Realisering av gevinster i Bærum kommune Anskaffelsessjef Heidi E. Rygg, 11.05.17
Bærum kommune Norges 5.største kommune 123.000 innbyggere 7 288 årsverk 12.000 ansatte 10 milliarder brutto budsjett 1,5-2,5 milliarder i årlige investeringer 200 tjenestesteder
Anskaffelser er sentralisert 18 ansatte med tverrfaglig kompetanse. Ekspertkompetanse på offentlige anskaffelser. Prosessansvar for alle anskaffelser med verdi over 100 000 kroner eks. mva. Anskaffelsesstrategi Anskaffelsesprosess Anskaffelsesstøtte Innkjøp i 2016: 2,3 mrd. kr. ISO 9001 og 14001
Bærum kommunes Reise 2017-2020 Før 2012 Innkjøp har liten oppmerksomhet i ledelsen Rapportering av innkjøp på ad hoc basis Har en anskaffelsesstrategi, men den er ikke implementert Ingen klar målsetting Innkjøp er et sektoransvar 2012-2016 Tydelig mandat fra politikere og toppledelsen Anskaffelsesstrategi samkjørt med overordnede mål Sentral innkjøpsfunksjon med klare roller og ansvar Rapporterer på måloppnåelse Tverrfaglig team ved strategisk viktige anskaffelser Helhetlig organisering, styring og kontroll med innkjøp Velfungerende innkjøpsorganisasjon Realiserer gevinster Rapporterer jevnlig på status av implementering av anskaffelsesstrategien Porteføljestyring er implementert Kategoristyring av viktige innkjøpskategorier
Realisering av gevinster Slik gjør vi det.
3 hovedtyper gevinster 1.Mere verdi for pengene Lavere innkjøpskostnader Gevinster Redusert bemanning Reduserte utgifter til drift 2.Bedre kvalitet Effektiviseringsgevinster Kvalitetsgevinster Gevinster for andre Færre avvik fra normal drift Bedre tjenester Bedre arbeidsmiljø Økt tillitt 3.Gevinster for andre aktører
Modell for gevinstrealisering Planlegge anskaffelsen Gjennomføre konkurranse Følge opp kontrakt Identifisere gevinster Planlegge Gjennomføre Dokumentere
Innføring av kategoristyring er en forutsetning for å ta ut de store kostnadsbesparelsene innenfor anskaffelse og innkjøp PRINSIPPER/GEVINSTER MED KATEGORISTYRING Alle produkt og tjeneste kategorier defineres på tvers av Bærum Kommune Alle produkt og tjeneste kategorier eies av en kategoriansvarlig støttet av et tverrfaglig team med spesialist kompetanse Utvikling av anskaffelsesstrategi tilpasset hver enkelt produkt/tjeneste kategori (kategoriplaner) Knytning mot overordnet anskaffelse strategi sikrer ledelsesforankring Etablering av prosesser med tydelig rolle og ansvarsbeskrivelser for merkantile- og fagressurser bidrar til arbeid mot felles mål Økt kompetanse om marked, produkter/tjenester og leverandører Gjør det mulig å se på leverandørers totalprestasjon på tvers av leveranser til ulike områder Fokus på enhetlige/korrekt leverandørporteføljer Enhetlig og strukturert samarbeid med fagmiljø Fokus på livssykluskostnader og innovative løsninger PLO SKOLE EIENDOM TEKNISK Behov TVERRFAGELIG ORGANISERING AV KATEGORITEAM Kategoriansvarlig Helhetlig, kommersielt ansvarlig Kategoristrategi Leverandørstrategi Vurdere nye behov Løpende leverandør oppfølgning Lede/ utvikle kategoriteam Behov Behov Behov Kategoriteam Roller i team Kommersiell kompetanse (inkl. forhandling) Juridiske/offentlige anskaffelser Behovshaver/fagansvarlig Leveranse-/avropsprosess Markeds-/produktkunnskap Inngåelse og oppfølging av kontrakt med leverandør
Identifisere gevinster Planlegge Gjennomføre Dokumentere
Analyser er avgjørende for å finne effektiviserings-mulighetene Skaffe oss innsikt i: 1. Antall leverandører innen kategorien 2. Hvilke produkter/tjenester som omfattes av kategorien 3. Hvilke kontrakter kommunen har 4. markedsforståelse 5. Kommunens behov, forbruk 6. Avtalejojalitet 7. Kostnadsdrivere, kritiske produkter 8. M.m. Analyser materialet Hvilke leverandører har vi ikke avtale med Hvilke tjenestesteder kjøper utenfor avtaler hvorfor? Er kommunen en viktig kunde i dette markedet? Forbruksanalyser, ABC-analyser, pareto tabell, etc. Interessentanalyaser
Identifiser potensielle gevinster Ved hjelp av analysene Eksempler på potensielle gevinster: Pris/kostnad Øke behovsdekningen innen kategorien Øke avtalelojalitet Optimalisere antall avtaler Standardisering av volumprodukter Samordne levering logistikk lager Tydeliggjøre roller og ansvar i kommunen Miljø Digitalisering M.m.m
Identifisere gevinster Planlegge Gjennomføre Dokumentere
Utarbeid plan/strategi For å realisere gevinstene (ref. anakaffelsesstrategi, kategoristrategi) Synliggjøre forutsetninger som må oppfylles for at gevinstene skal realiseres Forventede utfordringer Når skal gevinstene realiseres? Hvordan skal gevinstene realiseres? Risikoprofil: Er det lav, middels eller høy risiko for at gevinsten ikke vil bli realisert?
Nullpunktsmålinger Hva er det? Dvs. å måle tilstanden før tiltaket/prosjektet implementeres Sammenlignes senere med målinger etter at tiltaket har blitt implementert og fått virke en stund Hensikten er å finne effekten av tiltaket.
Identifisere gevinster Planlegge Gjennomføre Dokumentere Gjennomføre tiltakene i gevinstrealiseringsplanen Måle i hvilken grad de ulike gevinstene er realisert.
Eksempel
Ny avtale på mykpapir og renholdsprodukter Konkurranse på volumprodukter. Smalere sortiment enn i dag. Dagens avtale: 30 typer toalettpapir 17 typer håndsåpe Ny avtale: 20 typer toalettpapir 10 typer håndsåpe Dispensere kan byttes gratis hvis de ikke passer
Resultat Potensiale for besparelse: Inntil kr. 4,4 millioner pr. år kontra dagens forbruk Ca. 17 millioner i kontraktens levetid på 4 år. Forutsetning: Lojalitet til avtalen Kjøp av volumproduktene (på katalog på e-handel)
Gevinstene skal realiseres ved kutt i budsjettene Hvordan fordele kuttene? eks. fra mykpapir og renholdsavtalen Kommunalsjef Forbruk i 2015 Andel av forbruk Potensiell besparelse Påkrevd besparelse 2017 KS Pleie og omsorg 4 406 847 43 % 1 883 370 1 284 116 KS Skole 1 917 843 19 % 819 635 558 842 KS Barnehager 1 452 238 14 % 620 648 423 169 KS Eiendom 1 441 206 14 % 615 933 419 954 KS helse og sosial 517 271 5 % 221 068 150 728 KS tekniske tjenester 260 814 3 % 111 465 75 999 KS barne og ungdomstjenester 212 791 2 % 90 941 62 005 Revisjon og formannskap 45 868 0 % 19 603 13 366 KS Plan, miljø og kultur 40 274 0 % 17 212 11 735 Digitalisering og IT 111 0 % 47 32 Strategi og utvikling 101 0 % 43 29 Strategisk ledelse 80 0 % 34 23 Sum 10 295 444 100 % 4 400 000 3 000 000 Forbruk 2015: 10 300 000 Forbruk 2017 ny avtale: 5 900 000 Potensiell besparelse i 2017: 4 400 000 Påkrevd besparelse i 2017: 3 000 000 Påkrevd besparelse = kutt
Plan for oppfølging av rammeavtalen Tiltak: Følge opp nøkkeltall knyttet til avtalelojalitet Informere kommunalsjef om status to ganger pr år. Følge opp ansvarssteder som ikke bruker e-handel og som kjøper mye utenom intern katalog.
Realiserte gevinster p.t Anskaffelser Ny avtale Årlig verdi Årlig besparelse Bespa relse i % Budsjettkutt Rest besparelse (av 20 mill.) Mykpapir og renholdsprodukter 01.08.16 10 300 000 4 400 000 43 % 3 300 000 16 700 000 Medisinske forbruksartikler 01.10.16 12 000 000 1 000 000 8 % 750 000 15 950 000 Telefonitjenester fast og mobil 01.10.16 8 250 000 1 880 000 23 % 1 500 000 14 450 000 Ansvarsforsikring 01.01.17 466 000 40 % 466 000 13 984 000 Grafiske førtrykkstjenester HP og årsrapport 2017 134 400 42 000 24 % 40 000 13 944 000 I tillegg er potensielle gevinster for 2017 identifisert : 3,5 9 mill. kr. Da er ikke alle porteføljene gjennomgått.
Takk for oppmerksomheten! God sommer