Organisering og standardisering innenfor bilagslønn og opplegg for gjennomføring og oppfølging Vedtak Jmf. notat for gjennomføringsplan for Universitetsstyrets vedtak den 23.10.12 skal effektene av de vedtatte tiltakene konkretiseres ut fra hvordan de vil slå ut i: Konkrete kostnadskutt Forbedret kvalitet Forbedret administrativ støtte til forsknings- og utdanningsrettet virksomhet Beskrivelse av forbedrede arbeidsprosesser Beskrivelse av forenklede beslutningsprosesser Felles standarder og rutiner Gevinstrealisering og måling av effekter av tiltak gjennomført som del av IHR skal fremlegges for Universitetsstyret i løpet av vårsemesteret. IHRsekretariatet tar sikte på å samordne innspill fra gjennomføringsprosjektene med beskrivelser og estimater i denne sammenheng. Universitetsdirektør/ Estimering av forventede effekter og gevinster av vedtatte tiltak. Beskrivelse av oppnådde gevinster og målte av effekter av gjennomførte tiltak. stillelse 15.2.13 Ferdig 15.2.13 Må også beskrives underveis og i etterkant av prosjektets sluttføring.
Vedtak 1 - fase 1 1. Det gjennomføres standardisering av arbeidsprosesser, roller og ansvar slik det er foreslått i rapporten «Forslag til standardiseringstiltak og systemstøtte for å oppnå kvalitetsforbedring og ressurseffektivisering innenfor bilagslønn». For fase 1 innebærer dette: standardisere de overordnede arbeidsprosessene Utvikle, pilotere og innføre ny retningslinje for juridisk skille mellom eksterne arbeids- /oppdragstagere. stillelse 28.2 Informere alle fagnettverk Utvikle, pilotere og innføre felles maler. 28.2 Samkjøres med AURA Korrektiv e tiltak ved Utvikle, pilotere og innføre felles rutiner. 28.2 Utvikle, pilotere og innføre felles rutiner for shåndtering. Få på plass en foreløpig forvaltningsorganisasjon. 28.2 Foreløpig anbefalt rutine ut på nett. 28.2 Forvaltning internt i OPA. 2
Vedtak 1- fase 2 1. Det gjennomføres standardisering av arbeidsprosesser, roller og ansvar slik det er foreslått i rapporten «Forslag til standardiseringstiltak og systemstøtte for å oppnå kvalitetsforbedring og ressurseffektivisering innenfor bilagslønn». For fase 2 innebærer dette: utarbeide overordnede beskrivelser av roller og ansvar innenfor området innføring av delegert ansvar for saksbehandlere for bilagslønn, herunder etablering av faglige nettverk utvide dagens forvaltningsorganisasjon for fastlønn til også å omfatte bilagslønn utrede konsekvensene av å gi begrenset BDM til utvalgte saksbehandlere for bilagslønn gjennomføre kompetansehevende tiltak og økonomidirektør Utarbeide overordnede beskrivelser av roller og ansvar innenfor området. Innføre nye modeller for rolle- og ansvarsfordeling innenfor området. Utrede konsekvensene av å gi begrenset BDM til utvalgte saksbehandlere for bilagslønn. Utrede overføring av attestasjon fra økonomikonsulentene til andre saksbehandlerne. Vedtas av: Universitetsdirektør Innføre delegert ansvar for saksbehandlere av bilagslønn stillelse. 30.09 og økonomidirektør Rollebeskrivelse baseres på høringsnotat og videre arbeid i pilotgruppene Innføres på pilotenhetene ØPA/OPAsamarbeid basert på tidligere utredninger ØPA/OPAsamarbeid basert på tidligere utredninger Anbefaling til enheter på nye nettsider utført. Praktisk gjennomføring først ved pilotering og desentral datafangst Korrektiv e tiltak ved Innføring på pilotenheter i pilotering en 50 % 0 % 20 % 3
Vedtak 1- fase 2 Utarbeide og innføre nye retningslinjer for delegering av BDM til utvalgte operative ledere. Etablere faglige nettverk Arbeidet må synkroniseres mot arbeidet med nettverk i SA5. Utvide dagens forvaltningsorganisasjon for fastlønn til også å omfatte bilagslønn. stillelse 30.09 Gjennomføre kompetansehevende tiltak. 31.08 Få på plass en foreløpig forvaltningsorganisasjon. og økonomidirektør ØPA/OPAsamarbeid basert på tidligere utredninger Prosjektet er invitert til å delta i eksisterende faglige nettverk 31.08 Først når desentralt datafangst innføres Gjennomgang av nettsider på alle enheter Pilotgrupper skal delta i personalkonsulentnettverk Korrektiv e tiltak ved Avventer SA5. Introduse res under pilotering en Oppgrade ring av nettsider 0 % 45 % 5 % 4
Vedtak 1 - fase 3 1. Det gjennomføres standardisering av arbeidsprosesser, roller og ansvar slik det er foreslått i rapporten «Forslag til standardiseringstiltak og systemstøtte for å oppnå kvalitetsforbedring og ressurseffektivisering innenfor bilagslønn». For fase 3 innebærer dette: og økonomidirektør, USIT Innføre en ny rolle, bilagslønnskonsulent som skal ha delegert ansvar for kontraktsinngåelse og attestasjon av utbetalinger. Utarbeide og innføre nye retningslinjer for delegering av BDM til utvalgte operative ledere for forskningsprosjekter og administrative prosjekter. Utvikling, pilotering og testing av nytt desentralt system stillelse 31.08 Pilotgrupper starter arbeidet ifm piloteringen 31.08 ØPA/OPAsamarbeid under arbeid 31.8.13 Oppsta rt piloteri ng 7.10.13 Utviklingen er godt i gang. Prosjektet har fokusert mye på dette arbeidet i april/mai. Utrulling av desentralt system 31.12 Plan for utrulling lages ved pilotering. Gjennomgang av hvordan Organisasjonsmodul i SAP er lagt opp Teknisk løsning er på plass. Presentasjon til enhetene med konsekvense r for valg er 0 % 40 % 60 % 5
Vedtak 1 - fase 3 stillelse klar. Få på plass en fullverdig forvaltningsorganisasjon. 31.12 0 % 6
Øvrige vedtak 2. Det innføres systemstøtte for å oppnå: at grunndata behandles bare en gang tilretteleggelse for elektronisk saksflyt enklere tildeling og oppfølging av BDM / Strategisk koordineringsgruppe Innføringen følger veikartet for administrative IT-systemer. stillelse Utviklin g, test, og piloteri ng innen 31.8. 7.10 Utrullin g 31.3.14 Utvikling er startet. 15 % 3. Som et ledd i oppfølgingen av styrevedtaket skal effektene av tiltakene beregnes. Effektene måles i kroner og kvalitet. / Strategisk koordineringsgruppe / Økonomidirektør Utarbeide forslag til mandat for lokal datafangst. Enklere tildeling og oppfølging av BDM utarbeides sammen med ØPA. 31.08 ØPA/OPAsamarbeid. Vil benytte nytt system til å fange opp nye BDMsøknader. Effektberegning utføres. Nullpunkt beskrevet i februar. 7
Øvrige vedtak 4. Universitetsdirektøren gjennomfører vedtakene og rapporterer til universitetsstyret om fremdriften. stillelse Universitetsdirektør Tidsplan utarbeides. 8