Releasenotes. Visma Business Regnskapsbyrå

Releasenotes Visma Business Regnskapsbyrå Versjon 5.21.2 Visma Software Norge AS

Innholdsfortegnelse GENERELT... 1 HVOR FINNER DU AKTUELL BYRÅDOKUMENTASJON?... 1 INFOLINE FOR DISTRIBUSJON AV VIKTIGE DOKUMENTER... 2 DEMO FIRMA REGNSKAPSBYRÅET AS... 3 HAR DU RIKTIG VERSJON AV MDAC INSTALLERT?... 3 OPPGRADERING TIL VERSJON 5.21... 4 HAR DU RIKTIG VERSJON AV VISMA.SOFTWARE.INTEROPT?... 4 HVA ER FORSKJELLEN PÅ VERSJON 5.10.2 OG 5.21.0?... 4 HVA ER FORSKJELLEN PÅ VERSJON 5.21.0 OG 5.21.2?... 4 VÆR OBS PÅ FØLGENDE VED OPPGRADERING TIL 5.21.2... 5 Egne tilpasninger i oversettelsestabellen vil bli slettet... 5 Egendefinerte vinduer innenfor internadministrasjonen... 5 GENERELL ANBEFALING VED DESIGN AV EGNE SKJERMBILDER... 6 HVA MÅ GJØRES VED OPPGRADERING FRA 5.10 TIL 5.21?... 7 Generelt... 7 Hvordan installere sjekklisten på riktig klient?... 7 Hva gjør egentlig rutinen Installasjon av sjekkliste?... 9 Husk at AutoPay også må oppgraderes... 9 Dersom spørring på hovedbok, kunde og leverandør virker ikke... 10 NYHETER I VERSJON 5.21.0... 12 GENERELLE NYHETER... 12 Ny generell søkefunksjon i hele systemet... 12 Kalkulator innført i viktige beløpsfelt... 14 NYHETER I INTERNADMINISTRASJONEN... 15 Regnskapsbyrået trenger ikke lenger å ha laveste klientnummer... 15 Internadministrasjon med flere byråklienter på samme VBsys... 15 Nye felt i Kundekortet... 16 Innstramming i Internadministrasjonen... 17 ANDRE NYHETER OG I INTERNADMINISTRASJONEN... 20 Nytt og forenklet skjermbilde for å etablere ny klient... 20 Forbedret funksjonalitet ved planlegging mellom flere ansatte... 21 Frekvens innført på flere deloppgaver innen regnskap og lønn... 24 Endring i vindu 121. Klientadministrasjon... 27 Endring i alle delvindu under planlegging av arbeidsoppgaver... 28 Ny logikk for setting av endelig sluttdato på arbeidsoppgaver... 29 Forbedret drill-through fra sjekkliste til spesifikasjon av timer... 30 HVORDAN RETTE FEIL VIA DRILL-THROUGH FRA SJEKKLISTEN?... 30 VIKTIGE FORBEDRINGER I STATISTIKKEN TIMEEFFEKTIVITET... 40 Innføring av fravær og fraværsprosent... 40 Innføring av begrepet Team i statistikk for timeeffektivitet... 41 Egne faner for fakturerte verdier i statistikken Timeeffektivitet... 44 Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjon 5.21.0 Innhold I

NYHETER I VERSJON 5.21.2... 45 GENERELT... 45 VISMA BIZWEB NÅ INTEGRERT I VISMA BUSINESS... 45 GENERELLE LOGIKK FOR BYRÅETS LOGO INNFØRT I STARTVINDU... 48 GENERELLE NYHETER I INTERNADMINISTRASJONEN... 54 Rettet feil ved oppdatering av Timeeffektivitet... 54 Nytt begrep Kundemarkering... 54 Historikk på kunder som har sluttet... 55 NYE TEKSTER I TEKSTTABELLEN... 55 Kundemarkering... 55 Risikovurdering hvitvasking... 57 KUNDEMARKERING OG PASSIVE KUNDER... 57 ANDRE NYHETER I INTERNADMINISTRASJONEN... 61 Nye faner og dokumentgrupper i den elektroniske klientmappen... 61 Nytt delvindu under planlegging av arbeidsoppgaver... 65 Opprydding i vindu 112. Godkjenning før fakturering... 66 Utvidelse av oppslagsvinduet for produkt i timeregistreringen... 66 Nytt vindu for konsistenskontroll av ordretabellene... 67 Nytt vindu for endring fra fastprisordre til timebasert ordre... 68 Endringer og forbedringer i vindu 143. Ordrelinjestatistikk... 70 Startvindu byrå... 73 GENERELLE NYHETER I SKJERMBILDER OG OPPSETT... 74 Vindu 221. Kundereskontro under fanen Purringer... 74 Tilrettelagt for bruk av ansvarsenhet 3 og 4 i standard oppsett.... 74 Forbedringer rundt eksisterende regnskapsrapportering... 75 Viktige forbedringer i rapporteringsvinduet for driftsmidler... 76 Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjon 5.21.0 Innhold II

GENERELT Merk! Vær oppmerksom på at Release Notes for Visma Business Regnskapsbyrå kun inneholder endringer og nyheter i Visma Business Regnskapsbyrå. For å få full oversikt over hva som er nytt i hele systemet, må du også lese Releasenotes for standard Visma Business fra den versjonen du oppgraderer fra og helt opp til versjon 5.21.2 Denne Release Notes for Visma Business Regnskapsbyrå inneholder de viktigste endringer og forbedringer som er gjort i systemet fra versjon 5.10.2 til og med versjon 5.21.2. Hvor finner du aktuell byrådokumentasjon? All dokumentasjon vedrørende Visma Business Regnskapsbyrå skal lagres på ditt programområde under katalogen:.\visma\business\templates\bureau\documents Her skal du blant annet lagre følgende viktig dokumentasjon (dersom den ikke har blitt lagret automatisk under installasjon/oppgradering av Visma Business Regnskapsbyrå): Releasnotes Visma Business Regnskapsbyrå 5.21 Brukerhåndbok Visma Business Regnskapsbyrå 5.21 Installasjon av Visma Business Regnskapsbyrå 5.21 Brukersikkerhet Visma Business Regnskapsbyrå Brukerdokumentasjon AutoPay Komme i gang med AutoPay Installasjon av NARF malene til Visma Business Regnskapsbyrå Alle dokumenter som er versjonsavhengige vil i navnet inneholde versjonsnummer (for eksempel 5.21). Du vil derfor på denne katalogen etter hvert opparbeide deg et arkiv av versjonsdokumenter tilbake i tid. Øvrig dokumentasjon vedrørende standard Visma Business Design (bl.a. Releasenotes) for aktuell versjon finner du under katalogen.\documents\norwegian. Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjo 5.21.2 1

Infoline for distribusjon av viktige dokumenter Fra og med versjon 5.10 tar vi i bruk vår web-baserte informasjonskanal Infoline for å distribuere dokumentasjon. Det vil derfor være åpent for alle å laste ned denne informasjonen ved behov og lagre den på anbefalte kataloger innen Visma Business Regnskapsbyrå. Vi vil her også tilby nedlasting av andre viktige filer og dokumenter dersom det er behov for å oppdatere seg mellom hver hovedrelease. Eksempel på slik dokumentasjon og andre nedlastingsfiler er: Releasnotes for Visma Business Regnskapsbyrå Brukerdokumentasjon for Visma Business Regnskapsbyrå Oppgradering av skjermbilder og oppsett innen aktuelle versjon Nye mal-firma Nye formularer Nye rapportdefinisjoner Osv... Det er viktig å presisere nedlastinger og eventuell oppgradering i systemet aldri må gjøres uten at det skjer i nær forståelse med din forhandler. Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjo 5.21.2 2

Demo firma Regnskapsbyrået AS Det har i stadig flere tilfeller blitt slik at kunder og forhandlere ønsker å få hjelp til å sette opp skikkelige grunnlagsdata for å kunne gjøre seg kjent med internadministrasjon og timesystem i praksis. Dersom man ikke på forhånd er kjent med løsningen er selvsagt dette vanskelig. Vi har derfor lagt ved en importfil under katalogen.\visma\business\nor.int som heter Nordemo Regnskapsbyraet AS.txt. Når du skal teste ut internadministrasjon og timesystem anbefaler vi at du legger regnskapsbyråets egen klient som det laveste klientnummeret i databasen (Vbsys), selv om ikke det er noen forutstning. Dersom du ikke gjør det, er det helt avgjørende at du legger inn byråets klientnummer som Standard bedriftsnummer i brukertabellen på de brukerne som skal teste det ut. Importer Nordemo Regnskapsbyraet AS.txt til ønsker klientnummer med importmetode Erstatt hele innholdet i tabellene. NB! Vær oppmerksom på at du ved import av demofirmaet sletter alle data som ligger fra før på aktuell klient! Etter at demofirmaet er importert må du installere sjekklisten på klienten. Det gjør du ved å gå inn på Bedriftsparametere CRM og trykke på knappen Installer sjekkliste. Har du riktig versjon av Mdac installert? I Visma Business Regnskapsbyrå benytter vi i enkelte tilfeller direkte oppslag i sql-basen for å hente relevant informasjon raskt og effektivt. Av den grunn er det vikltig at du ikke har gamle versjoner av programmet Mdac installert på den enkelte PC. Mdac er et Microsoft-produkt. Dersom du har problemer med visse oppslag i Byråløsningen så er det fornuftig å sjekke at du har en nyere versjon av Mdac installert. (Mdac 2.7 eller høyere) Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjo 5.21.2 3

OPPGRADERING TIL VERSJON 5.21 Har du riktig versjon av Visma.Software.Interopt? Visma.Software.Interopt.dll er runtime programmet som brukes i Visma Business for å aktivere Byrå-dll, AutoPay og Kirkemodul og sørge for at disse programmene virker. Ved hver oppgradering av Visma Business følger det med en egen versjon av filen VismaSoftware.InterOp.Business.dll. Tidligere ble denne filen lagt inn under katalogen \Windows\Assembly ved installasjon av Visma Business. Det skjer ikke lenger. Den legges nå inn på programområdet for Visma Business og installeres ikke i Assembly. Pass på at det ikke ligger igjen en gammel versjon av denne filen på Assemply katalogen etter oppgradering. Sjekk deretter at datoen på filen VismaSoftware.InterOp.Business.dll som ligger på programområdet for Visma Business etter oppgradering har en dato som står i forhold til datoen på programfilene Visma Business.exe og Vbus.exe etter oppgradering. Merk! Dersom det ikke blir lagt inn riktig versjon av VismaSoftware.InterOp.Business.dll under oppgraderingen, vil verken Visma Business Regnskapsbyrå, AutoPay eller andre Big-komponenter virke som de skal! Hva er forskjellen på versjon 5.10.2 og 5.21.0? Den viktigste forskjellen på versjon 5.10.2 og 5.21.0 av Visma Business Regnskapsbyrå er følgende: Det er gjort betydelige generelle rettinger og forbedringer i standard Visma Business mellom 5.10.2 og 5.21.0. Dette finner du beskrevet i releasenotes for standard Visma Business under.\documents\norwegian. I internadministrasjonen har vi denne gangen hatt sterkt fokus på tuning og tetting av allerede eksisterende funksjonalitet. Generelle forbedringer i internadministrasjonen i tillegg til pkt. 2 Som alltid har vi også denne gangen gjort forbedringer i standard skjermbilder og oppsett i hele systemet. Dette skjer alltid løpende ikke minst på grunnlag av tilbakemeldinger fra forhandlere og kunder. Hva er forskjellen på versjon 5.21.0 og 5.21.2? Det er ingen stor forskjell mellom versjon 5.21.0 og 5.21.2 av Visma Business Regnskapsbyrå, men vi vil allikevel anbefale sterkt å oppgradere. Dette på grunn av at det er gjort en del viktig forbedring av skjermbilder og oppsett i tillegg til at vi har rettet en mulig feil i oppdateringen av statistikken Timeeffektivitet. Vi har også lagt inn noen nye Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjo 5.21.2 4

dokumentgrupper og utvidet Den elektroniske klientmappen med de nye dokumentgruppene. Vi har også lagt opp til en splitting av nyere og eldre dokumenter i hver sine mapper i de ulike dokumengruppene slik at det skal bli lettere å se og finne frem de nyeste dokumentene. I tillegg er det viktig og å nevne at Bisweb er integrert i Visma Business fra og med versjon 5.21.2. Det betyr at ved å kjøpe lisens for Bisweb i Visma Business, så kan du nå få lagt opp nye kunder og leverandører helt automatisk bare ved å registrere inn organisasjonsnummer eller navn. Vær obs på følgende ved oppgradering til 5.21.2 Egne tilpasninger i oversettelsestabellen vil bli slettet I vindu 191. Tekster i vinduer (mapper og kolonner) kan du gjøre egne tilpasninger av visse tekster i skjermbilder og kolonner for eksempel for å gi en såkalt Fri deloppgave et tilpasset navn for ditt regnskapsbyrå. Vær oppmerksom på at dersom du har gjort slike endringer av tekster i oversettelsestabellen, så vil du måtte gjøre disse tilpasningene på nytt etter oppgradering til versjon 5.21.2. Dette vil du måtte gjøren enten du oppgraderer til versjon 5.21.2 på vanlig måte eller etter at du har importert NorlayDesign.txt for versjon 5.21.2 til VBsys. Årsaken til dette er at vi er nødt til å oppdatere standard oversettelsestabell med nye verdier denne gangen. Det medfører dessverre at egne justeringer blir borte. Egendefinerte vinduer innenfor internadministrasjonen Generelt anbefaler vi minst mulig egen design av skjermbilder innen Internadministrasjonen i Visma Business Regnskapsbyrå. Du bør derfor i størst mulig utstrekning tilpasse deg standard skjermbildeoppsett her. Årsaken til at vi kommer med en så klar anbefaling akkurat her, er at det er nettopp innen internadministrasjonen at det løpende skjer mest videreutvikling av skjermbildene fra versjon til versjon. Det betyr at du ikke vil få tilgang til de nye standardvinduene så lenge det eksisterer egendefinerte versjoner av disse vinduene som sperrer for de nye standardvinduene som er lagt inn på systemet ditt. Dersom du har lagret egendefinerte versjoner av noen av de vinduene som er beskrevet som endret under releasenotes for versjon 5.21.2 nedenfor, så anbefales det å slette disse vinduene før du tar i bruk den nye versjonen. Det gjør du fra vindu 929. Egendefinerte skjermbilder som vist nedenfor. Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjo 5.21.2 5

Generell anbefaling ved design av egne skjermbilder Vår generelle anbefaling er at du med jevne mellomrom sjekker dine egendefinerte skjermbilder, sammenligner dem med ny standard ved å åpne de samme standardvinduene manuelt fra Visma Explorer via startvinduet for Byrå. Dersom det er kommet inn ny funksjonalitet i standard vinduet som du ønsker tilgang til, eller dersom nytt standardvindu rett og slett er penere og mer tiltalende enn det gamle, så bør du slette ditt egendefinerte vindu slik at standardvinduet kommer frem i lyset. Det gjør du via vindu 929. Egendefinerte skjermbilder (se ovenfor). Gjør deretter eventuelle egne tilpasninger på nytt, men da med utgangspunkt i nytt standardvindu og lagre vinduet. Du har da fått et nytt egendefinert vindu med utgangspunkt i nytt standardvindu. Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjo 5.21.2 6

Hva må gjøres ved oppgradering fra 5.10 til 5.21? Generelt Merk! Dersom du skal oppgradere helt fra versjon 4.60.x til versjon 5.21.0, så må du ikke gjøre det uten først å ha lest release notes for Visma Business Regnskapsbyrå 5.10.2 og nøye utført de operasjoner som der er beskrevet! Installasjonsprosedyren for versjon 5.21.0 er helt endret i forhold til tidligere versjoner av Visma Business. Det betyr også at vi er nødt til å endre på logikken rundt byråspesifikk installasjon. Dette er beskrevet i dokumentet Installasjon av Visma Business Regnskapsbyrå 5.21.0. Hvordan installere sjekklisten på riktig klient? Ved første gangs innlogging i Visma Business Regnskapsbyrå etter byråspesifikk installasjon/oppgradering, vil du eventuelt få spørsmål om oppgradering av Sjekklisten dersom følgende kriterier er oppfylt: Bedriftsgruppe 98 Internadministrasjon finnes ikke i bedriftsgruppetabellen Systemet oppfatter da dette som en ny installasjon av Byrå og vil prøve å installere sjekklisten på det firmaet som Visma Business setter som default firma ved pålogging. Dette vil ofte være det laveste bedriftsnummeret i VBsys en, men behøver ikke å være det. Du bør derfor ikke svare Ja på installasjon av sjekklisten uten å være sikker på at det er byråklienten som foreslås som bedriftsnummer. Ved å svare Yes får du opp en ny dialog der navnet på det firmaet som systemet vil installere sjekklisten på står øverst i vinduet (se markeringen under). Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjo 5.21.2 7

Dersom ikke riktig klient er angitt øverst i dialogen, så skal du avbryte installasjonen og sørge for at systemet foreslår riktig klientnummer før du installerer/oppgraderer sjekklisten. Bedriftsgruppe 98 finnes, og default bedrift er med i bedriftsgruppe 98. Systemet vil da sjekke om riktig versjon av sjekklisten er installert på klienten, og spørre om oppgradering dersom så ikke er tilfelle. Du skal da alltid svare Ja på oppgradering av sjekklisten Bedriftsgruppe 98 finnes, og standard bedrift ved pålogging er ikke med i bedriftsgruppe 98. Dette vil være situasjonen for alle andre bedrifter enn de som skal benytte internadministrasjonen altså alle normale klienter. Systemet vil da aldri foreslå installasjon av sjekklisten. Skulle du imidlertid komme i den situasjonen at en av dine klienter er slik at internadministrasjonen ønskes brukt eller at du har to separate regnskapsbyrå på samme VBsys, så kan du få i gang internadministrasjonen på aktuell klient på følgende måte: Meld inn aktuell klient i bedriftsgruppe 98. Legg inn aktuell klient som Standard bedriftsnummer på alle brukere som skal bruke internadmistrasjonen på aktuell klient. Logg ut av Visma Business og deretter inn igjen med en av de brukerne som skal benytte internadministrasjonen på aktuell klient. Systemet vil da automatisk spørre om installasjon av sjekklisten på aktuell klient skal utføres. Merk! En bruker i Visma Business Regnskapsbyrå kan kun være knyttet til én bedrift for bruk av internadministrasjonen. Det er Standard bedriftsnummer i brukertabellen som styrer hvilke byråklient hver enkelt bruker er knyttet til. Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjo 5.21.2 8

Sjekklisten kan også installeres manuelt ved behov. Du finner en egen knapp for dette i vindu 911. Bedriftsparametre under fanen Time/CRM. Hva gjør egentlig rutinen Installasjon av sjekkliste? Installasjon av sjekkliste er en prosedyre som automatisk installerer og tilrettelegger mange ulike elementer som er helt avgjørende for at internadministrasjonen skal fungere. Vi kan bl.a. nevne følgende (husk at dette kun skjer på de klienter hvor sjekklisten installeres): Oppdatering av tabellen Ekstern konfigurasjon som bl.a. benyttes for kundetilpasning av tekster i sjekklisten. Oppdatering av en rekke tekst-typer i teksttabellen. Automatisk kontroll og oppdatering av nødvendige endringer i kundeordrene slik at de er tilpasset versjon 5.x Installasjon av lagrede prosedyrer og såkalte triggere som benyttes for automatisk oppdatering arbeidsoppgaver, sjekkliste, timestatistikk og knytninger mellom timelinjer og arbeidsoppgaver. (Disse prosedyrene og triggerne kontrolleres og oppdateres automatisk ved installasjon av sjekklisten og vil derfor alltid henge sammen med riktig versjon av byrå-løsningen.) Reorganisering av sjekklisten. (Sjekklisten bygges opp på nytt fra grunnen av) Merk! Installasjon av sjekklisten vil ta noe tid. Alt fra noen minutter og helt opp mot en halv time og kanskje mer helt avhengig av tilgjengelig datakraft og hvor mange arbeidsoppgaver som finnes i databasen. Systemet vil hele tiden fortelle hvor langt det har kommet i oppdateringen ved løpende å vise hvor mange arbeidsoppgaver som er behandlet og hvor mange som totalt skal behandles. Husk at AutoPay også må oppgraderes Ved oppgradering av Visma Business Regnskapsbyrå eller standard Visma Business til versjon 5.21.0 eller 5.21.2 der AutoPay installert, så må du huske på at også AutoPay må oppgraderes! Dersom så ikke skjer, vil du få feilmelding ved oppstart av Visma Business. Last ned siste versjon av AutoPay for riktig versjon av Visma Business fra forhandlerloungen og installer. Du finner all informasjon du trenger vedrørende AutoPay under Visma Business -> AutoPay. Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjo 5.21.2 9

Hvordan oppgraderer du AutoPay? Først gjør du deg ferdig med oppgradering av Visma Business til versjon 5.21.0. Ingen brukere kan være innlogget når AutoPay oppgraderes. Stopp BigWinService. BigWinService benyttes av AutoPay og er en nødvendig forutsetning for Den elektroniske motorveien. Oppgrader BigWinService Oppgrader AutoPay Start BigWinService. Dersom spørring på hovedbok, kunde og leverandør virker ikke Dersom det på en eller flere av dine klienter ikke er mulig å legge inn fra-til periode og år på riktig måte i følgende spørrevinduer, Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjo 5.21.2 10

231. Spørring / kontroll kunder 232. Spørring / kontroll leverandører 233. Spørring / kontroll hovedbok må følgende gjøres. Se eksempel ovenfor. Når du legge inn riktige verdier her og trykker på knappen Oppdater, vil transer for angitt periode vises i vinduet, og riktig ledetekst for inngående og utgående balanse satt inn. Dersom så ikke skjer på aktuell klient skal du derfor importer filen Heltalls bedriftsvariabler.txt til hvert enkelt av de firma hvor dette ikke virker. Filen finner du på katalogen.\visma\busines.nor.int. Disse spørrevinduene for kontoutskrift på skjerm er veldig mye brukt og populære blant de brukerne som har tatt dem i bruk. Dette på grunn av at de er lett å bruke og gir mye informasjon samt drill down i ett og samme vindu. Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjo 5.21.2 11

NYHETER I VERSJON 5.21.0 Generelle nyheter Vi tar her ikke for oss de generelle nyheter og forbedringer i standard Visma Business. Vi anbefaler derfor sterkt at du leser releasnotes for standard Visma Business 5.20 og 5.21. Det er imidlertid en viktig nyhet i Visma Business som vi allikevel vil peke på her, og det er den nye generelle søkefunksjonen som er innført i Visma Business. Se punktet nedenfor. Ny generell søkefunksjon i hele systemet I Visma Business Regnskapsbyrå har vi i mange år hatt et eget søkevindu for generell søk etter kunder, leverandører og hovedbokskonti i samme vindu i bilagsregistreringen. Denne logikken og ideen har vi nå videreført til å bli en generell funksjon i Visma i alle felt hvor det er mulig å få frem et oppslagsvindu/søkevindu. Den nye søkefunksjonen gir deg nå mulighet til å angi søkebegrepet direkte i det feltet du skal hente verdi til slik at du altså slipper å trykke * i feltet og deretter taste søkebegrep i oppslagsfeltet. Dersom angitt søkebegrep kun gir en post, vil oppslagsvinduet ikke vises og verdien fra søket vil automatisk settes inn i aktuelt felt. Det er viktig å være klar over at denne søkefunksjonen ikke gir tilgang til redigering eller opplegg av nye poster. Du kan valgfritt søke enten på navn/beskrivelse eller på nummer. Mange har blitt veldig glad i det spesielle søkevinduet i bilagsregistreringen i byrå. Vi har derfor valgt å beholde den slik at du i bilagsregistreringen fremdeles kan trykke * og få opp det samme fellesbildet for søk som i versjon 5.10 og tidligere versjoner. Den nye søkefunksjonen vil du få tilgang til ved å søke direkte i kontonummer debet eller kredit uten bruk av * eller dobbeltklikk. Eksempel på felt hvor den nye søkefunksjonen er innført: Kundenummer Leverandørnummer Hovedbokskontonummer Kontonummer debet og kredit i bilagsregistreringen Produktnummer Alle ansvarsenheter Alle felt relatert til teksttabellen Mvakoder Bilagsarter Betalingsbetingelser Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjo 5.21.2 12

Vi ser på hvordan dette virker i vinduet for bilagsregistrering: Du står med markøren i feltet kontonummer debet eller kredit og skriver inn tall eller bokstaver direkte i kontonummer feltet. Dersom du skriver inn bokstaver vises disse kun i redigeringslinjen i toppen, mens dersom det skrives inn en tallverdi, så vil verdien vises både i selve kontonummerfeltet og i redigeringsfeltet i toppen. Du kan bruke enten * eller % på samme måte som andre søk i Visma Business og du skriver kun så mye du vil. Når du så taster [Enter], så vil systemet foreta søket på grunnlag av det du har tastet inn. Velg riktig konto og trykk deretter [Enter]. Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjo 5.21.2 13

Systemet henter da med seg valgt post inn til det feltet du står på. Du slipper altså å taste [Ctrl + Enter] for å hente med deg ønsket post slik du må gjøre i de ordinære (gamle) søkefunksjonene i Visma Business. Kalkulator innført i viktige beløpsfelt Vi har fått forespørsel fra byråkunder om det var mulig å inkludere en kalkulator i Visma Business Regnskapsbyrå slik at det ble mulig å gjøre beregningen i bl.a. beløpsfeltet i bilagsregistreringen. Dette har vi nå gjort følgende steder i systemet: Beløpsfeltet i bilagsregistrering Beløpsfeltet på ordrelinje Beløpsfeltet på budsjettlinje Kalkulatoren inneholder alle regnearter og kan også regne med paranteser. Dersom beløp allerede er utfylt når du trykker * i beløpsfeltet, så henter systemet med seg dette beløpet inn i kalkulatoren. Når du trykker OK eller [Enter] vil systemet ta med seg resultatet av beregningen som ligger i feltet Svar i dialogen. Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjo 5.21.2 14

Nyheter i internadministrasjonen I internadministrasjonen har det altså denne gangen i hovedsak vært fokus på foredling og tetting av det vi allerede har innført i løsingen. Det betyr at vi har hatt forkus på å sikre kvaliteten på den input som gis til systemet via timeregistrering, samt å utvikle løsningen slik at det er lettere å følge opp og rette feil som måtte oppstå på grunn av feil registrering av data. I tillegg har vi også lagt inn en del ny funksjonalitet for å støtte bedre opp under det som allerede finnes. Regnskapsbyrået trenger ikke lenger å ha laveste klientnummer I forbindelse med innføringen av dette i versjon 5.10.0, viste det seg at systemet i visse tilfeller oppfattet at byråklienten lå på et annet klientnummer enn den faktisk gjorde, og derved ville installere sjekklisten på feil klient. Vi har rettet dette i denne versjonen slik at det skal bli riktig dersom du følger anvisningen i punktet Hvordan installere sjekklisten på riktig klient ovenfor. Vi vil allikevel anbefale at byråklienten legges på laveste klientnummer. Internadministrasjon med flere byråklienter på samme VBsys Det er nå mulig å operere med flere byrå innenfor samme Vbsys dersom det skulle være behov og ønske for det. For å få dette til må følgende gjøres/være på plass: Alle ansatte på hvert av byråene må være lagt opp med riktig regnskapsbyrå sitt klientnummer som Standard bedriftsnummer i brukertabellen (Vindu 921. Systemparamatre). Dette for å sørge for at man får aktivert riktig byråklient ved pålogging. Legg opp begge byråklientene som medlem av klientgruppe 98 Internadministrasjon. NB! En og samme bruker/ansatt kan ikke timeregistrere på flere byrå. Er det behov for det, så må vedkommende være registrert som to ulike brukere i Visma Business. Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjo 5.21.2 15

Nye felt i Kundekortet I kundekortet har vi innført flere nye felt: Følgende felt er nye eller endret: Sendemåte for dok. 1 Dette for å styre faktura og ordredokumenter automatisk mot alternative utsendelesekanaler som e-post og EDI. Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjo 5.21.2 16

Vi anbefaler nå å benytte e-post til utsendelse av faktura der det er mulig i stedet for å sende det via vanlig post. Det sparer mye tid og kostnader. Pass på at du setter opp Visma Business slik at du lager PDF av fakturadokumentet og ikke TIF ved utsendeles via e-post. Risikokategori hvitvasking I forbindelse med nye bestemmelser vedrørende økonomisk kriminalitet er regnskapsbyråene pålagt å vurdere sine klienter ut fra dette. Følgende valgmuligheter skal finnes: Du må legge inn disse tre valgene i tekstabellen på byråklienten under aktørgruppering 1 manuelt, da dette ikke vil skje automatisk. Alternativ godkjenner. Dette har vi innført slik at det skal være lett for byrået å håndtere sykdom og fravær på ordinær godkjenner. Ved å legge opp alternativ godkjenner, vil denne personen kunne godkjenne timer på vegne av hovedgodkjenner uten at man må endre noe som helst på kundekortet. Alternativ godkjenner vil alltid ha tilgang til godkjenningen parallelt med hovedgodkjenner. Innstramming i Internadministrasjonen Vi har gjennom de siste årene høstet masse erfaring i hvordan internadministrasjonen har fungert i de ulike regnskapsbyråene. Hos de som har tatt dette i bruk slik forutsetningene har vært, har det uten tvil vært veldig vellykket. Hos de som har hatt et mer halvhjertet forhold til kvalitetssikring har ikke resultatene vært så god. Vi har derfor i versjon 5.21.0 tatt konsekvensen av dette og sørget for at dersom man ønsker å bruke kvalitetsystemet, så må man følge spillereglene (som slettes ikke er vanskelig å oppfylle) og så vil systemet nå på en langt bedre måte sørge for at du gjør det nødvendige grunnarbeidet som skal til for at det skal fungere etter forutsetningene. Det betyr at vi har laget et eget parameter under en ny knapp (Parametre timesystem) i vindu 911. Bedriftsparametre Time/CRM Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjo 5.21.2 17

Parameteret heter Timeregistrering uten planlegging av arbeidsoppgaver. Konsekvensene av dette parameteret er følgende: Parameteret er ikke huket av (anbefalt). Hele internadministrasjonen er tilgjengelig som i tidligere versjoner. Det vil imidlertid ikke lenger være tillatt å føre timer på arbeidsoppgaver som ikke er planlagt (altså som ikke eksisterer). Parameteret er huket av (ikke anbefalt). Internadministrasjonen vil da i praksis kun dreie seg om timeregistrering. Du har da ikke tilgang til planlegging av arbeidsoppgaver, og det vil ikke være tillatt å registrere i feltet Regnskapsperiode. Sjekklisten vil ikke bli aktivert. Ellers kan man registrere timer på vanlig måte, godkjenne timer og fakturere både timer, fastpris og a-konto. I tillegg vil timestatistikkene virke. NB! Dette er ikke en foretrukket løsning, da internadministrasjonen da kun blir en faktureringsløsning tilpasset regnskapsbyrå og intet fullverdig kvalitetssystem. Hva innebærer i praksis denne innstrammingen? Innstramming i internadministrasjonen er i virkeligheten kun en positiv forbedring av løsningen og ikke en trangstrøye for brukerne. Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjo 5.21.2 18

Dersom man skal kunne dra nytte av løsningen, så må man følge de rutiner og registreringer som er nødvendig for at systemet faktisk skal gi det som er forutsatt, nemlig en enklere hverdag med løpende kontroll av planlagt og utført arbeid i byrået. Nedenfor lister vi derfor på de endringer og forbedringer som er gjort for å sikre en bedre kvalitet i internadministrasjonen for alle regnskapsbyrå som bruker den: Det er ikke lenger tillatt å føre timer mot ikke planlagte regnskapsperioder (arbeidsoppgaver) Det er ikke lenger tillatt å føre timer på en ikke aktuelle deloppgaver på en arbeidsoppgave. (Eksempel: Dersom man har planlagt tomånedlig frekvens på for eksempel mva, så vil systemet passe på at man ikke registrerer mva på de perioder hvor dette ikke skal være tillatt). Dette vet systemet på grunn av at deloppgaven Mva er krysset av som ikke aktuell under planleggingen av arbeidsoppgaver for de perioder dette ikke skal utføres) Forbedret oppslag i feltet Regnskapsperiode i timeregistreringen. Systemet krevet nå at det registreres saksbehandler ved generering av fakturaplan. Dette for at det skal være mulig å ta ut fornuftige statistikker over fakturerte verdier pr ansatt selv om man fakturerer fastpris eller en kombinasjon av fastpris og timepris. (Se kapittelet om Timeeffektivitet nedenfor) Visma Software Norge AS Visma Business Regnskapsbyrå - releasnotes versjo 5.21.2 19