Oppsummering erfaringsdeling økonomisk tilsyn

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Oppsummering erfaringsdeling økonomisk tilsyn"

Elias Haraldsen
5 år siden
Visninger:

1 Oppsummering erfaringsdeling økonomisk tilsyn Tema for drøftingen i gruppen: Dette har vi drøftet Dette har vi lært Dette lurer vi fortsatt på Er turer / disponering av hytte for personalet innenfor hva som kan defineres som direkte vedrører godkjent drift av barnehage - Kjekt regneark fra Stavanger kommune. - Risikovurdering er viktig. - Lurt å be om innsyn før tilsyn. - Turer må ha faglig innhold. - Disponering av hytte må vurderes skjønnsmessig Treningsstudio og redusert betaling for ansatte innenfor hva som direkte vedrører godkjent drift i bhg Tilsyn - gjennomføring Gjennomført tilsyn? Holde igjen tilskudd pga ikke mottatt dokumentasjon Periodisering regnskap Balansen Hvordan gjøre dette i praksis? - Redusert foreldrebetaling: alle må betale samme oppholdsbetaling i bhg. - Treningsstudio kan defineres som vedrører godkjent drift hvis for eksempel de kan vise til mindre sykefravær i bhg. Tilsynet må varsles- mer omfattende enn å be om innsyn. Vi kan gjøre mer bruk av innsyn for å få tak i dokumentasjon. Ingen i gruppa hadde gjennomført tilsyn, unntatt Tromsø som tok ett i 2015 ifm varsling fra foreldre. Barnehagene har dokumentasjonsplikt, og regelen er klar på at man kan holde igjen om de ikke leverer. Kan holde igjen så snart opplyste frister er gått ut Vi mener at det ikke er grunnlag for å holde tilbake tilskudd. Forstår ikke hvordan periodiseringen kan medføre feil Vi er enige i at balansen er interessant for kommunen. Forslag at bhg årsregnskap inkl balanse og noter skal lastes opp i Basil. Vi ser at kapasitet og kompetanse er en utfordring, inkludert juridisk kompetanse. Juridisk prosess? Holder det å varsle på epost, må man lage vedtak e.l Hvordan gjør man dette i praksis, mht fatte vedtak, osv slik at saken ikke blir avvist av tekniske årsaker. Mye regelverksendringer Viktig å holde seg oppdatert Hva er minimumskravet for et tilfredsstillende tilsyn?

2 Ressurser til å føre tilsyn Eiers lønn må kunne skilles ut for å kunne betegne det som en risiko Hva med kostnader som blir ført på funksjon 211 Gjennomført tilsyn? Holde igjen tilskudd pga ikke mottatt dokumentasjon Periodisering regnskap Balansen Hvordan gjøre dette i praksis? Eiers lønn Risikomomenter: Det kan være en fordel å ha Kommuner har generelt lite ressurser Vi må spørre om utfyllende dokumentasjon Personalkostnader på 211 er ikke med i beregningen for tilskudd, men er med på lønnskostnader, men viktig å kontrollere at det blir brukt som vedtaket er fattet. Ingen i gruppa hadde gjennomført tilsyn, unntatt Tromsø som tok ett i 2015 ifm varsling fra foreldre. Barnehagene har dokumentasjonsplikt, og regelen er klar på at man kan holde igjen om de ikke leverer. Kan holde igjen så snart opplyste frister er gått ut Vi mener at det ikke er grunnlag for å holde tilbake tilskudd. Forstår ikke hvordan periodiseringen kan medføre feil Vi er enige i at balansen er interessant for kommunen. Forslag at bhg årsregnskap inkl balanse og noter skal lastes opp i Basil. Vi ser at kapasitet og kompetanse er en utfordring, inkludert juridisk kompetanse. Arbeidskrevende, opp til kommune å vurdere eiers arbeidsoppgaver, dette er tidkrevende -mindre enheter er mer gjennomsiktige -større enheter er mer komplekse, og vanskligere å få oversikt over Mulig at vi burde leie inn ekstern hjelp med å føre tilsyn? Rolle for Fylkesannen? Er det en svakhet i risikovurderingen at avviket på lønn ikke trenger å være stor når gjennomsnittslønn er vanlig, men eierens lønn er høy, hvor de ansattes lønn er lav. Det burde finnes en mal for det, slik det fanges opp i Basil. Juridisk prosess? Holder det å varsle på epost, må man lage vedtak e.l Hvordan gjør man dette i praksis, mht fatte vedtak, osv slik at saken ikke blir avvist av tekniske årsaker. Lovverket er diffust og vi mangler «retningslinjer» Hva er «vesentlig»

3 flere til å se på saken. Kan være lurt å ha en ekstern part som kan gå inn i saken. Spesielt kan dette være en fordel mtp samarbeidet videre med barnehagene Det er ikke alltid at Fylkesmannen og departementet er enige Regnearket er veldig nyttig. Ser på flere ulike kriterier, og er ment som et verktøy for å avdekke hva som skiller seg ut Tilsynet må være reelt begrunnet, kan ikke bare høre på rykter. Vi må være ryddige og saklige Vi må jobbe proaktivt Viktig at pengene skal gå til ungene og ikke til andre ting som ikke kommer ungene til gode Kompetanse om de private regnskapene er en utfordring dette er en «spesialkompetanse» Innhenting av dokumentasjon som for eksempel regnskap, balanse, numrerte brev osv Spm1: -må velge kriteriene man ønsker å se på -må være obs på at variasjoner kan henge sammen, og at det kan være variasjoner over flere år -kontrollere informasjonene vi sitter med Bruke Proff.no, brreg.no, kontakte revisor Jo større organisasjon jo mer komplekst og vanskelig å sjekke. I små foretak er ofte økonomikompetansen lav. Feil i regnskapet er nok ikke bevisst. Kan man kreve å få tilsendt dokumentasjon fra for eksempel revisor før en tilsynssak? Hva er rimelig årsresultat? Spm2: Revisjonsberetning Sier ofte veldig lite Hva viss tilsyn viser feil som revisor ikke har bemerka? Spm3: Bokstav a Årsregnskapet viser samleposter, eksempelvis driftskostnader. Vi trenger informasjon på artsnivå for å kunne vurdere dette. Skal ikke revisorberetninga ev. bemerke dette?

4 Barnehagefaglige rådgivere og økonomer bør samarbeide ved tilsyn for å avdekke ev. avvik. Spm4: Nummererte brev i fra revisor Burde vært obligatoriske vedlegg til revisjonsberetninga. Spm5: Grunnlag for risikovurdering Tema: Lønn til eier, hvordan vurdere om eiers lønn ikke overstiger det som ville vært fastsatt mellom uavhengige parter. Diskusjon: Kan muligens gjøres på en av to måter. 1) Telemarksforskning beregner snittlønn for styrere med og uten fagutdanning, pedagoger, assistenter osv. Beregningene av disse ligger i rapporten om satser hvert år. Kan muligens legge et påslag på dette og si at dette er vanlig lønn til eier. 2) beregn snittlønn blant egne styrere i kommunale barnehager og legge på et påslag. Flere kommuner vil nok oppleve av metode 2 gir høyere lønn til eiere. Tema: Hvilke regnskapsførte kostnader har vært transaksjoner med nærstående hvor det har vært behov for å hente inn en markedsmessig pris?. Hvor har dere funnet den markedsmessige prisen? Diskusjon: Dette er veldig vanskelig. Det regnskapsføres alt fra regnskap, revisjon, ledelse, pedagogikk, ikt og IT, management, renhold, etc. De fleste av disse lar seg ikke lett finne en pris på. Regnskap og revisjon er nok således den enkleste å finne markedspris på, men er fortsatt Vi kom fram til to metoder å beregne dette på. 1) Telemarksforsknings beregninger i satsberegningen 2) Snittlønn av egne kommunale styrere Mulig kontroll av regnskap og revisjon: sjekk markedsprisen. Kan så muligens kontrollere omfanget ved å sammenligne med barnehager med tilsvarende størrelse og antall barn. Mulig kontroll av renhold: beregner kvadratmeterpris som barnehagen tar og sammenligner med holtenøklen for renhold i barnehager. Er disse metodene godkjent som en måte å fastslå lønn til eier? Evt hvilken av de? Trenger hjelp til hvordan man kan kontrollere transaksjoner med nærstående. Hvordan kontrollerer man management, ikt, pedagogikk etc? Er metode for kontroll av regnskap og revisjon som foreslått ok?

5 utfordrende. Omfanget av transaksjoner med nærstående er også vanskelig å vurdere. Kan man legge føringer på at det er ført for mange timer regnskap f.eks selv om markedsprisen er ok? Fra gruppe 15: Høy lønn til styrer kan skjule lav lønn til ansatte Erfaringer/status Har vurdert å føre tilsyn Finne ut hvordan føre kontroll Ressursspørsmål Foreta forenklet tilsyn Tar ut regnskap fra Brønnøysund Foreldre eide barnehager i små kommuner kommer veldig tett på Kontrollfrekvens stor forskjell på veldig store kommuner mot små kommuner Finne ut hvor mye ressurser som trengs for å gjennomføre kontroll Krever god samhandling mellom økonomiavdeling og barnehagefaglig enhet. Analysekompetanse for å identifisere områder for nærmere ettersyn Saksbehandlerkompetanse for å unngå omgjøring av vedtak Forenklet tilsyn vil sannsynsligvis ha preventiv virkning Uavhengig kontrollfunksjon Panelet Gode råd: - Avklar hvor mange år man skal se på. Hva er relevant å se på (foreldelses) - Tilsynsprogram felles metodikk, for å effektivisere tilsyn - Plan hva er det vi ønsker å avdekke/få svar på be om dokumentasjon på bilagsnivå - Små kommuner kan gå sammen

6 - Finner man avvik, må loven følges nøye dokumentasjon på hva man mener ikke kommer barna til gode - Kjøp av tilsynsoppgaver fra f.eks. revisjonen - Mener man at man har en god sak «kjør på» Et eksemplar av oppsummeringen fra gruppen sendes pr epost til: christian.monsbakken@ks.no og trond.kalhagen@ks.no

Like dokumenter

KS Økonomisjefsamling 24/ Ålesund kommune: Erfaring fra økonomitilsyn med private barnehager

KS Økonomisjefsamling 24/ Ålesund kommune: Erfaring fra økonomitilsyn med private barnehager KS Økonomisjefsamling 24/10-18 Ålesund kommune: Erfaring fra økonomitilsyn med private barnehager Lovgrunnlag. Barnehageloven: 14 a Krav til bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling i ikke-kommunale