SAKSFREMLEGG Godkjent av: Saksbehandler: Rolf Langum Arkivsaksnr.: 11/1896 Arkiv: 614 Nesøya skole og idrettshall Forprosjekt med økonomisk prognose Rådmannen anbefaler utvalg for økonomi, eiendom og eierstyring å innby formannskapet å fatte slikt v e d t a k: 1. Forprosjektet godkjennes for videre bearbeiding frem til anbud, innenfor en total budsjettramme på 350 mill kroner. 2. Isflate på taket av idrettshallen og bruk av modulbygg utredes ikke nærmere. 3. Det legges frem ny sak til formannskapet når anbud er innhentet og kontrakt med entreprenør skal inngås årsskiftet 2012/13. 1. Sammendrag og konklusjon 1.1 Hva saken gjelder. Saken omhandler forprosjekt på Nesøya skole. Rådmannen gjennomgår i saken også mulige alternativer til foreliggende forprosjekt. 1.2 Rådmannens konklusjon. Forprosjektet til nye Nesøya skole er basert på vedtatt skisseprosjekt behandlet av formannskapet 17.1.2012 i sak 6/12. Gjennomført usikkerhetsanalyse gir en prognose for prosjektet på 350 mill kroner, som er 50 mill kroner høyere enn den budsjettmessige avsetningen som det er vist til i skisseprosjektet. Rådmannen foreslår at prosjektet gjennomføres med en økonomisk styringsramme på 350 mill kroner. Rådmannen mener det foreliggende forprosjektet gir gode muligheter for en fremtidig mulig elevtallsøkning innenfor planlagte arealer. Rådmannen mener at formannskapets vedtak om å utrede modulbygg på Nesøya ikke er forenelig med vedtatt skisseprosjekt og gjeldende fremdriftsplan. Rådmannen fraråder å planlegge videre for isbane på taket av idrettshallen. Det blir lagt frem egen sak vedrørende midlertidig drift/bussing av Nesøya skole i byggeperioden. Den saken kan behandles uavhengig av sak om forprosjektet. Som det fremgår av rådmannens vurderinger i saken er han bekymret for kostnadsrammen til prosjektet særlig sett i lys av det totale investeringsbehovet kommunen har i årene fremover. Rådmannen har i sin vurdering drøftet alternativ gjennomføring av prosjektet, dersom budsjettavsetningen i handlingsprogrammet på 300 mill kroner skal holdes. 1
2. Bakgrunn for saken. Saksopplysninger 2.1 Forprosjektet. Forprosjektet foreligger i rapport datert 27.4.2012, vedlegg 1. Tegninger og utomhusplan vises i vedlegg 2, 3 og 4. Forprosjektperioden startet umiddelbart etter skisseprosjekt i slutten av januar 2012 Det er i perioden avholdt 5 møter i styringsgruppa og 6 brukermøter med skoleadministrasjonen. Forprosjektet er forelagt kommunalteknisk avdeling og eiendomsforvaltningen. Kommentarer fra disse er sammenfattet i notat dat 17.5.2012, vedlegg 5. Notatet er sendt rådgivergruppen med beskjed om innarbeiding i det videre planleggingsarbeidet. Styringsgruppen gjorde den 16.5.2012 slikt vedtak: - Forprosjektet ble tatt til orientering. - Foreliggende planer gir gode og fleksible pedagogiske læringsmuligheter. - Det ble registrert at det har kommer flere arealer inn i prosjektet enn programmert. Disse må vurderes tatt ut for å spare kostnader. - Mulig alternativ bruk av grendehuset må også vurderes. Styringsgruppen gorde også vedtak om at prosjektet må vise innsparinger på ca 10 mill kroner på entreprisekostnad. Tiltaksforslag er mottatt fra rådgivergruppen i notat datert 1.6.2012, vedlegg 6. Av forslagene er alle bedt om inntas i den videre planleggingen unntatt pkt 3.6, redusert etasjehøyde i kjeller - som må utredes bedre før det eventuelt medtas. Pkt 3.1, scene og teleskoptribune i idrettshallen vil beskrives som opsjon i anbudet og kan eventuelt tas inn senere. I notatet er felleskostnad foreslått med en besparelse på 1,4 mill kroner. Dette er rigg/drift og er i forprosjektkalkylen beregnet som et prosentpåslag av entreprisekostnad. Denne besparelsen medtas ikke. Mulige foreslåtte innsparinger er følgelig 8,0 mill kroner. 2.2 Økonomi Prosjektetkalkylen medtatt foreslåtte innsparinger ser slik ut: KONTO KOSTNADSSTED BEVILGNING SKISSE FORPROSJEKT 100 Felleskostnad rigg/drift og riving 30000000 29400000 39446177 200 Bygningsmessig 100000000 105100000 97248283 300 Varme, ventilasjon og sanitær 26000000 30500000 28392335 400 Elektro 15000000 11800000 12794229 500 Tele og automatisering 8000000 9800000 10714778 600 Andre installasjoner - heis 2000000 600000 600000 sum HUSKOSTNAD 181000000 187200000 189195802 700 Utendørs 19000000 20900000 17400000 sum ENTREPRISEKOSTNAD 200000000 208100000 206595802 800 Generell kotsn. Honorarer etc. 27400000 30910616 31910616 sum Grunnlag for mva 227400000 239010616 238506418 900 Spesielle kostn. Mva, møbler, etc. 72600000 75452654 75326605 sum Sum inkl mva uten reserve/margin 300000000 314463270 313833023 000 Reserve/marginer 0 35536730 36166978 SUM PROSJEKTKOSTNAD 300000000 350000000 350000000 Prosjektprognosen er uforandret fra skisse- til forprosjekt. Prosjektets reserve/margin er 36,2 mill kroner inkl. mva. eller 30 mill kroner uten mva. I forhold til entreprisekostnad er dette 14,0 %. I den nåværende prosjektfase er 14 % usikkerhet lite, men i samsvar med usikkerhetsanalysen anses prognosen på 350 mill kroner å være tilstrekkelig. Den mest usikre posten i kalkylen er rad 100, felleskostnad som er drift av skolen og hvordan byggeområdet kan rigges. 2
2.3 Fremdrift Prosjektet har fulgt oppsatt plan til ferdig forprosjekt. I samråd med styringsgruppen er fremdriftsplanen justert slik at innflyttingsklart bygg vil stå ferdig i januar 2015. Ved valg av bussing til Drengsrud kan også utområdene være ferdig til samme tid. Ved valg av drift på Nesøya vil utområdene være ferdig til skolestart høsten 2015. Byggestart er planlagt til februar 2013. 2.4 Usikkerhetsanalyse Det har den 30.5.2012 blitt gjennomført en usikkerhetsanalyse av prosjektet. Rapport fra analysen foreligger i vedlegg 7. I analysen deltok rådgivere, prosjektledelse, skolebruker og representanter fra styringsgruppe, eiendomsforvaltningen og kommunalteknisk avdeling Økonomisk risiko Analysen viser at det er ca 78 % sannsynlighet for at prosjektet kan holde seg innenfor en prosjektramme på 350 mill som er foreslått prognose. Det er kun 2-3 % sannsynlig å klare et sluttresultat innenfor bevilget ramme på 300 mill kroner. På Bondi var gjeldende prognose når usikkerhetsanalysen ble foretatt 205 mill kroner. Analysen for Bondi viste at det var ca 50% sannsynlig å holde prosjektet innenfor prognosen mot Nesøyas 78%. Analysen for Nesøya viser at prosjektledelsen, bestiller og eier utgjør 29 % av usikkerheten. Det er også knyttet betydelig usikkerhet til markedet og gjennomføringen (entreprenør) til sammen 55 %. På Bondi var tilsvarende tall 19 %. Dette må ses i sammenheng med at prisutviklingen var fallende under planleggingen av Bondi, mens den nå er stigende noe som gir større usikkerhet. Fremdriftsrisiko Analysen viser at det er 50 % sannsynlig at prosjektet vil trenge 34 måneder eller mer. Fra d.d. til ferdigsstillelse januar 2015 er det 31 kalendermåneder. 60 % av usikkerheten er knyttet til naboer/foreldre som antas å kunne ha stor påvirkningsmulighet. Analysen viser at selv den justerte fremdriften er utfordrende og at det må søkes muligheter for forsering. I samsvar med de anbefalingene som gjøres i slutten av usikkerhetsanalysen vil fremdriften være avhengig av god kommunikasjon og samarbeid med naboer/foreldre samtidig som det må være fokus på hele byggherreorganisasjonen. Sammendrag av usikkerhetsanalysen Det er god sikkerhet for å kunne gjennomføre prosjektet innenfor en ramme på 350 mill kroner. Fremdriften på prosjektet er utfordrende og det må gjøres tiltak for å klare å holde planlagt fremdrift dersom skal være innflyttingsklar til januar 2015. Usikkerhetsanalysen angir en tiltaksplan hvor det kan trekkes frem følgende: - Rask beslutning om hvorvidt elevene skal busses til Drengsrud i byggeperioden eller ikke. - God kommunikasjonsplan med naboer og foreldre. - Beslutningsplan som dekker ansvarsområdet til både prosjektledelsen, eiendomsforvaltningen og brukerne. - Strategiplan som sikrer kontinuitet av nøkkelpersonell i prosjektorganisasjonen. Se for øvrig vedlegg 7, side 23 og 24. 3
2.5 Isbane på taket (F-sak 6/12, vedtakspunkt 5) Det er foretatt en vurdering av rådgivergruppen som foreligger i notat datert 2.3.2012, vedlegg 8. En sammenfatning av rådgivergruppens notat er følgende: - Det er teknisk mulig, men det vil medføre store og kompliserte tekniske løsninger. - Det vil øke den totale byggetiden. - Etablering av isflate på taket vil øke byggehøyden noe som vil ha reguleringsmessige konsekvenser. - Tilleggskostnaden er anslått til nærmere 14 mill inkl. mva. I videreutviklingen av utomhusplanen (se vedlegg 4), vil grusbane (5 er fotball) og bandybanen i området mellom parkering og Bikuben barnehage kunne være egnede islagte flater i vintersesongen. Rådmannen slutter seg til styringsgruppas anbefaling om at isflate på taket ikke utredes videre. 2.6 Fremtidig utvidelse/alternativ bruk av grendehuset (F-sak 6/12, vedtakspunkt 3) Prosjektet har arealer og volumer som kan la seg utnytte dersom Nesøya skole får ytterligere økning i elevtallet, spesielt på grendehuset i 1. etg. - og åpent areal i 2. og 3. etg over amfi/musikkrom. Alle trinn-arealene har også et mindre forsamlingsrom som kan utnyttes annerledes ved en eventuell elevøkning. Til sammen er dette arealer som relativt enkelt kan gi 6-8 klasserom ekstra. Utfordringen ved en fremtidig elevtallsøkning ut over full 3-parallell vil være utearealene som allerede i dag er lite. Det planlagte bygget gir fleksible muligheter innenfor bygningskroppen uten å beslaglegge ytterligere utearealer. 2.7 Midlertidige modulbygg Rådmannen oppfattet formannskapets vedtak i sak 6/12, pkt 6, om modulbygg, til å gjelde generelt for Asker kommune og spesielt for Nesøya i den grad det vil være hensiktsmessig i en mellomperiode/byggeperiode. Modulbygg for fremtidig permanent bygg vil ikke kunne tilfredstille de krav vi har til permanent bygg og er derfor ikke vurdert nærmere i saken. Det vises også til erfaringer knyttet til modulbygg som alternativ byggemetode, beskrevet i sak om nye boliger på Fusdalbråten 4. 3. Tidligere behandling. Behandling i utvalg Formannskapet har tidligere behandlet Nesøya skole og idrettshall i følgende saker: 30.11.10 sak 195/10 Romprogram og arealdisponering 08.02.11 sak 28/11 Redegjørelse for saksgang 12.04.11 sak 74/11 Justert rom- og funksjonsprogram 21.06.11 sak 138/11 Riving vs. rehabilitere 20.09.11 sak 161/11 Kontrahere rådgivere 17.01.12 sak 6/12 Skisseprosjekt Formannskapet fattet slikt vedtak i sak 6/12 den 17/1 2012: 1 Skisseprosjekt, alternativ 2 med ny lokalisering av skolen på den vestre del av skoletomten, legges til grunn for den videre prosjekteringen. 2 Forprosjekt legges frem for formannskap for behandling i mai/juni i år. 3 Det sørges for i det videre forarbeide å legge til rette for en mulig fremtidig utvidelse med tanke på behov for økt kapasitet. I denne forbindelse vurderes det å se på alternativ lokalisering for Grendehuset (eks. Hvamodden) for å frigjøre areal med tanke på å sikre fremtidig økt kapasitet. 4
4 Det utredes, og legges frem sak hva gjelder fortsatt bruk av gammel skole i byggeperioden ref. tilsvarende prosjekter i Oslo. 5 I det videre planarbeidet utredes mulighet for isflate på taket til idrettshallen 6 Det utredes bruk av modulbygg i tråd med tilsvarende prosjekter i Oslo kommune, ref HP-behandling fra des. 2011. 4. Estetiske og miljømessige konsekvenser Prosjektet har en energi-/miljøprofil som er noe mer ambisiøs enn kommunens vedtatte satsning på passivhus. Det er i programmet bestemt å ta sikte på et energibehov ned mot 75 kwt/m2/år. Dette er 10-15 kwt/m2/år mindere enn passivhusstandard. Det er også en målsetning å oppnå energimerke A, grønn. Beregninger viser at foreliggende forprosjekt er innenfor grensene for energibehovet. For å oppnå grønn klasse, skal oppvarmingen ikke skje med fossilt brensel. Bygget skal dekke sitt oppvarmingsbehov ved varmepumpe og brønnboring. Det vurderes i den videre planleggingen i hvilken grad det vil være behov for å dekke spisslastbehovet. 5. Rådmannens vurderinger Alternativ vurdering og anbefaling Økonomisk overskrider prosjektet avsatte budsjettmidler i HP. Prosjektet er større i areal enn vedtatt romprogram skulle tilsi. Dette skyldes i hovedsak at det er innarbeidet en fleksibilitet i bygget som gjør det mulig å øke elevtallet uten å øke bygningsarealet, at bygget er i tre etasjer for å få størst mulig utearealer, og at bygningskroppen er kompakt for å minske driftskostnadene ved oppvarming (passivhusstandard). Rådmannen er bekymret når prosjektets økonomiske ramme ses i sammenheng med kommunens totale investeringsbehov på sikt. Kommunens behov for nye og rehabiliterte skolebygg i tiden fremover tilsier en ny gjennom av standard, arealeffektivitet og kostnader pr kvm for fremtidige skoleprosjekter som bl.a. Heggedal, Landøya og Risenga skoler. Rådmannen har derfor vurdert at et alternativ til foreliggende prosjekt, er at forprosjektet gjennomgås på nytt med sikte på å holde handlingsprogrammets budsjettmessige avsetning. Dette vil i så fall dreie seg om å redusere prosjektet vesentlig, dvs å omarbeide prosjektet fra skissenivå. Tiltak som er nødvendige: Redusere arealer Parkeringskjeller ut av prosjektet Hallstørrelsen reduseres til liten flerbrukshall Lavere energistandard Standarden reduseres, særlig på utearealer Dersom dette skal vurderes vil konsekvensen være at det er nødvendig å utsette prosjektet i anslagsvis 6 måneder, og prosjektet vil bli påført en usikker merforpliktelse til prosjektering i størrelsesorden 0,5 1,0 mill kroner. Rådmannen har derfor kommet til at han likevel anbefaler at man tar utgangspunkt i det foreliggende forprosjekt. Rådmannen vil i den videre prosessen legge betydelig vekt på økonomistyring og vurdering av kostnadsreduserende tiltak for å sikre vedtatt budsjettramme. 5
Lars Bjerke Rådmann Vedlegg (kun elektronisk på nett): 1 Forprosjektrapport dat 27/4 2012 2 Plantegninger 3 Fasadetegninger 4 Utomhusplan 5 Notat dat 17/5: kommentarer fra EF og KTA 6 Notat dat 1/6: forslag til kostnadskutt 7 Usikkerhetsanalyse 8 Notat ang isbane på taket 6