lite data om støy, men dette er da noe de jobber med. 3. Kontingent til drift og bankkonto informerte om at bankkonto er da åpnet i DNB. Følgende kontonummer er da knyttet til Horten Velsamarbeid: 1503.42.01223 som nevnt i forrige referat ble det da besluttet at man har en liten årskontingent på 500,- men at man for nåværende år (2013) betaler bare halv kontingent på 250,-. Petter Kirkeby kom med forslag om at HVS oppretter en gratis faktureringsløsning igjennom conta.no og dette ble da vedtatt at gjøres. På den måten vil man da enkelt kunne sette opp automatiske utsendelser i året, og samtidig gjøre arbeidsmengden minimal. En faktura på 250,- vil da bli tilsendt medlemsforeninger så snart har dette operativt. oversender logo til Øystein slik at dette da kan føres inn på fakturamalen. Side 2 av 6
Vår ref: Deres ref: - Dato: onsdag, 11. desember 2013 4. Drømmen om Horten, åpent møte 17. desember 2013 Karl Jørgen Tofte har invitert HVS med i «Drømmen om Horten». Enn så lenge har ingen hatt mulighet til å stille, men det ble på kveldens møte enighet om at dette er en arena vi bør være på. For å gjøre arbeidsmengden lettere blir da møtene fordelt etter beste evne mellom Dag Karlsen og. Første møte nå den 17. desember på biblioteket i Horten vil da Dag Karlsen dra på, og referat fra dette vil da komme fra ham. Klokkeslett må sjekkes opp, og gi beskjed til Dag Karlsen om nøyaktig tidspunkt. Petter Kirkeby poengterte at man har satt av rundt 7-7.5 millioner kroner på opprusting av Lystlunden og Torvet dette er jo da en fin arena og være med i for å kunne komme med innspill til eventuelle andre områder som kanskje kan dra nytte av noe av dette også. 5. Veien videre for HVS Et generelt punkt for videre planarbeid for HVS. 5.1. Kommuneplan for Horten 2014 Nå som HVS er opptatt i referansegruppene er det da vedtatt at de personene som da representerer HVS ved de ulike arbeidsgruppene etter beste evne videreformidler informasjon, ikke bare om sin egen velforening, men også informasjon som andre kan hende kan ha nytte av tidlig. Dette vil da bidra til at informasjonsflyten vil bli bedre, og velforeningene får da en god mulighet til å komme med tidlig i prosessene. uttrykte et spørsmålstegn ved at vi da har en representant, og lurte på om arbeidsmengden kanskje kunne bli for stor men vi ble enige om at vi da forsøker nå og danner oss noen erfaringer før vi eventuelt ser på hva slags muligheter vi har. Fremdriftsplanen for 2014 til kommuneplanen bør da innføres på nettsiden vår, og oppdateres etter hvert som viktige datoer blir satt. Her er det viktig at de som sitter i referansegrupper, eventuelt om andre i styret får med seg noen viktige datoer at dette blir videreformidlet til Dag Karlsen slik at han kan få gjort oppdateringer på nettsiden. 5.2. Kompetanseheving Enighet om at man samler opp fagspørsmål etter hvert som de melder seg, og når det da begynner å bli noen spørsmål så kan man ta en vurdering av hva som kan være av interesse for flere velforeninger og innføre dette som et tema på en av fagkveldene. Det legges opp til at det skal da være 2 fagkvelder i året, en på våren og en på høsten. Første tema er allerede nevnt nedenfor under punkt 5.4 tilskuddsordninger. Representantene fra HVS i arbeidsgrupper kan her også fremlegge status på sine respektive grupper (areal-, samfunn-, eller drømmen om Horten). Side 3 av 6
Vår ref: Deres ref: - Dato: onsdag, 11. desember 2013 5.3. Etablere nye velforeninger I første omgang så tar og utarbeider et kommunekart basert på de «avgrensninger» som ble gjort etter forrige styremøte. Da kom det tilbakemelding fra de aller fleste velforeninger med en korreks på det forslaget om «avgrensning» som ble sendt ut. Ved å sammenfatte dette på et felleskart så vil vi da se hvor det eventuelt mangler dekning av en velforening. Her kan man da se om det er rom for å oppfordre personer til å starte en velforening, eller om eksisterende velforeninger kan ved å justere seg litt dekke opp de områdene som er. Målet bør da være at alle kommunens beboere på sikt vil kunne ha en velforening å kontakte. Når oversikten er ferdig, kan det da være at vi går ut i Gjengangeren med en oppfordring om at disse og disse områdene mangler velforeninger, og om noen ønsker å starte ta kontakt med oss. HVS vil da være en samarbeidspartner for de som da ønsker å starte en velforening. Vi kan da være behjelpelige med å hjelpe til med hva som må gjøres for å starte, hvordan bør man organisere det økonomiske, hvordan kan man tilegne seg informasjon ja vi skal være der for at alle som ønsker, kan kunne starte en velforening i kommunen, uten at de står alene. 5.4. Tilskuddsordninger trakk frem at tilskuddsordninger er noe som vi bør ha fokus på. Dette er det bred enighet om. Her er det mye «gratis penger» å hente; men lite kunnskap om hvordan dette kan gjennomføres. Det er da et forslag at ved neste fagkveld så er tilskudd det som bør være på planen. Nanne kom også med at i Tønsberg har de en tilskuddsportal som gjør det enklere for lag- og foreninger å søke. Hun tar derfor kontakt med Etnestad for å forhøre seg om muligheten for noe lignende her i Horten. sjekker også opp med Velsamarbeidet i Tønsberg om hvem som avholdt kurset om tilskuddsordninger der. Dette er da en gyllen mulighet for å få en god innføring i tilskudd om dette er mulig å gjennomføre. Dag Karlsen kjører en oppdatering av nettsiden med en liste på tilgjengelige tilskuddsordninger etter hvert som dette kommer på plass. 5.5. Samarbeidsavtale med kommunen sender ut samarbeidsavtalen som er benyttet andre steder for gjennomlesing. Det er enighet om at vi på nåværende tidspunkt ikke ser nødvendigheten av en slik avtale med kommunen, da en slik avtale gjerne forplikter noe som da kan legge en demper på den progresjonen vi nå har Side 4 av 6
Vår ref: Deres ref: - Dato: onsdag, 11. desember 2013 startet. Samarbeidsavtalen bør dog leses, og skrives, slik at vi har den klar om det vil være nødvendig og trekke samarbeidet over i formelle former. 5.6. Eventuelt Petter Kirkeby kom med forslag om at det bør utarbeides årsplaner for HVS. Han tok på seg å utarbeide et forslag til årsplan for 2014 og sender over forslaget til, og for gjennomgang før dette da blir distribuert ved ferdigstillelse. Her vil det da settes datoer for styremøter, årsmøte så vel som fagkvelder. Man prøver da så godt det lar seg gjøre, og sammenstille noe av dette slik at man får 6 møter i året. Fortrinnsvis annenhver måned. 6. Aktuelle saker fra velforeningene En rask gjennomgang av aktuelle saker fra velforeningene. Falkensten Velforening Har fått på plass busskur etter dialog med vegvesenet. Her har de da spilt på bekjentskaper og gått direkte mot ansvarshavende for strekningen. Noen dagers kommunikasjon, og dette ble godkjent. Dette viser at det nytter å «mase litt» så fremt man tar kontakt med korrekt instans og har gode argumenter. Strandparken Velforening Jobber med støyskjerming mot RV19. Dette var opprinnelig på plass fra utbygger, men ettersom årene har gått har dette sunket ned, og nå er det både støy- og støvproblemer. Både kommunen og vegvesenet fraskriver seg ansvaret, da de mener dette ligger hos utbygger. Utbygger derimot mener at de har levert i henhold til kontrakt; og saken er da låst. De har jobbet med noen alternativer; Selv å påkoste støyskjerming, antatt pris rundt 2 millioner. Dette blir for dyrt. Sette opp en hekk, antatt pris rundt 350.000,- men dårlig løsning og da en dårlig investering. Sende brev til vegvesenet og forsøke å senke hastigheten til 50 km/t etter tunnelåpningen. Vente til fergehavnen utvides, og forsøke å få støyskjerming inn som innspill der. poengterer her at utbyggerne ofte opererer med minimumsleveranser, og de har gjentatte ganger møtt veggen i samtale med utbygger. Samtidig så skal de nå overta fellesområdene, disse er da også i dårlig forfatning men heller ikke her ønsker utbyggeren å gi noe. Han trekker også frem viktigheten av å være på ballen i utbyggingssaker. Det skal nå bygges ut i deres område, men utbyggeren gir de minimalt med informasjon, og trenerer kommunikasjonen. Hadde de ikke selv stått på, hadde de fort havnet i bakevjen. Utbyggere jobber raskt, med korte tidsfrister og her er det stor fordel å kunne dra inn vennskap med politikere for å stå sterkere. Side 5 av 6
Vår ref: Deres ref: - Dato: onsdag, 11. desember 2013 Politikerne må også følges opp; de hadde et kommunalt vedtak på at man skulle utbedre trafikksikkerheten ved et overgangsfelt hvor syklende ofte hadde møteulykker med biler. Dette var da klart, men ansvarlig person i kommunen sluttet og startet i det private. Den som da tok over fulgte ikke opp saken før Strandparken selv tok kontakt med påtrykk om å få startet på utbedringen. Borre Vel informerte om at arbeidene ute på Borre rundt trafikksikkerhet snart er i mål; i hovedsak gjenstår det nå noe mindre arbeider; noen skilt; samt belysning og gjerder. De er allerede over tidsestimatet de selv la frem, men man antar at de er ferdig innen januar er ferdig. Det ble også gitt et kort referat fra folkemøtet om folkeavstemming hvor det da ble flertall for å utsette en folkeavstemming til det forelå mer informasjon. Borre Vel var godt fornøyd med dette da vi føler at om det ikke foreligger informasjon og klart faktagrunnlag så ville man stemt med følelser fremfor hodet. Avslutningsvis ble det gitt et kort referat fra møtet i Knutepunkt Horten Vest hvor det da ble lagt frem at man skulle ha et fokus fremover på å få frem dokumenterbare argumenter på de ulike traséene. Borre Vel har da valgt å ta standpunkt for alternativet «Skoppum Vest», og følgelig er da Knutepunkt Horten Vest en viktig arbeidsgruppe for vår del å ta del i. Granly Velforening Ingen saker å melde. Åsgårdstrand Velforening Ingen saker å melde. onsdag, 11. desember 2013 Side 6 av 6