Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato dok.: 18. juni.2009 Dato møte: 25. juni 2009 Saksbehandler: Administrerende direktør Vedlegg: Oppfølgingen av styresak 20/2009 SAK 103/2009 STATUS IKT I OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS HF Bakgrunn Sak om samordnet IKT i Oslo universitetssykehus ble behandlet av styret i sak 20/2009 den 29. januar 2009 og i sak 88/2009 4.juni 2009. Det ble i sak 20/2009 presentert en oversikt over de IKT-utfordringene som er knyttet til å etableringen av ett, integrert helseforetak samtidig som driftsrelaterte oppgaver og personell virksomhetsoverføres til Sykehuspartner. Sak 88/2009 gjennomgikk kritiske systemer og aktiviteter, og konkluderte med at innføring av felles klinisk informasjonsgrunnlag ikke kan skje før 1. juni 2009. Styret uttrykte i vedtak sak 88/2009 sin bekymring for dette og de konsekvenser dette vil kunne ha for hvor raskt sammenslåing og faglig og økonomisk gevinstuthenting kan finne sted. Styret ba administrerende direktør legge frem nødvendige tiltak for å sikre at etablering av nødvendige kliniske IKT-funksjoner i minst mulig grad hindrer planlagt fremdrift i fusjonen, og man ba samtidig om en oppdatert status på de kritiske områder som ble omtalt i styresak 20/2009 (sammenfallende med områder omtalt i styresak 88/2009). I denne saken fremstilles de viktigste tiltakene for å sikre at innføring av felles klinisk informasjonsgrunnlag går som planlagt og at forsinkende effekt på fusjonen gjøres minst mulig. I vedlegg detaljeres oppfølgingen av styresak 20/2009. Tiltak for å sikre at etablering av nødvendige kliniske IKT-funksjoner i minst mulig grad hindrer planlagt fremdrift i fusjonen Arbeidet med IKT er nå fokusert rundt to datoer:
Oslo universitetssykehus HF styresak 103/2009 Side 2 av 5 a) 1. januar 2010 Dag-1 :hvilke systemer må være på plass når Oslo universitetssykehus drives som et integrert foretak b) 1. juni 2010 hvilke aktiviteter og prioriteringer er nødvendige for å sikre at felles klinisk informasjonsgrunnlag er på plass Felles klinisk informasjonsgrunnlag anses som en nødvendig forutsetning for å flytte funksjoner eller pasientgrupper for dermed å bedre behandlingskvalitet og realisere økonomiske verdier. Følgende tiltak er iverksatt (i hovedsak siden siste styremøte): 1. Organisere IKT i Oslo universitetssykehus Det er kritisk å etablere en samlet avdeling med tydelige ledelseslinjer for å sikre strategisk styring, evne til implementering og samarbeid med eksterne aktører, særlig Helse Sør-Øst og Sykehuspartner. Følgende tiltak er gjort: a. Etablert tydelig ansvar i Oslo universitetssykehus kst. ledergruppe(andreas Moan) b. Konstituert IKT-direktør for perioden 1. juni 2009 til 31.desember 2009 (Kenneth Solstrand) c. Startet arbeid med organisering av en integrert avdeling med felles ledelse. d. Avdeling samlet første gang og forberedt på fokusert arbeid med implementering av felles klinisk informasjonsgrunnlag neste 11.5 måneder 2. Kobling av IKT og andre kritiske aktiviteter i Dag 1 arbeidet IKT er en sentral premiss for å kunne gjennomføre Dag 1 1. januar 2010, og denne koblingen har ikke vært tilstrekkelig fokusert i tidligere arbeid. Følgende tiltak er gjort: a. Etablert en gruppe i administrasjonen som gjør et forarbeid på hvilken funksjonalitet som må være på plass Dag 1, samt plan og mandat for en bredere sammensatt prosjektgruppe som skal arbeide med dette gjennom høsten b. En komplett liste over hvilke systemer som må være på plass Dag 1 er under utarbeiding. Her identifiseres system, eier innen IKT i Oslo universitetssykehus, hvem som kan definere krav til funksjonalitet (systemeier), ansvarlig hos Sykehuspartner, krav til ressurser for gjennomføring og avhengigheter. Arbeidet med å etablere en komplett systemoversikt og forståelse av hvordan systemene interagerer er en kritisk aktivitet. Den største risikoen ved Dag-1 er at de som skal bruke systemene ikke er i tilstrekkelig tett dialog med dem som utvikler systemene. Så snart komplett oversikt foreligger (første utkast 19. juni 2009) vil denne danne grunnlag for en Dag1 workshop der man bringer alle ansvarlige sammen og sikrer felles forståelse av videre prosess. Arbeidet med å redesigne systemene er helt avhengig av at det foreligger en klar ny organisatorisk struktur i Oslo universitetssykehus, og dette arbeidet prioriteres nå som ledd i integrasjonsprogrammet. Det må understrekes at arbeidet med Dag
Oslo universitetssykehus HF styresak 103/2009 Side 3 av 5 1 innebærer vesentlig mer enn IKT systemer og gruppen som skal arbeide med dette til høsten vil bli sammensatt deretter. 3. Sikre at implementering av felles klinisk informasjonsgrunnlag (felles klinisk informasjonsgrunnlag) skjer innen 1. juni 2010 Denne oppgaven er i seg selv svært krevende, og forutsetter at man prioriterer dette fremfor de fleste andre aktiviteter i året som kommer. Det må etableres en ordning der andre prosjekter og initiativer vurderes opp mot felles klinisk informasjonsgrunnlag, og det er gitt at dette vil medføre en del utfordringer i forhold til andre eksiterende og planlagte prosjekter som vil bli gitt lavere prioritet. Den fulle konsekvens av dette er ennå ikke klar, men vil avklares når liste over kritiske systemer for Dag 1 og felles klinisk informasjonsgrunnlag sammenholdes med full porteføljeoversikt. Anskaffelse av felles klinisk informasjonsgrunnlag er en regional prosess med tett samspill med Oslo universitetssykehus, og det blir viktig å sikre at fremdrift i denne sammenfaller med Oslo universitetssykehus sitt behov for rask implementering. Ansvarsforhold må her være helt presise, ref. egen sak om avklaring av roller fra konsernrevisjonen. Implementeringsarbeidet vil bli prosjektorganisert. 4. Avklare ansvarsforhold versus Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner Arbeidet med analyse og avklaring av problemstillinger knyttet til IKT har foregått i SIO (Samordning av IKT i Oslo universitetssykehus) og FKI (Felles Klinisk Informasjonsgrunnlag). Dette er samarbeidsprosjekter mellom Helse Sør-Øst RHF og Oslo universitetssykehus med RHF som formell eier og leder av styringsgruppene, men med styringsgruppens flertall bestående av representanter fra Oslo universitetssykehus utnevnt av konstituert administrerende i Oslo universitetssykehus. Formelt har altså ikke gruppene frem til nå rapport til Oslo universitetssykehus ledelse. Begge prosjekter har i sitt mandat å anbefale tiltak. Gruppene leverer sine sluttrapporter innen 19. juni 2009. Etter sommer slås gruppene sammen og vil ha sitt hovedfokus på gjennomføring og implementering. Prosjektet vil fremdeles bli kjørt som samarbeidsprosjekter mellom Helse Sør-Øst og Oslo universitetssykehus, men formelt eierskap planlegges overført til Oslo universitetssykehus. En tett involvering fra Helse Sør-Øst er fortsatt sterkt ønskelig fra Oslo universitetssykehus sin side for å sikre forankring i regional strategi og bidra til å håndtere investeringsutfordringene. I det videre arbeid må man sikre at prioritering, fremdrift, finansiering og gjennomføring av anbefalte tiltak er harmonisert med øvrig arbeid i integrasjonsprogrammet. Administrerende direktør har sammen med styret bedt konsernrevisjonen bidra til en avklaring av roller og ansvarsforhold i etableringen av felles tjenesteleverandør og etableringen av IKT-løsninger ved sykehuset, og dette vil vær et viktig bidrag i videre arbeid.
Oslo universitetssykehus HF styresak 103/2009 Side 4 av 5 5. Økonomi Den samlede økonomiske utfordringen ved å harmonisere IKT systemene innen Oslo universitetssykehus er enorme. I sak 20/2009 er samlet kostnad for full integrering angitt i størrelsesorden 800-1300 millioner kroner. Helse Sør-Øst estimerte i sak 108/2008 som referert i sak 20/2009 et kapitalbehov på 200-400 millioner for å innføre felles klinisk informasjonsgrunnlag i Oslo universitetssykehus. Disse estimatene har ikke endret seg. Ansvaret for finansiering av lokale IKT-prosjekter ligger i Oslo universitetssykehus. I tillegg er det satt av midler til fellesregionale IKTprosjekter i Helse Sør-Øst RHF. Midlene disponeres til prosjekter som er felles for flere foretak i foretaksgruppen, eller prosjekter av stor strategisk betydning i forhold til måloppnåelse av plan for strategisk utvikling. Strategisk IKT-forum (SIKT) i Helse Sør-Øst fungerer som styringsgruppe for prosjektporteføljen og gir sin anbefaling til administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF, som tar endelig beslutning om tildeling av regionale midler. Anmodning om midler fra SIKT skal skje basert på innstilling fra SIO og felles klinisk informasjonsgrunnlag-prosjektene, og sluttrapport herfra foreligger 19. juni 2009. Neste møte i SIKT er 18. juni 2009 og investeringsbehov innen IKT i Oslo universitetssykehus varsles preliminært til dette møtet. Det vil deretter bli søkt om finansiering etter SIKT sine prosedyrer og saken vil ventelig komme opp til behandling i september. Administrerende direktørs vurdering Kompleksiteten i den samlede IKT utfordringen for Oslo universitetssykehus er meget høy, og økes ved at det er tre virksomheter som slås sammen og at det er liten grad av sammenfall i hvilke systemer som brukes på de ulike lokalisasjoner (se vedlegg pkt. 4). Dette har alvorlige implikasjoner for Oslo universitetssykehus sin evne til å hente faglige og økonomiske gevinster på kort sikt. Det vil for eksempel være vanskelig å ta ut samordningsgevinster innen de administrative enhetene så lenge man må forholde seg til ulike løsninger knyttet til hvert enkelt sykehus. Av samme grunn vanskeliggjøres organisatoriske endringer på tvers av de tidligere foretaksgrensene. Det har vært gjennomført et grundig kartleggings- og analysearbeid i form av SIO og felles klinisk informasjonsgrunnlag-prosjektene om hvilke tiltak som er nødvendige for drift av et samlet sykehus. Disse gruppene foreslår 19. juni 2009 hvilke tiltak som bør prioriteres. I denne prosessen har det imidlertid vært for lite fokus på bestilling, fremdrift og gjennomføring vurdert ut fra Oslo universitetssykehus sitt presserende behov for å ha funksjonelle løsninger på plass 1. januar 2010, og administrerende direktør har bedt konsernrevisjonen om en anbefaling knyttet til tydelige roller/ansvarforhold. Arbeidet med IKT struktureres nå frem mot milepælene for Dag 1 og for full implementering av felles klinisk informasjonsgrunnlag 1. juni 2010. En oversikt over pågående prosjekter, med ansvarslinje og ressursbehov etableres nå. Det er nødvendig å gjennomgå disse og prioritere i forhold til å nå de to sentrale milepælene.
Oslo universitetssykehus HF styresak 103/2009 Side 5 av 5 Virksomhetsoverdragelse til Sykehuspartner i henhold til vedtak i Helse Sør-Øst utfordrer risikobildet ytterligere, og man vil arbeide for at det er tydelig i avtaleform at Oslo universitetssykehus sine milepæler også reflekteres i Sykehuspartner sin prioritering av ressurser det neste året. Dette er en vesentlig risiko for Oslo universitetssykehus og må følges tett. Innføring av felles klinisk arbeidsflate innen 1. juni 2009 er et meget krevende prosjekt i seg selv, og overholdelse av denne fristen vil med stor sikkerhet kreve ekstra ressurser. Dette vil være en kritisk aktivitet i det kommende året, og ledsaget av betydelig risiko når det gjelder faglig og økonomisk gevinstrealisering dersom innføring forsinkes. Det er ikke avsatt øremerkede midler til dette i budsjettet for 2009. Samordning av IKT i Oslo universitetssykehus SIO vil fortsette i en ny fase preget av prioritering og implementering etter sommeren. Ettersom ansvar for at kritiske løsninger er på plass ved Dag 1 og ved innføring av felles klinisk arbeidsflate bør ligge hos Oslo universitetssykehus, vil man be om at man i tråd med tidligere anbefalinger fra både Oslo universitetssykehus og Helse Sør-Øst overfører det formelle eierskapet til dette prosjektet til Oslo universitetssykehus. På grunn av avhengighet av regionale prosesser og investeringsmidler er det viktig at Helse Sør-Øst fortsatt er tett involvert. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til etterretning. 2. Styret ber administrerende direktør følge opp den innledende dialogen med Strategisk IKT-forum (SIKT) og formelt søke om fellesregionale investeringsmidler for å realisere felles klinisk informasjonsgrunnlag. Samtidig må behovet for investeringsmidler innen IKT knyttet til gjennomføring av fusjon (virksomhetsintegrering) tydeliggjøres og formaliseres overfor Helse Sør-Øst. 3. For å sikre optimal fremdrift i fusjonen burde felles klinisk informasjonsgrunnlag vært på plass 1. januar 2010. Implementering innen 1. juni 2010 er derfor helt avgjørende for å sikre enhetlig pasientbehandling i helseforetaket og faglig og økonomisk gevinstrealisering. 4. Styret ber administrerende direktør følge opp dialog med Helse Sør-Øst om avklaring av ansvarsforhold mellom RHF og Oslo universitetssykehus i tråd med revisjonens anbefalinger, spesielt i forhold til anskaffelsesprosess på felles klinisk informasjonsgrunnlag. Det må også sikres felles forståelse av ansvarsforhold og roller i øvrig arbeid knyttet til IKT utvikling og IKTinvesteringer. Oslo, 18. juni 2009 Jan Eirik Thoresen sign.