KODE Stiftelsen Kunstmuseene i Bergen KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og II for anskaffelse av vakttjenester Søknadsfrist: 2. april 2014, klokken 12:00 7290394/1 1
Innhold 1 INNLEDNING... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Oppdragsgiver... 3 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.4 Anskaffelsens formål... 4 1.5 Kontraktens varighet... 4 2 PROSEDYRE FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 3 GENERELLE BESTEMMELSER OM KONKURRANSEN... 4 3.1 Kvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning... 4 3.2 Kunngjøring... 4 3.3 Fremdriftsplan... 4 3.4 Tilleggsopplysninger... 5 3.5 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget... 5 3.6 Offentlighet og taushetsplikt... 5 3.7 Tilbudskonferanse og befaring... 6 3.8 Deltilbud... 6 3.9 Alternative tilbud... 6 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 4.1 Obligatoriske krav... 6 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 4.5 Underleverandør(er) krav om forpliktelseserklæring... 7 5 UTVELGELSESKRITERIER... 8 6 FRIST FOR BEGJÆRING OM MIDLERTIDIG FORFØYNING... 8 7 KOSTNADER FORBUNDET MED DELTAKELSE I KONKURRANSEN... 8 8 KRAV TIL SØKNADEN... 8 8.1 Søknadens utforming... 8 8.2 Søknadsfrist... 9 8.3 Leveringsadresse... 9 7290394/1 2
1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn KODE (Stiftelsen Kunstmuseene i Bergen) org. nr. 990 269 343 ( Oppdragsgiver ) ønsker å gjennomføre konkurranse om vakttjenester i museets bygninger. Konkurransen vil gjennomføres i to trinn der første trinn er en prekvalifisering for deltakelse i konkurransen. KODE inviterer med dette interesserte Leverandører til å søke om deltakelse i konkurransen. Merk at det er foretatt enkelte justeringer i herværende kvalifikasjonsgrunnlag med vedlegg i forhold til konkurransen om vektertjenester som Oppdragsgiver kunngjorde på DOFFIN 6. februar 2014, og som senere ble avlyst. 1.2 Oppdragsgiver KODE er en konsolidert museumsenhet med tre komponisthjem, ett kunstindustrimuseum og ett kunstmuseum. De er de fem fremste museene innenfor billedkunst, design og musikk i sitt distrikt. KODE består av: Edvard Grieg Museum Troldhaugen Siljustøl Museum Museet Lysøen Permanenten Vestlandske Kunstindustrimuseum Bergen Kunstmuseum Utfyllende informasjon om KODE finnes på www.kodebergen.no. KODE er offentlig finansiert, med tilskudd fra kommune, fylke og stat. KODE eier ikke egne samlinger, men forvalter samlingene til Bergen kommune, stiftelsen Stenersens Samling, stiftelsen Vestlandske kunstindustrimuseum og Fortidsminneforeningen. Museet forvalter, samler, bevarer, stiller ut og formidler samlingene. Museet har et omfattende utstillingsprogram og samarbeider med museer og utstillingsinstitusjoner nasjonalt og internasjonalt. Omtrent 100.000 besøkende kommer til museet hvert år. KODE har god likviditet og soliditet. 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: E-post: Sjefskonservator Knut Ormhaug Rasmus Meyers Allé 9, 5015 Bergen knut.ormhaug@kodebergen.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post, se punkt 3.4 nedenfor. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Oppdragsgiver hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktperson. 7290394/1 3
1.4 Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å etablere en rammeavtale som dekker Oppdragsgivers behov for vakttjenester i utstillingslokaler (stasjonære tjenester), tilsyn/patruljering av Oppdragsgivers eiendommer (mobile tjenester), utrykning ved alarm, samt vakttjenester ved behov. Det skal inngås rammeavtale med én leverandør. Anskaffelsen har en forventet verdi på 7-8 millioner per år (eks. MVA.). Vi gjør oppmerksom på at dette er et omtrentlig og usikkert anslag, og at anslaget på ingen måte er bindende for Oppdragsgiver. 1.5 Kontraktens varighet Oppdragsgiver tar sikte på at rammeavtalen skal ha en varighet på to år, med opsjon for Oppdragsgiver til å forlenge avtalen inntil to ganger, for ett år av gangen (2+1+1). 2 PROSEDYRE FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsen gjøres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser ( LOA ). Vakttjenester er en uprioritert tjeneste i kategori 23 og følger forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 ( FOA ) del I og II. Tildeling vil bli foretatt etter prosedyren konkurranse med forhandling. Leverandørene oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette dokumentet med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de Leverandører som får invitasjon til å delta i konkurransen om rammeavtalen. Det vil velges ut tre til fire kvalifiserte deltagere som vil bli invitert til å levere tilbud. Disse vil få tilsendt konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlaget inneholder taushetsbelagt informasjon om eksisterende sikkerhetssystemer ved KODE. En forutsetning for å få tilsendt konkurransegrunnlaget er derfor at Leverandøren signerer en taushetserklæring. Denne følger vedlagt som vedlegg 2 til herværende dokument. Alle referanser til Leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 3 GENERELLE BESTEMMELSER OM KONKURRANSEN 3.1 Kvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning Dette kvalifikasjonsgrunnlaget består av herværende dokument, samt vedlegg (angitt på side 9-10). 3.2 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen. Se www.doffin.no. 3.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: 7290394/1 4
Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 12. mars 2014 Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 21. mars 2014 klokken 12:00 Søknadsfrist for deltagelse i konkurransen 2. april 2014, klokken 12:00 Søknadsåpning 2. april 2014, klokken 15:00 Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag 16. april 2014 Tilbudskonferanse med befaring Nærmere dato oppgis i konkurransegrunnlaget Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 25. april 2014 klokken 12:00 Tilbudsfrist 7. mai 2014, klokken 12:00 Tilbudsåpning 7. mai 2014, klokken 15:00 Gjennomføring av forhandlinger Uke 21 Meddelelse om tildeling Inngåelse av kontrakt juni juni Tilbudets vedståelsesfrist 7. august 2014, klokken 12:00 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innleveringsfrist for forespørselen om deltagelse i konkurransen er foreløpige og kan bli endret. 3.4 Tilleggsopplysninger Dersom Leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan spørsmål merket Tilleggsopplysninger - vakttjenester sendes til Oppdragsgiver ved Oppdragsgivers kontaktperson innen 21. mars 2014, klokken 12:00. Senere henvendelser vil ikke bli besvart. Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon er fremsatt i tilstrekkelig tid før søknadsfristens utløp, skal Oppdragsgivers svar sendes samtlige som har mottatt kvalifiseringsgrunnlaget. Slike svar registreres i DOFFIN-databasen og sendes automatisk til alle som har registrert seg som interessenter for konkurransen. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til Oppdragsgivers kontaktperson. 3.5 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.6 Offentlighet og taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Dersom 7290394/1 5
søknaden inneholder opplysninger som Leverandøren mener skal unntas offentlighet, skal dette tydelig angis i skjema for forretningshemmeligheter (vedlegg 1). 3.7 Tilbudskonferanse og befaring Det vil bli avholdt tilbudskonferanse med befaring for de kvalifiserte deltagerne som inviteres til å inngi tilbud. 3.8 Deltilbud Det vil ikke bli adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.9 Alternative tilbud Det vil ikke bli anledning til å inngi alternative tilbud. 4 KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ikke uten saklig grunn ha restanser med hensyn til skatteinnbetaling og merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest Attest for skatt utstedes av det lokale skatteoppkreverkontoret der hvor Leverandøren har sitt hovedkontor. Attest for betalt avgift utstedes av skatteetaten. Se: http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest/ Attestene skal foreligge innen søknadsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristens utløp. Dette dokumentasjonskravet gjelder kun for norske leverandører. Leverandøren skal oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. HMS-erklæring Leverandøren skal fremlegge utfylt egenerklæring som bekrefter at Leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Se vedlegg 3 til dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Egenerklæringen skal foreligge innen søknadsfristens utløp. 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Leverandøren skal være et offentlig godkjent vaktselskap i henhold til lov om vaktvirksomhet av 5. januar 2001 nr 1 med tilhørende forskrifter. Dokumentasjonskrav Firmaattest Attesten skal foreligge innen søknadsfristens utløp, og den skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristens utløp. Elektronisk utskrift godtas. Kopi av gyldig offentlig godkjenning (for Hordaland) Egenerklæring fra leverandør om gyldig offentlig godkjenning (vedlegg 4) Dersom Leverandøren benytter underleverandør(er) skal det også fremlegges gyldig offentlig godkjenning for underleverandør(ene). Egenerklæringen (vedlegg 4) skal også omfatte eventuelle underleverandør(ene). 7290394/1 6
4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha god og sikker økonomisk evne Dokumentasjonskrav Årsregnskap for de siste tre år inkludert styrets og revisors beretning Oppdragsgiver vil foreta en helhetsvurdering av god og sikker økonomisk evne med utgangspunkt i dokumentasjonen. Det tas forbehold om å foreta en kredittvurdering ved hjelp av et uavhengig kredittvurderingsselskap. Dersom Leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav Oversikt over Leverandørens organisering, eierstruktur og daglige ledelse Oversikt over Leverandørens totale bemanning Oversikt over den bemanningen som Leverandøren tilbyr for utførelsen av dette oppdraget Dersom Leverandøren benytter underleverandør(er) skal det gis tilsvarende opplysninger for underleverandør(ene). Leverandøren skal ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Leverandøren skal ha et elektronisk registrerings- og rapporteringssystem Se vedlegg 5. Beskrivelse av relevante oppdrag i løpet av de siste tre årene Beskrivelsen må inkludere informasjon om oppdragets art, oppdragets verdi, tidspunktet for utførelse av oppdraget og navn på oppdragsgiver. I tillegg skal det oppgis én kontaktperson (navn, stilling, telefon og e-post) per relevante oppdrag. Referanser vil kunne bli kontaktet. Se vedlegg 6. Se vedlegg 7. Dokumentasjon på at Leverandørens kvalitetssikringssystem oppfyller NS-EN ISO 9001 eller tilsvarende Beskrivelse av det elektroniske registrerings- og rapporteringssystemet 4.5 Underleverandør(er) krav om forpliktelseserklæring Leverandøren kan støtte seg på andre foretaks kapasitet, uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsene mellom dem. I så fall skal Leverandøren dokumentere overfor Oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra det andre foretaket/de andre foretakene eller tilsvarende. 7290394/1 7
5 UTVELGELSESKRITERIER Dersom det melder seg flere Leverandører som oppfyller kravene til kvalifikasjoner oppstilt i punkt 4, enn antallet Leverandører som skal bli invitert til å inngi tilbud, vil Oppdragsgiver rangere Leverandørene etter følgende utvelgelseskriterier: Leverandørens erfaring med tilsvarende oppdrag, og Leverandørens gjennomføringsevne. Kriteriene er oppstilt i ikke-rangert og ikke-vektet rekkefølge. 6 FRIST FOR BEGJÆRING OM MIDLERTIDIG FORFØYNING Begjæring om midlertidig forføyning mot Oppdragsgivers beslutning om å avvise eller forkaste en forespørsel om å delta i konkurransen, jf. FOA 11-10 eller FOA 8-6, må fremsettes for tingretten innen 15 dager fra Oppdragsgiver har sendt skriftlig melding om at en leverandør er avvist eller leverandørens forespørsel om å delta i konkurransen er forkastet. 7 KOSTNADER FORBUNDET MED DELTAKELSE I KONKURRANSEN Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med konkurransen vil ikke bli refundert av Oppdragsgiver. 8 KRAV TIL SØKNADEN 8.1 Søknadens utforming 1. Søknaden skal være skriftlig og inneholde: a. Søknadsbrev som er datert og undertegnet av ansvarlig representant for Leverandør b. Utfylt skjema for forretningshemmeligheter (vedlegg 1) c. Utfylt taushetserklæring (vedlegg 2) d. Dokumentasjon som nevnt i punkt 4, herunder: i. Skatteattest (merk at det er stilt krav til attestens alder) ii. Merverdiavgiftsattest (merk at det er stilt krav til attestens alder) iii. HMS-erklæring (vedlegg 3) iv. Firmaattest (merk at det er stilt krav til attestens alder) v. Kopi av gyldig offentlig godkjenning (for Hordaland) vi. Egenerklæring om gyldig offentlig godkjenning (vedlegg 4) vii. Årsregnskap for de siste tre år inkludert styrets og revisors beretning viii. Utfylt skjema for beskrivelse av gjennomføringsevne (vedlegg 5) ix. Utfylt skjema for beskrivelse av erfaring fra tilsvarende oppdrag (vedlegg 6) 7290394/1 8
x. Dokumentasjon på at Leverandørens kvalitetssikringssystem oppfyller NS-EN ISO 9001 eller tilsvarende xi. Utfylt skjema for beskrivelse av registrerings- og rapporteringssystem (vedlegg 7) 2. Søknaden skal være merket: Prekvalifisering Vakttjenester 3. Søknaden skal oversendes i lukket forsendelse 4. Søknaden og all dokumentasjon skal inngis på norsk eller engelsk. Autorisert oversettelse til norsk eller engelsk godtas 5. Søknaden kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post Søknaden skal leveres i tre eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal søknaden leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i søknaden. Vi gjør oppmerksom på at søknader som ikke er utformet i tråd med kravene til søknadens utforming, kan bli avvist. 8.2 Søknadsfrist Siste frist for innlevering av søknad er 2. april 2014, klokken 12:00. Søknaden skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av søknadsfristen. 8.3 Leveringsadresse Ved levering av søknad per post benyttes følgende adresse: Navn: KODE - Kunstmuseene i Bergen v/knut Ormhaug Adresse: Rasmus Meyers Allé 9, 5015 Bergen Ved personlig levering av søknad, skal levering skje i resepsjonen i 4. etasje i KODE 4 (Rasmus Meyers Allé 9, 5015 Bergen). *** Vedlegg 1: Skjema for forretningshemmeligheter Vedlegg 2: Taushetserklæring Vedlegg 3: Egenerklæring HMS Vedlegg 4: Egenerklæring om gyldig offentlig godkjenning Vedlegg 5: Skjema for beskrivelse av Leverandørens gjennomføringsevne 7290394/1 9
Vedlegg 6: Skjema for erfaring fra tilsvarende oppdrag Vedlegg 7: Skjema for beskrivelse av elektronisk registrerings- og rapporteringssystem 7290394/1 10