Sakspapirer Generalforsamling VÅR 2017 Dato: 08.03.2017 Sted: Aud. 1, BI Bergen Tid: 14:30 1
Forord Generalforsamlingen tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS-ledelsen, undergrupper, komitéer og alle andre studenter som er medlemmer av organisasjonen BIS. Generalforsamlingen tar opp saker som er sendt inn innen angitt tidsfrist i forhold til BIS sine vedtekter. Denne våren er fristen satt til 27.02.2017 kl. 14:00. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på Generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på Generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Vi ønsker at alle deltar på Generalforsamling slik at vi har best mulig grunnlag til å foreta vedtak. Det er her du har mulighet til å fremme dine meninger! Generalforsamlingen er alle BIS-medlemmer sitt forum! Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. Generalforsamlingen avsluttes som vanlig med After GF Party på Rederiet. Da gjenstår kun å ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen BIS-ledelsen 2016/2017: Leder: Økonomiansvarlig: Prosjektkoordniator Fagansvarlig: Marked- og næringslivsansvarlig: Kommunikasjonsansvarlig: Internansvarlig Eksternansvarlig HR HR: HR: Hegdal, Fredrik Knutsen Gjersøe, Cecilie Tiedemann Windsland, Vidar Tokheim, Robert Fjelltveit, Lars-Håkon Darabi, Bahar Varner, Byron Holm, Alice Beate Jaber, Josef Kolstad, Øyvind Brundtland, Christian 2
Innholdsfortegnelse Forretningsorden for Generalforsamling Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Sak 1: Behandling/Godkjenning av innkalling, dagsorden og forretningsorden Sak 2: Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps Sak 3: Saker til eventuelt Sak 4: Behandling/Godkjenning av referat Sak 5: Orientering/ Ledelsens redegjørelser Sak 6: Behandling/Regnskap/Økonomi Sak 7: Behandling/Budsjett/Økonomi Sak 8: Orientering/ Styrets virke Sak 9: Behandling/ Revidering av vedtekter Sak 10: Behandling/ Fullmakt til det sittende styret til å konstituere eventuelle manglende tillitsverv Sak 11: Behandling/Valg av nye verv Sak 12: Eventueltsaker Vedlegg: Vedlegg 1 Referat Generalforsamling Høst 2016 Vedlegg 2 Redegjørelse fra Ledelsen ved BIS Bergen 2016/2017 Vedlegg 3 Regnskap for høsten 2016 Vedlegg 4 Regnskap for 2016 Vedlegg 5 Budsjett for høsten 2017 Vedlegg 6 Lokale vedtekter forslag 3
Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn, avdeling Bergen 1. Adgang til Generalforsamling har alle medlemmer av BIS Bergen, personer som ledelsen innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Bergen. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Bergen som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 4
18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. 5
Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Hentet fra BIS sine vedtekter: Kapittel 4: Organisasjon 4-1 Generalforsamling 4-1-1 Generalforsamlingen er BIS LA sitt høyeste organ. 4-1-2 Generalforsamlingen avholdes to -2- ganger i året, lagt til vår- og høstsemesteret. 4-1-3 Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS LA sin virksomhet. 4-1-4 Styret og Generalforsamlingen kan invitere personer til Generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig. 4-1-5 Innkalling til Generalforsamling skal bekjentgjøres senest to -2- uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden, samt hensiktsmessig intern markedsføring av datoen. 4-1-6 Saker som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være styret i hende senest 9 dager før Generalforsamlingen. 4-1-7 Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest én -1- uke før møtestart, herunder skal de ligge tilgjengelig på hjemmesiden. Alternativt kan sakspapirene foreligge i papirformat på en tilgjengelig og naturlig plass, for eksempel utenfor studentforeningens hovedkontor. 4-1-8 Stemmeberettigede ved BIS LAs Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene 3-1-1. 4-1-9 Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene 4-1-5 er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp. 4-1-10 Referat skal være tilgjengelig, på hjemmesiden, for medlemmene senest to -2- uker etter Generalforsamlingen. 4-1-11 Generalforsamling skal tre sammen senest ti -10- uker etter semesterstart. 4-2 Generalforsamlings generelle oppgaver 6
4-2-1 Dagsorden for Generalforsamling skal inneholde: 1. Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden 2. Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 3. Oppføring av saker til eventuelt. 4. Godkjenning av referat fra forrige Generalforsamling. 5. Godkjenning av statusrapport fra styret/ledelsen 6. Eventuelle endringer i BIS LA sine lokale vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 7. Saker fra styret og BIS LA sine medlemmer. 8. Behandling og godkjenning av revidert regnskap med revisors anmerkning for siste periode. 9. Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende og kommende periode. 10. Presentasjon av kandidater til tillitsverv. 11. Innstilling fra valgkomiteen. 12. Valg av eventuelt ledige tillitsverv i Ledelsen og HR-komitéen i BIS: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig, Marked- og næringslivansvarlig, Pr- og kommunikasjonsansvarlig, Prosjektkoordinator, Eksternansvarlig, Internansvarlig og HR. 4-2-2 Høst: Tillitsvalgte har funksjonstid ett -1- år fra høstens Generalforsamling sin slutt og/eller fram til neste Generalforsamling i høstsemesteret. 4-2-3 Ved Høstens Generalforsamling skal man: - Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år - Godkjenne budsjett for høstsemesteret 4-2-4 Vår: Tillitsvalgte valgt på vårens Generalforsamling har funksjonstid fra 01.07 30.06. 4-2-5 Ved vårens Generalforsamling skal man: - Godkjenne årsregnskap for foregående kalenderår. Dette skal godkjennes av regskapskyndig person, fortrinnsvis offentlig godkjent revisor eller en autorisert renskapsfører. - Revisjonsrapport for foregående kalenderår, fremlegges for godkjenning - Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for vårens semester - Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders årsrapport/redegjørelse. 4-5 Ekstraordinær generalforsamling 4-5-1 Ekstraordinær Generalforsamling kan innkalles ved: 2/3 flertall i et fulltallig styre, eller når minst ti - 10 - prosent av medlemmene ønsker det. 4-5-2 Innkalling til ekstraordinær Generalforsamling skal bekjentgjøres senest én -1- uke før møtedato. 7
4-5-3 Sakspapirer til ekstraordinær Generalforsamling skal foreligge minst to -2- dager før møtedato. 4-5-4 Stemmeberettigelse og beslutningsdyktighet ved ekstraordinær Generalforsamling er som nevnt i vedtektene 4-1-9 og 4-1-10. 8
Saker Sak 1: Behandling/ Godkjenning av innkalling, dagsorden og forretningsorden Forslagsstiller: Ledelsen i BIS Bergen v/ Leder Bakgrunn: Leder orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Sak 2: Behandling/ Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps Forslagsstiller: Ledelsen i BIS Bergen v/ Leder Bakgrunn: Generalforsamling gjennomføres med en person som ordstyrer. Vedkommende har ansvaret for at orden underveis sammen med bisitter. Generalforsamling refereres av oppnevnt referent. Det skal oppnevnes to tilfeldige personer i salen til å våre tellekorps og en tilfeldig person til å ha dobbeltstemme. Tellekorpset skal kontrollere at stemming går riktig for seg og dobbeltstemmen er gitt i tilfelle stemmelikhet. Forslag til vedtak: Følgende forslag godkjennes: Tina Elise Beisland som ordstyrer. Magnus Kvalvågnes Heir som bisitter. KU v/ Susanne Bøe Løge som referent. Sak 3: Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres nå og tas opp til slutt. Eventueltsaker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene vil bli behandlet under Sak 12. Sakes til eventuelt kan ikke godkjennes av Generalforsamling og er derfor kun til diskusjon eller orientering. Sak 4: Behandling/ Godkjenning av referat Forslagsstiller: Leder i BIS Bergen v/ Leder Bakgrunn: Referat fra Generalforsamling 2016 Høst 9
Vedlegg: Referat 2016 Høst Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra Generalforsamling 2016 Høst. Sak 5: Behandling/ Redegjørelse fra BIS Bergen styret og ledelsen. Forslagsstiller: Ledelsen i BIS Bergen v/ Leder Bakgrunn: Hvert medlem fra ledelsen har skrevet sin redegjørelse, og disse gjengis i korthet i plenum. Vedlegg: Redegjørelser Ledelsen Leder ved BIS Bergen Fredrik Knutsen Hegdal. Økonomiansvarlig ved BIS Bergen Cecilie Tiedemann Gjersøe. Marked og næringslivsansvarlig ved BIS Bergen Lars-Håkon Fjelltveit. Kommunikasjonsansvarlig ved BIS Bergen Bahar Darabi. Fagansvarlig ved BIS Bergen Robert Tokheim. Internansvarlig ved BIS Bergen Byron Verner. Eksternansvarlig ved BIS Bergen Alice Beate Holm. Prosjektkoordinator ved BIS Bergen- Vidar Windsland HR- ansvarlig ved BIS Bergen Josef Jaber, Christian Brundtland, Øyvind Kolstad. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner ledelsen sine redegjørelser. Sak 6: Behandling/ Regnskap/Økonomi Forslagsstiller: BIS Bergen ledelsen v/ Økonomiansvarlig Bakgrunn: Økonomiansvarlig har utarbeidet regnskapet til studentforeningen for 2016 og det presenteres på vegne av ledelsen for generalforsamlingen. 10
Vedlegg: «Årsregnskap» Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner regnskapet for 2016. Sak 7: Behandling/ Budsjett/Økonomi Forslagsstiller: BIS Bergen ledelsen v/ Økonomiansvarlig Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer budsjett for 2017 Høst. Vedlegg: «budsjett» Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenne budsjettet for 2017 Høst. Sak 8 - Orienteringssak: Styrets virke Forslagsstiller: Styret v/styreleder Niklas Bråthe. Bakgrunn: Styret i BI Studentsamfunn har ansvaret for alle tre campusene på utsiden av Oslo, altså Stavanger, Bergen og Trondheim. Styreleder orienterer om styrets oppbygning, virke, økonomi og organisasjonens generelle tilstand. Sak 9: Behandling/ Revidering av lokale vedtekter ved BI Bergen. Forslagsstiller: Ledelsen v/ HR. Vedlegg: «Lokale vedtekter forslag» Bakgrunn: Grunnet en gjennomgang av lokale vedtekter ønskes det å implementere nye og samtidig fjerne deler av dagens vedtekter. HR orienterer videre. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godtar vedtektsendringer. Sak 10: Behandling/ Fullmakt til den sittende ledelsen om å konstituere eventuelle manglende tillitsverv Forslagsstiller: Ledelsen i BIS Bergen v/ HR 11
Bakgrunn: Styret kan med Generalforsamlingens tillatelse konstituere de tillitsverv man ikke greier å få valgt ved Generalforsamlingen. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen gir det sittende styret fullmakt til å konstituere manglende tillitsverv. Sak 11: Behandling/ Valg av ledige tillitsverv Forslagsstiller: Ledelsen i BIS Bergen v/ HR Bakgrunn: Det skal settes nye personer i tillitsvervene i Ledelsen. Vervene blir presentert, innstilt og stemt over i følgende rekkefølge: - Leder -Økonomiansvarlig -Fagansvarlig - Marked- og næringslivsansvarlig - Eksternansvarlig - Internansvarlig - PR- og kommunikasjonsansvarlig - Prosjektkoordinator - HR Forslag til vedtak: Generalforsamlingen følger innstillingen. Sak 12: Eventueltsaker 12