Brukerveiledning Agresso WEB Elektronisk fakturabehandling Agresso 5.5... 2 Generelt... 2 Fakturaattestering... 2 Godkjenning av leverandørfaktura... 5 Enkel Modus... 5 Videresend... 6 Parker... 6 Avvise... 6 Avansert Modus... 6 Videresend fra avansert modus... 7 Slette... 8 Angre... 8 Anvisning... 8 Spørring ved attestering/anvisning... 9 Oppsett stedfortreder... 9 Innlogging... 10 Rapporter/spørringer... 13 Kopier til excel... 17 Agresso web oppfører seg unormalt... 18 1
Elektronisk fakturabehandling Agresso 5.5 Generelt Elektronisk fakturabehandling innebærer at attestasjon og anvisning av inngående fakturaer foregår på skjerm i AGRESSO Web ved bruk av systemet Agresso Invoice Manager. Det går e-post varsel til mottakere når fakturaer sendes i systemet. For å sikre rask fakturabehandling og rettidig betaling forutsettes det at fakturaene behandles etter hvert som de blir mottatt. Det vil gå et nytt e-post varsel med påminning når en faktura har ligget ubehandlet noen dager. Ved innkjøp skal det gis beskjed til leverandørene om at faktura skal sendes til: Hemne kommune, Fakturamottak, Trondheimsveien 1, 7200 Kyrksæterøra Og fakturaen skal merkes med bestillers navn og avdeling. Det er utarbeidet en oversikt over hvilke ansatte som er lagt inn som attestanter og anvisere i systemet. Denne finnes på fellesområdet; R:\agresso\fakturaflyt Hemne kommune.xls Det er lagt opp regler i systemet som styrer at riktig enhetsleder automatisk får sine fakturaer til anvisning ut fra hvilket ansvar som blir lagt inn av attestanten. Fakturaattestering Bilagene blir skannet på kommunekassen og fordelt til antatt riktig attestant. Attestanten får da en e-post med varsel om at en har fakturaer til attestering og må da gå inn på Agresso Web for å behandle fakturaen. 2
Du logger på Agresso Web ved logge på fra Wis Web. Du kan også klikke på linken i e- posten, men da vil bildet komme opp inne i Notes og dette vil begrense bruken i Agresso. Startsida på Agresso web vil da se slik ut; I menyen til venstre i bildet vil det under Mine oppgaver Arbeidsflytoppgaver stå antall faktura til attestering/anvisning. Ved å klikke på ordet Attestering (evt. Anvisning) får du opp dette 3
bildet: Menyen til venstre tar opp en del plass i bildet og kan fjernes ved å trykke på << foran Mine oppgaver oppe til venstre i skjermbildet. Da blir skjermbildet slik: 4
Godkjenning av leverandørfaktura Fakturaene behandles i skjermbildet ovenfor: Godkjenning av leverandørfaktura Bildet for attestering og anvisning er likt. Det er imidlertid to ulike skjermbilder avhengig av hvordan fakturaene skal behandles. Enkel modus benyttes når fakturaen skal behandles samlet Avansert modus benyttes når fakturaen skal splittes i flere beløp for kontering og/eller videresending. Enkel Modus Bildet som automatisk kommer opp er Enkel modus. Til venstre er en oversikt over fakturaene du har til behandling. Disse kan du sortere etter leverandør, fakturanr., bilagsnr., osv. Legg merke til at i høyre spalt er angitt fakturabeløp (total invoice amount) og det beløpet du har fått til behandling (to be approved). Hvis fakturaen er fordelt, er dette et lavere beløp enn fakturabeløpet. Nedenfor er det en arbeidsflytlogg som viser hvem som har hatt fakturaen til behandling før deg og evt. kommentar fra disse. Til høyre er et bilde av den skannede fakturaen. Klikk på bildet for å få det opp i en forstørret versjon i egen ruta. Nederst er feltet for kontering av fakturaen. Ved utsendingen vil vanligvis konto være utfylt med 9. Dette er bare en midlertidig konto som settes ved skanning pga. at feltet må være utfylt. Feltene for de ulike dimensjonene i kontostrengen må nå fylles ut med riktig tjeneste og ansvar. Bruk Tab -tasten for å gå til neste felt. NB! Husk momskode i feltet Avgiftskode. Det er kontroll på at det brukes gyldige verdier, og teksten på konto, tjeneste, ansvar m.v. vises under feltet. Det er også lagt inn kontroll på at kombinasjonen tjeneste og ansvar er gyldig. Det kan være lurt å skrive inn navnet på leverandøren og hva fakturaen gjelder i feltet beskrivelse, så blir den lettere å finne igjen senere. Det er et kommentarfelt under Arbeidsflytlogg ovenfor der det er mulig å skrive inn kommentarer til nestemann som skal behandle fakturaen. Som nevnt ovenfor behandles fakturaen samlet i enkel modus. Når du har kontert fakturaen trykker du knappen godkjenne (den er grønn) for å ferdigbehandle fakturaen. Det er ikke 5
nødvendig å lagre i tillegg her. Når du har godkjent kommer neste faktura automatisk opp i behandlingsbildet. Videresend Det er en utfordring ved skanning å fordele fakturaer til rett person, og det er ikke til å unngå at det blir en del feilsendinger. Hvis du vet hvem som skal ha fakturaen, kan du oversende den til riktig person. Det gjør du ved å trykke på knappen Videresend. Du får da opp et vindu der du kan velge person. Du må legge inn en kommentar før du bekrefter ved å trykke på Videresend knappen i vinduet. NB! Hvis du videresender MÅ du si i fra til den personen selv. Det går kun automatisk varsling til de som får den etter skanning og til den som har anvisningsmyndighet (får den automatisk når attestanten godkjenner). Parker Hvis du mottar en faktura du ikke er klar til å behandle for eksempel pga. manglende opplysninger, venter på kreditnota el.l. kan du parkere fakturaen ved å trykke på knappen Parker. Da får du opp et vindu der du må legge inn en kommentar før du bekrefter ved å trykke parker knappen. Fakturaen vil da bli markert med et parkert-tegn i fakturaoversikten og kan behandles på vanlig måte når du har mottatt de nødvendige opplysningene. Avvise Hvis du mottar en faktura du mener kommunen ikke skal betale, eller en faktura du ikke skal ha og som du ikke vet hvem du skal videresende til trykker du på knappen Avvise Her MÅ du også legge inn en kommentar om årsaken til at du avviser. Avansert Modus Øverst i bildet er knappene som benyttes ved behandlingen: Det er ganske ofte behov for å dele en faktura ved kontering, enten med samme attestant og anviser, eller også for å attestere/anvise deler av fakturaen og oversende resten til andre. 6
Hvis det går klart fram av fakturaen at den skal deles mellom flere attestanter/anvisere vil vi kunne fordele fakturaen ved skanninga. Da vil hver attestant motta sin andel av fakturabeløpet til behandling. Da kan dette beløpet godkjennes på vanlig måte i Enkel modus. Hvis du har behov for å dele en faktura må du trykke knappen Avansert modus. Da får du opp et bilde som er nesten likt, men du har nå fått en ny knapperad nederst i bildet i stedet for den på toppen. (Du kan gå tilbake til Enkel modus ved å trykke på knappen øverst i bildet). Merk linjen helt til venstre slik at det står en grønn v Klikk på knappen Del rad for å splitte i flere linjer. Du kan lage så mange oppsplittinger du vil ved å trykke på knappen igjen når du har kontert ferdig linja. Hvis du vil skrive i linja etter at du har gått ut av den, dobbelklikk på den og du får opp feltene. Den linja du skal behandle er markert med blå farge. Fyll inn beløp og kontering og trykk Godkjenne. Klikk deretter på neste linje for å behandle denne. Beløpene du fyller inn i linje 2 osv. trekkes fra totalbeløpet i linje 1.( Du skal ikke sette inn beløp i linje 1.) Restbeløpet i linje 1 behandles til slutt. Her må du i tillegg trykke på knappen Lagre for å få sluttbehandlet fakturaen. NB!! Alle linjer må ha status Godkjenne før du lagrer. Du kan godkjenne hver linje etter hvert eller godkjenne alle ved å hake i boksen helt til venstre i overskriftlinja (til venstre for status ). Videresend fra avansert modus Hvis du attesterer en del av fakturaen selv og skal videresende en del til en annen attestant klikker du på Del rad på samme måte som ovenfor. Sett inn beløpet du skal videresende og trykk videresend. På samme måte som i Enkel modus må du sette inn hvem du vil videresende til og legge inn kommentar før du trykker Videresend i dette viduet. Du må kontere den delen du selv skal attestere. Pass på at du haker av alle linjene før du trykker Lagre. 7
Slette Hvis du for eksempel har delt for mange rader, kan du hake av foran den eller de radene du vil fjerne og trykke slette. Angre Angre er en lignende funksjon som Slette, men den tilbakestiller det siste du gjorde. Anvisning Som nevnt tidligere er bildene for attestasjon og anvisning like. Men den som anviser kan godkjenne en delt faktura i Enkel Modus hvis det ikke skal gjøres endringer. Hvis anviseren ønsker å foreta rettinger ved ytterligere deling, må dette skje i Avansert modus. 8
Spørring ved attestering/anvisning Ved å trykke på Brukerlogg arbeidsflyt kan du gjøre ulike søk i agresso på f.eks leverandørnr. + evt. tjeneste + evt. ansvar for å finne igjen tidligere attesterte/anviste fakturaer for å se kontering. Sett inn det du vil søke på og trykk søk : Oppsett stedfortreder Dette gjør du i hovedmenyen nederst til venstre under Alternativer 9
Her får du sette opp stedfortreder hvis du vet du skal være borte over lengre tid. Sett inn tidsrommet du skal være borte og trykk lagre Her får du også endre passord. Innlogging Pålogging Agresso Web via WisWeb: 10
Du har fått ditt eget user name eller brukernavn Client; er alltid KH Passord; du får et passord fra Inger Johanne eller Randi når du får tilgang til Agresso. Har du glemt passordet får du et nytt av oss. 11
Når du kommer inn I Agresso ser den slik ut Menyen til venstre gir tilgang til behandling av elektroniske fakturaer og regnskapsrapporter 12
Rapporter/spørringer Budsjettkontroll har spørringer i både driftsregnskap og investeringregnskap. Agresso er satt opp slik at alle er gitt tilgang til å se det regnskap og budsjett for den enheten de arbeider i. Derfor får dere opp spørremaler som en satt opp for den enkelte enheten. 13
Her er Budsjettkontroll spørring pr.teneste pr. ansvar åpnet; Fyll utparametrene du ønsker å spørre på, og trykk SØK Og rapporten genereres. Under detaljnivå kan du avgrense til tjeneste eller ansvarsnivå. 14
Hvis du vil ha færre kolonnerenn det tabellen er satt opp med, trykk på velg kolonner øverst til venstre det kommer opp et nytt vidu ta bort haken ved de feltene du ikke vil ha med. Trykk OK og du kommer tilbake til rapporten. Hvis regnskapstallene er blå, kan du dobbelklikke på tallet og få opp bilagene som danner grunnlaget for tallet. Hvis du dobbelklikker på bilagsnummeret vil du få opp konteringen og et skannet bilde av fakturaen (starter 11.10.2010): 15
Da får du opp dette bildet: Her kan du både skrive ut fakturaen og laste den ned til et eget dokument. 16
Kopier til excel Klikk på knappen kopiere til utklippstavlen Åpne Excel høyreklikk - velg lim inn. 17
Agresso web oppfører seg unormalt Hvis dette skjer må man gå inn på Verktøy velge Alternativer for internett: 18
Gå inn på Leserlogg Slett 19
Kryss av som ovenstående og trykk Slett. Steng Explorer og åpne en ny. Start Agresso Self Service på nytt. Har erfaring med at denne operasjonen må gjøres 2 ganger før alt er ok igjen. 20