Troms fylkeskommune Ishavsbyen videregående skole og Troms tekniske fagskole DVF-P-Prosedyre for styring Utgave: 11.04 Skrevet av: Harry Haugen Gjelder fra: 23.01.2017 Godkjent av: Asbjørn Rikardsen Dok.id.: 2.2.2.1.3.1 Dok.type: Prosessbeskrivelse Sidenr: 1 av 5 Formål: Prosedyren skal sikre at riktig er på rett sted til riktig tid og i riktig versjon, og at foreldet blir fjernet fra alle brukersteder. Samt at ene blir plassert, navngitt og kategorisert på riktig måte. Prosedyren skal sikre at avvik som oppdages meldes, registreres og behandles, slik at gjentakelse unngås. Ansvar: Rektor v/ kvalitetsleder har ansvaret for prosedyren. Ansvar for aktiviteter i prosedyren fremgår av handlingen. Omfang: Prosedyren gjelder alle styrende er som inngår skolens kvalitetssystem. Registreringer: Alle er som er styrende eller som er definert i denne prosedyren skal registreres som selvstendige er i skolens elektroniske kvalitetssystem. Definisjoner: Prosesseier: Ansvarlig person for aktivitet. Høringsinstans: Skolens organer og andre berørte. Kryss referanser: Referanser til er i ekweb Eksterne referanser: Referanser til er som ikke er implementert i «ek-web»
Side : 2 av 5 4.0 Handling : 1 Behov for nytt eller endring av godkjent 2 Navnsetting navneendring av? Innplassering i system? 3 Oppnevning av forfatter / revisor 4 Nytt 5 Nytt forfattes i EK 6 Revisjon / Endring av eksisterende 7 Behov for høring 8 Dokument kontrolleres og sendes på høring 9 Eventuell implementering av høringsinspill 10 Godkjenning av 11 Dokumenter arkiveres av EK 12 Distribusjon til EK-web
Side : 3 av 5 Ansvar: Handling: Kommentarer: Kvalitets-leder 1 Tilbakemelding / makulering. Ved utsendelse av revidert prosedyre skal gammel prosedyre "makuleres". Dette skjer ved at det nye et erstatter gammel utgave i ek-web. Kvalitetsansvarlig avgjør behovet for historisk arkiv. Prosesseier 1 Melding om behov for prosedyre gis til avdelingsleder /prosesseier. Avdelingsleder /prosesseier. 2,3 Definer formål, omfang, fastsette prosedyrenavn, definere revisjonsinterval / revisjonsdato som registreres i ek-web. Oppnevne forfatter. Forfatter 5, 6, 9 Beskriv handling / prosess slik de skjer i virkeligheten. Implementering av høringsinnspill Identifikasjon. Unikt nummer genereres automatisk av ek-web. Dokumentnavn: se navnekonvensjon for filnavn. : Se liste over gjeldende typer: Prosesseier 7, 8 Kontroller at prosedyren tilfredsstiller formålet, og at prosedyren er i henhold til gjeldende regelverk. Tilpass prosedyren til prosedyremaler Høringsinstans 9 Tilbakemelding fra høringsinstans skjer ved å sende melding i skolens interne elektroniske kommunikasjonssystem til avdelingsleder / prosesseier Forfatter 6,7 Utarbeider endelig prosedyre på bakgrunn av høring. Avdelingsleder / prosesseier 10, 11, 12 Godkjent: prosedyren implementeres. Underkjent: Prosedyre sendes til forfatter for endring.
Side : 4 av 5 Nivå Topp nivå 1 Nivå 1.2 Nivå 1.2.2 Nivå 1.2.2.1 Nivå 1.2.2.2 Nivå 1.2.2.3 Nivå 1.2.2.4 Nivå 1.2.2.5 Nivå 1.2.2.6 Nivå 1.2.2.7 Nivå 1.2.2.8 Dokumentstruktur i ek-web Navn på nivå Troms fylkeskommune Utdanning Breivika Tromsø maritime skole Overordnet styringsaasjon Felleser BTMS Skoledrift BTMS Videregående opplæring BTMS Fagskolen BTMS KURS BTMS Historisk arkiv TMS WEB-navigasjone BTMS under utvikling Dokumentkonvensjon Navnekonvensjon, Eksempel Avdeling--beskrivelse DVF-P-Evakuering av skolebygg navn Maksimal navnelengde er 256 tegn Avdeling ( rekkefølge i navnestreng ) Avdeling D Drift V Videregående skole F Fagskole ( rekkefølge i navnestreng ) P Prosedyrer og arbeidsbeskrivelser I Informasjon S Styringser, Planer, veiledninger, instrukser, reglementer, K Kontrollister / sjekklister E Elektronisk håndbok Dokumentnavn Beskrivende Dokumentformatering Type Setting Skrifttype (font) Arial Skriftstørrelse: 12 ( 11 og 10 kann også benyttes)
Side : 5 av 5 Navn BTMS-Enkel mal BTMS-Prosedyremal Dokumentmaler Informasjon, styringser med mer. Prosedyrer Navn Informasjon Styrings Veiledninger Planer Prosedyrer Arbeidsbeskrivelse Instruks Kontroll/ Sjekklister Moment Håndbokstruktur: Organisering: Navnsetting - Beskrivelse/ definisjon: Dokument som beskriver oppbygging, struktur, hensikter, formål, mål, politikk, med mer. Dokument som omfatter regleverk og reglementer, samt visjoner, mål, verdier, retningslinjer. Dokumenter som beskriver anbefalinger og som gir rom for et visst skjønn i saksbehandlingen Dokumenter som beskriver aktiviteter og ressurser i fremtidige prosjekter, arbeid. Dokument som beskriver hva som skal gjøres og rekkefølgen av aktivitetene. Dokument som beskriver hvordan en aktivitet skal utføres. Dokument som beskriver innholdet i et ansvarsområde, stillingsomfang Dokument som inneholder sjekkpunkter som det skal kviteres for. Håndbøker Håndbøkene bygges slik at ene kommer i rekkefølgen Organisasjon og mål System Regler og bestemmelser - Informasjon og veiledninger Planer Prosedyrer Arbeidsbeskrivelser Instrukser sjekklister. Håndbøkene organiseres etter målgruppe som hovedregel eller i forhold til prosess dersom dette vurderes absolutt nødvendig DVF (den håndboken retter seg mot) E Beskrivende navn der målgruppen og /eller prosessnavnet inngår i håndbokens navn. Kryss referanser: 2.2.2.1.3.3 Styringser - DVF-A-Arbeidsbeskrivelse for oppretting av nytt i EK-web Eksterne referanser