MØTEPROTOKOLL Asker kontrollutvalg Dato: 22.05.2017 kl. 16:00 Sted: Formannskapssalen, Asker rådhus Arkivsak: 15/00036 Tilstede: Ole Willy Sandbekk, leder, Erling Bergsaker, nestleder, Kirsti Kierulf, William Norset, Petter Berntsen, Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Astrid Nesland Fra administrasjonen møtte Rådgiver Rigmor Stenvik under sak 32. Fra BDO møtte partner Morten Thuve under sak 33 og 34. Utvalgssekretær Mona Moengen, Rokus SAKSKART Side Saker til behandling 32/17 16/00095-10 Orientering om kommunens kunstverk og hvordan de er sikret. 3 33/17 16/00050-3 Nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt - foreløpig drøfting 4 34/17 16/00087-15 Rapportering fra revisor inklusiv rapportering på tidsbruk 5 35/17 17/00019-4 Valg av revisor til fellesnemnda 6 36/17 16/00064-3 Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 7 37/17 15/00240-30 Gjensidig orientering om aktuelle saker fra komiteer og utvalg 8 1
38/17 39/17 15/00242-33 15/00241-34 Referater 9 Eventuelt 10 Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Møtet ble hevet kl. 17:30 Asker, 22.05.2017 Ole Willy Sandbekk, leder Erling Bergsaker, nestleder William Norset Kirsti Kierulf Petter Berntsen 2
Saker til behandling 32/17 Orientering om kommunens kunstverk og hvordan de er sikret. 1 Asker kontrollutvalg 22.05.2017 32/17 Rigmor Stenvik la frem saken og svarte på kontrollutvalgets spørsmål. 3
33/17 Nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt - foreløpig drøfting 1 Asker kontrollutvalg 22.05.2017 33/17 Saken settes opp til behandling i neste møte. Kontrollutvalget drøftet saken, og kom til at prosjekt knyttet økonomistyring, målstyring og internkontroll bør være det neste prosjektet. Det ble lagt frem et nytt forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget ber rådmannen om å få en oversikt over hvilke tilskuddsordninger kommunen benytter seg av til neste møte. 2. Kontrollutvalget ber BDO om å få oversendt aktuelt materiale knyttet til tilskuddsordninger til neste møte. 3. Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om hvordan GDPR-direktivet vil bli ivaretatt i kommunen i neste møte. 4
34/17 Rapportering fra revisor inklusiv rapportering på tidsbruk 1 Asker kontrollutvalg 22.05.2017 34/17 5
35/17 Valg av revisor til fellesnemnda 1 Asker kontrollutvalg 22.05.2017 35/17 Kontrollutvalget innstiller på at XX velges til revisor for fellesnemnda. Møtet ble lukket i henhold til kommuneloven 31, andre ledd. Sekretariatenes vurdering av innkomne tilbud var sendt ut på forhånd. Tilbudene ble delt ut i møtet. Disse dokumentene er unntatt offenlighet i hht. Off. lov 23. 1. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å fatte følgende vedtak: BDO velges til revisor for fellesnemnda. 6
36/17 Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 1 Asker kontrollutvalg 22.05.2017 36/17 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Asker kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll og tilsyn for 2018. Poster Budsjett 2018 Kontrollutvalget Godtgjørelser kontrollutvalget 550 000.- Konferanser, bevertning etc. 150 000.- Sum 700 000.- Sekretariatet 200 000.- Revisjonen 2 515 000.- Totalt 3 415 000.- Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Asker kommune 2018. Regnskap for kontroll og tilsyn 2016 ble delt ut. 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Asker kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll og tilsyn for 2018. Poster Budsjett 2018 Kontrollutvalget Godtgjørelser kontrollutvalget 550 000.- Konferanser, bevertning etc. 150 000.- Sum 700 000.- Sekretariatet 200 000.- Revisjonen 2 515 000.- Totalt 3 415 000.- Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Asker kommune 2018. 7
37/17 Gjensidig orientering om aktuelle saker fra komiteer og utvalg 1 Asker kontrollutvalg 22.05.2017 37/17 Medlemmene orienterte. 8
38/17 Referater 1 Asker kontrollutvalg 22.05.2017 38/17 Kontrollutvalget tar saken til orientering Kontrollutvalget tar saken til orientering 9
39/17 Eventuelt 1 Asker kontrollutvalg 22.05.2017 39/17 Ingen saker meldt inn Det ble orientert om at fellesmøte med kontrollutvalgene i Hurum og Røyken med orientering om IKT-prosjektet vil bli i august. Sekretær kommer med forslag til datoer så snart dette er avklart med Røyken. Rapporten fra Siri Jensrud vil bli lagt frem, ref. sak 29/17. Leder får fullmakt til å sende over rapporten til rådmannen dersom rapporten kommer etter juni-møtet. Leder får fullmakt til å sende over rapporten fra Siri Jensrud til rådmannen dersom rapporten kommer etter juni-møtet. 10
11