Kurs regnskap og økonomi allmennleger 2014. Ilsetra Innledning : Omfatter både allmennlegens eget praksisregnskap samt legesenterets regnskap. Innføring i de generelle lover og bestemmelser som gjelder bokføring, regnskap og regnskapsplikt. Budsjett, regnskapsrapporteringer og årsregnskapet. Fordeling av kostnader ved legesenteret, fordelingsmodeller. Dokumentasjon av inntekter og utgifter, organisering av bilag. Årsoppgjøret, årsregnskap samt hvordan en skal forstå regnskapet. Bokettersyn hvilke rettigheter og plikter man har. Legen som forretningsdrivende. Fastlegen og legesenteret er en bedrift som skal drives forsvarlig. Faglig Moralsk Etisk Økonomisk Administrativt Organisatorisk medisinske hensyn aspekter ved dette legeetikk, etikk overfor pasient, overfor myndigheter tjene penger, drive forsvarlig og fornuftig økonomisk avtaler, ansatte, HMS, regnskap, økonomi ansvar, ledelse, rutiner Utdanning og praksis rettet mot fag og faglighet, ikke mot virksomheten. Dilemma i dette, kan det oppstå? Listestørrelse, hva man klarer og ønsker å håndtere med henblikk mot økonomi. Antall konsultasjoner pr dag, faglighet kontra økonomi. Inkasso på egenandeler kontra moral og etikk. Inkasso - ettergivelse Prøvetaking, medisinsk betinget kontra inntjeningen. Takstsystemet for øvrig, kombinasjonsmulighetene. «Tyne systemet», fornuft, faglig relevans
Regler for legenes regnskap. Samme regler for leger som for alle andre bedrifter. Svært mange lover, regler og forskrifter å forholde seg til. Regnskapsloven Bokføringsloven Forskrift om bokføring God regnskapsførerskikk Skatteloven. Skattebetalingsloven Arbeidsmiljøloven overordnet regelverk hvordan utføre bokføringen ajourhold, rapportering, dokumentasjon anbefalinger om utførelse dok. med mer Bestemmelser, forskrifter, uttalelser skattetrekk, innberetning, oppbevaring av skattetrekksmidler, frister med mer avtaler, ordninger, virksomhetsoverdragelse med mer Hva skal man med regnskapet et nødvendig onde? Styringsverktøy For utbetalinger fra HELFO Utbetaling fra NAV og SOP Finansiering Kostnadsfordeling Grunnlag for skatt Egen næringskonto hva har man råd til løpende drift, lønn investering ved senteret utvidelser med mer oppgjør, sikre inntektene sine ved sykdom eller annet, sikre og trygge seg og sine egne lån, hus, hytte, bil, praksis Grunnlag for deling av utgifter ved senteret fordelingsmodeller / avtaler korrekt inntekt og kostnad, skatteplanlegging over tid sparer regnskapsfører for masse bryderi og krav til totalitet på konto. Enkelt å sjekke. Bedre og mer målrettet oversikt i næringsøkonomien
Fordeling av kostnader leie på senteret : Svært mange legesenter drives som et kostnadsfordelingssted. Det betyr at hovedmålsetningen med senteret eller fellesskapet svært ofte er at man har en juridisk enhet som innehar ansettelsesavtaler, leieavtaler med mer og at de deltakende leger ønsker å finne en «rettferdig» modell for fordeling av disse kostnadene. Det ligger da i kortene at senteret skal ende opp med et tilnærmet 0-resultat. Nettopp dette å fordele kostnadene er nok det som ofte kan skape en uoverensstemmelse ved et legesenter og få et ellers godt samarbeide til å knirke i sammenføyingene. Det er mange måter å fordele kostnadene på, men man deler ofte mellom : - Faste kostnader - Variable kostnader - Forbruksmateriell De element man ofte benytter i en fordelingsmodell er : - Listestørrelse - Kurative dager - Inntjening - Pasientkonsultasjoner Man forsøker etter beste evne i en slik fordelingsmodell å forhindre at man på en enkelt måte skal kunne tilpasse seg uønskede effekter, for eksempel at å jobbe en dag mindre pr uke men med lengre dager skal gi en kraftig innsparing for den aktuelle legen. Man ønsker også ofte å fordele en del faste kostnader slik at det skal motivere deltakere til å være mer på jobb, for å utnytte resurser ved kontoret. Har i presentasjonen lagt inn noen eksempler for å vise hvordan ulike fordelinger og ulike nøkler slår ut. Det er viktig at fordelingene er regulert i avtaleform, for eksempel i internavtale,slik at man har en forutsigbarhet med tanke på fordeling og utgiftsnivå. Det er også viktig å forsøke å forstå hvordan ulike fordelingsnøkler eller måltall slår ut i en modell og hvordan man kan tilpasse seg. Det er viktig å se hvilke uønskede effekter som kan komme. Forutsetninger Eierandel Kurative dager Inntekt bto Salg Liste Lege 1 33,33 2 kr 1 500 000,00 kr 20 000,00 800 Lege 2 33,33 3 kr 1 500 000,00 kr 20 000,00 1000 Lege 3 33,34 5 kr 2 200 000,00 kr 60 000,00 1200 Sum 100 10 kr 5 200 000,00 kr 100 000,00 3000
Har lagt inn fire forskjellige modeller her som kan vise noen av effektene. Se spesielt på inntektsforskjellene på lege 1 og 3 og hvor «lite» forskjell det blir i månedlig betaling i modell 1 og 4. Modell 1 Kostnad Nøkkel Lege 1 Lege 2 Lege 3 Faste kostn 450000 eierandel kr 150 000,00 kr 150 000,00 kr 150 000,00 Variable 1200000 liste kr 320 000,00 kr 400 000,00 kr 480 000,00 Forbruksmatr 300000 salg kr 60 000,00 kr 60 000,00 kr 180 000,00 Sum kostnader 1950000 kr 530 000,00 kr 610 000,00 kr 810 000,00 Kostnad pr mnd kr 44 166,67 kr 50 833,33 kr 67 500,00 Basis 400 pr pas kr 26 666,67 kr 33 333,33 kr 40 000,00 Nto kostnad mnd kr 17 500,00 kr 17 500,00 kr 27 500,00 Modell 2 Kostnad Nøkkel Lege 1 Lege 2 Lege 3 Faste kostn 450000 liste kr 120 000,00 kr 150 000,00 kr 180 000,00 Variable 1200000 inntekt kr 346 153,85 kr 346 153,85 kr 507 692,31 Forbruksmatr 300000 salg kr 60 000,00 kr 60 000,00 kr 180 000,00 Sum kostnader 1950000 kr 526 153,85 kr 556 153,85 kr 867 692,31 Kostnad pr mnd kr 43 846,15 kr 46 346,15 kr 72 307,69 Basis 400 pr pas kr 26 666,67 kr 33 333,33 kr 40 000,00 Nto kostnad mnd kr 17 179,48 kr 13 012,82 kr 32 307,69 Modell 3 Kostnad Nøkkel Lege 1 Lege 2 Lege 3 Faste kostn 450000 liste kr 120 000,00 kr 150 000,00 kr 180 000,00 Variable kurative 1200000 dager kr 240 000,00 kr 360 000,00 kr 600 000,00 Forbruksmatr 300000 salg kr 60 000,00 kr 60 000,00 kr 180 000,00 Sum kostnader 1950000 kr 420 000,00 kr 570 000,00 kr 960 000,00 Kostnad pr mnd kr 35 000,00 kr 47 500,00 kr 80 000,00 Basis 400 pr pas kr 26 666,67 kr 33 333,33 kr 40 000,00 Nto kostnad mnd kr 8 333,33 kr 14 166,67 kr 40 000,00 Modell 4 Kostnad Nøkkel Lege 1 Lege 2 Lege 3 Faste kostn 450000 eierandel kr 150 000,00 kr 150 000,00 kr 150 000,00 Variable 1200000 inntekt kr 346 153,85 kr 346 153,85 kr 507 692,31 Forbruksmatr 300000 salg kr 60 000,00 kr 60 000,00 kr 180 000,00 Sum kostnader 1950000 kr 556 153,85 kr 556 153,85 kr 837 692,31 Kostnad pr mnd kr 46 346,15 kr 46 346,15 kr 69 807,69 Basis 400 pr pas kr 26 666,67 kr 33 333,33 kr 40 000,00 Nto kostnad mnd kr 19 679,48 kr 13 012,82 kr 29 807,69 Viktig at man foretar en vurdering av dette før man aksepterer en modell. Viktig å være bevist på hvordan det slår ut for akkurat deg!!
De tre faser : Budsjett : Budsjett er et styringsverktøy, basert på kvalifisert antakelse om fremtid drift, altså både inntekter og kostnader i driften. Dette gjelder både for likviditet og for drift. Legesenter utarbeider ofte budsjett. Dette for å finne ut hvor mye den enkelte lege må innbetale til driften månedlig. Få leger anvender budsjett som styringsverktøy. Overtakelse av praksis bør være basert på et budsjett. Har vi råd til dette? Pris / lån Nyinvesteringer i utstyr, ansettelser, endring i driften. Vil vi få nok inntekt, vil kostnader bli for store? Regnskap : Daglig oppgjør, kassefunksjonen. Kassedagbok kontra datasystem ( fagsystem ) Senter : Normalt at sekretær foretar dagsoppgjør kasse og utbetaling til legen. Legens egne kontanter, kassedagbok, uttak til lege er lik inntekt, er enkelt. Men krav om kasseoppgjørsbok. Daglige inntekter på egenandeler inn og samme beløp som uttak til legen. Da er fagsystemet godkjent som kasse, kontantkvittering til pasient! Dagsoppgjør ligger i datasystem, legen tar ut periodeoppgjør for hver måned til sitt regnskap. Kontante egenandeler fra senteret til legen via bank medfører at man for legens del slipper unna kassedagbok. Periodeoppgjør for hele året ( altså periode 0101 3112 ) er også greit å ta ut for å se totalitet. For å kunne effektivisere skranketjenestene og ikke minst betalingsløsningene ved legesentre er det utviklet forskjellige løsninger med tanke på hvordan pasientene kan betale for seg og hvordan man få inn utestående fordringer, altså giroegenandeler. Ved behandling av betaling i skranke tar dette tid, man må stå i kø to ganger og man generer ekstra arbeide i etterkant med bl.a. skriving av kassebok samt at innfordring av utestående tar tid. Betalingsautomat med integrasjon kan gi gode innsparinger og også medføre en kraftig effektivisering. Innfordringsløsningene gir også forenklinger administrativt og arbeidsmessig, samt gi bedret likviditet.
Se følgende linker som viser aktuelle leverandører : http://www.melinmedical.no/ http://www.odinkapital.no/odin-betalingsterminal http://www.credicare.no/ Periodeoppgjør i fagsystem, hva må en ta ut på papir? Periodeoppgjør minimum for hver måned. Periodeoppgjør for hele året ( sladrespeil ) Utestående fordringer pr årsskiftet. Dagsoppgjør i systemet, elektronisk lagret. Organisering av bilagene, hva er bilag, hva må man ta vare på og hvor lenge. Hva er et bilag? Faktura, betalingsdokumentasjon. Skille mellom primærbilag, sekundærbilag og annen dokumentasjon. Primærbilag : Faktura, betalingsdokumentasjon Kassedagbok, periodeoppgjør Vedtak og utbetaling fra HELFO, capita tilskudd Kontoutskrifter Sekundærbilag : Fakturaunderlag, bestillingssedler, Ordresedler, pakksedler, Avtaler, leasing bil, husleiekontrakter Fastlegeavtale, internavtale senter Nye regler nå om fem år fra 01.02.201 Ikke kast eller makuler noe før etter 31.07.2014. Oppbevaringsplikt : lov om bokføring 13 Papir og elektronisk 5 år ( primærbilag ) Sekundær, 3,5 år Forslag om reduksjon til 5 år. Hva med dagsoppgjør etter 3,5 år? Vil komme presiseringer i løpet av året, men dokument omtalt i 13, 1, 2 og 3 vil nok måtte oppbevares i alle fall i ti år for det som nå er eldre enn 5 år
Føring av regnskapet gjennom året hvordan organisere dette? Lovkrav er ajourhold av regnskapet minst hver 4 måned. Lov om bokføring 7, unntak under 300 bilag. 1 gang pr år. 300 bilag ( hva er bilag for myndighetene? ) Kortbetaling til konto, giro egenandel, over 300 bilag. Lage en rutine der man har en perm til dette. Hva ønsker regnskapsfører? Hvordan gjøre det enklest for oss selv? Inntekter Periodeoppgjør måned, vedtak om utbetaling fra HELFO, capitatilskudd, praksiskomp. kommunen Andre inntekter, forsikring, politi, SOP. Kasseoppgjør, kortterminal, giroegenandeler Rapporter fra terminalen, rapporter fra innfordrings- Selskap, inkasso og annet Kostnader Dele opp i typer / art eller på dato igjen hva ønsker man Leverandørspesifikasjoner er et lovkrav Medisiner, forbruk Lønn og personalkostnader Husleie, andre leiekostnader Betaling til legesenter Gebyr og honorar vedrørende terminal eller innfordring Andre kostnader ( obs notat på bilag! ) Annet : Kontoutskrifter - egen næringskonto!! Avtaler
Organisasjonsform : Hvilken organisasjonsform er det på legesenteret og på vår egen virksomhet : EPF enkeltpersonforetak med hud og hår ANS ansvarlig selskap en for alle, alle for en DA selskap med delt ansvar bare sin egen % andel NUF norsk filial av utenlandsk foretak selskapskapital, kreditt? LTD avdeling av utenlandsk selskap som over AS aksjeselskap ansvarlig for aksjekapitalen SA samvirkeforetak ikke ansvarlig personlig KF kontorfellesskap ingen egen jur ordning De forskjellige formene krever forskjellige regnskaper og skjemaer til innsendelse til Skattekontoret og for en del av disse er det også plikt til å sende inn årsregnskaper til Brønnøysund. Det er også store forskjeller på skattemessig behandling og også på ansvarsforholdene. Her bør man foreta en nøye vurdering før man eventuelt velger på nytt eller endrer noe. Årsoppgjør : Hva er årsoppgjøret og hva må vi huske på spesielt. Årsoppgjør er et sammendrag av regnskapet for hele året. - vurdering av varelager - periodisering, inntekt og kostnad - vurdering av utestående fordringer - vurdering av avskrivning kontra kostnadsføring - andre årsoppgjørsposter, hjemmekontor, bruk av bil osv - en verifisering av totalitet inntekt og kostnad - en verifisering av balansen eier vi alt dette osv Egne lovkrav for aksjeselskap og for ANS / DA over en viss størrelse. Offisielt regnskap, noteopplysninger og årsberetning, Brønnøysund. OBS! Ad NUF og LTD, husk Brønnøysund med off.regnskap. Mindre formelle krav til utseendet på årsoppgjør for andre. AS Endring fra mai 2011, der selskap med mindre enn 5 mill i omsetning, under 10 ansatte og under 20 mill på balansen, ikke lenger må ha revisor. Fra 2012 har det også blitt ytterligere en endring der kravet til aksjekapital nå er endret til 30.000,- Dette også for å demme opp med tanke på NUF og LTD. Før dere etablerer sjekk reglene nøye hva gjelder nå?
Ligningspapirer : Hva skal vi levere selvangivelse, næringsoppgave personinntektsskjema, saldoskjema bil, formue, kommune, andre skjema Når skal vi levere frist på papir 30.04. Frist AltInn 31.05 Utsettelse? kun regnskapsfører/revisor 30.06 Hvordan skal vi levere papir eller elektronisk Hva ønsker myndighetene Hva er enklest for skattyter PSA næringsdrivende Tilbakemelding fra skatteetat skatteoppgjør lønnstaker juni Skatteoppgjør andre okt Endringer frem til 31.05 året etter Dette krever varsel fra skatteetat Føring av eget regnskap kontra regnskapsfører. Regnskap kan nå føres i regneark under gitte forutsetninger.(gbs HU ) 300 bilag, igjen hva er bilag? Finnes gode regnskapsprogram samt også årsoppgjørsprogram Regnskapsfører som samtalepartner rådgiver Hva tjener man mest på, være lege og la andre føre regnskapet Sikre at grunnlag blir korrekt, husk at skatt er for en lege ved et senter den største eller nest største utgiftsposten gjennom ett år. Risiko for straffeskatt tilleggsskatt. Bekreftelser på skjema og søknader, for eksempel SOP og NAV.
Regnskapsforståelse : Hvordan lese et regnskap Regnskapet består av flere deler Resultat Balanse Kundereskontro Leverandørreskontro Vesentlighet Substans - Endringer Hva er det viktige Hvordan går bedriften, utvikling, endring Substans i balansepostene Totalitet i resultat Sammenligning mot hva fjorår eller budsjett Greier vi å betale det vi skal i tide? Får vi inn det vi har utestående? Historie eller tolke faresignaler Regnskap er jo basert på det som har skjedd Budsjett er basert på fremtid Endringer i regnskapet Lønn, drift ved senter, utvikling Likviditet Oppfølging med regnskapsfører Nøkkeltall Bruker vi nøkkeltall diagram? Sammenligninger fjorår budsjett Inntekt samlet pr pasientkonsultasjon? Kostnad samlet pr pasientkonsultasjon? Har vi kontroll på driften?
Bokettersyn : Medieoppslag om leger som snyter og unndrar Leger og taxieiere som verstinger? Tjener legene for mye? Gjelder dette allmennlegene eller andre grupper? Bokettersyn den store skrekken? Varsel? Skriftlig med frist eller uanmeldt. Hvorfor uanmeldte ettersyn? Hvem utfører dette Skatteetatens revisorer eller kontrollører, Skatteoppkreveren (Kemneren) også ad skattetrekk. Leg.plikt! Hvorfor? For å kontrollere riktigheten av regnskap og skattegrunnlag Hvordan foregår et ettersyn Ved varslet ettersyn skal regnskapsmaterialet samt underlagsmateriale sendes inn til skatteetat, eller det avholdes et kontrollbesøk der man gjennomgår materiell ved legens kontor eller hos legens regnskapsfører. Tar med materialet inn til skatteetaten for så å gjennomgå dette grundigere Uanmeldt, kontrollør kommer til legens kontor Viser leg og skriftlig grunnlag for hvorfor man kommer, altså den som har besluttet bokettersyn og lovhenvisning til dette Hvorfor uanmeldt? Oslo opplevde at timebøker og avtalebøker var blitt borte ved varslede kontroller, men at det eksisterte gjerne to sett ved uanmeldte besøk.
Hva er man på jakt etter Gjennomgå regnskapet for å se at det er ført ihht gjeldende lover og regler. Nødvendig og tilfredsstillende system og dok. Formalia Totalitet i inntektene Næringstilknytning i kostnadene, ikke private Forbedringer i system og rutiner Hvordan opptre, hvilke rettigheter og plikter har man Plikt til å samarbeide og utlevere det materiell en kontrollør vil ha! Bidra til en god gjennomføring av kontrollen, hva det nå betyr? Rettigheter til å beskytte pasientopplysninger ( ikke sammenblande timebøker med journaler ) Være bevist på hva man sier jfr. verkstedet!! Alt du sier kan og vil bli brukt mot deg Endelig rapport og klageadgang Når myndighetene har gjennomført kontrollen, vil det normalt komme henvendelser, skriftlig eller muntlig med ønske om utdyping eller tilleggsinformasjon. Når dette er gjennomgått kommer det normalt et utkast til rapport, som man kan komme med innsigelser mot eller tilføyninger til. Etter dette vil det bli en sluttrapport. Ved formelle feil, altså mangler ved regnskapet vil det bli gitt pålegg om å endre måten å føre regnskapet på, eksempel kassedagbok. Dette heter bokføringspålegg.
Ved endring av regnskapet, øking av inntekter eller reduksjon av kostnader, vil det bli gjennomført et forslag til vedtak som også omfatter ligningen, altså endring av tidligere års ligninger. Her kan det være snakk om tilleggsskatt som en del av straffen Her gis det en frist til å komme med svar. Her er det viktig å være våken med tanke på frister. Endring i organisering i skatteetaten medfører nå at det er kun en ankemulighet etter dette, skatteklagenemda. Pålegg, hvordan følges dette opp, dagbøter. Pålegg går på det formelle i regnskapet eksempelvis reskontroføring kunder og leverandører eller kassedagbok. Her gis det pålegg som en bør rette seg etter. Kontroll som senere avdekker at man ikke har rettet seg etter tidligere gitte pålegg, kan gi tvangsmulkt. Beløpet er kr. 860,- ( ett rettsgebyr ) pr dag. Her kan beløpet komme opp i totalt kr. 1.000.000,- Kan også gi pålegg med en frist til å rette opp det som er feil eller mangelfullt. Materialet skal da sendes inn etter endring / retting. Dersom dette ikke gjøres innenfor fristene eller ikke gjennomføres i det hele tatt, kan man ilegges bøter / tvangsmulkt.