«ANNONSERING I MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE» FYLKESREVISJONEN Møre og Romsdal fylkeskommune RAPPORT, FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT NR. 4-2000
INNHALDSREGISTER 1. INNLEIING I 2. FORMÅL 1 3. METODE OG DATAGRUNNLAG 1 4. PROBLEMSTILLINGAR 2 5. FAKTAOPPLYSNINGAR 2 6. REVISOR SINE VURDERINGAR 3 Vedlegg 1. Utrekning av netto meirkostnader 4 Vedlegg 2. Kommunisering av innhaldet i avtalen
1. INNLEIING Kvart år annonserer Møre og Romsdal fylkeskommune for fleire millionar kroner i aviser og tidsskrift. I 1999 var til dømes samla annonseutgifter 6,23 mill. kroner. Tidlegare var oppgåver knytt til annonsering lagt til rådmannen si informasjonsavdeling. Sidan medio september 1999 har ansvaret for å utføre desse oppgåvene vore overført til Cicero annonsebyrå AS. Dette som følgje av at Møre og Romsdal fylkeskommune er ein del av eit eige innkjøpssamarbeid, «Fylkeskommunane Nord». I følgje Rådmannen sin innkjøpsseksjon er grunngjevinga for å gå inn i avtalen at den generelt vil føre til lågare kostnader til annonsering for den einskilde verksemda. Bakgrunnen for dette er andre måtar å utforme annonsane på samt at dei annonseprisane byrået har med de forskjellige media generelt er lågare enn det fylkeskommunen sjølv hadde. For at fylkeskommunen skal oppnå dei fordelane avtalen med Cicero Annonsebyrå AS gjev må den enkelte verksemd i fylkeskommunen følgje opp og la all annonsering gå gjennom dette annonsebyrået. 2. FORMÅL Formålet med undersøkinga er å vurdere om fylkeskommunale verksemdene følgjer den sentrale annonseavtalen mellom Møre og Romsdal fylkeskommune og Cicero Annonsebyrå AS. 3. METODE OG DATAGRUNNLAG Undersøkinga byggjer på data og analysar frå driftsrekneskapen for ansvarsområda Helse og Utdanning perioden Oktober -99 t.o.m. juni -00. For å vurdere korleis samarbeidet med annonsebyrået Cicero AS har vore sidan oppstarten i september 1999 har vi henta inn informasjon frå «annonsetenesta» og innkjøpsseksjon hos rådmannen. Vi har vore i kontakt med verksemder som i mindre grad har nytta seg av ordninga, for nærare å kartleggje årsaker til dette. Meirkostnaden av mangelfull bruk av annonsebyrået er vidare rekna ut for perioden undersøkinga gjeld. Vi gjer merksam på at det vil vere noko uvisse knytt til storleiken på desse, då grunnlaget for utrekningane er henta frå byrået sine økonomiske vurderingar av gevinstpotensialet ved å nytte seg av avtalen. Ut i frå ei samla vurdering har vi vald å avgrense undersøkinga til ansvarsområda helse og utdanning. Grunngjevinga er at det i hovudsak er innanfor desse områda det har vore mindre bruk av den sentrale annonseavtalen. Undersøkinga tek ikkje opp spørsmål knytt til utforming av annonsane, tal innrykk og kva media annonsane er trykt i. Vi har heller ikkje kontrollert bilag frå rekneskapen. Det kan derfor vere mogleg at nokre av desse ikkje er annonseutgifter, men t.d. annonsar til støtte/ sponsing og abonnement. Etter vår vurdering utgjer denne type bilag berre ein liten del av dei samla annonseutgiftene og vil slik sett ikkje ha innverknad på våre konklusjonar. 1
4. PROBLEMSTILLINGAR Følgjande problemstillingar er vurdert i arbeidet med å gi svar på formålet med undersøkinga. Kor stor del av annonsemassen er tinga utanom annonseavtalen? Kva har meirkostnaden vore i undersøkingsperioden for dei undersøkte ansvarsområda? Moglege årsaker til at den sentrale annonseavtalen ikkje alltid har vore nytta? Faktiske tiltak som er sett i verk for at verksemdene skal nytte annonseavtalen? Då annonseavtalen er ein bindande avtale for fylkeskommunen føresett vi at det er venta full oppslutning om avtalen frå dei fylkeskommunale verksemdene. 5. FAKTAOPPLYSNINGAR Avtalen med Cicero annonsebyrå AS inneber at byrået produserer og distribuerer annonsane til dei media annonsøren ønskjer. Fakturering skjer direkte til annonsør. Tidlegare var det ein eigen annonsesekretær ved fylkesrådmannen sin informasjonsseksjon som så til at den enkelte verksemd følgde retningslinjene som gjaldt for annonsering. Etter at avtalen med Cicero annonsebyrå AS vart inngått har annonsesekretæren fått redusert oppgåvene sine til å koordinere mottekne annonsar frå verksemdene og sende dei til annonsebyrået. Han les vidare korrektur etter at byrået er ferdig med utforming av annonsane. Til slutt sender han annonsane attende til annonsebyrået. I følgje «annonsesekretæren» og leiaren for innkjøpsseksjonen er dette ei lite tilfredsstillande ordning både for verksemdene som annonsørar og for informasjons- og innkjøpsseksjonen. Som vi har forstått er det enno ikkje avklart kven som har ansvaret for å følgje opp og sikre at verksemdene nyttar avtalen. Via annonsebyrået sin eigen jobbsøkjarbase er det mogleg med link i frå fylkeskommunen sine eigne Internett sider til jobbsøkjarbasen. Dette gjer det mogleg å redusere utlysinga til berre å vise til ei fullstendig utlysing over Internett. Ein slik overgang kan, i følgje annonsesekretæren, gi innsparingar i storleiken 1. mill. kroner per år. Dette utgjer til dømes om lag 16 prosent av dei samla annonseutgiftene for alle dei fylkeskommunale verksemdene i 1999. Kor stor del av annonsemassen er tinga utanom annonseavtalen? Tabell 1 viser fordelinga mellom annonseutgiftene som er tinga utanom Cicero AS, samt kor Cicero AS er nytta. Tabell 1. Tinging utanom og med Cicero AS Ansvarsområde Helse og Utdanning (Tal i 1000 kr.) Helse utdanning Bruk av Cicero AS 1 508 453 Utanom Cicero AS 368 519 Sum 1 876 972 For ansvarsområde Utdanning utgjer den delen av annonseutgiftene som er tinga utanom Cicero AS 53 prosent for heile undersøkingsperioden. Tilsvarande tal for ansvarsområde Helse er 20 prosent. Kva var meirkostnaden i undersøkingsperioden for dei undersøkte områda? 2
For dei undersøkte ansvarsområda utgjer meirkostnaden i undersøkingsperioden om lag 103.000 kroner. For Helse utgjer dette om lag 42 000 kr. Tilsvarande tal for Utdanning er 61 000 kr. Vedlegg 1 viser korleis dette er rekna ut. Moglege årsaker til at den sentrale annonseavtalen ikkje alltid har vore nytta? Det er som oftast dei same verksemdene som går utanom annonseavtalen. På førespurnad uttrykte nokre av desse følgjande kvifor dei ikkje alltid hadde heldt seg til annonseavtalen : - Dei var ikkje klar over at annonseavtalen var «bindande». - Dei var ikkje klar over innsparingspotensialet. - Dei godtok gode tilbod (opptil 50% rabatt) som kom direkte frå media. - Dei synes det tok for lang tid frå tinging til annonsering Faktiske tiltak som er sett i verk for at verksemdene skal nytte annonseavtalen? - Brev datert (10.09.99 og 10.01.00) frå administrasjonsavdelinga med informasjon om avtalen. (Vedlegg 2). - Annonsesekretæren har vore i munnleg kontakt med nokre av verksemdene for å minne dei på avtalen. - Annonsebyrået sin frist for innlevering av annonsar er blitt redusert frå tre til to dagar før media sin «deadline». 6 REVISOR SINE VURDERINGAR Bruk av sentrale innkjøpsavtaler som til dømes den undersøkte annonseavtalen medverkar til innsparingar i den fylkeskommunale drifta. Meirkostnaden ved at det ikkje er etablert gode nok rutinar som skal sikre at avtalane vert nytta fullt ut er i vår undersøking for ansvarsområda Helse og Utdanning vurdert til å vere om lag 100 000 kr. Skal ordninga med annonsering ved bruk av annonsebyrå bli vellukka må mellom anna administrasjonsavdelinga avklare kven som skal ha ansvaret for å følgje opp at avtalen blir overhalden. Dette kan til dømes vere innkjøpsseksjonen. Dei verksemdene som framleis i stor grad sjølv står for tinging av annonsar direkte med media må endre sine rutinar på området. Rutinane ved dei fylkeskommunale verksemdene må rettast inn på ein slik måte at dei som står for tinging av annonsar motteke nødvendig informasjon i tide, og slik unngår at annonsar kjem for seint ut i media som igjen kan føre til auka kostnader for verksemda. Ved at verksemdene berre har kontakt med annonsebyrået vil dette medverke til enklare prosedyrar for annonsering. Prosedyrane for annonsering vil i tillegg teke kortare tid for dei som annonserer. Det er eit stort potensiale for innsparingar, i storleiken 1 mil. Kroner, ved å linke annonsebyrået sin eigen jobbsøkjarbase til fylkeskommunen sine eigne internettsider. Det er derfor svært viktig at verksemdene tek i bruk ordninga med annonsering over Internett når denne blir klar til bruk. Molde, 4 september 2000 Liv Midtbø Knut Erik Bjerkan 3
Vedlegg 1. Utrekning av netto meirkostnader I drøftinga av kontraktforslaget mellom fylkeskommunen og annonsebyrået går det fram at Cicero annonsebyrå AS «garanterer» ein kostnadsreduksjon på 15% som følgje av endring i layout/oppsett av annonseteksten (komprimering). I tillegg reknar ein med å få minimum 1% betre rabattar frå aviser/tidsskrifter utanom dei lokale (gjeld omlag 2/3 av kostnadsvolumet). På den andre sida vil kostnaden ved å bruke Cicero AS utgjere 4% av dei totale annonsekostnadene. Annonsering utanom Cicero AS i tida 1.10.99 til 30.6.00 kr 887.505 Kostnadsreduksjon annonsetekst: 887.505 x 15%= kr 133.126 Kostnadsreduksjon mediapris : kr 887.505 x2/3 x 1%= kr 5.917 Sum kostnadsreduksjon: kr 139.043 Kostnad v/bruk av Cicero AS: kr 887.505 x 4%= kr 35.500 Netto meirkostnader fylkeskommunen kr 103.543 Med bakgrunn i tabell 1, som viser kor mykje som går utanom Cicero AS, er fordelinga i meirkostnader mellom Helse og utdanning i same følgd 42 prosent og 58 prosent. 4