Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV 2016/00167 «Midlertidig leieavtale for mørk fiber»
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 4 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 5 1.4 Kontrakt... 5 1.4.1 Kontraktsperiode... 5 1.4.2 Kontraktsbestemmelser... 5 1.4.3 Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.)... 5 1.5 Avropsmekanismer og minikonkurranser... 5 1.5.1 Pris... 5 1.5.2 Minikonkurranse... 5 1.6 Kunngjøring... 6 1.7 Tilleggsopplysninger... 6 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 6 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 2.1 Prosedyre... 6 2.2 Tilbudsfrist... 6 2.3 Innlevering av tilbud... 6 2.4 Ønsket presentasjonsform... 7 2.5 Vedståelsesfrist... 8 2.6 Deltilbud... 8 2.7 Alternative tilbud og minstekrav... 8 2.8 Tilbudskonferanse... 8 2.9 Opplysningsplikt... 8 2.10 Taushetsplikt... 8 2.11 Offentlighet... 8 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 8 2.13 Forbehold... 8 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 9 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 9 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 9 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 9 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 9 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 10 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 10 4.1 Registrering av tilbud... 10 4.2 Tildelingskriteriene... 10 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 10 VEDLEGG... 11 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune ved Utviklings- og kompetanseetaten (heretter kalt Kunden)», innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av parallelle rammeavtaler på midlertidig leieavtale for mørk fiber. Oslo kommune er en av Norges største arbeidsgivere med ca. 43 000 ansatte og et årsbudsjett på ca. 42 milliarder kroner. Kunden er organisatorisk plassert under Byrådsavdeling for finans (FIN). Plasseringen framgår av illustrasjonen ovenfor. Kunden gjennomfører utrednings- og utviklingsarbeid samt implementerer vedtatte konsernovergripende strategier og prosjekter. Kunden har et ansvar for å samordne, videreutvikle og drifte fellestjenester som bidrar til profesjonalisering av Oslo kommunes virksomhet. Dette gjelder blant annet kommunens økonomisystem og lønns- og personalsystem, kontaktsenter Oslo kommune 02 180 og kommunens felles fakturasentral. Videre er har Kunden et ansvar for Oslo kommunes statistikkproduksjon og er kommunens kompetansesenter innen anskaffelses- og samkjøpsområdet. Kunden er også Oslo kommunes interne IKT-leverandør (IKTL). Kunden har et ansvar for å samordne, videreutvikle og drifte kommunens sentrale driftsmiljø Oslofelles. Som intern leverandør har Kunden et ansvar for driftstjenester innen IKT og oppgaver knyttet til informasjonssikkerhet og kommunens felles IKT-infrastruktur. Det er avdeling IKT Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 3
Leverandør hos Kunden som er ansvarlig for IKT drift for de virksomhetene i Oslo kommune som har overført sin drift til kommunens sentrale IKT-miljø. Kunden ved avdeling for IKTL vil ha forvaltningsansvaret for avtalen som skal inngås. For nærmere informasjon om oppdragsgiver henvises det til www.oslo.kommune.no Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : André Joachim Frank E-postadresse : andre.frank@uke.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post med kopi til anskaffelser@uke.oslo.kommune.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Kunden har etablert et konsernnett for data og tele - OK MAN, som utgjøres av ca. 1200 samband. Omtrent 800 er DSL-basert, mens resten er samband på mørk fiber. Kunden har et prosjekt for å inngå ny avtale for nettverksområdet. Oppdragsgiver kunngjorde våren 2015 en konkurranse knyttet til å levere nettverkskapasitet som en IPVPN tjeneste til kommunens tjenestesteder, i november 2015 ble det sendt ut tildelingsbrev knyttet til denne konkurransen. En leverandør begjærte midlertidig forføyning knyttet til tildelingen og fikk medhold hos Oslo byfogdemebete, Denne avgjørelsen er anket. I påvente av rettsbehandling som kan trekke ut i tid og usikkerhet knyttet til utfallet ønskes det nå inngått midlertidige avtaler som kan dekke behovet. Prosjektet er forsinket og Kunden har nå behov for en midlertidig rammeavtale for leie av mørk fiber. Avtalen skal benyttes til avropsbasert etablering av mørk fiber for nye datalinjer til Kundens virksomheter, konvertering av eksisterende DSL-samband og etablering av fiber for aksesser mot eksterne aktører. I og med at denne avtalen har kort varighet og formålet er å sikre leveranser i perioden der Kunden ikke har en avtale kan Leverandøren ikke forvente større volumer. Kunden estimerer behovet til å være i størrelsesorden 1 (ett) samband i måneden. Dette er hverken garantert volum eller noen begrensning i og med at det er kommunens virksomheter som gjør avrop uten at det er noen sentral styring av avropene. Alle fibre som leies etter denne avtalen skal leveres på sveiset fiber (punkt-til-punkt) og termineres i patchepanel i ett av Kundens telelosji. Alle leveranser vil være innenfor Oslo kommune. Prismodellen for linjeleie skal være basert på fast etableringskostnad og linjeleie. I tillegg prises eventuelle gravekostnader. Kunden vil velge eventuell bindingstid for hvert enkelt avrop. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 4
1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 11 Kunngjøring av konkurranse 18-19 Kvalifikasjons og tilbudsevaluering og valg av tilbud 20 Utsendelse av tildelingsbrev 20-21 Karensperiode 22 Kontraktsinngåelse 22 Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplan er tentativ. 1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Kunden ønsker å inngå parallelle rammeavtaler med 3 leverandører for leie av mørk fiber til bruk i OK MAN. Avtalene skal ha en varighet på 6 måneder fra kontraktsignering. For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for inntil ytterligere 6 måneder + 6 måneder + 6 måneder på uendrede vilkår. Kunden skal i hele avtaleperioden ha rett til å avslutte avtalen med 1 måneds varsel. 1.4.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtalen, den lille kjøpsavtalen (SSA-k) med bilag, se vedlegg 2. 1.4.3 Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.) Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 08.02.2008. 1.5 Avropsmekanismer og minikonkurranser 1.5.1 Pris Prisene som leverandøren oppgir i vedlagte prisskjema (konkurransegrunnlagets SSA-k, bilag 7) er maksimale priser som kan tilbys Oslo kommune. 1.5.2 Minikonkurranse For alle behov for leie av mørk fiber vil det blir gjennomført minikonkurranse mellom rammeavtaleleverandørene. Minikonkurransene vil vurderes etter ett eller begge av følgende kriterier: Tilbud totalpris for etterspurte linje(r) Kortest leveringstid for etterspurte linje(r) Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 5
1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se www.doffin.no. 1.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse; Midlertidig leieavtale for mørk fiber, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 8 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 3.mai.2016 kl. 1200 CET. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud Midlertidig leieavtale for mørk fiber. Tilbudet skal være på norsk. Komplett tilbud bes levert på papir samt elektronisk i PDFformat (minnepinne). Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 6
Ved motstrid vil papirversjonen ha forrang. I tillegg bes leverandøren levere en elektronisk utgave av forespørselen hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet skal leveres på følgende adresse: Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten Avdeling for konserninnkjøp Resepsjonen 5. etasje Strømsveien 102 0663 OSLO Resepsjonen har åpningstid kl 08:00 15:30. 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbud utover tilbudsbrev skal innleveres som elektronisk dokumentasjon både i låst format og i redigerbart format der dette er angitt i kolonnen filnavn i tabell nedenfor. Tabellen nedenfor angir hvordan filnavn skal bygges opp for dokumentasjon som utgjør tilbudet. Dokumentasjon Jf. pkt. Skilleark/ Filnavn Signert tilbudsbrev. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) 0<leverandørnavn>_tilbudsbrev.p df Attest for skatt og merverdiavgift jf. punkt 3.2 1<leverandørnavn>_skatt og mva.pdf Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling, Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt 3.3.1 jf. punkt 3.3.2 jf. punkt 3.3.3 2<leverandørnavn>_øk og jur.pdf 3<leverandørnavn>_fin og øk.pdf 4<leverandørnavn>_tek og kval.pdf Eventuelle forpliktelseserklæringer for underleverandører Leverandørens besvarelse av bilagene til SSA-k 5<leverandørnavn>_forplikt.pdf 6<leverandørnavn>_ssa-K.pdf Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 7
2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 15.08.2016, kl 1600 CET. 2.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudskonferanse Det vil i denne konkurransen ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.11 Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. FOA 3-8. 2.13 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 8
Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring (vedlegg 2) fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gammel. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Siste års regnskap med revisors uttalelse økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten Kunde vil innhente kredittvurdering via Experian for alle leverandører som søker kvalifisering. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 9
Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante leveranser de siste tre år, herunder opplysninger om oppdrag. oppdragets art, verdi, tidspunkt, samt navnet på den Med tilsvarende oppdrag offentlige eller private mottaker. Maks 3 (tre) A4- sider menes fiberleveranser. totalt. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen. 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. * * * Dato: 18.mars 2016 Gerd Robsahm Kjørven etatsdirektør Tone Traa avdelingsdirektør Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 10
VEDLEGG Vedlegg 1: Kontraktsbestemmelser med bilag Vedlegg 2: Forpliktelseserklæring Godkjent og signert elektronisk Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 11