Åpent referat styrmøte 03.02.2014 kl 18:00 på styrerommet Møtt: Aase, Knut, Øystein, Terje, Knut Erik og Fritz (vara) Orienteringssaker Godkjennelse av styremøtereferat for 02.12.2013 Godkjennelse av åpne styremøtereferater for 2013 som enda ikke er godkjente: 3/6, 1/7, 5/8, 2/9, 26/9, 21/10, 4/11, 25/11, 2/12 Godkjennelse av åpent styremøtereferat for 6/1 2014 Godkjennelse av styremøtereferat for 6/1 2014 Inngått avtale med Norsk Branvern som nå trolig vil snart starte inspeksjonen. Norsk brannvern ønsket å starte tidlig med dette, men vi ønsker ikke å starte denne jobben før mars. Arbeidsmøte med vaktmester er avholdt. Referat sirkulert på epost. Neste arbeidsmøte tar Knut og Knut Erik. Tid avtales senere. Infoskriv levert ut til blokkene og rekkehusene. Sendt ut godkjenning utbygging av kube Sendt ut godkjenning arbeid i våtrom Øystein skal ta kontakt med Kuben som er en yrkesskole på Økern. Formålet er å se om de kan tenke seg å ha renovasjon hos oss som et prosjekt. Knut Erik samler informasjon om varmtvannsberedere. Antatt behov for utbedring som er innrapportert så langt: veredere 13 byttes av 19, Stoppekraner 13 byttes av 19 Øystein har sett på kran i ORV 9 i et dusjkabinett som må sjekkes opp. 4000 kr er utbetalt til Lindebergskolens musikkorps i støtte. Soppskade er påvist etter utredning i Ole Reistads vei 7. Stensrud og Sønn får jobben med å utbedre dette. Påkjørt garasjeport i ORV 9. Vaktmester melder per telefon til Knut Erik at dette kan politianmeldes og deretter innrapporteres til forsikringsselskap som vil dekke dette uten ekstra kostnader. Siden dette er en bil som har gjort skaden skal det egentlig gå på ansvarsforsikring til bilføreren. Vaktmester henger derfor opp infoskriv om at garasjedøren er påkjørt og at dette blir politianmeldt. Vaktmester drar deretter til politistasjonen og anmelder forholdet på vegne av borettslaget Deretter sendes dette over til forsikringsselskapet som da dekker utgiftene. Dette vil trolig spare oss for rundt 20000 kr i utgifter i reparasjon av port.
Klage fra beboer på håndverkere som jobber utenfor tiden som det skal være stille. Har avtalt at jeg skal ta med husordensreglene til beboer over og be håndverkere respektere dette. Arbeidsinnstruks for vaktmester Vi går videre med vaktmester med denne avtalen. Vi sender denne til Michael nå og ber han lese gjennom denne. Ladepunkt til el-bil i garasje Øystein og Knut Erik var og tittet på sikringsskapene. Nedre garasjefelt har egen tilførsel som får 32A som deles opp i 3 10A sikringer. I øvre felt er det en hovedtilførsel som får 100A inn som så deles opp i 3 som kables over til hver av de 3 rekkene med garasjer som henholdsvis har 32A hver. Inngående kabel har ikke kapasitet til økning av ampere inn i garasjene. Disse deles opp i 10A kurser. Dette gjør at vi har noe å tenke over når det gjelder hvordan vi ordner strøm til hver enkelt beboer, for det er ikke plass til mange el biler i garasjene som skal slåss om 32A. Hvordan håndterer vi dette videre? Viktig tilleggsopplysning: Knut Erik møtte beboer ute i kveld torsdag 30 januar. Han melder at han har tilgang på hurtiglader på jobben sin som lader bilen på et par timer. Det gjør at han ser at han ikke har behov for å lade med 16A kurs i borettslaget. Vedtak: Vi velger å utrede dette videre for å finne en løsning på lang sikt. Trefelling anno 2014 Øystein og Knut Erik har vært en runde og speidet. 5 trær er merket for felling nedenfor 21 rekka. Eier av nabohuset er positiv til at det tynnes her ved at de merkede trærne felles og at det tynnes mer. Beboere ønsker også dette. OK I feltet ved barnehagen står det omtrent 5 store trær som står på borettslagets tomt. Beboer sier at dersom disse skal fjernes så ønsker han at de trærne som står i tomtegrensa mot naboen blir stående i ca 1.5 meter som stolper dersom trærne tas. Forøvrig ønsker beboer å få tatt ned trærne.
OK For feltet bak 45 har vi bilder som vi får diskutere på styremøtet. Vi ønsker å ta de største trærne og fjerne kratt slik at det blir mulig å bruke området. Styret må gå en runde og merke trær. For feltet barnehageskogen må vi forespørre kommunen om å få tynnet. Øystein tar kontakt med Olav og finner ut hvem som ga oss godkjenning av forrige runde og sender det videre til Fritz som ser videre på dette. Hva starter vi med av vedlikehold i 2014? Vi ser på det Fritz sirkulerte på arbeidsmøtet slik at alle får se på dette. På styremøtet ble det satt tall på prioriteringene som er blitt gjort. Fritz har kontroll på regneark som holder oversikt på hvordan vedlikeholdsbudsjettet på 3.5 millioner fordeles for 2014. Refusjon for utbytting av varmtvannsbereder i rekkehusene Innkommet på papir sirkuleres under møtet. Vedtak: Beløp refunderes. Totalt blir dette 13625 + 1159 = 14784 kr. Søknad om ombygging av rekkehus Søknad innkommet på papir. Sirkuleres under styremøtet. Vedtak: Søknaden godkjennes. Styret tar ikke stilling til valg av betong, isolasjon og drenering da dette forutsettes prosjektert av autorisert firma. Det er utbyggers ansvar at dette utføres i henhold til gjeldende regelverk. Styret ønsker kopi av godkjenning fra kommunen før arbeidet iverksettes. Utvendig stoppekran ved rekkehusfeltet Tilbud fra Rørleggersentralen: 76490 inklusive moms. Øystein melder at tilbudet står ved lag. Tilbud fra GK Rør: Totalt inkl mva 162500 inklusive moms. Vedtak: Vi tar kontakt med Rørleggersentralen og benytter oss av tilbudet. Knut Erik tar kontakt med Rørleggersentralen og ber de iverksette denne. Ødelagt sikringsboks for rekkehusgarasjene Skapdøren på sikringsskapet nær bommen (øvre venstre) er ødelagt og må utbedres.
Vedtak: Vi bestiller utbedring av dette fra et elektrikerfirma. Utbytting av dragerne i blokkene Stensrud og Sønn arbeider nå med å utbedre en rad av vinduer i ORV 9. De melder at flere av dragerne spriker/siger. Det meldes at det er ca 30 som må byttes nå etter at ORV 1, 3, 5, 7 og 11 er inspisert. Pris nå er ca 10000 per drager inklusive material og arbeid. Vedtak: Vi ber Stensrud og Sønn om å få en pris for utbedring av dragerne. Det ble også nevnt at det bør innhentes anbud på dette fra andre leverandører. Årsberetning for 2013 Regnskapsmøtet er 26 mars. Årsberetningen må være klar innen den starter som betyr at denne skal være ferdig for godkjenning på styremøte 3. mars. Forslag til prosess: Knut Erik formulerer utkast til årsberetning. 26 Februar kl 18:00 tar vi et arbeidsmøte på årsberetningen. Årsberetningen sendes ut uka fredagen før (21/2). Vedtektsendringer Oppløsning av garasjelag Husdyrhold (disse vedtektene er i praksis ikke i live) Knut Erik lager et utkast på forslag til vedtektsendringer i løpet av uka (fredag 7 februar). Dette sender han per epost og Fritz kommer med tilbakemeldinger. Arkivering Det er behov for å omorganisere arkivet for å få bedre plass. Arkivere inn saker per adresse. Ta inn egen folder med skader inn i dette. Ta ut gammelt arkivmateriale og putte i esker? Gjøre mer plass per adresse for arkiv. Hvordan arkiverer vi diverse? Aase avtaler en kveld for rydding av arkiv. Avtale en kveld for rydding i arkiv.
Bytte av garasjeport Vaktmester melder at garasjeport i Ole Reistads vei 7 er moden for utbytting. Han lurer på om vi skal få de til å bytte denne samtidig som de gjør nødvendig service pga påkjørt garasjeport. Tilbud på garajseport fra Assa Abloy pålydende 40400. Vedtak: Vi ber vaktmester bestille bytting av port og sørger for at det bestilles tilstrekkelig med portåpnere for å dekke behovet for garasjen. Vaktmester ønsker å få vasket tøy i borettslaget Vaktmester har behov for å kunne vaske arbeidstøy i borettslaget. Han ønsker helst å ikke vaske dette hjemme da det kan bli noe mer skittent enn vanlig tøy. Forslag er å sette opp en vaskemaskin som kan stå i gamle fellesvaskeri som vi kan låse med nøkkel om vi etablerer vaskeri der. (Slik at den kun kan benyttes av vaktmester og eller styret) Vedtak: Vaktmester sjekker kostnader med dette og kommer med forlsag. EL + Rørlegger. Kan sette en vaskemaskin i berederrommet? Mulig å sette opp snorer der. Etablering av bensinkort for vaktmester Vaktmester ønsker å ha kort for å slippe å legge ut når han fyller disel til traktor og for å kunne kjøpe vask til maskin. Vedtak: Vaktmester kan etablere kort for å kunne ordne disse utgiftene. Behov for maskin for å kunne slipe gressklippere Vaktmester ønsker maskin for å kunne slipe gressklippere. Den man hadde er gått i stykker. Koster ca 3500 kr. Vedtak: Anskaffelse av ny slipemaskin godkjennes. Bytte av låser og endring av rømningsveier i tilknytning til garasjer Vaktmester melder at låsekassene i garasjedørene er slitte og modne for utbytting. Samtidig foreslår han at alle dørene ut av garajseanleggene skal regnes som nødutganger slik at det skal være mulig å evakuere ut av garasjene uten bruk av nøkkel. Det betyr i såfall en endring på hvordan man kommer seg ut av garajsene nå, siden nå er det lås inn fra garasjene til oppgangen. Vaktmester melder også at noen dører inn til kjellerdørene ikke har smekklås og ønsker å bytte til smekklås på de som mangler dette. Forslag: Styret tar en befaring på garasjene og kommer med en mening.