TILSYNSRAPPORT Skolens arbeid med elevenes psykososiale skolemiljø og kommunens system for vurdering og oppfølging på det samme området Sauherad kommune Sauherad barne- og ungdomsskole 30.01-08.04.2014 1
Innholdsfortegnelse TILSYNSRAPPORT... 1 1 Innledning... 3 2 Om tilsynet med Sauherad kommune og Sauherad barne- og ungdomsskole... 3 2.1 Fylkesmannen fører tilsyn med offentlige skoler... 3 2.2 Tema for tilsynet... 3 2.3 Om gjennomføringen av tilsynet... 3 3. Varsling til skoleledelsen... 4 3.1 Rettslig krav... 4 3.2 Dokumentasjon... 4 3.3 Fylkesmannens vurderinger... 4 3.4 Fylkesmannens konklusjon... 4 4. Anmodninger/henstillinger om tiltak... 4 4.1 Rettslig krav... 4 4.2 Dokumentasjon... 5 4.3 Fylkesmannens vurderinger... 5 4.4 Fylkesmannens konklusjon... 6 5. Skolens systematiske arbeid knyttet opp mot 9a-3 andre og tredje ledd varslingsplikten og vedtaksplikten... 6 5.1 Rettslig krav... 6 5.2 Dokumentasjon... 7 5.3 Fylkesmannens vurderinger... 8 5.4 Fylkesmannens konklusjon... 9 6. Kommunens system for å sikre at kravene i opplæringsloven 9a-3 blir oppfylt... 9 6.1 Rettslig krav... 9 6.2 Dokumentasjon... 10 6.3 Fylkesmannens vurderinger... 10 6.4 Fylkesmannens konklusjon... 10 7. Frist for retting av lovbrudd... 10 2
1 Innledning Fylkesmannen har i perioden fra 30.01.14 til dags dato gjennomført et skriftlig tilsyn etter opplæringsloven med Sauherad kommune og Sauherad barne- og ungdomsskole. I denne tilsynsrapporten er det fastsatt frist for retting av lovbrudd som er avdekket under tilsynet. Fristen er 23. mai 2014. Dersom lovbruddene ikke er rettet innen fristen, vil Fylkesmannen i Telemark vedta pålegg om retting med hjemmel i kommuneloven 60 d. 2 Om tilsynet med Sauherad kommune og Sauherad barne- og ungdomsskole 2.1 Fylkesmannen fører tilsyn med offentlige skoler Fylkesmannen fører tilsyn med offentlige skoler jf. opplæringslova 14-1 første ledd, jf. kommuneloven kap. 10A. Fylkesmannens tilsyn på opplæringsområdet er lovlighetstilsyn jf. kommuneloven 60 b. I de tilfeller Fylkesmannen konkluderer med at et rettslig krav ikke er oppfylt, betegnes dette som lovbrudd, uavhengig av om det er opplæringsloven eller forskrifter fastsatt i medhold av denne, som er brutt. 2.2 Tema for tilsynet Fylkesmannen gjennomførte i perioden 2010-2013 et felles nasjonalt tilsyn med et utvalg av skoler i ti kommuner der tema var skolenes arbeid med elevenes psykososiale miljø. Det felles nasjonale tilsynet er nå over. Fylkesmannen i Telemark ønsker med bakgrunn i erfaringene fra det felles nasjonale tilsynet å føre tilsyn med de resterende kommunene på noen utvalgte områder der det særlig ble avdekket lovbrudd. Påleggene som ble gitt i det felles nasjonale tilsynet, viser at kommunen som skoleeier i større grad må involvere seg i de oppgavene som skolen har. Fylkesmannen har derfor i dette tilsynet valgt å ta med kommunens system for å sikre at kravene i opplæringsloven blir oppfylt på de utvalgte områdene. Tema for tilsynet er: 1. Avgjørelser/vedtak som en følge av at en elev eller forelder har bedt om tiltak knyttet til det psykososiale miljøet, jf. opplæringsloven 9a-3 tredje ledd 2. Skolens systematisk arbeid, jf. opplæringsloven 9a-4, jf. 9a-3 første ledd knyttet opp mot 9a-3 andre og tredje ledd 3. Kommunenes system for å sikre at kravene i opplæringsloven 9a-3 blir oppfylt, jf. opplæringsloven 13-10 andre og tredje ledd Det overordnede formålet med tilsynet er å bidra til en styrking av arbeidet med det psykososiale miljøet ved skolen og skolens evne til å forebygge og håndtere krenkende ord eller handlinger. 2.3 Om gjennomføringen av tilsynet Tilsyn med Sauherad kommune ble åpnet gjennom brev 30.01.14. Kommunen ble bedt om å legge frem dokumentasjon for Fylkesmannen med hjemmel i kommuneloven 60 c. Fylkesmannens vurderinger og konklusjoner er basert på skriftlig dokumentasjon fra Sauherad kommune og Sauherad barne- og ungdomsskole se oversikt i vedlegg 1. 3
3. Varsling til skoleledelsen 3.1 Rettslig krav Skoleeier, skolen, skoleledelsen og de ansatte har alle en plikt til å sikre elevenes individuelle rett etter 9a-1 gjennom individuelt rettet arbeid. Det individuelt rettede arbeidet ved skolen er regulert blant annet i 9a-3 andre ledd i opplæringsloven. 9a-3 andre ledd plikten til å undersøke, varsle og gripe inn Dersom nokon som er tilsett ved skolen, får kunnskap eller mistanke om at ein elev blir utsett for krenkjande ord eller handlingar som mobbing, diskiminering, vald eller rasisme, skal vedkommande snarast undersøkje saka og varsle skoleleiinga, og dersom det er nødvendig og mogleg, sjølv gripe direkte inn. Når en ansatt får kunnskap eller mistanke om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger, må han/hun vurdere hva som blir neste steg. I alle tilfeller skal skoleledelsen varsles. 3.2 Dokumentasjon Fylkesmannen ba skolens ledelse besvare ett spørsmål knyttet til varsling i et egenvurderingsskjema: 1. Blir skoleledelsen varslet dersom en ansatt får kunnskap eller mistanke om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger? Fylkesmannen ba også om kopi av de ti siste varslene dersom skoleledelsen varsles skriftlig. Skolen har en skriftlig rutine i dokumentet «9a. Skolens system for å sikre et godt skolemiljø", punkt 5.4 Krenkende ord og handlinger meldeskjema» der det står at de ansatte skal bruke varslingsskjema når de skal varsle rektor/skoleledelsen. Den skriftlige rutinen blir ifølge rektor som regel ikke fulgt. Rektor/skolens ledelse blir ifølge rektor varslet muntlig, og det lages et foreløpig skriftlig notat i saken som blir lagt i elevens mappe. 3.3 Fylkesmannens vurderinger Fylkesmannen har ikke mottatt kopi av varslingsskjema og heller ikke kopi av skriftlige notat som legges i elevens mappe. Den skriftlige rutinen med varsling ved bruk av varslingsskjema blir ikke fulgt, men det varsles muntlig. Det er ikke noe krav i opplæringsloven at varsling skal skje skriftlig. Fylkesmannen legger derfor til grunn at skolens ledelse blir varslet dersom en ansatt har kunnskap eller mistanke om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger. Det er opp til skoleeier å følge opp brudd på skolens varslingsrutiner. 3.4 Fylkesmannens konklusjon Sauherad kommune Sauherad barne- og ungdomsskole oppfyller kravene i opplæringsloven 9a-3 andre ledd når det gjelder varsling til skolens ledelse. 4. Anmodninger/henstillinger om tiltak 4.1 Rettslig krav Skoleeier, skolen, skoleledelsen og de ansatte har alle en plikt til å sikre elevenes individuelle rett etter 9a-1 gjennom individuelt rettet arbeid. Det individuelt rettede arbeidet ved skolen er regulert blant annet i 9a-3 tredje ledd i opplæringsloven. 4
9a-3 tredje ledd Eleven/ foreldrene sin rett til å be om tiltak og saksbehandlingen ved skolen Dersom ein elev eller forelder ber om tiltak som vedkjem det psykososiale miljøet, deriblant tiltak mot kjenkjande åtferd som mobbing, diskriminering, vald eller rasisme, skal skolen snarast mogleg behandle saka etter reglane om enkeltvedtak i forvaltningslova. Om skolen ikkje innan rimeleg tid har teke stilling til saka, vil det likevel kunne klagast etter føresegnene i forvaltningslova som om det var gjort enkeltvedtak. Skolen er pålagt å behandle anmodninger om tiltak fra elever eller foreldre etter reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven. Dersom det foreligger en slik anmodning, må skolen snarest mulig ta stilling til om elevens rett er oppfylt, og eventuelt hvilke tiltak som skal iverksettes. Det blir understreket at skolen alltid skal fatte enkeltvedtak når elever/foreldre anmoder om tiltak som omhandler det psykososiale miljøet. Skolen har altså en vedtaksplikt. Dersom skolen ikke oppfyller plikten til å fatte enkeltvedtak i saken, kan foreldrene/eleven likevel klage som om det var fattet enkeltvedtak. Dersom skolen er i tvil om en anmodning fra eleven/foreldre er en anmodning etter 9a- 3 tredje ledd, må skolen avklare dette. Skolen har en veiledningsplikt etter forvaltningsloven 11. Saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven gjelder for saker etter 9a-3. 4.2 Dokumentasjon Fylkesmannen ba skolens ledelse besvare seks spørsmål om henstillinger/anmodninger om tiltak knyttet til det psykososiale miljøet og saksbehandlingen knyttet opp mot dette: 1. Har elever eller foreldre bedt om tiltak knyttet til det psykososiale miljøet de siste to årene? 2. Er det fattet enkeltvedtak med hjemmel i 9a-1, jf. 9a-3 tredje ledd? 3. Er det i vedtaket eksplisitt opplyst om retten til et godt psykososialt miljø er oppfylt eller ikke? 4. Inneholder enkeltvedtaket begrunnelse hvor det vises til a. hjemmelen for enkeltvedtaket? b. faktiske forhold som er lagt til grunn? c. hvilke hensyn som er vektlagt? 5. Inneholder vedtaket informasjon om a. klageadgang? b. klagefrist? c. klageinstans? d. informasjon om at klagen skal sendes til skolen? 6. Inneholder enkeltvedtaket/avgjørelser om tiltak informasjon om retten etter forvaltningsloven 18, jf. 19 til å se sakens dokumenter? På spørsmål 1 svarer rektor at elever og foreldre har bedt om tiltak de siste to årene. Skolen skriver: Vi har som målsetting å forsøke å løse saker på lavest mulig nivå, og i de fleste tilfellene er det tilstrekkelig at kontaktlærer i samarbeid med eleven og foresatte lager avtaler om tiltak rundt elevens skolesituasjon. Et eksempel er elever som ble plaget av medelever på bussen. Det er ikke fattet enkeltvedtak i disse sakene. Det ble fattet to enkeltvedtak forrige skoleår, og det er fattet to dette skoleåret. Skolen har en mal for enkeltvedtak «Enkeltvedtak om tiltak etter Opplæringslova 9a». Rektor har svar «Ja» på spørsmål 2-6. 4.3 Fylkesmannens vurderinger Det er ifølge rektor kommet henstillinger om tiltak uten at det er fattet enkeltvedtak. Rektor skriver at det i noen saker er tilstrekkelig at kontaktlærer i samarbeid med eleven 5
og foresatte lager avtaler om tiltak og løser saken på sitt nivå. Dette er ikke i samsvar med kravene i opplæringsloven 9a-3 tredje ledd. Skolen er i loven pålagt å behandle henstillinger om tiltak etter reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven. Kravet om enkeltvedtak er ikke til hinder for at saken kan løses på lavest mulig nivå. Skolen har en mal for enkeltvedtak «Enkeltvedtak om tiltak etter Opplæringslova 9a». Det vises i den forbindelse til Fylkesmannens vurderinger under punkt 5.3. Malen er ikke brukt i de fire enkeltvedtakene som Fylkesmannen har fått tilsendt. Fylkesmannen vurderer enkeltvedtakene slik: Det er i vedtakene ikke eksplisitt opplyst om retten til et godt psykososialt miljø er oppfylt eller ikke. Enkeltvedtakene inneholder ingen begrunnelser der det vises til hjemmelen for vedtakene, dvs. 9a-1, jf. 9a-3 tredje ledd, og innholdet i disse bestemmelsene er heller ikke gjengitt eller beskrevet. Enkeltvedtakene inneholder opplysninger om hva sakene gjelder, f.eks. mobbing, men lite om de faktiske forhold som er lagt til grunn for vedtaket og hvilke hensyn som er vektlagt ved utforming av tiltak. Beskrivelsen av tiltakene i de fire vedtakene er gjennomgående svært kortfattet. Samlet sett kan det gjøre det vanskelig for den som har bedt om tiltak å vurdere om de tiltakene som skolen vil iverksette, er tilstrekkelige eller egnede. Vedtakene inneholder informasjon om klageadgangen, klagefristen, klageinstans og hvor klagen skal sendes. Vedtakene inneholder informasjon om retten til å se sakens dokumenter. Skolen viser til forvaltningsloven 28, men retten til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter følger av forvaltningsloven 18, jf. 19. 4.4 Fylkesmannens konklusjon Sauherad kommune Sauherad barne- og ungdomsskole oppfyller ikke alle kravene i opplæringsloven og forvaltningsloven når det gjelder enkeltvedtak. 5. Skolens systematiske arbeid knyttet opp mot 9a-3 andre og tredje ledd varslingsplikten og vedtaksplikten 5.1 Rettslig krav 9a-4, Systematisk arbeid for å fremje helsa, miljøet og tryggleiken til elevane (internkontroll) Skolen skal drive eit kontinuerleg og systematisk arbeid for å fremje helsa, miljøet og tryggleiken til elevane, slik at krava i eller i medhald av dette kapitlet blir oppfylte. Skoleleiinga har ansvaret for den daglege gjennomføringa av dette. Arbeidet skal gjelde det fysiske så vel som det psykososiale miljøet. 9a-3 første ledd, Det psykososiale miljøet Skolen skal aktivt og systematisk arbeide for å fremje eit godt psykososialt miljø, der den enkelte eleven kan oppleve tryggleik og sosialt tilhør. Det systematiske skolemiljøarbeidet skal sikre at elevenes rett blir oppfylt ved at skolen arbeider kontinuerlig og systematisk for et godt skolemiljø. Det avgjørende er at skolemiljøarbeidet er egnet til å sikre elevene et godt psykososialt miljø, og at brudd på retten til et godt miljø blir oppdaget og håndtert på en effektiv måte. Formålet med skolens plikter etter 9a-4 er å sikre at uønsket/krenkende atferd blir oppdaget og håndtert tidlig. En nødvendig forutsetning for det systemrettede arbeidet er 6
at skolen overfører kravene i kapittel 9a til konkrete mål og handlinger. Skolen må derfor ha planer og rutiner for hvordan elevenes rett skal oppfylles. Skoleeier, skolen, skoleledelsen og de ansatte har alle en plikt til å sikre elevenes individuelle rett etter 9a-1 gjennom individuelt rettet arbeid. Det individuelt rettede arbeidet ved skolen er regulert i 9a-3 andre og tredje ledd i opplæringsloven. Varslingsplikten Dersom en ansatt får kunnskap eller mistanke om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger, skal rektor varsles. Skolen, ved skoleledelsen, plikter å undersøke saken ytterligere dersom det er behov for dette og sette i verk egne tiltak. 9a-3 andre ledd plikten til å undersøke, varsle og gripe inn Dersom nokon som er tilsett ved skolen, får kunnskap eller mistanke om at ein elev blir utsett for krenkjande ord eller handlingar som mobbing, diskiminering, vald eller rasisme, skal vedkommande snarast undersøkje saka og varsle skoleleiinga, og dersom det er nødvendig og mogleg, sjølv gripe direkte inn. Skolen med alle sine ansatte må ha en felles forståelse av når det skal varsles, og hvordan varslingen skal skje. Rutinene for varsling til skoleledelsen må innarbeides i internkontrollen etter 9a-4. jf. 9a-3 første ledd. Vedtaksplikten Skolen er pålagt å behandle henstillinger/anmodninger om tiltak knyttet til det psykososiale miljøet fra elever eller foreldre etter reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven. 9a-3 tredje ledd Eleven/ foreldrene sin rett til å be om tiltak og saksbehandlingen ved skolen Dersom ein elev eller forelder ber om tiltak som vedkjem det psykososiale miljøet, deriblant tiltak mot kjenkjande åtferd som mobbing, diskriminering, vald eller rasisme, skal skolen snarast mogleg behandle saka etter reglane om enkeltvedtak i forvaltningslova. Om skolen ikkje innan rimeleg tid har teke stilling til saka, vil det likevel kunne klagast etter føresegnene i forvaltningslova som om det var gjort enkeltvedtak. Skolen må ha skriftlige rutiner for hvordan anmodninger om tiltak skal behandles, og disse må innarbeides i internkontrollen etter 9a-4. jf. 9a-3 første ledd. Det må gå fram av rutinen hvem som har oppgaven med å håndtere henstillingene, hvem som har i oppgave å fatte enkeltvedtak på skolens vegne, og hvem som har oppgaven med å håndtere og videresende en eventuell klagesak fra eleven eller dens foreldre. 5.2 Dokumentasjon Fylkesmannen ba skolens ledelse besvare spørsmål om skolen har skriftlig rutine for varsling til skoleledelsen og skriftlig rutine for hvordan henstillinger om tiltak skal behandles: 1. Har skolen en skriftlig rutine for varsling til skoleledelsen dersom en ansatt får kunnskap eller mistanke om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger? 2. Ivaretar denne rutinen kravene knyttet til varsling i opplæringsloven 9a-3 andre ledd? 3. Har skolen en skriftlig rutine/plan for hvordan henstillinger om tiltak skal behandles? 7
4. Ivaretar denne rutinen rutinen/planen kravene til saksbehandling i opplæringsloven 9a-3 tredje ledd? Fylkesmannen har mottatt kopi av dokumentet «9a. Skolens system for å sikre et godt skolemiljø». Varslingsplikten Det går fram av punkt 1.4 «Ansvar» at alle ansatte har «en automatisk varslingsplikt til rektor/skoleledelse» ved brudd eller mistanke om brudd på den psykososiale delen av 9a. Det står i punkt 5.4 «Krenkende ord og handlinger meldeskjema»: «Ved mistanke om, eller kjennskap til, at en elev blir utsatt for uakseptabel atferd som f.eks. krenkende ord eller handlinger fra elever eller ansatte inntrer handlingsplikten. Vedlagte skjema skal benyttes.» Meldeskjema gjengir ordlyden i punkt 5.4 og den som melder skal beskrive hva som er skjedd. Den skriftlige rutinen blir ifølge rektor som regel ikke fulgt; oftest kommer varslingen muntlig. Rektor mener at den skriftlige rutinen ikke ivaretar kravene i opplæringsloven når det gjelder varsling. Hun skriver at når en elev er til fare for seg selv eller andre kan det hende at de må holde eleven fysisk, og da skal det skrives avviksmelding. Henstillinger/anmodninger om tiltak og vedtaksplikten Det står i punkt 5.3 «Henstillinger om tiltak fra elev/foresatt/råd/utvalg skjema» at standardskjema alltid skal benyttes. Skjema er stilet til rektor. Den som fyller ut skjemaet skal opplyse om hvem det er som ber om tiltak, årsak og begrunnelse for henstilling, samt ønsket endring. Skjema skal underskrives. Det står i skjema at skolen har på bakgrunn av henstilling fattet enkeltvedtak, og det vises til enkeltvedtaket. Skolen har en mal for enkeltvedtak «Enkeltvedtak om tiltak etter Opplæringslova 9a». Rektor mener at denne rutinen ivaretar kravene til saksbehandling. 5.3 Fylkesmannens vurderinger Varslingsplikten Skolen har en rutine for varsling. Det går fram av rutinen at rektor skal varsles «ved mistanke om, eller kjennskap til, at en elev blir utsatt for uakseptabel atferd som f.eks. krenkende ord eller handlinger». Fokuset her er slik Fylkesmannen vurderer det, adferden til den/de som krenker og utsetter en elev for krenkelser. Ordlyden i loven er: «Dersom nokon som er tilsett ved skolen, får kunnskap eller mistanke om at ein elev blir utsett for krenkjande ord eller handlingar som mobbing, diskiminering, vald eller rasisme» Fokuset i loven er om en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger. Varslingsplikten er ikke på noen måte knyttet til vurderinger om akseptabel eller uakseptabel atferd hos den som krenker. Henstillinger/anmodninger om tiltak og vedtaksplikten Skolen har et skjema som skal fylles ut. Det står ikke noe i skjemaet om hva som er en henstilling om tiltak eller hva de ansatte skal si/gjøre dersom en elev/forelder/råd/utvalg ber om tiltak knyttet til det psykososiale miljøet. Det er uklart hvem som skal fylle ut skjemaet, redegjøre for saken og signere. Det står i skjemaet at skolen har fattet enkeltvedtak og det vises til enkeltvedtaket. Fylkesmannen forstår det slik at der skjemaet er brukt, så blir det også fattet enkeltvedtak. 8
Ifølge rutinen skal skjemaet alltid brukes, men det er ikke noe krav i loven om at henstillinger fra elever og foreldre må være skriftlige. Skolen må også ta stilling til muntlige krav. Skolen kan ikke avvise en henstilling fordi den ikke er skriftlig eller unnlater å angi hvilke tiltak eleven/foreldrene ønsker. Det er tilstrekkelig at eleven/foreldrene påpeker at det psykososiale miljøet ikke oppfyller de generelle kravene i 9a-1 om et godt psykososialt miljø som fremmer helse, trivsel og læring. Fylkesmannen kan ikke se at skolen har en rutine som viser hvordan henstillinger om tiltak skal håndteres som er i samsvar med kravene i loven. Skolen har en mal for enkeltvedtak «Enkeltvedtak om tiltak etter Opplæringslova 9a». Skolen må i enkeltvedtaket ta stilling til om elevens rett til et godt psykososialt miljø er oppfylt eller ikke. Hvis skolen etter utredning konkluderer med at elevens rett er oppfylt, fattes det vedtak om dette. Det vedtas ikke tiltak. Overskriften i malen blir dermed misvisende. Det står ikke noe i malen om hjemmelen for enkeltvedtaket, 9a-1, jf. 9a-3, og innholdet i disse bestemmelsene er heller ikke gjengitt eller beskrevet. Det må gå fram av begrunnelsen hvilke regler vedtaket bygger på. Det er videre uklart i malen om det skal vil redegjøres for hvilke hensyn som er vektlagt. 5.4 Fylkesmannens konklusjon Sauherad kommune Sauherad barne- og ungdomsskole sine skriftlige rutiner ivaretar ikke kravene i loven når det gjelder varsling til skoleledelsen og håndtering av henstillinger om tiltak. 6. Kommunens system for å sikre at kravene i opplæringsloven 9a-3 blir oppfylt 6.1 Rettslig krav Opplæringsloven 13-10 andre ledd er en overordnet bestemmelse som pålegger skoleeier å ha et forsvarlig system for oppfølgning av alle lovkrav. Kommunen som skoleeier er dermed øverste ansvarlige for at skoleledelsen ved hver enkelt skole oppfyller kravene og pliktene i kapittel 9a. 13-10 andre og tredje ledd system for vurdering og oppfølging av resultat Kommunen skal ha eit forsvarleg system for vurdering av om krava i opplæringslova og forskriftene til lova blir oppfylte. Kommunen skal ha eit forsvarleg system for å følgje opp resultata frå desse vurderingane Systemkravet innebærer et krav til aktiv, planmessig og kontinuerlig styring for å sikre at kravene i opplæringsloven oppfylles i kommunen. Dette innebærer krav til rutiner for kommunikasjon og samhandling mellom kommuneadministrasjonen sentralt og skolene. Skoleeiers system skal være beskrevet skriftlig. Dette for å sikre at systemet er robust mot endringer i personalet og i kommunenes organisasjon. Systembeskrivelsen skal angi hvilke rutiner for kartlegging, vurdering, korrigering, kommunikasjon og samhandling som skal følges. Systemet skal være egnet til å avdekke forhold som er i strid med regelverket, og til å sikre at adekvate tiltak blir satt i verk når det avdekkes brudd på regelverket. Systemet må ha rutiner for innhenting og analyse av data fra skolene, og for vurdering av disse opp mot lovkrav. 9
Det må sikre at brukerne har tilstrekkelig kompetanse til å vurdere hvilke tiltak som kan settes inn, og rutiner for å vurdere om tiltakene virker etter hensikten. Systemet må gi retningslinjer for rapportering og informasjonsflyt i organisasjonen. 6.2 Dokumentasjon Fylkesmannen ba skoleeier, dvs. kommunen, besvare fire spørsmål i et egenvurderingsskjema: 1. Har kommunen definert hvilke opplysninger som trengs for å vurdere om skolene oppfyller kravene i opplæringsloven 9a-3? 2. Har kommunen laget rutiner for å innhente disse opplysningene fra den enkelte skole? 3. Har kommunen laget rutiner for hvordan disse opplysningene skal behandles/vurderes? 4. Har kommunen laget rutiner for hvordan disse vurderingene skal følges opp? På spørsmål 1 svarer kommunen at den har definert hvilke opplysninger som trengs for å vurdere om Sauherad barne- og ungdomsskole oppfyller kravene i opplæringsloven 9a-3. Kommunen viser til kommunens system for dokumentasjon i «Kvalitetslosen». Kommunen svarer på spørsmål 2 at den ikke har laget rutiner for å innhente opplysninger fra skolen. På spørsmål 3 svarer kommunen at den har laget rutiner for hvordan de opplysningene som er innhentet under punkt 2, skal behandles og vurderes. Kommunen skriver: «Vi tar problemstillinger opp med skolen fortløpende, normerte styringsdialogmøter, jmfr. system for kvalitetsvurdering.» Fylkesmannen har mottatt kopi av «System for kvalitetsvurdering av virksomhet etter opplæringsloven i Sauherad kommune». Det skal ifølge årsplanen være flere møter mellom rådmann og rektor i løpet av året. I mai skal det være en gjennomgang av sjekklista for lovoppfyllelse. Kommunen svarer på spørsmål 4 at den ikke har laget rutiner for hvordan vurderinger skal følges opp. 6.3 Fylkesmannens vurderinger Fylkesmannen har ikke mottatt dokumentasjon fra «Kvalitetslosen». Kommunen har dermed ikke dokumentert at den har definert hvilke opplysninger som trengs for å vurdere om Sauherad barne- og ungdomsskole oppfyller kravene i opplæringsloven 9a-3. Fylkesmannen kan ikke se at det står noe i systemet for kvalitetsvurdering om hvordan opplysninger knyttet til 9a-3 skal behandles/vurderes på kommunenivå. 6.4 Fylkesmannens konklusjon Sauherad kommune oppfyller ikke kravet til et forsvarlig system når det gjelder vurdering og oppfølging av om Sauherad barne- og ungdomsskole oppfyller kravene i opplæringsloven 9a-3, jf. opplæringsloven 13-10 første og andre ledd. 7. Frist for retting av lovbrudd Fylkesmannen har i kapitlene 4 til og med 6 konstatert lovbrudd. I denne rapporten gis Sauherad kommune frist til å rette det ulovlige forholdet jf. kommuneloven 60 d. Det er kommunen som har det overordna ansvaret for at kravene i opplæringsloven etterleves, jf. opplæringsloven 13-10 første ledd. Kommunen er derfor adressat for denne tilsynsrapporten. 10
Frist for retting er 23.05.14. Sauherad kommune må innen denne datoen sende Fylkesmannen dokumentasjon som viser at lovbruddene er rettet. Dersom forholdet ikke rettes innen den fastsatte rettefristen, vil Fylkesmannen vedta pålegg om retting. Et eventuelt pålegg om retting vil ha status som vedtak og vil kunne påklages i henhold til forvaltningslovens regler for dette, jf. forvaltningsloven kapittel VI. Følgende pålegg er aktuelle å vedta etter utløp av rettefristen i denne rapporten: 1. Sauherad kommune skal sørge for at Sauherad barne- og ungdomsskole behandler henstillinger om tiltak ved å fatte enkeltvedtak etter reglene om dette i forvaltningsloven. Sauherad kommune må i den forbindelse se til at Sauherad barneog ungdomsskole: a. fatter vedtak for alle henstillinger b. eksplisitt opplyser om retten til et godt psykososialt miljø er oppfylt eller ikke i sine vedtak c. viser til hjemmelen for vedtaket og gjengir de reglene som vedtaket bygger på d. viser til hvilke faktiske forhold som er lagt til grunn e. vises til hvilke hensyn som er vektlagt f. viser til forvaltningsloven 18, jf. 19, når det gjelder retten til å se sakens dokumenter 2. Sauherad kommune skal sørge for at Sauherad barne- og ungdomsskole arbeider aktivt, systematisk og kontinuerlig for å fremme et godt psykososialt miljø og forhindre at krenkende atferd oppstår. Sauherad kommune må i den forbindelse se til at Sauherad barne- og ungdomsskole: a. sikrer at skriftlige rutiner og skjema for varsling til skoleledelsen er i samsvar med kravene i opplæringsloven 9a-3 andre ledd. b. lager skriftlig rutine/plan for hvordan henstillinger om tiltak skal behandles. Det skal gå fram av rutinen hvem som har oppgaven med å håndtere henstillingene, hvem som har i oppgave å fatte enkeltvedtak på skolens vegne, og hvem som har oppgaven med å håndtere og videresende en eventuell klagesak fra eleven eller dens foreldre. c. sikrer at skjema og maler knyttet til henstillinger om tiltak / enkeltvedtak er i samsvar med kravene i opplæringsloven 9a-3 tredje ledd. 3. Sauherad kommune må etablere et forsvarlig system for vurdering og oppfølging av om Sauherad barne- og ungdomsskole oppfyller kravene i opplæringsloven 9a-3, jf. opplæringsloven 13-10 første og andre ledd. Sauherad kommune må i den forbindelse: a. lage en rutine/plan for vurdering og oppfølging av skolen som sikrer at skolene oppfyller kravene i opplæringsloven 9a-3. Det skal gå fram av rutinen/planen - hvilke opplysninger som trengs for å vurdere om Sauherad barne- og ungdomsskole oppfyller kravene i opplæringsloven 9a-3? - hvordan kommunen skal innhente disse opplysningene - hvordan de innhentede opplysningene skal behandles/vurderes - hvordan de vurderingene som kommunen gjør, skal følges opp. Kommunen har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18. Jan Furumo underdirektør Reidun Fløseth tilsynsleder 11
Vedlegg: oversikt over innsendt dokumentasjon Fra Sauherad kommune: Oversendelsesbrev datert 26.02.14 Egenvurderingsskjema for skoleeier Møteplan for ledermøter våren 2014Informasjon om kurs i «Kvalitetslosen» 19.04.12 System for kvalitetsvurdering av virksomhet etter opplæringsloven i Sauherad kommune Dokumentet «Barn som bekymrer» - en handlingsveileder for ansatte Utskrift fra elevundersøkelsen 2013-2014 Tilstandsrapport for grunnskolen Fra Sauherad barne- og ungdomsskole: Egenvurderingsskjema for skolens ledelse Minikatalog 2013 & 2014 Beredskapsplan for Sauherad barne- og ungdomsskole Det er mitt valg 7. trinn arbeidsplan Handlingsplan mot mobbing revidert august 2013 Ordensreglement for grunnskolene i Sauherad kommune Ved Gvarv ungdomsskole er det følgende konsekvenser på regelbrudd Inspeksjonsliste Skolens sjekkliste for det psykososiale miljøet 9a. Skoens system for å sikre et godt skolemiljø Skjema ved henstilling om tiltak fra elev/foresatt Krenkende ord og handlinger meldeskjema Mal «Enkeltvedtak om tiltak etter Opplæringslova 9a». Enkeltvedtak 01.08.12, 01.12.12, 29.10.13 og 03.02.14 Oversikt over elevrådsrepresentanter 2013-2014 Referat fra møter i elevrådet Referat fra møte i samarbeidsutvalget Oversikt over klassekontakter/fau-representanter 2013-2014 Referat fra møter i FAU Informasjon knyttet til elevsamtaler og konferansetime 12