Internrevisjonsrapport 01/2015. Refusjon fra NAV for Universitetssykehuset Nord-Norges løpende ytelser ved arbeidstakers fravær

Transkript

1 Internrevisjonsrapport 01/2015 Refusjon fra NAV for Universitetssykehuset Nord-Norges løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Internrevisjonen i Helse Nord RHF,

2 Innholdsfortegnelse Sammendrag Innledning Formål og omfang Formål med revisjonen Regelverk Omfang og avgrensninger Fokusområder og revisjonskriterier Metoder Observasjoner og vurderinger Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger Registrering og godkjenning av fravær Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger Vurdering, beregning og krav om refusjon Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger Mottak og registrering av refusjon Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger Kontroll og oppfølging Kriterier Observasjoner Internrevisjonens vurderinger Konklusjon og anbefalinger Konklusjon Anbefalinger Vedlegg 1 Dokumentoversikt Vedlegg 2 - Oversikt over fraværskoderegister GAT-UNN og PAGA, samt beskrivelse av interne rutiner 2 av 18

3 Sammendrag Denne rapporten er utarbeidet etter internrevisjon i Universitetssykehuset Nord-Norge i perioden oktober februar Formål med revisjonen Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Universitetssykehuset Nord-Norge mottar den refusjon de er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Omfang og avgrensninger Revisjonen omfatter saksgangen fra retten til refusjon oppstår, til refusjonen er mottatt og registrert i foretakets regnskap, og gjelder refusjon fra NAV for arbeidsgivers løpende utbetaling av sykepenger, svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger. Feriepenger for ytelsene omfattes, men ikke håndteringen av arbeidsgiveravgiften. Metoder Det er gjennomført dokumentgjennomgang, intervju og ulike stikkprøver/tester. Konklusjon Internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll ved Universitetssykehuset Nord-Norge knyttet til refusjon fra NAV har svakheter som bør forbedres, men at det samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at foretaket mottar den refusjon de er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Anbefalinger Internrevisjonen anbefaler at UNN iverksetter 12 tiltak for å bedre internkontrollen relatert til refusjonsberettiget fravær. Dette gjelder blant annet utarbeidelse av målsettinger, gjennomføring av risikovurderinger, vedlikehold av retningslinjer, gjennomgang av ansvars- og oppgavefordeling, lederopplæring, oppdatering av fraværskoderegistre, retningslinjer for avstemming og avskriving, kartlegging av årsaker til differanser mellom krav og mottatt refusjon, og videreutvikling av funksjonalitet i PAGA. 3 av 18

4 1 Innledning Denne rapporten er utarbeidet etter internrevisjon i Universitetssykehuset Nord-Norge i perioden oktober februar 2015, utført av internrevisor Hege Knoph Antonsen, internrevisor Bjørn Ole Kristiansen og revisjonssjef Tor Solbjørg. Oppdraget inngår i vedtatt revisjonsplan for 2014/2015, og gjennomføres i alle foretakene i Helse Nord. Internrevisjonen har omfattet følgende aktiviteter: Melding om internrevisjon sendt Dokumentgjennomgang Intervjuer og tester gjennomført i Tromsø Oppsummeringsmøte Oppfølging av uavklarte spørsmål gjennom telefonsamtaler Utkast til rapport oversendt til uttalelse og kvalitetssikring av fakta, tilbakemelding mottatt Regional samordning Compendia Personalhåndbok ble tatt i bruk i Helse Nord høsten Her skal den ansatte finne informasjon om retningslinjer, rettigheter og plikter knyttet til arbeidsforholdet. Personalhåndboka skal utvikles og vedlikeholdes med både regionalt og lokalt innhold. I tillegg til Personalhåndboka, benyttes også Docmap til styring og distribusjon av regionale og lokale dokumenter via intranett. Foretakene i Helse Nord håndterer refusjoner ved hjelp av følgende datasystemer: GAT: fraværsregistrering og håndtering (separat installasjon i hvert HF, HNIKT og RHF) Personalportalen (PP): personalsystem (felles nettløsning for HN) PAGA: lønnssystem (felles nettløsning for HN) Agresso: økonomi- og regnskapssystem (felles for HN) Helse Nord RHF er systemeier for disse systemene, og den enkelte HF-direktør er lokal systemeier. Det er etablert regionale forvaltningsfora både for Personalhåndboka, GAT og PAGA/PP, med representanter fra alle HF-ene. I tillegg er det ved UNN etablert en Regional systemenhet for lønns- og personalsystemet (Systemenheten), basert på avtale med Helse Nord RHF. Systemenhetens oppgaver er definert i avtalen, og disse omfatter blant annet ansvar for forvaltning av regionale kodeverk, registre og prosedyrer/veiledninger i systemet, å se til at regionale standarder følges, samt å være pådriver for videreutvikling av løsningene. 4 av 18

5 2 Formål og omfang 2.1 Formål med revisjonen Formålet med revisjonen er å bekrefte at det er etablert en intern styring og kontroll som gir rimelig sikkerhet for at Universitetssykehuset Nord-Norge mottar den refusjon de er berettiget til fra NAV, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. 2.2 Regelverk Følgende regelverk er særlig aktuelt i denne revisjonen: Lov om folketrygd (folketrygdloven), kapittel 8, 9, 14 og 22. I tillegg er det gitt relevante føringer i følgende dokumenter: NAVs rundskrivsamling vedrørende folketrygdloven Hovedtariffavtalen Helse Nords Personalhåndbok, Compendia Helse Nords Økonomihåndbok, RL rutinebeskrivelser og krav til dokumentasjon/prosess 2.3 Omfang og avgrensninger Revisjonen omfatter refusjon fra NAV for arbeidsgivers utbetaling av følgende løpende ytelser: Sykepenger: Kompensasjon for bortfall av arbeidsinntekt ved arbeidsuførhet som skyldes sykdom eller skade. (ftrl. 8-1). Svangerskapspenger: En arbeidstaker har rett til svangerskapspenger dersom hun etter bestemmelser i lov eller forskrift blir pålagt å slutte i sitt arbeid fordi hun er gravid, og det ikke er mulig å omplassere henne til annet høvelig arbeid (ftrl. 14-4). Foreldrepenger: Kan ytes til barnets mor og far ved fødsel og ved adopsjon av barn under 15 år (ftrl. 14-5). Omsorgspenger: Til en arbeidstaker som har omsorg for barn, kan det ytes omsorgspenger dersom han eller hun er borte fra arbeidet når barn eller barnepasser er syk (ftrl. 9-5). Pleiepenger: Det kan ytes pleiepenger til arbeidstakere med omsorg for barn som trenger kontinuerlig pleie og tilsyn, f.eks. ved i innleggelse i helseinstitusjon, ved funksjonshemning eller ved alvorlig sykdom, samt til arbeidstakere som i hjemmet pleier en nærstående i livets sluttfase (ftrl ). Opplæringspenger: Ytelsen kan gis når ansatte med omsorg for barn med funksjonshemning eller langvarig sykdom deltar på opplæring som er nødvendig for omsorgen (ftrl. 9-13). Revisjonen omfatter saksgangen fra retten til refusjon oppstår, til refusjonen er mottatt og registrert i foretakets regnskap. 5 av 18

6 Feriepenger for ytelsene/refusjonene omfattes, men ikke håndteringen av arbeidsgiveravgiften. Enkeltytelser som tilretteleggings-/lønnstilskudd, stønad til reise osv. omfattes ikke av revisjonen. 2.4 Fokusområder og revisjonskriterier Med utgangspunkt i formålet har revisjonen vært konsentrert om følgende fokusområder: 1. Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering 2. Registrering og godkjenning av fravær 3. Vurdering, beregning og krav om refusjon 4. Mottak og registrering av refusjon 5. Kontroll og oppfølging For hvert fokusområde har internrevisjonen utledet konkrete kriterier fra folketrygdloven og andre føringer, jf. kap. 2.2 foran. COSO 1 s rammeverk for intern kontroll er også benyttet som grunnlag for kriteriene. Kriteriene er krav og forventninger som revisjonens observasjoner sammenlignes med, og disse er gjengitt i kapittel 4. 3 Metoder Følgende metoder er benyttet i revisjonsoppdraget: Dokumentgjennomgang Dokumenter tilsendt fra foretaket og innhentet via websidene er gjennomgått og vurdert opp mot revisjonskriteriene, og benyttet i forberedelser til intervju. Se Vedlegg 1- Dokumentoversikt. Intervju Det er gjennomført intervju med seks ledere og medarbeidere i HR-senteret og Økonomi- og analysesenteret, samt tre personalledere i klinikkene. I tillegg har internrevisjonen hatt oppfølgende telefonsamtaler for å avklare enkeltspørsmål. Stikkprøver/tester Vi har foretatt følgende tester ved UNN: 1 COSO: The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, versjon av 18

7 Test 1: Tilgjengelige fraværskoder i GAT og PAGA Kontrollgrunnlag: Fraværskoderegister i GAT-UNN og regional PAGA. Inngår relevante fraværskoder for alle ytelsene i GAT, og har tilgjengelige koder samme navn i PAGA? Test 2: Identifisering av refusjonsberettigede fravær Kontrollgrunnlag: Systemdokumentasjon for regional PAGA. Inngår alle relevante fraværskoder i PAGAs varslingsfunksjon for refusjonsberettigede fravær? Test 3: Fritak fra arbeidsgiverperiode Kontrollgrunnlag: Ansatte med fritaksvedtak. For noen tilfeldig valgte ansatte med gyldig vedtak om fritak for arbeidsgiverperiode i 2014 sjekkes om det er sendt refusjonskrav for alle fraværsdagene i utvalgte fraværsperioder. Test 4: Omfang av løpende inntektsjustering i PAGA, relatert til opprinnelige krav Kontrollgrunnlag: To rapporter fra PAGA, Refusjonskrav og Refusjonskorrigeringer, for perioden a) Hvor stort beløp er avskrevet som inntektsreduksjon via PAGA, og hvilken andel utgjør dette av sum opprinnelige krav? b) Hvor stort beløp er ført som netto inntektsjustering (reduksjoner minus tillegg) via PAGA, og hvilken andel utgjør dette av sum opprinnelige krav? Test 5: Omfang av tapsføring i regnskap Kontrollgrunnlag: Regnskap 2012, 2013 og Hvor store refusjonskrav er ført som konstaterte tap på fordringer for hvert av årene ? 4 Observasjoner og vurderinger Hvert delkapittel/fokusområde nedenfor innledes med en beskrivelse av hvilke forventninger internrevisjonen har lagt til grunn (kriterier). Deretter presenteres internrevisjonens observasjoner og vurderinger relatert til kriteriene. 4.1 Organisering, oppgavefordeling og risikovurdering Kriterier Arbeidsoppgavene er klart fordelt på funksjoner. Risikovurderinger benyttes systematisk for å avdekke og håndtere risikoer knyttet til refusjonsprosessen. 7 av 18

8 4.1.2 Observasjoner Flere funksjoner i UNN har oppgaver som inngår i refusjonsprosessen, spesielt HRsenteret, Økonomi- og analysesenteret, i tillegg til alle ledere med personalansvar. HR-senteret har en intern organisering basert på senterets ulike oppgaver. Internrevisjonen har merket seg at Systemenheten ikke framkommer i organisasjonskartet, men har fått bekreftet at enheten organisatorisk er plassert i dette senteret. HR-sjef og andre fremhevet i intervjuer senterets ivaretakelse av informasjonsoppgaver og opplæring til ledere, om blant annet datasystemene og aktuelt regelverk. Senterets rolle i å bistå ledere ved behov ble også påpekt. Flere av funksjonene innenfor HR-senteret ivaretar slike oppgaver. Personallederne fra klinikkene som ble intervjuet uttrykte likevel ønsker om mer opplæring, spesielt om bruk av Personalportalen. Vår dokumentgjennomgang har vist at flere funksjoner/enheter innenfor HR-senteret utarbeider og distribuerer retningslinjer, prosedyrer, skjema etc. relatert til fravær, fraværsregistrering og bruk av aktuelle datasystemer. Dette gjelder blant annet HRarbeidsgiverstøtte, GAT-support og Systemenheten. Det benyttes flere ulike distribusjons-/informasjonskanaler, blant annet Personalhåndboka, Personalportalen, Docmap og HR-senterets intranettsider. Ingen av disse informasjonskanalene gir alene en helhetlig veiledning til arbeidstakere eller ledere, og den informasjonen som er gitt er delvis overlappende. Spesielt er det stor grad av overlappende informasjon mellom veiledningene i Personalhåndboka og Personalportalen. Det er ikke definert klare målsettinger for refusjonsprosessen, og det er heller ikke gjennomført dokumenterte risikovurderinger som et ledd i å sikre at foretaket når målene Internrevisjonens vurderinger Internrevisjonen oppfatter de løpende arbeidsoppgavene i forbindelse med håndtering av fraværsmeldinger og refusjonssøknader som klart fordelt på funksjoner. De nevnte observasjonene vedrørende retningslinjer/veiledning for arbeidstakere og ledere, vurderer vi imidlertid som uttrykk for uklarheter i oppgavefordelingen og mangelfull avklaring av hvordan ulike informasjonskanaler skal benyttes. For å ha god styring med veiledningsmateriell og retningslinjer, bør innholdet i disse vedlikeholdes kun ett sted. En formalisering av målsettinger i tilknytning til refusjonsberettiget fravær, samt systematisk bruk av dokumenterte risikovurderinger, ville etter internrevisjonens vurdering bidra til et mer helhetlig grunnlag for beslutninger om forbedringstiltak og oppfølging av prosessen. Det vises til anbefaling 1-4 i kapittel av 18

9 4.2 Registrering og godkjenning av fravær Kriterier Egenmeldt fravær registreres og godkjennes løpende i GAT. Signert fraværsmelding/søknad leveres linjeleder. Innlevert fraværsmelding/søknad blir fortløpende vurdert og korrekt registrert, og har nødvendig dokumentasjon. Datasystemene inneholder fraværskoder for alle aktuelle ytelser. Arbeidsgiver (personalleder) vurderer om det er arbeidstakere i enheten som kan omfattes av ordningen om fritak fra arbeidsgiverperiode, jf. folketrygdloven 8-20, og sørger for at det søkes NAV for de dette gjelder. Ved innvilget fritak for arbeidsgiverperiode, leverer arbeidstaker signert bekreftelse på eget skjema for hver fraværsperiode Observasjoner Intervjuene bekreftet at foretakets rutine for registrering av egenmeldt sykefravær i GAT i stor grad etterleves. Samtidig ble det hevdet at det fortsatt er mange leger som ikke bruker GAT, spesielt turnusleger, og at det derfor var usikkert om deres egenmeldte fravær ble registrert. Vaktbok ble nevnt som eksempel på hjelpemidler ledere benytter for å kontrollere at registreringen i GAT er komplett, men fullstendighetskontroll avhenger likevel av leders oversikt over eget personell. Sykemeldinger registreres i GAT og videresendes fra ledere til HR-lønn, noe som ble bekreftet gjennom intervjuene. HR-lønn kontrollerer at det er samsvar mellom registrering i GAT og mottatt dokumentasjon, og at dokumentasjonen er fullstendig. Eventuelle mangler blir korrigert ved at aktuell personalleder kontaktes. Ved leders godkjenning av en fraværsmelding bekreftes det også at arbeidstakeren har rett til å benytte ordningen. Slik rett begrenses av flere forhold, blant annet antall dager siden ansettelse (karantenetid) og/eller antall dager siden forrige fravær (venteregler). Det er lagt inn regler i GAT for automatisk kontroll av en rekke grenseverdier, for eksempel maksimumsverdier for antall dager i en fraværsperiode, karantenetid og venteregler i forbindelse med bruk av egenmelding. I tillegg er det lagt inn duplikatkontroller som skal hindre feilaktig dobbeltregistrering/ kombinasjon av fraværskoder og ytelser. Dersom disse reglene brytes, genereres et varsel til leder. Noen av disse varslene kan leder velge å ignorere, mens andre er direkte sperrer. Vi kan ikke se at det er lagt inn kontrollregler for registrering av sykemelding, eksempelvis når denne etterfølger en avventende sykemelding eller en permisjon. Det ble gitt uttrykk for at foretaket vil arbeide videre med innføring av ytterligere kontrollregler. NAV kan innvilge arbeidsgiver fritak for å betale sykepenger de første 16 dagene når en arbeidstaker har sykdom som medfører risiko for særlig stort sykefravær eller svangerskapsrelatert sykefravær (det vil si at arbeidsgiver får refusjonsrett fra første fraværsdag), jf. folketrygdloven Både arbeidsgiver og arbeidstaker kan søke om slikt fritak. Det er etablert rutiner for å håndtere slike søknader og vedtak. I intervjuene 9 av 18

10 fremkom det at ikke alle avdelinger bruker denne ordningen like aktivt, og at enkelte av personallederne bare var vagt kjent med ordningen. Disse ga også uttrykk for at de nok hadde ansatte det burde søkes fritak for. Rutinene i forbindelse med foreldrepermisjon (foreldrepenger) oppfattes av personallederne som kompliserte, men de har opplyst at de vet hvor de kan få hjelp, og at de benytter seg av dette tilbudet når slike søknader skal behandles og registreres. I UNNs personalhåndbok framgår følgende generelle føring om permisjoner: For permisjon under 14 dager sender den ansatte forespørsel i MinGAT og leder godkjenner/avslår i GAT. Ved permisjon over 14 dager søkes det via portalen på fastsatt skjema. Nærmeste overordnede med personalansvar er delegert avgjørelsesmyndighet. Internrevisjonen har observert følgende: For noen av ytelsene er de konkrete veiledningene som er distribuert om rettigheter og søknadsrutiner mangelfulle, uklare eller lite tilgjengelige. Pleiepenger barn og opplæringspenger er eksempler på dette. I Personalportalen finnes det kun eget skjema for foreldrepermisjon. For øvrige permisjoner relatert til NAVs løpende ytelser må man søke Permisjon annen årsak. I intervjuene har det blitt bekreftet at fravær som innvilges i Personalportalen, også registreres i GAT av leder, og at dokumentasjon som følger permisjonssøknader blir videresendt til HR-lønn. Fraværskoderegisteret i GAT-UNN må vedlikeholdes parallelt med tilsvarende register i regional PAGA. Internrevisjonen har undersøkt om fraværskoderegister i GAT-UNN omfatter relevante fraværskoder for alle de løpende ytelsene, og om kodene er tilgjengelig og har samme navn i regional PAGA (test 1). En oversikt over identifiserte koder framgår av Vedlegg 2. Testen viste at tilgjengelige fraværskoder i GAT og PAGA dekker de fleste registreringsbehov for fravær som kan være refusjonsberettiget, men vi har følgende kommentarer til koderegistrene: To koder finnes bare i GAT, og bruk av disse vil generere feilmelding og ekstraarbeid ved overføring av fravær til PAGA. Dette gjelder: o Kode 205-Aktiv sykemelding. Koden er unødvendig, da ordningen er avviklet. o Kode 219-Gradert sykemelding (kode 170 i PAGA er Gradert sykemelding, men denne er ikke i bruk i Helse Nord). Kode 125-Svangerskapsrelatert egenmelding er ikke tilgjengelig i GAT. Dersom det innvilges fritak fra arbeidsgiverperiode på grunn av svangerskapsrelatert sykdom, vil både sykemeldte og egenmeldte fraværsdager være refusjonsberettiget. Refusjonsretten kan i gitte situasjoner også gis med tilbakevirkende kraft i inntil tre måneder. Det er per i dag ikke mulig å skille egenmeldt fravær relatert til svangerskapet fra annet egenmeldt fravær. Kode 470/471-Sykt barn/barnepassers sykdom beskrives i UNNs Brukerdokumentasjon, fravær og GAT slik at fravær registrert på 470 ikke vil være refusjonsberettiget, mens 471 vil være refusjonsberettiget. Etter vår forståelse er imidlertid beskrivelsen uklar, spesielt for forarbeidstakere som har omsorg for et kronisk sykt eller funksjonshemmet barn over 12 år, men som også har andre barn under 12 år. 10 av 18

11 I Vedlegg 2 har vi tatt inn en kortfattet beskrivelse av foretakets rutiner vedrørende registrering og godkjenning av fravær som kan være refusjonsberettiget, basert på internrevisjonens dokumentgjennomgang og opplysninger fra intervjuene. Ansatte ved HR-lønn opplyste at det er sjelden at nødvendig dokumentasjon ikke foreligger i tide for innsending av refusjonskrav (innen 3 md.) Internrevisjonens vurderinger Etter internrevisjonens vurdering blir fravær i hovedsak registrert fortløpende, i samsvar med vedtatte rutiner og slik at refusjonsberettiget fravær kan identifiseres. Vi har ikke undersøkt hvorvidt utsagnene om at mange leger ikke har tatt i bruk GAT medfører mangelfull registrering av fravær. Internrevisjonen ba spesifikt om å få intervju også med ledere som har personalansvar for leger, men dette ble ikke fulgt opp fra foretakets side. Foretaket bør derfor selv undersøke dette nærmere, og eventuelt iverksette tiltak. Det er utført et viktig arbeid med utvikling av automatisk genererte varsler og sperrer i forbindelse med fraværsregistrering i GAT. Det er gitt uttrykk for at det vil bli arbeidet videre med dette, noe vi ser positivt på. Relatert til ordningen med fritak fra arbeidsgiverperiode, synes det mulig å øke andelen av fraværsdagene som er refusjonsberettiget. Det samme kan gjelde for noen av de andre ytelsene hvor det kreves særskilte vedtak fra NAV, ettersom enkelte av disse i liten grad omtales i tilgjengelig veiledningsmateriell. Internrevisjonen vurderer derfor at det er en risiko for at det brukes andre løsninger, for eksempel velferdspermisjon, ved fravær som kunne vært refusjonsberettiget. Det er naturlig å se veiledningsmateriell, automatiske kontrollregler og behovet for opplæring av personalledere (se også kapittel 4.1.2) i sammenheng. Det vises til anbefaling 5-7 i kapittel Vurdering, beregning og krav om refusjon Kriterier Vurdering og beregning av refusjon for sykepenger: Sykepengegrunnlaget er beregnet i samsvar med gjeldende regler i folketrygdloven. Beregnet arbeidsgiverperiode starter ved første sykefraværsdag egenmeldt (hel dag) eller legemeldt (kan være gradert). Det beregnes bare én arbeidsgiverperiode ved flere sykefravær med mindre enn 16 kalenderdagers mellomrom. Ved fritak for arbeidsgiverperiode kreves refusjon for hele sykefraværsperioden. Vurdering og beregning av refusjon for andre løpende ytelser: 11 av 18

12 Grunnlaget for svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger fra foretaket beregnes etter de samme bestemmelsene som sykepengegrunnlaget. Når foretaket har betalt omsorgspenger til en arbeidstaker i mer enn 10 stønadsdager i et kalenderår, kreves det refusjon for det antall stønadsdager som overstiger 10. Fremming av krav: Det sendes krav for alle refusjonsberettigede fravær. Kravet fremmes med korrekt beregnet beløp. Kravet sendes NAV innen fristen på 3 måneder Observasjoner Fravær som er godkjent i GAT overføres til PAGA. Identifisering av refusjonsberettigede fravær skjer ved automatisk varsel i PAGA, i kombinasjon med at HR-lønn mottar papirdokumentasjon for fraværet. Internrevisjonen har mottatt dokumentasjon av Helse Nords systemoppsett i PAGA som viser hvilke fraværskoder som gir refusjonsvarsel, jf. Vedlegg 2. Basert på denne dokumentasjonen har vi undersøkt om alle relevante fraværskoder inngår i PAGAs varslingsfunksjon (test 2). Gjennomgangen viste at de fleste tilgjengelige fraværskoder relatert til ytelsene identifiseres som refusjonsberettiget i PAGA, i samsvar med gjeldende regelverk, men at: Kode 421-Gradert foreldrepermisjon 100 % dekning og 422-Gradert foreldrepermisjon 80 % dekning ikke gir refusjonsvarsel. Dette vil medføre feil i registreringer og/eller refusjonskrav, så fremt ikke andre rutiner hindrer det. PAGA varsler feilaktig om refusjonsrett ved bruk av kode 140-Syk uten sykepengerettigheter. Videre har vi fått opplyst at varslingsfunksjonen er satt opp slik at: Beregnet arbeidsgiverperiode starter ved første fraværsdag egenmeldt eller legemeldt. Det beregnes bare én arbeidsgiverperiode ved flere fravær med mindre enn 16 kalenderdagers mellomrom. Når det i PAGA er registrert et gyldig fritak for arbeidsgiverperiode eller vedtak om kronisk sykt barn, varsles alle fraværsdager som refusjonsberettiget. Internrevisjonen har gjort stikkprøver for å få bekreftet at det søkes refusjon for alle fraværsdager med fritaksvedtak (test 3). Vi valgte ut tre ansatte med innvilget fritak og sjekket om det var sendt refusjonskrav for registrerte sykefravær i Vi kontrollerte til sammen sju fraværsperioder med ulik varighet, og fant at det for alle disse var fullt samsvar mellom registrerte fraværsdager og fraværsdager medregnet i refusjonskrav. 12 av 18

13 Etter at en refusjonsberettiget fraværsperiode er identifisert i PAGA, gjøres det vurderinger og beregninger av arbeidsgiverperioden, sykepengegrunnlaget 2 og selve refusjonskravet. Vi har i denne forbindelse observert følgende: Arbeidsgiverperioden beregnes automatisk i PAGA ut fra fravær overført fra GAT. Sykepengegrunnlaget beregnes manuelt av saksbehandler basert på registrerte inntektsopplysninger for den ansatte, stillingsstørrelse, sykemeldingsgrad, eventuelle feriedager og regel om øvre begrensning i inntekt til maks 6 G. Saksbehandler må manuelt identifisere og medregne eventuelle faste tillegg som skal inngå i grunnlaget. Dette er mangelfullt omtalt i intern prosedyre. Sluttsummen (ukelønn) beregnet av saksbehandler legges inn i PAGA, men beregningene dokumenteres ikke. Sykepengegrunnlaget beregnes også automatisk i PAGA. UNN har imidlertid valgt en manuell beregning som beskrevet over, da man har funnet at dette blir mer korrekt. Summen fra den automatiske beregningen er synlig for saksbehandler og fungerer som veiledende, slik at evt. vesentlig feil i manuell beregning lettere kan oppdages. Basert på grunnlaget for kravet beregnes til slutt en totalsum som kreves refundert. Totalsummen framgår i PAGA (krav). Vi fikk opplyst at PAGA i gitte situasjoner produserer gjentatt varsel om refusjonsberettiget fravær. Dersom saksbehandler ikke oppdager at krav allerede er sendt, medfører det dobbel innsending, noe som forekommer jevnlig. Problemstillingen ble gjort kjent i regionalt økonomisjefmøte 15. mai Referatet fra møtet gir ingen informasjon om tiltak for korrigering av denne feilkilden. Internrevisjonen fikk opplyst at refusjonskravene normalt fremmes i god tid innen fristen på 3 måneder, men at det unntaksvis har skjedd at krav har blitt sendt for sent. Det enkelte refusjonskrav skrives ut fra PAGA, skannes til ephorte for arkivering og sendes som brevpost til NAV. Kravet føres automatisk i regnskapet (Agresso) ved ukeslutt Internrevisjonens vurderinger Internrevisjonen konstaterer at så fremt refusjonsberettiget fravær er riktig registrert i GAT, blir dette identifisert av HR-lønn ved hjelp av PAGA, refusjonsbehandling iverksatt og krav sendt innen fristen på 3 måneder. Vedtak om fritak fra arbeidsgiverperiode som er oversendt til HR-lønn, blir fulgt opp med refusjonskrav for alle fraværsdager. Vi vurderer det imidlertid som uheldig at PAGAs varslingsfunksjon er feil for enkelte koder. Det fremkom ingen indikasjoner på brudd på reglene om beregning av arbeidsgiverperiode eller sykepengegrunnlag, men det er etter internrevisjonens vurdering ikke heldig at beregningene av sykepengegrunnlag ikke er dokumentert slik at de kan kontrolleres i ettertid. Det vises til anbefaling 7 og 8 i kapittel Med begrepet sykepengegrunnlag menes her også grunnlag for svangerskapspenger, foreldrepenger, omsorgspenger, pleiepenger og opplæringspenger. Disse beregnes på samme måte. 13 av 18

14 4.4 Mottak og registrering av refusjon Kriterier Det kontrolleres at mottatt refusjon samsvarer med framsatte krav. Det kontrolleres at det mottas refusjon for feriepenger. Mottatt refusjon registreres korrekt i foretakets regnskap Observasjoner Refusjon mottas månedlig som innbetaling til konto. Spesifikasjon for innbetalt beløp (K-27-lister) mottas månedlig via altinn.no, og listene importeres til PAGA. Mottatt refusjon avstemmes månedlig mot innsendte krav. Her framkommer det til dels store differanser begge veier. Vi fikk opplyst at dette blant annet skyldes feil dato i grunnlagsberegninger, feil i ferieregistrering, feil som følge av delte arbeidsforhold eller at dokumentasjon sendes direkte til NAV uten registrering i PAGA. Avstemmingsprosessen er todelt, automatisk og manuell, og beskrevet i intern prosedyre ved HR-lønn. Importerte K-27-lister fra Altinn avstemmes automatisk mot det enkelte krav i PAGA. Automatisk avstemming dokumenteres i PAGA ved at det kommer en hake bak det aktuelle kravet der det er samsvar. Ved differanse mellom krav og mottatt beløp, vurderer saksbehandler i HR-lønn om differansen skal aksepteres eller om NAV skal kontaktes først. Dersom differanser aksepteres (før eller etter dialog med NAV), registreres dette som manuell avstemming med en A bak aktuelt krav i PAGA. Når alle avvikene i K-27-listen fra NAV er lukket, overføres listen til regnskap. I tilknytning til avstemminger har vi fått opplyst følgende: Det er ikke gitt føringer om beløpsstørrelse som kan avskrives av saksbehandlerne i PAGA, og det er ikke tekniske sperringer på beløpsstørrelser. Vi fikk opplyst at det avskrives differanser på inntil kr per krav (skjønnsmessig anslått av saksbehandler). Mulighetene for dialog om differanser mellom saksbehandler og det enkelte NAVkontor varierer, og avhenger av om NAV-kontoret har utpekt egen kontaktperson for UNN. Månedlig avstemming i PAGA legges til grunn for skriftlige purringer, men ofte blir det ikke purret på utestående krav før de har blitt 3-4 måneder gamle. Nye rutiner for en mer effektiv praksis rundt purringer er under innføring. Internrevisjonen fikk opplyst at målsettingen er at etter sommerferien 2015 skal man være à jour med purring etter hver refusjonsbehandling, slik at dette ikke hoper seg opp. Foretaket har et stort antall utestående krav i PAGA, der noen skriver seg tilbake til da PAGA ble tatt i bruk. NAV refunderer feriepenger for refusjonsberettigede løpende ytelser som arbeidsgiver utbetaler til en arbeidstaker. Feriepengene utbetales årlig. Mottatte feriepenger for 2013 ble i 2014 avstemt mot krav i PAGA. Vi har fått opplyst at det er lagt inn en grenseverdi 14 av 18

15 for avstemming av feriepenger i PAGA, der differanser under kr 500,- per krav aksepteres automatisk. Det er ikke tilrettelagt for tapsføring via PAGA. Dagens praksis ved UNN er at alle differanser fra opprinnelig krav (tillegg og reduksjoner) føres som inntektsjustering, og at dette ikke framgår særskilt i foretakets regnskap. I intervjuene ble det avklart at foretaket heller ikke har benyttet tilgjengelige rapporter i PAGA til å skaffe oversikt over omfanget av slike differanser. I test 4 har internrevisjonen undersøkt omfanget av løpende inntektsjustering i PAGA for perioden , gjennom følgende rapporter: Refusjonskrav. På rapportens siste side framkommer sum opprinnelige krav 2014 (inkludert arbeidsgiveravgift). Denne summen er benyttet som grunnlag for å beregne andel justeringer. Refusjonskorrigeringer. På rapportens siste side framkommer sum avskrivninger, sum tillegg og sum netto korreksjoner. Rapportene viste at det for 2014 er gjort følgende korrigeringer via PAGA: Kr (2,9 % av opprinnelige krav) er avskrevet som inntektsreduksjon Kr (1,3 % av opprinnelige krav) er ført som inntektstillegg Kr (1,6 % av opprinnelige krav) utgjør netto inntektsreduksjon Regionale føringer for avstemminger av sykepengerefusjoner ble diskutert i regionalt regnskapsledermøte 24. juni Av referatet framgår det at skillet mellom tapsføring og inntektsreduksjon må gjennomgås av foretakene, og skal føres slik: 1. Krav som blir foreldet skal tapsføres (78**) 2. Krav som blir avkortet fra NAV skal føres som redusert inntekt (58**) Det framkom i intervjuene at flere hadde en klar oppfatning om at det burde skilles mellom inntektsreduksjoner og tap. Dette skillet ble oppfattet å ha sammenheng med om kravet var framstilt riktig (berettiget) eller ikke Internrevisjonens vurderinger Internrevisjonen anser det som viktig at utestående krav/avvik følges opp raskt, og ser positivt på at det iverksettes nye rutiner. Vi fikk inntrykk av at føringer for avstemming og avskrivning var lite diskutert mellom HR-senteret og Økonomi- og analysesenteret, og at vurderinger om avskrivning i stor grad var opp til saksbehandler. Vi anser det som uheldig at det ikke finnes føringer for avstemming og avskrivning av krav, ut over den tekniske beskrivelsen av hvordan dette gjøres. Vi vurderer det også som uheldig at foretaket i praksis ikke skiller mellom inntektsreduksjoner og tap. Etter vår oppfatning bør årsaken til avvik mellom innsendt krav og mottatt refusjon reflekteres i regnskapsføringen. Hvordan dette konkret skal gjøres bør 15 av 18

16 avklares på regionalt nivå, slik at det etableres lik praksis i foretakene. Føringene fra regnskapsledermøtet i juni 2014 anser vi ikke som presise nok. En tilnærming der det skilles mellom om kravet var berettiget eller ikke framstår som hensiktsmessig. Eksempler på krav som ikke er berettiget er doble krav og differanser på grunn av feil i ulike beregninger. Berettigede krav kan defineres som alle krav som foretaket mener er beregnet og sendt i samsvar med gjeldende føringer, også etter å ha fått eventuell forklaring fra NAV på avslag/avvik. Tilgjengelig funksjonalitet i PAGA for slik differensiert avskrivning av differanser på hvert enkelt krav ville være nyttig. Vi har konstatert betydelige avvik mellom innsendte krav og mottatte refusjoner fra NAV, og at differansene går begge veier. Etter internrevisjonens oppfatning er det naturlig at foretaket ser nærmere på årsakene til differansene, og vurderer iverksetting av tiltak for å redusere disse. Det vises til anbefaling 9-11 i kapittel Kontroll og oppfølging Kriterier Det gjennomføres løpende kontroller som bidrar til at avvik forebygges, oppdages og håndteres. Forsystemer blir rutinemessig avstemt mot regnskapssystemet. Måloppnåelse/status relatert til refusjonsprosessen følges opp av ledelsen Observasjoner Løpende kontroller som er integrert i saksgangen fra registrering av fravær til mottak av refusjon, er i hovedsak omtalt og vurdert i kap. 4.2, 4.3 og 4.4. I tillegg har vi observert at det er utarbeidet detaljerte rutine- og kontrollbeskrivelser for en rekke arbeidsoppgaver i HR-lønn (ikke i Docmap), blant annet på bakgrunn av erfaringer fra Helse Sør-Øst. Det er opplyst at avvikssystemet Docmap ikke benyttes ved registrering og håndtering av avvik tilknyttet denne prosessen, men at enkelte typer feil meldes fra HR-lønn via e- post til personalledere. Når det gjelder regnskapsmessige avstemminger, har internrevisjonen observert følgende: Refusjonskrav ført i PAGA blir månedlig avstemt mot regnskapssystemet og det gjøres månedlige avstemminger mellom ulike poster i regnskap. Mottatt dokumentasjon bekrefter disse rutinene. Det framkommer av mottatte regnskapsbilag fra Agresso (test 5), at det i 2012 ble kostnadsført tap vedrørende 2011 på kr , på kto 7821 (Tap på fordringer, konstaterte). Disse tapene var knyttet til krav i tidligere lønnssystem. Per høst 2014 er det ikke tapsført noe for 2012 og 2013 (etter at PAGA ble tatt i bruk). I intervju fikk vi opplyst at det gjensto ca. 1,6 mill for 2012, som trolig burde tapsføres, og ca. 4 mill. for 2013, hvor man forventer at deler av beløpet vil bli 16 av 18

17 inndrevet. Slik tapsføring i regnskapet kommer i tillegg til differanser som avskrives løpende i PAGA, jf. kap Internrevisjonen fikk opplyst at det anses som urealistisk at man skal klare å redusere omfanget av tap på fordringer til vesentlig lavere enn tidligere år (ca. 2 mill. kr årlig). Det framkom gjennom intervjuene at rapportfunksjonalitet i PAGA i liten grad er tatt i bruk i forbindelse med lederoppfølging. I all hovedsak er det regnskapsstall for mottatt refusjon og utestående krav, sammenholdt med tidligere år, som brukes. Internrevisjonen har ikke undersøkt foretakets regnskapsmessige avsetninger til forventede tap på refusjonskrav Internrevisjonens vurderinger Det gjennomføres en rekke kontrolltiltak som del av den løpende saksgang. Dette bidrar til at avvik forebygges, oppdages og håndteres. Internrevisjonen kan imidlertid ikke se at det er etablert ordninger der man systematisk benytter avdekkede avvik til læring og forbedring. I tillegg til å følge opp sluttsummene i regnskapet, mener internrevisjonen at det ville være hensiktsmessig å følge opp refusjonsprosessen via andre prosess- og resultatindikatorer. Vi har registrert at det er tilgjengelige rapportfunksjoner i PAGA som foretaket ikke har tatt i bruk. Rapportene kan benyttes til å holde oversikt over refusjonskorrigeringer (differanser mellom opprinnelig krav og mottatt refusjon) eller til å måle andre relevante indikatorer for prosessen (eksempelvis antall/andel åpne krav eldre enn seks måneder eller andel av innsendte krav som refunderes uten differanser). Det vises til anbefaling 12 i kapittel Konklusjon og anbefalinger 5.1 Konklusjon Internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll ved Universitetssykehuset Nord-Norge knyttet til refusjon fra NAV har svakheter som bør forbedres, men at det samlet sett er etablert en internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at foretaket mottar den refusjon de er berettiget til, for løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. 17 av 18

18 5.2 Anbefalinger Internrevisjonen anbefaler at UNN iverksetter følgende tiltak: 1. Utarbeide målsettinger knyttet til refusjonsberettiget fravær. 2. Benytte dokumenterte risikovurderinger for å avdekke og håndtere risikoer for manglende måloppnåelse relatert til refusjonsberettiget fravær. 3. Ta initiativ til en regional avklaring om hvor retningslinjer, prosedyrer, veiledninger og annet støttemateriell presenteres, slik at beskrivelser og veiledning i minst mulig grad må vedlikeholdes mer enn ett sted, og at vedlikeholdsansvaret er avklart. 4. Gjennomgå og formalisere intern ansvars- og oppgavefordeling relatert til fravær og refusjon. 5. Forsikre seg om at legers egenmeldte fravær blir registrert i GAT, på lik linje med andre yrkesgruppers fravær. 6. Sørge for at alle ledere med personalansvar har den kjennskap til regelverk og rutiner som kreves for å etterspørre/påse at tilgjengelige rettigheter benyttes og at fravær registreres riktig. 7. Oppdatere fraværskoderegisteret i GAT og PAGA slik at de feil og mangler som er påpekt i kap og blir korrigert. 8. Dokumentere beregninger av sykepengegrunnlaget, slik at disse kan kontrolleres og nyttiggjøres i ettertid. 9. Være pådriver for å få innført funksjonalitet i PAGA som gjør det mulig å velge om differanser for det enkelte krav skal føres som inntektsjustering eller tap. 10. Utarbeide retningslinjer for oppfølging av differanser mellom innsendte krav og mottatte refusjoner, purring av utestående krav og avskrivning av krav i PAGA. Retningslinjene bør omfatte tidsfrister, beløpsgrenser og bestemmelser om årsaksvurdering av differanser. 11. Kartlegge årsakene til differanser mellom innsendte krav og mottatte refusjoner, og vurdere iverksetting av tiltak for å redusere disse. 12. Styrke lederoppfølgingen av refusjonsprosessen internt i HR-senteret og i Økonomiog analysesenteret, bl.a. ved å ta i bruk tilgjengelig rapportfunksjonalitet i PAGA. 18 av 18

19 Vedlegg 1 - Dokumentoversikt Følgende dokumenter er gjennomgått i revisjonen: Styrende dokumenter: DS 9119 Dokumentsamling i Docmap - PAGA og Personalportalen - rutiner og veiledninger Personalportalen sykefravær og permisjoner. Retningslinjer og regelverk Personalhåndbok: - Helse og sykdom Unntak fra arbeidsgiverperiode Barns eller barnepassers sykdom Hvem gjør hva i sykefraværsarbeidet Egenmelding - Arbeidsreglement - Retningslinjer permisjoner Fellesbestemmelser Fødsel/omsorgsovertakelse Permisjon ved omsorg for nære pårørende Pleie av nære pårørende i livets sluttfase - Interne retningslinjer Elektronisk egenmelding og barn/barnepassers sykdom GAT support: Brukerdokumentasjon Fravær og GAT HR-lønn: Rutinebeskrivelse for registrering og arkivering av fravær, HR-lønn: Rutinebeskrivelse overføring av fravær til PAGA, HR-lønn: Rutinebeskrivelse manuelle refusjonskrav, HR-lønn: Rutinebeskrivelse kjøring av refusjonskrav i PAGA, HR-lønn: Rutinebeskrivelse K-27 liste, HR-lønn: Rutinebeskrivelse for fritak, unntak fra arbeidsgiverperioden langvarig eller kronisk sykdom, HR-lønn: Demo/veiledning oppgjørsskjema Altinn RF 1049 Referat fra Regnskapsledermøte, Referat fra Økonomisjefmøte, og Mandat for forvaltningsforum LP (Lønn og Personalsystem) i Helse Nord Avtale mellom alle helseforetak i Helse Nord ved Helse Nord RHF og UNN HF, om tjenester knyttet til Lønns- og personalsystem (Regional systemenhet). Resultatdokumenter: Avstemmingsskjema 2011 og 2012, med bilag Agresso, Koderegister GAT m/grenseverdier, Koderegister PAGA, Fraværskoder, register i PAGA, systemoppsett refusjonsvarsel i PAGA

20 Vedlegg 2 Oversikt over fraværskoderegister GAT-UNN og PAGA, samt beskrivelse av interne rutiner i UNN Løpende ytelser iht. folketrygdloven Relevante fraværskoder i GAT-UNN 8-1 Sykepenger 110 Sykemelding 113 Avventende sykemelding 115 Svangerskapsrel. sykemelding 117 Behandlingsdag (sykemelding) 120 Egenmelding 130 Sykemelding yrkesskade 132 Sykemelding arbeidsrelatert 142 Egenmelding arbeidsrelatert 205 Aktiv sykemelding 219 Gradert sykemelding Tilsvarende fraværskoder i PAGA * Koder som ikke er knyttet til varsel om refusjon (bjella) i PAGA 110 Sykemelding 113 Avventende sykemelding 115 Svangerskapsrelatert sykemelding 117 Behandlingsdag 120 Egenmelding 130 Sykemelding yrkesskade 132 Sykemelding arbeidsrelatert 142 Egenmelding arbeidsrelatert Rutiner for fraværsmelding/-søknad og dokumentasjon Egenmelding: Arbeidstakeren gir beskjed til nærmeste overordnet. Leder registrer fraværet i GAT, og den ansatte må signere i MinGat. Sykemelding: Leveres arbeidsgiver på papir. Leder registrerer i GAT og videresender HR-lønn Svangerskapspenger 14-5 Foreldrepenger 410 Foreldrepermisjon 100 % 415 Foreldrepermisjon 80 % 421 Gradert permisjon 100 % dekning 422 Gradert permisjon 80 % dekning 450 Adopsjonspermisjon 100 % 455 Adopsjonspermisjon 80 % 9-5 Omsorgspenger 470 Sykt barn/barnepass dgr. 471 Sykt barn/barnepass. > 10 dgr. 416 Svangerskapspenger 416 Svangerskapspenger Skjema fra Arbeidstilsynet Tilrettelegging/ omplassering p.g.a. graviditet fylles ut av lege/ jordmor og arbeidsgiver, og sendes HR-lønn snarest. HR-lønn sender søknaden videre til NAV. Vedtaket fra NAV sendes HR-lønn. 410 Foreldrepermisjon 100 % 415 Foreldrepermisjon 80 % *421 Gradert permisjon 100 % dekning *422 Gradert permisjon 80 % dekning 450 Adopsjonspermisjon 100 % 455 Adopsjonspermisjon 80 % 470 Sykt barn/barnepasser 471 Sykt barn/barnepasser > 10 dgr. Foreldrepermisjon søkes på skjema i PP. I tillegg må terminbekreftelse leveres til leder. Leder må kontrollere/innvilge permisjon, og videresende søknaden via PP til HR-lønn. Så snart fødsel/adopsjon har funnet sted, må det søkes om foreldrepenger på eget skjema, som sendes til leder. Leder videresender søknaden og bekreftelse på nedkomstdato/adopsjon til HR-lønn. Egenmelding: Kan benyttes ved sykt barn/barnepasser for inntil 3 arbeidsdager om gangen. Signeres i Min Gat. Legeerklæring: Fra og med den fjerde

21 Pleiepenger barn 9-12 Pleiepenger terminal arbeidsdagen må arbeidstakeren legge fram legeerklæring om at barnet er sykt. Utvidet rett: Ved kronisk syke barn, må vedtak fra NAV forelegges leder, som videresender til HR-lønn. 475 Pleiepenger barn 475 Pleiepenger barn Kun oppgitt lenke til beskrivelse av rettigheten (Spekter). Interne rutiner ikke omtalt i publiserte retningslinjer. 476 Pleiepenger i terminalfasen 476 Pleiepenger i terminalfase Arbeidstakeren må søke om permisjon, hvor det dokumenteres pleie av nære pårørende i livets sluttfase. Erklæring fra lege og vedtak fra NAV om innvilget pleiepenger må vedlegges. Søknaden videresendes til HR-lønn Opplæringspenger 474 Opplæringspenger barn 474 Opplæringspenger barn Vedtak fra NAV leveres leder, og videresendes HR-lønn. Permisjonssøknad via PP eller GAT, jf. veiledning i generell del i PP om permisjonens varighet.