KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV Totalentreprise ENØK-prosjekt - Akerselva og Langerud sykehjem Saksnummer: 15/00066
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 4 1.4 Kontrakt... 4 1.4.1 Kontraktsperiode... 4 1.4.2 Kontraktsbestemmelser... 4 1.4.3 Forbud mot sosial dumping... 4 1.4.4 Krav om lærlingordning... 5 1.5 Tilleggsopplysninger... 5 1.6 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget.... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Prosedyre... 5 2.2 Tilbudsfrist... 5 2.3 Innlevering av tilbud... 5 2.4 Ønsket presentasjonsform... 6 2.5 Vedståelsesfrist... 6 2.6 Deltilbud... 6 2.7 Alternative tilbud og minstekrav... 6 2.8 Tilbudsbefaring... 6 2.9 Opplysningsplikt... 7 2.10 Taushetsplikt... 7 2.11 Offentlighet... 7 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 7 2.13 Forbehold... 7 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 8 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 8 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 8 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 8 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 9 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 10 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 11 4.1 Registrering og åpning av tilbud... 11 4.2 Tildelingskriteriene... 11 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 12 VEDLEGG... 12 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Omsorgsbygg Oslo KF, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av «Totalentreprise ENØK Akerselva og Langerud sykehjem». Omsorgsbygg Oslo KF er et kommunalt foretak eid av Oslo kommune som skal utvikle, bygge, drifte og vedlikeholde formålsbygg. Pr. januar 2013 er det samlede bygningsareal på ca. 900.000 kvm fordelt på over 658 eiendommer og 1150 bygninger. Bygningsmassen består i hovedsak av sykehjem, bo- og rehabiliteringssentre, barnehager, brannstasjoner, samt kulturbygg. Våre leietakere er bydeler og kommunale etater. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Kristoffer S. Nedal/ Camilla Sivesind Tokvam E-postadresse : postmottak@oby.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktpersoner. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Generelt Omsorgsbygg Oslo KF ønsker å gjennomføre ENØK-tiltak på sykehjemmene Akerselva og Langerud. Begge sykehjemmene er rehabilitert på 2000-tallet, men har allikevel et utpreget høyt energiforbruk. Tiltakene som skal gjennomføres berører i hovedsak VVS-installasjoner med tilhørende styring og automatisering. Akerselva sykehjem, beliggende i Mor Go hjertas vei 22, består av 10 etasjer med sykehjemsfunksjoner på totalt 10 735 m 2. Byggeår er 1958, men bygget ble totalrehabilitert i 2002. Langerud sykehjem, beliggende i Skullerudveien 45, består av 7 etasjer med sykehjemsfunksjoner på totalt 13 390 m 2. Byggeår er 1977, men bygget ble totalrehabilitert i 2008. Miljø Omsorgsbygg er miljøsertifisert i henhold til ISO 14001, og er i tillegg pålagt å ta miljøhensyn ved alle anskaffelser etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser og kommunens eget regelverk. Vi stiller derfor høye krav til oss selv om å foreta miljøvennlige valg innen varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider. Felles Kravspesifikasjon for Oslo Kommune (FKOK) Miljø-Energi vil gjøres gjeldende for prosjektet. Alle valg, leveranser og oppfyllelse av krav vil bli fulgt opp av Omsorgsbygg og bli krevd dokumentert, se nettsidene www.fkok.no. Minimum 85 % av alt avfall på byggeplass skal kildesorteres. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 3
FDV dokumentasjon Omsorgsbygg stiller krav til at FDV-dokumentasjon utarbeides og overleveres i henhold til FKOK FDV Leveransekrav. FDV skal bygges opp etter innholdsfortegnelse og forside for hvert delkapittel, se vedlegg 9. I tillegg skal Statsbyggs merkesystem, TFM, benyttes. Dokumentasjon vedrørende TFM ligger på http://statsbygg.no/dokumenter/tfm 1.3 Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet Uke 18 Kunngjøring av konkurranse 27.04.15 Uke 19 Tilbudsbefaring Akerselva sykehjem 04.05.15 kl. 14.00 Uke 19 Tilbudsbefaring Akerselva sykehjem 05.05.15 kl. 14.00 Uke 22 Tilbudsfrist 22.05.15 kl. 11.00 Uke 23 Tilbudsevaluering og valg av tilbud Uke 23 Utsendelse av tildelingsbrev Uke 25 Karensperiode Uke 25 Kontraktsinngåelse Uke 25 Oppstart av kontrakt 1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Ferdigstillelse av alle fysiske arbeider, mekanisk ferdigstillelse: 02. november 2015 Sluttfrist, inkl. eksempelvis godkjenning av FDV og innregulering (dagmulktsbelagt): 16. november 2015 Perioden 02. 16. november (dagmulktsbelagt) brukes i felleskap av OBY, PG og ENT til kontroll, prøving og testing av tekniske anlegg. Oppdragsgiver tar forbehold om budsjettmessig dekning for gjennomføring av prosjektet. 1.4.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av NS 8407 med tilhørende kontraktsformular for Oslo kommune, se vedlegg 2. 1.4.3 Forbud mot sosial dumping Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 08.02.2008, og gjeldende standarder for Oslo kommune. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 4
1.4.4 Krav om lærlingordning Oslo kommune krever at Leverandøren skal sørge for at det i hele kontraktsperioden benyttes minst 1 lærling ved utførelse av arbeid knyttet til denne kontrakten. Leverandøren skal dokumentere at kravet er oppfylt ved oppstart av arbeidet, og ellers på oppdragsgivers anmodning. Kravet til lærlinger gjelder også for eventuelle underleverandører. 1.5 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse Totalentreprise ENØK Akerselva og Langerud sykehjem, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Vi oppfordrer til at det stilles spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget til oppdragsgivers kontaktperson innen 8 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.6 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget. Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er fredag 22.05.15 kl. 11.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket «Tilbud Totalentreprise ENØK- Akerselva og Langerud» Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 5
Tilbudet skal være på norsk og leveres i 2 eksemplarer hvor en utgave er sladdet for det leverandøren mener er forretningshemmeligheter. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen bes også levert elektronisk på minnepinne. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal leveres til: Navn: Omsorgsbygg Oslo KF Adresse: Sommerrogata 1, inngang fra Inkognitogata, resepsjon i 5. etg Åpningstider: Mandag fredag 0800-1500 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev. 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest og merverdiavgiftattest, jf. punkt 3.2 2 HMS-egenerklæring (se vedlegg), jf. punkt 3.2 3 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, 4 jf. punkt 3.3.1 Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling, jf. 5 punkt 3.3.2 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, 6 jf. punkt 3.3.3 Dokumentasjon av tildelingskriteriene, jf. punkt 4.2 Pris 7 - Ferdig utfylt prisskjema, jf. vedlegg 2 - Dokumentasjon av tildelingskriteriene, jf.punkt 4.2 Kvalitet Oppdragsforståelse 8 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 22.07.15 kl. 11.00 2.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring Det vil i denne konkurransen bli avholdt to tilbudsbefaringer. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 6
Akerselva sykehjem: 04.05.15 kl. 14.00. Adressen er: Mor Go hjertas 22, 0282 Oslo. Oppmøte ved hovedinngang/resepsjon. Langerud sykehjem: 05.05.15 kl. 14.00 Adressen er: Skullerudveien 45 Oppmøte ved hovedinngang/resepsjon. Leverandørene anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål på forhånd slik at oppdragsgiver får anledning til å forberede sine svar. Spørsmål vil bli anonymisert. Referat fra tilbudsbefaringen publiseres uten ugrunnet opphold på Doffin. Reiseutgifter med videre i forbindelse med tilbudsbefaringen dekkes av den enkelte leverandør. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.11 Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. FOA 3-8. 2.13 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 7
Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere å prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Eventuelle forbehold eller avvik skal spesifiseres i leverandørens tilbudsbrev eller vedlegg til dette. Forbehold eller avvik som ikke klart fremkommer av leverandørens tilbudsbrev, kan ikke gjøres gjeldende. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Attest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attesten fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet(hms) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS- egenerklæring i utfylt og signert stand. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 8
3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest. lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten regnskapstall. Foretakets 2 siste årsregnskap inklusive noter, styrets, årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets Vedlagt oppdatert kredittvurdering/rating som baserer seg på siste kjente regnskapstall ikke eldre enn 6 md. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 9
3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag Oversikt over de viktigste relevante leveranser de 3 siste årene. Oversikten skal som et minimum inneholde: Kort beskrivelse av leveransen inkludert type tjenester som ble levert Oppdragets verdi Navn på oppdragsgiver Tidspunkt for gjennomføring Attester på leveransene Leverandørens tilbudte prosjektledelse skal ha god kompetanse og erfaring fra lignende oppdrag. Leverandøren er forpliktet til å bruke tilbudt personell ved gjennomføring av oppdraget. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for tjenestene som skal leveres Beskrivelse av prosjektledelsen som er tiltenkt ansvarlige for gjennomføringen av entreprisen. Beskrivelsen skal være konkret og direkte relatert til dette prosjektet. CV med beskrivelse av deres kompetanse. CV skal inneholde informasjon om utdanning, erfaring, referanser, eventuelle kurs og referanseprosjekter for lignende leveranser for de konkrete ressursene. CV skal også vise rolle, varighet i prosjektene samt verdi på ansvarsområdets entreprise. Kontaktinformasjon for referanse skal oppgis på minimum 3 prosjekter. Oppdragsgiver skal ha mulighet til å kontakte kontaktpersonene som oppgis. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem, samt innholdsfortegnelse Dersom systemet er sertifisert i henhold til ISO-9001 eller andre relevante sertifiseringssystemer er det nok å legge frem kopi av sertifikatet Samarbeidspartnere/underleverandør: Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle noen av kvalifikasjonskravene i punkt 3.3.3, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra de foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. I tillegg skal det leveres signert HMS egenerklæring samt attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder. Det skal også vedlegges en fullmakt på at Oppdragsgiver har adgang til å sjekke underleverandører i Registerinfo. Vi opplyser om at leverandøren maksimalt kan ha to ledd underleverandører i kjede under seg. All bruk av underleverandører skal skriftlig forhånds godkjennes av oppdragsgiver. Mal på forpliktelseserklæring ligger vedlagt. Se vedlegg 8. Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør. Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget (fagområder/ funksjon/ leveranse) som skal ivaretas av underleverandør. Forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller tilsvarende formell dokumentasjon som viser at leverandøren faktisk råder over nødvendige ressurser hos angitte Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 10
underleverandører for dette oppdraget. Forpliktelseserklæringen må være signert av samarbeidspartneren / underleverandøren. Manglende fullmakt og/eller forpliktelseserklæring kan medføre avvisning dersom dokumentasjonen er nødvendig for oppfyllelse av kravene. Skjema for egenrapportering av lønns- og arbeidsvilkår, vedlegg 9, og søknadsskjema for godkjenning av underleverandør, vedlegg 10, skal brukes etter at kontrakt er inngått, og dersom leverandøren ønsker å ta inn nye underleverandører eller bytte en som allerede er godkjent. Skjemaene oversendes ved kontrahering og er kun vedlagt konkurransegrunnlaget som informasjon. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted 15.05.15 kl. 1200. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 70 % Ferdig utfylt prisskjema og tilbudsskjema iht. vedlegg 3 Kvalitet - Oppdragsforståelse 30 % Tilbyder skal gi en utfyllende beskrivelse av hvordan oppdraget som er presentert i tilbudsinnbydelsen med vedlegg er tenkt løst. Dette gjøres ved hjelp av en gjennomføringsplan, som beskriver faser, organisering og fremdrift, samt en oversikt over gjennomføringsmetoder for hovedfagene. Begge fremstillingene bør vise til kritiske suksessfaktorer og valg som må håndteres for å løse oppdraget beste mulig. Oppdragsforståelsen skal bestå av maksimalt 4 A4-sider. Pris Pris vektlegges 70 %, og det er samlet tilbudssum i prisskjema vedlegg 3 som legges til grunn for evalueringen. Det vil bli gitt poeng i henhold til den relative forskjellen mellom tilbudene. Beste tilbud honoreres med 10 poeng. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 11
Manglende prising kan medføre avvisning fra konkurransen. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne vil kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og vil bli avvist. Kvalitet - oppdragsforståelse Kvalitet vektlegges 30 %. Tilbyder skal gi en utfyllende beskrivelse av hvordan oppdraget som er presentert i tilbudsinnbydelsen med vedlegg er tenkt løst. Ved evaluering av kvalitet vil oppdragsgiver faktisk og skjønnsmessig vurdere oppgitte opplysninger og dokumentasjon angitt over og tildele poengscore i henhold til dette i en skala fra 0-10. Tilbudet med best oppdragsforståelse vil få 10 poeng, og de andre tilbudene vil bli vurdert opp mot det beste tilbud. 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. * * * Godkjent elektronisk av: Per Morten Johansen Adm. direktør Omsorgsbygg Oslo KF VEDLEGG Vedlegg 1: Ytelsesbeskrivelser Vedlegg 2: Kontraktsformular NS 8407 Vedlegg 3: Prisskjema Vedlegg 4: HMS-egenerklæring Vedlegg 5: SHA-plan Vedlegg 6: PA-bok Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 12
Vedlegg 7: ENØK-analyser Vedlegg 8: Mal forpliktelseserklæring Vedlegg 9: Egenrapporteringsskjema for lønns og arbeidsvilkår Vedlegg 10: Søknadsskjema for godkjenning av UE Vedlegg 11: Fullmakt registerinfo Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 13