Administrativt utviklingsarbeid MN-fakultetet Rapport fase 2 Vedlegg 4 Innkomne kommentarer Kommentarer Konkrete forslag til forbedring og forenkling Diverse innspill Målsetning med innhenting av kommentarene: Å sikre bredest mulig deltakelse og medvirkning til utviklingsarbeidet Til inspirasjon og hjelp for undergruppene Innspillene nedenfor er fremkommet på følgende måte: I samtaler med administrativt ansatte under besøksrunden I kommentarfeltene på den web-baserte spørreundersøkelsen Under lederintervjuene I møtet med ledergruppen Fra undergruppenes rapporter fase 1 Innspillene er sortert i lister innen hvert av utviklingsarbeidets fokusområder, og er så langt mulig gjort person- og enhetsnøytrale. 1
Innholdsfortegnelse: 1. Generelle kommentarer 1.1 Arbeidsoppgaver og organisering 1.1.1 Diverse kommentarer 1.1.2 Om arbeidsbelastning 1.1.3 Om utfordringer i arbeidshverdagen 1.2 Informasjon 1.2.1 Diverse kommentarer 1.2.2 Spesielt om Intranettet 1.3 Samarbeid 1.4 Etter- og videreutdanning 1.5 Rekruttering og opplæring 2. Spesielt om studieadministrasjon 2.1 Undergruppens egen tiltaksliste fra fase 1 2.2 Innkomne forslag/kommentarer 3. Spesielt om personaladministrasjon (herunder også generell administrasjon) 3.1 Undergruppens egen tiltaksliste fra fase 1 3.2 Innkomne forslag/kommentarer 4. Spesielt om økonomi- og forskningsadministrasjon 4.1 Undergruppens egen tiltaksliste fra fase 1, økonomiadministrasjon 4.2 Innkomne forslag/kommentarer økonomi 4.3 Undergruppens egen tiltaksliste fra fase 1, forskningsadministrasjon 4.4 Innkomne forslag/kommentarer forskningsadministrasjon 5. Spesialiserte administrative tjenester 2
1. Generelle kommentarer 1.1 Arbeidsoppgaver og organisering 1.1.1 Diverse kommentarer Tiltak for gjennomføre intensjonen om fullført saksbehandling på ett nivå: o Benytte og videreutvikle info utlagt på nettsider, for eksempel rutinebeskrivelser/"kokebøker"/maler o Videreutvikle skjemaer og standardiseringer Innføre klarere rutiner o Større prioritering av rutinebeskrivelser Forbedring og mer utbredt bruk av administrative systemer til å gi oversikter/rapporter Viktig at vi alle følger de administrative rutinene. Har erfart at når saksbehandlingen foregår pr. e-post, kan det lett skje at saksdokumenter ikke blir registrert/journalført, og det kan ta tid å nøste opp saken. Raskere tilbakemeldinger fra saksbehandlere Fakultetets responstid er til tider for lang UiBs regelsamling gjøres mer brukervennlig Den sentrale regelsamlingen fungerer rett og slett ikke godt nok til at den kan regnes som et verktøy. Regelsamlingen bør oppdateres etter hvert som det kommer til nytt Ytterligere utarbeidelse av gode maler Samkjøring av frister Kokebøkene må gjøres søkbare Ønsker søkemotor for kokebøkene Erfaringen er at med at et godt utbygget filsystem i noen tilfeller kan være vel så nyttig som gode maler, spesielt med tanke på kunne fungere som back-up for hverandre. Må utarbeide god info om Hvem gjør Hva Må fjerne dobbeltarbeid fakultet/institutt Skjemaforenkling, samsvar mellom behov institutt-sentralt En felles engelsk oversettelses-base Forbedre skjemajungelen: o Samordne brukervennlige skjema fra UiB Sentralt og Fakultet (eks. nytt Prosjektskjema som ikke har høyde for kostnader for egeninnsats, bare inntekter.) o Ha alle skjema samlet ett sted på Internett under SKJEMA Standard skjema og implementering av standard rutiner vil gjøre at man slipper å "finne opp hjulet" på nytt hver gang. Økt bruk av elektronisk kommunikasjon i saksgangen vil og spare tid; lettere å holde orden og enklere saksgang. Innføre elektronisk arkiv - og saksbehandlingssystem. Elektronisk saksbehandling sparer tid og sikrer kvalitet Bør arbeides med interne rutinebeskrivelser ved alle avdelinger Potensiale for forbedringer i alle ledd Har sårbarhet i administrasjonen pga. spesialisering 3
Organisering/rutinebeskrivelser bør gjennomgås systematisk som kvalitetssikring. Bør standardisere rutinene. Organisering: Må se videre på dagens tredelte organisasjonsmodell Fellesløsninger styrker uten å svekke profil som selvstendige enheter Veldig positiv til samarbeid på tvers Fellesfunksjoner er ønskelig for mindre institutter Løpende prosess å vurdere hvilket servicenivå adm skal ligge på, hvilken arbeidsfordeling vi skal ha, også i forhold til de faglige Utviklingsarbeidet må ha som målsetning å trimme dagens administrasjon, innenfor vår totalramme av personalressurser Må se på arbeidsfordeling (unngå dobbeltbehandling av saker i flere ledd) Avveining hvor store ressurser som skal brukes på administrasjon Sette sammen både økonomiadm., personaladm. og studieadm. i større nettverk slik at sårbarhet ved sykdom, ferie o.l. ikke blir så belastende som nå. Jeg er imidlertid i tvil om samlokalisering av slike tjenester bør gjøres. Det kan kanskje fjerne fokus fra hvem en skal betjene (instituttene). Nærere samarbeid med fakultetets ansatte slik at en sak som initieres av instituttet ikke må behandles på ny på fakultetsnivå før den sendes videre eventuelt behandles i fakultetsstyret. Det tar lang tid for tilsatte på institutt å friske opp / sette seg inn i oppgaver som foregår 1-2 ganger i året. Det ville være rasjonelt tidsmessig (og frustrasjonsmessig) å sentralisere en del oppgaver til fakultetet, slik at en kan samle kompetansen og andre slipper å bruke uforholdsmessig mye tid på noe som en kanskje kan for dårlig. Må være et mål å minske sårbarheten Vi bør utrede hvilke oppgaver vi skal utføre. Så kan vi se på hvilke av oppgavene vi kan uniformere og samle, for eksempel i et fakultetsledd. Fakultetet som en serviceavdeling med spisskompetanse som følge av høyere behandlingsfrekvens på visse type saker enn et institutt. Vi trenger permanente samarbeid på tvers av instituttgrensene. Dette må formaliseres. Vil gjerne dele administrative tjenester/stillinger med de andre for eksempel i Realfagsbygget. Ønsker en spissing av administrasjonen. Ønsker at et koordinert samarbeid blir synliggjort. Vi har en tungrodd organisasjon og må hele tiden vente på at det 7. fakultetet henger med. Vi må forholde oss til et regelverk. Vi må finne ut hva vi innenfor dette har mulighet til å endre. Vi må definere hovednivåene for hvor saksbehandlingen skal ligge (fak/inst) og hvor beslutningene skal ligge (fak/inst). Fakultetet bør se på rollene til instituttene på nytt. Mindre institutter trenger service i langt større grad enn de store institutter. Det bør foretas formelle grep for å få i gang forpliktende samarbeid mellom de små instituttene. Uheldig med den nivåtenkningen vi har i dag. Ønsker et fakultetsnivå med spisskompetanse. De tre nivåene Inst/fak/PØA kommer til å bestå i overskuelig fremtid. 4
1.1.2 Arbeidsbelastning Så lenge det er et godt miljø på arbeidsplassen og en kjenner at en blir støttet opp av de andre og ledelsen, er det ikke nødvendigvis negativt med stort arbeidspress i perioder. Mye nytt hele tiden som øker presset, håpet er at det blir bedre når systemene har fått gått seg til. Kursing i arbeidstiden vil medføre at arbeidet hoper seg opp noe som igjen vil føre til at en må sitte utover arbeidstiden. Viktig med backup ved sykdom og ferie! Det kan være svært hektisk i perioder. Særlig i eksamensperioder. Å legge til nye momenter, føles da nærmest umulig ettersom de vanlige arbeidsoppgavene fortsatt vil ligge der i tillegg. For mange går på akkord med seg selv. Det går ut over helsen og kollegaer, både i form av fravær og ekstra arbeid, men også humøret sprer seg negativt (misnøye), det blir lett en negativ sirkel og det er ikke godt å jobbe slik. Mangel på samarbeid utover egen stilling. Arbeidspresset varierer veldig gjennom året, med topper ved semesterstart og slutt. Det kan også av og til være hektisk dersom en av de andre i administrasjonen er borte. Da må de gjenværende ta telefonen, ta i mot post og svare på henvendelser i tillegg til egen jobb. Arbeidspresset er stort på noen i administrasjonen, mens det er lite på noen. Med en bedre fordeling av arbeidsmengden på personer innen adm. som har mindre (lite) å gjøre, ville alle i adm. få en bedre hverdag. Slik som det er nå, kan frustrasjonen bli noe stor. Nye systemer og rutiner kommer så tett på hverandre i tillegg til omorganisering. Hvis for stor del av tiden blir bundet opp til møter og annet administrativt arbeid, som rutinemessige mailbesvarelser, slik at jeg ikke får gjort de viktigste arbeidsoppgavene, blir trivselen mindre. Det er ingen som kvalitetssikrer det jeg gjør, og det er tidvis svært ubehagelig. Det er belastende å ha et ansvarsområde hvor det å være borte fra jobben nærmest er en umulighet. Her tenkes det spesielt på eksamensperiodene. Denne perioden er også utvidet i forbindelse med innføring av Kvalitetsreformen. Mindre møtevirksomhet ville lettet på arbeidspresset Et stadig økende problem er at mange store prosjekter settes i gang samtidig, og ofte med korte tidsfrister. Dette kan til tider skape et unødig hardt arbeidspress for mange. Tidspress vanskeliggjør så hyppig informasjonssøk som jeg skulle ønske. Må ryddes plass for lederoppgavene i kontorsjefstillingen Mangler rom for ledelse Stjeler noe teknisk kapasitet til administrative oppgaver Instituttene har for stort arbeidspress, universitetsledelsen må få bakkekontakt Tiden begrenser mulighet for oppgaverotasjon Fordeling på fagfelt innen administrasjonen uheldig, for lite på økonomi og personal, for stor belastning på kontorsjef Problemer med IT-systemene en STOR tidstyv Kontorsjefene bør få mer tid til lederfunksjonen og forskningskoordinering 1.1.3 Om utfordringer i arbeidshverdagen 5
Har spennende og utfordrende ansvar og arbeidsoppgaver, men stort arbeidspress fører noen ganger til at utfordringene likevel føles belastende Mye rutinearbeid innen samme arbeidsoppgaver begrenser variasjon og utfordring, men beskrivelser/revisjoner av rutiner utfordrer. Det kommer i tillegg alltid nye situasjoner som er utfordrende på en positiv måte i de fleste tilfeller. Arbeidet er utfordrende på den måten av det krever stor grad av selvstendighet. Mange ganger er jeg likevel, for å komme videre med en sak, avhengig av overordnedes syn på saken, eller aksept av forslag til fremgangsmåte. Det tar ofte for lang tid. Nyter stor tillit i jobben og har frihet til å utforme arbeidsoppgavene slik jeg ønsker innenfor et gitt regelverk. Nye utfordringer står i kø pga et lite senter med meget stor aktivitet. Kjempegøy! Oppgavene var enda mer variert før omstilling Arbeidet er for så vidt varierende, men personlig blir det altfor mye stillesittende arbeid foran en PC... Stadig nye system og nye reformer gjør at det stadig er nye ting å forholda seg til. Dette er i mindre doser positivt, men når det blir for mye blir det vanskelig å holde seg oppdatert samtidig som en får unna arbeidsoppgaver. Dette oppleves som stress (dvs. negativt) De aller fleste dagene er kjempeinspirerende og utfordrende, selv om en er ganske sliten når arbeidsdagen er over. Arbeid ved ulike enheter i de senere år, har gitt ekstra utvikling - har fått et større perspektiv på hva som skjer ved universitetet. Jeg har nok muligheten til å få enda mer varierte arbeidsoppgaver dersom jeg har overskudd til det. Nye (og andre) arbeidsoppgaver vil mest sannsynlig ikke komme i stedet for arbeidsoppgaver jeg allerede har, men i tillegg til. Deler av jobben blir ganske rutinepreget. Trivselen er på topp, men arbeidsbyrden er begynt å bli for tung i perioder, særlig det arbeidet en ikke er oppdatert nok på. Det er blitt normalen å jobbe overtid og det er ingen egentlig tjent med. Det har skjedd for mange og store forandringer på for kort tid! For stor arbeidsbyrde i ekspedisjonen. Store deler av dagen går med til å betjene de vanlige rutinene i en ekspedisjon. Det går på bekostning av de andre oppgavene en er satt til å gjøre. 1.2 Informasjon 1.2.1 Diverse kommentarer Bør gjeninnføre eller annen form for fellesmøter med fornuftige intervaller. Legge postsirkulasjonen over på e-post (bruke skanner) Tidsbruk/møter: Alle må ikke vite alle detaljer, og vi bør derfor bli mer selektiv med hvem som innkalles. Bør prioritere videre utvikling av de gruppevise fellesmøter som er igangsatt Utarbeide god info om Hvem gjør Hva Vi bør vurdere å ha ett fellesområde for hele administrasjonen der vi (særlig saksbehandlere på fakultetet) kan legge ut info til bruk for instituttene (til informasjonsbulletiner etc) Vesentlig at informasjonen på nettet er oppdatert, inkl. regelsamlingen. UiBs regelsamlig er for øvrig skandaløst lite brukervennlig. Der ligger ellers veldig mye bra jobbrelatert informasjon på UiBs nettsider (særlig PØAs). 6
Når det gjelder informasjon kommer denne både via UiB-informasjon og e-mail. Av og til føles det at en drukner i informasjon. Alt for mye tid går med dersom du skal være oppdatert på alle områder - lese alt som kommer inn. Vi har en jobb som skal gjøres. Ønsker arbeidsro. Søker relativt ofte etter informasjon, men det er langt fra hver gang en finner den informasjonen en er ute etter. Savner en oversikt fra fakultetet der frister og aktuelle saker samles Når det er saker/info som er viktig for alle i adm. kan man kalle inn til infomøter. Rutinebeskrivelser/kokebøker m.m. bør oppdateres fortløpende og informeres om per e-post og i seksjonsmøter innen en gitt frist Savner arenaer for utveksling av informasjon om hva ulike seksjoner/personer holder på med. Det er viktig med informasjonsutveksling særlig innenfor samme arbeidsfelt. Her er det nok at saksbeh. konfererer etter behov for å unngå for mye møtevirksomhet og sløsing av tid. Det hadde vært bra med flere offisielle fellesmøter med ledelsen til stede. Det er så mye informasjon om alt mulig, på nettet og på e-post og vanlig post at utfordringen blir å sortere. Alle enhetene burde passe bedre på å legge ut relevant info på weben på en oversiktelig måte. Savner HVEM-HVA på mange nivåer. På adm. ansatte vil det være mer nyttig å vite hvilken funksjon/ hva de jobber med, enn hva slags stillingskategori de har. Problemet er ikke at en ikke får informasjon, problemet er at en sjelden har tid til å sjå på all denne informasjonen. Kontorsjef må få bedre (mer direkte) informasjon om saker som er aktuelle for instituttet - blir til at det meste kommer gjennom inst.leder. Får informasjon, men ikke alltid relevant informasjon. Info kommer ofte sent, og det er manglende forståelse fra ledelsen hva som er relevant info Problem med kommunikasjonsflyt/felleskapsfølelse pga. splittet lokalisering E-postlister må gjennomgås og offentliggjøres Informasjon fra fakultetet bør formaliseres Mye kan nok gjøres bedre (informasjonsformidling) Hvordan er informasjonsflyten ved fakultetet: "Det brevet har jeg aldri sett" Generelt for mye papir i hverdagen Info om arbeidsfordeling fakultetet er ikke god nok Savner kontakt mellom fakultet og kontorsjefgruppen Mangler "hvem gjør hva" i alle ledd 1.2.2 Spesielt om Intranettet: Intranettet er en viktig informasjonskanal hvis vi bruker det på rett måte. Vi bør ta i bruk intranettet som informasjonskanal internt. Logger på og bruker intranett hver dag, men bruker i liten grad intranett som noe mer enn å få inn meldinger og som liste over lenker. Har ikke rettigheter til å legge ut noe selv. Er ikke fortrolig med intranettet, pga. manglende opplæring. Kan derfor heller ikke ha full nytte av det. 7
Det ligger for mye irrelevant i venstre marg som gjør intranett upraktisk i bruk. Fortsatt er ansattesiden langt å foretrekke! Trenger opplæring i bruk av intranett Ser veldig positiv på utviklingen i intranett, men det er fortsatt noen mangler og feil. Bruker intranett som startside, men synes ikke sidene er særlig tiltalende. Alle enhetene burde passe bedre på å legge ut relevant info på weben på en oversiktelig måte. Savner HVEM-HVA på mange nivåer. På adm. ansatte vil det være mer nyttig å vite hvilken funksjon/ hva de jobber med, enn hva slags stillingskategori de har. Intranett har hittil vært for dårlig, leter heller på Internett der en vet en kan finne informasjon. Er lite brukt på instituttet, og når det viktige kommer på epost eller internett, blir det unødvendig (og ekstra arbeid) å bruke intranett i tillegg. 1.3 Samarbeid Ønsker i større grad å ha regelmessige arbeidslunsjer/seminarer og møter, av sosiale årsaker, eventuelle oppdateringer/orienteringer og eventuelle innspill/problem med andre enheter ved UiB. Ønsker forum på nett eller møter mellom institusjoner om felles fagfelt for erfaringsutveksling samt felles rutiner i større grad enn det som er dagens situasjon. Skulle vært kjekt med et kollegium av folk som arbeider med tilsvarende på andre inst/fak/ua. Ønsker mer informasjonsutveksling med andre enheter når det gjelder eget arbeidsområde Utvekslingen slik den er i dag er ok (personalforum sentralt og innen fak.). Det kunne imidlertid vært interessant å besøke andre institusjoner for å se hvordan de løser sine oppgaver og kanskje få nye ideer. Fora internt på fakultetet Bedre informasjon og responstid fra sentraladministrasjonen Fora der saksbehandlere innen et felt kan utveksle info og erfaring vil være fruktbart. Savner daglig kontakt med medarbeidere ved andre andre enheter/saksbehandlere. Enhetene/inst. innenfor et fak. bør ha (så langt som praktisk mulig) felles rutiner i administrativt arbeid Personalgrupper: Gjerne inkludere dem på avd. for naturvitenskap, evt. pøa, fordi en tror så mye/lite om hverandres arbeid og undervurderer ofte hverandres "kompetanse/viten". Det må ikke bli for mange møter. Vi har nok fra før. Men relevante ting får en gjerne formidlet på møter med mulighet for innspill, og ikke bare på papir. Kunne kanskje vært flinkere i forhold til de andre fakultetene og sentraladministrasjonen. Mer formalisert kontorsjefsforá. En forbedring kunne være en aktiv bruk av felles kalender og hyppigere postmøter. Bør få til mer jevnlig informasjons utveksling med andre stillingsgrupper f.eks gjennom månedlige lunsjmøter ol. Erfaringsutveksling mellom instituttene positivt Må bygge videre på teamtankegangen, seksjonsinndelingen Må lære av andre universiteter 8
Servicenivå ved utenomhuslig kontakt kunne vært bedre (fra sentrale avdelinger) Samarbeidet med fakultetet burde i større grad skje i form av skriftlighet Fakultetet må inn i kontorsjefforaet Ledere bør trekkes inn i alle fakultetsavgjørelser, ikke bare ad.hoc Ledergruppemøtene blir vel mye info, istedenfor strategifora Positivt om fakultetet deltar på kontorsjefsamlingene Fora for kontakt er viktigere enn nærhet(geografisk) For lite samarbeid andre fakultetet Institutt og fakultet må komme nærmere hverandre(geografisk) 1.4 Etter- og videreutdanning (og generell opplæring) Den interne "opplæringen", overføring av kunnskap internt og samordning av systemer og rutiner er viktig Jobbe for positive miljøer som støtter opp og hever kompetansen og nivået ved å støtte og oppmuntre hverandre til videre opplæring/utvikling mm. Opplæring har skjedd via kolleger ikke via kurs Intranett kan brukes til internopplæring Bør prioritere videre utvikling av de gruppevise fellesmøter som er igangsatt Seniormedarbeidere ved lang erfaring fra mange inst/fakultet og svært bred arbeidserfaring kan gis en mentor-rolle overfor yngre kolleger. Det å forstå og finne frem i Universitetssamfunnet og opparbeide en bred sosial kapital er en verdi som bør videreføres til hjelp for de medarbeidere som tross alt skal føre universitetet videre. Realfagskompetanse og kontakt med andre som har tilsvarende arbeidsoppgaver er også ganske viktige verktøy for å lære mer. Er ikke alltid et kurs kan gi deg den kunnskapen du trenger for å utføre enkelte arbeidsoppgaver. Foraene aller viktigste virkemiddel i utviklingsarbeid Rutinebeskrivelser har blitt til etter jeg begynte i mitt engasjement. Når jeg begynte eksisterte enkelte utdaterte kokebøker. Men lynkurs gitt av andre ansatte ga en viss drahjelp. Viktig at rutinebeskrivelser oppdateres jevnlig Et kjempegodt hjelpemiddel er vår seksjons velorganiserte filsystem, der en finner eksempelbrev og ser hvordan sakene har vært behandlet før. Dette er helt uvurderlig og erstatter skriftlige regel- og rutinebeskrivelser. Har f.eks. aldri fått opplæring i "godkjenning av utenlandsk utdanning", men med gode rutinebeskrivelser fra forgjengeren og god kommunikasjon med kollegaer på andre enheter kommer man langt. Vi er kommet langt med rutinebeskrivelsesprosjektet. Det har vært meget nyttig. Nå må vi bare få dem på intranett sånn at de er tilgjengelige Rutinebeskrivelsene som er gjort i utviklingsarb. er et stort pluss, men må gjøres lettere tilgjenglig og håndterlig. Fint å fått en fullstendig prosedyre (kokebok) i tilsettingssaker, hva skal sendes hvor, hvem skal ha hva, hva skal arkiveres osv. Å kunne finne all informasjon på ett sted. 9
Må fokusere på kompetansehevingstiltak Mangler noe kompetanse Behov for mer opplæring Modulbaserte opplæringsprogram positivt Lokal leder er ikke negativ til at en benytter seg av kurstilbud, men savner mer lokal oppmuntring og fokus på det å ta mer etter- og vidareutdanning. Bør oppfordre til å ta kurs Dersom du vil, kan du nå langt. UiB har tilrettelagt for videreutdannelse og videreutvikling for de som måtte ønske det. Mange gode opplæringsmuligheter UiBs kurstilbud til mellomledere er i oppbyggingsfasen, men det ser veldig bra ut! Tror en får dekket mange behov der - selv om det ikke gir noen formalkompetanse. Ser frem til å starte og plukke moduler fra verktøykassen om en får tid og anledning... UiBs informasjon/motivasjon/opplæring når nye systemer har vært tatt i bruk (iallfall innenfor studieområdet), har vært dårlig. Når det gjelder intranett, er det tilsynelatende ingen sentraltstyrt politikk på hvordan informasjonen skal gis gjennom dette mediet - iallfall har ikke organisasjonen fått noen opplæring i hvordan en strukturerer informasjon her versus hvordan det gjøres på Internett. UA har tenkt godt her, men hva med de andre avdelingene og nivåene? Utfordringene i arbeidet er av en slik karakter at det er vanskelig å lage et skreddersydd opplæringstilbud. Behovet i slike stillinger ligger mer på tid til FOU. Dvs at den enkelte har tilstrekkelig tid til å studere gjennomføring og resultater av det som er gjort. Dette med tanke på å kunne skape nye og bedre løsninger ved neste korsvei. Studieopphold ved læresteder i utlandet vil også kunne være av stor verdi for mange. Har tid til FOU og har hatt opphold i utlandet. Mener dette har vært vesentlig for de resultat som er oppnådd. Det kan aldri være perfekt. Det er mange relevante opplæringstilbud, men de kommer ikke alltid til rett tid, dvs når en trenger dem eller når en har tid. Men stort sett fornøyd. Har funnet måter å gjøre jobben på til tross for savn av opplæringstilbud. Slike tilbud ville dog bedret kvaliteten på jobben en kunne gjøre. Savner kurs som: Tilsvarende opplæring som studiekonsulentene får Pedagogikk for adm. stillinger Psykologi/samhandling... Avspenningsgrupper Spansk kurs Presentasjons teknikk (UiB har det innimellom) Det eksisterer ingen kurs som går på internasjonale ting! Relevante kurs / opplæringstilbud finnes ofte utenfor UiB Sentrale opplæringstiltak svake fordi det ikke er personlig tilpasset Besøke andre institusjoner viktig EVU-tiltak Gjennom mer kontakt med andre institusjoner samt nasjonale institusjoner blir det lettere å forbedre rutiner. Også stedfortredere og forskningsgruppeledere bør få tilbud om lederopplæring Har for liten tid til å ta ønskede kurs dessverre. Forslag om f.eks 2 mndr "forskningsfri" slik at en kan videreutvikle seg. Vet ikke om kurs fører til forfremmelse. Det bør vurderes om det for noen adm-stillinger kunne vært en fordel med jobbrotasjon mellom inst. (bl.a. lære å se nye muligheter) 10
Vanskelig med relevante kurs når arb.oppgavene er uklare. "Kurs" er ikke alltid svaret, men evne, vilje og motivasjon til å holde seg oppdatert og gjøre en god jobb. Holdninger som ansvarsbevissthet og yrkesstolthet går vel mer på arb.situasjon, trivsel og tilbakemelding - enn kursing. Noe mer tid til fordypning (lesing) savnes. Vanskelig å finne tid til fordypning Tid til opplæring er viktig, slik at flere kan ha komplementær kompetanse Mulighet for jobbrotasjon/hospitering kan være vel så interessant. Jobbrotasjon er et godt utviklingstiltak Også mulighet for å få fri for å følge relevante universitetsfag. feks organisasjonspsykologi eller liknende. "Forskningsfri" for administrativt tilsatte Utviklingsarbeid: "Hvordan kan en person gjøre en best mulig jobb? Halve løsninger bedre enn ingen løsninger" Kontorsjefene spiller en avgjørende rolle i utviklingsarbeidet Hva med egen budsjettpost til kvalitetsutviklingstiltak? Fakultetet bør stå for felles opplæringstiltak: "Likt for alle" Stort sprik i formalkompetanse, motivasjon og personlighet gir store utfordringer i felles utviklingsarbeid Økt grad av spesialisering sikrer kvalitet 1.5 Rekruttering Det bør innføres en bevisst rekrutteringspolitikk som synliggjøres for studenter og andre som planlegger sin karriere. Dvs at det kommer klart frem hvilke type (r) kompetanse som etterspørres i ulike stillinger, hvilke utviklingsmuligheter man har samt andre rettigheter. Dessuten må det komme frem hvordan tilsetting foregår og ellers hvordan man kan posisjonere seg for en stilling i administrasjonen. Den største rasjonaliseringsgevinsten vil man få ved å øke stabiliteten i de administrative stillingene. Dette vil redusere tiden som går med til ansettelser og opplæring. Samtidig vil oppgavene bli utført raskere fordi man har historikk og ikke minst vil kvaliteten kunne bli bedre dersom den enkelte får anledning til å utvikle oppgavene og tilbudet. Bør ha enkle stillingsbeskrivelser, som kan oppdateres i forbindelse med årlig medarbeidersamtale Viktig med bevisst politikk når nye medarbeidere ansettes (overlapp og opplæring) Må lages velkomstbrosjyre UiB på begge språk Bør ha egen plan for mottak av nytilsatte 11
2. Spesielt om Studieadministrasjon 2.1 Undergruppens egen tiltaksliste fra fase 1: Anbefalinger: Etablering av et informasjonssenter ved fakultetet Klargjøring av kompetansekrav og sikre kompetanseutvikling (og belønning) Flere institutter går sammen om finansiering av studieadministrative stillinger Opprettelsen av en sentral felles oversettelsestjeneste ved UiB 2.2 Innkomne forslag/kommentarer: Støtter tiltakene fremmet av undergruppen for studieadministrasjon., bla. Informasjonssenter for studenter Bør ferdigutvikle - og deretter sørge for kontinuerlig oppdatering av - rutinebeskrivelsene innen studieadministrasjon (både for fakultetet som helhet, og enda mer detaljerte for ansatte på sekretariatet) Saksbehandling av særordninger ved eksamen sentraliseres. Dette er en sak som er tatt opp med UA. Emnelisten burde også være tilgjengelig (eller bedre tilgjenglig) på engelsk. Bør sette sammen både økonomiadm., personaladm. og studieadm. i større nettverk slik at sårbarhet ved sykdom, ferie o.l. ikke blir så belastende som nå. Er imidlertid i tvil om samlokalisering av slike tjenester bør gjøres. Det kan kanskje fjerne fokus fra hvem en skal betjene (instituttene). Forenkle sammenhengen mellom FS og andre IT-systemer slik at informasjon bare må legges inn EN gang, ETT sted Ønsker hjelp til det studieadministrative arbeidet pga stadig økende arbeidsmengde Bygge opp større studentresepsjon med mer veiledning sentralt Realfagbygget Rutiner knyttet til dr.grad kan kanskje forenkles? Trenger vi å sende ut oppslag i papir, eller kan dette skje kun elektronisk? Tror det er store muligheter for bedre utnyttelse av administrative systemer. Dersom vi ikke kan få ut av FS gode instituttrapporter, bør vi utarbeide noen enkle databaser der sekretariatet og instituttene kan fylle ut info, slik at vi på ett sted kan finne gode oversikter over master og dr. produksjon. Orakeltelefon for studentekspedisjonen Bør vurderes opprettelse av en sentral stor eksamensadministrasjon ved fakultetet. Der er flere ganger en savner en god rutine- og regelbeskrivelse når det gjelder f.eks. organiseringen av disputas arrangement (de er ikke gode nok), hvor mye tid vi skal bruke på enkelte studenter, f.eks. attesteringer av jobbsøknader (mange, mange søknader med påfølgende kopier som skal attesteres.) Studenter som ikke leverer fra seg nøkler når de er ferdige. Osv.osv. Informasjon om UiBs rammeavtaler for studentutveksling bør bli bedre Må utnytte enhetenes spesialkompetanse når det gjelder mottak av utenlandske studenter og ansatte (ressurspersoner, utvikling av enkle rutinebeskrivelser) Førstelinjetjenesten ovenfor studentene bør profesjonaliseres Husk fokus på å skjerme gruppe A for administrativ belastning (eks økende undervisningsadministrasjon) Kanskje programstyrene må få ansvar for oppdatert info Må styrke studiesiden Alle pensumlister må gjøres elektronisk tilgjengelig 12
3. Spesielt om personaladministrasjon (herunder også generell administrasjon) 3.1 Undergruppens egen tiltaksliste fra fase 1: Vurdere om en annen arbeidsdeling mellom nivåene kan føre til bedre service, arbeidsflyt og mer effektiv saksbehandling. Fullført saksbehandling på ett nivå vil være et mål. Gjennomgang av øvrige ekspedisjons- og serviceoppgaver og funksjoner, deriblant vurdere om Doculive som dataverktøy for post- og arkiv skal tas i bruk ved alle instituttene. Kompetansekartlegging og kompetanseheving av personalmedarbeidere. Vurdere om én personalkonsulent bør få som sitt arbeids- og ansvarsområde å betjene flere av fakultetets institutter for å avlaste kontorsjefene i saksbehandling av personalsaker. Vurdere om ytterligere standardisering av dokumenter, skjemaer og maler vil føre til hurtigere og mer kvalitetssikret saksbehandling. Ta initiativ til samlokalisering mellom fakultetssekretariatet og de som arbeider med personalrelaterte oppgaver for tilsatte på prosjekt (UiB-eksterntfinansierte stillinger/bergensmodellen). 3.2 Innkomne forslag/kommentarer: La søkere til vitenskapelige stillinger selv fylle ut utvidet søkerskjema, i hvert fall til stipendiatstilling. I dag gjøres dette kun ifm. tekn./adm. stillinger, og unntaksvis til stipendiatstillinger. På sikt bør også vitenskapelige stillinger kunne søkes elektronisk. Da blir formen på søknadene mer standardisert, men ikke nødvendigvis innholdet. Utvidet søkerliste bør skrives av søkerne Utlysingstekster bør være bedre kvalitetssikret før de kommer til fakultetet. o Tips: PØAs maler på nettet bør være et utgangspunkt, men det anbefales ogå at man finner frem til tidligere stillingsutlysinger på nettet (inkl. stillingsomtaler), for å få alle detaljer på plass. På www.uib.no/stilling finnes der utlysinger helt tilbake fra 2000. Sette sammen både økonomiadm., personaladm. og studieadm. i større nettverk slik at sårbarhet ved sykdom, ferie o.l. ikke blir så belastende som nå. Jeg er imidlertid i tvil om samlokalisering av slike tjenester bør gjøres. Det kan kanskje fjerne fokus fra hvem en skal betjene (instituttene). Utarbeide tilsettingsprosedyrer ved tilsetting av stip osv. fra utlandet SLP4 ville forenkle hverdagen på instituttene også, bla. kunne fraværsstatistikken gjøres fra instituttnivå Personalregister: Motta fra Fak/pers.øk personallister. Instituttet har ikke gode rutiner på dette. Forlenge vikarperioder til 1 år for alle type stillinger. Forenkle tilsettingsprosessen - eksterne stipendiater/utfylle færre skjemaer. 13
Forbedre rutiner/oppstart av lønn for lønnsutbetaling av nytilsatte Må rasjonalisere prosessene Postombæring og Frankering. Flere institutter/ avdelinger kunne ha gått sammen om en felles ekspedisjon som tok selve pakke/post-delen som er så krevende ved instituttene. Og så ha en intern ekspedisjon ved hvert institutt som betjener, yter god service til våre studenter/ansatte. At det blir mer ro over selve instituttekspedisjonen slik at den som betjener ekspedisjonen kan utdype seg mer med mer interessante arbeidsoppgaver som krever mer arbeidsro. Eller at 2 personer kunne ha betjent ekspedisjonen hvor man byttet på å ta pakker/post og vanlige ekspedisjonssaker mens den andre personen kan arbeide med andre, interessante arbeidsoppgaver som man kan bli tilfreds av. Rutinebeskrivelser for diverse prosedyrer, f.eks utlysning/tilsetting, permisjoner eller annet, som er lette å finne frem i, og som finnes på kun ett sted. Innføre en rydde- og kassasjonsdag en gang i året med avsluttende felles middag. Det må kunne gjennomføres forenklinger knyttet til pakkeforsendelse og frankering (på instituttene) Vi bør skifte ut alle nøkkelsystemer til elektroniske kort også internt på instituttene (det vil redusere kostnader over tid ved at kort kan sperres, man kan "overvåke" hvem som har vært inne i forbindelse med tyverier (for igjen å kunne sperre kort). Man reduserer problemet med nøkler som ikke leveres tilbake (ved at kort kan ha en utløpsdato). Kort er også langt billigere å produsere enn nøkler. Og "adgang" til buggene vil kunne administreres på ett sted om det viser seg hensiktsmessig Nøkkelkort bør vurderes innført i Realfagbygget Instituttene må få personalrapporter fra fakultetet jevnlig for kvalitetssikring Med store institutter er det viktig å skape et godt arbeidsmiljø. Det stiller store krav til den personalansvarlige. Åpenhet og tillit mellom ledelse og ansatte. Vi må jobbe mot et felles mål. Trivselen er det viktigste. Felles resepsjon i Realfagbygget er et alternativ om bygget blir låst Må se på arbeidsfordeling (kvalitetssikring vs. Tidstap, særlig på personal) Må utnytte enhetenes spesialkompetanse når det gjelder mottak av utenlandske studenter og ansatte (ressurspersoner, utvikling av enkle rutinebeskrivelser) Går mye tid med til generell administrasjon Konkrete felter: 2-nivåtenkningen, men må sikre at rutinene på personalfeltet kvalitetssikres Ønsker utvidet myndighet til tilsetningsrådet (for tung saksgang i dag) Mangler kapasitet personal Personalfeltet: Mange felter kan rasjonaliseres (eks masseutsendelser av standardbrev, utarbeidelse av utlysningstekster) Search comittee ved ledige stillinger Ønsker arkivsystem (Doculive) Ser store fordeler med elektronisk saksbehandlingssystem Fakultetet bør sette i gang arbeid for utvikling av felles regelsett (enhetlige regler) når det gjelder "problemområder" (eks. tilstedeværelsesplikt, mobiltelefon, bilbruk) Først må fakultetsstyret på ett møte vedta at stillingen skal opprettes. Så må fakultetsstyret på det neste møtet vedta hvem som skal sitte i komiteen. Dette er sløsing med tid! Ansvaret for tilsetting av både vitenskapelig og T/A personale bør delegeres ut til instituttene! 14
4. Spesielt om økonomi- og forskningsadministrasjon 4.1 Tiltaksliste fra fase 1, undergruppe for økonomi: 1. Bør være et overordnet mål for utviklingsarbeidet, å sikre kvalitet i de tjenestene økonomifunksjonen leverer, i alle ledd av organisasjonen (Viktige virkemidler: Oversiktlig struktur, høy kompetanse, forutsigbarhet, velutviklede/ kjente rutiner, tiltak for å minimalisere sårbarhet) 2. Fakultetet trenger en gjennomgang av hvilke kompetansekrav som bør stilles for å fylle stillinger innen økonomi 3. Det bør utarbeides en plan for systematisk arbeid for kompetanseheving 4. Opplæring innen økonomistyring bør derfor legges inn som et element i fakultetets lederutviklingsprogram 5. Behov for å foreta grundige analyser av ressursbruk i oppgavene før en kan konkludere med hva som er optimal organisering innen økonomifeltet (Tidsbruk, kritiske faktorer, kompetansebehov, ønsket servicenivå) 6. Må settes inn tilstrekkelige ressurser for å sikre opprydning i organisasjonsjungelen og for å harmonisere av rutiner på tvers av fakultetets interne grenser Strakstiltak: Videre opplæring innen budsjetteringsarbeid Utarbeidelse av standardrutiner for månedsrapportering Nettverk Økonomisk styringskalender 4.2 Innkomne forslag/kommentarer økonomiadministrasjon: Bør få litt bedre rutiner, spesielt på økonomifeltet Langtidsbudsjettering er et utfordrende felt (har ikke tilstrekkelig kunnskap og ikke tilstrekkelig forutsigbarhet) Savner spisskompetanse økonomi Mangler kompetanse på avansert, selvstendig økonomiadministrasjon Rapporteringsintervallene regnskap er for korte Økonomirapportene er mangelfulle, savner enkel bunnlinje Økonomi: Jobbe videre med fokus på totaløkonomiansvar Savner presis økonomiinformasjon Prisgitt faktorer utenfor vår kontroll (eks. økonomi) Trenger rapporteringskurs Samlinger innen økonomi positivt Må vie enhetlig økonomistyring stor oppmerksomhet Må fjerne dobbeltarbeid fakultet/institutt o F.eks. Instituttet skriver brev til fakultetet om at konkrete stillinger mangler på rapport lønn. Fakultetet skriver til lønn. Instituttet kunne skrevet til lønn m/kopi til fakultetet. Sette sammen både økonomiadm., personaladm. og studieadm. i større nettverk slik at sårbarhet ved sykdom, ferie o.l. ikke blir så belastende som nå. Jeg er imidlertid i tvil om samlokalisering av slike tjenester bør gjøres. Det kan kanskje fjerne fokus fra hvem en skal betjene (instituttene). Ensartet økonomistyringsmodeller/-rapporter (store ulikheter mellom instituttene) 15
Bedre tid (i januar) til budsjettering på instituttnivå. Fakultetet bør være behjelpelig som buffer inntil instituttene får gjort dette skikkelig i 1 omgang. Mye ekstraarbeid ved å gå inn å "lappe" på halvferdige budsjetter, i stedenfor å få tid til å gjøre det skikkelig med en gang. Trenger hjelp med budsjettering og økonomirapporter, særlig med hensyn på oppfølging med tall fakultetet trenger. Instituttene må få økonomirapporter jevnlig. Savner å kunne overføre gode rapporter elektronisk til budsjettansvalige. Dette er et problem i dag å få til. 4.3. Tiltaksliste fra fase 1, Undergruppe for forskningsadministrasjon: Definerte utfordringer Felles visjon Den eksternt finansierte forskningsvirksomheten ved Mat Nat utgjør en integrert del av fakultetets forsknings-, formidlings-, og utdanningsvirksomhet. Servicenivået på administrative tjenester i forhold til den eksternt finansierte virksomheten må således være den samme for fakultetet forøvrig. Ønske om en tydeligere struktur Bygge på avklaringene som er igangsatt mot SFF. Kartlegge hvor harmoniseringsgruppen kan bidra mot resten av org. Klarere retningslinjer for aktiviteter på tvers av organisasjonene I samarbeid med Unifob gjennomgå og utarbeide bedre rutiner for aktiviteter på tvers av våre to organisasjoner. Sterkere innflytelse over Unifob-aktivitetene Instituttene uttrykker ønske om å større innflytelse over forskningsaktiviteten og de strategiske prosesser i de tilknyttede Unifob-avdelinger. Kompetansebygging Det er vedtatt at det skal innføres et prosjektstyrings- og rapporteringssystem i UiB-konsernet. Systemet vil kreve at brukerne må forholde seg til en hel del nye begreper og metoder. Arbeidsdeling Vi bør skille mellom det å ha tilgang til en tjeneste og det å disponerer hele ressursen som lager tjenesten Bør være et hensiktsmessighetsspørsmål ut i fra kostnad og kvalitet og i mindre grad prinsippspørsmål knyttet til nivåtenkning og instituttgrenser 4.4 Innkomne forslag/kommentarer forskningsadministrasjon: Ensartet økonomistyringsmodeller/-rapporter ( store ulikheter mellom inst.) Inkludere avd. for naturvitenskap på Realfagbygget (personal og økonomi), de henger i luften og er mye "alene" Nytt Prosjektskjema tar ikke har høyde for kostnader for egeninnsats, bare inntekter. I Oslo er det instituttet som er kontraktspart ved inngåelse av ekst fin prosj. Erfaringene rundt etableringen av SFF-ene gjør at en kan stille spørsmål om også instituttene ved UiB bør bli kontraktspart og ikke den mer perifere Forsknings og Utdanningsavdelingen. 16
5. Spesialiserte administrative tjenester 5.1 Innkomne forslag/kommentarer: PHP ruler! Savner imidlertid et 4-generasjonsverktøy til PHP. Rekruttering til faget, eget opplegg og ansvarlige Må vurdere å bruke midler på forskningskoordinator BiO finansierer en egen forskningskoordinator som kommer til å bli lønnsom for dem. Hva om noen av de mindre instituttene samarbeider om å finansiere en slik? For dårlige søknader blir sendt fordi dette blir oppfattet som det samme som å dokumentere forskningsaktivitet. Ønsker en serviceavdeling/tilgang på kompetanse innen søknadsskriving ikke minst mot EU. Disse kan så bistå med lobbuvirksomhet og hjelpe ved samarbeid ute. Denne kompetansen kan godt ligge på fakultetsnivået. For eksempel er det mulig å skaffe finansiering i fra systemene rundt Verdensbanken og UNDP. Ønsker å bygge opp fakultetsvis kompetanse for forskningsstrategiske tjenester. Kompetansesenter som ser mulighetene og som hjelper til med å skaffe penger. 17