Styremøte Innkalling med sakspapirer kl. 10.30 18.00 Sted: Scandic Bergen Airport
Styrets medlemmer i Sykehusapotek Nord HF Observatør fra brukerutvalget i Sykehusapotek Nord HF Deres ref.: Vår ref.: 2015/123 Dato: 15. september 2015 Innkalling til styremøte i Sykehusapotek Nord HF I henhold til tidligere avtalt møteplan og i samråd med styreleder, innkalles med dette til styremøte i Sykehusapotek Nord HF onsdag kl. 10.30 18.00. Møtet avholdes på Scandic Bergen Airport. Styremøtet vil ved behov bli lukket for offentligheten for behandling av saker og/eller orienteringer som er unntatt offentlighet. Saksdokumenter er vedlagt. Eventuelle forfall meldes Sykehusapotek Nord HF på telefon 77 62 62 56 eller på e-post til foretak@sykehusapotek-nord.no. Med vennlig hilsen Anne Helen Hansen styreleder Espen Mælen Hauge direktør Postadresse: Telefon: 77 62 62 56 Saksbehandler: Sykehusapotek Nord HF Postboks 6147, Langnes Telefaks: Internett: 77 62 66 69 www.sykehusapotek-nord.no Helge K. Kjerulf Pettersen Telefon: 77 66 96 26 9291 TROMSØ E-post: Org.nummer: foretak@sykehusapotek-nord.no MVA 983 974 937 NO Saksbehandlers e-post: Helge.K.Pettersen@sykehusapotek-nord.no
Godkjenning av innkalling og saksliste Styresak nr: 32 2015 Møtedato: Saksbehandler: Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen I samråd med styreleder er følgende saksliste satt opp til styremøtet : Sak 32-2015 Godkjenning av innkalling og saksliste Side 1 Sak 33-2015 Godkjenning av protokoll fra styremøte 4. juni 2015 Side 2 Sak 34-2015 Oppfølginger av anbefalinger gitt i internrevisjonsrapport Side 9 2/2015 fra Helse Nord Sak 35-2015 Virksomhetsrapport per august 2015 Side 34 Sak 36-2015 Rapport til Helse Nord 2. tertial 2015 Side 63 Sak 37-2015 Ledelsens gjennomgang, inkludert gjennomgang OD 2015 Side 71 halvårsstatus Sak 38-2015 Tema 2015: Forbedring og utvikling; styret og ledergruppa Side 93 møter adm.dir. og styreleder for Sjukehusapoteka Vest HF Sak 39-2015 Utkast til ny strategi, herunder utvikling av farmasøytiske Side 95 tjenester Sak 40-2015 Ny forsknings- og utviklingsstrategi Side 114 Sak 41-2015 Møteplan 2016 Side 119 Sak 42-2015 Evaluering av direktør inkl. lønnsjustering. Saken behandles unntatt offentlighet, jf. Offl 23, 1. ledd. Side 120 Sak 43-2015 Saker til informasjon Side 123 1. Oppfølgingsrevisjon miljø 2. Lagerautomatprosjektet 3. Legemidler utgått på dato 4. Plan for kompetanseutvikling 5. Nye apoteklokaler i Bodø Sak 44-2015 Eventuelt Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF godkjenner innkalling og saksliste for styremøte den 4. juni 2015. Espen Mælen Hauge direktør 1
Godkjenning av protokoll fra styremøte 4. juni 2015 Styresak nr.: 33 2015 Møtedato: Saksbehandler: Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF godkjenner protokoll fra styremøtet 4. juni 2015. Espen Mælen Hauge Direktør 2
Protokoll Møtetype: Styremøte i Sykehusapotek Nord Tidspunkt: 04. juni 2015 kl. 8.00-14.00 Møtested: Tilstede: Forfall: Helse Nord i Bodø Anne Helen Hansen, styreleder Jan Norum, styrets nestleder Kristin Larssen, styremedlem Svein Iversen, styremedlem Sissi Lundblad, styremedlem Margit Steinholt, styremedlem Bjørg Helene Jenssen, styremedlem Observatør: Martin Moe, leder av brukerutvalget Fra administrasjonen: Espen Mælen Hauge, direktør Helge K. Kjerulf Pettersen, økonomisjef Sak 20/15 Godkjenning av innkalling og saksliste Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord godkjenner innkalling og saksliste for styremøte den 4. juni 2015. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord godkjenner innkalling og saksliste for styremøte den 4. juni 2015. 3
Sak 21/15 Godkjenning av protokoll fra styremøte 19. mars 2015 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord godkjenner møteprotokollen fra styremøtet 19. mars 2015. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord godkjenner møteprotokollen fra styremøtet 19. mars 2015. Sak 22/15 Temaområde 2015: Forbedring og utvikling God håndtering av uønskede hendelser og kritiske feil Direktørens innstilling til vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF gjennomførte diskusjoner om god håndtering av alvorlige uønskede hendelser og kritiske feil i helsetjenesten. Styreleder fremmet følgende tillegg til direktørens innstilling: 2. Styret ber om i neste styremøte å få framlagt forslag til overordnet plan for håndtering av alvorlige uønskede hendelser og kritiske feil i Sykehusapotek Nord HF. 3. Styret ber om at temaet god håndtering av alvorlige uønskede hendelser og kritiske feil på nytt spilles inn som tema til styreseminar i Helse Nord. Direktørens innstilling og styreleders tillegg ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF gjennomførte diskusjoner om god håndtering av alvorlige uønskede hendelser og kritiske feil i helsetjenesten. 2. Styret ber om i neste styremøte å få framlagt forslag til overordnet plan for håndtering av alvorlige uønskede hendelser og kritiske feil i Sykehusapotek Nord HF. 3. Styret ber om at temaet god håndtering av alvorlige uønskede hendelser og kritiske feil på nytt spilles inn som tema til styreseminar i Helse Nord. 4
Sak 23/15 Utkast til strategi for Sykehusapotek Nord Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF har diskutert utkast til ny strategi og er fornøyd med den strategiske retningen Sykehusapotek Nord går. Med de innspill som fremkom under møtet bes direktøren legge frem et endelig forslag til ny strategi til neste styremøte. Styreleder fremmet følgende forslag til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF har diskutert utkast til ny strategi og er fornøyd med den strategiske hovedretningen. Med de innspill som fremkom under møtet bes direktøren legge frem et nytt forslag til strategi til neste styremøte. Styreleders forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF har diskutert utkast til ny strategi og er fornøyd med den strategiske hovedretningen. Med de innspill som fremkom under møtet bes direktøren legge frem et nytt forslag til strategi til neste styremøte. Sak 24/15 Virksomhetsrapport per april 2015 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar virksomhetsrapporten til orientering. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar virksomhetsrapporten til orientering. Sak 25/15 Rapport 1. tertial 2015 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar vedlagte rapport som styrets rapport til Helse Nord RHF for 1. tertial 2015. 5
Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar vedlagte rapport som styrets rapport til Helse Nord RHF for 1. tertial 2015. Sak 26/15 Avviksrapportering i Sykehusapotek Nord 2014 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord ber om at arbeidet med å skape en god meldekultur i foretaket fortsetter, og at avvikene benyttes til videre kvalitetsarbeid. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord ber om at arbeidet med å skape en god meldekultur i foretaket fortsetter, og at avvikene benyttes til videre kvalitetsarbeid. Sak 27/15 Risikostyring overordnede mål 2015 Direktørens innstilling til vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord tar informasjonen om de overordnede målene som legges til grunn for risikostyringen i Helse Nord i 2015 til orientering. 2. Styret er fornøyd med tilpasningene av de overordnede mål til Sykehusapotek Nords virksomhet og ber adm. direktør om å iverksette nødvendige tiltak for å nå målene som er satt for risikostyringen i Helse Nord i 2015. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord tar informasjonen om de overordnede målene som legges til grunn for risikostyringen i Helse Nord i 2015 til orientering. 6
2. Styret er fornøyd med tilpasningene av de overordnede mål til Sykehusapotek Nords virksomhet og ber adm. direktør om å iverksette nødvendige tiltak for å nå målene som er satt for risikostyringen i Helse Nord i 2015. Sak 28/15 Status informasjonssikkerhet i Sykehusapotek Nord Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord tar status om informasjonssikkerhetsarbeidet til orientering. Styret ber direktøren foreta nødvendig risikovurdering og implementering av styringssystem for informasjonssikkerhet og legge frem en oppdatert status i styremøtet 3. desember 2015. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord tar status om informasjonssikkerhetsarbeidet til orientering. Styret ber direktøren foreta nødvendig risikovurdering og implementering av styringssystem for informasjonssikkerhet og legge frem en oppdatert status i styremøtet 3. desember 2015. Sak 29/15 Organisasjonsplan og samarbeidsavtale for innkjøp i Helse Nord Direktørens innstilling til vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord vedtar vedlagt organisasjonsplan som retningsgivende for anskaffelsesvirksomheten i foretaket. 2. Styret for Sykehusapotek Nord vedtar vedlagt samarbeidsavtale som styrende for foretakets samarbeid med det regionale helseforetaket samt de øvrige helseforetakene i regionen. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord vedtar vedlagt organisasjonsplan som retningsgivende for anskaffelsesvirksomheten i foretaket. 2. Styret for Sykehusapotek Nord vedtar vedlagt samarbeidsavtale som styrende for foretakets samarbeid med det regionale helseforetaket samt de øvrige helseforetakene i regionen. 7
Sak 30/15 Informasjonssaker Ved direktør: Driftsmodell radiofarmaka PET-senteret Kompetanseplan for Sykehusapotek Nord Nasjonal innkjøpsorganisasjon Tariffoppgjør 2015 Status ESA-saken Lederutvikling i Sykehusapotek Nord Utkast til referat fra brukerutvalgsmøte 18. mars 2015 Legemiddelverkets tilsyn ved Sykehusapoteket i Bodø er avsluttet Ved leder for brukerutvalget: Nytt fra brukerutvalget Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF tar informasjonssakene til orientering. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Sak 31/15 Eventuelt Saker til neste styremøte: Tilvirkning i sykehus og konsekvenser for Sykehusapotek Nord Møteplan 2016 Håndtering av legemidler som går ut på dato For øvrig i henhold til møtereferat og årshjul Evaluering av møtet. 8
Oppfølging av anbefalinger gitt i internrevisjonsrapport 02/2015 fra Helse Nord Styresak nr.: 34 2015 Møtedato: Saksbehandler: økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen Vedlegg: 1. Internrevisjonsrapport 02/2015: Refusjon fra NAV for Sykehusapotek Nords løpende ytelser ved arbeidstakers fravær 2. PR39110 Refusjonsberettiget fravær Internrevisjonen i Helse Nord har gjennomført en revisjon i foretakene i Helse Nord med følgende formål: «Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Sykehusapotek Nord mottar den refusjon der er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær.» Internrevisjonens konklusjon er som følger: «Internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll ved Sykehusapotek Nord knyttet til refusjon fra NAV har svakheter som bør forbedres, men at det samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at foretaket mottar den refusjon de er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær.» Internrevisjonen kommer med følgende anbefalinger: Gjennomgang av ansvars- og oppgavefordeling Utarbeidelse av målsettinger Gjennomføring av risikovurderinger Lederopplæring Retningslinjer for avstemming og avskriving Kartlegging av årsaker til differanser mellom krav og mottatt refusjon I denne saken blir det redegjort for hvordan anbefalingene i rapporten blir fulgt opp i foretaket. Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar plan for å følge opp anbefalingene fra internrevisjonen slik det er redegjort for i denne saken. Espen Mælen Hauge direktør Saksfremlegg 9
Sykehusapotek har valgt å følge opp anbefalingene på følgende måte: Utarbeide målsettinger knyttet til refusjonsberettiget fravær Målsetting er spesifisert i vedlagte prosedyre for refusjonsberettiget fravær. Det fastslås her at refusjonsberettiget fravær skal håndteres på en slik måte at Sykehusapotek Nord mottar korrekt refusjon. Benytte dokumenterte risikovurderinger for å avdekke og håndtere risikoer for manglende måloppnåelse relatert til refusjonsberettiget fravær Sykehusapotek Nord anser det ikke som nødvendig å gjennomføre egne risikovurderinger for dette da det i henhold til internrevisjonen «samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at foretaket mottar den refusjon de er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær». Prosessen er oversiktlig, og tiltakene som iverksettes som følge av internrevisjonens rapport vil gjøre at risikoen for at korrekt refusjon ikke mottas reduseres ytterligere. Dette utelukker ikke at risikovurderinger kan gjennomføres senere. Gjennomgå å formalisere intern ansvars- og oppgavefordeling relatert til fraværsregistrering og refusjon Det er utarbeidet en egen prosedyre som regulerer dette. Det spesifiseres her hvem som har ansvar for de ulike stegene i prosessen. Ta i bruk Helse Nords personalhåndbok (Compendia) og inkludere foretaksspesifikke retningslinjer og rutiner i denne Sykehusapotek Nord arbeider nå med å implementere Compendia, og arbeidet med dette har startet. Lenke til Compendia er gjort tilgjengelig på intranett og arbeidet med å tilpasse innholdet på de områdene Sykehusapotek Nord har egne rutiner, reglementer og overenskomster er satt i gang. Sørge for at alle ledere med personalansvar har den kjennskap til regelverk og rutiner som kreves for å etterspørre/påse at aktuelle rettigheter benyttes og at fravær registreres riktig Dette løses ved ledere informeres om sitt ansvar gjennom å gjøres kjent med den utarbeidede prosedyren. Leders overordnede skal påse at lederen har tilstrekkelig kjennskap til regelverket. Ved behov vil kontorpersonale og foretaksadministrasjonen bistå med opplæring i it-systemer og regelverk. 10
Utarbeide retningslinjer for oppfølging av differanser mellom innsendte krav og mottatt refusjoner, purring av utestående krav og avskrivning av krav i PAGA. Retningslinjene bør omfatte tidsfrister, beløpsgrenser og bestemmelser om årsaksvurdering av differanser Slike retningslinjer bør utarbeides av HR-sykelønn da det er de som skal forholde seg til disse. Sykehusapotek Nords oppfølging av dette reguleres av vedlagte prosedyre, der det presiseres at økonomisjef skal følge opp at HR-sykelønn krever inn utestående krav. HR-sykelønn melder at de purrer månedlig på utestående beløp, samt at det er planer om å utarbeide prosedyre for dette, men at det er usikkert når dette kan gjøres. En slik prosedyre vil være felles for UNN og Sykehusapotek Nord, da HR-sykelønn er felles for UNN og Sykehusapotek Nord. Kartlegge årsakene til differanser mellom innsendte krav og mottatt refusjoner og vurdere iverksetting av tiltak for å redusere disse I følge HR-sykelønn er årsaken til differansene som regel feilføringer i GAT når det gjelder prosentandelen på sykemeldingen. I vedlagte prosedyre poengteres det at registreringen i GAT skal gjøres korrekt, dette innbefatter også å registrere korrekt fraværsprosent. 11
Internrevisjonsrapport 02/2015 Refusjon fra NAV for Sykehusapotek Nords løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Internrevisjonen i Helse Nord RHF, 07.04.2015 12
Innholdsfortegnelse Sammendrag... 3 1 Innledning... 4 2 Formål og omfang... 4 2.1 Formål med revisjonen... 5 2.2 Regelverk... 5 2.3 Omfang og avgrensninger... 5 2.4 Fokusområder og revisjonskriterier... 6 3 Metoder... 6 4 Observasjoner og vurderinger... 7 4.1 Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering... 7 4.1.1 Kriterier... 7 4.1.2 Observasjoner... 8 4.1.3 Internrevisjonens vurderinger... 8 4.2 Registrering og godkjenning av fravær... 8 4.2.1 Kriterier... 8 4.2.2 Observasjoner... 9 4.2.3 Internrevisjonens vurderinger... 11 4.3 Vurdering, beregning og krav om refusjon... 12 4.3.1 Kriterier... 12 4.3.2 Observasjoner... 12 4.3.3 Internrevisjonens vurderinger... 13 4.4 Mottak og registrering av refusjon... 14 4.4.1 Kriterier... 14 4.4.2 Observasjoner... 14 4.4.3 Internrevisjonens vurderinger... 15 4.5 Kontroll og oppfølging... 16 4.5.1 Kriterier... 16 4.5.2 Observasjoner... 16 4.5.3 Internrevisjonens vurderinger... 17 5 Konklusjon og anbefalinger... 17 5.1 Konklusjon... 17 5.2 Anbefalinger... 17 Vedlegg 1 Dokumentoversikt Vedlegg 2 - Oversikt over fraværskoderegister GAT-SANO og PAGA, samt beskrivelse av interne rutiner 2 av 18 13
Sammendrag Denne rapporten er utarbeidet etter internrevisjon i Sykehusapotek Nord i perioden oktober 2014 - mars 2015. Formål med revisjonen Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Sykehusapotek Nord mottar den refusjon de er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Omfang og avgrensninger Revisjonen omfatter saksgangen fra retten til refusjon oppstår, til refusjonen er mottatt og registrert i foretakets regnskap, og gjelder refusjon fra NAV for arbeidsgivers løpende utbetaling av sykepenger, svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger. Feriepenger for ytelsene omfattes, men ikke håndteringen av arbeidsgiveravgiften. Metoder Det er gjennomført dokumentgjennomgang, intervju og ulike stikkprøver/tester. Konklusjon Internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll ved Sykehusapotek Nord knyttet til refusjon fra NAV har svakheter som bør forbedres, men at det samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at foretaket mottar den refusjon de er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Anbefalinger Internrevisjonen anbefaler at Sykehusapotek Nord iverksetter sju tiltak for å bedre internkontrollen relatert til refusjonsberettiget fravær. Dette gjelder blant annet gjennomgang av ansvars- og oppgavefordeling, utarbeidelse av målsettinger, gjennomføring av risikovurderinger, lederopplæring, retningslinjer for avstemming og avskriving og kartlegging av årsaker til differanser mellom krav og mottatt refusjon. 3 av 18 14
1 Innledning Denne rapporten er utarbeidet etter internrevisjon i Sykehusapotek Nord (SANO) i perioden oktober 2014 mars 2015, utført av internrevisorene Hege Knoph Antonsen og Bjørn Ole Kristiansen. Revisjonssjef Tor Solbjørg har hatt det overordnede ansvaret. Oppdraget inngår i vedtatt revisjonsplan for 2014/2015, og gjennomføres i alle foretakene i Helse Nord. Internrevisjonen har omfattet følgende aktiviteter: Melding om internrevisjon sendt 03.10.2014 Dokumentgjennomgang Intervjuer gjennomført ved HR-senteret og Økonomi- og analysesenteret i Universitetssykehuset Nord-Norge (UNN) 11.-12.11.2014 Intervjuer gjennomført ved Sykehusapotek Nord i Tromsø og per telefon 13.11.2014 Foreløpig oppsummeringsmøte 13.11.2014 Tester basert på tilsendt dokumentasjon utført januar-februar 2015 Oppfølging av uavklarte spørsmål gjennom telefonsamtaler Utkast til rapport oversendt 06.03.2015 til uttalelse og kvalitetssikring av fakta, tilbakemelding mottatt 27.03.2015 1.1 Regional samordning Compendia Personalhåndbok ble tatt i bruk i Helse Nord høsten 2012. Her skal den ansatte finne informasjon om retningslinjer, rettigheter og plikter knyttet til arbeidsforholdet. Personalhåndboka skal utvikles og vedlikeholdes med både regionalt og lokalt innhold. I tillegg til Personalhåndboka, benyttes også Docmap til styring og distribusjon av regionale og lokale dokumenter via intranett. Foretakene i Helse Nord håndterer refusjoner ved hjelp av følgende datasystemer: GAT: fraværsregistrering og håndtering (separat installasjon i hvert HF, HNIKT og RHF) Personalportalen (PP): personalsystem (felles nettløsning for HN) PAGA: lønnssystem (felles nettløsning for HN) Agresso: økonomi- og regnskapssystem (felles for HN) Helse Nord RHF er systemeier for disse systemene, og den enkelte HF-direktør er lokal systemeier. Det er etablert regionale forvaltningsfora både for Personalhåndboka, GAT og PAGA/PP, med representanter fra alle HF-ene. I tillegg er det ved UNN etablert en Regional systemenhet for lønns- og personalsystemet (Systemenheten), basert på avtale med Helse Nord RHF. Systemenhetens oppgaver er definert i avtalen, og disse omfatter blant annet ansvar for forvaltning av regionale kodeverk, registre og prosedyrer/veiledninger i systemet, å se til at regionale standarder følges, samt å være pådriver for videreutvikling av løsningene. 4 av 18 15
2 Formål og omfang 2.1 Formål med revisjonen Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Sykehusapotek Nord mottar den refusjon de er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. 2.2 Regelverk Følgende regelverk er særlig aktuelt i denne revisjonen: Lov om folketrygd (folketrygdloven), kapittel 8, 9, 14 og 22. I tillegg er det gitt relevante føringer i følgende dokumenter: NAVs rundskrivsamling vedrørende folketrygdloven Hovedtariffavtalen Helse Nords Personalhåndbok, Compendia Helse Nords Økonomihåndbok, RL2270 www.nav.no rutinebeskrivelser og krav til dokumentasjon/prosess 2.3 Omfang og avgrensninger Revisjonen omfatter refusjon fra NAV for arbeidsgivers utbetaling av følgende løpende ytelser: Sykepenger: Kompensasjon for bortfall av arbeidsinntekt ved arbeidsuførhet som skyldes sykdom eller skade (ftrl. 8-1). Svangerskapspenger: En arbeidstaker har rett til svangerskapspenger dersom hun etter bestemmelser i lov eller forskrift blir pålagt å slutte i sitt arbeid fordi hun er gravid, og det ikke er mulig å omplassere henne til annet høvelig arbeid (ftrl. 14-4). Foreldrepenger: Kan ytes til barnets mor og far ved fødsel og ved adopsjon av barn under 15 år (ftrl. 14-5). Omsorgspenger: Til en arbeidstaker som har omsorg for barn, kan det ytes omsorgspenger dersom han eller hun er borte fra arbeidet når barn eller barnepasser er syk (ftrl. 9-5). Pleiepenger: Det kan ytes pleiepenger til arbeidstakere med omsorg for barn som trenger kontinuerlig pleie og tilsyn, for eksempel ved i innleggelse i helseinstitusjon, ved funksjonshemning eller ved alvorlig sykdom, samt til arbeidstakere som i hjemmet pleier en nærstående i livets sluttfase (ftrl. 9-10 9-12). Opplæringspenger: Ytelsen kan gis når ansatte med omsorg for barn med funksjonshemning eller langvarig sykdom deltar på opplæring som er nødvendig for omsorgen (ftrl. 9-13). Revisjonen omfatter saksgangen fra retten til refusjon oppstår, til refusjonen er mottatt og registrert i foretakets regnskap. UNN ivaretar deler av saksgangen, på vegne av Sykehusapotek Nord. Dette gjelder vurdering, beregning og krav om refusjon, mottak og 5 av 18 16
registrering av refusjon, samt regnskapsføring. Revisjonshandlinger som gjelder Sykehusapotek Nord, gjennomføres derfor også ved UNN. Feriepenger for ytelsene/refusjonene omfattes, men ikke håndteringen av arbeidsgiveravgiften. Enkeltytelser som tilretteleggings-/lønnstilskudd, stønad til reise osv. omfattes ikke av revisjonen. 2.4 Fokusområder og revisjonskriterier Med utgangspunkt i formålet har revisjonen vært konsentrert om følgende fokusområder: 1. Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering 2. Registrering og godkjenning av fravær 3. Vurdering, beregning og krav om refusjon 4. Mottak og registrering av refusjon 5. Kontroll og oppfølging For hvert fokusområde har internrevisjonen utledet konkrete kriterier fra folketrygdloven og andre føringer, jf. kap. 2.2 foran. COSO 1 s rammeverk for intern kontroll er også benyttet som grunnlag for kriteriene. Kriteriene er krav og forventninger som revisjonens observasjoner sammenlignes med, og disse er gjengitt i kapittel 4. 3 Metoder Følgende metoder er benyttet i revisjonsoppdraget: Dokumentgjennomgang Dokumenter tilsendt fra foretaket og innhentet via websidene er gjennomgått og vurdert opp mot revisjonskriteriene, og benyttet i forberedelser til intervju. Se Vedlegg 1 - Dokumentoversikt. Intervju Det er gjennomført intervju med fem ledere og medarbeidere ved Sykehusapotek Nord i Tromsø og Harstad. I tillegg er det gjennomført intervjuer ved HR-senteret og Økonomiog analysesenteret i UNN. Stikkprøver/tester Vi har foretatt følgende tester: 1 COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission): Internkontroll, et integrert rammeverk, 2013. 6 av 18 17
Test 1: Tilgjengelige fraværskoder i GAT og PAGA Kontrollgrunnlag: Fraværskoderegister i GAT-SANO og regional PAGA. Inngår relevante fraværskoder for alle ytelsene i GAT, og har tilgjengelige koder samme navn i PAGA? Test 2: Identifisering av refusjonsberettigede fravær Kontrollgrunnlag: Systemdokumentasjon for regional PAGA. Inngår alle relevante fraværskoder i PAGAs varslingsfunksjon for refusjonsberettigede fravær? Test 3: Fritak fra arbeidsgiverperiode Kontrollgrunnlag: Ansatte med fritaksvedtak. For noen tilfeldig valgte ansatte med gyldig vedtak om fritak for arbeidsgiverperiode i 2014 sjekkes om det er sendt refusjonskrav for alle fraværsdagene i utvalgte fraværsperioder. Test 4: Omfang av løpende inntektsjustering i PAGA, relatert til opprinnelige krav Kontrollgrunnlag: To rapporter fra PAGA, Refusjonskrav og Refusjonskorrigeringer, for perioden 01.01.2014 31.12.2014. a) Hvor stort beløp er avskrevet som inntektsreduksjon via PAGA, og hvilken andel utgjør dette av sum opprinnelige krav? b) Hvor stort beløp er ført som netto inntektsjustering (reduksjoner minus tillegg) via PAGA, og hvilken andel utgjør dette av sum opprinnelige krav? Test 5: Omfang av tapsføring i regnskap Kontrollgrunnlag: Regnskap 2012, 2013 og 2014. Hvor store refusjonskrav er ført som konstaterte tap på fordringer for hvert av årene 2012 2014? 4 Observasjoner og vurderinger Hvert delkapittel/fokusområde nedenfor innledes med en beskrivelse av hvilke forventninger internrevisjonen har lagt til grunn (kriterier). Deretter presenteres internrevisjonens observasjoner og vurderinger relatert til kriteriene. 4.1 Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering 4.1.1 Kriterier Arbeidsoppgavene er klart fordelt på funksjoner. Risikovurderinger benyttes systematisk for å avdekke og håndtere risikoer knyttet til refusjonsprosessen. 7 av 18 18
4.1.2 Observasjoner Oppgaver som inngår i revisjonsprosessen ivaretas blant annet av alle ledere med personalansvar, kontormedarbeidere ved sykehusapoteket, og ansatte ved HR-senteret og Økonomi- og analysesenteret i UNN. Ansvars- og oppgavefordelingen er ikke dokumentert. Intern organisering og oppgavefordeling i UNN er beskrevet i Internrevisjonsrapport 01/2015, Refusjon fra NAV for Universitetssykehuset Nord-Norges løpende ytelser ved arbeidstakers fravær, og omtales ikke her. Det framkom gjennom intervjuer at det er uklarheter i hvordan ansvar er delegert og arbeidsoppgaver er fordelt mellom stabsfunksjoner og linjeledere, eksempelvis for informasjon og opplæring til ledere om bruk av datasystemer og aktuelt regelverk. Det ble også gitt uttrykk for at slik opplæring i liten grad har vært gitt. Intervjuene viste også at det var uklarheter i oppgavefordelingen mellom ledere og kontorpersonell angående håndtering av fraværsmeldinger. Det er ikke definert klare målsettinger for refusjonsprosessen, og det er heller ikke gjennomført dokumenterte risikovurderinger som et ledd i å sikre at foretaket når målene. 4.1.3 Internrevisjonens vurderinger Internrevisjonen oppfatter de avdekkede uklarheter i ansvars- og oppgavefordeling som en risikofaktor som kan ha negativ effekt på måloppnåelsen. Å definere målsettinger i tilknytning til refusjonsberettiget fravær, samt systematisk bruke dokumenterte risikovurderinger, ville etter internrevisjonens vurdering bidra til et mer helhetlig grunnlag for beslutninger om forbedringstiltak og oppfølging av prosessen. Det vises til anbefaling 1, 2 og 3 i kapittel 5.2. 4.2 Registrering og godkjenning av fravær 4.2.1 Kriterier Egenmeldt fravær registreres og godkjennes løpende i GAT. Signert fraværsmelding/søknad leveres linjeleder. Innlevert fraværsmelding/søknad blir fortløpende vurdert og korrekt registrert, og har nødvendig dokumentasjon. Datasystemene inneholder fraværskoder for alle aktuelle ytelser. Arbeidsgiver (personalleder) vurderer om det er arbeidstakere i enheten som kan omfattes av ordningen om fritak fra arbeidsgiverperiode, jf. folketrygdloven 8-20, og sørger for at det søkes NAV for de dette gjelder. Ved innvilget fritak for arbeidsgiverperiode, leverer arbeidstaker signert bekreftelse på eget skjema for hver fraværsperiode. 8 av 18 19
4.2.2 Observasjoner Sykehusapotek Nord har på sine intranettsider ikke gjort tilgjengelig lenke til Helse Nords Personalhåndbok (Compendia). Foretaket har sin egen Personalhåndbok på intranett og opplyser at denne skal gi ansatte i vår organisasjon en lett tilgjengelig informasjon om personalmessige spørsmål som regulerer forholdet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Videre framkommer det at håndboka for tiden er under oppdatering. Publisert informasjon inkluderer lenker til enkelte rutinebeskrivelser i Docmap, herunder RL2889, Rutiner ved egenmelding. Intervjuene bekreftet at foretakets rutine for registrering av egenmeldt sykefravær etterleves. Det benyttes skriftlig egenmeldingsskjema og fraværet registreres i GAT av leder. Internrevisjonen har for øvrig observert at egenmeldingsskjemaene blir videresendt til HR-lønn UNN. Saksbehandler på HR-lønn UNN uttalte at de ikke har behov for disse skjemaene. Det har framkommet i intervjuene at sykemeldinger leveres enten til nærmeste leder eller til sekretær i Tromsø. Den som mottar meldingen kontrollerer at alt er riktig utfylt, registrerer fraværet i GAT og videresender meldingen til HR-lønn UNN. Ved leders godkjenning av en fraværsmelding bekreftes det også at arbeidstakeren har rett til å benytte ordningen. Slik rett begrenses av flere forhold, blant annet antall dager siden ansettelse (karantenetid) og/eller antall dager siden forrige fravær (venteregler). Det er lagt inn regler i GAT for automatisk kontroll av en rekke grenseverdier, for eksempel maksimumsverdier for antall dager i en fraværsperiode, karantenetid og venteregler i forbindelse med bruk av egenmelding. I tillegg er det lagt inn duplikatkontroller som skal hindre feilaktig dobbeltregistrering/ kombinasjon av fraværskoder og ytelser. Dersom disse reglene brytes, genereres et varsel til leder. Noen av disse varslene kan leder velge å ignorere, mens andre er direkte sperrer. Det framkommer av inngått overenskomst mellom Norges Farmaceutiske Forening (NFF) og Sykehusapotek Nord HF, 01.04.2014-31.03.2016, at arbeidstakerne etter to ukers tjeneste har rett til full lønn under sykdom. Vår gjennomgang av kontrollreglene i GAT viser at overenskomstens bestemmelser om kun to ukers karantenetid for NFFs medlemmer ikke gjenspeiles i reglene om karantenetid eller i ventereglene. HR-lønn UNN kontrollerer at det er samsvar mellom registrering i GAT og mottatt dokumentasjon, og at dokumentasjonen er fullstendig. Eventuelle mangler blir korrigert ved at aktuell personalleder eller arbeidstaker kontaktes. Gjennom intervjuene framkom det at apotekets overenskomst ikke har vært kjent for saksbehandlere ved HR-lønn UNN, og heller ikke i tilstrekkelig grad for alle ledere ved Sykehusapoteket. Dette har medført at fraværsregistreringer har blitt endret, og at arbeidstakere uriktig har blitt trukket i lønn. 9 av 18 20
NAV kan innvilge arbeidsgiver fritak for å betale sykepenger de første 16 dagene når en arbeidstaker har sykdom som medfører risiko for særlig stort sykefravær, eller har svangerskapsrelatert sykefravær (det vil si at arbeidsgiver får refusjonsrett fra første fraværsdag), jf. folketrygdloven 8-20. Både arbeidsgiver og arbeidstaker kan iht. loven søke om slikt fritak. Ved Sykehusapotek Nord er det ikke etablert rutiner for å håndtere slike søknader om fritak og tilhørende vedtak, men ordningen er så vidt nevnt i Personalportalen. I intervjuene framkom det at noen av lederne bare var vagt kjent med ordningen og oppfattet sin rolle som uklar på dette punktet. Det ble også gitt uttrykk for at Sykehusapoteket i Tromsø har arbeidstakere det burde søkes fritak for. Saksbehandler ved HR-lønn UNN bekreftet at det ikke er registrert gyldig fritaksvedtak for noen arbeidstakere ved Sykehusapoteket i Tromsø, og test 3 ble derfor ikke gjennomført. Personallederne oppfatter rutinene i forbindelse med foreldrepermisjon (foreldrepenger) som kompliserte, men opplyste at de vet hvor de kan få hjelp, og at de benytter seg av dette tilbudet når slike søknader skal behandles og registreres. På apotekets intranett framgår følgende generelle føring om permisjonssøknader: For permisjon inntil 14 dager søker den ansatte i MinGAT. Ved permisjon over 14 dager søkes det på elektronisk skjema via Personalportalen. Internrevisjonen har observert følgende: På intranett er det distribuert et eget søknadsskjema i pdf-format for permisjoner og ferie, til tross for føringene om at det skal søkes permisjon via MinGat eller Personalportalen. Permisjonstypene som er omtalt på skjemaet omfatter ikke alle ytelsene i denne revisjonen, kun foreldrepermisjon inngår. I Personalportalen finnes det kun eget skjema for foreldrepermisjon. For øvrige permisjoner relatert til NAVs løpende ytelser må man søke Permisjon annen årsak. Konkrete veiledninger i Personalportalen som er relevant for øvrige permisjoner/ ytelser, er vanskelig tilgjengelig (via sykefravær/regelverk ) og til dels mangelfulle. I intervjuene har det blitt bekreftet at fravær som innvilges i Personalportalen, også registreres i GAT av leder, og at dokumentasjon som følger permisjonssøknader blir videresendt til HR-lønn UNN. Fraværskoderegisteret i PAGA og GAT er adskilt, og vedlikehold må derfor gjennomføres i begge systemene. Vedlikehold i regionalt PAGA-register ivaretas av ansatte ved Systemenheten, mens Sykehusapotek Nord selv har ansvar for vedlikehold i GAT. Internrevisjonen har undersøkt om fraværskoderegister i GAT-SANO omfatter relevante fraværskoder for alle de løpende ytelsene, og om kodene er tilgjengelig og har samme navn i regional PAGA (test 1). En oversikt over identifiserte koder framgår av Vedlegg 2. Testen viste at tilgjengelige fraværskoder i GAT og PAGA dekker de fleste registreringsbehov for fravær som kan være refusjonsberettiget, men vi har følgende kommentarer til koderegisteret: Kode 125-Svangerskapsrelatert egenmelding er ikke tilgjengelig i GAT. Dersom det innvilges fritak fra arbeidsgiverperiode på grunn av svangerskapsrelatert sykdom, 10 av 18 21
vil både sykemeldte og egenmeldte fraværsdager være refusjonsberettiget. Refusjonsretten kan i gitte situasjoner også gis med tilbakevirkende kraft i inntil tre måneder. Det er per i dag ikke mulig å skille egenmeldt fravær relatert til svangerskapet fra annet egenmeldt fravær. Kode 470/471-Sykt barn/barnepassers sykdom beskrives i UNNs Brukerdokumentasjon, fravær og GAT slik at fravær registrert på 470 ikke vil være refusjonsberettiget, mens 471 vil være refusjonsberettiget. Vi oppfatter imidlertid beskrivelsen som uklar, spesielt for arbeidstakere som har omsorg for et kronisk sykt eller funksjonshemmet barn over 12 år, men som også har andre barn under 12 år. Apoteket har ikke utgitt egen veiledning for bruk av disse kodene. I Vedlegg 2 har vi tatt inn en kortfattet beskrivelse av foretakets rutiner vedrørende registrering og godkjenning av fravær som kan være refusjonsberettiget, basert på vår dokumentgjennomgang og opplysninger fra intervjuene. Ansatte ved HR-lønn UNN opplyste at det sjelden forekommer at nødvendig dokumentasjon ikke foreligger i tide for innsending av refusjonskrav (innen 3 md.). 4.2.3 Internrevisjonens vurderinger Etter internrevisjonens vurdering blir fravær i hovedsak registrert i samsvar med vedtatte rutiner, og slik at refusjonsberettiget fravær kan identifiseres. Likevel er det sannsynlig at foretaket går glipp av refusjoner ved fravær som ville vært refusjonsberettiget etter søknad til NAV, ettersom ordningen med fritak fra arbeidsgiverperiode ikke benyttes. Det samme kan gjelde for noen av de andre ytelsene hvor det kreves særskilte vedtak fra NAV, da tilgjengelige skjema og veiledningsmateriell etter vår vurdering ikke gir den nødvendige støtte og informasjon. Internrevisjonen vurderer derfor at det er en risiko for at det brukes andre løsninger, for eksempel velferdspermisjon, ved fravær som kunne vært refusjonsberettiget. Ved å ta i bruk Compendia Personalhåndbok, slik som øvrige foretak i Helse Nord har gjort, vil foretakets ledere og arbeidstakere få tilgang til nasjonale og regionale retningslinjer og veiledninger. Samtidig er det i løsningen tilrettelagt for å integrere foretaksintern informasjon. For Sykehusapotek Nords fraværskoderegister i GAT har vi kun sett at det er aktuelt å gjøre én endring, og det er utført et viktig arbeid med utvikling av automatisk genererte varsler og sperrer i forbindelse med fraværsregistreringen. Etter internrevisjonens vurdering er det imidlertid uheldig at kontrollreglene ikke gjenspeiler NFFmedlemmenes vilkår i overenskomsten omtalt i kapittel 4.2.2. For å sikre avtale-festet lønn til arbeidstakeren, må de avtalte vilkårene være kjent for ledere og saksbehandlere, og de må tas hensyn til i hele saksgangen. Man må samtidig påse at registreringen ikke medfører uberettigede refusjonskrav til NAV. Det er naturlig å se veiledningsmateriell, automatiske kontrollregler og behovet for opplæring av saksbehandlere og personalledere (se også kapittel 4.1.2) i sammenheng. Det vises til anbefaling 4 og 5 i kapittel 5.2. 11 av 18 22
4.3 Vurdering, beregning og krav om refusjon 4.3.1 Kriterier Vurdering og beregning av refusjon for sykepenger: Sykepengegrunnlaget er beregnet i samsvar med gjeldende regler i folketrygdloven. Beregnet arbeidsgiverperiode starter ved første sykefraværsdag egenmeldt (hel dag) eller legemeldt (kan være gradert). Det beregnes bare én arbeidsgiverperiode ved flere sykefravær med mindre enn 16 kalenderdagers mellomrom. Ved fritak for arbeidsgiverperiode kreves refusjon for hele sykefraværsperioden. Vurdering og beregning av refusjon for andre løpende ytelser: Grunnlaget for svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger fra foretaket beregnes etter de samme bestemmelsene som sykepengegrunnlaget. Når foretaket har betalt omsorgspenger til en arbeidstaker i mer enn 10 stønadsdager i et kalenderår, kreves det refusjon for det antall stønadsdager som overstiger 10. Fremming av krav: Det sendes krav for alle refusjonsberettigede fravær. Kravet fremmes med korrekt beregnet beløp. Kravet sendes NAV innen fristen på 3 måneder. 4.3.2 Observasjoner Fravær som er godkjent i GAT overføres til PAGA. Identifisering av refusjonsberettigede fravær skjer ved automatisk varsel i PAGA, i kombinasjon med at HR-lønn UNN mottar papirdokumentasjon for fraværet. Internrevisjonen har mottatt dokumentasjon av Helse Nords systemoppsett i PAGA som viser hvilke fraværskoder som gir refusjonsvarsel, jf. Vedlegg 2. Basert på denne dokumentasjonen har vi undersøkt om alle relevante fraværskoder inngår i PAGAs varslingsfunksjon (test 2). Gjennomgangen viste at de fleste tilgjengelige fraværskoder relatert til ytelsene identifiseres som refusjonsberettiget i PAGA, i samsvar med gjeldende regelverk, men at: Kode 421-Gradert foreldrepermisjon 100 % dekning og 422-Gradert foreldrepermisjon 80 % dekning ikke gir refusjonsvarsel. Dette vil medføre feil i registreringer og/eller refusjonskrav, så fremt ikke andre rutiner hindrer dette. PAGA varsler feilaktig om refusjonsrett ved bruk av kode 140-Syk uten sykepengerettigheter. Videre har vi fått opplyst at varslingsfunksjonen er satt opp slik at: Beregnet arbeidsgiverperiode starter ved første fraværsdag egenmeldt eller legemeldt. Det beregnes bare én arbeidsgiverperiode ved flere fravær med mindre enn 16 kalenderdagers mellomrom. Når det i PAGA er registrert et gyldig fritak for arbeidsgiverperiode eller vedtak om kronisk sykt barn, varsles alle fraværsdager som refusjonsberettiget. 12 av 18 23
I tilsvarende internrevisjon ved UNN, jf. internrevisjonsrapport 01/2015, ble det konstatert at vedtak om fritak fra arbeidsgiverperiode som er oversendt til HR-lønn, blir fulgt opp med refusjonskrav for alle fraværsdager. Etter at en refusjonsberettiget fraværsperiode er identifisert i PAGA, gjøres det vurderinger og beregninger av arbeidsgiverperioden, sykepengegrunnlaget 2 og selve refusjonskravet. Vi har i denne forbindelse observert følgende: Arbeidsgiverperioden beregnes automatisk i PAGA ut fra registrert fravær overført fra GAT. Sykepengegrunnlaget beregnes manuelt av saksbehandler basert på registrerte inntektsopplysninger for den ansatte, stillingsstørrelse, sykemeldingsgrad, eventuelle feriedager og regel om øvre begrensning i inntekt til maks 6 G. Saksbehandler må manuelt identifisere og medregne eventuelle faste tillegg som skal inngå i grunnlaget. Dette er mangelfullt omtalt i intern prosedyre. Sluttsummen (ukelønn) beregnet av saksbehandler legges inn i PAGA, men beregningene dokumenteres ikke. Sykepengegrunnlaget beregnes også automatisk i PAGA. UNN har imidlertid valgt en manuell beregning som beskrevet over, da man har funnet at dette blir mer korrekt. Summen fra den automatiske beregningen er synlig for saksbehandler og fungerer som veiledende, slik at eventuell vesentlig feil i manuell beregning lettere kan oppdages. Basert på grunnlaget for kravet beregnes til slutt en totalsum som kreves refundert. Totalsummen framgår i PAGA (krav). Vi fikk opplyst at PAGA i gitte situasjoner produserer gjentatt varsel om refusjonsberettiget fravær. Dersom saksbehandler ikke oppdager at krav allerede er sendt, medfører det dobbel innsending, noe som forekommer jevnlig. Problemstillingen ble gjort kjent i regionalt økonomisjefmøte 15. mai 2014. Referatet fra møtet gir ingen informasjon om tiltak for korrigering av denne feilkilden. Internrevisjonen fikk opplyst at refusjonskravene normalt fremmes i god tid innen fristen på 3 måneder, og at det bare unntaksvis har skjedd at krav har blitt sendt for sent. Det enkelte refusjonskrav skrives ut fra PAGA, skannes til ephorte for arkivering og sendes som brevpost til NAV. Kravet føres automatisk i regnskapet (Agresso) ved ukeslutt. 4.3.3 Internrevisjonens vurderinger Internrevisjonen konstaterer at så fremt refusjonsberettiget fravær er riktig registrert i GAT, blir dette identifisert av HR-lønn UNN ved hjelp av PAGA, refusjonsbehandling blir iverksatt og krav sendt innen fristen på 3 måneder. Internrevisjonen har imidlertid i rapport 01/2015 gitt følgende anbefaling til UNN som, på grunn av den regionale PAGA løsningen, også har relevans for Sykehusapotek Nord: UNN bør oppdatere 2 Med begrepet sykepengegrunnlag menes her også grunnlag for svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger. Disse beregnes på samme måte. 13 av 18 24
fraværskoderegisteret i GAT og PAGA slik at de feil og mangler som er påpekt i kap. 4.2.2 og 4.3.2 blir korrigert. Ved HR-lønn UNN framkom ingen indikasjoner på brudd på reglene om beregning av arbeidsgiverperiode eller sykepengegrunnlag, men det er etter internrevisjonens vurdering ikke heldig at beregningene av sykepengegrunnlag ikke er dokumentert slik at de kan kontrolleres i ettertid. Internrevisjonen har gitt følgende anbefaling til UNN: UNN bør dokumentere beregninger av sykepengegrunnlaget, slik at disse kan kontrolleres og nyttiggjøres i ettertid. 4.4 Mottak og registrering av refusjon 4.4.1 Kriterier Det kontrolleres at mottatt refusjon samsvarer med framsatte krav. Det kontrolleres at det mottas refusjon for feriepenger. Mottatt refusjon registreres korrekt i foretakets regnskap. 4.4.2 Observasjoner Refusjon mottas månedlig som innbetaling til konto. Spesifikasjon for innbetalt beløp (K-27-lister) mottas månedlig via altinn.no, og listene importeres til PAGA. Mottatt refusjon avstemmes månedlig mot innsendte krav. Her framkommer det til dels store differanser begge veier. Vi fikk opplyst at dette blant annet skyldes feil dato i grunnlagsberegninger, feil i ferieregistrering, feil som følge av delte arbeidsforhold eller at dokumentasjon sendes direkte til NAV uten registrering i PAGA. Avstemmingsprosessen er todelt, automatisk og manuell, og beskrevet i intern prosedyre ved HR-lønn UNN. Importerte K-27-lister fra Altinn avstemmes automatisk mot det enkelte krav i PAGA. Automatisk avstemming dokumenteres i PAGA ved at det kommer en hake bak det aktuelle kravet der det er samsvar. Ved differanse mellom krav og mottatt beløp, vurderer saksbehandler i HR-lønn UNN om differansen skal aksepteres eller om NAV skal kontaktes. Dersom differanser aksepteres (før eller etter dialog med NAV), registreres dette som manuell avstemming med en A bak aktuelt krav i PAGA. Når alle avvikene i K-27-listen fra NAV er lukket, overføres listen til regnskap. I tilknytning til avstemminger har vi fått opplyst følgende: Sykehusapotek Nord har ikke gitt føringer om beløpsstørrelse som kan avskrives av saksbehandlerne i PAGA, og det er ikke tekniske sperringer på beløpsstørrelser. Vi fikk opplyst at det avskrives differanser på inntil kr 1 000 per krav (skjønnsmessig anslått av saksbehandler). Dialog om differanser mellom saksbehandler og det enkelte NAV-kontor varierer, og avhenger av om NAV-kontoret har utpekt egen kontaktperson for UNN. Månedlig avstemming i PAGA legges til grunn for skriftlige purringer, men ofte blir det ikke purret på utestående krav før de har blitt 3-4 måneder gamle. Nye rutiner for en mer effektiv praksis rundt purringer er under innføring ved UNN. 14 av 18 25
Sykehusapotek Nord har god oversikt over utestående krav i PAGA, og ingen av disse er eldre enn 12 måneder. Sykehusapotek Nord tapsavsetter ved årsskiftet for alle krav eldre enn 6 måneder NAV refunderer feriepenger for refusjonsberettigede løpende ytelser som arbeidsgiver utbetaler til en arbeidstaker. Feriepengene utbetales årlig. Mottatte feriepenger for 2013 ble i 2014 avstemt mot krav i PAGA. Vi har fått opplyst at det er lagt inn en grenseverdi for avstemming av feriepenger i PAGA, der differanser under kr 500,- per krav aksepteres automatisk. Det er ikke tilrettelagt for tapsføring via PAGA. Dagens praksis er at alle differanser fra opprinnelig krav (tillegg og reduksjoner) føres som inntektsjustering. I intervjuene ble det avklart at tilgjengelige rapporter i PAGA ikke er benyttet til å skaffe oversikt over omfanget av slike differanser. I test 4 har internrevisjonen undersøkt omfanget av løpende inntektsjustering i PAGA for perioden 01.01.2014 31.12.2014, gjennom følgende rapporter: Refusjonskrav. På rapportens siste side framkommer sum opprinnelige krav 2014 (inkludert arbeidsgiveravgift). Denne summen er benyttet som grunnlag for vår beregning av andel justeringer. Refusjonskorrigeringer. På rapportens siste side framkommer sum avskrivninger, sum tillegg og sum netto korreksjoner. Rapportene viste at det for 2014 er gjort følgende korrigeringer via PAGA: Kr 205 332 (5,1 % av opprinnelige krav) er avskrevet som inntektsreduksjon Kr 56 412 (1,4 % av opprinnelige krav) er ført som inntektstillegg Kr 148 920 (3,7 % av opprinnelige krav) utgjør netto inntektsreduksjon Regionale føringer for avstemminger av sykepengerefusjoner ble diskutert i regionalt regnskapsledermøte 24. juni 2014. Av referatet framgår det at skillet mellom tapsføring og inntektsreduksjon må gjennomgås av foretakene, og skal føres slik: 1. Krav som blir foreldet skal tapsføres (78**) 2. Krav som blir avkortet fra NAV skal føres som redusert inntekt (58**) 4.4.3 Internrevisjonens vurderinger Internrevisjonen anser det som viktig at utestående krav/avvik følges opp raskt, og ser positivt på at det ved HR-lønn UNN planlegges iverksatt nye rutiner. Vi vurderer det som uheldig at det ikke finnes føringer for avstemming og avskrivning av krav, ut over den tekniske beskrivelsen av hvordan dette gjøres. Vurderinger om avskrivning er i stor grad opp til saksbehandler i HR-lønn UNN. Det ble konstatert betydelige avvik mellom innsendte krav og mottatte refusjoner fra NAV, og at differansene går begge veier. Etter internrevisjonens oppfatning er det naturlig at 15 av 18 26
foretaket ser nærmere på årsakene til differansene, og vurderer iverksetting av tiltak for å redusere disse. Internrevisjonen anser det som uheldig at foretaket i praksis ikke skiller mellom inntektsreduksjoner og tap. Etter vår oppfatning bør årsaken til avvik mellom innsendt krav og mottatt refusjon reflekteres i regnskapsføringen. Hvordan dette konkret skal gjøres bør avklares på regionalt nivå, slik at det etableres lik praksis i foretakene. Føringene fra regnskapsledermøtet i juni 2014 anser vi ikke som presise nok. En tilnærming der det skilles mellom om kravet var berettiget eller ikke framstår som hensiktsmessig. Eksempler på krav som ikke er berettiget er doble krav og differanser på grunn av feil i ulike beregninger. Berettigede krav kan defineres som alle krav som foretaket mener er beregnet og sendt i samsvar med gjeldende føringer, også etter å ha fått eventuell forklaring fra NAV på avslag/avvik. Tilgjengelig funksjonalitet i PAGA for slik differensiert avskrivning av differanser på hvert enkelt krav ville være nyttig. Internrevisjonen har i IR-rapport 01/2015 gitt følgende anbefaling til UNN: UNN bør være pådriver for å få innført funksjonalitet i PAGA som gjør det mulig å velge om differanser for det enkelte krav skal føres som inntektsjustering eller tap. Det vises til anbefaling 6 og 7 i kapittel 5.2. 4.5 Kontroll og oppfølging 4.5.1 Kriterier Det gjennomføres løpende kontroller som bidrar til at avvik forebygges, oppdages og håndteres. Forsystemer blir rutinemessig avstemt mot regnskapssystemet. Måloppnåelse/status relatert til refusjonsprosessen følges opp av ledelsen. 4.5.2 Observasjoner Løpende kontroller som er integrert i saksgangen fra registrering av fravær til mottak av refusjon, er i hovedsak omtalt og vurdert i kap. 4.2, 4.3 og 4.4. I tillegg har vi konstatert at det er utarbeidet detaljerte rutine- og kontrollbeskrivelser for en rekke arbeidsoppgaver i HR-lønn UNN (ikke registrert i Docmap). Det er opplyst at avvikssystemet Docmap ikke benyttes ved registrering og håndtering av avvik tilknyttet denne prosessen, men at enkelte typer feil meldes fra HR-lønn UNN via e-post til personalledere. Når det gjelder regnskapsmessige avstemminger, har vi observert følgende: Refusjonskrav ført i PAGA blir månedlig avstemt mot regnskapssystemet og det gjøres månedlige avstemminger mellom ulike poster i regnskap. Dette foregår ved UNN, og mottatt dokumentasjon bekrefter disse rutinene. Per januar 2015 er det ikke tapsført noe for 2012, 2013 eller 2014 (etter at PAGA ble tatt i bruk). 16 av 18 27